Agenzia del Territorio Direzione Centrale Audit. La valutazione dei rischi

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1 Agenzia del Territorio Direzione Centrale Audit La valutazione dei rischi

2 Ing. Francesco Fiumanò Direttore Centrale Audit Agenzia del Territorio

3 Agenzia del Territorio Le attività chiave L'Agenzia del Territorio svolge le proprie funzioni ed i compiti istituzionali ad essa attributi, assicurando: servizi relativi al catasto, servizi geotopocartografici e servizi di pubblicità immobiliare; costituzione dell'anagrafe integrata dei beni immobiliari esistenti sul territorio nazionale; integrazione delle attività statali in materia con quelle attribuite agli enti locali; gestione dell Osservatorio del Mercato Immobiliare offerta di servizi tecnico - estimativi; supporto al processo di decentramento delle funzioni catastali agli enti locali. L attività dell Agenzia è orientata a garantire qualità nei servizi resi all utenza, in primo luogo quelli resi al cittadino nelle attività catastali, di pubblicità immobiliare, ed equità nel servizio svolto nel campo dell imposizione fiscale immobiliare.

4 Evoluzione del Servizio Ispettivo in Direzione Centrale Audit La Missione del Servizio Ispettivo Il Servizio Ispettivo assicura, mediante aggiornate metodologie, controlli sull operato delle strutture centrali, regionali e provinciali, anche di regolarità amministrativa e contabile, relativi alla corretta applicazione nei processi di lavoro della normativa esterna ed interna nonché all imparzialità dell azione amministrativa.

5 La missione della Direzione Centrale Audit La Direzione Centrale Audit svolge funzioni di vigilanza sulle strutture dell Agenzia, con particolare riferimento a: regolarità amministrativa e contabile; corretta applicazione dei processi di lavoro; deontologia professionale; trasparenza, efficacia ed efficienza dell azione amministrativa. Cura la protezione dai rischi gestionali mediante sistemi e procedure atti a prevenire disfunzioni ed irregolarità, fornendo assistenza e consulenza alle strutture interessate.

6 Organizzazione della Direzione Centrale Audit L organigramma Direttore Centrale Settori di Staff Settore Analisi Specialistica Segreteria di Direzione Settore Tecnico Specialistico Settore Contabilità Aree Area Sviluppo Metodologie Area Auditing I Area Auditing II Area Auditing III Area Auditing IV

7 Aree Auditing

8 Le forze operanti sul campo 24 Audit Manager (Dirigenti) 23 Auditor (non Dirigenti) 22 Unità di supporto (non Dirigenti) Le attività verifiche circa ogni anno fra programmate, analisi di processo, conformità, straordinarie, verifiche per specifiche normative.

9 Organizzazione della Direzione Centrale Audit I PROCESSI A. verifiche di cassa B. verifiche di processi produttivi (conservatorie e catasto) C. verifiche di ICT auditing (verifiche sui servizi informativi) D. verifiche di management auditing (controlli gestionali) E. controlli contabili F. verifiche di normative speciali (tipo la L.6L sul doppio lavoro) G. verifiche di tipo straordinario (esposti, denunce alla Corte dei Conti) attività tipicamente ispettiva Ognuna delle 7 macrotipologie ha dei sottotipi (individuati da numeri).

10 Applicazione delle verifiche Analisi di processo (*) con valutazione analitica del rischio e mappatura. Analisi di conformità (*) con valutazione sintetica del rischio Verifiche straordinarie a seguito di esposti o richieste dal Ministro, Autorità esterne, Direttore Agenzia. Verifiche connesse al rispetto della legge 662/96 Tutte le verifiche sono monitorate costantemente con report al Direttore della Agenzia. Verifiche ordinarie e straordinarie. (*) Dal 2005 è un indicatore incluso fra quelli rendicontati al DPF

11 Rischio Qualsiasi evento che possa negativamente influire sul raggiungimento degli obiettivi. Il processo di individuazione e valutazione del rischio è alla base del sistema di controllo che esiste proprio per ridurre i rischi a livelli accettabili. Occorre identificare le operazioni chiave svolte nell organizzazione e per ognuna di esse definire l entità di rischio associata.

12 Il controllo del rischio Se non c è controllo il rischio diviene pericoloso Per diminuire il rischio occorre esercitare azioni di controllo, ma soprattutto intervenire Il controllo deve essere indirizzato ai punti chiave di un processo senza trascurare i dettagli Il rischio si misura in termini di probabilità e impatto

13 Valutazione del rischio ALTO ALTO RISCHIO IMPATTO MEDIO MEDIO RISCHIO BASSO BASSO RISCHIO PROBABILITA

14 Controllo Azione in grado di ricondurre il rischio, dal suo livello originario, ad un livello che sia coerente con la gestione dell organizzazione.

15 Si contiene il rischio 1 - Riducendo la probabilità di un evento negativo 2 - Limitando l impatto 3 Riducendo la probabilità e limitando l impatto

16 Il costo della protezione Non è conveniente operare RISCHIO RESIDUO e ritenuto ACCETTABILE 1 - Quando il RISCHIO RESIDUO 2 Quando il costo è superiore al beneficio (questa decisione nella P.A.,., allorquando gestisce servizi al pubblico, è vincolata dalla necessità di dovere produrre i servizi nell interesse della collettività)

17 Il costo della protezione RISCHIO COSTO $ Equilibrio SPRECO PROTEZIONE

18 Mappatura dei rischi La mappatura consiste nell applicare a ciascun processo una valutazione di rischio basato su una scala a tre valori: Alto Medio Basso Per fornire un quadro più armonico in sede di rielaborazione della mappatura si è ritenuto di aggiungere valori intermedi della valutazione sui rischi includendo il rischio medio - alto medio - basso

19 Valutazione del rischio Risultati della mappatura per l analisi di processo front-office office catastale condotta nell anno 2005

20 Ambiente Processi produttivi connessi al front office catastale Catasto terreni: particelle Catasto Urbano: unità immobiliari urbane Cartografia: Mappe ( formato vettoriale; formato raster; ; formato cartaceo in corso di sostituzione con cartografia digitale) Impatto: alto Probabilità: alta

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22 Elementi da esaminare Targa esterna con denominazione dell Ufficio ed orari dei servizi i al pubblico Rispetto dell'orario di apertura al pubblico (sulla base delle norme n e/o del modalità 2 stabilite) Esistenza 3 di pannello e/o cartellone indicante i servizi offerti -percorsi da seguire e/o personale addetto all'accoglienza 4 Sufficienza degli sportelli in relazione all'afflusso degli utenti 5 Sufficienza del numero degli addetti agli sportelli 6 O.di S. per il personale addetto agli sportelli 7 Cartellino di identificazione del personale 8 Misure per il rispetto della privacy Adeguatezza 9 del sistema adottato dall'up ai fini delle prenotazioni per l'accesso agli sportelli 10 Misure di sicurezza passiva per gli addetti con maneggio di denaro 11 Corsie preferenziali per le utenze professionali 12 Ufficio U.R.P. 13 Sportelli polifunzionali 14 Sportelli postazioni serf-service service Punteggio totale Totali

23 1 Consultazione atti catastali cartacei Elementi da esaminare Consultazione atti catastali su base informatica 3 Rilascio certificazione 4 Rilascio planimetrie UU.II.UU 5 Consultazione planimetrie UU.II.UU. 6 Accettazione domande di voltura 1.0 automatica 7 Organizzazione del processo di rilascio estratti di mappa 8 Rispetto dei tempi di rilascio di estratti di mappa 9 Controllo annullamenti di cassa in relazione a prestazioni già rese r (certificazioni, planimetrie, visure, denunce Do.C.Fa. Etc.) 10 Funzionamento U.R.P. 11 Organizzazione del processo di accettazione atti procedura Pregeo

24 Il livello di rischiosità complessiva - Ponderazione Il livello di rischiosità complessiva è dato dalla somma dei punteggi rilevabili dalle due schede "organizzazione" e "servizi erogati".. I punteggi attribuiti dall'ispettore incaricato sono stati rielaborati con criteri di ponderazione. A ciascuno degli elementi da esaminare, riportati nelle predette schede, è stato assegnato un coefficiente di ponderazione, ne, quantificato in ragione degli elementi di rischiosità connessi al particolare aspetto da esaminare. I coefficienti di ponderazione sono stati stabiliti per valori pari ad 1, 0,75 e 0,50 in funzione decrescente a seconda del livello di rischio associato. I range di rischiosità, tra alta, media e bassa, sono stati determinati sulla base di simulazioni dei punteggi ottenuti, considerando le varie combinazioni di punteggi da 2 a 1 e le relative ponderazioni, che rappresentano situazioni di organizzazione e funzionalità mediocre o insufficiente. Livello di rischiosità generale DA A ALTO 25,00 48,00 MEDIO 48,01 64,00 BASSO 64,01 74,00

25 Alto Medio alto Medio basso Basso

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27 Risultati La verifica ha evidenziato situazioni di rischio elevato. La procedura di follow up sugli Uffici interessati (rischio alto) non ha comportato sensibili miglioramenti. Gli interventi delle Direzioni Centrali di line hanno determinato concreti miglioramenti per i servizi al pubblico analizzati, con un conseguente abbassamento generalizzato del rischio. Impatto: Alto Probabilità: Media

28 Analisi del processo sulla gestione del personale anno 2006 Sono stati individuati i sub-processi significativi per l analisi del rischio L analisi è stata condotta con la DC Risorse Umane che sovraintende il processo Sono stati individuati gli elementi per la valutazione del rischio con condivisione dei responsabili della struttura verificata Sono state predisposte le verifiche di follow-up sui sub processi individuati come medi e alti.

29 Ambiente dipendenti circa distribuiti fra Uffici provinciali e Direzioni Regionali Impatto: Medio Probabilità: Media

30 Procedura per il processo sulla gestione del personale Schede di processo Valutazione del rischio Le novità introdotte con il metodo: 1 - Condivisione della valutazione del rischio con la struttura verificata 2 Individuazione congiunta fra auditor e responsabile della struttura delle azioni da porre in essere per ridurre il rischio 3 Decisione congiunta sulla necessità di follow up 4 Valutazione congiunta sui risultati ottenuti nel corso del followup

31 I risultati dell analisi di processo sulla gestione del personale Dei complessivi 90 interventi audit effettuati, tra Uffici Provinciali e Direzioni Regionali, nel complesso a 22 strutture è stato assegnato un rischio alto, a 21 medio alto, a 23 medio basso mentre 24 sono risultate a rischio basso. La situazione è riportata graficamente di fianco. La mappatura dei rischi suddivisione percentuale del rischio 26,67% 25,56% 24,44% 23,33% ALTO MEDIO ALTO MEDIO BASSO BASSO

32 I risultati dell analisi di processo sulla gestione del personale La mappatura dei rischi dopo gli interventi di follow up Dei complessivi 44 interventi di follow up effettuati, tra Uffici Provinciali e Direzioni Regionali, nel complesso 31 hanno riportato un rischio basso, 6 un rischio medio basso, 5 un rischio medio alto due (Uffici Provinciali di Palermo e di Siracusa) un rischio alto. suddivisione oercentuale del rischio a seguito di follow up 2% 12% 14% Delle 21 strutture a rischio alto sottoposte a riesame, ben 14 hanno sensibilmente migliorato il loro grado di rischiosità, passando da una valutazione di rischio alto ad una di rischio basso. 72% ALTO MEDIO ALTO MEDIO BASSO BASSO

33 Mappatura geografica degli uffici sottoposti a verifica di processo in fase di audit e di follow up Interventi audit Interventi follow up

34 Mappatura geografica delle Direzioni Regionali sottoposte a verifica di processo, in fase di audit e di follow up Interventi audit Interventi follow up

35 Rischio su D.R. Il rischio associato Direzioni Regionali - Uffici Rischio su U.P.

36 Risultati La verifica ha individuato situazioni a rischio. Il processo di follow up ha ridotto il rischio L intervento della Direzione Centrale interessata tende a condurre il rischio a livelli accettabili L analisi del 2006 determina risultati migliori e più immediati rispetto a quella del 2005 Impatto: Medio Probabilità: Bassa

37 I sottoprocessi esaminati 1. Profili orari e tipologie di contratti: : conformità dei profili orari alle locali contrattazioni con le OO.SS.. e rispetto degli stessi, anche in presenza di contratti part time; 2. Giustificativi: corretto inserimento nel sistema presenze/assenze dei giustificativi relativi a ciascuna tipologia di assenza; 3. Attribuzione buoni pasto: : verifica delle condizioni che danno diritto all usufruizione del buono pasto; 4. Assenze per malattia: : tempestiva e corretta produzione di documentazione da parte del dipendente e richiesta della relativa visita medica fiscale da parte p dell Ufficio; 5. Permessi retribuiti previsti da specifiche normative: : concessione dei permessi nei termini previsti dalla normativa di riferimento e produzione di idonea documentazione d giustificativa; 6. Applicazioni addebiti a seguito di assenze: : verifica della tempestiva decurtazione stipendiale a seguito di malattie, astensioni, scioperi ed altro. 7. Straordinario e riposo compensativo: : corretta gestione delle prestazioni oltre l orario di lavoro nonché della produzione di idonea documentazione autorizzatoria; 8. Missioni e servizi esterni: : produzione della documentazione autorizzatoria e di quella per il rimborso delle spese.

38 Le criticità emerse Ad ogni processo è stato attribuito un coefficiente di ponderazione che va da 1 a 5; I valori di rischio associati a ciascun sottoprocesso sono stati ottenuti come media di quelli risultanti in capo a ciascuna struttura esaminata; A valori maggiori corrispondono esposizioni di rischio crescenti.

39 Le criticità emerse La tabella evidenzia quelli che, MEDIAMENTE,, risultano i principali sottoprocessi a rischio. "D1a" Verifica gestione presenze/assenze gestione presenze / assenze sottoprocessi da esaminare rischio medio di processo 1 orario di lavoro e contratto part-time 6,1 2 giustificativi da inserire nel sistema informatico 7,1 3 attribuzione buoni pasto 1, assenze per malattie e relative visite medico fiscale 3,1 permessi retribuiti previsti da specifiche normative e dal CCNL Agenzie fiscali 7,6 applicazioni addebiti per malattie, scioperi, astensione ed altro 3,0 straordinario, riposi compensativi, recupero permessi brevi e/o ritardi 4,0 8 missioni e servizi esterni 3,5

40 La linea di tendenza Il numero di processi da controllare è elevato La pianificazione di una analisi di processo è complessa e la sua realizzazione comporta interventi su tutti gli uffici Gli interventi audit non coprono totalmente le necessità di controllo Occorre trasferire il metodo della analisi alle strutture che gestiscono direttamente i processi Le strutture operative devono porre in essere i controlli di primo livello