Banca Popolare di Milano

Transcript

1 Banca Popolare di Milano Dott.ssa Paola Sassi Responsabile Staff Tecnico Direzione Controlli Tecnico Operativi PRESENTAZIONE INTERNAL AUDIT: da funzione di controllo a funzione di business MILANO, 22 GIUGNO 2004 La presentazione è stata realizzata da Banca Popolare di Milano ed è riservata esclusivamente ai soci CeTIF. La riproduzione e la diffusione anche parziale della stessa non è pertanto consentita se non previa autorizzazione.

2 POSSIBILE MODELLO DI BUSINESS BANCARIO Asset Management Retail Banking Insurance Banking Corporate Banking Gruppo Bancario Corporate Center Investment Banking Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 2

3 GRUPPI BANCARI REALTA COMPLESSE Modello di Business Nuovi Canali Retail banking Retail banking Corporate banking Corporate banking Bancassicurazione Bancassicurazione Corporate finance e Corporate finance e merger & acquisition merger & acquisition Risparmio gestito Risparmio gestito Private banking Private banking Servizi finanziari Servizi finanziari Attività strumentali Attività strumentali.... E-banking E-banking Trading on line Trading on line Call center Call center.. Normative di riferimento Best Practices Secondarie Primarie Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 3

4 PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI Interne D.Lgs n 385 1/09/93 T.U.B. Istruzioni di Vigilanza per le Banche circ.229 Bankitalia D. Lgs n 58 del 24/2/98 T.U.F. Principio di Revisione Com. Consob DEM n /7/01 Regolamento n /7/98 e successive modifiche Esterne e schemi di riferimento internazionali CO.SO. Report (1992) Commitee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission IME Report e Comitato di Basilea per la vigilanza bancaria (Basilea II) Standard Internazionali per la Pratica Professionale dell Internal Audit Sarbanes-Oxley Best Practices Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 4

5 IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO BEST PRACTICES Il SCI è finalizzato ad assicurare Efficacia ed efficienza dei processi Salvaguardia e protezione del patrimonio aziendale Integrità, tempestività ed affidabilità delle informazioni contabili e gestionali Conformità delle operazioni alle normative interne ed esterne Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 5

6 IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO BEST PRACTICES Pilastri del SCI Controllo come parte integrante delle procedure operative quotidiane dell azienda, svolto dalle unità operative e supervisionato dai responsabili di processo Esistenza di una funzione indipendente da quella operativa per la valutazione dell efficienza e dell efficacia del sistema Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 6

7 ELEMENTI DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Ambiente di Controllo ALTA DIREZIONE Valutazione dei Rischi Attività di Controllo BUSINESS & SERVICE LINES Flusso Informativo Monitoraggio INTERNAL AUDIT Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 7

8 ELEMENTI DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO - Etica e cultura del controllo - Definizione di responsabilità e ruoli - Competenza professionale - Individuazione, misurazione e valutazione dei rischi aziendali - Valutazione dei rischi per probabilità di accadimento e per il potenziale impatto sui risultati aziendali - Dimensionamento del sistema di controllo - Attivazione di adeguati controlli di linea - Diffusione ampia e tempestiva delle informazioni rese disponibili ai vari livelli aziendali - Valutazione e monitoraggio del SCI, anche tramite la verifica della qualità dei processi aziendali e il controllo sulla gestione dei rischi Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 8

9 UNA POSSIBILE SOLUZIONE DI SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Collegio Sindacale Consiglio di Amministrazione Comitato Esecutivo Comitato Controlli Società di Revisione Comitato di Vigilanza 231/01 Direzione Generale Risk Management Direzione Controlli Tecnico Operativi Direzioni Reti Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 9

10 FIGURE DI RIFERIMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Consiglio di Amministrazione Responsabile di un SCI efficace Approva orientamenti strategici e politiche di gestione e rilevazione dei rischi Approva la struttura organizzativa Verifica che l Alta Direzione doti con risorse adeguate le funzioni di controllo Assicura la definizione di un sistema informativo corretto, completo e tempestivo Avalla il sistema di regole, procedure e strutture organizzative del SCI Assicura la funzionalità del SCI e adotta misure correttive in caso di carenze/anomalie Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 10

11 FIGURE DI RIFERIMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Comitato di Audit e altri Comitati Assistono il CdA nel fissare le linee di indirizzo del SCI e ne verificano periodicamente l adeguatezza Collegio Sindacale Ha compiti di verifica del regolare svolgimento dell attività aziendale e della correttezza delle procedure amministrativocontabili, avvalendosi della collaborazione dell IA Revisione esterna Oltre ad esprimere giudizi professionali sulla conformità dei bilanci dell intermediario rispetto alle norme, valuta il rischio di controllo per identificare il rischio di revisione complessivo. L analisi del SCI e la comprensione dei profili di rischio delle attività svolte dall intermediario consentono al Revisore Esterno di identificare il grado di tutela offerto dal SCI Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 11

12 FIGURE DI RIFERIMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Alta Direzione Assicura l'istituzione e il mantenimento di un SCI efficiente ed efficace tramite: la corretta gestione dell'operatività e dei rischi connessi, definendo politiche e procedure di controllo appropriate la verifica nel continuo della funzionalità, dell'efficienza e dell'efficacia complessiva del SCI, adeguandolo ai nuovi rischi e migliorando il controllo di quelli già noti l individuazione e la valutazione dei fattori originanti i rischi la definizione dei compiti delle unità operative dedicate a funzioni di controllo, assicurando personale professionale e qualificato l individuazione di canali di comunicazione efficaci, atti a divulgare compiti, responsabilità e procedure di riferimento la definizione di flussi informativi che assicurino al CdA piena conoscenza e governabilità dei fatti aziendali Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 12

13 FIGURE DI RIFERIMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Revisione Interna Rappresenta il livello di controllo più elevato del SCI. E svolta da una struttura indipendente, diversa da quella produttiva. Anche tramite verifiche in loco: individua andamenti anomali, violazioni delle procedure e della regolamentazione valuta la funzionalità del SCI con interventi condotti nel continuo, in via periodica o per eccezioni Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 13

14 FIGURE DI RIFERIMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Controlli sulla gestione dei rischi Rappresentano controlli di livello inferiore rispetto a quelli svolti dalla Revisione Interna: -concorrono alla definizione delle metodologie di misurazione del rischio - verificano il rispetto dei limiti assegnati alle varie funzioni operative - controllano la coerenza dell operatività delle singole aree produttive con gli obiettivi di rischio-rendimento assegnati. Sono affidati a strutture diverse da quelle produttive Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 14

15 FIGURE DI RIFERIMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Controlli di Linea Rappresentano il primo livello di controllo, diretto ad assicurare il corretto svolgimento delle attività. Sono effettuati dalle stesse strutture produttive o incorporati dalle procedure ovvero eseguiti nell ambito dell attività di back-office. Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 15

16 LE COMPONENTI DELLA CORPORATE GOVERNANCE Una solida gestione dipende dalle sinergie generate dalle quattro o componenti di una Corporate Governance efficace: CdA Alta Direzione Internal Audit Risk Management Revisori Esterni Comitato di Audit, Internal Audit e Risk Management supporto reciproco Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 16

17 LE FINALITA DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Rispetto dei piani e dei programmi strategici Efficacia ed efficienza dei processi aziendali Corretta evidenziazione dei rischi Conformità operativa a norme e regolamenti interni ed esterni Protezione del patrimonio aziendale da perdite I controlli introdotti nei diversi livelli organizzativi devono essere efficaci Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 17

18 INTERVENTI SUL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Costante monitoraggio Aggiornamento ai nuovi scenari normativi ( (compliance) Adeguamento all evoluzione del modello di business, soprattutto quando quest ultimo viene inficiato da nuove acquisizioni e/o riorganizzazioni infragruppo Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 18

19 MODELLI ORGANIZZATIVI DI UN SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Organizzazione tradizionale gerarchico/funzionale Organizzazione divisionale Organizzazione per processi Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 19

20 INTERVENTI SUL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Modello di business della Banca Governance Processi Descrizione Processi Governance Processo 1 Governance Processo 2 Governance Processo n Processo 1 Owner 1 Processo 2 Owner 2 Processo n Owner n Control & Risk Assessment Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 20

21 L APPROCCIO METODOLOGICO Il Control & Risk Assessment Consente l aggiornamento periodico del Sistema dei Controlli Interni e la verifica della corretta applicazione di normative interne ed esterne nello sviluppo dei processi aziendali Motiva all assunzione di responsabilità il personale coinvolto, tramite la presa di coscienza del proprio ruolo Documenta e formalizza le necessità operative delle strutture coinvolte Agevola la diffusione della cultura del controllo Favorisce l acquisizione di competenze tecniche e di specifiche conoscenze inerenti lo svolgimento dei processi Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 21

22 L APPROCCIO METODOLOGICO Struttura del Control & Risk Assessment I. Rilevazione dei processi II. Identificazione delle principali aree di rischio e vulnerabilità III. Valutazione dei controlli e dei fattori mitiganti correlati ai processi (Basilea2, IAS) IV. Attivazione di interventi finalizzati a rimuovere le criticità emerse e a ricondurre i rischi entro livelli adeguati Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 22

23 IL CONTROLLO E GESTIONE DEI RISCHI Poiché l evoluzione ambientale e lo scenario normativo pongono crescente c attenzione sul binomio rischi-controlli controlli focus sui processi e sugli aspetti quali/quantitativi di rischio emergenti dai processi operativi Gestione dei rischi Rilevazione Misurazione Controllo e mitigazione Risk Management e Internal Audit Integrazione Coordinamento Comunicazione Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 23

24 I CAMBIAMENTI STRATEGICI Cambiamento culturale nell approccio e nella gestione del rischio Condivisione delle tecniche e del linguaggio Funzioni coinvolte Internal Audit Risk Management Organizzazione Aree di Business Soluzioni possibili: dotarsi di un unico repository dei processi su cui applicare uno scoring valutativo del SCI. Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 24

25 NUOVA DEFINIZIONE DI INTERNAL AUDITING - IIA L Internal Auditing è un attività indipendente ed obiettiva di assurance assurance e consulenza, finalizzata al miglioramento dell efficacia e dell efficienza dell organizzazione. Assiste l organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi tramite un approccio professionale sistematico, che genera valore aggiunto in quanto finalizzato a valutare e migliorare i processi di controllo, di gestione dei rischi e di corporate governance. Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 25

26 ASSURANCE ATTIVITA VALUTATIVA CHE PORTA ALLA FORMULAZIONE DI UN GIUDIZIO INDIPENDENTE SU UN PROCESSO PROCESS OWNER CLIENTE AUDITOR Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 26

27 CONSULENZA ATTIVITA DI SUPPORTO E SUGGERIMENTO EFFETTUATA A RICHIESTA DEL CLIENTE, SENZA ASSUNZIONE DI RESPONSABILITA SUI RISULTATI AUDITOR CLIENTE MIGLIORA I PROCESSI ORGANIZZATIVI DI: GOVERNANCE RISK MANAGEMENT CONTROLLO Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 27

28 ...COMPLIANCE 1. ATTIVITA PREVENTIVA FINALIZZATA AD EVITARE VIOLAZIONI DI TIPO NON INTENZIONALE ALLE NORMATIVE VIGENTI 2. ATTIVITA DI VERIFICA SUL CORRETTO RECEPIMENTO DELLE NORMATIVE ESTERNE ED INTERNE NELL AMBITO DEI PROCESSI AZIENDALI 3. ATTIVITA VOLTA A IDENTIFICARE, VALUTARE, SUGGERIRE, MONITORARE E RELAZIONARE SUGLI EVENTUALI RISCHI DI COMPLIANCE Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 28

29 TRASFORMAZIONE DELLE ATTIVITA DI CONTROLLO DELL INTERNAL AUDITING Utilizza tecniche di Risk Assessment per valutare l adeguatezza del SCI Attua controlli preventivi, integrati con interventi di tipo ex-post Favorisce la diffusione della cultura del controllo Propone l attivazione di nuovi controlli se i relativi costi risultano proporzionali ai rischi emergenti Crea valore aggiunto per la Banca valutando i rischi di business alla luce degli obiettivi e delle strategie seguite dall organizzazione Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 29

30 TRASFORMAZIONE DELLE ATTIVITA DI CONTROLLO DELL INTERNAL AUDITING Utilizza una pianificazione strategica pluriennale basata sull analisi dei rischi, definendone la priorità in base alla rilevanza e alla probabilità di accadimento Imposta una pianificazione annuale avvalendosi di tecniche di project management e di adeguata strumentazione informatica Sviluppa una comunicazione impostata su standard più efficaci Utilizza risorse specialistiche Banca Popolare di Milano D.C.T.O. 30