INTERNAL AUDITING 5.2. Il processo di audit interno Fasi tipiche

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1 5 INTERNAL AUDITING 5.2 Il processo di audit interno Fasi tipiche 1

2 Il processo di auditing si presenta come una sequenza coordinata di attività finalizzate all ottenimento di una specifico risultato. Introduzione Oggetto dell audit interno possono essere: i processi gestionali i rischi aziendali 2

3 I PROCESSI GESTIONALI Per processo gestionale si intende un insieme coordinato di attività, svolte in ambito aziendale, finalizzate all ottenimento di uno o una serie di output interni (ad uso di altri processi gestionali) o esterni (legati al rapporto con gli stakeholders). 3

4 Attività. è una parte di un processo che non è utile scomporre ulteriormente. Si sostanzia in operazioni su oggetti fisici o informativi oppure in una decisione assunta da un attore coinvolto nel processo. Sotto-processo(o sub-process)..è una parte del processo che comprende più attività e ha propri attributi in termini di obiettivo, input e output, contribuendo però nel contempo al raggiungimento dell'obiettivo più generale del processo. N.B. Per sistematizzare l analisi dei processi gestionali e perseguire gli obiettivi dell audit interno, si è soliti inquadrare i processi stessi in cicli gestionali o macro process. 4

5 Macro processi o cicli gestionali tipici legati all attività operativa: Insieme dei processi aziendali che generano costi. Generalmente i processi del ciclo passivo relativi alla gestione operativa si sviluppano nelle seguenti fasi tipiche: definizione del fabbisogno, selezione dei fornitori, emissione degli ordini, ricevimento dei beni o servizi, controllo quali/quantitativo dei beni/servizi ricevuti, autorizzazione al pagamento, pagamento. Ciclo passivo I processi del ciclo passivo vengono solitamente denominati P2P (purchase to payment). 5

6 Ciclo passivo I processi del ciclo passivo vengono convenzionalmente denominati: (purchase to payment). Ciclo (o Area ) Magazzino Insieme dei processi aziendali che riguardano gli aspetti logistici e informativi inerenti la gestione delle scorte. In particolare: l ubicazione, movimentazione e rilevazione interna dei beni (merci, lotti, commesse, gestione scaduti, resi, fuori uso consegne,.); l inventariazione fisica e contabile delle scorte; altri aspetti logistici legati alla gestione del magazzino. 6

7 Ciclo attivo Insieme dei processi aziendali che generano ricavi. Generalmente i processi del ciclo attivo si sviluppano nelle seguenti fasi tipiche: budgeting delle vendite contatto con i clienti, ricevimento degli ordini, validazione degli ordini, consegna dei beni o erogazione dei servizi, incasso, gestione post vendita. Ciclo attivo I processi del ciclo attivo vengono convenzionalmente denominati: (order to cash). 7

8 Altri esempi di macro-process(o aree aziendali) Ciclo personale Insieme dei processi aziendali relativi alla gestione del personale. Si esplicano nelle seguenti attività o sub processi: determinazione del fabbisogno, selezione, reclutamento, gestione del contratto, rilevazione presenze o attività, gestione stipendiale, formazione, sanzioni, cessazione rapporti, gestione liquidazioni,, Ciclo bilancio Insieme delle procedure aziendali legate alla predisposizione del bilancio d esercizio (scritture contabili, gestione assestamento, chiusure, redazione documenti, archiviazione evidenze) e consolidato (definizione area di consolidamento, invio dati, consolidamento, redazione documenti, archiviazione evidenze). Altri esempi di macro-process(o aree aziendali) Insieme dei processi aziendali legati alla gestione dei report direzionali Ciclo reporting L'obiettivo di un Sistema di Reportistica all'interno dei Sistemi Informativi è quello di fornire documentazione analitica sulle attività di rilievo dell'organizzazione all'interno della quale è sviluppata: tale base informativa ha l'obiettivo di essere la più aggiornata e corretta secondo un'univoca prassi organizzativa e perciò non suscettibile di rilievi e incongruenze interpretative. Le fasi dello sviluppo di un sistema di reportistica Identificazione delle Esigenze Informative e di Visualizzazione Identificazione del Contesto Informativo e delle Fonti Identificazione della Configurazione del Sistema Hardware/Software Integrazione Hardware/Software delle Risorse Informative Preparazione dei Report Validazione del Report Collaudo del Sistema Esercizio del Sistema di Reportistica. 8

9 Altri esempi di macro-process(o aree aziendali) Ciclo tesoreria Insieme dei processi aziendali legati alla gestione della liquidità aziendale e di gruppo: forme di finanziamento e di investimento delle disponibilità liquide. Rapporti di governance Insieme dei processi aziendali inerenti i rapporti tra direzione aziendale e altri organi della governance (collegio sindacale, revisore legale dei conti, organismo di vigilanza, autorità di controllo Comunicazione esterna Insieme dei processi aziendali relativi alla comunicazione con gli investitori e stakholder aziendali Esistono un infinità di esempi di processi per ciclo aziendale, in relazione anche alle specificità di ciascuna azienda. A titolo puramente esemplificativo i processi possono far riferimento: Per il ciclo passivo: Per il magazzino Per il ciclo attivo alla tipologia di fornitori e/o di beni/servizi acquisiti; alle modalità di acquisto, ai mercati di approvvigionamento,. alla ubicazione, alla conservazione, alla movimentazione, alla tipologia di beni, alla modalità di ricevimento ordini, alla tipologia dei clientie/o di beni/servizi venduti; allemodalità di consegna, ai mercati di riferimento,... 9

10 In termini di Internal Auditing è necessario analizzare quei processi ritenuti significativi ai fini dell obiettivo di audit perseguito. 10

11 I RISCHI AZIENDALI Fatti di origine interna o esterna che possono influire sul conseguimento degli OBIETTIVI aziendali. Le possibili categorie di rischi aziendali: 11

12 Le possibili categorie di rischi aziendali: Rischi inerenti il mancato rispetto di: norme di legge; regolamenti o procedure aziendali; codici etici. Rischi inerenti la commissione di frodi aziendali. Le possibili categorie di rischi aziendali: Rischi inerenti il livello di affidabilità e adeguatezza del sistema informativo con riferimento a: processo di redazione del bilancio e degli altri documenti contabili obbligatori; sistema di budgeting; sistema di reporting; altra informativa diffusa tra il pubblico 12

13 Le possibili categorie di rischi aziendali: Rischi inerenti il livello di efficienza, efficacia, economicità dei processi gestionali che caratterizzano il ciclo operativo aziendale e le attività di supporto. Le possibili categorie di rischi aziendali: Rischi inerenti: il mancato raggiungimento degli obiettivi di medio lungo periodo che l azienda si è prefissata (generalmente legati al piano industriale, alle spettative della proprietà, alle aspettative degli investitori, ); gli equilibri finanziari dell azienda. Il mancato rispetto dei valori in cui l azienda si riconosce(legati anche all immagine). 13

14 Esempi 14

15 Esempi 15

16 Fasi tipiche del processo di internal auditing Obiettivi istituzionali dell attività Analisi dei rischi Risorse disponibili Coinvolgimento della struttura Pianificazione dell attività Indagine preliminare Esecuzione dell incarico Rapporto di audit Follow up Fasi tipiche del processo di internalauditing auditing con riferimento agli Standard professionali PIANIFICAZIONE DELL INCARICO (2200 e ss) Pianificazione dell attività Indagine preliminare SVOLGIMENTO DELL INCARICO (2300 e ss) Esecuzione dell incarico COMUNICAZIONE Rapporto DEI di RISULTATI audit (2400 e ss) MONITORAGGIO DELLE Follow AZIONI up CORRETTIVE (2500 e ss) 16