PROCEDURA Sistema di Gestione Qualità e Sicurezza NON CONFORMITA - AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE

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1 Pagina 1 di 7 Indice 1 Scopo della procedura Campo di applicazione Responsabilità ed azioni Generalità Identificazione delle non-conformità Analisi e gestione delle non-conformità Analisi e gestione degli infortuni / incidenti Azioni Correttive Azioni Preventive Monitoraggio Gestione della documentazione Moduli e istruzioni operative collegate... 7 Tabella Revisioni Rev. Data Causale Revisione Ristrutturazione Sistema Responsabilità Redazione Approvazione Ente RSGQ RAD/RGFS Firma

2 Pagina 2 di 7 1 Scopo della procedura Il presente documento definisce le modalità e le responsabilità per trattare ed analizzare le Non Conformità, per stabilire e attuare le Azioni Correttive e Preventive da intraprendere per attenuare gli effetti delle non conformità, per iniziare e completare le Azioni Correttive e Preventive al fine di eliminare le cause di Non Conformità, effettive o potenziali, riguardanti le attività svolte dall UCMCM. Scopo della presente procedura è quello di: - identificare e correggere le Non Conformità - esaminare le Non Conformità, determinarne le cause e intraprendere azioni al fine di impedirne il ripetersi; - valutare la necessità di azioni tese a prevenire le non conformità ed attuare le azioni appropriate identificate per impedirne il ripetersi; - registrare i risultati delle azioni correttive e delle azioni preventive intraprese; - riesaminare l efficacia delle azioni correttive e delle azioni preventive intraprese. 2 Campo di applicazione Le presenti disposizioni si applicano alla gestione delle Non Conformità rilevate e alla definizione delle Azioni Correttive e Preventive. La presente procedura si applica a tutte le Non Conformità rilevate nel Sistema di Gestione Qualità e Salute e Sicurezza sul Lavoro dell UCMCM ed alla gestione delle Azioni Correttive e Preventive necessarie. 3 Responsabilità ed azioni I RS rilevano e segnalano a RSGQ le Non Conformità di propria competenza e provvedono direttamente al loro trattamento in caso di pericolo immediato per l ambiente e/o per la salute e la sicurezza dei lavoratori. Riguardo alle NC e alle azioni preventive e/o correttive, i RS analizzano le cause delle Non Conformità e propongono le decisioni conseguenti previa verifica con RSGQ, convocano le funzioni interessate e/o competenti per l analisi di Non Conformità di particolare rilevanza e attuano le Azioni Correttive e Preventive; In materia di gestione forestale sostenibile i compiti di cui sopra sono assunti dal RGFS in collaborazione con CoRGFS. Il RSGQ verifica l adeguatezza delle modalità di trattamento delle NC e delle Azioni Preventive/Correttive agli standard da rispettare da parte del SGQ e conserva la documentazione relativa ai Rapporti di Non Conformità ed ai Rapporti di Azione Correttiva/Preventiva. 4 Generalità 4.1 Identificazione delle non-conformità Le Non Conformità rilevabili nell ambito del possono essere individuate:

3 Pagina 3 di 7 - nel mancato rispetto di prescrizioni legali; - nel mancato rispetto di requisiti normativi; - negli scostamenti da valori prefissati rilevati attraverso le attività di misurazione, sorveglianza, audit e Riesame; - nell inosservanza delle Procedure o delle Istruzioni Operative adottate; - nella violazione della Politica Ambientale, della Gestione Forestale Sostenibile e della Salute e della Sicurezza sul Lavoro; - nel mancato raggiungimento degli obiettivi; - nel caso di anomalie reali segnalate da lavoratori o dai Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza; - nei reclami pervenuti dalle parti esterne interessate; - nel corso degli audit di prima o terza parte, per effetto di Non Conformità o Raccomandazioni; - in occasione delle prove di evacuazione, della riunione periodica di cui al D.Lgs 81/2008 e più in generale in occasione di riunioni interne, incontri programmatici e informativi, consultazioni. Il requisito indispensabile per l efficiente gestione delle Non Conformità è basato sulla celerità del flusso di informazioni tra gli addetti di ogni funzione e RSGQ. Tutti i dipendenti devono tempestivamente comunicare al RSGQ gli eventi che possono pregiudicare la salute e la sicurezza sui luoghi di lavoro e la salvaguardia dell ambiente e costituire una causa effettiva o potenziale di Non Conformità. 4.2 Analisi e gestione delle non-conformità Per le Non Conformità rilevate i RS, in collaborazione con il RSGQ, individuano le possibili cause e propongono i provvedimenti da adottare per la gestione della NC, inclusi gli eventuali pareri e/o interventi di personale qualificato esterno e/o autorità pubbliche. Gli RS sono responsabili del trattamento delle Non Conformità. In materia di gestione forestale sostenibile l analisi è effettuata dal RGFS il quale si coordina con il CoRSGF. Le Non Conformità rilevate vengono registrate mediante il modulo P 6a nel quale sono indicati: - chi segnala la Non Conformità - la descrizione della Non Conformità, con data e firma del RS competente per materia - il trattamento della NC con data e firma del RS responsabile - la valutazione - i tempi - la verifica del trattamento In relazione alla maggior criticità o importanza della Non Conformità, RSGQ analizza l opportunità di avviare un Azione Correttiva per eliminare le cause della Non Conformità riscontrata, secondo le modalità di seguito specificate. Per un puntuale controllo dello stato di avanzamento delle Non Conformità, il RSGQ compila il modulo P 6c Registro Non Conformità - Azioni Correttive/Preventive, in cui indica: - Il riferimento alla Non Conformità - Data

4 Pagina 4 di 7 - Responsabile del trattamento - Termine dell attuazione - Data ed esito dell attuazione Una volta verificata l esecuzione dei provvedimenti previsti e l eliminazione della Non Conformità, il RSGQ provvede a chiudere la segnalazione compilando gli specifici campi. 4.3 Analisi e gestione degli infortuni / incidenti In modo similare alle non conformità, l Ente esamina con particolare attenzione tutti gli incidenti e infortuni. Nel caso di infortuni, il lavoratore interessato o il preposto provvede a comunicare l evento al Settore G.A.R.U. per la comunicazione dell evento all INAIL. Il Settore G.A.R.U. trasmette copia della denuncia INAIL al RSGQ, al RSPP ed al RS competente. Nel caso di incidenti, o mancati infortuni, il lavoratore interessato o il preposto provvede a comunicare l evento al RSGQ. Il RSGQ, una volta ricevuta la segnalazione di un infortunio o di un incidente, provvede quanto prima ad avviare la fase di indagine raccogliendo, tramite il modulo P 6d, le informazioni necessarie per l analisi delle cause attraverso i seguenti strumenti, da utilizzare qualora ritenuto opportuno, in funzione delle circostanze: colloqui con lavoratore interessato; colloqui con testimoni; analisi dello stato delle macchine / infrastrutture / impianti; test di laboratorio (es. determinazione reazioni chimiche occorse); rilievi fotografici; misurazioni di grandezze fisiche; raccolta e identificazione di oggetti. L indagine è condotta in collaborazione con il RS di competenza, il RSPP ed il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza. Il RAD, a partire dall evento, individua quindi, nell ordine: 1. le azioni o condizioni sottostandard che hanno prodotto l evento ( cause immediate ) 2. i fattori negativi personali o lavorativi ( cause di base ) che hanno determinato l esistenza delle azioni o condizioni sottostandard; 3. le carenze del sistema di gestione della sicurezza ( cause profonde ), che hanno determinato l esistenza dei fattori negativi personali o lavorativi. Si riportano alcuni esempi:

5 Cause profonde Cause di base Cause immediate P 6 Pagina 5 di 7 Esempi di azioni sottostandard: o Non avvertire o Non rispettare le regole o Non seguire le procedure operative o Rimuovere i dispositivi di sicurezza o Sollevare scorrettamente o Non utilizzare i DPI prescritti o Operare su apparecchi in movimento o Scherzare in modo spropositato o Utilizzare attrezzi difettosi o non adatti Esempi di fattori negativi personali: o Leadership Inadeguata o Capacità inadeguate o Mancanza di conoscenza (di base, specialistica o loro applicazioni) o Mancanza di esperienza o Stress o Mancanza di motivazione (o motivazione negativa, mal diretta) Esempi di condizioni sottostandard: o Barriere e protezioni inadeguate o DPI inadeguati o Attrezzi / apparecchiature difettosi o Ambienti congestionati o Sistemi di segnalazione inadeguati o Disordine o Esposizione eccessiva ad agenti fisici, chimici, biologici o Ventilazione/Illuminazione inadeguata Esempi di fattori negativi lavorativi: o Progettazione del prodotto inadeguata o Acquisti di materie prime inadeguati o Strumenti e attrezzature inadeguati o Manutenzione inadeguata o Inadeguati standard di lavoro o Usura Esempi di carenze del sistema di gestione della sicurezza: o La metodologia di valutazione del rischio non consente di evidenziare il problema o Mancata conoscenza dello stato dell arte in materia di sicurezza o Mancato rispetto o assenza di procedure gestionali inerenti ai fattori negativi evidenziati L analisi deve condurre almeno all identificazione delle cause di base, laddove non sia possibile individuare delle cause profonde nel Sistema di Gestione della Qualità e Sicurezza. La causa o le cause identificate (immediate, di base e profonde) a seguito dell analisi, vengono riportate all interno del modulo P 6d, che contiene anche le modalità per eliminarle, in maniera similare alle azioni correttive. 4.4 Azioni Correttive Relativamente alle Non Conformità per le quali è necessaria un Azione Correttiva il RS competente, in collaborazione con RSGQ, individua le iniziative da intraprendere. Per una puntuale esecuzione dell azione, viene compilata la scheda Rapporto di Azione Correttiva/Preventiva (mod. P 6b) individuando le azioni necessarie per rimuovere le cause specificando: - l origine della richiesta; - il numero di scheda

6 Pagina 6 di 7 - le persone esterne coinvolte - l Eventuale Non Conformità a cui si fa riferimento - le Cause individuate della Non Conformità - le Azioni Correttive proposte - le Responsabilità - la verifica dell efficacia delle azioni - i Tempi di risoluzione previsti ed effettivi Qualsiasi Azione Correttiva adottata per eliminare le cause di Non Conformità reali deve essere adeguata alla gravità del problema. Per un puntuale controllo dello stato di avanzamento delle Azioni Correttive, il RSGQ deve compilare il modulo P 6c Registro Non Conformità - Azioni Correttive/Preventive, in cui indicare: - Il riferimento all azione correttiva/preventiva - Data - Responsabile dell azione correttiva - Termine dell attuazione - Data ed esito dell attuazione - Data ed esito della verifica Le Azioni Correttive possono comportare cambiamenti nelle procedure e nel Sistema di Gestione al fine di migliorarne l adeguatezza e per eliminare le cause di inefficienza esistenti. Una volta accertata l esecuzione dei provvedimenti previsti e verificata l efficacia della soluzione, il RSGQ, in collaborazione con le funzioni interessate, standardizza le modalità adottate e provvede a chiudere l Azione Correttiva compilando gli specifici campi. In materia di gestione forestale sostenibile l azione correttiva è intrapresa dal RGFS il quale si coordina con CoRGFS e RSGQ per gli adempimenti necessari. 4.5 Azioni Preventive Le Azioni Preventive possono scaturire dall esame dei dati, da osservazioni, suggerimenti e comunicazioni dall esterno su anomalie che, pur non costituendo allo stato attuale Non Conformità ma potendo generarne in futuro, si ritiene opportuno analizzare al fine di individuare adeguate contromisure. L Azione Preventiva è proposta dal RS competente di propria iniziativa o su segnalazione del RSGQ; per una precisa esecuzione dell azione, viene compilato il modulo Rapporto di Azione Correttiva/Preventiva (mod. P 6b) individuando le azioni necessarie per rimuovere le cause specificando: - l origine della richiesta; - il numero di scheda - le persone esterne coinvolte - le Cause individuate della Non Conformità potenziale - le Azioni Preventive proposte - le Responsabilità - la verifica dell efficacia delle azioni

7 Pagina 7 di 7 - i Tempi di risoluzione previsti ed effettivi Per un puntuale controllo dello stato di avanzamento delle Azioni Correttive, il RSGQ compila il modulo P 6c Registro Non Conformità - Azioni Correttive/Preventive, in cui indicare: - Il riferimento all azione correttiva/preventiva - Data - Responsabile dell azione correttiva - Termine dell attuazione - Data ed esito dell attuazione - Data ed esito della verifica Anche le Azioni Preventive possono comportare cambiamenti nelle procedure e nel Sistema di Gestione al fine di migliorarne l adeguatezza e per eliminare le cause di inefficienza esistenti. Una volta accertata l esecuzione dei provvedimenti previsti e verificata l efficacia della soluzione, il RSGQ in collaborazione con le funzioni interessate standardizza le modalità adottate e provvede a chiudere l Azione Preventiva compilando gli specifici campi. In materia di gestione forestale sostenibile l azione correttiva è intrapresa dal RGFS il quale si coordina con CoRGFS e RSGQ per gli adempimenti necessari. 4.6 Monitoraggio Il RSGQ mantiene un costante controllo sulle Non Conformità, Azioni Correttive e Preventive. Il RS responsabile della gestione delle Non Conformità, delle Azioni Correttive e delle Azioni Preventive ha il compito di seguirne l andamento definendo il personale da coinvolgere, in accordo alle scadenze. Una volta concluso il trattamento, ne dà comunicazione al RSGQ, il quale dopo aver verificato l efficacia dell azione intrapresa la chiude compilando gli appositi campi Il RSGQ tiene sotto controllo il trattamento delle Non Conformità, delle Azioni Correttive e delle Azioni Preventive intraprese tramite la raccolta dei modelli. RSGQ informa costantemente RGFS e CoRGFS sull andamento delle Non Conformità, delle Azioni Correttive e Preventive. 4.7 Gestione della documentazione RSGQ è responsabile delle registrazioni e dell archiviazione della documentazione relativa alle Non Conformità ed Azioni Correttive e Preventive. 5 Moduli e istruzioni operative collegate Codice Modulistica P 6a Rapporto di Non Conformità P 6b Rapporto di Azione Correttiva/Preventiva P 6c Registro Non Conformità - Azioni Correttive/Preventive P 6d Modulo analisi incidenti / infortuni