REGIONE BASILICATA PO FSE BASILICATA Sistema di Gestione e Controllo

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1 REGIONE BASILICATA PO FSE BASILICATA Sistema di Gestione e Controllo

2 Comitato di Sorveglianza del POR FSE Basilicata Sistema di Gestione e Controllo 20 maggio 2016 Sede Maratea L attuale quadro normativo dei fondi SIE risulta più esteso che in passato e caratterizzato da specificità nuove e tecnicamente articolate, che richiedono, per garantire il massimo e corretto utilizzo dei fondi secondo le prescrizioni comunitarie, nazionali e regionali, una maggiore integrazione e sinergia tra i soggetti a vario titolo coinvolti nell attuazione del P.O., in una complessa architettura che tenga conto tanto del rigore procedurale quanto della necessità di snellire processi e procedure amministrative. In quest ottica e per il conseguimento di tali finalità l AdG del P.O. FSE Basilicata ha elaborato, secondo le indicazioni di cui al Regolamento (UE) n. 1303/2013 ed in conformità all Allegato III del Regolamento di esecuzione (UE) n. 1011/2014, il proprio documento descrittivo dei Sistemi di Gestione e Controllo (Si.Ge.Co.) definendo nell ambito dello stesso le funzioni e le competenze degli organismi regionali coinvolti nella gestione e controllo del Programma Operativo e rinviando al Manuale delle Procedure il livello delle norme pratiche e operative da adottare per sviluppare azioni di supporto tecnico e metodologico finalizzate a garantire coerenza ed uniformità nell attuazione del Programma. Il documento descrittivo del Si.Ge.Co. ed il Manuale delle Procedure si collocano nell ambito del più ampio processo che l AdG ha posto in essere per la procedura di designazione, avviato con la DGR n. 688/2015, successivamente rettificata dalla DGR n. 352/2016, concernenti la nomina dell Autorità di Gestione con funzioni anche di Autorità di Certificazione; e proseguito con la DGR n del , avente ad oggetto la costituzione del Gruppo di Autovalutazione del rischio di frode in attuazione dell art c) del RDC (UE) n. 1303/2013 e, quindi, poi con la DGR n. 323/2016, concernente l approvazione del documento di attuazione del PO FSE Basilicata Il documento descrittivo del Si.Ge.Co., la cui adozione, allo stato attuale, è subordinata al completamento della procedura di designazione dell AdG con funzioni, anche, di AdC, oltre a consentire la definizione di un sistema di gestione e controllo che si pone a garanzia della corretta e compiuta esecuzione del PO FSE Basilicata , rappresenta, in uno con il Manuale delle procedure allo stesso correlato, un documento di valenza strategica attesa la sua duplice natura, al contempo, attuativa e di indirizzo. Il SiGeCo del PO FSE Basilicata prevede l individuazione delle Autorità di cui all articolo 123 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 ed è strutturato come segue: - Autorità di Gestione con funzioni anche di Autorità di Certificazione, nel rispetto del principio di separazione delle funzioni;

3 - Autorità di Audit, formalmente designata con la DGR n. 852 del 2 luglio 2015 e collocata presso l Area Presidenza della Giunta Strutture indipendenti esterne ai dipartimenti regionali con la denominazione Ufficio Controlli Fondi Europei. Non sono stati previsti nell attuale sistema Organismi intermedi, mentre, rispetto alla programmazione , si è delineata una architettura organizzativa che nel rispetto delle Deliberazioni di Giunta regionale concernenti la definizione e la configurazione dei Dipartimenti regionali relativi alle aree istituzionali, vede l AdG, incardinata nel Dipartimento Programmazione e Finanze, operare per la buona esecuzione delle azioni previste dal Programma e del raggiungimento dei relativi risultati, direttamente e attraverso gli Uffici dei Dipartimenti Politiche di Sviluppo, Lavoro, Formazione e Ricerca, Dipartimento Programmazione e Finanze, Dipartimento Politiche della Persona e Dipartimento Presidenza della Giunta, a diverso titolo coinvolti nell attuazione nel PO FSE Basilicata , secondo quanto raffigurabile con il diagramma dei rapporti organizzativi sotto riportato. Al fine di garantire la legalità e la regolarità delle operazioni finanziate, l AdG ha elaborato il Manuale delle Procedure, strumento attuativo in grado di tracciare il percorso procedurale da adottare per ogni singola fase del ciclo di vita dell operazione, di garantire l uniformità nell iter amministrativo gestionale del P.O. FSE Basilicata ed, al contempo di fornire ai Beneficiari indicazioni puntuali per il riconoscimento dei costi ammissibili al cofinanziamento, anche in termini di tenuta e archiviazione dei documenti e codificazione contabile. In particolare, il Manuale, inteso come strumento per l individuazione e la definizione di procedure di attuazione nell ambito del Sistema di Gestione e Controllo, definisce, anche attraverso format e modelli da adottare:

4 - l organizzazione del sistema di gestione e controllo; - le procedure volte all attuazione e alla sorveglianza delle diverse misure previste nel Programma Operativo (selezione delle domande, trattamento delle domande di rimborso, verifica delle operazioni, gestione dei ricorsi, controlli di I livello); - la disciplina in materia di ammissibilità delle spese; - le modalità per la predisposizione e la gestione di piste di controllo e di check-list; - le procedure in materia di prevenzione e accertamento delle irregolarità e per il recupero degli importi indebitamente versati ai beneficiari; - le disposizioni in materia di archiviazione e conservazione della documentazione; - le modalità con cui avvengono le comunicazioni tra l Autorità di Gestione e l Autorità di Certificazione e/o Autorità di Audit; - la descrizione del sistema informativo a supporto della gestione e dei controlli a garanzia della corretta applicazione della normativa comunitaria per l erogazione dei finanziamenti previsti dal FSE; - le disposizioni in materia di informazione e pubblicità finalizzate a massimizzare la visibilità degli interventi comunitari tramite la pubblicazione, tra l altro, dei bandi, degli obiettivi e dei risultati raggiunti, degli stadi di avanzamento fisico, procedurale e finanziario Inoltre, sia nel SiGeCo che nel Manuale, l AdG ha messo in evidenza le procedure adottate per garantire misure antifrode efficaci e proporzionate tenendo conto dei rischi individuati e dei quattro elementi chiave del ciclo antifrode, ossia la prevenzione, l individuazione, la correzione e l azione giudiziaria. Consapevole che, la frode rappresenta una grave minaccia i cui danni, economici, ma anche reputazionali e gestionali, possono compromettere l efficienza e l efficacia di un organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi istituzionali, la Giunta regionale di Basilicata, con propria deliberazione n del 10 agosto 2015, ha istituito il gruppo di autovalutazione del rischio di frode, nelle persone dei Dirigenti pro tempore degli Uffici dei Dipartimenti coinvolti nel processo di attuazione del programma operativo. Con la precitata deliberazione è stato adottato, inoltre, uno specifico strumento di autovalutazione del rischio di frode, in linea con le indicazioni fornite dai Servizi della Commissione europea nella nota orientativa EGESIF_ del 16/06/2014 e con quanto definito dal gruppo di lavoro ristretto sulla Valutazione del rischio di frode, costituito presso Tecnostruttura delle Regioni. Il Gruppo di autovalutazione, coordinato dall Autorità di Gestione in conformità a quanto declinato nel relativo regolamento di funzionamento approvato con D.D. n. 999 del 30/09/2015, svolge, utilizzando lo strumento predisposto a livello nazionale, la valutazione dell impatto e della probabilità dei potenziali rischi di frode che potrebbero verificarsi rispetto alla gestione e al controllo del Programma Operativo, secondo la seguente metodologia: - quantificazione del rischio complessivo (probabilità e impatto); - valutazione dell efficacia dei controlli in atto;

5 - valutazione del rischio netto, dopo aver tenuto conto dell effetto dei controlli esistenti; - valutazione dell effetto dei controlli aggiuntivi previsti sul rischio netto; - definizione del rischio target. Attraverso lo strumento di autovalutazione vengono analizzati i tre processi chiave dell attuazione del Programma Operativo, ossia la selezione dei candidati, l attuazione dei progetti da parte dei beneficiari, con particolare riguardo agli appalti pubblici e ai costi del lavoro, e la certificazione delle spese e pagamenti da parte dell Autorità di Gestione. L Autorità di Gestione effettua, ad inizio programmazione e, poi, successivamente ogni due anni, durante l intero ciclo di programmazione, l autovalutazione del rischio di frode. I documenti, redatti conformemente alla normativa nazionale e comunitaria di riferimento e tenendo conto delle specificità del contesto organizzativo e procedurale della Regione Basilicata, contengono anche indicazione delle funzioni e delle procedure dell Autorità di Certificazione, che nell attuale programmazione coincide, nel rispetto del principio di separazione delle funzioni di cui all art. 123 del Reg. (UE) n. 1303/2013, con l Autorità di Gestione. L impianto procedurale delineato dal SiGeCo e dal Manuale, risulta rigoroso ma al contempo snello ed immediatamente fruibile, in linea, quindi con i principi di trasparenza e semplificazione adottati nel PRA. Infatti, gli obiettivi che l AdG ha inteso perseguire attraverso la redazione della manualistica di propria competenza si sostanziano in misure di adeguamento amministrativo, tecnico, regolatorio e organizzativo tali da assicurare l esecuzione efficiente, efficace e trasparente nell arco dell intero periodo di programmazione. All uopo, con specifici obiettivi di miglioramento definiti secondo una puntuale logica di interventi finalizzati a migliorare i processi di programmazione, attuazione, controllo e rendicontazione delle operazioni/interventi finanziati, si è provveduto a: - standardizzare la modulistica di presentazione delle istanze, al fine di ridurre i tempi e rendere più efficace e trasparente la gestione delle procedure; - definire lo standard dell atto unilaterale di adesione, al fine di uniformare la definizione degli obblighi dei beneficiari nei confronti della PA; - definire tempistiche certe per l esecuzione dei controlli e dei conseguenti pagamenti a valere sulle domande di rimborso presentate dai beneficiari; - prevedere procedure informatiche per la compilazione delle richieste di pagamento; - strutturare il sistema informativo in uso nella logica della semplificazione dei processi e della sostituzione completa dei fascicoli cartacei - ridurre i tempi di istruttoria finalizzata al rispetto delle scadenze fissate dalla normativa

6 Specularmente al sistema delineato, si è, quindi, proceduto all implementazione di nuove ulteriori funzionalità del sistema informativo già in uso nella programmazione , procedendo quindi, alla definizione di moduli aggiuntivi che consentono, oltre che una maggiore e più immediata interoperabilità dello stesso con gli altri sistemi informativi, regionali e nazionali, anche una migliore fruibilità da parte dei soggetti preposti alla gestione delle operazione e dei beneficiari. Quanto su sinteticamente esposto consente di verificare come, nell esplicazione della attività di propria competenza e nella definizione delle procedure alle stesse correlate, l AdG, abbia tenuto conto delle priorità di rafforzamento amministrativo delineate dal PRA, adottato con DGR n. 860 del In particolare, come previsto nel PRA, l AdG si è impegnata, come descritto nel Si.Ge.Co. e nel Manuale delle procedure, a: - delineare l adeguamento del sistema informativo SIRFO, che entro il termine del , consentirà in una logica paper elimined, la trasmissione telematica dei dati tra Amministrazione e Beneficiari; - individuare sul sito istituzionale del FSE apposite sezioni per la divulgazione e la facile accessibilità della manualistica a supporto della gestione, attuazione e rendicontazione degli interventi cofinanziati dal FSE, nonché a prevedere la costante e tempestiva pubblicazione delle informazioni riguardanti i bandi, le opportunità di finanziamento, gli elenchi delle operazioni e dei beneficiari oltre che sul sito istituzionale, anche sul portale OpenCoesione; - definire la tempistica per la gestione dei processi di valutazione e controllo delle operazioni cofinanziate; - individuare, quale soggetto istituzionalmente deputato alla gestione delle procedure di gara, la SUAP-RB, centrale bandi e stazione unica appaltante.