POR CALABRIA FESR 2007/2013

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1 UNIONE EUROPEA REGIONE CALABRIA REPUBBLICA ITALIANA POR CALABRIA FESR 2007/2013 INFORMATIVA DELL AUTORITÀ DI GESTIONE SULLA SOSPENSIONE DEI PAGAMENTI Punto 9 all ordine del giorno del VII Comitato di Sorveglianza (Reggio Calabria, 11 giugno 2013)

2 INDICE 1. LA DECISIONE DI SOSPENSIONE DEI PAGAMENTI INTERMEDI DEL POR CALABRIA FESR LA MISSIONE DI AUDIT 2012 DELLA COMMISSIONE EUROPEA

3 1. LA DECISIONE DI SOSPENSIONE DEI PAGAMENTI INTERMEDI DEL POR CALABRIA FESR Con Decisione C(2012) 327 del 20 gennaio 2012 la Commissione Europea, in applicazione dell art.92 del Regolamento (CE) n.1083/2006, ha sospeso i pagamenti intermedi del POR Calabria FESR ed ha prescritto l adozione di appropriate misure migliorative del funzionamento del sistema di gestione e controllo. Alla luce delle risposte fornite dalle Autorità italiane la Commissione, pur riconoscendo che due delle tre questioni identificate nella lettera di interruzione siano state risolte 1 (carenze nella selezione delle operazioni e nelle verifiche di gestione di primo livello)ha invitato le Autorità italiane ad adottare le misure necessarie a migliorare il funzionamento dei sistemi di gestione e controllo e a presentare informazioni sullo stato di avanzamento delle attività di audit da completare dal 1 luglio 2010 al 30 giugno 2011 e, in conformità con la strategia di audit, garantire che l autorità di audit sarà in grado di fornire un rapporto annuale di controllo e un parere annuale sull audit a norma dell articolo 62(1)(d) del regolamento (CE) n. 1083/2006 e a presentare informazioni sullo stato di avanzamento delle verifiche del funzionamento del sistema di gestione controllo del programma operativo dal 1 luglio 2011 al 30 giugno 2012 e in conformità con la strategia di audit. La decisione di sospensione dei pagamenti è intervenuta successivamente alla comunicazione di interruzione dei pagamenti (lettera della Commissione del 23 febbraio ) ed è legata agli esiti dell audit effettuato nel 2010 dai Servizi della Commissione sull Autorità di Gestione (Relazione di audit CE del 5 agosto 2010) e sull Autorità di Audit (Relazione di audit CE del 19 maggio 2011), che hanno riscontrato la presenza di carenze nel funzionamento del sistema di gestione e di controllo 3. Nel corso delle riunioni del Comitato di Sorveglianza del POR Calabria FESR del 15 giugno e del 19 giugno , l Autorità di Gestione ha presentato un apposita informativa per i membri del Comitato di Sorveglianza sullo stato dell arte dell interlocuzione con la Commissione ed è stata data evidenza degli esiti della Missione di audit dei Servizi della Commissione Europea e delle misure correttive adottate dalla Regione Calabria per migliorare i sistemi di gestione e controllo e rendere le attività maggiormente rispondenti alle disposizioni regolamentari. In particolare, In merito ai rilievi espressi dagli auditors comunitari nella missione di audit del 2010, la Regione ha adottato le seguenti misure correttive e strutturali per rispondere alle carenze su requisiti chiave KR2 e KR4: 1 Paragrafo V, considerato 39 della Decisione C(2012) Nota Commissione Europea Direzione Regionale Politiche Regionali Ares(2011) del Nel corso del 2010, il POR Calabria FESR è stato oggetto di una missione di audit dei Servizi della DG Regio della Commissione Europea ai sensi dell articolo 72 del Regolamento (CE) 1083/2006 (dall 11 al 15 ottobre 2010 e dal 22 al 25 novembre 2010). 4 IV Comitato di Sorveglianza Punto 10 O.d.g.. 5 V Comitato di Sorveglianza Punto 13 O.d.g.. 3

4 Selezione delle operazioni: il Nucleo Regionale di Valutazione e Verifica degli Investimenti Pubblici (NRVVIP) ha riesaminato tutti gli interventi di prima fase, valutando anche l elemento qualitativo, inizialmente non verificato. Con lettera del 16 gennaio è stato comunicato che il NRVVIP ha provveduto ad integrare la procedura di verifica di conformità delle operazioni di prima fase ai criteri di selezione del POR Calabria FESR 2007/2013 approvati dal Comitato di Sorveglianza. Verifiche di gestione di primo livello: sono state riviste le check-list per i controlli di I livello, in particolare di quelle relative alle verifiche in loco, rafforzando le sezioni relative agli appalti, agli strumenti di ingegneria finanziaria e agli aiuti di Stato. È stata prevista l obbligatorietà della compilazione delle check-list di pre-certificazione sul sistema informativo di monitoraggio (SIURP), propedeutica, obbligatoria e vincolante ai fini della predisposizione dell attestazione di spesa per la successiva certificazione. Si è proceduto ad effettuare il controllo in loco di un campione supplementare di interventi certificati nella domanda di pagamento Inoltre, sono stati selezionati dei revisori contabili 7 per coadiuvare il lavoro del settore controlli dell Autorità di gestione ed è stato stipulato il contratto con la società aggiudicataria (Cogea) del servizio di assistenza tecnica per le attività di controllo di primo livello (contratto del 21 ottobre 2011). In considerazione delle osservazioni della Commissione in tema di controlli delle procedure di gara, sono state elaborate le Linee guida per i beneficiari in tema di appalti pubblici contenenti la sistematizzazione dei contenuti della normativa sugli appalti (nazionale e comunitaria), con alcune indicazioni giurisprudenziali e di buone prassi, nonché una panoramica dei principali rilievi e orientamenti forniti dalla Commissione europea alle irregolarità in tema di appalti 8. L Autorità di Gestione ha inteso, inoltre, rafforzare la fase di valutazione del processo di selezione degli interventi con l adozione delle Linee Guida sulla fase valutativa delle procedure ad evidenza pubblica 9. Le ulteriori misure correttive adottate dalla Regione Calabria sono state riportate nelle informative presentate al IV e al V Comitato di Sorveglianza del Programma cui si rinvia. Inoltre, nel corso del 2012, l Autorità di gestione ha adottato ulteriori misure finalizzate ad implementare e migliorare il sistema di gestione e controllo: a) adozione della Deliberazione di Giunta Regionale n. 376 del 22 agosto 2012, con la quale, in tema di aiuti di Stato, si è deciso di: - articolare all interno di ciascun Dipartimento il quadro delle responsabilità in tema di aiuti di Stato; - stabilire che all interno di ciascun Dipartimento, il Direttore Generale individui l ufficio/unità organizzativa preposta specificatamente alle procedure di controllo 6 Nota Autorità di Gestione prot del 16/01/ Risultano contrattualizzati e operativi, ad oggi, presso il Servizio Controlli n. 26 Revisori dei Conti. 8 Le linee guida per i beneficiari di appalti pubblici sono state approvate dal Comitato di coordinamento del POR Calabria FESR con procedura di consultazione scritta, avviata con nota n del e conclusa positivamente con nota n del Le Linee guida sulla fase valutativa delle procedure ad evidenza pubblica sono state approvate dal Comitato di coordinamento del POR Calabria FESR con procedura di consultazione scritta chiusa con nota n del 25 luglio

5 sugli aiuti di Stato, con il compito di implementare la Banca Data Anagrafica (BDA) del Ministero per lo Sviluppo Economico ed effettuarvi l accesso per le verifiche d ufficio; b) adozione nota n del 14 novembre 2012, con la quale l Autorità di gestione ha comunicato ai Dipartimenti regionali le modalità per l attivazione della BDA, ai fini del controllo della soglia de minimis; c) adozione della circolare n del 29 ottobre 2012 sulle rettifiche finanziarie da applicare alle spese nel caso di mancato rispetto delle norme in materia di appalti pubblici (nota COCOF 07/0037/03-IT) e sulle modalità di trattamento delle rettifiche così determinate nel sistema informativo SIURP; d) aggiornamento delle piste di controllo - ex art. 58, lett. g) del Regolamento 1083/ riguardanti le linee di intervento del POR Calabria FESR 2007/2013 nell ambito del progetto di assistenza tecnica coordinato dall IGRUE e finanziato con risorse del PON Governance A.T.. Ad ottobre - novembre 2012 è stato avviato un ulteriore processo di revisione che ha coinvolto tutti i Dipartimenti regionali al fine di aggiornare e dettagliare le piste di controllo esistenti; e) adozione della circolare n del 12 dicembre 2012, con la quale il Servizio Controlli ha inteso dare chiarimenti ai Dipartimenti regionali sulle modalità dei controlli in loco e sulla tempistica degli stessi; f) approvazione con decreto n.2461 del 29 febbraio 2012, di un ulteriore progetto tematico per lo Sviluppo delle competenze e lo scambio delle esperienze in materia di controlli di I livello. Con riferimento al funzionamento dell Autorità di Audit (principale rilievo mosso sull Autorità di Audit dai servizi della Commissione), già alla fine del 2011 la Regione aveva risolto le problematiche legate al personale, attraverso la selezione dei funzionari\auditors e di una società di assistenza tecnica. Nel corso del 2012, l Autorità di Audit ha portato a termine tutti i controlli afferenti la domanda di pagamento 2010 (con nota n del 27 giugno 2012 ha trasmesso la versione definitiva del RAC e del Parere 2011) ed ha realizzato quelli riguardanti la domanda di pagamento 2011, recuperando i ritardi accumulati nel corso del 2010 e del 2011, evidenziati dalla Commissione nella Decisione di sospensione. 5

6 2. LA MISSIONE DI AUDIT 2012 DELLA COMMISSIONE EUROPEA Con nota del 23 ottobre , i Servizi della Commissione hanno comunicato l effettuazione di un audit di follow up sulle misure correttive integrate nel sistema dalle Autorità del Programma operativo. La missione di audit è stata effettuata dal 19 al 23 novembre 2012 ed ha verificato, nel particolare, il corretto funzionamento del sistema di gestione e controllo per quanto attiene alle funzioni dell Autorità di Gestione. Con lettera del 21 marzo , la Commissione europea ha trasmesso la relazione di audit. La relazione descrive i risultati, le conclusioni e le raccomandazioni provvisorie dei revisori della Commissione. Sulla base dei risultati dell audit, secondo i revisori sussistono carenze nel funzionamento della parte del sistema di gestione e di controllo sottoposta ad audit: KR2 - Selezione delle operazioni: irregolarità nelle procedure di gara e nella gestione degli appalti. KR4 - Verifiche di gestione di primo livello: carenze nelle liste di controllo delle verifiche di gestione. Carenze nell esecuzione delle verifiche amministrative. Inoltre, la Commissione ha raccomandato di: modificare le liste di controllo delle verifiche di gestione, rafforzando le sezioni afferenti il controllo degli appalti e dei regimi di aiuto (mutuando le check list utilizzate nelle verifiche in loco); rafforzare da parte del Settore controlli in seno all Autorità di gestione la supervisione e il coordinamento dei controlli di I livello; effettuare un controllo sulla qualità delle verifiche di I livello; effettuare un analisi del rischio sulla base degli esiti dei controlli di II livello; attuare una misura straordinaria per riverificare tutti gli interventi già certificati alla Commissione europea (la Regione aveva proposto di effettuarla sui soli progetti di prima fase ). La Regione, al fine di rispondere alle richieste avanzate dagli auditors comunitari, ha avviato l attuazione di nuove misure correttive 12 e con lettera dell 8 maggio ha comunicato le informazioni specifiche relative alle singole osservazioni/raccomandazioni e la descrizione delle ulteriori misure migliorative del Sistema di Gestione e Controllo. Relativamente alla richiesta dei Servizi della Commissione di rivedere le liste di controllo da utilizzare per le verifiche amministrative di primo livello, sono state adottate check list analitiche 10 Nota Commissione Europea Direzione Generale Politiche Regionali Ares(2012) del 23/10/ Nota Commissione Europea Direzione Generale Politiche Regionali Ares(2013) del 21/3/ La Regione ha proposto le misure riportate nel testo nel corso di un incontro con i rappresentati dei servizi di audit e dell unità geografica competente della DG Regio, che si è tenuto a Bruxelles il 26 marzo Nota Autorità di Gestione prot del 08/05/

7 sulla scorta di quelle già in uso per l esecuzione dei controlli in loco, specifiche per ciascuna tipologia di operazione: realizzazione di opere pubbliche; acquisizione di beni e/o servizi; erogazione di finanziamenti/aiuti; ingegneria finanziaria. Le check list, così come richiesto dalla Commissione, presentano un elevato grado di analiticità in relazione ai diversi item e procedure oggetto di controllo. Esse sono strutturate in moduli per consentire l effettuazione del controllo sull intero ciclo di vita del progetto al fine intercettare meglio le eventuali spese inammissibili. La gestione delle check-list (compilazione delle risposte, redazione delle note alle risposte, identificazione del controllore, data del controllo, condivisione e trasmissione degli esiti del controllo) viene effettuata direttamente ed interamente sul sistema informatico regionale di monitoraggio SIURP. Il Manuale dei controlli di primo livello trasmesso ai Servizi della Commissione - è stato integrato con l introduzione delle summenzionate check-list. In merito alla raccomandazione di assicurare una maggiore supervisione sui controlli da parte dell Autorità di Gestione e a quella di operare un analisi degli esiti dei controlli effettuati dall Autorità di Audit per individuare quali siano, in particolare, le misure responsabili dell'alto tasso di errore segnalato nel Rapporto Annuale di Controllo, con Deliberazione n. 130 del 22 aprile 2013, la Giunta regionale ha provveduto a: assegnare al Dipartimento Programmazione Nazionale e Comunitaria Settore Monitoraggio e Controlli dei Programmi e dei Progetti Servizio Controlli dei Programmi e dei Progetti le funzioni di coordinamento e supervisione di tutti i controlli di I livello; assegnare le funzioni di controllo di I livello, sia di carattere amministrativo che in loco, sulle operazioni a titolarità e a regia alle Unità di Verifica e Controllo operanti presso i Dipartimenti regionali, funzionalmente coordinate dal Servizio Controlli dei Programmi e dei Progetti; stabilire che l assegnazione da parte del Servizio Controlli dei Programmi e dei Progetti ai revisori dei conti, appositamente selezionati con procedura di evidenza pubblica, e al gruppo di lavoro messo a disposizione dalla società aggiudicataria del servizio di assistenza tecnica ai controlli di primo livello delle operazioni da sottoporre a controllo avvenga a seguito dell analisi dei rischi effettuata sui controlli esperiti dall Autorità di audit nell annualità precedente. L effettuazione delle verifiche di gestione, che nel precedente modello organizzativo era di competenza dei Responsabili della Linea di Intervento per i progetti a regia regionale e delle Unità di Controllo per i progetti a titolarità regionale è stata attribuita alle sole Unità di Verifica e Controllo operanti presso i Dipartimenti regionali ma funzionalmente dipendenti dal Dipartimento Programmazione Nazionale e Comunitaria - Settore Monitoraggio e Controlli dei Programmi e dei Progetti - Servizio Controlli dei Programmi e dei Progetti. Il Servizio Controlli risulta incaricato dell organizzazione, coordinamento, esecuzione e supervisione di tutte le attività di controllo di I livello. L esecuzione dei controlli da parte del Servizio Controlli è assicurata da: 12 Unità di Controllo (precedentemente titolari del controllo esclusivamente sulle operazioni a titolarità regionale); 7

8 26 Revisori, individuati con procedura di evidenza pubblica; dalla società aggiudicataria del servizio di Assistenza Tecnica per i controlli di I Livello. Anche se esclusi dall esercizio delle funzioni di controllo di I livello, i Responsabili di Linea dovranno, comunque, operare tutte le verifiche sulla regolarità delle procedure presidiate previste dalla normativa vigente. Il Servizio controlli dell Autorità di Gestione potrà contare su un decisivo rafforzamento delle sue competenze in tema di coordinamento e di supervisione dei controlli di I livello e su una dotazione di risorse umane specificatamente designate alla sola attuazione dei controlli. Tale impostazione è funzionale a garantire, inoltre, una maggiore omogeneità ed uniformità dei controlli, presupposto fondamentale per addivenire ad un controllo di I livello qualitativamente migliore. Il responsabile del Servizio Controlli dei Programmi e dei Progetti potrà informaticamente attraverso il sistema regionale di monitoraggio SIURP - verificare l andamento e la tempistica dei controlli, esanimando, a campione, il lavoro svolto da ognuna delle risorse che coordina e sovraintende. Oltre alle modifiche del Sistema di Gestione e Controllo, la Regione ha comunicato di avere già avviato un intenso piano di riverifica delle spese certificate, prodotte sia dalle operazioni di prima fase che da quelle POR, che consentirà di individuare e rettificare le eventuali spese irregolari erroneamente certificate alla Commissione europea. In riferimento alle informazioni aggiuntive richieste dai Servizi della Commissione relativamente alle misure straordinarie comunicate nel mese di novembre 2012, l Autorità di Gestione ha tempestivamente attivato le procedure per l affidamento alla società di assistenza tecnica COGEA della realizzazione di un piano straordinario di controllo sui progetti c.d. prima fase 14. L attività di controllo viene effettuata con l ausilio delle check list di nuova introduzione. In sintesi: le operazioni non classificate come prima fase e prive di spesa certificata in una precedente domanda di pagamento, verranno automaticamente, di volta in volta, sottoposte al controllo con la check-list di nuova introduzione e con la nuova procedura di controllo; le operazioni non classificate come prima fase, consistenti in appalti di lavori e acquisizioni di beni/servizi, con spesa certificata nella domanda di pagamento al e che presentano avanzamento di spesa successivo sono sottoposte a controllo con la check-list di nuova introduzione e con la nuova procedura di controllo preliminarmente alla loro certificazione in domanda di pagamento. Si ritiene che tale misura soddisfi inoltre la raccomandazione circa le misure correttive da adottare per l individuazione e la rettifica degli importi irregolari relativi a spese di contratti di appalto pubblico già certificate alla Commissione europea. Le raccomandazioni dei revisori della Commissione europea hanno, pertanto, ispirato una radicale modifica nella governance dei controlli, con un decisivo rafforzamento delle funzioni di coordinamento e di programmazione del Servizio Controlli dei Programmi e dei Progetti, che permetteranno una supervisione su tutti i controlli di primo livello e una maggiore omogeneizzazione nell effettuazione degli stessi, garantendo una più diffusa qualità dei controlli. Il combinato disposto di tutte le misure correttive attuate consente di ritenere il sistema di gestione e 14 Atto di sottomissione sottoscritto con COGEA in data

9 controllo del POR Calabria FESR 2007/2013 efficace e coerente con quanto disposto dai Regolamenti comunitari. Nella lettera di risposta al rapporto degli auditors comunitari, la Regione, oltre ad aver rappresentato le ulteriori misure correttive adottate, ha presentato le proprie controdeduzioni ai rilievi mossi sui singoli interventi oggetto di controllo. 9