Dall idea al progetto: La struttura della proposta APRE Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea

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1 Dall idea al progetto: La struttura della proposta APRE Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea Keji Alex Adunmo Project Manager & Punto di Contatto Nazionale: Scienze Socio-economiche ed Umanistiche Spazio Ambiente (incluso cambiamento climatico)

2 Timeline: Dall idea al progetto Project idea Submission of the proposal First indication from the EC Signed grant agreement with the EC Final Report Project Results Report Report 12 months Mid Term Proposal Preparation Negotiations Project Execution 1 3 years 3-6 months 2-4 months 2-3 months Start/Kick off

3 Documentazione Programma di lavoro Invito a presentare proposte ( finanziamento Guida al proponente (per schema di Inoltre.. Decisione istitutiva del programma Regole di Partecipazione Regole sulla presentazione delle proposte e relative procedure sulla valutazione, selezione, e finanziamento Manuale EPSS

4 Guide for applicants General introduction Annex 1 Timetable and specific information for this call Annex 2 Evaluation criteria and procedure Annex 3 Instructions for completing "part A" of the proposal Annex 4 Instructions for drafting part B of the proposal Annex 5 Indicative budget allocation

5 N minimo partecipanti per schema di finanziamento Bando n.1 (FP7-SSH ) Total budget: EUR 39 million Funding scheme: Collaborative project (large scale integrating project) The first call furthers the new approach based on addressing societal challenges through 5,5 million, max budget per challenge EUR 8 Million) Eligibility conditions: At least 7 partners from a minimum of 7 countries. At least 7 independent legal entities, each of which is established in a MS or AC, and no 2 of which are established in the same MS or AC. Only the top ranked proposal per challenge will be selected, on the condition that proposals pass all the required evaluation thresholds

6 N minimo partecipanti per schema di finanziamento Bando n.2 (FP7-SSH ) Total budget: EUR 48 million Maximum EU contribution per project: EUR 2.5 million for CP small/medium; 1M or 1,5 M for CSA Funding schemes: Collaborative project (small or medium-scale focused research project) Collaborative project (small-medium scale) specific for international cooperation Coordination Support Actions Eligibility conditions: COLLABORATIVE PROJECTS: At least 3 independent legal entities, each of which is established in a MS or AC, and no 2 of which are established in the same MS or AC. COLLABORATIVE PROJECTS for SICA: At least 4 independent legal entities, 2 of which are established in a MS or AC, and none of which are established in the same MS or AC. The other 2 must be established in a different international cooperation partner countries (ICPC)

7 N minimo partecipanti per schema di finanziamento Bando n.2 (FP7-SSH ) In addition: -Collaborative project (small or medium-scale focused research project) for specific cooperation action dedicated to international cooperation (SICA) for - SSH Social innovation for vulnerable populations. Minimum 2 ICPC from Brazil max EC contribution 1M -SSH Towards an Atlantic area? Minimum 4 ICPC from Latin America, the Caribbean and Africa -SSH National and regional integration in South East Asia Minimum 4 ICPC partners from South East Asia -SSH Social changes and political transformations in the Arab world Minimum 4 ICPC partners from South Mediterranean and the Middle East Coordination and Support Action (coordinating): minimum 3 independent legal entities from 3 different MS or AC -SSH Coordinating research agendas on economic policy, prioritisation and coordination in Europe (max EC contribution 1,5M ) -SSH Mobilising institutional reforms in research and innovation systems for better scientific, innovation and economic performances in Europe (max EC contribution 1,5M )

8 N minimo partecipanti per schema di finanziamento Bando n.2 (FP7-SSH ) Coordination and Support Action (supporting): minimum 1 independent legal entity -SSH Climate change uncertainties: policymaking for the Pacific front max EC contribution 1,5M -SSH Mapping data opportunities for economic and social research and policy max EC contribution 1,5M

9 Chi può partecipare al VII PQ? I paesi eleggibili Stati Membri dell Europa a 27 Paesi Associati: Turchia (01/06/2007), Islanda (2003), Liechtenstein (2003), Norvegia (2003), Israele, Svizzera (25/06/2007), Croazia (13/06/2007), Ex Repubblica d Macedonia (13/06/2007), Serbia (13/06/2007), Albania e Montenegro (01/01/2008). Paesi Terzi: paesi partner della cooperazione internazionale (ICPC) inclusa Bosnia ed Erzegovina

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11 Presentazione elettronica EPSS helpdesk tel: support@epss-fp7.org EPSS - Electronic Proposal Submission System Preparazione online! Modifiche/aggiornamenti possibili fino alla presentazione finale della proposta Percentuale di fallimento nel VI PQ = + 1% Principale ragione del fallimento: presentazione all ultimo minuto!

12 EPSS per il 7 PQ Cos è l EPSS? Un sistema elettronico che permette ai coordinatori di preparare ed inviare la loro proposta online attraverso Internet utilizzando un sito web dedicato tramite Cordis Sistema operante 7 giorni a settimana, 24 ore al giorno Sostituisce la presentazione cartacea Cosa serve per utilizzarlo? Accesso a Internet Un computer 12

13 Parti dalla Call Fiche su Cordis Seleziona lo schema di finanziamento 13

14 Parte Amministrativa 14

15 Scrivere la proposta Parte A1 FORM A1: Informazioni generali sulla Proposta Titolo, acronimo, obiettivo, identificativo del bando, codici di attività, etc Parole chiave (utilizzate per la selezione dei valutatori) Max 2000 caratteri per abstract della proposta Precedenti/contemporanee altre presentazioni (nel VII PQ)

16 Scrivere la proposta Parte A2 FORM A2: Informazioni sui partecipanti (1 per partner) Sede legale/stato giuridico/tipo di attività dell organizazzione Specificare se PMI/Organismo pubblico/centro di Ricerca/Istituto di istruzione Nome della persona responsabile

17 A2.2 Sei una PMI? Ci sono dipendenze o collegamenti con altri partner? Responsabili progetto

18 I modelli di costo possono essere modificati solo nella sezione Proposal set-up 18

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20 Project description 20

21 Scarica la Parte B: file word! 21

22 Clicca su next per validare la parte A e controllare il numero minimo di partecipanti. 22

23 La validazione non è avvenuta!!.altrimenti avremmo già potuto inviare la proposta 23

24 Scrivere la proposta Parte B Parte descrittiva della proposta Da presentare in formato pdf Articolata sulla base dei criteri di valutazione previsti dai Programmi Specifici (ed, eventualmente, integrati dai Programmi di Lavoro) Limiti stabiliti per la lunghezza di ciascuna sezione LEGGERE ATTENTAMENTE LA GUIDE FOR APPLICANTS

25 Criteri di Valutazione Criteri di Valutazione: (i) eccellenza scientifica e/o tecnologica, (ii) implementazione e gestione, (iii) impatto, diffusione ed utilizzo dei risultati, qualità ed efficienza dell esecuzione e della gestione. Note: Per alcuni bandi, potranno essere inclusi anche dei sottocriteri!

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27 Il Contenitore : leggiamo insieme la PARTE B

28 Strutturare un progetto Definire obiettivi chiari PERCHE? Obiettivi NON sono i risultati!! Definire i risultati COSA? deliverables misurabili Responsabilità CHI? Ogni partner = ruolo e responsabilità per i risultati Pianificare le attività QUANDO? WBS, gannt chart, pert chart etc. Allocare budgets RISORSE.? a WP s e attività

29 Parte B 1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1.1 Concept and objectives

30 Obiettivi: PERCHE? Definire gli obiettivi nel contesto delle politiche Europee Obiettivo generale: è il contesto in cui si inserisce il progetto, presentazione della problematica A lungo termine oltre la durata del progetto e mirata a benefici Migliorare, rafforzare, facilitare, realizzare Obiettivi specifici Da realizzare durante il progetto Provare un concetto, dimostrare una tecnologia, sviluppare conoscenze nuove Sono dettagliati

31 Gli obiettivi devono essere: S M A R T Specific Measurable, verifiable Achieveable Relevant Timeliness

32 Parte B 1.2 Progress beyond the state-of-the-art 1.3 S/T methodology and associated work plan Table: Timing of work package and their components

33 Risultati: COSA? Risultati principali Traguardi principali per realizzare gli obiettivi del progetto Risultati dettagliati Risultati intermedi necessari per realizzare i risultati principali deliverables Usato per monitorare l avanzamento del progetto (fine di ogni attività/task nel progetto) Materiali: prototipo di piattaforma, software, pubblicazioni, report Immateriali: conoscenza nuova (in report), valore aggiunto provato. Quantificare e qualificare!

34 Pianificazione: QUANDO? Dividere le attività in fasi distinte Descrivere le attività in modo chiaro e immediato: Diagramma di flusso (PERT) Work Breakdown Structure (WBS) Work Packages (WP) Tasks (T) Bar/Gantt chart

35 WBS Fasi 3 o 4 fasi (definizione, sviluppo, dimostrazione, valutazione) Work Packages Un WP per ogni risultato principale del progetto Struttura e numero dei WP secondo la complessità del lavoro e divisione dei ruoli Numerare i WP: WP1, WP2 etc. MGT e dissemination Tasks (Attività) Definizione dettagliata del lavoro Numerare Task/Attività coerentemente ai WPs: WP 1 Task 1.1, Task T 1.2 Deliverables Un risultato per ogni Task/Attività Numerare Deliverables coerentemente alle Tasks/Attività Task 1.1. Deliverable D.1.1.

36 Obiettivi Work Packages La divisione in work packages dovrebbe derivare dagli obiettivi

37 Work Packages Deliverables I deliverables dovrebbero derivare dai work packages (sub-tasks)

38 Deliverables Milestones Dovrebbe essere effettuata una valutazione del rischio per ciascun deliverables. Se c è un rischio significativo, il deliverables diventa un Milestone (= momento di verifica)

39 Work Package description Objectives Clearly phrased Realistic and reachable Should not prescribe the approach Description of work Activities per task Deliverables Tangible, verifiable results Milestones Critical moments in a project RED LIGHT / GREEN LIGHT

40 Parte B

41 Parte B *Ordinare i Deliverables in base alla data di conseguimento

42 Il Pert PERT - Program Evaluation and Review Technique. È una tecnica (formalismo grafico) di project management sviluppata nel 1958 dalla Booz, Allen & Hamilton, Inc. (una ditta di consulenza ingegneristica), per l'ufficio Progetti Speciali della Marina degli Stati Uniti. L obiettivo era quello di ridurre i tempi ed i costi per la progettazione e la costruzione dei sottomarini nucleari armati con i missili Polaris, coordinando nel contempo diverse migliaia di fornitori e di subappaltatori. Con questa tecnica si tengono sotto controllo le attività di un progetto utilizzando una rappresentazione reticolare che tiene conto della interdipendenza tra tutte le attività necessarie al completamento del progetto. Si noti che l'algoritmo PERT non schedula (cioè non elabora una sequenza temporizzata delle attività stesse), perché non tiene conto della disponibilità delle risorse; considera cioè che le risorse siano a disponibilità infinita. *Definizione estratta da Wikipedia

43 Il progetto AgriFoodResults: Pert

44 WP VI Project Management (Cordinatore) WP I: Identification of European Critical Success Factors (Partner1 ) Database and guide for Interviews Interviews (10 US, 20 EU) Benchmarking and define ECISF s WP II Design Training Cycle (Parteners 2 e 3) Needs analyses with start-ups Design Training Approach based on ECISF s Develop Class Room Training Materials On-line tutorials and Business Plan Wizard WP III: Perform Training Cycle (Parteners 4) Select 24 candidate start-up SMEs Perform (3x) training and support cycle Validation and upgrading of business plans 3x Develop validation plan and establish Investors Advisory Comittee Measure user satisfaction and overall validation Finetuning course materials and on-line support tools WP IV Evaluation and Finetuning (Parteners 5 ) WP V Exploitation and Dissemination (Partener 6 )

45 Il Gantt Il diagramma di Gantt, usato principalmente nelle attività di project management, è costruito partendo da: un asse orizzontale - a rappresentazione dell'arco temporale totale del progetto, suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, settimane, mesi) e da un asse verticale - a rappresentazione delle mansioni o attività che costituiscono il progetto *Definizione estratta da Wikipedia

46 Il Gantt Un diagramma di Gantt permette dunque la rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara illustrazione dello stato d'avanzamento del progetto rappresentato; di contro, uno degli aspetti non tenuti in considerazione in questo tipo di diagrammazione è l'interdipendenza delle attività, caratteristica invece della programmazione reticolare, cioè del diagramma

47 Workplan/ planning: il Gantt WP1: Identification of European Critical Investment Success Factors Develop stakeholders database (Start-ups, SMEs, Investors) Create guide for interviews (questionnaire) Interviews with 20 start-ups in US and EU Benchmarking EU and US success stories AnalyseandelaborateEuropeanissuesanddraftECISF s Year 1 Year WP 2: Design Training Cycle Needs analyses Design training approach based on needs and benchmarking results Develop training material for class room training (incl test) Develop on-line tutorials on aboce mentiond topics WP 3: Perform Training Cycle Select candidate start-ups and expanding SMEs Perform training cycle with 24 SMEs Validation and upgrading of business plans WP4: Evaluation and finetuning Develop validation plan Establish Investors advisory Committee cycleandapproachtrainingttec Evaluate Measure resuls on the basis of number of realises business plans and its quality Finetuning of training cycle and courses (both on-line and off-line) WP 5: Exploitation and Dissemination Develop exploitation and dissemination plan Develop web site (incl.maintenance) Dissemination and Awarness Activities communitynetworkedwideratowardsapproachttec theofexpansionprepare WP 6 Project Management M4 Second validation M3 First validation results M2 Training material MS 1: ECSIF's M3 Validation European BP model

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49 Responsibilità: CHI? Partner principali Ogni partner ha un ruolo chiaramente definito Collegare risultati ai partner del progetto Complementarieta Tipologie diverse Coinvolgimento stakeholders esterni Utilizzatori: Comitato di valutazione Comitato consultivo Consortium agreement

50 Il Management

51 Pianificare il management del progetto Il management deve essere strutturato e pianificato in maniera convincente Guide for Applicant: Cap. 2 Implementation Parag. 2.1 Management structure and procedures

52 Come deve essere impostato MGT? Definizione di: 1. I ruoli di management 2. L organizzazione del progetto 3. Struttura del processo decisionale 4. Procedure di comunicazione E essenziale una chiara organizzazione per il successo della proposta/progetto

53 1. Descrizione dei ruoli di management Esempi per WP-leader, Task Leader Workpackage-leader: Coordinamento del completamento dei deliverables Assicurare un appropriata comunicazione con i WP leaders collegati Collaborazione con i Task leaders Presenta reports al project management team e al coordinatore Task Leader Coordinamento del completamento delle attività Assicura un appropriata comunicazione con i Task leader collegati Presenta reports al WP-leaders

54 Importante! Nella proposta: tutti i ruoli di management presentati nella struttura organizzativa del progetto dovrebbero essere descritti nel testo - usare termini appropriati (evitare copia-incolla) Presentare le competenze in project management e le capacità delle persone coinvolte nel management (es. esperienza di coordinamento di progetti/competenze di PM del team di gestione)

55 2. Struttura organizzativa Governing Board, per le decisioni finali che riguardano le attività del consorzio Steering Committee, per il monitoraggio delle attività pianificate e la verifica del raggiungimento dei risultati proposti Coordinatore, responsabile degli aspetti scientifici e finanziari Advisory Board, composto da esperti esterni al consorzio End users, per momenti di prova

56 Le risorse 2. Implementation 2.4 Resources to be committed (Please ensure that the figures stated in part B are consistent with those in Part A)

57 Regole generali per il calcolo dei costi

58 Costi diretti e indiretti

59 Definizione Budget Costruire un budget realistico: DOPO la definizione di risultati, attività e ruolo dei partner Costi eleggibili: -Personale -Viaggio/soggiorno -Materiale -Spese generali (overheads) -Subcontratti

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61 Il modulo A3.1

62 IMPATTO

63 Impatto 3.1 Expected impacts listed in the work programme (10 pag) a. Descrivere come il progetto contribuirà a realizzare impatti previsti nel programma di lavoro in relazione al topic b. Indicare gli step per avere l impatto sperato. c. Giustificare la dimensione EUROPEA dell azione piuttosto che nazionale o locale e spiegare come le attività di ricerca nazionale o internazionale sono considerate nel progetto. d. Inserire qualsiasi elemento o fattore esterno che può essere determinante per il raggiungimento dell impatto e. Quantificare: dati, crescita economica, conoscenze

64 Risponde a una domanda molto semplice: Perché spendere denaro dei contribuenti europei per questo progetto? Prima di iniziare a scrivere porsi le seguenti domande: Il nostro progetto è ambizioso, risolve un problema esistente a livello Europeo? I risultati prodotti saranno utili a livello Europeo? E vantaggioso per l'europa? NB: RICORDA SEMPRE LA DIMENSIONE EUROPEA!!! Partire dagli obiettivi identificati (paragrafo 1.1)

65 Disseminazione

66 La disseminazione nel 7PQ: un obbligo! Grant agreement, Annex II, General conditions II.12. Information and communication The beneficiaries shall, throughout the duration of the project, take appropriate measures to engage with the public and the media about the project aims and results and to highlight the Community financial support.

67 Perché la CE obbliga a comunicare la ricerca e disseminarne i risultati? Tra le tante motivazioni: - Per valutare l impatto a livello europeo della ricerca finanziata con i soldi dei contribuenti = GIUSTIFICARE - Per garantire che vi sia un beneficio per i cittadini europei = CONDIVIDERE - Per supportare le politiche europee e le decisioni nei diversi settori = AUMENTARE LA CONOSCENZA

68 Description of the project 1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1.1 Concept and objectives 1.2 Progress beyond the state-of-the-art 1.3 S/T methodology and associated work plan 2. Implementation 2.1 Management structure and procedures 2.2 Individual participants 2.3 Consortium as a whole 2.4 Resources to be committed 3. Impact 3.1 Expected impacts listed in the work programme 3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property 4. Ethical Issues 5. Consideration of gender aspects

69 3.2 Dissemination and/or exploitation of the project results,and management of intellectual property Descrivere le misure proposte per la disseminazione e/o sfruttamento dei risultati del progetto, la gestione delle conoscenze prodotte e della proprietà intellettuale. Indicare i piani di comunicazione appropriati per comunicare la ricerca alle autorità di gestione dei finanziamenti nel settore specifico es. Cohesion Policy funds, European Fisheries fund, etc.

70 AgriFoodResults: WP5 WP5 DISSEMINATION & TRAINING Objectives The objectives are to raise the skills of food scientists in communication and to disseminate results of past and running projects. The WP leader is APRE. Description of work T5.1 Training sessions for scientists T5.2 Dissemination campaign one (from Month 6 to month 15) Sub-Task Information campaign (include the grouping of projects) Sub-Task Web3D: implementation of 2 Knowledge Hot Spots for dissemination Sub-Task Organisatio n of 4 workshops Sub-Task Presentation of projects in conference and workshops organised outside AgriFoodResults (minimum of 9 presentations) T5.3 Dissemination campaign two (from Month 16 to month 22) T5.3 Dissemination campaign two (from Month 16 to month 22) Deliverables D5.1 Training sessions report (M18) D5.2 Dissemination report 1 (M17)

71 Diversi strumenti a disposizione Presentazioni Face-to-face Leafleats Websites Telephone Newsletters Fact sheets Workshops Training TV/Video/YouTube Newspapers Scientific Journal Diversificare gli strumenti in base al target group

72 Dissemination Plan Attività di comunicazione ha conseguenze in termini di consumo di denaro e di tempo: necessità di fissare un PLAN con scopi predeterminati, budget e obiettivi ben identificati. La struttura generale del piano di comunicazione andrà a costituire parte della proposta La pianificazione inizia già quando si sta scrivendo la proposta: necessità di allocare risorse e definire i tempi E consigliabile pianificare un flusso regolare di informazioni con giornalisti, media, pubblico, etc.: mantenere un dialogo vivo garantisce uan pubblicità costante al proprio progetto e permette di risparmiare il budget!!

73 Consortium Building Costruire una partnership di successo

74 PARTNERSHIP europea complementare

75 Il Coordinatore e i Partners di un progetto sono oggetto di valutazione Criterio n.2 IMPLEMENTATION Quale è il criterio di valutazione corrispondente? - Appropriateness of the management structure and procedure = Coordinatore/MGT team - Quality and relevant experience of the individual participants = All - Quality of the consortium as a whole (including complementary, balance) = All

76 Activities Skills Results Associare ad ogni attività un soggetto ben preciso: -Università -Enti di ricerca - Industrie -PMI(fornitori/produttori/etc.) - Associazioni di Categoria - Esperti/policy makers - End users

77 La scelta dei partners Attenzione al numero! - Verificare le regole di partecipazione e - Controllare lo schema di finanziamento: Small and medium project minimo 3; media: 6-10 partners Large project: minimo 7; media partners

78 Attenzione alla provenienza geografica! - Paesi Membri ed Associati - Assicurare rappresentatività di aree/regioni europee = non sbilanciare il partenariato prediligendo partners solo di alcuni Paesi ed escludendone altri (coerenza con il topic) - Coinvolgere Paesi che rappresentano un eccellenza in quel settore

79 Nota Bene E sconsigliata la creazione di un consorzio ex-novo All interno del consorzio il budget deve essere equamente distribuito per Paese

80 B. I Sub-contraenti Sono necessari? Partners o subcontraenti? NO attività di MGT (es. consulenti) NO core activities SI attività ben definite, limitate nel tempo, che necessitano di essere svolte al di fuori del consorzio (es. particolari tipi di analisi) N.B. Non c è un limite max di budget da destinare ai subcontractors purchè siano necessari al raggiungimento degli obiettivi del progetto. Non rientrano nel calcolo dei costi indiretti!

81 C. I Partner dei Paesi Terzi Come coinvolgerli? Perchè? - Apertura della CE alla partecipazione dei Paesi Terzi; - Pros&Cons: arricchimento dell EU in termini di know-how ma anche difficoltà di comunicazione e comprensione delle procedure

82 D. Altri soggetti Esperti End users Policy makers Etc..

83 4 Step: la ricerca partner (tools) Strumenti - Le reti degli NCP - Portali/database - Ricevere o inviare una ricerca partner solitamente è un servizio gratuito!!!

84 Le reti degli NCP ICT SSH PMI PEOPLE

85 Il database APRE apartner.htm

86 Come selezionare un buon partner?! Verificare la complementarietà Verificare l impegno Interesse strategico nei risultati del progetto Visione a lungo termine, no mentalità di soldi subito Disponibilità/Capacità di investire risorse umane Preferibilmente con esperienze nel settore e sugli obiettivi del progetto = diventa un punto di forza per la proposta

87 Keji Alex Adunmo Punto di Contatto Nazionale Scienze Socio-economiche ed Umanistiche APRE Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea Via Cavour 71, Roma