L attività dell Internal Audit. G.M. Mirabelli

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1 L attività dell Internal Audit G.M. Mirabelli Milano 13 ottobre 2006

2 Obiettivi della presentazione Evidenziare i compiti che nel nuovo Codice di autodisciplina sono assegnati all Internal Auditing, se questo è nominato Preposto al controllo interno Descrivere il percorso evolutivo della professione di internal auditing dal vecchio ruolo ispettivo al nuovo ruolo di assurance e consulenza Illustrare il posizionamento dell Internal Auditing nel sistema di governo dell impresa e le sue relazioni con gli altri attori, con particolare riferimento al processo di valutazione del sistema di controllo interno 1

3 Il nuovo Codice di Autodisciplina Definizione di sistema di controllo interno Il sistema di controllo interno è l insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative volte a consentire, attraverso un adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, una conduzione dell impresa sana, corretta e coerente con gli obiettivi prefissati Un efficace sistema di controllo interno contribuisce a garantire la salvaguardia del patrimonio sociale, l efficienza e l efficacia delle operazioni aziendali, l affidabilità dell informazione finanziaria, il rispetto di leggi e regolamenti Il Consiglio di amministrazione, con l assistenza del Comitato per il controllo interno, valuta l adeguatezza del sistema di controllo interno rispetto alle caratteristiche dell azienda, dando evidenza dei suoi risultati nella relazione sul governo societario 2

4 L Internal Auditing nel nuovo Codice di Autodisciplina Il Consiglio di amministrazione nomina un Preposto al controllo interno su proposta dell Amministratore esecutivo incaricato di sovrintendere alla funzionalità del sistema di controllo interno La società istituisce una funzione di Internal Audit. Il Preposto al controllo interno si identifica, di regola, con il responsabile di tale funzione aziendale Il Preposto al controllo interno: Verifica che il sistema di controllo interno sia sempre adeguato, pienamente operativo e funzionante e Riferisce al Comitato per il controllo interno e al collegio sindacale circa le modalità con cui viene condotta la gestione dei rischi, nonché sul rispetto dei piani definiti per il loro contenimento ed esprime la propria valutazione sull idoneità del sistema di controllo interno a conseguire un accettabile profilo di rischio complessivo 3

5 L evoluzione storica dell Internal Auditing IERI Analisi di dati finanziari/ contabili o di procedure Approccio ispettivo Decide quali controlli sono appropriati Verifiche dei controlli Auditor nemico Auditor reattivo OGGI Fondato sull analisi dei processi di business Analisi trasversale dei processi Valutazione dei rischi individuati Ruolo consulenziale/ preventivo Auditor membro del team Agente proattivo di cambiamento (enfasi sul valore aggiunto ) 4

6 La nuova definizione di Internal Auditing (1999) Internal auditing è un'attività indipendente ed obiettiva di assurance e consulenza, finalizzata al miglioramento dell efficacia e dell efficienza dell'organizzazione Assiste l'organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi tramite un approccio professionale sistematico, che genera valore aggiunto in quanto finalizzato a valutare e migliorare i processi di controllo, gestione dei rischi e Corporate Governance Le regole dell Internal Auditing GUIDE STANDARD CODICE ETICO DEFINIZIONE 5

7 Le due diverse anime dell Internal Auditing: assurance e consulenza SERVIZI DI ASSURANCE «Oggettivo esame delle evidenze allo scopo di ottenere una VALUTAZIONE INDIPENDENTE dei processi di gestione del rischio, di controllo o di governance» SERVIZI DI CONSULENZA «Servizi di supporto e assistenza, concordati con il cliente, intesi a fornire valore aggiunto e migliorare i processi di governance, risk management e controllo, SENZA ASSUMERE RESPONSABILITÀ MANAGERIALE» 6

8 Alcune best practice dell Internal Auditing moderno (Fonte: Position Paper ECIIA, l Internal Auditing in Europa, febbraio 2005) Riporto funzionale al Comitato per il Controllo Interno e gerarchico al Vertice Mandato formalizzato per l attività di internal auditing e coordinato con quello del Comitato per il Controllo Interno Comunicazione diretta con il Vertice e il Consiglio di amministrazione al fine di garantire l indipendenza Piani di formazione e sviluppo professionale, formazione continua, qualifiche professionali Pianificazione e approccio risk based all audit, rapporti pertinenti e tempestivi, follow-up Programma di miglioramento della qualità che comprenda tutta l attività con valutazioni interne ed esterne 7

9 L Internal Auditing nel sistema di governo d azienda CdA Presidente A.D. Collegio sindacale Assemblea Società revisione Altri Comitati (Remunerazione, Nomine, ecc.) Organismo di Vigilanza 231 Comitato per il Controllo interno A.D. D.G. Internal Auditing Direttori di funzione Funzioni di staff 8

10 I diversi soggetti che hanno compiti di valutazione del sistema di controllo interno Valutano il sistema nel suo complesso Preposto al controllo interno- Internal Auditing Comitato per il controllo interno Consiglio di amministrazione Valutano aspetti specifici ORGANISMO DI VIGILANZA valuta l adeguatezza e l effettivo funziona_ mento del modello ex D.Lgs. 231/01 SOGGETTO PREPOSTO alla redazione dei documenti contabili e societari effettua le attestazioni previste dalla legge 262/2005 COLLEGIO SINDACALE vigila su: osservanza di legge e atto costituitivo principi di corretta ammi_ nistrazione adeguatezza struttura organizzativa e sistema di controllo interno adeguatezza sistema amministrativo-contabile Questi organi, nell ambito dei compiti definiti dalla legge, contribuiscono al processo di valutazione del sistema di controllo interno SOCIETA DI REVISIONE revisione del bilancio e controllo contabilità 9

11 Ruoli e responsabilità dell Internal Auditing nel processo di valutazione del sistema di controllo interno L Internal Auditing, se nominato Preposto al controllo interno, valuta l adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi e riporta questa valutazione al Comitato per il controllo interno e al Collegio sindacale. Questa è una delle principali novità del Codice di autodisciplina Nell effettuare questa valutazione, l Internal Auditing deve rispettare le sue regole (Standard, guide interpretative, ) La relazione dell Internal Auditing deve fare riferimento ai criteri di valutazione adottati, alle metodologie di riferimento, alle fonti informative utilizzate, nonché ai limiti del processo valutativo E indispensabile che il processo di valutazione preveda l acquisizione di informazioni da altri attori (dirigente preposto, risk officer, ecc.), tenuto conto che le informazioni provenienti dall attività di internal auditing da sole non sono sufficienti La prima valutazione sulla base delle raccomandazioni del nuovo Codice di autodisciplina è prevista per il

12 Le diverse modalità per esprimere il giudizio finale di valutazione Il giudizio finale di valutazione può assumere le seguenti forme: Positive Assurance: è un giudizio complessivo sull efficacia, adeguatezza ed effettiva operatività del Sistema di Controllo Interno del Gruppo, a copertura di tutti i suoi aspetti (espressione del livello di soddisfazione con riguardo a efficacia ed efficienza delle attività, compliance e affidabilità del reporting). Il rilascio di tale giudizio fornisce al lettore il più elevato livello di confidenza sul controllo interno; per tale motivo, presuppone l esistenza di: Chiare e formalizzate policy/standard di riferimento del controllo interno e dei criteri di valutazione, nonché procedure aziendali attuative di tali standard Un elevato livello di evidenza, che richiede un monitoraggio costante e continuo in tutti gli ambiti aziendali Un flusso informativo strutturato verso gli organi preposti al rilascio di tale giudizio, che ne attesti l adeguatezza ed effettiva funzionalità Negative Assurance: a differenza del primo, pur non essendo un giudizio negativo sul controllo interno, indica che, rispetto alle evidenze emerse dalle attività di monitoraggio svolte sul controllo interno, non emergono rilievi tali da far ritenere non efficace, adeguato ed effettivamente operativo il Sistema di Controllo Interno del Gruppo. È un giudizio meno forte del primo, non perché indichi che il sistema di controllo è più debole, ma solo perché il soggetto che valuta non dispone degli elementi informativi necessari per esprimere una positive assurance Qualified Opinion: è una valutazione con rilievi, ovvero che mette in evidenza delle eccezioni rispetto al giudizio complessivo (es.: il sistema di controllo interno è soddisfacente ad eccezione dell area...) Adverse Opinion: è una assurance di tipo negativo, ovvero che mette in evidenza l inadeguatezza e/o non effettiva operatività del controllo interno, comportando l assunzione di un livello di rischio eccessivo per l azienda e dando origine e debolezze materiale e significative nella gestione e nel controllo aziendale 11

13 Internal Auditing e Risk Management Il nuovo Codice di Autodisciplina riafferma con chiarezza il concetto che il sistema di controllo interno è finalizzato a consentire, attraverso un adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, una conduzione dell impresa sana, corretta e coerente con gli obiettivi prefissati Da questo deriva che le società devono dotarsi di adeguati processi di risk management in ottica Enterprise Risk Management (ERM) e non focalizzati su specifiche tipologie di rischi Tra Internal Auditing e Risk Management ci deve essere un continuo scambio di informazioni, che si sostanzia per l Internal Audit nel raccogliere informazioni utili alla predisposizione del piano audit e alla valutazione del complessivo sistema di controllo interno 12

14 L Internal Auditing nel sistema della legge sulla tutela del risparmio Nel sistema delineato dalla legge 262/2005, l Internal Auditing può svolgere un ruolo fondamentale nell assistere il management ad assolvere gli obblighi che derivano dalla legge. In particolare il supporto potrà riguardare: Attività consultiva e propositiva Assistenza nei processi di autodiagnosi aziendale del sistema di controllo Interno Attività di monitoraggio, controllo, analisi e verifica (audit di processo) Partecipazione ai progetti di implementazione di modelli 262 Pareri oggettivi sull adeguatezza dei controlli implementati Definizione di un idoneo flusso informativo che supporti il Dirigente preposto nel presidio delle proprie attività Formazione in materia di controllo L Internal Auditing riceve le valutazioni del Dirigente preposto sulle aree ritenute più esposte al rischio 13

15 L Internal Auditing e la Quality Assurance Programma di assicurazione e miglioramento qualità Tale programma comprende valutazioni periodiche interne ed esterne e attività di monitoraggio continuo Secondo gli Standard Internazionali il processo di valutazione interna deve essere effettuato su base continuativa e la valutazione esterna deve essere eseguita almeno ogni 5 anni. 14

16 L Internal Auditing e la Quality Assurance Le organizzazioni che al momento dell entrata in vigore degli Standard, il 1 gennaio 2002, avevano già in essere la funzione di Internal Audit, devono aver eseguito il processo di Quality Assurance entro il 1 gennaio 2007, mentre le funzioni istituite in seguito hanno tempo 5 anni dal momento della loro costituzione Un primo passo per ottenere la Quality Assurance è sicuramente quello di costituire un sistema di valutazioni interne su base continuativa. Tuttavia, purché utili, le valutazioni interne da sole non sono in grado di fornire una completa obiettività e quindi necessitano di essere affiancate dalle valutazioni esterne, effettuate da un team di valutatori indipendenti, esterno all organizzazione, che hanno come mandato la verifica della conformità agli Standard Internazionali L Associazione Italiana Internal Auditors ha stipulato un accordo con l Institute of Internal Auditors (IIA) per lo sviluppo e la gestione del programma IIA di Quality Assurance Review in Italia e ha quindi predisposto uno specifico programma che concede ad un numero limitato di società licenziatarie, selezionate sulla base della loro conformità ai requisiti stabiliti da IIA, la possibilità di rilasciare il marchio esclusivo di qualità 15

17 Le realtà associative dell Internal Auditing nel mondo e in Europa Professionisti presenti in tutto il mondo Institute of Internal Auditors (circa soci) AIIA Soci Lavorano secondo rigorosi Standard professionali 16

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