Manuale del sistema di qualità integrato

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1 Pag 1 di 8 INDICE: SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI PPLICAZIONE... 2 IFERIMENTI MISURAZIONI DEL SISTEMA 4. ISTEMA SODDISFAZIONE DEL CLIENTE AUDIT ISPETTIVI INTERNI MISURAZIONE E CONTROLLO DEI PROCESSI MISURAZIONE E CONTROLLO DEI PRODOTTI GESTIONE DELLE LE NON CONFORMITÀ 5. ONFORMITÀ MISURAZIONE E SORVEGLIANZA (AMBIENTE E SICUREZZA ANALISI DEI DATI 7. (A ICUREZZA)... 5 ATI GESTIONE DEL MIGLIORAMENTO IGLIORAMENTO AZIONI CORRETTIVE AZIONI PREVENTIVE VERIFICA DI EFFETTUAZIONE ED EFFICACIA STATO DELLE REVISIONI... 8

2 Pag 2 di SCOPO E CAMPO DI APPLI PPLICAZIONE Il presente capitolo definisce le attività per la misurazione ed il controllo del Sistema di Gestione Aziendale, permettendone la correzione, tramite l apertura di azioni correttive, ed il miglioramento al fine di risolvere e prevenire situazioni pregiudizievoli per la qualità, l ambiente e la sicurezza e la Responsabilità Sociale. Le prescrizioni del seguente capitolo si applicano all'intera azienda, in accordo con la norma ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, SA8000:2008 e standard FSC RIFER IFERIMENTI IMENTI Norma ISO 9001: Norma ISO 14001: , 4.3.4, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, Norma SA 8000:2008, 9.9,9.10 Standard FSC Le norme ILO La Dichiarazione Universale dei Diritti Umani Patto internazionale relativo ai diritti economici, sociali e culturali Il Patto internazionale sui diritti civili e politici La convenzione sui diritti del fanciullo La Convenzione delle Nazioni Unite sull'eliminazione di tutte le forme di discriminazione contro le donne La Convenzione delle Nazioni Unite sulla eliminazione di tutte le forme di discriminazione razziale Il DECRETO LEGISLATIVO 9 aprile 2008, n. 81 La legge n. 300 del 20 maggio 1970, Statuto dei lavoratori "Norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e dell'attività sindacale nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento" Il Decreto Legislativo 26 marzo 2001, n. 151"Testo unico delle disposizioni legislative in materia di tutela e sostegno della maternità e della paternità, e tutte le altre normative di interesse aziendale come da Elenco documenti di origine esterna MISURAZIONI DEL SISTEMA SODDISFAZIONE DEL CLIENTE La Direzione Commerciale monitorizza e misura la soddisfazione dei clienti attraverso una o più di queste attività: Raccolta ed analisi dei reclami dei clienti ed eventuali studi sulla concorrenza; Interviste attraverso questionari ai clienti

3 Pag 3 di 8 Intervista telefonica AUDIT ISPETTIVI INTERNI Il responsabile del Sistema di Gestione Integrato Qualità Ambiente ed Etica (RSGI), in occasione del Riesame del Sistema, elabora il programma annuale delle verifiche ispettive che riporta le funzioni da verificare, la frequenza (tale da coprire almeno una volta l anno tutte le aree aziendali), le date previste. Le verifiche ispettive vengono pianificate in maniera tale da coprire l intero Sistema di Gestione con tutti i suoi processi, la cui evoluzione deve essere seguita con sistematicità. Il piano delle verifiche è predisposto basandosi sui seguenti fattori: Importanza e criticità dei processi da verificare; Rilevanza verso l ambiente, la sicurezza e salute sul lavoro dell attività sottoposta a verifica; Risultati delle precedenti verifiche ispettive; Necessità emergenti dai Riesami del Sistema da parte della Direzione; Carichi di lavoro e disponibilità del personale interessato; Necessità particolari. Il programma delle verifiche ispettive può essere revisionato e quindi modificato se si presentano esigenze particolari come ad esempio verifiche da parte di terzi (Ente di certificazione, clienti o altri), esiti di verifiche precedenti, gravi non conformità. In questi casi il RSGI revisiona l intero programma delle verifiche ispettive e ne emette uno nuovo che deve essere approvato dalla Direzione Generale. Le verifiche ispettive interne esaminano le seguenti attività ed aree: 1. Procedure; 2. Risorse umane; 3. Aree di lavoro, operazioni e processi; 4. Documenti, verbali e loro archiviazione. Tutte le verifiche ispettive vengono condotte da personale qualificato ed indipendente dalla funzione/processo da valutare, esso può essere interno od esterno all organizzazione. Per una corretta pianificazione e conduzione degli audit al Sistema, sono redatte apposite liste di riscontro. Le liste vengono elaborate considerando i seguenti aspetti: Prescrizioni delle norme di riferimento (ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, SA8000 e standard FSC , leggi, norme tecniche, ecc.); Documenti interni di riferimento (capitoli Manuale, procedure, ecc.). I risultati delle verifiche ispettive sono verbalizzati a cura e sotto responsabilità del valutatore, in apposite schede denominate Rapporti Verifica Ispettiva, che vengono notificati alla funzione interessata. Il rapporto compilato viene consegnato al Responsabile Qualità/Ambiente/Responsabilità Sociale che

4 Pag 4 di 8 provvede a valutare le eventuali non conformità rilevate, discutendo con le funzioni interessate le risoluzioni da intraprendere.il RSGI, dopo verifica della corretta attuazione delle azioni correttive decise, provvede ad archiviare il rapporto, consegnandone una copia alla Direzione Generale, che la utilizza, insieme agli altri documenti a sua disposizione, per l effettuazione del riesame del Sistema (cap. 1). Per maggiori dettagli operativi si veda la procedura PG 03 Gestione delle Verifiche Ispettive Interne MISURAZIONE E CONTROLLO DEI PROCESSI Tutti i processi aziendali sono tenuti sotto controllo attraverso l individuazione di metodi di misura delle loro prestazioni. Tale attività viene svolta principalmente da Responsabile Del Sistema Di Gestione Integrato tramite il sistema informatico aziendale, supportati dai singoli Responsabili dei processi per la misurazione e valutazione delle performance. Tutti gli indicatori vengono inseriti in una tabella che contiene i valori dei target assegnati a ciascuno. Qualora non si raggiungano i risultati pianificati verranno intraprese opportune azioni correttive MISURAZIONE E CONTROLLO DEI PRODOTTI L azienda effettua un monitoraggio continuo sulle caratteristiche dei prodotti, verificandone la conformità ai requisiti richiesti, attraverso una misurazione continua dei requisiti fondamentali (si veda Cap. 3). L esito di tutte le misurazioni è registrato. Il rilascio dei prodotti non viene effettuato fintanto che non siano stati completati in modo soddisfacente tutti i controlli pianificati; salvo diversa approvazione da parte delle autorità aventi titolo e, quando applicabile dal cliente GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ La Rotopress International adotta una gestione delle non conformità nella quale ha definito le attività e le responsabilità atte ad evitare che prodotti non conformi ai requisiti richiesti vengano involontariamente utilizzati. A tal fine l'azienda ha predisposto la procedura PG 02 Gestione Delle Non Conformità che riporta le modalità operative per la gestione delle "non conformità" allo scopo di evitare che prodotti non conformi siano utilizzati. Tale procedura comprende: Identificazione dei prodotti non conformi tramite apposito cartellino; Isolamento dei prodotti non conformi per impedirne l utilizzazione fino a quando non sia stata presa appropriata decisione; Registrazione della Non Conformità su apposito modulo; Modalità di trattamento dei prodotti non conformi; Responsabilità specifiche, fase per fase, del trattamento dei prodotti non conformi.

5 Pag 5 di 8 Le problematiche dei lavoratori (o parti interessate) rispetto ai principi etici e di responsabilità sociale. Con tali documenti il RSGI predispone un "Archivio delle Non conformità", sia per facilitare l'identificazione dei problemi che hanno un'origine comune rispetto a quelli la cui ricorrenza è unica, sia per prendere appropriate contromisure onde evitare il ripetersi delle Non Conformità, che per sviluppare analisi statistiche. La Rotopress International ha definito le attività e le responsabilità per la gestione dei Reclami, rilevate dall Ufficio Commerciale in base alle segnalazioni dei clienti o alla restituzione di merce difettosa. La procedura PG 02 Gestione Delle Non Conformità definisce responsabilità ed autorità per il trattamento e l analisi delle non conformità ambientali fino alla decisione delle azioni da intraprendere per attenuare qualsiasi eventuale impatto causato MISURAZIONE E SOR ORVEGLIANZA (AMBIENTE E SICUREZZA ICUREZZA) (A I controlli attuati per l ambiente e la sicurezza hanno come origine primaria la legislazione applicabile alle attività, prodotti e processi riguardanti un azienda. Ad essi si aggiungono altri controlli attuati per verificare e/o prevenire situazioni potenzialmente di rischio per l ambiente e/o per gli operatori. Inoltre i controlli sono effettuati in accordo a metodi di prove riferibili a standard nazionali e/o internazionali o comunque definiti dall azienda in mancanza di norme. Lo stesso criterio viene utilizzato quando le prove vengono assegnate a laboratori esterni specializzati (qualificati in conformità al Cap. 3), nel senso che essi vengono scelti sulla base del fatto che fanno riferimento o meno a metodi riconosciuti a livello nazionale o internazionale. Le misurazioni vengono fatte sulla base del programma annuale (vedi cap. 3). I dati dei controlli e monitoraggi sono documentati e fanno parte dei documenti di registrazione (vedi cap. 1). Sui certificati vengono riportati anche i limiti autorizzati o di legge per capire l esito del controllo attraverso il confronto diretto dei dati. Le attività di monitoraggio e controllo devono fornire anche: Il rispetto dei programmi per l ambiente e la sicurezza associati agli obiettivi di miglioramento o sviluppo di nuove soluzioni/prodotti. I controlli di questa natura possono essere misure vere e proprie oppure verifiche sullo stato di avanzamento con i dati, le informazioni ed i documenti che permettono di evidenziare la congruenza o la differenza tra il programma ed i consuntivi e per prendere opportuni accorgimenti (azioni correttive) nei casi in cui si presentino delle non conformità. Le misurazioni reattive delle prestazioni per monitorare infortuni, incidenti (inclusi quelli sfiorati) ed ogni altra prova storica delle carenze nelle prestazioni di SSL. L azienda effettua inoltre:

6 Pag 6 di 8 Controlli che consentono di valutare la conformità alle leggi ed ai regolamenti applicabili. Controlli periodici previsti e descritti per verificare lo stato di aggiornamento legislativo, ivi compreso anche lo stato di aggiornamento delle autorizzazioni. Tutti i controlli sono effettuati con una periodicità definita nel piano sorveglianza Cap.3 e vengono registrati ed archiviati in conformità a quanto stabilito nel cap ANALISI DEI DATI Il responsabile del sistema di Gestione Integrato Qualità Ambiente ed Etica, in collaborazione con i vari enti, provvede alla definizione ed utilizzo dei metodi statistici più appropriati da utilizzare nelle diverse circostanze. I documenti risultanti dalle attività di analisi vengono portati a conoscenza del personale interessato e della Direzione Generale, e come elementi oggettivi per il Riesame della Direzione. L organizzazione raccoglie ed analizza tutti i dati (derivanti dal monitoraggio/misurazione dei vari processi e da altre fonti pertinenti) che consentono di dimostrare l adeguatezza e l efficacia del Sistema di Gestione e di identificare e valutare dove apportare modifiche che permettano il miglioramento continuo dell efficacia stessa del Sistema. Le analisi dei dati rilevati consentono di estrapolare informazioni utili alla valutazione di soddisfazione del cliente, conformità ai requisiti di prodotto, caratteristiche ed andamento dei processi e dei prodotti, incluse le opportunità di miglioramento GESTIONE DEL MIGLIORAMENTO La Rotopress international s impegna ad attuare processi per il continuo miglioramento del Sistema di Gestione. Questi processi includono metodi e provvedimenti idonei alle caratteristiche aziendali. L azienda garantisce che una volta riscontrate non conformità in relazione a quanto prescritto dal Manuale, siano individuate, applicate e verificate le necessarie azioni correttive e/o preventive, ed azioni di miglioramento. Nel caso di azioni riguardanti infortuni, incidenti ed eventi accidentali per la sicurezza e la salute sul lavoro, le azioni correttive e preventive decise devono essere riviste tramite la valutazione del rischio prima della loro applicazione AZIONI CORRETTIV ORRETTIVE L esigenza di intraprendere azioni correttive (vedi PG 04 Gestione delle Azioni Correttive e Preventive) per eliminare la causa delle non conformità può nascere da: 1. Cause Interne Riesami del Sistema di Gestione; Analisi periodiche degli aspetti ambientali; Analisi periodiche degli aspetti sulla sicurezza;

7 Pag 7 di 8 Emergenze/incidenti; Rapporti di non conformità; Schede di controllo del processo; Situazioni negative evidenziate dalle verifiche ispettive. 2. Cause Esterne Grossi reclami o segnalazioni dei clienti (in termini monetari); Osservazioni da parte di enti di certificazione; Rapporti di enti di controllo statali (USL, Vigili del fuoco, ecc.); Questionario soddisfazione clienti ; Variazioni Leggi/Norme. A seguito delle verifiche sopra descritte vengono prese in considerazione le cause più comuni e più dannose di errore e la Direzione Generale, in collaborazione con il Responsabile del Sistema di Gestione Integrato e con i responsabili interessati, valuta la necessità e la possibilità di eliminarle intraprendendo le dovute azioni AZIONI PREVENTIVE Le azioni preventive (vedi PG 04 Gestione delle Azioni Correttive e Preventive) vengono intraprese dopo aver esaminato i seguenti dati, allo scopo di eliminare cause di potenziali non conformità per prevenirne la ripetizione. Reclami dei clienti; Analisi ambientali; Valutazione dei rischi; Statistiche sulle emergenze/incidenti; Risultati di verifiche ispettive; Risultati dell attività lavorativa; Risultati del controllo di gestione; Questionario soddisfazione clienti VERIFICA DI EFFETTUAZIONE ED EFFICACIA Tutte le azioni correttive/preventive intraprese devono essere chiuse, valutandone la corretta effettuazione ed efficacia. La verifica di effettuazione ha lo scopo di garantire la corretta esecuzione di tutte le attività pianificate per la rimozione delle cause individuate. La valutazione di efficacia ha lo scopo di verificare che tutte le attività messe in atto per la rimozione della causa siano commisurate all entità del problema e lo abbiano risolto in maniera efficace.

8 Pag 8 di 8 Ogni cambiamento intervenuto nelle procedure documentate a seguito di azioni correttive e preventive sono attuate e registrate da Responsabile del Sistema di Gestione Integrato, in conformità a quanto stabilito nel rapporto di azione correttiva e/o preventiva. La documentazione oggetto di modifica viene gestita in conformità a quanto stabilito nel cap STATO DELLE REVISIONI Rev. Data Motivo Pag /02/2006 EMISSIONE TUTTE 01 09/03/2009 Revisione dell intero sistema alla luce dell emissione delle nuove norme SA 8000:2008 e ISO 9001:2008 TUTTE 02 30/10/2012 Revisione finalizzata a dare maggiore evidenza ai principi SA 8000 TUTTE 03 10/01/2013 Inseriti riferimenti a Standard FSC per la catena di custodia Tutte