Aspetti evolutivi dei sistemi di controllo: l'esperienza di BancoPosta e Poste Italiane

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1 Aspetti evolutivi dei sistemi di controllo: l'esperienza di BancoPosta e Poste Italiane Milano 17 giugno 2008 Roberto Russo Responsabile Revisione Interna BancoPosta Versione:1.0.

2 Premessa 2 L evoluzione societaria Amministrazione dello Stato / Ente pubblico economico (dal1994) Società per azioni (dal 1998)

3 La Corporate Governance - oggi 3 Poste Italiane Spa (MEF 70%, CDDPP 30%) Il modello di governance "tradizionale : Consiglio di Amministrazione Collegio Sindacale Amministratore Delegato

4 La Corporate Governance - oggi L organizzazione di Poste Italiane SpA è articolata attraverso le seguenti funzioni: di Business: Business Unit Mail Business Unit BancoPosta Business Unit Express and Parcels Business Unit Philately Chief Network and Sales Office Chief Operating Office Corporate: Accountancy & Control Chief Information Office Communication and Public Affairs Corporate Affairs Finance Human Resources and Organization Internal Auditing Legal Affairs Purchasing Real Estate Security & Safety Strategic Planning 4

5 I nuovi scenari 5 La trasformazione in SpA e interventi normativi (DPR 144/01) hanno determinato uno scenario nuovo: Nuove opportunità di business Servizi bancari e finanziari Servizi di Investimento Nuovi vincoli e regole Assoggettamento a normativa di vigilanza Vincoli di dotazione patrimoniale Nuovo assetto del sistema dei controlli

6 Il contesto di mercato 6 da Condizione di monopolio Logica di mercato utente Offerta rigida e limitata Ottica di servizio pubblico Settore tradizionale Prodotti di tipo transazionale a Competitivo (rischi/opportunità) Logica di mercato cliente Offerta differenziata e articolata Ottica di customer satisfaction Settore tradizionale e innovativi Prodotti di tipo transazionale e relazionale

7 Il sistema dei controlli - ieri 7 Corte dei Conti Ministero Vertice Aziendale Collegio revisori dei conti Ispettorato

8 Il sistema dei controlli - oggi 8 Collegio Sindacale Revisori contabili CDA / Vertice Aziendale Internal Audit Magistrato CdC (L.259/58) Organismo 231 Dirigente preposto Controlli Contabili Comitato Finanza Comitato Rischi Finanziari Fraud Management Revisione Interna BP Resp. Sicurezza Lavoro Resp. Privacy Risk Management Compliance Resp. Antiriciclaggio

9 Il sistema dei controlli - oggi 9 Il sistema di controllo interno Insieme di regole, procedure e strutture organizzative, finalizzato a prevenire o limitare le conseguenze di risultati inattesi e consentire il raggiungimento degli obiettivi strategici, operativi (ovvero di efficacia ed efficienza delle attività e di salvaguardia del patrimonio aziendale), di conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili (compliance) e di corretta e trasparente informativa interna.

10 L evoluzione del sistema dei controlli 10 Evoluzione contesto esterno Supporto al cambiamento Valutazione e gestione dei rischi Conformità normativa interna /esterna Regolarità amministrativa Complessità normative e organizzative

11 Il contesto di BancoPosta 11 Soggetto vigilato vs. Perimetro vigilato Poste, azienda industriale, titolare degli obblighi di legge propri di un intermediario finanziario (soggetto vigilato) Le attività di bancoposta soggette e normativa di vigilanza (perimetro) Sistema di controllo articolato

12 Il modello dei controlli 12 Internal Auditing Accountancy & Control Security & Safety Chief ExecutiveOfficer and Managing Director Chief Information Office Revisione Interna B.U. Bancoposta Chief Network & Sales Office Compliance Risk Management Sistema dei canali di vendita

13 La control governance di BancoPosta 13 Revisione Interna Valutare la complessiva funzionalità del sistema dei controlli interni in coerenza con il quadro regolatorio di riferimento Risk Management Garantire le attività di sviluppo delle metodologie di risk management, di misurazione dei rischi e di proposta dei piani di intervento finalizzati alla loro mitigazione, con riferimento ai rischi finanziari e a quelli gestionali ed operativi Compliance Assicurare, nell ambito del quadro regolatorio di riferimento, un efficace individuazione e valutazione del rischio di non conformità; garantire nel continuo l adeguatezza operativa e gestionale dei processi e delle procedure di sviluppo ed erogazione dei servizi finanziari

14 Le mission Internal Audit Poste Italiane 14 Supportare il miglioramento continuo del sistema di corporate governance, della gestione dei rischi e del sistema di controllo di Poste Italiane e promuovere la diffusione della cultura di controllo interno nel Gruppo Definire le procedure ed il Piano di Auditing secondo una logica risk based ed in accordo agli obiettivi strategici di controllo espressi dal Vertice Aziendale Revisione Interna Bancoposta Valutare la complessiva funzionalità del sistema dei controlli interni in coerenza con il quadro regolatorio di riferimento Formulare raccomandazioni in relazione alle evidenze emerse Garantire la necessaria informativa periodica agli organi aziendali interessati in merito ai risultati dell attività svolta

15 Revisione Interna Piano di audit BancoPosta (integrato con Internal Auditing di Poste Italiane) Controlli a distanza (presidio costante) Sistema di acquisizione ed analisi dati di rischiosità da differenti fonti aziendali Reclami / Lamentele Frodi Perdite Operative (risk management) Conciliazioni e Contenzioso Dati Contabili Dati Gestionali (indicatori di efficienza operativa) Risultati di audit della funzione IA Risk Assessment e valutazione SCI 15

16 16 Internal Audit vs. Revisione Interna Service Level Agreement : Metodologia, standard, procedure di Audit e formazione Modalità di pianificazione delle attività di Audit Modalità di esecuzione degli incarichi Flussi informativi Standard minimi di servizio Rapporti con gli Organi di Vigilanza Obblighi di riservatezza e proprietà dei risultati dei controlli

17 I principali contenuti 17 SLA Revisione Interna Bancoposta Internal Auditing Revisione Interna Predisposizione Piano di Audit Redazione Manuale di Audit e Procedure coerenti con metodologie e standard I.A. Controlli a Distanza Ricezione Report e dati periodici Richiesta interventi specifici Partecipazione a team di audit congiunti Informativa a Vertice Aziendale e Collegio Sindacale Internal Audit Auditing presso le strutture territoriali e centrali di Poste Italiane connesse ai processi di BancoPosta; IT auditing sui sistemi e processi informatici di sviluppo, Definizione metodologie e standard Iniziative di formazione specialistica