I - TERMINI E MODALITA PER LA PRESENTAZIONE DELLE RICHIESTE

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1 TELESPRESSO N. 095/1175 DEL Nell imminenza della presentazione delle richieste di contributo sul Cap per l es. fin da parte degli enti gestori delle iniziative succitate e tenuto conto del fatto che buona parte della documentazione preventiva e consuntiva trasmessa a questo Ministero richiede interventi correttivi, di forma e di sostanza, con un notevole aggravio del lavoro e. dei temp.3. di trattazione delle pratiche per questa Amministrazione, per codeste Rappresentanze diplomatiche ed Uffici consolari e per gli stessi enti gestori, si richiama, l attenzione sulla necessità di una scrupolosa, osservanza delle disposizioni. contenute nelle Circolari ministeriali n. 28 del e n. 22 del , nei telegrammi ministeriali 12062/C del , 1691J./C del e 5363/C del , e nel telespresso ministeriale n. 095/909 del Allo scopo di agevolare il compito di codeste Sedi si riportano qui di seguito i termini, le procedure e le modalità da seguire, unitamente ad alcune osservazioni atte a prevenire gli errori più frequenti. si allega altresì un aggiornamento della modulistica indispensabili con preghiera di fornire con la massima urgenza tale modulistica a tutti enti gestori circoscrizionali. I - TERMINI E MODALITA PER LA PRESENTAZIONE DELLE RICHIESTE A) Da osservare da parte degli enti gestori: entro il 31 luglio gli enti gestori presentano agli Uffici consolari competenti una richieste, formale di contribi3~to redatta secondo il modello allegato (all..n. :L) e corredata della seguente documentazione: 1) bilancio preventivo espresso in valuta locale ed in lire italiane con l indicazione del tasso di cambio utilizzato, che dovrà essere uniforme per tutte le circoscrizioni consolari di ciascun Paese.

2 Tale bilancio, redatto in base alla modulistica allegata (all. n. 2 fogli A, E, C, D, E ed F), dovrà contenere almeno un altra voce d entrata, propria dell ente e/o proveniente da. altre fonti, qualificandosi altrimenti l erogazione ministeriale come finanziamento a non più come contributo; 2) dettagliata relazione.dell ente sull attività svolta l anno precedente e sulle iniziative previste per l esercizio per il quale viene richiesto il contributo; 3) modulo di rilevazione delle attività svolte l anno precedente (all. 3); 4) modulo di rilevazione delle attività previste per l anno per il quale viene richiesto il contributo (utilizzando sempre l all. 3). Sia la domanda che l intera documentazione dovranno essere: su carta intestata dell ente, datate (con data non successiva al 31 luglio), munite in calce del timbro dell ente e del timbro e della firma del suo rappresentante legale; in sei esemplari originali, di cui 3 per il 14.A.E., I per l ufficio consolare, i per il COMITES ed i per la Rappresentanza diplomatica. B) Da osservare da parte degli Uffici consolari: entro il 31 agosto gli Uffici consolari dovranno trasmettere copia delle richieste al COMITES competente per l emissione del parere obbligatorio, che dovrà essere formulato in apposita riunione ed inoltrato, su carta intestata, datato e firmato, all ufficio consolare entro il 30 settembre. entro e non oltre il 15 ottobre l ufficio consolare trasmette all ufficio V della D.G.E.A.S (3 copie) e alla Rappresentanza diplomatica (1 copia) la seguente documentazione:

3 1) richiesta di contributo, bilancio preventiva, relazione dell ente gestore ed i due moduli di rilevazione; 2) parere del COMITES o, in alternativa., un apposita dichiarazione attestante: a. la mancata emissione del parere di tale organismo; b. l inesistenza del COMITES nella circoscrizione; 3) dettagliata proposta consolare con le valutazioni di merito circa l opportunità e l utilità delle iniziative programmate, nonché la conferma delle garanzie di ordine finanziario e tecnico offerte dall ente richiedente. Detta proposta dovrà indicare l esatta misura, espressa in lire italiane, del contributo proposto dall Ufficio consolare (all. n. 4) e dovrà essere redatta tenuto conto delle indicazioni di cui al già citato telegramma ministeriale 5353/C del ; 4) statuto, in 3 copie debitamente tradotte, qualora si tratti di ente che avanza richiesta di contributo per la prima volta. Si ribadisce la necessità che: ogni singolo documento rechi il visto del Capo della Rappresentanza diplomatica o dell Ufficio consolare o, in loro assenza,. del Reggente (VISTO L Ambasciatore (nominativo)/il Console Generale (nominativo)/il Console (nominativo)/ Reggente (nominativo) Firma e timbro tondo); le dichiarazioni consolari di cui ai punti 2/a e 2/b (parere del COMITES) e la dettagliata proposta consolare di cui al successivo punto 3 siano redatte singolarmente (non cumulative, né comprese nel telespresso di trasmissione). C) da osservare da parte della Rappresentanza diplomatica: entro il 30 novembre la Rappresentanza diplomatica, ricevuta copia della documentazione sopra elencata, formulerà un proprio parere motivato e dettagliato, indicando l ammontare in lire italiane del contributo che ritiene possa essere concesso ad ogni singolo ente. Tale parere dovrà essere comunque redatto tenuto conto delle indicazioni di cui al già citato telegramma ministeriale 5363/C del ; entro il 31 dicembre,. coordinati gli Uffici consolari, trasmetterà i dati statistici sulle iniziative linguistico culturali (vedasi telespresso, ministeriale n. 095/2005 del ) indispensabili ai finì di una più completa valutazione ministeriale dalle richieste di contributo.

4 II TERMINI E MODA.LTTA DI PRESENTAZIONE DEL BILANCIO CONStfl~TV0 Entro e non oltre il 21 marzo ali enti beneficiari di contributo sono tenuti a presentare agli Uffici consolari: a) il bilancio consuntivo, redatto sulla già citata modulistica (all. n. 2) in cui, se il contributo ministeriale è stato corrisposto in valuta diversa da quella locale, va iscritto l importo ottenuto dall operazione di. cambio; b) una dettagliata relazione descrittiva delle iniziative attuate; c) il modulo di rilevazione delle iniziative attuate; d) bordereau bancario di cambio (se il contributo & stato corrisposto in valuta diversa da quella locale). Anche tali documenti, eccetto il bordereau, dovranno essere redatti su carta intestata, datati e recare il timbro dello ente, la firma ed il timbro del suo rappresentante legale. Gli Uffici consolari provvederanno tempestivamente al loro inoltro al MAE (dopo aver apposto su ciascuna pagina di essi il visto del Capo della Rappresentanza diplomatica o dell Ufficio consolare o, in loro assenza, del Reggente (VISTO: L Ambasciatore (nominativo)/il Console Generale (nominativo)/il Console (nominativo)/il Reggente (nominativo) - Firma e timbro tondo), integrandoli con la seguente documentazione: 1) ricevuta del contributo ministeriale; 2) fotocopia dell assegno o dell eventuale rimessa bancaria; 3) eventuale dichiarazione consolare sostitutiva del bordereau bancario attestante l esatta corrispondenza dell importo in valuta locale iscritto nel consuntivo (al cambio di mercato del Paese ospite), all importo in valuta (diversa da quella locale) erogato all ente; 4) dichiarazione consolare di verifica (a firma del Capo della Rappresentanza diplomatica o dell Ufficio consolare) redatta in forma esplicita e contenente l espressa affermazione della corrispondenza dei dati riportati sul consuntivo con i relativi giustificativi di spesa. Tale dichiarazione dovrà altresì attestare la conformità dell attività effettivamente svolta agli scopi che l ente si era proposto in sede di richiesta del contributo (all. n. 5); L intera documentazione deve essere trasmessa in duplice esemplare originale, vistata dal Capo della Rappresentanza diplomatica o dell ufficio consolare o, in loro assenza, dal Reggente (VISTO: L Ambasciatore (nominativo)/il Console Generale (nominativo)/il Console (nominativo/il Reggente (nominativo) Firma e timbro tondo).

5 Ai. fini di una corretta compilazione dei consuntivi si forniscono altresì. le seguenti indicazioni: il contributo ministeriale riportato in lire italiane deve essere pari all importo indicato nel decreto ministeriale (eventuali spese di commissione o tasse bancarie non devono essere detratte dallo stesso, ma iscritte tra le uscite). il controvalore in lire italiane deve essere calcolato utilizzando il rapporto di cambio sulla cui base è stato erogato il contributo. Il tasso di cambio deve essere inoltre riportato per esteso nell allegato "2/A". Il bilancio consuntivo che si richiede è un documento di competenza che deve riflettere la situazione contabile al 31 dicembre dell anno finanziario cui si riferiscono le spese da rendicontare. Pertanto in esso dovrà figurare, tra le entrate, il contributo ministeriale riscosso o anche soltanto preannunciato, (ad es. il contributo per il 1997 dovrà essere iscritto nel consuntivo 1997 anche se riscosso nel 1998). Tra le uscite devono essere indicate le spese sostenute, nonché quelle impegnate durante l esercizio anche se ancora non pagate. il passivo di un esercizio finanziario non può gravare sul contributo ministeriale dell esercizio successivo. Il Ministero eroga i contributi sulla base di una bilancia preventivo. Eventuali passivi rientrano nelle responsabilità dell ente gestore. L emergere invece, nei bilanci consuntivi, di contributi italiani non interamente spesi e/o destinati a finalità diverse da quelle preventivate, impone il recupero dell eventuale attivo da parte ministeriale, che ne chiederà la restituzione o lo decurterà dal saldo del contributo dell esercizio finanziario successivo. Fermo restando il termine stabilito dall art. 53 del.d.p.r , n. 18 per cui la presentazione dei bilanci consuntivi deve avvenire entro il 31 marzo dell anno successivo a quello cui si riferiscono le somme rendicontate, si fa notare che i consuntivi pervenissero al Ministero entro il 31 gennaio, ciò consentirebbe di procedere all erogazione del contributo per l esercizio finanziario successivo a quello rendicontato in una unica soluzione, riducendo sensibilmente i tempi per l effettiva disponibilità dell intera somma decretata a favore dell ente (vedasi telegramma ministeriale n del ). Si attira infine l attenzione sul fatto che la vidimazione annuale dei bilanci consuntivi da parte dei Capi delle Rappresentanze diplomatiche o degli Uffici consolari è da considerarsi come esplicita conferma dell avvenuta verifica dei

6 libri contabili e della relativa documentazione, nonché della regolarità della gestione, ai sensi delle già citate Circolari ministeriali. CONTRIBUTI PER LA FORMAZIONE E L AGGIORNAMENTO DEL PERSONALE DOCENTE E PER L ACOUTSTO DI SUSSIDI E STRUMENTI MTULTIMEDIALI. Le richieste di contributo per la formazione e l aggiornamento del personale docente non di ruolo e per l acquisto di sussidi e strumenti multimediali dovranno essere comprese nella richiesta di contributo ordinario (vedasi annessa modulistica aggiornata), integrate secondo quanto indicato nelle apposite schede allegate al telespresso ministeriale n. 095/909 del l (all. n. 6 e n. 7). Anche tali documenti dovranno recare il timbro dell ente gestore, la firma ed il timbro del suo rappresentante legale ed essere vistati dal Capo della Rappresentanza diplomatica o dell Ufficio consolare o, in loro assenza, del Reggente (VISTO L Ambasciatore (nominativo ) /Il Console Generale (nominativo ) /Il Console (nominativo/il Reggente (nominativo) Firma e timbro tondo).