La funzione stampa unione

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1 La funzione stampa unione Questa particolare opzione di Word consente una notevole razionalizzazione nella stampa di una serie di documenti che abbiano un testo comune e alcune precise varianti. Fasi operative 1. Preparazione del file documento principale contenente le informazioni generiche da ripetere in ogni lettera tipo, etichetta di indirizzi, busta o catalogo. 2. Preparazione del file origine dati, contenente i dati variabili, ad esempio il nome e l'indirizzo di ogni destinatario di una lettera tipo. 3. Inserimento, nel documento principale, dei campi di unione, ovvero i segnaposto che indicano al programma dove inserire le informazioni variabili del file origine dati. 4. Unione dei dati variabili rispetto a quelli del documento principale. È possibile inviare i documenti uniti direttamente alla stampante, a indirizzi di posta elettronica o a numeri di fax. È inoltre possibile raccogliere i documenti uniti in un nuovo documento da rivedere e stampare in un secondo tempo. La funzione è applicabile, oltre che su documenti creati ex novo, anche su file esistenti, il che permette di sfruttare, ad esempio: come documento principale anche lettere, circolari, volantini e altro, già presenti in archivio; come file origine dati una tabella di Word, un foglio elettronico Excel, un elenco contatti di Microsoft Outlook, un database di Microsoft Access o un file di testo ASCII. ESERCITAZIONE GUIDATA La situazione La Finanziaria ASSINVEST invia una comunicazione a tutti i clienti che non hanno pagato in tempo la rata di un prestito. La lettera è costituita da un testo uguale per tutti e da alcune parti variabili. Queste ultime sono: il vocativo del cliente (Egr. Sig., Gent.le Sig.ra, Spett.le Ditta ecc.) il nome del cliente il cognome l indirizzo il C.A.P. la città la sigla della provincia l importo della rata da versare La soluzione con la funzione Stampa Unione 1. Creazione del documento principale 2. Creazione del documento contenente i soli dati variabili 3. stampa collegata di una lettera per ciascuna serie di dati variabili 1

2 Di seguito riportiamo: la struttura dei documenti da realizzare, il risultato di una lettera ottenuta con la funzione stampa unione nonché le fasi operative per eseguire correttamente la funzione. 1. Documento principale In fase di trascrizione del documento, nella posizione in cui andranno posizionati i vari dati variabili, sono stati immessi i relativi campi unione, ovvero: Titolo Nome Cognome Indirizzo1 CodicePostale Città Provincia Importo 2. Documento di origine dati Titolo Nome Cognome Indirizzo1 Codice Postale Città Provincia Importo Egr. Sig. Mario LANZETTA Via Romana, Sesto F.no FI Gentile Sig.ra Antonietta FERRARI Via del Cantone, LA SPEZIA SP Egr. Avv. Martino DELLA PACE Via Serristori, PISA PI Gentile Sig.na Anna Maria MARCHIOLI Largo Cavour, SIENA SI Egr. Dott. Sebastiano FARINELLI Via del Torchio, LUCCA LU

3 3. Una delle lettere ottenuta con la funzione stampa unione ASSINVEST S ocietà Finanziaria Consulenza Prestiti - Mutui P.za San Francesco, PRATO PO tel fax Bologna, 14 maggio 2001 Egr. Sig. Mario LANZETTA Via Romana, Sesto Fiorentino FI OGGETTO: Controllo situazione contabile. Con la presente Vi informiamo che un controllo delle nostre scritture contabili ha evidenziato il mancato pagamento da parte Vostra della rata trimestrale del prestito fiduciario con noi stipulato. Come previsto negli accordi contrattuali, rinviamo la scadenza naturale della rata (che era prevista per il 31 marzo u.s.) al 30 giugno p.v., data in cui effettuerete un pagamento di euro 1.459,056 (le due rate semestrali più gli interessi maturati sulla prima). Certi che vorrete a tale scadenza regolarizzare la Vostra posizione, inviamo i migliori saluti. IL DIRETTORE GENERALE (Armando Martelli) 3

4 FASI OPERATIVE (creazione di lettere tipo) a) Creazione o apertura del documento principale 1. Creare un nuovo documento (o aprire un file che già contenga il testo da utilizzare). 2. Nel menu Strumenti scegliere Stampa unione. Appare la seguente finestra di dialogo, denominata Prepara stampa unione. 3. Nella sezione Documento principale cliccare sul pulsante Crea e quindi su Lettere tipo N.B. Agendo sulla finestra è possibile avviare la creazione di una lettera tipo (come nel nostro caso); è altresì possibile generare: - etichette - buste - cataloghi 4. Nella nuova finestra apparsa fare clic su Finestra attiva. Il documento attivo verrà convertito in documento principale. Lo compileremo dopo aver creato il file Origine dati. b) Creazione o apertura del documento di origine dati La finestra Prepara stampa unione è ancora presente a video. Operare su di essa nel seguente modo. 1. Cliccare sul pulsante della casella Origine dati. 4

5 2. Se si desidera realizzare ex novo la serie di dati variabili (da inserire poi nel testo fisso) attivare Crea origine dati Compare la finestra Crea origine dati nella quale scegliere i campi indicativi dei dati variabili. Nel nostro caso vorremo in questo ordine: Titolo Nome Cognome Indirizzo1 CodicePostale Città Provincia Importo. Quindi: Titolo, Nome e Cognome sono già nell ordine corretto; cliccare su Professione e poi sul tasto Rimuovi nome campo; comportarsi analogamente per Società, Indirizzo2 e per tutti gli altri campi che non interessano; per aggiungere il campo Importo (non previsto nell elenco standard), trascrivere tale termine nella casella Nome campo e quindi cliccare su Aggiungi nome campo; poiché la successione dei campi non è corretta, cliccare su Codice Postale e agire sul tasto Sposta in alto per collocare nella corretta posizione il campo selezionato; cliccare sul pulsante OK e provvedere alla registrazione del file. Conclusa la registrazione del file, appare la seguente finestra: 5

6 Cliccando su Modifica origine dati, comparirà una griglia, con l indicazione dei campi precedentemente scelti, da compilare (una scheda per ogni serie di dati variabili). Cominciamo quindi a compilare il primo record con i dati relativi al primo dei clienti a cui spedire la nostra lettera. A conclusione della prima trascrizione, cliccare sul pulsante Nuovo e compilare il secondo record. Ripetere le operazioni fino a terminare la compilazione dell ultimo record e quindi cliccare su OK. Registrare il file, dopo la compilazione dei record. c) Compilazione del documento principale Il documento principale è, a questo punto, provvisto della barra degli strumenti Stampa unione: Compilare il documento nel seguente modo: trascrivere il testo che si desidera visualizzare in ogni lettera; nella posizione in cui si vuole inserire il primo dato variabile (Titolo), cliccare sul pulsante Inserisci campo unione e scegliere il dato opportuno nel menu che appare; ripetere per gli altri campi (facendo attenzione a intervallare i vari campi da spazi o dall opportuna punteggiatura, ove necessario). 6

7 d) Unione dei dati variabili al documento principale (creazione e stampa della serie di documenti). Per avviare la combinazione di tutti i dati e quindi la creazione dell intera serie di documenti: nel Menu Strumenti scegliere Stampa unione; nella finestra Prepara stampa unione agire sul pulsante Unisci; In alternativa, procedura veloce: agisci sul pulsante U nisci della barra degli strumenti Stampa unione Appare la seguente finestra di dialogo. In essa con opportuni comandi è possibile gestire l unione dei dati; cliccando sul selettore e possibile scegliere: - Nuovo documento - Stampante - Posta elettronica rispettivamente per: - creare i documenti - crearli e stamparli - trasmetterli via Per stampare Tutti o un intervallo determinato di record Per scegliere se lasciare o non lasciare uno spazio vuoto qualora in un record fosse omesso uno dei dati cliccando sul tasto Unisci si avvia la creazione di un file Word contenente, su pagine diverse, tutti i documenti realizzati dall unione di testo fisso e dati variabili. 7