Expert Up. Modulo Fatture c/terzi

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1 Modulo Fatture c/terzi Versioni....NET e VB Tipo agg.to...dynet Rel. agg.to Rel. docum.to...eu180614_fct1 Data docum.to...18/06/2014 INDICE FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE...2 CLIENTI...3 DOCUMENTI DI VENDITA...3 GESTIONE NOTIFICHE...6 CONTROLLI ESEGUITI DAL GESTIONALE...7 TRASCODIFICHE...7 COSA NON VIENE GESTITO...9 CODICE D ACCESSO...9 pag. 1

2 FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Con questo aggiornamento è stato implementato il programma Fattura Elettronica inserendo la possibilità di emettere fattura alla Pubblica Amministrazione secondo apposito tracciato. Nota Bene: è disponibile un documento specifico contenente le informazioni di base relative alla Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Si consiglia pertanto di prendere visione del documento Parte generale relativa alla Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione (cfr. codice LU180614_FCT2) presente su sito aziendale. Dal 6 giugno 2014 i rapporti di fatturazione con alcuni enti della Pubblica Amministrazione dovranno avvenire unicamente con la fattura elettronica. L applicativo è stato pertanto modificato in modo appropriato affinché la fatturazione verso gli enti Pubblici sia possibile e di facile gestione. Infatti, per la generazione della fattura elettronica, è stato modificato un programma già esistente ed utilizzato per la fatturazione EDI. Questo programma elabora le fatture emesse in modo tradizionale generando dei files xml. In tal modo non è necessario modificare le proprie abitudini di fatturazione ma aggiungere nel proprio iter solamente la gestione della fatturazione elettronica PA. È possibile accedere al programma per la fatturazione elettronica dal modulo Contabilità Fatture C/Terzi Vendite Documenti di Vendita Fattura Elettronica. Nota Bene: prima di analizzare nel dettaglio il programma della Fatturazione Elettronica, di seguito viene riportato il percorso di alcune impostazione a livello di Azienda indispensabili per la formazione corretta del file xml. Dati Base Aziende pulsante Sezioni Iva riquadro Fatturazione elettronica PA: indicare il Regime Fiscale ed eventualmente il numero di autorizzazione e l importo del bollo virtuale. Dati Base Aziende pulsante Nominativo menù Pannelli Persone Giuridiche Dati Società Natura Giuridica: indicare la natura giuridica della Ditta gestita. Dati Base Aziende pulsante Nominativo menù Pannelli Persone Giuridiche Dati Bilancio XBRL: se la Ditta gestita è una SRL occorre indicare se trattasi di società a socio unico o con più soci (casella di selezione Società con Unico Socio). Dati Base Aziende pulsante Nominativo menù Pannelli Persone Giuridiche Dati Bilancio XBRL: se la Società è in liquidazione occorre spuntare la casella Società in Liquidazione. Dati Base Aziende pulsante Nominativo menù Pannelli Persone Giuridiche Capitale Sociale: indicare il capitale sociale. Dati Base Aziende pulsante Nominativo menù Pannelli Dati Fiscali Iscrizione C.C.IA.A.: indicare la Provincia della Camera di commercio + N.ro Iscrizione REA + eventuale codice EORI ((Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 luglio 2009 tale codice identifica gli operatori economici nei rapporti con le autorità doganali sull'intero territorio dell'unione Europea). Anagrafiche e Tabelle Gestione Anagrafiche Dati estero: per Aziende estere che operano stabilmente sul territorio occorre spuntare la casella di selezione Stabile Organizzazione. pag. 2

3 Di seguito vengono analizzate nel dettaglio le modifiche apportate all applicativo per la gestione della Fatturazione Elettronica verso PA. CLIENTI È possibile accedere da Clienti menù Pannelli Dati Commerciali pannello Fatt.Elettr./EDI (6). La maschera si presenta simile alla seguente. Nel box di selezione Formato Fatturazione EDI è stato aggiunta la scelta 5 FatturaPa10. Tale scelta è fondamentale per far riconoscere al sistema che si tratta di un cliente della Pubblica Amministrazione L attivazione di tale scelta rende obbligatoria la compilazione del nuovo campo Codice Univoco Ufficio, che deve contenere il codice dell Ente della pubblica amministrazione iscritto all IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni). Tale codice deve essere comunicato dall ente stesso oppure reperito all indirizzo DOCUMENTI DI VENDITA È possibile accedere dal modulo Contabilità Fatture C/Terzi Vendite Documenti di Vendita Fattura Elettronica. Qualora nel box di selezione Formato presente nel riquadro File da Esportare si sia optato per 5 FatturaPa10, la videata della fatturazione elettronica si presenta simile alla seguente. Con il programma Generazione Fattura Elettronica si crea il file xml che dovrà essere inoltrato alla PA attraverso il Sistema di Intercambio (SDI), ovvero la struttura istituita dal Ministero dell Economia e Finanze attraverso la quale avviene la trasmissione delle fatture verso l Amministrazione (art. 1 comma 211 legge 24 dicembre 2007 n 244). Il file richiede obbligatoriamente la firma digitale che ne accerta la validità. pag. 3

4 Di seguito vengono analizzate nel dettaglio le varie parti che compongono la maschera. Tipo di generazione In questo riquadro sono presenti le seguenti scelte. Generazione definitiva: consente di effettuare la generazione in modo definitivo delle fatture elettroniche. Viene attribuito il numero progressivo di generazione. Simulazione: consente di emettere in modo non definitivo le fatture elettroniche per verificare se il file generato risulta corretto. Non viene assegnato il numero di generazione. Rigenerazione: consente di ripetere la generazione delle fatture elettroniche già generate in definitiva. Optando per questa scelta vengono abilitate le caselle di selezione Solo Fatture già generate e Solo fatture con Numero Generazione (xx) (riquadro Dati di Generazione Pubblica Amministrazione). Solo Fatture già generate: la casella viene abilitata solo se in questo riquadro si è optato per Rigenerazione. Se la casella è spuntata (default) vengono proposte solamente le fatture già generate; se la casella NON è spuntata vengono proposte sia le fatture già generate che quelle da generare. File da Esportare In questo riquadro sono presenti i seguenti campi. Formato: per la fatturazione verso la PA occorre selezionare il formato 5 Fattura Pa10. Cartella: percorso in cui verranno depositati i files xml da spedire alla PA. Nome File: campo non accessibile. Dati di Generazione Pubblica Amministrazione In questo riquadro sono presenti i seguenti campi. Numero Generazione: numero che verrà attribuito alla prossima generazione. Il campo è di sola visualizzazione. Ultimo: numero dell ultima generazione effettuata. Il campo è di sola visualizzazione. Data Generazione: data da attribuire alla generazione. Solo fatture con Numero Generazione (xx): la casella viene abilitata solo se nel riquadro Tipo di Generazione si è optato per Rigenerazione. Se la casella è spuntata (default) viene rigenerata solamente l ultima fattura generata. Il numero fra parentesi equivale al valore del campo Ultimo. Se la casella NON è spuntata vengono rigenerate tutte le fatture che sono state generate. Fattura Elettronica PA In questa sezione sono presenti le seguenti voci. Dati Generali; Selezioni; Notifiche. A seconda della scelta effettuata cambiano i dati evidenziati nel riquadro posto alla destra. Di seguito viene riportata la descrizione delle singole voci. Dati Generali Firma elettronica Questo riquadro contiene i dati dei certificati disponibili ed il relativo PIN. Sono dati indispensabili se è l utente che invierà direttamente la fattura elettronica alla PA. Tali fatture devono essere obbligatoriamente firmate in modo elettronico. Nota Bene: gli utenti che rientrano in tale obbligo sono pertanto tenuti a procurarsi sul mercato un dispositivo (smart card o chiavetta) che consenta di apporre le firme digitali valide ai fini legali. pag. 4

5 Allegati Inserimento Allegato Fattura in PDF: spuntando questa casella il programma di generazione della fattura elettronica provvede ad inserire nel file xml la fattura in formato pdf. Invio PEC La PEC è la forma di invio scelta per questo applicativo. Attenzione! È possibile gestire PEC standard oppure PEC Dylog. In quest ultimo caso è necessaria l attivazione dal Codice d Accesso. Per maggiori informazione rivolgersi al proprio commerciale di riferimento. Invio come allegato PEC: spuntando questa casella vengono abilitati i seguenti campi. Indirizzo PEC Mittente: il programma recupera il dato dal campo PEC dell anagrafica Azienda. Indirizzo Destinatario: nel box di selezione sono presenti le seguenti scelte: 0 Invia indicata sul cliente: il programma recupera il dato dai campi PEC o dell anagrafica Cliente. 1 Invia SDI: abilita il box di selezione sottostante, nel quale è possibile indicare l indirizzo della SDI. L indirizzo sarà sempre unico per tutti i clienti della PA, pertanto questa è la scelta consigliata. Quanto indicato in questo campo verrà sempre utilizzato per tutti gli invii. 2 Invia indicata sul cliente e SDI: consente di unire le due selezioni precedenti, inviando l sia all indirizzo del cliente sia al SDI. Archiviazione ottica Questa casella di selezione viene abilitata se si possiede il prodotto MyDocs per l archiviazione ottica. Trascodifiche In questo riquadro devono essere obbligatoriamente inserite le trascodifiche impostate dall apposita procedura (cfr. punto successivo). Selezioni Questa voce consente di filtrare le fatture da generare secondo le consuete regole dell applicativo. Si tenga conto che il filtro può essere applicato per cliente, per sezione, per condizione di pagamento, per tipo fattura e per scelta di n. fattura e data fattura, n. protocollo, tipo e numero registro. Selezionando questa voce la parte di maschera posta sulla destra risulta simile alla seguente. pag. 5

6 Notifiche Selezionando questa voce vengono elencate le notifiche provenienti dal SDI. La gestione attualmente è manuale; verrà automatizzata con successivi aggiornamenti del programma. Per la gestione delle notifiche si rimanda al paragrafo specifico. Selezionando questa voce la parte di maschera posta sulla destra risulta simile alla seguente. Nella maschera sono presenti i seguenti pulsanti. Selezione fatture: consente di effettuare un ulteriore scrematura delle fatture esposte in base alle selezioni effettuate. Viene visualizzata una griglia con l elenco delle fatture da generare/rigenerare, con la possibilità di spuntare quelle che si desidera emettere/riemettere. Crea: esegue la generazione/rigenerazione delle fatture elettroniche con la creazione del file xml. Abbandona: esce dalla procedura. GESTIONE NOTIFICHE Dopo aver effettuato la generazione del file xml tramite il bottone Crea dalla maschera Generazione Fattura Elettronica (A ), questo viene inviato automaticamente alla SDI in base all indirizzo PEC indicato nei Dati Generali Invio PEC. SDI procede alle verifiche formali e, sia che vengano superate o meno, invia il certificato di accettazione/scarto della fattura. Lo scambio di notifiche di scarto si protrae fino al momento in cui la fattura viene formalmente accettata. Per questo scambio di informazioni viene utilizzato il server PEC dell emittente, di solito raggiungibile via web. Per il momento la gestione deve essere fatta manualmente e consente soltanto la visualizzazione della notifica. Ulteriori implementazioni saranno realizzate in seguito. Per poter visualizzare le notifiche dal gestionale occorre procedere come segue. È necessario impostare, nella voce Notifiche della maschera Generazione Fattura Elettronica (A ), il percorso nel quale si depositeranno le notifiche. Lato web PEC Accedere attraverso il web alla posta PEC utilizzata. Rintracciare la notifica interessata ed aprirla. Al fondo sono presenti degli allegati. Occorre cliccare sul bottone Visualizza di quello denominato ad es. Notifica di scarto xxxxxx. All interno dell allegato è possibile riconoscere il file che si sta gestendo in quanto viene riportato lo stesso nome del file xml inviato. A questo punto occorre cliccare sul bottone Download e depositare il file nel percorso indicato sul gestionale. pag. 6

7 Lato gestionale Accedere alla maschera Generazione Fattura Elettronica (A ). Selezionare la voce Notifiche, all interno della quale saranno presenti tutte le notifiche scaricate. Premere il bottone Aggiorna Notifiche. Selezionare quella che si desidera visionare. CONTROLLI ESEGUITI DAL GESTIONALE Siccome nella fatturazione elettronica verso la PA vengono richiesti dei requisiti obbligatori senza i quali le fatture non superano i controlli formali, sono stati inseriti (dove possibile) dei controlli preliminari. In fase di generazione delle fatture elettroniche, le anomalie riscontrate vengono riportate su un file di log che, oltre ad indicare i dati non corretti e/o mancanti, indica anche il percorso da seguire per inserire il dato stesso. In tal modo l utente dovrebbe essere autosufficiente nella risoluzione dei problemi. Esempio: log con alcune segnalazione di dati mancanti. TRASCODIFICHE Alcune informazioni che devono confluire sui files xml da inoltrare alla PA sono gestite in modo specifico secondo le direttive impartite. Di seguito viene riportato uno specchietto riepilogativo delle trascodifiche da effettuare. Genere trascodifica Natura dell operazione Condizioni di pagamento Valute (codici ISO) Termine di resa Archivio gestionale Codici Iva: Esclusi Non soggetti Non Imponibili Esenti Regime del margine Condizioni di pagamento Valute & Cambi Trasporto a cura del: Destinatario Mittente Vettore Per fare in modo che sul files xml confluiscano i dati corretti è necessario effettuare la trascodifica, che traduce i codici del gestionale nella nomenclatura imposta. È possibile effettuare le trascodifiche accedendo al modulo Contabilità Fatture C/Terzi Vendite Documenti di Vendita Fattura Elettronica menù Archivio Gestione Trascodifiche.. pag. 7

8 La maschera si presenta simile alla seguente. Expert Up Esempio: di seguito viene riportato un esempio concreto fatto sulle condizioni di pagamento. 1. Richiamare la maschera Gestione trascodifiche (DyTrascodifiche) dal modulo Contabilità Fatture C/Terzi Vendite Documenti di Vendita Fattura Elettronica menù Archivio Gestione Trascodifiche.. 2. Nel primo box di selezione, che in fase di primo accesso sarà impostato di default con Nessuna, scegliere la voce Condizioni di pagamento. 3. Cliccare sull icona Nuovo Inserimento presente sulla barra degli strumenti. 4. Digitare il nome che si desidera assegnare alla trascodifica (ad es. PAGPA). 5. Cliccare sulla lente di ricerca posta a fianco del campo Codice origine e scegliere il codice del gestionale che si desidera trascodificare. 6. Nel box di selezione posto a fianco del campo Codice Trascodificato abbinare la condizione di pagamento relativa al codice del gestionale. 7. Cliccare sull icona Salva presente sulla barra degli strumenti per memorizzare la trascodifica. A questo punto la trascodifica viene caricata nella griglia. Ripetere le operazioni per trascodificare tutte le condizioni di pagamento interessate, facendo attenzione ad utilizzare sempre lo stesso nome della trascodifica (nel caso dell es. PAGPA). Per gli inserimenti successivi al primo si consiglia di effettuare i seguenti passaggi (posizionati già sulla trascodifica delle condizioni di pagamento). 1. Cliccare sull icona Nuovo Inserimento presente sulla barra degli strumenti. 2. Nel box di selezione posto a fianco del campo Nome Trascodifica scegliere la trascodifica interessata. In questo modo vengono compilati in automatico il nome della trascodifica e la descrizione. 3. Cliccare sulla lente di ricerca posta a fianco del campo Codice origine e scegliere il codice del gestionale che si desidera trascodificare. 4. Nel box di selezione posto a fianco del campo Codice Trascodificato abbinare la condizione di pagamento relativa al codice del gestionale. 5. Cliccare sull icona Salva presente sulla barra degli strumenti per memorizzare la trascodifica. pag. 8

9 Dopo i vari inserimenti la maschera si presenterà simile alla seguente. La trascodifica così ottenuta dovrà essere selezionata manualmente nei Dati Generali riquadro Trascodifiche box di selezione Codifica pagamento. COSA NON VIENE GESTITO Non viene gestito il lotto di fatturazione: per i gestionali si è deciso di gestire una generazione per fattura (rapporto 1 a 1). Non verranno fatte implementazioni al riguardo. Non viene gestito l intermediario alla trasmissione delle fatture elettroniche. La modifica sarà oggetto di implementazioni future. Non viene gestito il soggetto emittente diverso dal cedente. La modifica sarà oggetto di implementazioni future. Attenzione! L archiviazione sostitutiva per il momento viene effettuata prendendo come riferimento la data della fattura e non quella della notifica di accettazione da parte di SDI. La modifica sarà oggetto della prossima consegna. CODICE D ACCESSO La gestione della fatturazione elettronica è assoggettata a Codice d Accesso. Gli utenti che desiderano acquistare il prodotto devono contattare il Servizio Clienti all indirizzo info@dylog.it oppure telefonare al numero Sono state previste tre fasce di utenza per soddisfare le esigenze dei nostri utenti: fino a 50 fatture elettroniche; fino a 150 fatture elettroniche; generazione illimitata. In caso di emissione sporadiche di fatture verso PA si invitano gli utenti a contattare il proprio commerciale di riferimento o il proprio commercialista per valutare la soluzione migliore in relazione all'esigenza. Per maggiori informazioni fare riferimento al sito aziendale al seguente indirizzo: pag. 9

10 Modulo Fatture c/terzi Versioni....NET e VB Tipo agg.to...dynet Rel. agg.to Rel. docum.to...eu180614_fct2 Data docum.to...18/06/2014 INDICE A) PREMESSA NORMATIVA...3 NORMATIVA IN VIGORE...3 NOVITÀ NORMATIVE ATTESE...3 B) FIRME ELETTRONICHE...5 FIRME ELETTRONICHE ED EFFICACIA PROBATORIA...5 FIRMA DIGITALE...6 COME SI OTTIENE SCADENZE DISPOSITIVI...6 COME SI UTILIZZA...7 FIRMA GRAFOMETRICA...7 LE DIVERSE FIRME ELETTRONICHE...9 DIFFERENZE TRA FIRMA DIGITALE E FIRMA CONVENZIONALE...9 VISTA SINOTTICA SULLE DIVERSE FIRME ELETTRONICHE...9 C) PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA...10 SCHEMA DI FUNZIONAMENTO...10 CONSERVAZIONE PEC: COME, QUALI E PER QUANTO TEMPO...11 QUALI PEC OCCORRE CONSERVARE...12 D) FATTURAZIONE ELETTRONICA...12 DEFINIZIONE NORMATIVA...12 REQUISITI TECNICI...13 MODALITÀ DI EMISSIONE E TRASMISSIONE...14 MODALITÀ DI TRASMISSIONE...14 MODALITÀ DI TRASMISSIONE EDI...15 FATTURAZIONE IN OUTSOURCING...16 E) FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA...17 DEFINIZIONI...17 MODALITÀ DI EMISSIONE FORMATI AMMESSI...18 MODALITÀ DI TRASMISSIONE SDI E NOMENCLATURA FILES...18 MODALITÀ DI TRASMISSIONE DEL FILE AL SDI...19 TRASMISSIONE TRAMITE PEC...20 TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SDIcoop)...20 TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SPCoop)...21 TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SDIFTP)...22 TRASMISSIONE TRAMITE WEB...22 SDI TRASMETTE IL FILE ALL AMMINISTRAZIONE...22 COMUNICAZIONI SDI...23 MODALITÀ DI INOLTRO AL SDI DELLE COMUNICAZIONI DALLA PA...24 MODALITÀ DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO...25 INSERIMENTO DATI IPA...25 CARICAMENTO CODICI UFFICIO UNIVOCI...26 pag. 1

11 PROCEDURA ACCREDITAMENTO FORNITORE AI FINI DELL INTERAZIONE CON IL SDI...26 PREPARAZIONE E INVIO FATTURA ALLA PA...26 PROCEDURA DI INOLTRO E GESTIONE RICEVUTE E NOTIFICHE...27 CONTROLLI EFFETTUATI DAL SDI...28 TEMPI DI ELABORAZIONE SDI...30 INTERMEDIARI ABILITATI...31 CODICE UNIVOCO UFFICIO...31 TEMPI DI ENTRATA IN VIGORE DELLA NORMATIVA E SOGGETTI COINVOLTI...32 ELENCO ISTAT DELLE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE AGGIORNATO AL 30 SETTEMBRE CHI TOCCA E QUANTO VALE...40 F) CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA...40 NORMATIVA IN VIGORE...41 DOCUMENTI...41 DOCUMENTI SOGGETTI ALL OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA E DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA...41 PARTICOLARI TIPI DI DOCUMENTI...42 DOCUMENTI CHE SI POSSONO CONSERVARE SOLO IN FORMA ANALOGICA...42 MEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE, CONSERVAZIONE ELETTRONICHE...42 CONSERVAZIONE DOCUMENTI NATIVI ANALOGICI...43 CONSERVAZIONE DOCUMENTI DIGITALI...43 TERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE...44 FORMATI DA UTILIZZARE...44 ELENCO DEI FORMATI INDICATI PER LA CONSERVAZIONE...45 PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA...48 IMPRONTA DELL ARCHIVIO INFORMATICO...49 COS È L IMPRONTA DELL ARCHIVIO INFORMATICO...49 CHI È OBBLIGATO ALLA TRASMISSIONE ED ENTRO QUALI TERMINI...50 TRASMISSIONE COMUNICAZIONE E GESTIONE RICEVUTE...50 GENERAZIONE CORRETTA DELL IMPRONTA DELL ARCHIVIO INFORMATICO...51 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE...53 INDIVIDUAZIONE E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE...54 CONSERVATORI ACCREDITATI...55 MANUALE DI CONSERVAZIONE...55 G) RESPONSABILITÀ CIVILI E PENALI...57 RESPONSABILITÀ CIVILE...57 RESPONSABILITÀ PENALE (CENNI)...57 SUGGERIMENTO OPERATIVO PER EVITARE SANZIONI...58 IMPOSTA DI BOLLO SULLE FATTURE ELETTRONICHE...58 EVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI...59 VIOLAZIONI E SANZIONI APPLICABILI...59 H) COMMERCIALISTI E DEMATERIALIZZAZIONE DOMANDE E RISPOSTE...61 I) ELENCO DELLE DEFINIZIONI...63 pag. 2

12 A) PREMESSA NORMATIVA NORMATIVA IN VIGORE Per le Imprese il Decreto Legge n. 216 del 11/12/2012 convertito con la Legge di Stabilità n. 228 del 24/12/2012 ridefinisce la Fattura Elettronica, semplificandone la diffusione e consentendo finalmente di abbandonare il supporto cartaceo a favore del supporto informatico. Altro tassello di questa evoluzione è il tanto atteso (dal 2007) Decreto Ministeriale n. 55 del 3/04/2013 che rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica verso la PA dal 6 giungo 2014 per i Ministeri e gli Enti Centrali che non potranno più accettare le fatture cartacea e di conseguenza non potranno più procedere al loro pagamento, anche parziale, sino all'invio del documento elettronico. Per gli altri Enti Centrali e Locali il medesimo obbligo scatterà dal 31 marzo La PEC, obbligatoria ormai per tutte le imprese, è lo strumento più semplice, economico, immediato e sicuro per trasmettere con data certa i documenti nati o trasformati in informatici. NOVITÀ NORMATIVE ATTESE Benché sufficientemente completa, la normativa è in continua evoluzione sia a livello nazionale che europeo. Si è quindi in attesa della pubblicazione dell approvato Regolamento UE che dovrebbe entrare in vigore a partire dal 1 luglio 2014 e completarsi entro il 1 luglio Regolamento dal titolo: Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno. Trattandosi di un regolamento, quando entrerà in vigore dovrà essere applicato integralmente senza necessità di recepimento e quindi senza la possibilità di apportare variazioni anche consistenti al testo come invece accade con le Direttive. Questo regolamento introduce diverse novità tra cui le più interessanti per gli argomenti trattati in questa sede sono: Realizzazione dell interoperabilità giuridica e tecnica fra i Paesi dell Unione con riguardo agli strumenti elettronici di identificazione, autenticazione e firma. Non solo firma elettronica, ma in generale e-trust services: quindi e-signature, e-seal, time stamping, electronic delivery service, website authentication. Gli Stati membri comunque avranno facoltà di notificare alla Commissione il sistema nazionale di identificazione che, una volta notificato, deve essere accettato da tutti gli Stati membri (ad es. nelle gare). Introduzione dell e-seal o sigillo elettronico che costituisce la firma della persona giuridica e va distinto dall e-signature o firma elettronica, firma della persona fisica. Quindi una società potrà utilizzare il sigillo elettronico, indipendentemente dalla firma del legale rappresentante, che garantirà provenienza e integrità del documento elettronico. Introduzione dell obbligo di conservazione, prima non disciplinato a livello europeo. Ampio rinvio agli standard tecnici. Espresso riconoscimento della firma su server, di firma remota e di firma su mobile. Viene altresì riaffermato il principio di equivalenza fra firma elettronica qualificata e sottoscrizione autografa mentre le norme sulla efficacia probatoria delle firme elettroniche restano ancora in gran parte riservate ai legislatori degli Stati membri. Oltre alle norme attese e in corso di emanazione gli esperti del settore pongono problemi su cui riflettere per eventuali modifiche dell attuale normativa, in quanto di difficile attuazione. pag. 3

13 Si prenda a riferiamo l articolo de Il Sole 24 Ore di giovedì 8 maggio 2014 dal titolo Fatturazione elettronica in tilt sui termini, sottotitolo Adempimenti. Per la conservazione a firma di Jean Marie Del Bo e Benedetto Santacroce. In sintesi, si paventa il rischio di un cortocircuito tra il nuovo obbligo di emissione della Fattura elettronica verso la PA e l obbligo di Conservazione delle fatture previsto attualmente entro 15 giorni dalla emissione o ricevimento del documento (DME 23 gennaio 2004, che prevede le regole fiscali per la conservazione dei documenti elettronici). Il problema consiste nel coordinare l obbligo di registrazione delle Fatture Elettroniche entro 15 giorni dalla loro emissione previsto tanto per l emittente che per la PA ricevente (L. 24 dicembre 2007) con le procedure di validazione delle fatture che possono richiedere un tempistica maggiore. In alcuni casi ci si potrebbe trovare a dover conservare un documento ancor prima che lo stesso sia validato con un impegno successivo dell operatore a rettificare la precedente conservazione. Gli autori del citato articolo sottolineano quindi l urgenza che il Ministero emani il decreto mancante e risolutivo del problema illustrato attraverso la previsione della conservazione entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione fiscale. L emanazione di tale decreto necessita però del nulla osta del Ministro competente all innovazione e tecnologia, ministro formalmente inesistente le cui funzioni dovrebbero essere state assorbite dalla Funzione Pubblica. Quindi, nonostante la volontà unica e uniforme per l emissione di tale decreto, si corre il rischio, per un problema burocratico, che lo stesso non veda la luce in tempi adeguatamente brevi e, considerato che la sua entrata in vigore avverrà dopo 30 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta, il problema rimarrebbe aperto. È infine in corso di approvazione la Bozza di un nuovo DMEF che potrebbe far definitivamente saltare l obbligo dell invio all Agenzia delle Entrate delle impronte dei documenti fiscalmente rilevanti, oggetto di conservazione sostitutiva. Venendo meno tale obbligo dovrebbe sorgere l obbligo, per il soggetto che adotta la conservazione, di indicarlo nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. La bozza del DMEF interviene anche sulle formalità per il pagamento dell imposta di bollo. pag. 4

14 B) FIRME ELETTRONICHE FIRME ELETTRONICHE ED EFFICACIA PROBATORIA Di seguito vengono illustrate brevemente le firme elettroniche previste dal CAD, in particolare alla luce delle modifiche introdotte dal DPCM del 22 febbraio 2013 (Regole tecniche in materia di firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali). FIRMA ELETTRONICA È un insieme di dati in forma elettronica, allegati o connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. È la Firma informatica più debole, rappresenta una firma elettronica generica che può essere realizzata con qualsiasi strumento (password, PIN, digitalizzazione della firma autografa, etc.) in grado di conferire un certo livello di autenticazione a dati elettronici. Il documento così sottoscritto sarà riconosciuto dall ordinamento come forma scritta e la sua efficacia probatoria potrà essere liberamente valutata dal giudice. FIRMA ELETTRONICA AVANZATA (FEA) È l insieme di dati in forma elettronica allegati o connessi a un documento informatico che consentono l identificazione del firmatario e la sua connessione univoca, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. Il DPCM del 22 febbraio 2013 contiene tutte le regole tecniche in materia di firma elettronica avanzata. La sua entrata in vigore il 5 giugno 2013 ha dato maggior valore a questo tipo di firma ed alla Firma Grafometrica che è l applicazione più diffusa della FEA. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata apposta nel rispetto delle regole tecniche, è riconosciuto valido fino a querela di falso. Pertanto, questa tipologia di firma comporta l inversione dell onere della prova. È comunque valida nei soli rapporti intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto erogatore della soluzione di firma (ad es. Banca/Cliente). FIRMA QUALIFICATA È un particolare tipo di firma elettronica avanzata ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati Deve basarsi su un certificato qualificato e deve essere realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Il disconoscimento richiede querela di falso e tale tipo di firma soddisfa il requisito della forma scritta. FIRMA DIGITALE È un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di uno o più documenti informatici. Tutto ciò unito al ruolo del certificatore che garantisce la veridicità e la correttezza delle informazioni riportate nel certificato (dati anagrafici del titolare), forniscono allo strumento firma digitale caratteristiche tali da non consentire al sottoscrittore di disconoscere la propria firma digitale (fatta salva la possibilità di querela di falso). pag. 5

15 FIRMA DIGITALE Tecnicamente, la firma digitale è un sistema di crittografia a 2 chiavi asimmetriche - una privata, l'altra pubblica - applicata all'impronta di un file-documento inteso in senso lato, come una lettera, un atto, una fattura, un messaggio, etc. La sicurezza del sistema sta nel fatto che, conoscendo un elemento della coppia chiave pubblica, non è possibile dedurre l'elemento corrispondente chiave privata. La chiave privata, infatti, è l'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dal solo soggetto titolare che appone la firma digitale sulle pratiche telematiche. La chiave pubblica, invece, è l'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dagli interessati e con il quale si verifica la firma digitale del titolare della coppia di chiavi. La chiave pubblica è a disposizione di tutti, in quanto resa nota dall'ente Certificatore all'interno del "Registro dei Certificati" che è un archivio pubblico che ogni Ente Certificatore è obbligato a rendere disponibile sul proprio sito Internet. La corrispondenza fra una persona fisica e la propria chiave pubblica di crittografia è garantita dal certificato digitale, emesso dall Autorità di certificazione. Flusso di verifica utilizzo digitale chiavi asimmetriche È, in sostanza, l equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta e la sua apposizione garantisce: l autenticità del documento (sicurezza della paternità); l integrità del documento (certezza che non sia stato alterato); la sua validità. Non va confusa però con altre modalità di firma elettronica, come ad esempio la firma autografa scannerizzata e conservata come immagine. La firma digitale è utile nel momento in cui è necessario sottoscrivere una dichiarazione ottenendo la garanzia di integrità dei dati oggetto della sottoscrizione e di autenticità delle informazioni relative al sottoscrittore. La Firma Digitale garantisce che il documento informatico, dopo la sottoscrizione, non potrà essere modificato in alcun modo in quanto, durante la procedura di verifica, eventuali modifiche sarebbero riscontrate. Garantisce anche la certezza che solo il titolare del certificato possa aver sottoscritto il documento perché, non solo possiede il dispositivo di firma (smartcard o token USB) necessario, ma è anche l unico a conoscere il PIN (Personal Identification Number) necessario per utilizzare il dispositivo stesso. COME SI OTTIENE SCADENZE DISPOSITIVI Chi intende dotarsi di quanto necessario per poter sottoscrivere con firma digitale documenti informatici deve rivolgersi ad uno dei soggetti autorizzati: i Certificatori. L elenco pubblico dei certificatori (1) è disponibile via Internet all indirizzo: per la consultazione, dove sono anche disponibili i link ai siti web degli stessi Certificatori ove sono indicate le modalità operative da seguire. I cittadini che intendono utilizzare la firma digitale dovranno recarsi presso l autorità di registrazione (RA) del certificatore per l identificazione, la sottoscrizione del contratto di servizio e fornitura, per consegnare eventuale documentazione comprovante il possesso di titoli qualora si desideri che detti titoli siano riportati all interno del CERTIFICATO. La coppia di chiavi ha una scadenza temporale CON IL DPCM 30 marzo 2009 il legislatore ha risolto definitivamente la criticità legata alla scadenza (solitamente triennale) della Firma Digitale disponendo che: la firma digitale, anche se il relativo certificato qualificato risulti scaduto, revocato o sospeso, è valida se alla stessa è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma in un momento precedente alla scadenza, sospensione o revoca del suddetto certificato. Dispositivi di firma l dispositivi più diffusi sono le smartcard, che necessitano di un apposito lettore per poter funzionare, e le chiavette USB. Un cenno richiede anche il dispositivo HSM sistema di firma massiva. Sistema che consente, digitando il Pin di sblocco del dispositivo una sola volta, di sottoscrivere migliaia di documenti contemporaneamente. pag. 6

16 Dispositivi di Firma COME SI UTILIZZA La firma digitale è quindi un elemento sostanzialmente diverso da altre firme realizzate con strumenti informatici e definite più genericamente "firme elettroniche", come per esempio la scannerizzazione di tradizionali firme su carta. Dopo aver avviato il software di gestione delle firme, selezioniamo il file da sottoscrivere. A questo punto verrà richiesto l'inserimento del Pin, dopo di ché, automaticamente, verrà ricavata, con l'ausilio di una funzione di hash un'impronta tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa impronta, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali. Usando la chiave privata del sottoscrittore verrà crittografata l'impronta digitale precedentemente generata. Il risultato sarà la creazione del documento firmato digitalmente, meglio noto come "busta" contenente: il documento originario, la firma digitale (impronta crittografata con la chiave privata del sottoscrittore) ed il certificato di sottoscrizione che contiene la chiave pubblica. Processo di apposizione della Firma Digitale FIRMA GRAFOMETRICA La firma grafometrica, cioè la sottoscrizione autografa apposta su tablet con una particolare pen-drive, può qualificarsi come firma elettronica avanzata nel rispetto di particolari condizioni. Non basta la tecnologia, ma occorre il soddisfacimento di condizioni che sono relative alle fasi precedenti e successive all apposizione della firma e che sono elencate nelle regole tecniche agli articoli 56 e 57. Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri riguardante le regole tecniche in materia di firma elettronica avanzata, è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n.117 del 21 maggio Questo provvedimento, autorizza finalmente l impiego della firma elettronica avanzata (FEA) nella sottoscrizione di qualsiasi tipologia di documento con valore legale tra le parti: privati, imprese, Stato, P.A., cittadini, sanità, commercialisti, CAF e loro clienti. La firma grafometrica consiste nel siglare un documento riproducendo il processo tradizionale di firma apponendo la stessa su un tablet; la semplicità di questo processo la rende una soluzione utilizzabile da tutti, a prescindere che si possieda una smart card, un token di firma o un altro dispositivo. pag. 7

17 La pubblicazione delle regole tecniche conferma la validità giuridica dei documenti informatici sottoscritti con soluzioni di firma elettronica avanzata, agevolando i rapporti tra Aziende, Professionisti, Pubblica Amministrazione e cittadini. Affinché la Firma Grafometrica possa considerarsi Avanzata, e così acquisire valore legale, deve rispondere a determinate caratteristiche di sicurezza. Si parla sempre più spesso di firme apposte su tablet e di firme elettroniche avanzate. La firma apposta su tablet, di per sè considerata, è una firma elettronica, il cui valore probatorio, secondo quanto previsto dal Codice dell amministrazione digitale, è liberamente valutabile in giudizio. Può, dunque, la firma apposta su tablet essere considerata firma elettronica avanzata? Dipende. Si potrebbe, attraverso una formula di sintesi, affermare che la firma elettronica avanzata è una firma elettronica con alcune caratteristiche di sicurezza. Diversamente dalla firma elettronica qualificata e dalla firma digitale, la definizione di firma elettronica avanzata non comporta l uso necessario di una determinata tecnologia ma bensì l osservanza di determinate garanzie e più precisamente: A) l identificazione del firmatario del documento; B) la connessione univoca della firma al firmatario; C) il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma; D) la possibilità di verificare che l oggetto della sottoscrizione non abbia subito modifiche dopo l apposizione della firma; E) la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto; F) l individuazione del soggetto che ha erogato la soluzione di firma elettronica avanzata; G) l assenza di qualunque elemento nell oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati. La firma grafometrica è un processo rispetto al quale è necessario accertare, caso per caso, se soddisfa i requisiti indicati dalla norma, quali le caratteristiche del sistema di apposizione della firma, le modalità attraverso cui l utente appone la firma, le modalità di memorizzazione dei parametri biometrici della firma, la possibilità di verificare che il documento non abbia subito alterazioni dopo l apposizione della firma e la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto. Se la firma apposta su tablet soddisfa questi requisiti, allora siamo di fronte ad una firma elettronica avanzata. Procedura per una corretta apposizione di Firma Grafometrica su Tablet pag. 8

18 LE DIVERSE FIRME ELETTRONICHE DIFFERENZE TRA FIRMA DIGITALE E FIRMA CONVENZIONALE VISTA SINOTTICA SULLE DIVERSE FIRME ELETTRONICHE Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Politecnico di Milano Per ultimo ma non meno importante un cenno alla firma elettronica autenticata disciplinata dall art. 25 del CAD. L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata, consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale (es. Notaio), che: la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale; l eventuale certificato elettronico utilizzato risulta valido; il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico. Questa firma è equiparata, ai fini di legge, alla sottoscrizione autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale. pag. 9

19 C) PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La PEC garantisce certezza sull identità del mittente e del destinatario, sull integrità del messaggio elettronico, sulla data e ora di invio e di consegna perché gli attestati di ricevimento e di spedizione sono firmati digitalmente dai Provider certificati. Le Comunicazioni tra Imprese e Pubbliche Amministrazioni, ai sensi dell art. 5 bis del CAD, dovranno avvenire esclusivamente in via telematica. Lo prevede il Decreto del Consiglio dei Ministri 22/07/2011 pubblicato sulla G.U. n 267 del 16/11/2011 ed è co nfermato dal Decreto Semplifica Italia n. 35 del 4/04/2012 all art. 47 quinqies. L obbligo decorre dal 1/01/2014. Riguarda le presentazioni di istanze, dichiarazioni, dati, lo scambio di informazioni e documenti anche ai fini statistici. Le PA dovranno aver messo a disposizione sul proprio sito apposite procedure, in mancanza di questi canali dovrà essere utilizzata la PEC. L obbligo di comunicazione telematica si applica anche alla documentazione allegata alle istanze e dichiarazioni. Le PA non potranno più accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni. Intanto tra le Pubbliche Amministrazioni, il Decreto del Fare (testo vigente dal 21/08/2013) abolisce la trasmissione dei documenti tramite fax. SCHEMA DI FUNZIONAMENTO Per certificare l'invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale. Si considerino due domini di PEC gestiti da 2 gestori di PEC differenti (le stesse considerazioni valgono anche se i domini di PEC afferiscono allo stesso gestore). Il mittente compone il messaggio collegandosi al proprio gestore e lo predispone per l invio; il gestore del mittente controlla le credenziali d'accesso del mittente e le caratteristiche formali del messaggio; il gestore invia al mittente una ricevuta di accettazione con le seguenti informazioni: data e ora dell'invio, mittente, destinatario, oggetto del messaggio; il messaggio viene "imbustato" in un altro messaggio, chiamato "busta di trasporto" che il gestore provvede a firmare digitalmente. Questa operazione consente di certificare ufficialmente l'invio e la consegna del messaggio; il gestore PEC del destinatario riceve la busta e controlla la validità della firma del gestore del mittente e la validità del messaggio; se tutti i controlli hanno avuto esito positivo, il gestore del destinatario invia rispettivamente una ricevuta di presa in carico al gestore del mittente; il destinatario riceve dal proprio gestore il messaggio nella propria casella di posta; il gestore del destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegna alla casella del mittente; il processo si conclude anche se il destinatario non ha ancora letto il messaggio di posta. pag. 10

20 Schema di funzionamento della PEC CONSERVAZIONE PEC: COME, QUALI E PER QUANTO TEMPO La Posta Elettronica Certificata (PEC) e la corrispondenza elettronica (mail e fax) devono essere obbligatoriamente conservate a norma per ottemperare agli obblighi civilistici e fiscali. Gli art e 2214 del Codice Civile e l art. 22 del Dpr 600/1973 sull accertamento dei redditi impongono alle aziende di conservare ordinatamente per ciascun affare per almeno 10 anni la corrispondenza ufficiale inviata e ricevuta (e quindi la PEC), al pari dei documenti contabili. L art. 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) stabilisce che la PEC ha la stessa efficacia probatoria di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta certificata. La legge 28 gennaio 2009, n.2 art. 16 comma 9 stabilisce che non è necessario il consenso del destinatario per spedire un messaggio PEC. La Legge 28 gennaio 2009, n.2 (conversione del D.L. 29 novembre 2008, n. 185) stabilisce l obbligo, per le società di capitali, per le società di persone e per i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di una casella PEC e comunicarne obbligatoriamente l indirizzo al Registro delle Imprese (per le società) o all Albo/Collegio per i Professionisti ad esso iscritti. Il recente Decreto Legge n. 179 del 18/10/2012 all art. 5 comma 2 estende l obbligo alle imprese individuali e artigiane. Un normale client di posta elettronica ci consente, salvo rare eccezioni, di inviare e ricevere PEC con un interfaccia semplice ma non è certo lo strumento adatto a garantirci un archiviazione ordinata e rapida dei messaggi che possiamo ottenere con una archiviazione più evoluta, in grado di collegare automaticamente i messaggi alle ricevute (nella ricevuta vi è ovviamente un riferimento univoco al messaggio) ed eventualmente anche altri documenti correlati, creando un fascicolo ibrido: si manterrà così il formato originale a garanzia dell integrità e nello stesso tempo si favorirà un accesso rapido alle informazioni In termini di conservazione ricordiamo la distinzione tra il mezzo di comunicazione PEC e il messaggio PEC. La normativa italiana ci indica che il messaggio PEC è un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati, mentre il sistema di posta elettronica certificata è ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l invio e la consegna di documenti informatici. (DRP 68/2005 art.1 lettera f. e g.). Il messaggio PEC e le relative ricevute sono quindi documenti informatici, in entrambi sono presenti firma digitale e marca temporale del gestore: significa che i messaggi e le ricevute PEC sarebbero privi di valore legale se conservati su carta, se non per uso corrente, perché perderebbero le informazioni di certificazione di natura elettronica. pag. 11

21 Anche il CAD, all articolo 43, terzo comma recita che: I documenti informatici (quindi anche la PEC), di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali. Dalla normativa si evince quindi chiaramente che la Conservazione Sostitutiva è l unico sistema per conservare il valore legale dei messaggi e delle ricevute PEC nel tempo. QUALI PEC OCCORRE CONSERVARE Fermo restando la libera iniziativa personale in merito alla corretta ed ordinata tenuta dei propri archivi, nel particolare caso dei documenti fiscali è il Codice Civile a darci delle indicazioni. L articolo 2220 stabilisce il periodo di conservazione di dieci anni per le scritture contabili e per le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti, e per le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. D) FATTURAZIONE ELETTRONICA DEFINIZIONE NORMATIVA La fatturazione elettronica altro non è che il processo automatizzato di emissione, invio, ricezione ed elaborazione dei dati delle fatture per via elettronica. Con la L. 24 dicembre 2012, n. 228 l Italia ha recepito la Direttiva UE n. 2010/45 avente per oggetto il sistema comune dell imposta sul valore aggiunto. La Direttiva 2010/45/UE del Consiglio è stata emanata con lo scopo di addivenire a una maggiore semplificazione delle norme in materia di fatturazione, anche equiparando in tutto e per tutto, a far data dal 1 gennaio 2013, le fatture cartacee e quelle elettroniche. Il recepimento dei dettati della normativa comunitaria è stato attuato modificando, in particolare, gli art. 21 e 39 del DPR 26 ottobre 1972 n All'art. 21 del citato provvedimento è stata introdotta la vera novità della Direttiva 45/2010/UE, ossia la riformulata nozione di fattura elettronica, per la quale ora deve intendersi la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico (art. 217 della Direttiva 45/2010/UE); inoltre, la stessa disposizione precisa che la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. In tal senso, sulla scorta dell'attuale definizione, non tutte le fatture create in formato elettronico possono rientrare nella definizione di fattura elettronica di cui all'art. 217 della Direttiva. Solo per fare qualche esempio si consideri che: le fatture create in formato elettronico tramite un software di contabilità inviate e ricevute in formato cartaceo non possono rientrare nella definizione della Direttiva 2010/45/UE; le fatture create in formato cartaceo, poi scannerizzate, sottoscritte con firma elettronica avanzata (basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo per la creazione di firma sicura) e inviate e ricevute tramite posta elettronica, possono invece essere considerate fatture elettroniche ai sensi della normativa comunitaria. Da queste due ipotesi si rende evidente che per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è rilevante il tipo di formato originario, elettronico o cartaceo, della fattura, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa (ossia messa a disposizione) e ricevuta. pag. 12

22 Nota Bene: Expert Up le Note esplicative alla Direttiva 2010/45/UE precisano che "una fattura deve essere considerata emessa quando il fornitore/prestatore, o un terzo che agisce per conto del fornitore/prestatore, o l'acquirente/destinatario in caso di autofatturazione mette la fattura a disposizione in modo che possa essere ricevuta dall'acquirente/destinatario. La fattura elettronica viene trasmessa direttamente all'acquirente/destinatario, per esempio tramite posta elettronica o un collegamento sicuro, o indirettamente, per esempio attraverso uno o più prestatori di servizi, oppure viene messa a disposizione e resa accessibile all'acquirente/destinatario attraverso un portale Internet o con qualsiasi altro metodo". Alla stregua delle norme cui si è fatto cenno, solo una fattura che viene emessa e trasmessa elettronicamente può essere considerata fattura elettronica ai sensi dell'art. 217 della Direttiva 2010/45/UE e solo se l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite dall'utilizzo di una firma elettronica avanzata (ai sensi dell'articolo 2, punto 2, della Direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche, basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura ai sensi dell'articolo 2, punti 6 e 10, della Direttiva 1999/93/CE) o di una trasmissione elettronica dei dati (EDI, quale definita all'articolo 2 dell'allegato 1 della raccomandazione 1994/820/CE della Commissione, del 19 ottobre 1994, relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati, qualora l'accordo per questa trasmissione preveda l'uso di procedure che garantiscano l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati), ma anche dall'impiego di diverse tecnologie che permettano controlli di gestione che creino piste di controllo affidabili tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi. La scelta del formato non ha alcun effetto sulla natura elettronica del documento e può essere scelto liberamente dai soggetti passivi. Può trattarsi, per esempio, di fatture sotto forma di messaggi strutturati in formato XML, oppure di altri tipi di formato elettronico come un messaggio di PEC con un allegato PDF. Con particolare riferimento alla fatturazione elettronica, la norma prescrive che sia possibile farvi ricorso solo previa accettazione da parte del destinatario (condizione in realtà già imposta dalla formulazione previgente dell'art. 232 della Direttiva 2006/112/CE). Tale norma, però, non disciplina gli specifici contenuti in merito ai quali il destinatario dovrà esprimere il proprio consenso, che in concreto, dunque, potranno essere i più vari, compreso il suo comportamento (ad esempio provvedendo alla contabilizzazione della fattura, o al pagamento della stessa) considerabile quale espressione di accettazione. REQUISITI TECNICI L art. 233, par. 1 della Direttiva 2010/45/UE richiede caratteristiche che devono essere presenti ed essere assicurate, dal momento dell emissione sino al termine del periodo di conservazione. Tali requisiti sono in dettaglio: autenticità dell origine: definita dal Legislatore comunitario come la prova dell identità del fornitore o del prestatore o dell emittente della fattura Si deve sempre poter dimostrare con certezza chi è il fornitore di beni ovvero il prestatore di servizi e cioè il soggetto emittente la fattura; integrità del contenuto: dimostrabilità che il contenuto non risulti modificato dal momento dell emissione a quello del termine della conservazione; leggibilità nel tempo: a prescindere dal formato originale con cui è stato emesso e conservato il documento deve garantire la sua leggibilità nel tempo. Di conseguenza, la nuova disciplina prevede che i requisiti di autenticità ed integrità possono essere assicurati: senza l apposizione del riferimento temporale, risultando sufficiente apporre firme elettroniche qualificate o digitali (ma anche FEA non basate su un certificato qualificato) da parte dell emittente; utilizzando, in alternativa, sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione/prestazione collegata. pag. 13

23 Esempio: avvalendosi di controlli interni che incrocino i dati della fattura con gli accordi commerciali che hanno portato alla sua emissione, i documenti correlati (DDT, Ordine Cliente, etc.), la quietanza di pagamento e le scritture contabili. ricorrendo ad altre tecnologie in grado di garantire tali requisiti, fermo restando la facoltà di avvalersi di sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di emissione e trasmissione. MODALITÀ DI EMISSIONE E TRASMISSIONE Per precauzione pare quanto mai opportuno disciplinare contrattualmente anche la modalità tecnica di trasmissione e le specifiche utilizzate in tale fase e in quella di archiviazione e conservazione, come pure la periodicità di trasmissione delle fatture. Appare utile, quindi, sottolineare come in questa materia assumano un'importanza rilevante i contratti e le regolamentazioni tecniche intercorrenti tra le parti e giova ricordare che i servizi di fatturazione e conservazione possono essere affidati oggi in outsourcing a soggetti terzi (come espressamente previsto dal Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze 23 gennaio 2004, relativo alle modalità di conservazione su supporti digitali dei documenti rilevanti ai fini tributari). Nel caso in cui più fatture elettroniche siano trasmesse in un unico lotto allo stesso destinatario, da parte dello stesso cedente o prestatore, il novellato art. 21 del citato D.P.R. n. 633/1972 consente che le indicazioni comuni alle diverse fatture possano essere inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia accessibile la totalità delle relative informazioni. Tuttavia, lo stesso articolo (recependo l'art. 233 della Direttiva 45/2010/UE) prescrive espressamente che il soggetto passivo assicuri l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. Al fine di garantire tali requisiti, la norma prescrive di adottare: sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile; apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente; sistemi EDI (sistemi di Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati. MODALITÀ DI TRASMISSIONE Per lo scambio delle Fatture elettroniche si sa che la norma prevede un Accordo tra le parti ma queste possono in tutta autonomia decidere i modi e le forme che più ritengono opportune, come ad esempio un accordo tacito derivante dai loro comportamenti. Per esempio, se le parti decidono di attivare un sistema di notifica, potranno ricorrere all uso della posta elettronica certificata (PEC) che, come noto, equivale alla notifica a mezzo posta (raccomandata A/R). Apposizione Firma Digitale alla Fattura elettronica Trasmissione della fattura elettronica tramite posta elettronica certificata (PEC): pag. 14

24 Download della fattura elettronica dal server aziendale: I riferimenti normativi concernenti la creazione delle fatture elettroniche sono contenuti nell articolo 21 del D.P.R. 633/1972. Nel caso di più fatture elettroniche trasmesse in unico lotto allo stesso destinatario da parte dello stesso cedente o prestatore, le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia accessibile la totalità delle informazioni. Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati. Sotto il profilo fiscale la fattura elettronica si ha per emessa all atto della sua trasmissione per via elettronica, come disposto al comma 1 dell articolo 21. Quindi, come visto in precedenza, rileverà la data della PEC piuttosto che il messaggio di posta che avvisa il cliente che la fattura elettronica è scaricabile dal server aziendale. MODALITÀ DI TRASMISSIONE EDI In base all art. 21, del D.P.R. n. 633 del 1972, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto del documento informatico possono essere garantiti mediante l utilizzo di particolari sistemi di trasmissione elettronica di dati (EDI - Electronic Data Interchange). L'EDI è un sistema di trasmissione dati caratterizzato, principalmente, dallo scambio diretto di messaggi commerciali tra sistemi informativi, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali. Le parti dovranno attenersi all accordo predisposto dalla Commissione Europea con il quale è stato definito un modello di base contrattuale, contenente alcune linee guida da rispettare, in modo da migliorare il quadro giuridico e fornire un approccio uniforme per la risoluzione dei problemi giuridici (Raccomandazione della Commissione Ce n. 94/820/Ce del 19 ottobre 1994). In particolare, nel richiamato documento è chiarito che l EDI è un sistema di trasmissione che si basa sull impiego di messaggi strutturati e codificati secondo una norma concordata: essi possono essere elaborati dal computer automaticamente e senza ambiguità. L accordo tipo prevede, inoltre, che siano esplicitamente enunciate le procedure e misure di sicurezza riguardanti la verifica dell origine, la verifica dell integrità e il non disconoscimento dell origine e del ricevimento nonché la riservatezza dei messaggi EDI. Flusso EDI pag. 15

25 Sempre a seguito del recepimento della più volte citata direttiva UE il Momento di Emissione, sia per la fattura cartacea che per quella elettronica, si ha all atto della consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. Ciò che rileva è il momento in cui la fattura viene messa di fatto a disposizione del destinatario, ad esempio sul sito o sul portale elettronico dell emittente o del terzo incaricato all emissione per suo conto. La fattura elettronica presenta l efficacia prevista dall art c.c., ossia fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta. L utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria. FATTURAZIONE IN OUTSOURCING Al verificarsi di un ipotesi di outsourcing, già sostanzialmente avvalorata in via amministrativa, l emissione della fattura viene affidata al cliente o ad un terzo. Nella nuova versione dell art. 21, comma 1, del D.P.R. n. 633 del 1972, è infatti prevista la facoltà per il cedente del bene o prestatore del servizio, di far emettere la fattura dal cessionario o dal committente, ovvero, per suo conto, da un terzo. In tali casi: rimane comunque ferma la responsabilità del cedente/prestatore, con riferimento alle violazioni connesse all emissione della fattura; la fattura deve contenere l indicazione che la stessa è compilata dal cliente, ovvero, per conto del cedente o prestatore, da un terzo. Anche per l outsourcing non vengono meno le esigenze informative che rendono necessaria la comunicazione degli elementi caratterizzanti l operazione da fatturare e la verifica del rispetto dell obbligo di numerazione progressiva della fattura. Inoltre, qualora l emissione della fattura sia realizzata dal cliente ovvero da un terzo non incaricato della gestione della contabilità, la fattura deve essere inviata al cedente/prestatore, oppure al soggetto depositario delle scritture contabili da lui stesso indicato, affinché siano posti in essere gli obblighi di registrazione del documento, di liquidazione e di versamento dell imposta dovuta. Nel caso di fatturazione elettronica, in cui il cedente o prestatore abbia incaricato il proprio cliente o un terzo di emettere per suo conto la fattura, occorre che l origine e l integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente. In merito, è necessario considerare gli accordi intervenuti tra il cedente/prestatore ed il cliente/terzo, a seconda che questi prevedano l invio del documento finale già redatto oppure il semplice flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale. Nel primo caso l emittente è sempre il cedente/prestatore che deve pertanto apporre la propria firma elettronica. Nel secondo, invece, emittente è il soggetto terzo, che provvede ad aggregare i dati e, quindi, a generare il documento e che, di conseguenza, dovrà apporre la propria firma elettronica. In ogni caso, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, dal terzo. Schema di fatturazione elettronica in outsourcing pag. 16

26 E) FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA È l obbligo, imposto dall art. 209 della L. 24 dicembre 2007 n. 244, ai Fornitori della PA di utilizzare esclusivamente in forma elettronica l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili. Si è già detto che perché questo adempimento entrasse in vigore abbiamo dovuto attendere due decreti di cui l ultimo è il DM 55 del 3 aprile 2013 meglio conosciuto come Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007 n USCITO CON OLTRE 5 ANNI DI RITARDO L allegato B del DM sopracitato regola la materia che verrà di seguito analizzata. Nel documento citato sono chiaramente descritte le modalità operative e le relative soluzioni informatiche da utilizzare per l emissione e la trasmissione delle fatture di cui all articolo 1, comma 213, lettera b), della legge 24 dicembre 2007, n. 244, nonché quelle idonee a garantire l attestazione della data, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto della fattura elettronica di cui all articolo 1, comma 213, lettera g), della legge n DEFINIZIONI Prima di procedere all approfondimento delle modalità di emissione e trasferimento delle Fatture elettroniche verso la PA conviene riepilogare la Definizioni dei principali termini riportati: per Amministrazione, i soggetti individuati dall art. 1 del DM 55 del 3 aprile 2013, quali destinatari di fattura; per Certificatore, il soggetto pubblico o privato che emette certificati qualificati di firma conformi alla Direttiva europea 1999/93/CE e nazionale in materia; per Agenzia per l Italia Digitale (già DigitPA, già CNIPA), il Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione; per Fattura elettronica, il documento informatico, non contenente codice eseguibile né macroistruzioni, in formato strutturato nel rispetto di quanto previsto dall allegato A al DM 55 del 3 aprile 2013, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio e da questo recapitato all Amministrazione destinataria; può riferirsi ad una fattura singola ovvero ad un lotto di fatture; per Firma elettronica qualificata, la firma elettronica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; per Fornitore, il soggetto che emette fattura nei confronti dell Amministrazione; per FTP (File Transfer Protocol), il protocollo di trasferimento dati tra sistemi remoti; per HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secured), il protocollo di trasmissione dati su web con ulteriore livello di crittografia ed autenticazione dei dati trasmessi (SSL - Secure Sockets Layer); per Intermediario, il soggetto di cui si avvale il fornitore per l emissione e/o la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, o di cui si avvale l Amministrazione per la ricezione delle stesse dal Sistema di Interscambio; per Messaggio SOAP, messaggio XML, strutturato in un header e in un body, utilizzato nel colloquio tra web services; per Riferimento temporale, l informazione contenente la data e l ora che viene associata ad uno o più documenti informatici; insieme alla firma elettronica qualificata, caratterizza la fattura elettronica; per SdI, il Sistema di Interscambio, vale a dire la struttura istituita dal Ministero dell Economia e delle Finanze attraverso la quale avviene la trasmissione delle fatture elettroniche verso l Amministrazione (art.1, comma 211, legge 24 dicembre 2007 n. 244); per SPC, il Sistema Pubblico di Connettività di cui agli articoli 73 e seguenti del Codice dell Amministrazione Digitale; pag. 17

27 per SPCoop, la parte del SPC finalizzata all interazione tra i sistemi informatici delle Pubbliche Amministrazioni e tra queste e i cittadini; per WSDL (Web Service Definition Language), il linguaggio basato su XML per definire un web service e descriverne le modalità di accesso; per XML (Extensible Markup Language), l insieme di regole per strutturare in formato testo i dati oggetto di elaborazione. MODALITÀ DI EMISSIONE FORMATI AMMESSI Di seguito vengono analizzate le specifiche tecniche di emissione della fattura elettronica, con riferimento al formato di rappresentazione e alle caratteristiche del documento da trasmettere. I dati della fattura elettronica da trasmettere attraverso il SdI devono essere rappresentati in formato XML (extensible Markup Language), secondo lo schema e le regole riportate nelle Specifiche tecniche del formato della FatturaPA pubblicate sul sito del Sistema di Interscambio nella sezione Documentazione FatturaPA. Il SdI accetta come fattura elettronica solamente un documento informatico provvisto di un riferimento temporale e firmato elettronicamente tramite un certificato di firma elettronica qualificata, non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. Il certificato di firma elettronica qualificata deve essere rilasciato da un certificatore accreditato, presente nell elenco pubblico dei certificatori gestito dall Agenzia per l Italia Digitale così come disciplinato dall art. 29, comma 1, del DLGS 7 marzo 2005 n. 82 e successive modifiche. I formati ammessi per firmare elettronicamente la fattura sono i seguenti: CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS V1.7.4, così come previsto dalla normativa vigente in materia a partire dal 1 settembre 2010; XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versione 1.4.1, così come previsto dalla normativa vigente in materia a partire dal 1 settembre 2010; Nell ambito del formato di firma XML l unica modalità accettata è quella enveloped. Inoltre la firma XAdES deve presentare i Reference con URI= oppure con URI= #iddoc dove iddoc indica l identificativo del documento da firmare: non è possibile quindi omettere l attributo URI all interno degli elementi Reference. Come riferimento temporale il SdI intende la valorizzazione dell attributo signing time che deve essere presente nella firma elettronica apposta sul documento. MODALITÀ DI TRASMISSIONE SDI E NOMENCLATURA FILES Le fatture elettroniche devono essere trasmesse al SdI sotto forma di file secondo una delle modalità di seguito descritte: a) un file contenente una singola fattura; b) un file contenente un singolo lotto di fatture (dove il lotto è inteso nell accezione dell art. 21, comma 3, Decreto del Presidente della Repubblica del 26 ottobre 1972 n. 633); c) un file in formato compresso contenente uno o più file di tipo a) e/o uno o più file di tipo b); il formato di compressione accettato è il formato ZIP. Nei casi a) e b) il nome del file deve rispettare la seguente nomenclatura. Nome File pag. 18

28 dove: Expert Up il codice paese va espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code; l identificativo univoco del soggetto trasmittente, sia esso persona fisica o persona giuridica, è rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all estero); la lunghezza di questo identificativo è di: 11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT; 2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti; il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9]. Il file deve essere firmato elettronicamente. In base al formato di firma elettronica adottato, l estensione del file assume il valore.xml oppure.xml.p7m. Esempio: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml IT _00002.xml.p7m Nel caso di un file compresso contenente uno o più file-fattura il nome del file deve rispettare la stessa nomenclatura e l estensione del file può essere solo.zip. In questo caso non è il file compresso (.zip) che deve essere firmato digitalmente, ma ogni singolo file in esso contenuto. Esempio: ITAAABBB99T99X999W_ zip che al suo interno contiene, a titolo di esempio: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml ITAAABBB99T99X999W_00002.xml ITAAABBB99T99X999W_00003.xml.p7m La nomenclatura dei file viene mantenuta nella fase di inoltro all Amministrazione. Qualora al SdI sia inviato un file compresso, il SdI trasmette all Amministrazione destinataria il file o i file in esso contenuti e non il file compresso. MODALITÀ DI TRASMISSIONE DEL FILE AL SDI La trasmissione dei file verso il SDI può essere effettuata utilizzando le seguenti modalità: un sistema di posta elettronica certificata, o di analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, di seguito servizio PEC ; un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello web service fruibile attraverso protocollo HTTPS, di seguito servizio SdICoop ; un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione (SPCoop), di seguito servizio SPCoop ; un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito servizio SdIFtp ; un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema d Interscambio pag. 19

29 TRASMISSIONE TRAMITE PEC Il soggetto che intende utilizzare la posta elettronica certificata, deve avvalersi di un gestore con il quale mantenere un rapporto finalizzato alla disponibilità del servizio di PEC. Tale gestore deve essere tra quelli inclusi in apposito elenco pubblico gestito dall Agenzia per l Italia Digitale. Il file da trasmettere costituisce l allegato del messaggio di posta. Il messaggio con relativi allegati non deve superare la dimensione di 30 megabytes, valore massimo entro il quale il gestore è tenuto a garantire il suo invio. Restando in questo limite è possibile inviare, con lo stesso messaggio, uno o più file allegati. L utilizzo della PEC garantisce di per sé l identificazione del soggetto trasmittente così da non dover ricorrere a procedure di identificazione del soggetto come attività propedeutiche alla trasmissione e quindi il SdI entra in contatto per la prima volta con il soggetto trasmittente nel momento in cui si verifica la ricezione del primo messaggio di posta. Per garantire una gestione efficiente del processo di trasmissione il SdI utilizza più indirizzi di PEC tramite i quali ricevere i file e si comporta così. La prima volta che il soggetto trasmittente intende utilizzare la PEC, deve inviare il messaggio e i relativi file allegati all indirizzo di posta elettronica certificata del SdI pubblicato sul sito web il SdI, con il primo messaggio di risposta, notifica di errore, ricevuta di consegna, ricevuta di mancata consegna o attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito, comunica al trasmittente l indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per le successive eventuali trasmissioni e che verrà utilizzato anche dal SdI per i messaggi in risposta; in questo modo il SdI individua un indirizzo di PEC dedicato, ma non esclusivo, per il colloquio con ogni soggetto trasmittente. Il normale flusso di trasmissione tramite PEC prevede, se il processo di invio e ricezione va a buon fine, che al mittente vengano recapitate due ricevute: una di accettazione da parte del proprio gestore di posta, e una di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario; quest ultima non garantisce di per sé la lettura del messaggio e del relativo allegato, ma ne attesta il solo deposito nella casella del SdI. L avvenuta lettura del messaggio da parte del SdI, ed il corretto recapito della fattura allegata all Amministrazione destinataria, sono certificati dal SdI stesso attraverso la predisposizione e l invio al mittente di ricevute e notifiche ad hoc. TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SDIcoop) Il SdI mette a disposizione su rete Internet un servizio web, richiamabile da un sistema informatico o da una applicazione, che consente di trasmettere i file come allegati di un messaggio SOAP. La dimensione massima del file allegato al messaggio deve essere di 5 megabytes. Diversamente dalla PEC che consente, nel limite dimensionale di 30 megabytes, di inviare con un solo messaggio più file allegati, questa modalità permette la trasmissione di un solo file (fattura singola piuttosto che lotto di fatture) alla volta. Il servizio esposto ha le caratteristiche seguenti: protocollo HTTPS come trasporto; SOAP (with attachments) come standard per i messaggi; MTOM (Message Transmission Optimization Mechanism); WSDL (Web Services Description Language) per descrivere l'interfaccia pubblica del web service; autenticazione e autorizzazione basata sull utilizzo di certificati. Questa modalità di trasmissione prevede: la sottoscrizione da parte del soggetto trasmittente di uno specifico accordo di servizio; la gestione di identità digitali (certificati) per l accreditamento. Per utilizzare il servizio è necessario sottoscrivere un accordo di servizio: tale accordo regola il flusso telematico fra il soggetto che trasmette ed il SdI ed il flusso telematico delle informazioni relative alle notifiche e ricevute. pag. 20

30 In seguito alla sottoscrizione del suddetto accordo di servizio il SdI procede alla qualificazione del sistema chiamante con una serie di test d interoperabilità per verificare la correttezza del colloquio e, quindi, al rilascio di un certificato elettronico per l accreditamento del soggetto che richiama il servizio esposto. Il file, inviato come allegato SOAP, deve essere identificato secondo le regole di nomenclatura previste dalla normativa. Tutte le informazioni relative alle procedure per l utilizzo del servizio, così come la descrizione formale attraverso WSDL dei servizi, sono riportate nel documento Istruzioni per il servizio SDICoop - Trasmissione pubblicato sul sito web nella sezione Documentazione Sistema di interscambio. TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SPCoop) L utilizzo di tale modalità è possibile per i soggetti attestati su rete SPC e che dispongono di una porta di dominio qualificata secondo quanto previsto dalle regole tecniche della SPC-Coop Dpcm 1 aprile 2008 pubblicate su G.U. n. 144 del 21 giugno Il SdI dispone di una porta di dominio qualificata su rete SPC secondo le modalità e le caratteristiche previste dalla normativa di riferimento per i servizi di cooperazione tramite porta applicativa. Il servizio consente di trasmettere le fatture come file allegati ad una busta di e-gov; la dimensione massima del file allegato al messaggio deve essere di 5 megabytes. Per instaurare una relazione di servizio tra i soggetti trasmittenti e il SdI è necessario sottoscrivere un accordo di servizio secondo le modalità descritte nel documento SPCoop-AccordoServizio_v1.1 consultabile al seguente indirizzo: Il suddetto accordo di servizio è pubblicato nel Registro Generale deputato alla gestione degli accordi di servizio in ambito SPCoop (registro SICA). Tutte le informazioni relative alle procedure per l utilizzo del servizio, così come la descrizione formale attraverso WSDL dei servizi, sono riportate nel documento Istruzioni per il servizio SPCoop - Trasmittente pubblicato sul sito web nella sezione Documentazione Sistema di interscambio. pag. 21

31 SPC=Sistema Pubblico di connettività TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SDIFTP) L invio dei file al SdI, previo accordo con i soggetti interessati per disciplinare aspetti particolari di trasmissione, è possibile attraverso protocolli di interconnessione e canali trasmissivi, anche eventualmente già in uso (seppure per altre finalità) nei rapporti con l Amministrazione finanziaria, da collocare e/o integrare in ambito SPC, in conformità con le regole tecniche SPC, ed in ogni caso all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale. Per utilizzare il servizio è necessario sottoscrivere un accordo di servizio: tale accordo regola il flusso telematico fra il soggetto che trasmette ed il SdI ed il flusso telematico delle informazioni relative alle notifiche e ricevute. Tutte le informazioni relative alle procedure per l utilizzo del servizio, così come la descrizione formale attraverso WSDL dei servizi, sono riportate nel documento Istruzioni per il servizio SDIFTP pubblicato sul sito web nella sezione Documentazione Sistema di interscambio. SPC=Sistema Pubblico di connettività TRASMISSIONE TRAMITE WEB Tale modalità prevede l utilizzo di una funzionalità di trasmissione telematica via internet su canale sicuro, disponibile nella sezione Inviare la FatturaPA sul sito tramite questa funzionalità il trasmittente potrà inviare la fattura o l archivio di fatture (la dimensione del file da trasmettere non può eccedere il limite di 5 megabytes); successivamente all invio l utente potrà aspettare direttamente online l esito dei controlli svolti sulla/fattura/e e ricevere direttamente la ricevuta di consegna o l eventuale notifica di scarto, ovvero potrà visualizzare l esito dell invio in un secondo momento accedendo alle funzionalità dell area Monitorare la FatturaPA a disposizione sul sito del SdI. SDI TRASMETTE IL FILE ALL AMMINISTRAZIONE Il SdI trasmette all Amministrazione destinataria la fattura tramite l inoltro del file ricevuto in ingresso utilizzando canali di trasmissione analoghi a quelli utilizzati per la ricezione. Le modalità previste per l inoltro sono: un sistema di posta elettronica certificata, o di analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, di seguito Servizio PEC ; un sistema di porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione (SPCoop), di seguito Servizio SPCoop - Ricezione ; un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito Servizio SdIFtp. pag. 22

32 Oltre a trasmettere il file ricevuto in ingresso il SdI invia i dati utili per agevolare l elaborazione del file stesso da parte del ricevente; i dati sono riportati nel messaggio notifica dei metadati del file fattura che viene trasmesso come file XML. Servizio PEC L Amministrazione che per ricevere le fatture elettroniche dal SdI intende utilizzare la posta elettronica certificata, deve avvalersi di un gestore con il quale mantenere un rapporto finalizzato alla disponibilità del servizio di PEC. Tale gestore deve essere tra quelli inclusi in apposito elenco pubblico gestito dall Agenzia per l Italia Digitale, Il SdI utilizzerà, quale indirizzo di PEC, quello indicato in corrispondenza del codice ufficio riportato all interno dell anagrafica di riferimento, secondo le regole e le modalità descritte nell allegato D al DM n. 55 del 3 aprile 2013 e nelle specifiche operative pubblicate sul sito Il normale flusso di trasmissione tramite posta elettronica certificata prevede, se il processo di invio e ricezione va a buon fine, che al SdI vengano recapitate nella propria casella di PEC due ricevute: una di accettazione da parte del proprio gestore di posta, e una di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario; quest ultima attesta il deposito, nella casella di PEC del destinatario, del messaggio e dei relativi allegati ed ha valore, per il SdI, di messa a disposizione della fattura all Amministrazione e pertanto dà luogo all invio al trasmittente della ricevuta di consegna. Servizio SPCOOP - RICEZIONE L utilizzo di tale modalità è possibile per i soggetti attestati su rete SPC e che dispongono di una porta di dominio qualificata. Il servizio, esposto da una porta di dominio qualificata, consente al SdI di trasmettere il file fattura ed il file di notifica dei metadati del file fattura come allegato ad una busta di e-gov. Per instaurare una relazione di servizio tra il SdI e l Amministrazione ricevente è necessario sottoscrivere un accordo di servizio: tale accordo regola il flusso telematico per la trasmissione delle fatture elettroniche ed il flusso telematico per la trasmissione delle notifiche. Tutte le informazioni relative alle procedure di qualificazione e quelle necessarie per l utilizzo del servizio sono riportate nel documento Istruzioni per il Servizio SPCoop Ricezione pubblicato sul sito nella sezione Documentazione Sistema di Interscambio. Servizio SDIFTP L invio dei file dal SdI al destinatario è possibile, previo accordo con i soggetti interessati volto a disciplinare aspetti particolari di trasmissione, attraverso protocolli di interconnessione e canali trasmissivi anche eventualmente già in uso nei rapporti con l Amministrazione finanziaria, da collocare e/o integrare in ambito SPC, in conformità con le regole tecniche SPC, ed in ogni caso all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale. Per utilizzare il servizio è necessario sottoscrivere un accordo di servizio: tale accordo regola il flusso telematico fra il SdI ed il soggetto che riceve ed il flusso telematico delle informazioni relative alle notifiche e ricevute. Tutte le informazioni relative alle procedure per l utilizzo del servizio, così come la descrizione formale attraverso WSDL dei servizi, sono riportate nel documento Istruzioni per il servizio SDIFTP pubblicato sul sito web nella sezione Documentazione Sistema di Interscambio. SPC=Sistema Pubblico di connettività COMUNICAZIONI SDI Le comunicazioni prodotte dal SdI vengono inoltrate, salvo diversa indicazione, tramite lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file fattura. Le comunicazioni sono costituite da file XML firmati elettronicamente, con firma XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped, con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versione 1.4.1; i file vengono trasmessi come allegati ai messaggi previsti per i diversi canali trasmissivi. La struttura XML dei file di comunicazione è dettagliata nel documento Formato dei file di comunicazione del SDI guida all utilizzo (rif. Allegato B-1). pag. 23

33 In particolare: Expert Up nel caso di servizio PEC, le comunicazioni sono spedite all indirizzo di PEC del mittente o del destinatario del file fattura; i messaggi PEC sono costituiti da una versione Human Readable (il corpo del messaggio) e dal file XML in allegato; nel caso di servizio SdICoop l accordo prevede l esposizione, da parte del soggetto che ha trasmesso il file fattura, di un analogo servizio richiamabile dal SdI per l invio delle comunicazioni come file XML in allegato alla busta soap; nel caso di servizio SPCoop l accordo prevede l esposizione, da parte del soggetto che ha trasmesso o ricevuto il file fattura, di un analogo servizio richiamabile dal SdI per l invio delle comunicazioni come file XML in allegato alla busta e-gov; nel caso di servizio SdIFtp, le comunicazioni vengono inoltrate utilizzando lo stesso protocollo ed attraverso lo stesso canale (nel caso di canale bidirezionale) o canale dedicato (nel caso di canali unidirezionali); nel caso di invio telematico attraverso il servizio esposto su le comunicazioni sono reperibili, come file XML, tramite la funzionalità Monitorare la FatturaPA disponibile sul sito del SdI. MODALITÀ DI INOLTRO AL SDI DELLE COMUNICAZIONI DALLA PA Le comunicazioni che l Amministrazione ricevente deve inviare al SdI vengono inoltrate, salvo diversa indicazione, attraverso lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file fattura dal SdI all Amministrazione stessa. Le comunicazioni sono costituite da file XML che vengono trasmessi come allegati ai messaggi previsti per i diversi canali trasmissivi. La struttura XML dei file di comunicazione è dettagliata nel documento Formato dei file di comunicazione del SDI guida all utilizzo (rif. Allegato B- 1). I file, a discrezione dell Amministrazione, possono essere firmati elettronicamente, con firma XAdES- BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped, con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versione (paragrafo 2.1). In particolare: nel caso di servizio PEC, le comunicazioni sono spedite dall Amministrazione al medesimo indirizzo di PEC utilizzato dal SdI per la trasmissione; i messaggi PEC sono costituiti da una versione Human Readable (il corpo del messaggio) e dal file XML in allegato; nel caso di servizio SPCoop - Ricezione l accordo prevede l esposizione, da parte dello SdI, di un analogo servizio richiamabile dall Amministrazione per l invio delle comunicazioni come file XML in allegato alla busta e-gov; nel caso di servizio SdIFtp, le comunicazioni vengono inoltrate utilizzando lo stesso protocollo ed attraverso lo stesso canale (nel caso di canale bidirezionale) o canale dedicato (nel caso di canali unidirezionali). In ogni caso è possibile per l Amministrazione ricevente, a prescindere dalla modalità utilizzata per la ricezione della fattura, trasmettere le comunicazioni di ritorno al SdI tramite PEC. Specifiche tecniche operative delle regole tecniche di cui all Allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013 [versione 1.1] 31/03/2014 Pag. 18 di 52 pag. 24

34 MODALITÀ DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Adesso cercherò di descrivere le procedure operative per la trasmissione delle fatture elettroniche attraverso il SdI, e lo scambio di informazioni (ricevute, notifiche) tra gli attori del processo. Affinché l Amministrazione ricevente possa validamente interagire con il SdI devono essere soddisfatti i requisiti indispensabili alla sua qualificazione e al suo riconoscimento. Il soddisfacimento di tali requisiti passa attraverso le seguenti attività: a) immissione ed aggiornamento dei dati di competenza all interno dell anagrafica delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) secondo le regole riportate nell allegato D del DM n. 55 del 3 aprile 2013 e nelle specifiche tecniche pubblicate sul sito e secondo le modalità previste dalle regole tecniche della SPC-Coop Dpcm 1 aprile 2008 pubblicate nella G.U. n. 144 del 21 giugno 2008; b) definizione del canale di trasmissione attraverso: l adozione di una casella di posta elettronica certificata (PEC) o di analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse; la qualificazione della porta di dominio (PdD-SPCoop), secondo le regole disposte dall Agenzia per l Italia Digitale, e la realizzazione del servizio di ricezione e pubblicazione del relativo accordo di servizio, secondo le modalità e le specifiche pubblicate sul sito la definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi di notifica, attraverso protocolli di file transfer all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale. INSERIMENTO DATI IPA Inserimento Dati IPA pag. 25

35 CARICAMENTO CODICI UFFICIO UNIVOCI Attività inerenti all individuazione e la comunicazione dei Codici Ufficio Univoci PROCEDURA ACCREDITAMENTO FORNITORE AI FINI DELL INTERAZIONE CON IL SDI Affinché il fornitore possa validamente interagire con il SdI, devono essere soddisfatti i requisiti minimi indispensabili alla sua identificazione. Il soddisfacimento di tali requisiti si ottiene definendo uno o più canali di trasmissione/comunicazione attraverso: dotazione di una casella di posta elettronica certificata o di analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse; adesione e sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI; definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi di notifica, attraverso protocolli di file transfer all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale. Nel caso di utilizzo del servizio di invio telematico esposto su l identificazione avviene attraverso l indicazione di codice fiscale e password rilasciate dai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate Fisconline o Entratel oppure, in alternativa, attraverso l utilizzo di un dispositivo di tipo Smartcard rispondente ai requisiti della Carta Nazionale dei Servizi-CNS, preventivamente registrata ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate. PREPARAZIONE E INVIO FATTURA ALLA PA La procedura di invio della fattura al SdI vede, quali attori coinvolti: il fornitore; il Sistema di Interscambio; il soggetto trasmittente (se diverso dal fornitore). I passaggi rappresentativi si possono schematizzare nei punti seguenti: il fornitore predispone la fattura elettronica; il fornitore controlla la fattura; sulla fattura così predisposta il fornitore, o un terzo delegato ad emettere fattura per conto del fornitore, appone la firma elettronica qualificata ed il riferimento temporale; il file così generato, viene trasmesso (dal fornitore direttamente o da un terzo soggetto trasmittente) al SdI per mezzo dei canali e le modalità analizzate in precedenza. pag. 26

36 PROCEDURA DI INOLTRO E GESTIONE RICEVUTE E NOTIFICHE PROCEDURA DI INOLTRO DELLA FATTURA ALL AMMINISTRAZIONE La procedura di inoltro della fattura elettronica dal SdI all Amministrazione vede, quali attori coinvolti: il Sistema di Interscambio; l Amministrazione destinataria; il soggetto ricevente (se diverso dall Amministrazione destinataria). Il SdI, una volta effettuate le verifiche previste, inoltra all Amministrazione destinataria, oppure ad un terzo soggetto ricevente di cui la stessa si avvale, la fattura elettronica attraverso i canali e con le modalità sopra descritte. Nei casi in cui uno stesso soggetto svolga contemporaneamente il ruolo di intermediario alla trasmissione per il fornitore e di intermediario alla ricezione per l Amministrazione destinataria attraverso lo stesso canale trasmissivo, è possibile adottare un flusso semplificato per le cui particolarità si rimanda alla sezione Sistema di Interscambio File, fatture e messaggi del sito PROCEDURA DI GESTIONE DELLE RICEVUTE E DELLE NOTIFICHE Tutti i canali di trasmissione descritti precedentemente prevedono dei messaggi di ritorno a conferma del buon esito della trasmissione; questi messaggi sono specifici delle infrastrutture di comunicazione e garantiscono la messa a disposizione del messaggio e dei file allegati da parte di chi invia rispetto a chi riceve. Il SdI attesta l avvenuto svolgimento delle fasi principali del processo di trasmissione delle fatture elettroniche attraverso un sistema di comunicazione che si basa sull invio di ricevute e notifiche tramite le modalità ed i canali sopra descritti. La procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche vede, quali attori coinvolti: il fornitore; il soggetto trasmittente (se diverso dal fornitore); il Sistema di Interscambio; l Amministrazione destinataria; il soggetto ricevente (se diverso dal Amministrazione destinataria). La procedura può essere schematizzata nei punti seguenti: a) il SdI, ricevuto correttamente il file, assegna un identificativo proprio ed effettua le verifiche previste; b) in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente (fornitore o terzo trasmittente); c) nel caso di esito positivo il SdI trasmette la fattura al destinatario (Amministrazione o terzo ricevente) e unitamente a questa trasmette anche una notifica di metadati del file fattura tramite la quale sono comunicate le informazioni utili all elaborazione ed alla comunicazione da parte del ricevente; d) nel caso di buon esito della trasmissione, il SdI invia al trasmittente (fornitore o terzo) una ricevuta di consegna della fattura elettronica; e) nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione al destinatario non fosse possibile entro i termini previsti, il SdI invia al soggetto trasmittente (fornitore o terzo trasmittente) una notifica di mancata consegna; resta a carico del SdI l onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e, a problema risolto, di procedere con l invio. Se, trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna, il SdI non è riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario (Amministrazione o terzo ricevente), inoltra al soggetto trasmittente (fornitore o terzo trasmittente) una definitiva attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare pag. 27

37 interpretativa n.1 del 31 marzo 2014, emessa dal Dipartimento Finanze del MEF di concerto con il Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri; f) per ogni fattura elettronica recapitata al destinatario (Amministrazione o terzo ricevente), il SdI permette all Amministrazione, entro il termine di 15 giorni dalla prima comunicazione inviata al soggetto trasmittente (fornitore o terzo trasmittente), più precisamente dalla data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna, di inviare una notifica di accettazione/rifiuto della fattura e, nel caso, provvede ad inoltrarla al trasmittente (fornitore o terzo trasmittente) a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica; g) se entro il termine dei 15 giorni suddetto il SdI non riceve alcuna comunicazione, il SdI inoltra notifica di decorrenza dei termini sia al trasmittente (fornitore o terzo trasmittente) sia al soggetto che ha ricevuto la fattura (Amministrazione o terzo ricevente). Tale notifica ha la sola funzione di comunicare alle due parti che il SdI considera chiuso il processo relativo a quella fattura. CONTROLLI EFFETTUATI DAL SDI Il SdI, per ogni file correttamente ricevuto, effettua una serie di controlli propedeutici all inoltro al soggetto destinatario. Si tratta di operazioni necessarie a minimizzare i rischi di errore in fase elaborativa, a realizzare un filtro verso l Amministrazione per prevenire possibili e dispendiose attività di contenzioso e/o per accelerare eventuali interventi di rettifica sulle fatture a vantaggio di una più rapida conclusione del ciclo fatturazione-pagamento. Il mancato superamento di questi controlli genera lo scarto del file che, conseguentemente, non viene inoltrato al destinatario della fattura. Le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare quanto segue. Nomenclatura ed unicità del file trasmesso La verifica viene eseguita al fine di intercettare l invio accidentale dello stesso file; attraverso un controllo sulla nomenclatura del file ricevuto il SDI verifica che il nome file non sia stato già inviato con un file con lo stesso nome; in caso di esito negativo del controllo (nome file già presente nel SDI o nome file non conforme) il file viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice Nome file non valido Codice Nome file duplicato Dimensione del file La verifica è effettuata al fine di garantire che il file ricevuto possa essere elaborato correttamente e nei tempi previsti. Codice Le dimensioni del file superano quelle ammesse Integrità del documento La verifica viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche successivamente all apposizione della firma; attraverso un controllo sulla firma elettronica qualificata apposta sull oggetto trasmesso, il SdI verifica l integrità dell oggetto stesso; laddove dovesse emergere che il documento ricevuto non corrisponde al documento sul quale è stata apposta la firma, il documento viene rifiutato con la seguente motivazione: Codice File non integro (firma non valida) Autenticità del certificato di firma La verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la firma elettronica qualificata al documento; sulla base delle informazioni messe a disposizione dalle Certification Authorities, il SdI verifica la validità del certificato di firma, che non deve risultare scaduto, revocato o sospeso; in caso di certificato di firma non valido, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice Certificato di firma scaduto Codice Certificato di firma revocato Codice CA (Certification Authority) non affidabile Codice Certificato non valido pag. 28

38 Conformità del formato fattura La verifica viene effettuata per garantire la corretta elaborazione del contenuto del documento; sulla base di quanto riportato nell allegato A del DM n. 5 del 3 aprile 2013 e nelle relative specifiche tecniche pubblicate sul sito del Sistema di Interscambio il SdI effettua dei controlli di corrispondenza con lo schema XML del file trasmesso, compresa la presenza dei dati definiti obbligatori; qualora dovesse risultare una non corretta aderenza alle regole, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice File firmato senza riferimento temporale Codice File firmato con riferimento temporale non coerente Codice File / archivio vuoto o corrotto Codice File non conforme al formato Codice Superato il numero massimo di errori di formato Codice Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura Codice Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA diversa da zero non deve essere presente il campo Natura Codice La data della fattura non deve essere successiva alla data di ricezione Codice Se esiste una riga di dettaglio con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il blocco Dati Generali/Dati Generali Documento/ Dati Ritenuta Codice Nel blocco Dati Cassa Previdenziale con Aliquota IVA pari a zero, deve essere presente il campo Natura Codice Nel blocco Dati Cassa Previdenziale con Aliquota IVA diversa da zero, il campo Natura non deve essere presente Codice Se esiste un blocco Dati Cassa Previdenziale con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il blocco Dati Generali /Dati Generali Documento /Dati Ritenuta Codice Almeno uno dei campi Id Fiscale IVA e Codice Fiscale del Cessionario Committente deve essere valorizzato Validità del contenuto della fattura La verifica viene effettuata per accertare la presenza dei dati necessari al corretto inoltro del documento al destinatario; inoltre vengono effettuati dei controlli per prevenire situazioni di dati errati e/o non elaborabili; SdI verifica la valorizzazione e validità di alcune informazioni presenti nel documento trasmesso; in particolare viene effettuato un controllo: sulla presenza, nell anagrafica di riferimento del codice identificativo del destinatario e delle informazioni necessarie al recapito, salvo il caso in cui il codice identificativo sia valorizzato a (valore di default) in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa n.1 del 31 marzo 2014; il controllo prevede anche una verifica sulla data di avvio del servizio di fatturazione elettronica presente nell anagrafica di riferimento, data che non deve essere successiva a quella in cui viene effettuato il controllo (data di sistema); sulla presenza, nell anagrafica di riferimento di uno o più uffici di fatturazione elettronica attivi associati al codice fiscale corrispondente all identificativo fiscale del cessionario \ committente riportato in fattura, nei casi in cui il codice identificativo del destinatario sia valorizzato a (valore di default) in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa n.1 del 31 marzo 2014; sulla presenza, nell anagrafica di riferimento di uno ed un solo ufficio di fatturazione elettronica attivo (diverso da quello Centrale previsto dalle specifiche operative relative all allegato D al DM 3 aprile 2013, n. 55) associato al codice fiscale corrispondente all identificativo fiscale del cessionario/committente riportato in fattura, nei casi in cui il codice identificativo del destinatario sia valorizzato con il codice di fatturazione elettronica Centrale in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa n.1 del 31 marzo 2014; sulla validità dei codici fiscali e delle partite IVA relative al Cedente Prestatore, Rappresentante Fiscale e Cessionario Committente, attraverso una verifica di presenza nell anagrafe tributaria; il controllo non è effettuato per gli identificativi fiscali assegnati da autorità estere. pag. 29

39 Laddove anche uno solo di questi controlli non dovesse essere superato, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice Id Fiscale del soggetto trasmittente non valido Codice Id Fiscale IVA del Cedente Prestatore non valido Codice Codice Fiscale del Cedente Prestatore non valido Codice Id FiscaleI VA del Rappresentante Fiscale non valido Codice Codice Fiscale del Rappresentante Fiscale non valido Codice Id Fiscale IVA del Cessionario Committente non valido Codice Codice Fiscale del Cessionario Committente non valido Codice Codice Destinatario non valido Codice Codice Destinatario non attivo Codice Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell anagrafica di riferimento, in presenza di Codice Destinatario valorizzato con codice ufficio Centrale Codice Codice Fiscale del Cessionario Committente presente nell anagrafica di riferimento in presenza di Codice Destinatario valorizzato a Verifiche di unicità della fattura La verifica viene eseguita al fine di intercettare un accidentale reinvio della stessa fattura; il SdI controlla che la fattura che sta esaminando non sia stata già trasmessa ed elaborata; in quest ottica, qualora i dati contenuti all interno della fattura e relativi a: identificativo cedente/prestatore; tipologia documento; anno della data fattura ; numero fattura; coincidano con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e non ufficialmente scartata/rifiutata né dal SdI né dal destinatario (Amministrazione o terzo ricevente), il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: Codice Fattura duplicata Codice Fattura duplicata nel lotto Recapitabilità della fattura Nel caso di fatture emesse secondo modalità e termini stabiliti con decreto ministeriale ai sensi dell'articolo 73 del DPR 633/72 e per le quali sia stato valorizzato a SI il campo Art. 73 (cosa che consente al cedente/prestatore l'emissione nello stesso anno di più documenti aventi stesso numero), la verifica di unicità viene effettuata attraverso un confronto sull hash del file che non deve coincidere con quello di un file precedentemente trasmesso al SdI. Tutti i controlli che abbiamo descritto, qualora il file inviato al SdI sia relativo ad un documento lotto di fatture (ex art. 1, comma 3, DLGS 20 febbraio 2004 n. 52), comportano l accettazione o il rifiuto del file nella sua totalità. Diversamente, se al SdI viene inviato un file in formato compresso i controlli, con conseguente accettazione o scarto, riguardano ogni singolo file presente al suo interno. TEMPI DI ELABORAZIONE SDI Nella tabella seguente sono indicati gli eventi temporali (data e ora) che caratterizzano il processo e vengono riportati nelle ricevute di trasmissione e consegna del SdI: T0 è il momento in cui la fattura viene ricevuta dal SdI (campo DataOraRicezione del messaggio di notifica di consegna o di mancata consegna); T1 è il momento in cui la stessa viene ricevuta dal destinatario (campo DataOraConsegna del messaggio di notifica di consegna). pag. 30

40 Per identificare i momenti la tabella riporta i riferimenti utilizzati sulla base del canale di trasmissione scelto dal mittente e dal destinatario. Il Sistema di Interscambio registra comunque, nell ambito dei propri archivi, il momento in cui lo SdI invia la fattura al destinatario così come data/ora del primo tentativo di invio in caso di mancata consegna. CANALE di TRASMISSIONE T0 T1 Servizio PEC Servizio SdICoop Servizio SPCoop Servizio SdIFtp Invio Telematico via web Data e ora presenti all interno della ricevuta di consegna inviata al soggetto trasmittente (fornitore o terzo) dal suo gestore di PEC Data e ora presenti all interno della response del servizio esposto dal SdI Data e ora presenti all interno della response del servizio esposto dalla porta di dominio del SdI Data e ora restituiti dal servizio di trasmissione Data e ora restituiti dal messaggio di risposta della funzionalità di invio Data e ora presenti all interno della ricevuta di consegna inviata al SdI dal gestore di PEC del soggetto destinatario (Amministrazione o terzo ricevente) Canale non previsto Data e ora presenti all interno della response del servizio esposto dalla porta di dominio del soggetto destinatario (Amministrazione o terzo ricevente) Data e ora restituiti dal servizio di trasmissione Canale non previsto La stima del tempo intercorrente tra il momento T0 ed il momento T1 può essere quantificata in un tempo medio di circa 48 ore, variabile in ragione della specificità del canale scelto dall Amministrazione ricevente e della frequenza di afflusso delle fatture al Sistema di Interscambio. Tale stima tiene anche conto di una media dei tempi di completamento delle operazioni sui diversi canali. Le regole tecniche del servizio PEC, ad esempio, prevedono 24 ore come tempo massimo per la sola fase di consegna. INTERMEDIARI ABILITATI La normativa consente di trasmettere le Fatture Elettroniche al Sistema di Interscambio anche per il tramite di intermediari abilitati. A oggi, tuttavia, il Legislatore non ha ancora previsto alcuna specifica disciplina al riguardo: è lecito attendersi, quindi, che possano essere compresi in questa definizione, per la sola attività di trasmissione dei dati, anche i seguenti soggetti: i provider EDI (i cosiddetti VAN EDI); i provider che svolgono servizi di Conservazione Elettronica; le banche che offrono servizi di trasmissione telematiche di fatture tramite il canale CBI; i commercialisti, abilitati alla trasmissione delle comunicazioni telematiche; le associazioni di categoria, cui gli associati delegano le trasmissioni delle dichiarazioni; ecc.. CODICE UNIVOCO UFFICIO Il Dipartimento delle Finanze e il Dipartimento della Funzione Pubblica, il 31 marzo 2014, hanno emanato la Circolare interpretativa sul decreto 3 aprile 2013 n. 55 in materia di fatturazione elettronica nei confronti della pubblica amministrazione. La circolare si sofferma su alcuni punti molto importanti, soprattutto per il rispetto delle scadenze previste dalla normativa. pag. 31

41 Innanzitutto, dal momento che tutte le PA sono tenute a inserire l'anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche nell'ipa (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) entro tre mesi dalla data di decorrenza dell'obbligo di fatturazione elettronica, così come prescritto dall'art. 6 del DM 55/ al fine di ottenere con un congruo anticipo un codice univoco per ciascun ufficio che deve essere obbligatoriamente riportato in ogni fattura elettronica emessa verso la PA interessata - la Circolare interpretativa chiarisce: i codici dell'ipa una volta ottenuti devono essere comunicati dalla PA ai fornitori perché gli stessi possano inserirli nelle fatture da inviare al Sistema di interscambio (SDI) unitamente alla relativa associazione con i contratti vigenti. Nel caso in cui il Fornitore non abbia ricevuto la comunicazione del codice ufficio destinatario della fattura o, pur rilevando la presenza dell'amministrazione nell'ipa, non riesca a individuare l'ufficio interessato in modo univoco, può utilizzare il codice dell'ufficio di fatturazione elettronica centrale denominato "Uff_eFatturaPA": se il SdI rileverà che invece sia possibile identificare univocamente l'ufficio interessato il sistema respingerà la fattura inviando al mittente una notifica di scarto in cui viene segnalato il codice ufficio identificativo. Nel caso in cui non solo il fornitore non abbia ricevuto comunicazione del codice dell'ufficio, ma l'amministrazione interessata non sia rilevabile nell'ipa, il fornitore potrà usare nella fattura il valore di default il (Codice FE Centrale) ricevendo dal SdI un'"attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito", firmata elettronicamente e contenente la fattura inviata, che sarà sufficiente a dimostrare che la fattura sia stata emessa ma che non sia stato possibile recapitarla all'amministrazione per cause non imputabili al fornitore. In questo caso il fornitore potrà trasmettere direttamente la fattura elettronica all'amministrazione (potrà ad esempio inviare direttamente l'attestato del SdI tramite posta elettronica o altro canale telematico). TEMPI DI ENTRATA IN VIGORE DELLA NORMATIVA E SOGGETTI COINVOLTI Il Consiglio dei Ministri ha varato il decreto legge, cosiddetto decreto Irpef o del taglio del cuneo fiscale, contenente all art. 25 alcune novità importanti sulla Fatturazione Elettronica verso la PA. Art. 25 (Anticipazione obbligo fattura elettronica) 1. Nell ambito del più ampio programma di digitalizzazione delle amministrazioni pubbliche definito dall Agenzia per l Italia digitale, al fine di accelerare il completamento del percorso di adeguamento all utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici tra pubblica amministrazione e fornitori, il termine di cui all articolo 6, comma 3 (e 4), del Decreto del Ministro dell economia e delle finanze del 3 aprile 2013, n. 55 recante Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n e quello di cui all articolo 1, comma 214, della legge 24 dicembre 2007, n.244 e successive modificazioni, è anticipato al 31 marzo Al fine di assicurare l effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso le stesse pubbliche amministrazioni riportano: 1) il Codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136; 2) il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell art. 11 della Legge 16 gennaio 2003, n. 3; 3. Le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici Cig e Cup ai sensi del comma 2. PRIMA DECORRENZA: UFFICI PA COINVOLTI L avvio della Fatturazione Elettronica verso la pubblica Amministrazione che avverrà il 6 giugno 2014 coinvolgerà 13 Ministeri, 3 Agenzie Fiscali, e 22 Enti di Previdenza e assistenza sociale. Si tratta di 38 soggetti articolati in oltre uffici destinatari di fattura elettronica (se pensiamo che l ISTAT considera le Istituzioni scolastiche e le Istituzioni per l alta formazione artistica, musicale e coreutica quali unità locali del Ministero dell Istruzione Università e Ricerca ) ecco che essendo le scuole sul territorio emanazioni del Ministero (Ente Centrale) saranno tutte soggette all obbligo di Fatturazione Elettronica a partire dal 6 giugno pag. 32

42 ELENCO ISTAT DELLE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE AGGIORNATO AL 30 SETTEMBRE 2013 Nota Bene: per la legenda delle note di dettaglio riferita all elenco di seguito riportato fare riferimento all apposita tabella presente in coda all elenco stesso. All INTERNO della Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 229 del 30 settembre 2013 ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA Elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato individuate ai sensi dell articolo 1, comma 3 della legge 31 dicembre 2009, n. 196 (Legge di contabilità e di finanza pubblica) Le amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato sono individuate nell elenco che segue. L elenco è compilato sulla base di norme classificatorie e definitorie proprie del sistema statistico nazionale e comunitario (Regolamento UE n. 2223/96, SEC95 Sistema Europeo dei Conti). I criteri utilizzati per la classificazione sono di natura statistico-economica. Organi costituzionali e di rilievo costituzionale Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri (2) Agenzie fiscali Agenzia del Demanio Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (3) Agenzia delle Entrate (4) Enti di regolazione dell'attività economica Elenco delle Amministrazioni pubbliche (1) Amministrazioni centrali Agenzia italiana del farmaco AIFA Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali - AGE.NA.S Agenzia nazionale per la sicurezza del volo - ANSV Agenzia nazionale per la sicurezza delle ferrovie Agenzia per l Italia digitale (5) Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni - ARAN Agenzia per le erogazioni in agricoltura AGEA Cassa conguaglio per il settore elettrico Cassa conguaglio trasporti di gas petroli liquefatti Ente nazionale per il microcredito Enti produttori di servizi economici Agenzia nazionale per il turismo ENIT Agenzia nazionale per l amministrazione e la destinazione dei beni sequestrati e confiscati alla criminalità organizzata Amministrazione degli archivi notarili Anas S.p.A. Ente nazionale per l aviazione civile - ENAC Ente nazionale risi Fondo innovazione tecnologica FIT pag. 33

43 FormezPA - Centro servizi, assistenza, studi e formazione per l'ammodernamento delle P.A. Gruppo Equitalia Agenzia per la promozione all'estero e l'internazionalizzazione delle imprese italiane -ICE (6) Italia lavoro S.p.A. Autorità amministrative indipendenti Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca - ANVUR Autorità garante per l infanzia e l adolescenza Autorità garante della concorrenza e del mercato - AGCM Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture - AVCP Autorità per le garanzie nelle comunicazioni - AGCOM Autorità per l'energia elettrica e il gas - AEEG Commissione di garanzia per l'attuazione della legge sullo sciopero nei servizi pubblici essenziali Commissione indipendente per la valutazione, la trasparenza e l integrità delle amministrazioni pubbliche - Autorità nazionale anticorruzione - CIVIT Garante per la protezione dei dati personali Enti a struttura associativa Associazione nazionale delle autorità o enti di ambito territoriale - ANEA Associazione nazionale comuni italiani - ANCI Associazione nazionale consorzi universitari - ANCUN Conferenza dei rettori delle università italiane CRUI Federazione nazionale dei consorzi di bacino imbrifero montano - FEDERBIM Istituto per la finanza e l economica locale - IFEL Unione delle province d Italia UPI Unione italiana delle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura - UNIONCAMERE Unione nazionale comuni comunità enti montani - UNCEM Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali (7) Accademia della Crusca Agenzia nazionale per i giovani Agenzia per lo svolgimento dei XX giochi olimpici invernali Torino 2006 (8) Associazione italiana della Croce rossa - CRI Comitato italiano paralimpico - CIP Comitato olimpico nazionale italiano - CONI Coni servizi S.p.A. Federazione italiana giuoco squash - FIGS Biblioteca europea di informazione e cultura BEIC Centro internazionale radio medico - CIRM Centro sperimentale di cinematografia - CSC Fondazione Festival dei Due Mondi Fondazione La biennale di Venezia Fondazione La quadriennale di Roma Fondo edifici di culto Istituto nazionale per la promozione della salute delle popolazioni migranti ed il contrasto delle malattie della povertà - INMP Lega italiana per la lotta contro i tumori Museo storico della liberazione Scuola archeologica italiana di Atene Segretariato europeo per le pubblicazioni scientifiche - SEPS Società per lo sviluppo dell arte, della cultura e dello spettacolo - Arcus S.p.A. (9) Enti e Istituzioni di ricerca (10) Istituto nazionale di documentazione, innovazione e ricerca educativa INDIRE (11) Agenzia spaziale italiana - ASI Consiglio nazionale delle ricerche - CNR pag. 34

44 Consiglio per la ricerca e la sperimentazione in agricoltura - CRA Consorzio per l area di ricerca scientifica e tecnologica di Trieste Agenzia nazionale per le nuove tecnologie, l energia e lo sviluppo economico sostenibile - ENEA Fondazione Centro ricerche marine di Cesenatico Fondazione Istituto italiano di tecnologia - IIT Istituto agronomico per l oltremare Istituto italiano di studi germanici Istituto nazionale di alta matematica Francesco Severi - INDAM Istituto nazionale di astrofisica - INAF Istituto nazionale di economia agraria - INEA Istituto nazionale di fisica nucleare - INFN Istituto nazionale di geofisica e vulcanologia - INGV Istituto nazionale di oceanografia e geofisica sperimentale - OGS Istituto nazionale di ricerca metrologica - INRIM Istituto nazionale di statistica - ISTAT Istituto nazionale per la valutazione del sistema educativo di istruzione e di formazione INVALSI Istituto per lo sviluppo della formazione professionale dei lavoratori - ISFOL Istituto superiore di sanità - ISS Istituto superiore per la protezione e la ricerca ambientale - ISPRA Museo storico della fisica e centro studi e ricerche Enrico Fermi Stazione zoologica Anton Dohrn Istituti zooprofilattici sperimentali Amministrazioni locali Regioni e province autonome Province Comuni Comunità montane Unioni di comuni Agenzie, enti e consorzi per il diritto allo studio universitario Agenzie ed enti per il turismo Agenzie ed enti regionali del lavoro Agenzie ed enti regionali per la formazione, la ricerca e l'ambiente (12) Agenzie regionali e provinciali per la rappresentanza negoziale Agenzie regionali per le erogazioni in agricoltura (13) Agenzie regionali sanitarie Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei rifiuti (ex AATO) (14) Autorità portuali Aziende ospedaliere, aziende ospedaliero-universitarie, policlinici e istituti di ricovero e cura a carattere scientifico pubblici Aziende sanitarie locali Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali (15) Consorzi di bacino imbrifero montano Consorzi tra amministrazioni locali (16) Parchi nazionali, consorzi e enti gestori di parchi e aree naturali protette (17) Consorzi interuniversitari di ricerca Agenzie ed enti regionali di sviluppo agricolo Fondazioni lirico-sinfoniche Teatri stabili ad iniziativa pubblica Università e istituti di istruzione universitaria pubblici Altre amministrazioni locali Accademia europea per la ricerca applicata ed il perfezionamento professionale - Bolzano/Europäische Akademie für angewandte Forschung und Fortbildung - Bozen Agenzia interregionale per il fiume Po - AIPO Agenzia per la mobilità metropolitana di Torino Agenzia provinciale per la mobilità/lma Landesmoblitätagentur Agenzia regionale per i parchi - ARP Associazione Arena Sferisterio - Teatro di tradizione pag. 35

45 Associazione teatrale pistoiese Azienda bergamasca formazione Azienda forestale della regione Calabria - AFOR (18) Agenzia di promozione economica della Toscana - APET Azienda provinciale foreste e demanio/landesbetrieb für Först und Domänenverwaltung Azienda servizi sociali Bolzano Azienda speciale protezione civile e servizio antincendio/sonderbetrieb für die Feuerwehr und Zivilschutzdienste Azienda speciale villa Manin Biblioteca Tessmann/Landsbibliothek Dr. Friedrich Tessmann La Business Location Südtirol - Alto Adige - BLS Centro mondiale della poesia e della cultura Giacomo Leopardi Centro di sperimentazione agraria e forestale Laimburg/Land und forstwirtschaftliches Versuchszentrum Laimburg Consorzio Alta Gallura Consorzio Cultura é legalità Consorzio di bonifica 10 Siracusa Consorzio di bonifica del Musone, Potenza, Chienti, Asola e Alto Nera Consorzio di ricerca filiera carni Consorzio di ripopolamento ittico Golfo di Patti (19) Consorzio Due Giare Consorzio Istituto per la cooperazione allo sviluppo di Alessandria (20) Consorzio Li Stazzi di Olbia - Tempio (21) Consorzio per il sistema bibliotecario Castelli Romani Consorzio per il sistema informativo regionale SIR Umbria Istituto regionale per lo sviluppo delle attività produttive (22) Consorzio per la gestione della biblioteca astense Consorzio per la pubblica lettura S. Satta di Nuoro Consorzio per lo sviluppo del Polesine - CONSVIPO Consorzio villa reale e parco di Monza Consorzio Villa Serra - Sant Olcese Ente autonomo regionale Teatro di Messina Ente foreste della Sardegna Ente acque umbro toscane (23) Ente Olivieri Ente regionale teatrale del Friuli Venezia-Giulia - ERT Ente siciliano per la promozione industriale (24) Ente tutela pesca della regione Friuli Venezia-Giulia Ente zona industriale Trieste - EZIT Fondazione Accademia della montagna del Trentino Fondazione Bruno Kessler Fondazione centro internazionale di studi di architettura A. Palladio Fondazione centro studi Leon Battista Alberti Fondazione Edmund Mach Fondazione Gioacchino Rossini Fondazione i Pomeriggi Musicali Fondazione i Teatri di Reggio Emilia Fondazione museo di fotografia contemporanea di Cinisello Balsamo Fondazione museo storico del Trentino Fondazione musicale Santa Cecilia di Venezia Fondazione Rossini Opera festival Fondazione studi universitari di Vicenza - FSU Vicenza Fondazione Teatro Marenco Fondazione trentina Alcide De Gasperi Istituto culturale cimbro/kulturinstitut Lusèrn Istituto culturale ladino Majon di Fascegn/Istitut Cultural Ladin Istituto culturale mòcheno/bersntoler Kulturinstitut Istituto di cultura ladino Micurà De Rü/Istitut Ladin Micurà De Rü Istituto incremento ippico per la Sicilia Istituto musicale in lingua tedesca e ladina/institut für Musikerziehung in deutscher und ladinischer Sprache pag. 36

46 Istituto per la promozione dei lavoratori IPL/Arbeitsförderungsinstitut - AFI Istituto per l'educazione musicale in lingua italiana A. Vivaldi Bolzano Istituto regionale per la cultura istriano-fiumano dalmata - IRCI Istituto regionale per la programmazione economica della Toscana - IRPET Istituto regionale ville tuscolane - IRVIT Istituto regionale ville venete Istituto superiore regionale etnografico sardo - ISRES Lavoro Sicilia S.p.A. Musei provinciali altoatesini Museo Castello del Buonconsiglio, monumenti e collezioni provinciali Museo d'arte moderna e contemporanea di Trento e Rovereto Museo degli usi e costumi della gente trentina Museo delle Scienze Organizzazione Export Alto Adige-Südtirol - EOS Osservatorio Permanente per l economia, il lavoro e per la valutazione della domanda sociale - OPES Azienda mobilità aquilana S.p.A. - AMA S.p.A. Azienda Trasporti Provinciali S.p.A. - ATP S.p.A. Genova Area Stazione Società di trasformazione urbana S.p.A. Authority Società di trasformazione urbana S.p.A. Azienda Strade Lazio S.p.a ASTRAL Interventi geo-ambientali S.p.A. - IGEA S.p.A. Metro Parma S.r.l. Patrimonio del Trentino S.p.A. Piceno Sviluppo S.c.r.l. (25) Quadrilatero Marche - Umbria S.p.A. Radiotelevisione azienda speciale provincia di Bolzano - RAS Risanamento e sviluppo attività industriali siciliane - Resais S.p.A. Riscossione Sicilia S.p.A. (26) Società Autobus Servizi d Area/Staedtischer Autobus Service AG - SASA S.p.A. AG S.C.R. Piemonte S.p.A. - Società di committenza della Regione Piemonte Sicilia Patrimonio Immobiliare S.p.A Società Autolinee Alto Monferrato Ovadese S.p.A. - S.A.A.M.O S.p.A. Società Infrastrutture Lombarde S.p.A. Società Opere Pubbliche di Interesse Regionale S.p.A. (27) Sviluppo e patrimonio S.r.l. (28) Tirreno Eco Sviluppo 2000 S.c.a.r.l. Trentino Riscossione S.p.A. Veneto Agricoltura Veneto Strade S.p.A. Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale Enti nazionali di previdenza e assistenza Cassa di previdenza e assistenza per gli ingegneri ed architetti liberi professionisti - INARCASSA Cassa italiana di previdenza e assistenza dei geometri liberi professionisti Cassa nazionale del notariato Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti - CNPADC Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali - CNPR Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense Ente di previdenza dei periti industriali e dei periti industriali laureati - EPPI Ente di previdenza e assistenza pluricategoriale - EPAP Ente nazionale di previdenza e assistenza a favore dei biologi - ENPAB Ente nazionale di previdenza e assistenza degli psicologi - ENPAP Ente nazionale di previdenza e assistenza dei farmacisti - ENPAF Ente nazionale di previdenza e assistenza dei veterinari - ENPAV Ente nazionale di previdenza e assistenza della professione infermieristica - ENPAPI Ente nazionale di previdenza e assistenza per i consulenti del lavoro - ENPACL Ente nazionale di previdenza per gli addetti e gli impiegati in agricoltura - ENPAIA Ente nazionale previdenza e assistenza dei medici e degli odontoiatri - ENPAM pag. 37

47 Fondazione ENASARCO Fondo Agenti Spedizionieri e Corrieri - FASC Istituto nazionale di previdenza dei giornalisti italiani G. Amendola - INPGI Istituto nazionale infortuni sul lavoro - INAIL Istituto nazionale previdenza sociale - INPS29 Opera nazionale per l'assistenza agli orfani dei sanitari italiani ONAOSI Legenda (1) La classificazione statistica per tipologia è introdotta esclusivamente per facilitare la lettura dell elenco. (2) A fini statistici, le istituzioni scolastiche e le istituzioni per l alta formazione artistica, musicale e coreutica sono considerate unità locali del Ministero dell Istruzione, Università e Ricerca. Le istituzioni scolastiche e le istituzioni per l alta formazione artistica, musicale e coreutica equiparate a statali di Trento e Bolzano sono considerate unità locali delle suddette province autonome. Le soprintendenze speciali dotate di autonomia gestionale e altri istituti dotati di autonomia speciale sono considerati unità locali del Ministero per i beni e le attività culturali. (3) L Agenzia delle Dogane e dei monopoli ha incorporato l AAMS-Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato e ha assunto la nuova denominazione a decorrere dal 1/12/2012, ai sensi dell art.23-quater, comma 2 del D.L. 95/2012 convertito in L. 135/2012. (4) L Agenzia delle Entrate ha incorporato l Agenzia del Territorio a decorrere dal 1/12/2012, ai sensi dell art.23-quater, comma 1 e ss. del D.L. 95/2012 convertito in L. 135/2012. (5) L'Agenzia per l'italia Digitale è stata istituita con decreto legge n. 83, convertito nella legge n. 134/2012. L'Agenzia ha assorbito le funzioni del soppresso Dipartimento per la Digitalizzazione e l Innovazione della Presidenza del Consiglio, dell'agenzia per la diffusione delle tecnologie per l'innovazione, di DigitPA. (6) L agenzia è istituita con L. 214/2011 come ente dotato di personalità giuridica di diritto pubblico vigilato dal Ministero dello sviluppo economico sentiti il Ministero degli affari esteri e Ministero dell economia e delle finanze. Sostituisce l'istituto nazionale per il commercio estero ICE, soppresso dal D.L. 98/2011 convertito in L. 111/2011. (7) In pendenza del secondo grado di giudizio dinanzi al Consiglio di Stato sono da ritenersi escluse dall elenco le seguenti unità istituzionali: Federazione ginnastica d'italia (FGdI) Federazione italiana badminton (FIBa) Federazione italiana baseball softball (FIBS) Federazione italiana canoa kayak (FICK) Federazione italiana canottaggio (FIC) Federazione italiana cronometristi (FICr) Federazione italiana di atletica leggera (FIDAL) Federazione italiana di tiro con l'arco (FITARCO) Federazione italiana discipline armi sportive da caccia (FIDASC) Federazione italiana giuoco handball (FIGH) Federazione italiana hockey (FIH) Federazione italiana hockey e pattinaggio (FIHP) Federazione italiana judo lotta karate arti marziali (FIJLKAM) Federazione italiana motonautica (FIM) Federazione italiana pentathlon moderno (FIPM) Federazione italiana pesistica e cultura fisica (FIPCF) Federazione italiana scherma (FIS) Federazione italiana sci nautico (FISN) Federazione italiana sport del ghiaccio (FISG) Federazione italiana sport invernali (FISI) Federazione italiana taekwondo (FITA) Federazione italiana tennis tavolo (FITET) Federazione italiana tiro a volo (FITAV) Federazione italiana triathlon (FITRI) Federazione italiana vela (FIV) Federazione pugilistica italiana (FPI) Unione italiana tiro a segno Fondazione La triennale di Milano (8) L Ente è in gestione liquidatoria fino al 31/12/2014 ai sensi dell art. 2 comma 5-octies del D.L. 225/2010 convertito in L. 10/2011. (9) La società è posta in liquidazione dal 1/1/2014 ai sensi dell art. 24 del D.L. 95/2012 convertito in L. 135/2012. (10) Le fondazioni Bruno Kessler e Edmund Mach sono state collocate tra le Altre amministrazioni locali. (11) L INDIRE subentra all'agenzia Nazionale per lo Sviluppo dell'autonomia Scolastica che era stata istituita con la L. 296/2006. (12) Comprende il Centro per la formazione permanente e l aggiornamento del personale del servizio sanitario CEFPAS precedentemente collocato tra le Amministrazioni centrali Enti produttori di servizi economici. Comprende inoltre i seguenti enti precedentemente collocati tra le Altre amministrazioni locali: Agenzia per la ricerca in agricoltura - AGRIS SARDEGNA; Agenzia regionale per la tecnologia e l innovazione della Puglia ARTI; Agenzia Umbria Ricerche; Centro di ricerca, sviluppo e studi superiori in Sardegna CRS4 surl; Consorzio Sardegna ricerche per l assistenza alle piccole e medie imprese; Porto Conte ricerche S.r.l Istituto F. S. Nitti - Agenzia regionale per lo sviluppo delle risorse amministrative ed organizzative; Istituto di Ricerche Economico Sociali del Piemonte IRES; Istituto pugliese di ricerche economiche e sociali IPRES; pag. 38

48 Istituto regionale della vite e del vino; Agenzia Laore Sardegna. (13) Comprende l Agenzia per i servizi nel settore agroalimentare delle Marche - ASSAM, precedentemente collocata tra le Altre amministrazioni locali. (14) Sono state avviate procedure di soppressione delle autorità di ambito territoriale ai sensi della L. 42/2010 (soppressione prorogata al 31/12/2011). Sono in corso interventi di trasferimento di competenze e di costituzione di nuovi enti da parte delle Regioni. (15) La categoria incorpora Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e Unioni delle Camere di Commercio regionali. (16) La categoria incorpora i raggruppamenti di Consorzi di Polizia Municipale costituiti tra Enti Locali, Consorzi di vigilanza boschiva costituiti tra Enti Locali, Consorzi intercomunali dei servizi socio assistenziali e Consorzi universitari costituiti tra Amministrazioni pubbliche. Comprende inoltre i seguenti enti precedentemente collocati tra le Altre amministrazioni locali: Consorzio brianteo Villa Greppi ; Canile Co.Ge.Ca; Consorzio casalese rifiuti CCR; Consorzio Comuni per il lavoro; Consorzio Crescere Insieme; Consorzio dei comuni della sponda bresciana del lago di Garda e d Idro; Consorzio del comprensorio opitergino; Consorzio del Lario e dei laghi minori; Consorzio di bacino alessandrino per la raccolta e il trasporto dei rifiuti solidi urbani Consorzio di bacino dei rifiuti dell astigiano; Consorzio di solidarietà di Nuoro; Consorzio per la valorizzazione turistica Dolce Nordest; Consorzio gestione associata dei laghi Ceresio, Piano e Ghirla Consorzio gestione associata dei laghi Maggiore, Comabbio, Monate e Varese Consorzio intercomunale del Montefeltro di Pesaro e Urbino Consorzio intercomunale Mappano Consorzio intercomunale Vallesina Misa di Ancona; Consorzio lago di Bracciano; Consorzio per la gestione associata dei laghi d'iseo, Endine e Moro; Consorzio servizi rifiuti del novese, tortonese, acquese e ovadese; Consorzio sviluppo civile Bono di Sassari; Consorzio sviluppo e legalità dell Ogliastra; Istituto per la storia della Resistenza e della società contemporanea della provincia di Alessandria; Istituto per la storia della Resistenza e della società contemporanea in provincia di Asti; Sub-Ato Monte Emilius Piana d Aosta. (17) La categoria incorpora Parchi nazionali e Consorzi e Enti gestori di parchi e aree naturali protette. Comprende inoltre il Consorzio di gestione del parco regionale fluviale del Trebbia (cessato il 15/6/2012) precedentemente collocato tra le Altre amministrazioni locali. (18) L ente è in liquidazione ai sensi della L.R. Calabria 9/2007 che ne ha previsto la soppressione. (19) L Ente è sottoposto a riorganizzazione ai sensi dell art. 31 della L.R. Sicilia n. 26/2012. (20) L Ente è cessato il 23/1/2012. (21) L Ente è cessato il 31/12/2011. (22) L Ente incorpora, ai sensi della L.R. Sicilia n. 8/2012: Consorzio per l area di sviluppo industriale del Calatino di Caltagirone Consorzio per l area di sviluppo industriale di Agrigento Consorzio per l area di sviluppo industriale di Caltanissetta Consorzio per l area di sviluppo industriale di Catania Consorzio per l area di sviluppo industriale di Enna Consorzio per l area di sviluppo industriale di Gela Consorzio per l area di sviluppo industriale di Messina Consorzio per l area di sviluppo industriale di Palermo Consorzio per l area di sviluppo industriale di Ragusa; Consorzio per l area di sviluppo industriale di Siracusa; Consorzio per l area di sviluppo industriale di Trapani. (23) Con la ratifica dell intesa tra la Regione Toscana e la Regione Umbria è costituito l "Ente Acque Umbre-Toscane" che subentra al cessato Ente irriguo umbro-toscano ai sensi delle leggi regionali Toscana n.37/2011 e Umbria n.11/2011. (24) L'Ente è in liquidazione dal 1993 con obbligo di presentare i bilanci finali entro il 31/12/2012 ai sensi della L.R. Sicilia art. 6 comma 33 n. 26/2012. (25) L'Ente è in liquidazione dal 13/7/2010. (26) A partire dal 1/9/2012, per effetto del decreto assessoriale 28/9/2011 che ha avviato la procedura di "fusione inversa", la controllante Riscossione Sicilia S.p.A. è stata incorporata dalla controllata Serit Sicilia S.p.A che ne ha assunto la denominazione. (27) La società è stata posta in scioglimento e liquidazione con atto del 17/3/2010. (28) La società è stata posta in scioglimento e liquidazione con atto comunicato alla CCIAA il 20/4/2010. (29) L'Ente, dal 1/1/2012, ha accorpato ENPALS e INPDAP ai sensi dell art. 21 del D.L. 201/2011 convertito in L. 214/2011. pag. 39

49 CHI TOCCA E QUANTO VALE F) CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA La conservazione digitale sostitutiva è un procedimento informatico regolamentato dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Il documento informatico è definito nel CAD emanato con D Lgs n. 82 del 7 marzo 2005 ed aggiornato con le modifiche previste dalla L. 9 agosto 2013, n. 98 come "la rappresentazione informatica di atti, dati, fatti giuridicamente rilevanti". La conservazione digitale sostitutiva di documenti informatici deve garantire, a norma di legge, l utilizzabilità di tali documenti per più anni, tanti quanti sono quelli richiesti dalle norme giuridiche e tributarie che li riguardano. L abbinamento degli aggettivi digitale e sostitutiva è giustificato dai chiarimenti che vi dirò adesso. La semplice archiviazione digitale non assume il carattere di conservazione sostitutiva la quale, per essere tale, deve rispettare la normativa che consente, appunto, la conservazione sostitutiva di documenti informatici, ma anche analogici trasformati in informatici, purché con caratteristiche di non deteriorabilità e integrità nel tempo. Rilevante è quindi la scelta del formato digitale utilizzato per la conservazione sostitutiva. Un documento digitale è una sequenza di zero e uno (detti "bit") che secondo una specifica codifica rendono i documenti leggibili dall'utente finale. Quindi, che i documenti siano in formato DOC o PDF rappresentano codifiche e regole che, interpretate da software adeguati, riproducono su personal computer il contenuto di tali documenti. Risulta pertanto ovvio che la garanzia di conservazione ai fini della rilettura nel tempo dei documenti conservati in formato digitale deriva dai requisiti principali che un buon formato deve possedere: non essere proprietario, vale a dire non essere legato ad una specifica azienda; essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentate; essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione quali ad es. l'ansi (American National Standards Institute), l'iso (International Organization for Standardization), etc. pag. 40

50 NORMATIVA IN VIGORE La principale normativa a cui dobbiamo riferirci quando affrontiamo l argomento della Conservazione digitale sostitutiva è la seguente: Decreto Legge 357/1994: che stabilisce che i documenti e le scritture contabili possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini; Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004: che si occupa di modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici; Decreto Legislativo: che emana il CAD Codice dell amministrazione digitale ; Circolari n. 45/E del 2005 e n. 36/E del 2006 dell Agenzia delle Entrate: per chiarimenti in tema di fatturazione elettronica e conservazione elettronica dei documenti; Circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012 dell Agenzia delle Entrate tra l altro sul tema della comunicazione dell impronta informatica; DPCM 3 dicembre 2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del Si può quindi tranquillamente affermare che il quadro normativo aggiornato con l ultima norma costituita dal DPCM del 3 dicembre 2013 in materia di Regole Tecniche relative ai sistemi di conservazione digitale si possa considerare completo sia per gli aspetti giuridici che tributari in modo da consentire con chiarezza l attuazione di sistemi di Conservazione Digitale Sostitutiva a Norma di documenti aventi rilevanza giuridico-tributaria con un unica eccezione, come si dirà più avanti. DOCUMENTI DOCUMENTI SOGGETTI ALL OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA E DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA Il documento soggetto all obbligo della Conservazione Digitale è senz altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta, in formato elettronico. Le Fatture elettroniche invece consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono, e non devono, essere conservate digitalmente, così come previsto dall art. 39, comma 3 del D.P.R. 633/72 (così come modificato dal D. Lgs. 52/04) Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004, che consentono la Conservazione Digitale Sostitutiva si applicano invece alle scritture contabili, ai libri, ai registri e, in generale, ad ogni documento rilevante ai fini tributari, fatta eccezione per le scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'agenzia delle dogane, ai sensi dell'articolo 2, comma 2, del decreto. Fra i documenti fiscalmente rilevanti che ricadono nell'ambito di applicazione del decreto si annoverano quindi, a titolo esemplificativo, le scritture, i libri ed i registri elencati dal D.P.R. n. 600 del 1973 e dal D.P.R. n. 633 del 1972, quali: il libro giornale il libro degli inventari le scritture ausiliarie il registro dei beni ammortizzabili i registri prescritti ai fini IVA le fatture, DDT, ordini il libro soci il libro delle adunanze il libro delle obbligazioni bilancio d'esercizio, composto da stato patrimoniale (articolo 2424 c.c.), conto economico (articolo 2425 c.c.) e nota integrativa (articolo 2427 c.c.) pag. 41

51 le dichiarazioni fiscali i pagamenti (modelli F23 ed F24) Come già descritto, non si possono conservare in formato digitale in via sostitutiva le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'agenzia delle dogane. PARTICOLARI TIPI DI DOCUMENTI Esistono poi particolari tipologie di documenti analogici originali unici per i quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio' autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni. Tale Decreto individua con chiarezza nell allegata TABELLA A i documenti analogici originali unici per i quali permane l obbligo della conservazione dell originale cartaceo oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. Tra questi è possibile citare a solo titolo di esempio: i Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, i decreti ministeriali e interministeriali, decreti dirigenziali e direttoriali, titoli di debito pubblico non de materializzati, planimetrie catastali, atti e documento della Biblioteca del Ministero dell interno,etc.; DOCUMENTI CHE SI POSSONO CONSERVARE SOLO IN FORMA ANALOGICA I documenti analogici originali unici per i quali permane l obbligo della conservazione dell originale cartaceo (in alcun modo sostituibile). Si tratta di Atti contenuti nella Raccolta Ufficiale degli atti normativi della Repubblica, atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria per i venti anni successivi, opere d arte, documenti di valore storico e artistico, atti notarili, etc. MEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE, CONSERVAZIONE ELETTRONICHE Prima di procedere con l illustrazione delle fasi operative del processo di conservazione, si rende necessario chiarire il significato dei seguenti termini: memorizzazione, archiviazione e conservazione. Con il termine memorizzazione ci si riferisce al processo di trasposizione su qualsiasi idoneo supporto, di documenti analogici o informatici, ottenuto con un processo di elaborazione, ad esempio la scannerizzazione di un documento cartaceo. Il processo di archiviazione elettronica riguarda la memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, identificati in modo univoco mediante un codice di riferimento. Si evidenzia che questo processo non è disciplinato dal decreto e pertanto non è obbligatorio, ma può essere propedeutico a quello di conservazione elettronica. Per quanto riguarda il processo di conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici, la normativa di riferimento è rappresentata dagli articoli 3 e 4 del D.M. 23 gennaio 2004, nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre 2013, che chiariscono come tale processo avvenga mediante memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo e si concluda con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sui documenti ovvero su un evidenza informatica contenete l impronta o le impronte degli stessi. Il decreto, prevede inoltre, che tali operazioni debbano essere eseguite dal responsabile della conservazione secondo le disposizioni della deliberazione CNIPA n. 11 del pag. 42

52 CONSERVAZIONE DOCUMENTI NATIVI ANALOGICI Fasi operative del processo di conservazione sostitutiva dei documenti cartacei: 1) generazione dei documenti in formato elettronico tramite scannerizzazione dei documenti cartacei o mediante acquisizione dei files di spool (lo spool rappresenta l area del sistema informativo dove vengono convogliati tutti i documenti prima di essere stampati); 2) sui documenti in formato elettronico, apposizione della firma digitale da parte del responsabile della conservazione e della marca temporale; 3) a seguito dell apposizione della marca temporale l estensione del documento oggetto di conservazione diventa M7M ; 4) fase di conservazione dei documenti nel rispetto delle regole tecniche impartite dal CNIPA (poi DigitPa) ora AGID; 5) completato il processo, è possibile distruggere i documenti cartacei. Le fasi della conservazione sostitutiva dei documenti analogici CONSERVAZIONE DOCUMENTI DIGITALI Fasi operative del processo di conservazione digitale: 1) sui documenti in formato elettronico, apposizione della firma digitale da parte del responsabile della conservazione e della marca temporale; 2) a seguito dell apposizione della marca temporale l estensione del documento oggetto di conservazione diventa M7M ; 3) fase di conservazione dei documenti nel rispetto delle regole tecniche impartite dal CNIPA (ora Agid). Le fasi della conservazione digitale dei documenti informatici pag. 43

53 TERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE Come disposto dall art. 22, comma 1, D.P.R. n. 600/1973, ai fini delle imposte sui redditi, la registrazione delle operazioni nelle scritture cronologiche deve avvenire entro 60 giorni. Ai fini IVA, come previsto dagli articoli 23, 24 e 25 del D.P.R. n. 633/1972 la registrazione delle fatture emesse deve essere effettuata entro 15 giorni, quella dei corrispettivi da parte dei commercianti al minuto entro il giorno non festivo successivo, quella delle fatture ricevute anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta. Per quanto riguarda il processo di conservazione sostitutiva o digitale dei documenti rilevanti ai fini fiscali, l articolo 3, comma 2, del D.M. 23 gennaio 2004 dispone che deve essere eseguito con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. Conservazione digitale fatture quindicinale FORMATI DA UTILIZZARE Preliminarmente occorre ricordare che qualsiasi documento digitale altro non è che una sequenza di zero e uno (detti bit ). Tale sequenza, impiegando una specifica codifica, rende i documenti leggibili dall utente finale. In termini pratici, quando parliamo di documenti in formato.doc o.pdf ci riferiamo all insieme delle codifiche e delle regole che permettono di riprodurre su qualsiasi PC, utilizzando appositi software, il contenuto del documento che l autore ha creato. Le caratteristiche che un buon formato deve possedere, per consentire una conservazione nel lungo periodo dei documenti fiscali, sono: essere statico e non modificabile non essere proprietario essere aperto essere uno standard. Le istruzioni relative alla scelta dei formati dei documenti così come espresse nell Allegato 2) del più volte citato DPCM 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche in materia di conservazione prevedono le modalità di scelta dei formati riepilogabili nei seguenti punti. Formati e prodotti per la formazione e gestione Elementi da valutare sono l efficienza in termini di occupazione di spazio fisico e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di metadati, compresi i riferimenti a modifiche o aggiunte intervenute sul documento. Le pubbliche amministrazioni indicano nel manuale di gestione i formati adottati per le diverse tipologie di documenti informatici motivandone le scelte effettuate; specificano altresì i casi eccezionali in cui non è possibile adottare i formati in elenco motivandone le ragioni. Formati per la conservazione La scelta dei formati idonei alla conservazione oltre al soddisfacimento delle caratteristiche anzidette deve essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche. pag. 44

54 Per quanto fin qui considerato, è opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali (de jure e de facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche, dandone opportuna evidenza nel manuale di conservazione dei documenti informatici. Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione motivandone le scelte effettuate; sono altresì specificati i casi eccezionali in cui non è possibile adottare i formati in elenco motivandone le ragioni. ELENCO DEI FORMATI INDICATI PER LA CONSERVAZIONE Quelli indicati sono solo un primo elenco di formati che possono essere usati per la conservazione, (Allegato 2) DPCM 3 dicembre 2013 Questo elenco sarà periodicamente aggiornato. PDF PDF/A Il PDF (Portable Document Format) è un formato creato da Adobe nel 1993 che attualmente si basa sullo standard ISO E stato concepito per rappresentare documenti complessi in modo indipendente dalle caratteristiche dell ambiente di elaborazione del documento. Nell attuale versione gestisce varie tipologie di informazioni quali: testo formattato, immagini, grafica vettoriale 2D e 3D, filmati. Un documento PDF può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdES. Il formato è stato ampliato in una serie di sotto-formati tra cui il PDF/A. Il PDF/A è stato sviluppato con l obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali. Tra le caratteristiche di questa tipologia di file risultano: assenza di collegamenti esterni; assenza di codici eseguibili quali javascript ecc.; assenza di contenuti crittografati. Queste caratteristiche rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l'integrità e l'uniformità nel lungo periodo. Le più diffuse suite d ufficio permettono di salvare direttamente i file nel formato PDF/A. Sono disponibili prodotti per la verifica della conformità di un documento PDF al formato PDF/A. pag. 45

55 TIFF Di questo formato immagine raster, in versione non compressa o compressa senza perdita di informazione. Di questo formato vi sono parecchie versioni, alcune delle quali proprietarie (che ai fini della conservazione nel lungo periodo sarebbe bene evitare). In genere le specifiche sono pubbliche e non soggette ad alcuna forma di limitazione. Questo è un formato utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei. Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo di documento da conservare in considerazione dei livelli di compressione e relativa perdita dei dati. Esistono, infine, alcuni formati ISO basati sulla specifica TIFF 6.0 di Adobe (che è quella "ufficiale" del TIFF). Si tratta del formato ISO 12639, altrimenti noto come TIFF/IT, rivolto particolarmente al mondo del publishing e della stampa e dell'iso 12234, altrimenti detto TIFF/EP, più orientato alla fotografia digitale. JPG Il formato JPEG può comportare una perdita di qualità dell immagine originale. Anche in questo caso, come nel caso dei TIFF, avendo una grossa diffusione, può essere preso in considerazione, ma il suo impiego, correlato ad un opportuno livello di compressione va valutato attentamente in funzione del tipo di documento da conservare. JPG è il formato più utilizzato per la memorizzazione di fotografie ed è quello più comune su World Wide Web. Lo stesso gruppo che ha ideato il JPG ha prodotto il JPEG 2000 con estensione.jp2 (ISO/IEC ) che può utilizzare la compressione senza perdita di informazione. Il formato JPEG 2000 consente, inoltre, di associare metadati ad un'immagine. Nonostante queste caratteristiche la sua diffusione è tutt'oggi relativa. pag. 46

56 Office Open XML (OOXML) Comunemente abbreviato in OOXML, è un formato di file, sviluppato da Microsoft, basato sul linguaggio XML per la creazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, grafici e database. Open XML è adottato dalla versione 2007 della suite Office di Microsoft. Lo standard prevede, oltre alle indicazioni fondamentali (strict), alcune norme transitorie (transitional) introdotte per ammettere, anche se solo temporaneamente, alcune funzionalità presenti nelle vecchie versioni del formato e la cui rimozione avrebbe potuto danneggiare gli utenti, facendogli perdere funzionalità. Per quanto riguarda il supporto di Microsoft Office allo standard ISO/IEC 29500:2008: MS Office 2007 legge e scrive file conformi a ECMA-376 Edition 1; MS Office 2010 legge e scrive file conformi a ISO/IEC 29500:2008 transitional e legge file conformi a ISO/IEC 29500:2008 strict. Documenti conformi ad ISO/IEC 29500:2008 strict sono supportati da diversi prodotti informatici disponibili sul mercato. Il formato Office Open XML dispone di alcune caratteristiche che lo rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo, tra queste l embedding dei font, la presenza di indicazioni di presentazione del documento, la possibilità di applicare al documento la firma digitale XML. I metadati associabili ad un documento che adotta tale formato sono previsti dallo standard ISO 29500:2008. Open Document Format pag. 47

57 ODF (Open Document Format, spesso referenziato con il termine OpenDocument) è uno standard aperto, basato sul linguaggio XML, sviluppato dal consorzio OASIS per la memorizzazione di documenti corrispondenti a testo, fogli elettronici, grafici e presentazioni. Secondo questo formato, un documento è descritto da più strutture XML, relative a contenuto, stili, metadati ed informazioni per l applicazione. Lo standard ISO/IEC IS 26300:2006 è ampiamente usato come standard documentale nativo, oltre che da OpenOffice.org, da una ampia serie di altri prodotti disponibili sulle principali piattaforme: Windows, Linux. Mac. È stato adottato come standard di riferimento da moltissime organizzazioni governative e da diversi governi ed ha una "penetrazione" di mercato che cresce giorno per giorno. XML Extensible Markup Language (XML) è un formato di testo flessibile derivato da SGML (ISO 8879). Su XML si basano numerosi linguaggi standard utilizzati nei più diversi ambiti applicativi. Esempio: SVG usato nella descrizione di immagini vettoriali XBRL usato nella comunicazione di dati finanziari ebxml usato nel commercio elettronico SOAP utilizzato nello scambio dei messaggi tra Web Service TXT Oltre a XML, per quanto concerne i formati non binari in chiaro, è universalmente utilizzato il formato TXT. Ai fini della conservazione nell uso di tale formato, è importante specificare la codifica del carattere (Character Encoding) adottata. Formati Messaggi di posta elettronica Ai fini della conservazione, per preservare l autenticità dei messaggi di posta elettronica, lo standard a cui fare riferimento è RFC 2822/MIME. Per quanto concerne il formato degli allegati al messaggio, valgono le indicazioni di cui ai precedenti paragrafi. PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Come visto in precedenza le fatture elettroniche devono essere portate in conservazione entro quindici giorni dalla data della loro emissione o ricezione. Di seguito vengono schematizzati i passaggi per la conservazione quindicinale delle fatture. In pratica, dopo aver emesso le singole fatture elettroniche con il riferimento temporale e la firma digitale, vengono estratte le chiavi di ricerca (ex articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004) dei singoli documenti, a questo punto si procede con la fase di chiusura del lotto di fatture che andranno in conservazione apponendo, sulle stesse o sulla loro impronta informatica, la firma digitale del responsabile della conservazione e la marca temporale da parte di un soggetto terzo abilitato ed iscritto nell elenco pubblico dell AGID ex CNIPA ex DigitPa. pag. 48

58 Completata quest ultima fase si individueranno i supporti su cui conservare fisicamente i documenti. Solitamente vengono utilizzati dei sistemi che garantiscono la sicurezza fisica e logica dei dati, grazie ad operazioni di duplicazione (mirroring), di back-up automatici, di disaster recovery, di virtualizzazione delle informazioni, etc.. Il processo di conservazione quindicinale delle fatture IMPRONTA DELL ARCHIVIO INFORMATICO Il provvedimento del 25 ottobre 2010 del Direttore dell Agenzia e la Circolare 5/E del 03/05/2013, chiariscono le disposizioni contenute nel D.M. 23 gennaio 2004, e chiudono il cerchio sulla conservazione digitale dei documenti rilevanti ai fini tributari e sui termini per l avvio dell Impronta. Il fine è quello di estendere nel tempo la validità dei documenti informatici e di consentire all Amministrazione finanziaria di conoscere i contribuenti che adottano sistemi di conservazione digitale dei documenti, nonché i dati relativi ai responsabili della conservazione ed ai soggetti da questi eventualmente delegati ai sensi dell articolo 5, comma 2, della deliberazione CNIPA 11/2004. COS È L IMPRONTA DELL ARCHIVIO INFORMATICO Di seguito viene riportato un esempio pratico. Si supponga di dover firmare digitalmente un documento, la prima cosa da fare è quella di utilizzare il nostro dispositivo di firma (smart-card, chiavetta usb, etc.) ed il software opportuno. Nel momento in cui si firma digitalmente il documento viene generata dal software di firma, in maniera del tutto automatica e trasparente per l utente, quella che tecnicamente viene definita impronta del documento, vale a dire una sintesi del documento stesso che in formato esadecimale è composta da 40 o da 64 caratteri, a seconda dell algoritmo utilizzato. Si ottiene quindi un risultato simile al seguente. Impronta generata applicando la funzione di hash SHA-1 pag. 49

59 CHI È OBBLIGATO ALLA TRASMISSIONE ED ENTRO QUALI TERMINI L adempimento è a carico del soggetto titolare dei documenti contabili ovvero del responsabile della conservazione o anche del soggetto eventualmente delegato da quest ultimo (per approfondimenti articolo 5 della deliberazione CNIPA 11/2004). La comunicazione dovrà essere effettuata entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, stando agli attuali termini, i contribuenti che creeranno l archivio informatico dei documenti relativi al 2012 dovranno comunicarne l impronta entro il 31 gennaio Qualora il soggetto decida di effettuare un riversamento sostitutivo dei documenti (per i non tecnici il riversamento sostitutivo consiste nel trasferire uno o più documenti conservati digitalmente da un supporto di memorizzazione ad un altro, modificando la rappresentazione informatica del suo contenuto) è obbligatorio comunicare la nuova impronta dell archivio informatico oggetto di riversamento entro quattro mesi dal completamento del procedimento stesso. TRASMISSIONE COMUNICAZIONE E GESTIONE RICEVUTE Dal punto di vista operativo, il soggetto titolare dei documenti o il responsabile della conservazione, dovrà generare l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione e redigere una comunicazione, in formato XML (extensible Markup Language), da trasmettere telematicamente all Agenzia delle entrate. Le indicazioni operative sono reperibili sul sito dell Agenzia delle entrate nella sezione Cosa devi fare Comunicare Dati - Comunicazione dell impronta dei documenti informatici. Da questa sezione è possibile scaricare lo schema, in formato xsd (Schema_impronte.xsd) che definisce la struttura e le regole formali per la compilazione della comunicazione, e la procedura di controllo utilizzata per verificare la conformità del file da inviare telematicamente. In breve le informazioni contenute nella comunicazione sono: dati della fornitura (anno d imposta e tipo di comunicazione); dati del titolare della contabilità (persona fisica/persona giuridica e domicilio fiscale/sede legale); dati del responsabile della conservazione; dati dei delegati alla conservazione (tale informazione è facoltativa in quanto potrebbero non essere presenti delegati); dati dell intermediario (questo dato deve essere indicato se il soggetto che effettua la trasmissione è diverso dal titolare della contabilità); dati dell archivio informatico (devono essere indicati il luogo di conservazione dei documenti, l impronta generata, la marca temporale, la tipologia del documento come da allegato 1, la data di emissione della prima e dell ultima fattura archiviata). Per procedere alla trasmissione telematica del file è necessario effettuare preventivamente un controllo sulla correttezza formale delle informazioni inserite. Tale controllo può essere effettuato dal menù Documenti dell applicazione Entratel o dalla funzione Prepara file dell applicazione FileInternet. Se la fase di controllo ha esito positivo viene prodotto un file telematico che dovrà essere firmato digitalmente prima di essere inviato. In particolare, per gli utenti Entratel tale file è contenuto nella cartella Entratel\documenti\controllati, mentre per gli utenti Fisconline nella cartella Uniconline\invio. E opportuno ricordare che possono inviare la comunicazione tramite Fisconline solo i soggetti indicati nella comunicazione come Titolare della contabilità, pena lo scarto della comunicazione in fase di accettazione. Se il file viene correttamente acquisito dall Agenzia delle entrate, verrà messa a disposizione del soggetto una ricevuta, identificata da un numero di protocollo, comprovante l avvenuta ricezione del file in oggetto. Qualora il file dovesse essere scartato, il soggetto che ha effettuato la trasmissione è tenuto a riproporre la corretta trasmissione entro i cinque giorni lavorativi successivi alla comunicazione di scarto. pag. 50

60 Si evidenzia, inoltre, che è consentito sostituire, per una sola volta, il file precedentemente inviato a condizione che la sostituzione avvenga non oltre 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati. La sostituzione comporta l automatico annullamento del file precedentemente inviato, che non potrà più essere ripristinato. GENERAZIONE CORRETTA DELL IMPRONTA DELL ARCHIVIO INFORMATICO Di seguito viene riportato un esempio pratico per evitare che la comunicazione trasmessa possa essere scartata. Si ricorda che una possibile causa di scarto è rappresentata dal controllo incrociato tra l impronta dell archivio informatico indicata nella comunicazione e la marca temporale utilizzata. Si prenda ad esempio una società che effettua fatturazione elettronica del ciclo attivo. Le operazioni che dovrà porre in essere saranno le seguenti. STEP 1 1) Dovrebbe procedere, con cadenza quindicinale, alla conservazione delle fatture secondo le prescrizioni del D.M. 23 gennaio 2004 (apponendo firma digitale e marca temporale). 2) A fine anno avrà 24 impronte quindicinali, generate, apponendo su ogni lotto di conservazione, firma digitale e marca temporale, che potrà riportare all interno di un unico file, ad esempio un txt o xml (nel caso in cui si decida di creare un indice dei documenti conservati digitalmente). STEP 2 3) Firma digitalmente il file contenente le 24 impronte generando un file con estensione P7M (l estensione potrebbe essere anche PDF o XML ma per semplificare il tutto viene utilizzato come riferimento il P7M). 4) Applica al file P7M del precedente punto una funzione di hash (ad esempio SHA-256 ma, in ogni caso, un algoritmo compatibile con quello utilizzato nel successivo processo di apposizione della marca temporale) e genera, così, l impronta. 5) Applica al file P7M la marca temporale e, a seconda del formato utilizzato, ottiene un file con estensione TSR o TST (quello che è importante è utilizzare formati che permettono di separare la marca temporale dal documento firmato). È importante segnalare che i formati di marca temporale ammessi dal software di controllo dell Agenzia delle entrate sono soltanto il TSR (TimeStampResponse, ovvero risposta diretta del server) e il TST (TimeStampToken, vale a dire timestamp senza imbustamento). pag. 51

61 6) Compila la comunicazione (file XML) prevista dal Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle entrate del inserendoci l impronta generata sul file P7M (si veda il punto 4) e la marca temporale (si veda il punto 5). Un ulteriore chiarimento si rende necessario per chi ha utilizzato il formato di marca temporale M7M, che come noto è un formato proprietario definito dalle Camere di commercio e verificabile solo con i servizi online di quest ultime. Ebbene, in questi casi è sufficiente estrarre dai file marcati (M7M) la marca temporale in essi contenuta. ALLEGATO 1 Elenco tipi di documento 01 Fatture Emesse 02 Fatture Ricevute 03 Nota Variazione Aumento 04 Nota Variazione Diminuzione 05 DDT 06 Scontrino 07 Ricevuta 08 Bolla 09 Libro Giornale 10 Libro Inventari 11 Libro Mastro 12 Registro Cronologico 13 Libro Cespiti 14 Registro Irpef 15 Registro Fatture Acquisto 16 Registro Acquisti Agenzie Viaggio 17 Registro Fatture Emesse 18 Registro Fatture In Sospeso 19 Registro Corrispettivi 20 Giornale di Fondo 21 Registro Corrispettivi Agenzie Viaggio 22 Registro Emergenza Iva 23 Bollettario 24 Registro Prima Nota 25 Registro Unico Iva 26 Registro Riepilogativo Iva 27 Registro Sezionale Iva Acquisiti Intra Ue 28 Registro Acquisti Intra Ue Non Comm 29 Registro Trasferimenti Intra Ue 30 Registro Dichiarazioni Intenti Emesse 31 Registro Dichiarazioni Intenti Ricevute 32 Registro Omaggi 33 Registro Memoria Prod Contrassegno 34 Registro Lavorazione Prod Contrassegno 35 Registro Carico Prod Contrassegno 36 Registro Scarico Prod Contrassegno 37 Registro Beni In Deposito 38 Registro Beni In Conto Lavorazione 39 Registro Beni Comodato 40 Registro Ben iprova 41 Registro Sezionale Iva Interno 42 Registro Carico Stampati Fiscali 43 Registro Soc Controllanti Controllate 44 Reg. Car. Scar. Regime Margine Metodo Analitico 45 Registro Acquisti Regime Margine Metodo Globale 46 Registro Vendite Regime Margine Metodo Globale 47 Registro Carico Centri Elab Dati 48 Registro Scarico Centri Elab Dati 49 Registro Somme Ricevute Deposito 50 Registro Editori 51 Libro Soci 52 Libro Obbligazioni 53 Libro Adunanze Delib Assemblee 54 Libro Adunanze Delib Consiglio Amministrazione 55 Libro Adunanze Delib Collegio Sindacale 56 Libro Adunanze Delib Comitato Esecutivo 57 Libro Adunanze Delib Assemblee Azionisti 58 Altri Registri 59 Unico Persone Fisiche 60 Unico Società Persone 61 Unico Società Capitale 62 Unico Enti Non Commerciali 63 Irap Persone Fisiche 64 Irap Società Persone 65 Irap Società Capitale 66 Unico Enti Non Commerciali Ed Equiparati 67 Irap Amministrazioni Ed Enti Pubblici 68 Modello Modello Consolidato Nazionale E Mondiale 70 Modello Iva 71 Modello Iva Vr Richiesta Rimborso Credito Iva 72 ModelloIva26Lp2006ProspettoLiquidazioniPeriodiche 73 Modello Iva74Bis 74 Comunicazione Annuale Dati Iva 75 Modello Richiesta Rimborso Credito Iva Trimestrale 76 Modello Dati Contenuti Dich. Intento Ricevute 77 Modello770Semplificato 78 Modello770Ordinario 79 Modello Certificazione Cud 80 ModelloF23 81 ModelloF24 82 Modelli Allegati Dichiarazione Redditi Modello Unico 83 Modelli Annotazione Separata 84 Ricevuta Presentazione Modelli Dichiarazione 85 Altri Documenti pag. 52

62 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Le nuove regole tecniche in materia di conservazione dei documenti rendono obbligatoria, rispetto al passato, l adozione del manuale di conservazione e disegnano un ruolo e compiti precisi e diversi per il responsabile della conservazione. DEFINIZIONE E COMPITI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE All interno del sistema di conservazione dovrà essere individuata la presenza di almeno tre ruoli fondamentali, e cioè: il produttore; l utente; il responsabile della conservazione. Ad ognuno di essi sono attribuiti compiti e responsabilità in base alle attività concretamente svolte all interno del sistema. Un ruolo centrale dell intero sistema è ricoperto dal responsabile della conservazione che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa con piena responsabilità ed autonomia la gestione in relazione al modello organizzativo adottato. In particolare, se il modello organizzativo è fondato sulla esternalizzazione in outsourcing del sistema, occorre delegare ai soggetti esterni anche il ruolo di responsabile del trattamento dei dati personali. In questo caso, deve essere sottoscritto un contratto o una convenzione di servizio, prevedendo espressamente come obbligo contrattuale il rispetto del manuale di conservazione, come predisposto ed aggiornato dal responsabile. I soggetti che affidano il processo di conservazione a soggetti esterni delegano, infatti, anche il ruolo del responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali, mantenendo comunque la titolarità degli stessi. Più in generale, comunque, il responsabile della conservazione può delegare lo svolgimento di proprie attività ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. La delega deve essere formalizzata esplicitandone chiaramente: le motivazioni; la congruità delle funzioni delegate con le specifiche competenze del delegato. COMPITI ED ATTIVITÀ DEL RESPONSABILE Il responsabile della conservazione opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi. In particolare, il responsabile della conservazione: definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; al fine di garantire la conservazione e l accesso ai documenti informatici adotta misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, ovviarvi; adotta analoghe misure riguardo l obsolescenza dei formati; provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici all evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; pag. 53

63 adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; richiede la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; assicura l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e di vigilanza ai diversi organismi competenti previsti dalle norme vigenti; provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; predispone il manuale di conservazione e ne cura l aggiornamento periodico e in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. Tavola n. 2 - Compiti del responsabile della conservazione Definizione delle politiche complessive del processo Gestione secondo modello organizzativo, interno o esterno Manuale di conservazione: redazione e aggiornamento Rapporto di versamento e pacchetto di distribuzione: redazione e sottoscrizione (se prevista da manuale) Richiesta pubblico ufficiale se necessario Monitoraggio del sistema Verifica periodica non superiore a 5 anni di integrità e leggibilità archivi Delega dei compiti a uno o più soggetti terzi INDIVIDUAZIONE E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il responsabile della conservazione può essere una persona fisica o giuridica. Non sono inoltre richieste particolari qualifiche tecniche. Nel caso in cui si tratti di soggetti privati singoli o imprese a struttura semplificata, tale ruolo sarà ricoperto dalla medesima persona fisica, o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o da un professionista in grado di assolvere gli adempimenti richiesti. Nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) sia un terzo esterno alla società, all associazione o all ente. Quindi, in caso di contribuenti persone giuridiche, può essere nominato Responsabile della Conservazione: 1) un soggetto interno alla compagine societaria: per rivestire tale qualifica è richiesta tuttavia l esistenza di un rapporto qualificato quale, ad esempio, la qualità di socio o di amministratore. Ciò che conta per l Amministrazione Finanziaria, è la possibilità di ricondurre alla persona giuridica le attività svolte dal responsabile della conservazione. Di conseguenza, è ammessa anche la nomina di un soggetto che non sia ne socio ne amministratore, ma ad esempio un dirigente, purché gli vengano conferiti e delegati appositi poteri tali da vincolare il contribuente (persona giuridica) alle attività di conservazione sostitutiva poste in essere (rendendole perciò riferibili e riconducibili alla stessa persona giuridica). In questo senso, appare sufficiente il conferimento di poteri operato attraverso apposita delibera del Consiglio di Amministrazione; 2) un soggetto terzo esterno alla società, all associazione o all ente: in questo caso, sarà disciplinata contrattualmente non solo la nomina ma anche l attribuzione di compiti e responsabilità. Pur non esistendo normative al riguardo di solito, si preferisce individuare la figura del responsabile in un soggetto dotato di quel bagaglio di competenze tecnico-informatiche e giuridiche necessarie a svolgere i compiti affidatigli ai sensi della normativa vigente dotando il responsabile, ove possibile, di specifici e ben delimitati poteri di firma e, se necessario, di rappresentanza. pag. 54

64 In sede di verifica da parte dell Amministrazione finanziaria, uno dei primi documenti che verranno richiesti ai fini del controllo è costituito proprio dall atto di nomina data la posizione fondamentale rivestita dal responsabile in seno al processo di conservazione sostitutiva. Quindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione è necessario predisporre un apposita lettera di incarico o atto di nomina da fare controfirmare per accettazione alla persona fisica nominata. CONSERVATORI ACCREDITATI Il sistema di conservazione dei documenti informatici può essere gestito da un responsabile che può avvalersi di altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche per la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo. Con tale finalità, è stata introdotta la figura dei conservatori accreditati presso Agid. Si tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. I soggetti privati devono essere costituiti in forma di società di capitali e disporre di un capitale sociale non inferiore a duecentomila euro. MANUALE DI CONSERVAZIONE Rispetto alla Delibera Cnipa n. 11/2004, le nuove regole tecniche richiedono espressamente la redazione, a cura del responsabile, del manuale di conservazione. Si tratta di un documento che come dal testo dell art. 8 del DPCM del 3 dicembre 2013 indica cosa concerne e di cosa si occupa. 1. Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. 2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta, almeno: a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa; b) la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; c) la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni; d) la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento; e) la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione; f) la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; g) la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fi siche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime; h) la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull integrità degli archivi con l evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie; i) la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; pag. 55

65 j) i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione; k) le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento; l) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati. Si tratta di un documento che sinora non era richiesto dalla normativa in materia di conservazione sostitutiva ma che, in ogni caso, è sempre stato ritenuto fondamentale al punto da costituire uno dei primi documenti, insieme all atto di nomina del responsabile della conservazione, ad essere acquisito dai verificatori in sede di controllo fiscale. Le regole tecniche Agid prevedono inoltre che il manuale sia redatto come documento informatico. Tavola n. 3 - Il manuale di conservazione Redazione obbligatoria Documento informatico Contenuto minimo: organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli svolti modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate. A titolo esemplificativo riportiamo di seguito la possibile struttura del manuale della conservazione. Sezione Descrizione Allegati Introduzione Dati identificativi della società Dati identificativi del responsabile della conservazione e di eventuali delegati Allegato 1 Dati identificativi della C.A. (Certification Authority) Apposizione del riferimento temporale Obblighi del Apposizione della marca temporale responsabile della Apposizione della firma digitale conservazione Comunicazioni all'amministrazione finanziaria Allegato 2 Modalità operative Organizzazione del personale, deleghe, modalità di accesso ai dati Definizione della struttura degli archivi Procedure di manutenzione hardware e software Allegato 3 Organizzazione dei supporti di memorizzazione dati Definizione esecuzione delle copie di sicurezza Analisi dei rischi Guasti hardware Malfunzionamenti software Guasti al dispositivo di firma digitale Allegato 4 Indisponibilità del sito della Certification Authority Verifiche periodiche Scadenziario delle verifiche Verifica sulla leggibilità dei documenti Verifica dello stato di conservazione dei supporti utilizzati Allegato 5 Chiusura dell'archivio informatico in corso d'anno Esibizione dei documenti su supporto cartaceo Scadenziario delle comunicazioni Comunicazioni con Comunicazione preventiva e consuntiva dell'imposta di bollo l'amministrazione Comunicazione dell'impronta finanziaria Registro accessi, ispezioni e verifiche Allegato 6 Registro delle operazioni di macero Operazioni di macero Procedura di distruzione dei documenti cartacei Allegato 7 pag. 56

66 G) RESPONSABILITÀ CIVILI E PENALI RESPONSABILITÀ CIVILE Il Responsabile della Conservazione è obbligato a rispondere dei danni eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio incarico. I limiti risarcitori entro i quali ci si può aspettare che egli possa essere chiamato a rispondere sono estremamente variabili. Si immagini la situazione di una società che decida di nominare responsabile della conservazione sostitutiva un proprio dipendente, e che soccomba in un giudizio a causa dell'incapacità di questi di produrre alcuni documenti determinanti. In tale caso la società risulterebbe ragionevolmente legittimata a pretendere dal responsabile della conservazione sostitutiva il ristoro del danno sofferto, che potrebbe essere di ammontare anche estremamente rilevante. Simili questioni suggeriscono di prestare particolare attenzione nella definizione dei rapporti intercorrenti tra il responsabile e la società mediante una preventiva valutazione dei potenziali rischi ed una successiva stesura di un atto scritto che renda manifeste le volontà delle parti in merito alle reciproche tutele. RESPONSABILITÀ PENALE (CENNI) Il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 prevede l applicazione di sanzioni penali in caso di violazione delle norme sulla tutela dei dati personali. Il Responsabile della Conservazione quindi, nel momento in cui non rispetta la normativa su citata, può commettere in base alla sua condotta il reato di trattamento illecito di dati personali o il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati. In particolare, l articolo 167 del Codice della privacy definisce il reato di trattamento illecito di dati personali: salvo che il fatto costituisca più grave reato, chiunque, al fine di trarne per sé o per altri un profitto o di recare ad altri un danno, procede al trattamento di dati personali senza il consenso dell interessato è punito, se dal fatto deriva nocumento, con la reclusione da sei a diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi. Tale fattispecie criminosa richiede l elemento soggettivo del dolo, pertanto, il Responsabile della conservazione risponderà solo se ha agito al fine di trarne profitto o di recare un nocumento all interessato. L articolo 169 del Codice della privacy delinea il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati. La norma prevede che chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime è punito con l arresto sino a due anni o con l ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro. Nell ambito della conservazione sostitutiva, il Responsabile è tenuto a garantire il rispetto delle misure di sicurezza prescritte dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (ex art. 44, decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e quindi una sua omissione costituisce illecito penale. Proprio per queste ragioni è ancora più importante quanto già indicato al precedente paragrafo 6.2) il responsabile della conservazione opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi. pag. 57

67 SUGGERIMENTO OPERATIVO PER EVITARE SANZIONI Considerate queste rilevanti responsabilità, sia di carattere civile che penale, è opportuno fornire a chi dovrà rivestire il ruolo di Responsabile della conservazione una lista di punti chiave su cui sviluppare una checklist per controlli ispettivi. Individuazione del responsabile della conservazione Controllo del certificato di firma utilizzato Controllo di validità delle marche temporali Verifica della procedura di apposizione del riferimento temporale Verifica dei supporti di memorizzazione Verifica della tipologia di documenti portati in conservazione Verifica contenuto dei documenti informatici (macroistruzioni o codice eseguibile) Verifica dei formati utilizzati (pdf, pdf/a, xml, etc.) Verifica della leggibilità dei documenti informatici Verifica della cronologia nella conservazione dei documenti contabili Verifica degli indici di ricerca stabiliti dall articolo 3 del DM 23/01/2004 I documenti analogici sono stati conservati nel rispetto delle disposizioni dell articolo 4 del DM 23/01/2004 In caso di fatturazione elettronica è stato acquisito il preventivo consenso Esibizione della dichiarazione di cui all articolo 52, comma 10, del Dpr 633/1972 Comunicazione ex articolo 35, del Dpr 633/1972 Comunicazioni per l assolvimento dell imposta di bollo ex art. 7 DM 23/01/2004 IMPOSTA DI BOLLO SULLE FATTURE ELETTRONICHE Per quanto riguarda l assolvimento dell imposta di bollo sulle fatture, l articolo 13, comma 1, del D.P.R. 642/1972 (come modificato dal decreto legge 26 aprile 2013, n. 43) dispone che le fatture, note, conti e simili documenti, non soggette ad Iva, il cui importo è superiore a 77,47 euro, sono soggette all imposta di bollo nella misura di 2,00 euro. È opportuno precisare che tale disposizione vale sia per le fatture in formato cartaceo che per quelle in formato elettronico. Le modalità operative per l assolvimento dell imposta di bollo su Documenti Informatici sono riportate nella circolare 36/E del 2006 dell Agenzia delle entrate. Dal punto di vista operativo, il soggetto che intende avvalersi di tale modalità deve presentare le seguenti comunicazioni: una comunicazione preventiva il versamento dell imposta una comunicazione consuntiva La comunicazione preventiva e versamento dell imposta Il soggetto dovrà effettuare un calcolo presuntivo in relazione al numero di fatture da emettere durante l anno, potrà ad esempio, qualora fosse possibile, prendere come numero di riferimento le registrazioni dell anno precedente. Effettuato il calcolo bisognerà versare l imposta utilizzando il modello F23 ed indicando come codice tributo 458T oltre a specificare il codice dell Ufficio territorialmente competente versata prima che il libro giornale e il libro degli inventari siano posti in uso. pag. 58

68 La Comunicazione consuntiva e il conteggio definitivo Ultimo adempimento che il soggetto dovrà porre in essere riguarda la presentazione di una comunicazione consuntiva, nella quale indicare il numero esatto di fatture informatiche formate nell anno precedente. La norma cui fare riferimento è l articolo 7, comma 2 del D.M. 23 gennaio 2004, che pone come termine ultimo di presentazione della comunicazione consuntiva il 31 gennaio dell anno successivo. Qualora le registrazioni effettuate risultino superiori a quelle determinate su base presuntiva nella prima comunicazione, bisognerà versare la differenza operando secondo le indicazioni date in precedenza. Mentre, se l imposta versata in via preventiva dovesse risultare maggiore a quella dovuta, la differenza potrà essere utilizzata in compensazione nel versamento per l anno in corso o, in alternativa, richiesta a rimborso. EVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI Di seguito vengono elencate, a titolo meramente esemplificativo, le possibili attività di controllo che gli organi ispettivi potrebbero porre in essere: individuazione del responsabile della conservazione ed acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva (ove disponibile) controllo dell impronta dell archivio informatico oggetto di conservazione controllo del certificato di firma, del riferimento temporale e delle marche temporali controllo delle comunicazioni obbligatorie all Agenzia delle entrate controllo della tipologia dei documenti portati in conservazione verifica dell esistenza degli indici di ricerca verifica dell accordo con il destinatario verifica sulla corretta emissione e conservazione dei documenti verifica a campione sulle impronte dei singoli documenti controllo sull avvenuto intervento del pubblico ufficiale nei casi previsti dalla normativa. VIOLAZIONI E SANZIONI APPLICABILI È possibile distinguere subito le sanzioni di carattere sostanziale, nel caso in cui ci sia danno erariale, da quelle di carattere meramente formale, dovute ad esempio a dimenticanze che non vanno a pesare sulle casse dell erario. La legge tributaria, infatti, sanziona anche i soggetti che devono controllare la corretta osservanza degli obblighi tributari, a partire dagli amministratori, i sindaci fino ai revisori contabili. In particolare colui il quale è chiamato a sottoscrivere la dichiarazione come sindaco o revisore contabile è sanzionato qualora non denunci la violazione degli obblighi relativi alla contabilità con una sanzione da euro 2.065,83 a euro ,14. Da qui l importanza a parer nostro che l operatore presti la dovuta attenzione agli aspetti operativi e quindi, ad esempio, alla piena e corretta applicazione delle modalità previste dal D.M. 23 gennaio 2004 e in generale a tutta la normativa sulla fatturazione e conservazione elettronica. Proseguendo sul versante delle sanzioni riguardanti gli adempimenti formali di tenuta e conservazione della contabilità fiscale, il rimando è all impianto sanzionatorio previsto dall art. 9 (violazione degli obblighi relativi alla contabilità) commi 1 e 2 del D.Lgs. 471/1997 dove si dispone che: a) chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri la cui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,91 a euro 7.746,85. Tale quindi è la fattispecie per chi non osserva, tra l altro, le prescrizioni specifiche in tema di conservazione elettronica secondo quanto disposto dalla specifica normativa in esame; pag. 59

69 b) la medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessi, ispezioni, verifiche ai fini dell accertamento per le II.DD. e l I.V.A. si rifiuta di esibire, dichiara di non possedere o comunque sottrae alla verifica i documenti, i registri e le scritture ai fini delle II.DD. e dell I.V.A., ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l esistenza. Tale quindi è la fattispecie per chi non consenta l accesso ai sistemi elettronici (ad es. non comunicando password, chiavi di accesso e simili) ovvero, sempre a titolo esemplificativo, non metta a disposizione le necessarie apparecchiature tecniche. Un cenno, tipico per la materia in esame alla luce delle novità introdotte, concerne l applicabilità delle sanzioni amministrative in capo al terzo incaricato della conservazione per le violazioni di norme tributarie. Come noto, il conferimento a terzi dell incarico di effettuare la conservazione sostitutiva non incide sugli obblighi di corretta tenuta e conservazione dei libri, registri, scritture, fatture e in generale di tutti i documenti prescritti dalla normativa tributaria, che continuano a gravare sul Contribuente. Pertanto eventuali inadempienze dei suddetti obblighi che diano luogo all applicazione di sanzioni vanno, dunque, addebitate al soggetto tenuto al rispetto delle prescrizioni in materia di corretta tenuta e conservazione della contabilità Stante la responsabilità sempre in capo del contribuente, deve tuttavia ricordarsi l istituto del concorso di persone nell illecito amministrativo disposto in campo tributario dall articolo 9 del D. Lgs. 472/1997, secondo il quale quando più persone concorrono alla violazione, ciascuna di esse soggiace alla sanzione per questa disposta. Ne consegue che se l irrogazione della sanzione è conseguenza di una azione o omissione del terzo incaricato alla conservazione delle scritture anche questi può essere tenuto a rispondere della sanzione in concorso con il Contribuente. Di seguito vengono analizzate le sanzioni nel caso in cui il soggetto ometta di inviare le comunicazioni obbligatorie (in caso di outsourcing, di affidamento a terzi o a soggetti extra-ue). In questi casi la sanzione prevista è quella dell articolo 11 del D.Lgs. 471/1997 che va da un minimo di euro 258,23 a un massimo di euro 2.065,83. Viene ora analizzata la sanzione prevista in caso di inosservanza del termine quindicinale per procedere alla conservazione digitale delle fatture. In questo caso, se ad esempio le fatture vengono portate in conservazione entro venti giorni, a condizione che siano state emesse e registrate nei registri Iva nei termini, la sanzione che troverebbe applicazione è quella dell articolo 9 che va da euro 1.032,00 a euro 7.746,00. È opportuno ricordare che tale sanzione è applicabile, al periodo d imposta oggetto del controllo, una sola volta a prescindere dal numero di violazioni effettuate. Inoltre, sono previste delle riduzioni delle sanzioni nel caso in cui il contribuente decida di pagare entro 60 giorni dalla notifica dell atto di contestazione o dell avviso di accertamento. Di seguito vengono esaminate possibili fattispecie che rilevano non più sul piano amministrativo ma penale. I riferimenti normativi sono contenuti nel D.Lgs. 74 del 2000, con il quale il legislatore ha voluto individuare un certo numero di fattispecie, di natura esclusivamente delittuosa, tutte caratterizzate da dolo specifico finalizzato ad evadere le imposte. Il legislatore, proprio per salvaguardare le esigenze di controllo dell Amministrazione finanziaria, ha imposto al contribuente l obbligo di assicurare l accesso automatizzato all archivio digitale tramite le apparecchiature informatiche installate nei locali dell azienda. Ricordiamo che tale previsione è contenuta nell articolo 52, comma 4, del D.P.R. 633/1972 dove si dispone che: L'ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture, compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie, che si trovano nei locali in cui l'accesso viene eseguito, o che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche installate in detti locali. pag. 60

70 Pertanto, nel caso in cui il contribuente si rifiuti di esibire i documenti oppure li occulti o li distrugga, si configura la fattispecie penale prevista dall articolo 10 del D. Lgs. 74/2000, che prevede la reclusione da sei mesi a cinque anni. Infine, occorre ricordare che il mancato rispetto della normativa in materia di conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti potrebbe legittimare l Amministrazione finanziaria a ricorrere al cosiddetto accertamento induttivo come previsto dall art. 39, comma 2, del D.P.R. 600/1973 per le imposte dirette e dall articolo 55, comma 2, del D.P.R. 633/1972 per l Iva. Si precisa che il ricorso a tale strumento di accertamento è consentito quando le irregolarità formali delle scritture contabili risultanti dal verbale di ispezione sono così gravi, numerose e ripetute da rendere inattendibili nel loro complesso le scritture stesse per mancanza delle garanzie proprie di una contabilità sistematica. Oppure, quando il contribuente ha sottratto all'ispezione le scritture contabili oggetto di controllo o nel caso in cui non consenta l accesso ai propri archivi informatici. In questi casi si può prescindere in tutto o in parte dalle risultanze delle scritture contabili ed accertare induttivamente il maggior reddito utilizzando presunzioni anche non dotate dei requisiti di precisione gravita e concordanza di cui all articolo 2729 del codice civile. Nel caso di accertamento induttivo si applicherebbe anche la sanzione prevista dall articolo 1, comma 1, del D.Lgs. 471/1997 vale a dire una sanzione amministrativa dal cento al duecento per cento della maggiore imposta. H) COMMERCIALISTI E DEMATERIALIZZAZIONE DOMANDE E RISPOSTE Sono ancora molti, purtroppo, i professionisti che credono poco alla Conservazione Sostitutiva. Un po per paura, un po per pigrizia, un po per false credenze, sono molte le obiezioni sollevate da commercialisti e non solo riguardo l uso della dematerializzazione nello studio. Di seguito vengono elencate le più diffuse (con le relative risposte) frutto di un analisi dell Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano del settembre Obiezione: fare la Conservazione Sostitutiva delle copie dei dichiarativi dell incaricato alla trasmissione è troppo onerosa, perché prima bisogna raccogliere la firma del cliente e, poi, scansionare la dichiarazione da conservare. Risposta: la risoluzione n 354/E del 8/8/2008, ha chiarito che con riguardo alle copie delle dichiarazioni conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato alla trasmissione, possono anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente. Il che significa che la Conservazione Sostitutiva delle copie delle dichiarazioni dell incaricato NON richiede la firma del contribuente. Obiezione: non è ancora sicuro che i commercialisti possano effettuare la Conservazione Sostitutiva Risposta: già dal 2004 è possibile impiegare negli studi professionali la Conservazione Sostitutiva sia di documenti analogici che informatici. Con la pubblicazione del DMEF del 23 gennaio 2004 e le disposizioni contenute nel CAD (Codice dell Amministrazione Digitale) è possibile conservare in solo formato digitale qualsiasi tipo di documento fiscale e amministrativo, a esclusione dei documenti e delle scritture del settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo. Obiezione: la normativa è ancora troppo complessa Risposta: la normativa potrebbe sembrare complessa perché tratta anche di alcuni aspetti tecnici, come la firma digitale e la marca temporale, che sono argomento non attigui a quelli normalmente trattati dagli studi professionali. Tuttavia la normativa non è certo più complessa di altri dispositivi di legge, che regolano altri temi di natura civilistico - fiscale. Tra l altro, oggi la normativa è da ritenersi stabile, tanto da non necessitare di ulteriori approfondimenti normativi. A chi, invece, non avesse tempo o intenzione di approfondire la normativa si ricorda che è sempre possibile conservare in modalità sostituiva i documenti utilizzando servizi di full-outsourcing di società specializzate, evitando, così, di rinunciare a dare una risposta alla clientela. pag. 61

71 Obiezione: se conservo documenti e scritture contabili solo in formato digitale, non posso più tornare alla carta in caso di loro utilizzo Risposta: Se viene effettuata la Conservazione Sostitutiva di documenti e scritture contabili in solo formato digitale, è sempre possibile stamparli e utilizzarli in formato cartaceo, poiché hanno la stessa efficacia probatoria dell originale, a meno che la loro conformità non sia espressamente disconosciuta. Obiezione: la Conservazione Sostitutiva rende i processi estremamente rigidi Risposta: contrariamente a ciò che si pensa, la normativa è estremamente flessibile, perché consente di adottare la Conservazione Sostitutiva senza modificare o alterare i processi esistenti negli studi professionali. Ciò che, invece, viene modificato, è il tempo dedicato dallo Studio nella conservazione delle scritture contabili: infatti, a parità di documenti da conservare, mentre la stampa cartacea di centinaia di scritture contabili potrebbe richiedere diversi giorni, con la Conservazione Sostitutiva basterebbero pochi minuti. Obiezione: non faccio Conservazione Sostitutiva perché dovrei tenere un manuale per ogni cliente Risposta: considerato che quasi tutti gli aspetti dei processi di Conservazione Sostitutiva svolti dal professionista sono gli stessi per tutti i clienti dello studio (il Responsabile della Conservazione rimane il medesimo; così come il software impiegato, il supporto di conservazione, il luogo di conservazione e via dicendo), è ammissibile impiegare il Manuale della Conservazione Sostitutiva dello studio, valido per tutti i clienti. Va ricordato, però, che in caso di restituzione al cliente delle scritture contabili conservate in solo formato digitale, dovrà essere consegnato anche il citato manuale. Obiezione: con la Conservazione Sostitutiva cambia totalmente la tempistica di conservazione Risposta: la tempistica di conservazione non cambia; le scritture contabili, siano esse stampate su carta, che conservate in digitale, dovranno essere conservate entro i quattro mesi successivi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, IRAP e IVA. Obiezione: la Conservazione Sostitutiva non ci interessa perché facciamo solo consulenza Risposta: alcuni professionisti che svolgono solo attività di consulenza, pur avendo pochi documenti e scritture contabili, hanno deciso di adottare la Conservazione Sostitutiva per il solo fatto che il miglior modo per imparare è fare. Quando qualche loro Cliente richiederà supporto nell implementare la Conservazione Sostituiva in azienda, non si troveranno impreparati. Obiezione: non facciamo Conservazione Sostitutiva perché a volte siamo in ritardo con la gestione normale dell attività, quindi il supporto di carta non ha una data certa di produzione del documento. Con la marca temporale sei invece obbligato a fare operazioni nei tempi stabiliti per legge Risposta: premesso che andrebbe verificata la struttura organizzativa dello studio, dato che una simile situazione, se cronica, ha delle carenze che potrebbero anche generare delle criticità in futuro, va evidenziato che è sempre possibile effettuare la Conservazione Sostitutiva anche di un documento analogico. In questo caso, data appunto la presenza del documento cartaceo, non vi sono vincoli temporali ed è possibile farla in qualsiasi momento. Obiezione: sono pochi i documenti e le scritture contabili che possono essere conservati in solo formato digitale Risposta: in realtà sono oltre 80 i documenti contabili che possiamo conservare digitalmente. Proviamo a contare quante sono le pagine che in un anno per tutti i clienti dello studio bisogna stampare e archiviare. Consideriamo, poi, i metri quadrati da mettere a disposizione, che ogni anno aumentano. Valutiamo il tempo assorbito dalla ricerca dei documenti negli archivi cartacei, dalla necessità di avere, comunque, una doppia archiviazione, una cartacea e una elettronica sul server dello studio. Sicuri che i documenti cartacei siano più semplici da gestire? Obiezione: i tempi per rientrare dall investimento sono troppo lunghi Risposta: i benefici che potenzialmente derivano dall adozione di un qualsiasi progetto di dematerializzazione sono tali da ripagare i costi di realizzazione in un intervallo temporale che oscilla tra i 12 (nella maggior parte dei casi) e i 18 mesi. pag. 62

72 Obiezione: la Dematerializzazione interessa solo agli studi di medie e grandi dimensioni. Per i piccoli non è conveniente Risposta: la dimensione dello studio non è la variabile necessariamente più efficace per comprendere se può essere o meno opportuno avviare progetti di dematerializzazione. Occorre soffermarsi anche sulla complessità amministrativa che lo studio gestisce, misurabile in termini di tipologia e numero di documenti, a loro volta quantificati in pagine, che vengono lavorati dallo Studio, senza trascurare il tempo dedicato allo svolgimento delle singole attività, ripartite tra il personale che le cura direttamente. In altre parole, il problema è più di natura culturale. I) ELENCO DELLE DEFINIZIONI Documento analogico Documento formato con l'utilizzo di grandezze fisiche che assumono valori continui nel tempo (carta, microfilm. pellicole mediche, cassette, nastri audio, nastri video); può essere originale o copia; se originale può essere unico (come gli assegni e le cartelle cliniche) o non unico, qualora sia possibile risalire al suo contenuto attraverso scritture o documenti di cui è obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Documento Informatico Rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti. Perché sia rilevante ai fini fiscali deve avere la forma di documento statico non modificabile, con attestazione della data, di autenticità e d'integrità, e sia reso leggibile e disponibile su supporto informatico o su carta. Evidenza Informatica Sequenza di simboli binari elaborabile da una procedura informatica. Impronta Sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata tramite applicazione di un'opportuna funzione di hash (funzione di crittografia). Chiave privata La chiave della coppia usata nel processo di sottoscrizione elettronica di un documento informatico. Chiave pubblica La chiave della coppia usata da chiunque esegua la verifica di una firma digitale. Certificato qualificato Crtificato elettronico rilasciato da una Certification Authority in allegato alla firma; si lega alla chiave pubblica da usare per la verifica. Certification Authority Soggetti riconosciuti dal Cnipa (Infocamere, Postecom, Intesa, Cedacri, Actalis..) ai quali rivolgersi per acquistare l'occorrente per la firma digitale dei documenti. Firma elettronica qualificata Firma elettronica avanzata (cioè ottenuta con una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione) che si basa su un certificato qualificato, prodotta mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Firma Digitale Particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata. che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica. Rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. pag. 63

73 Smart Card Dispositivo sicuro per la creazione della firma digitale; lo sono anche i token Usb. Riferimento temporale Informazione contenente la data e l'ora che viene associata a uno o più documenti informatici. Marca temporale L'evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. Memorizzazione Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici. Archiviazione digitale Processo di memorizzazione su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione. Conservazione digitale Processo che presuppone la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei a garantire la leggibilità nel tempo, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale sull'insieme dei documenti o su un'evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi. La conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine sui supporti ottici ed eventualmente anche della relativa impronta; solo se si tratta di documenti analogici unici l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale presuppone l'intervento di un pubblico ufficiale. Esibizione Operazione che permette di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia. Riversamento diretto Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione a un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Riversamento sostitutivo Memorizzazione su altro supporto ottico di documenti informatici conservati; esso termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti, o su un'evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo; se si tratta di documenti informatici sottoscritti, è inoltre richiesta l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità rispetto al documento d'origine. Responsabile della conservazione Assicura la conformità dei documenti agli originali (tranne nei casi in cui è previsto l'intervento del pubblico ufficiale); garantisce l'aderenza del procedimento ai requisiti normativi; tutela l'autenticità, l'integrità e la disponibilità nel tempo del patrimonio documentale. Pubblico Ufficiale Notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco. pag. 64

74 Installazione, moduli Sw. Agenzia delle Entrate, Dichiarativi, Lavoro, Parcellazione e Fatture c/terzi Versioni....NET e VB Tipo agg.to...dynet Rel. agg.to Rel. docum.to...eu Data docum.to...18/06/2014 Alla cortese attenzione del Responsabile Software INDICE A) AGGIORNAMENTO APPLICATIVO...3 SCARICO E INSTALLAZIONE DELL AGGIORNAMENTO...3 B) MODULO SOFTWARE AGENZIA DELLE ENTRATE...5 ALLINEAMENTO AI NUOVI CONTROLLI...5 PROCEDURA DI CONTROLLO DEI MODELLI F24 TELEMATICI...5 AGGIORNAMENTO APPLICAZIONE ENTRATEL...5 AGGIORNAMENTO MODULI DI CONTROLLO SDS/PARAMETRI...5 AGGIORNAMENTO PROCEDURA DI CONTROLLO FORMALE DELLE DICHIARAZIONI MOD GERICO AGGIORNAMENTO MODULI DI CONTROLLO MODELLO C) MODULO BASE...7 DELEGA UNIFICATA F GESTIONE DICHIARANTI...7 Elenco partite...7 D) MODULO DICHIARATIVI...8 PROROGA VERSAMENTI...8 NORMATIVA...8 GLI INTERVENTI...8 Rateizzazioni dei versamenti...8 UNICO...10 IVA in caso di versamento in UNICO...12 Elenco Contribuenti Sogg. a Proroga...12 QUADRO RG TUTTI I MODELLI...14 PROSPETTO - STUDI DI SETTORE...14 GESTIONE IMMOBILI...15 STAMPE IMU...15 STAMPE TASI...17 FORNITURE TELEMATICHE...18 TELEMATICO USP ENC - IRAP...18 Generazione fornitura Telematica e controlli contestuali...18 Controlli telematici...22 File Telematico per mille (modello 730)...23 File Telematico 2 per mille (Unico 740)...23 pag. 1

75 DICHIARAZIONE SOSTITUTI D IMPOSTA IMPORTAZIONE DA FILE TELEMATICO...24 ADEGUAMENTI FUNZIONALI...25 STUDI DI SETTORE...25 UNICO PF...25 E) MODULO LAVORO...26 ADEGUAMENTI NORMATIVI...26 MIGLIORIE...26 CEDOLINO CON INVIO A MEZZO Tabelle Base...26 Tabella SMTP...26 Configurazione Utente...27 Elaborazioni mensili...28 Stampa LUL...28 ADEGUAMENTI FUNZIONALI...31 GESTIONE DEL PERSONALE...31 Elaborazioni mensili...31 Stampa LUL...31 Utilità...31 Stampa dichiarazione non applicazione bonus...31 F) MODULO PARCELLAZIONE...32 ADEGUAMENTI FUNZIONALI...32 STAMPA PARCELLA DI ACCONTO...32 STAMPA PARCELLA CON ACCONTi...32 G) MODULO FATTURE C/TERZI...32 FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE...32 pag. 2

76 A) AGGIORNAMENTO APPLICATIVO Nota Bene: Prima di procedere con l installazione dell aggiornamento occorre verificare che: nessun utente sia attivo sul programma; siano state chiuse tutte le applicazioni aperte sul PC; in caso di installazione in rete, sia stato interrotto il servizio Protection Server. Attenzione! Nota Bene: Si precisa di NON aggiornare l applicativo Expert Up a questa versione, qualora sullo stesso PC sia installato uno dei seguenti applicativi: Hop2000, City e Dynner. nel caso in cui sul server non sia installato l applicativo, ma sia presente solo il database, occorre installare l aggiornamento SOLO sui client. SCARICO E INSTALLAZIONE DELL AGGIORNAMENTO Documento installazione aggiornamento Dynet Per le note di installazione si consiglia di prendere visione del documento Installazione aggiornamento da Dynet (cfr. codice 1012LUPU). Verificare che il valore riportato nella colonna Dimensione della pagina Scarica gli aggiornamenti del tuo software su sia: pag. 3

77 Attenzione! Al fine di agevolare la ricerca, su sito aziendale, della documentazione relativa agli aggiornamenti rilasciati (Expert Up), occorre effettuare i seguenti passaggi: collegarsi all indirizzo nel campo di ricerca in alto digitare il codice EXPERT UP spuntare la casella di selezione Documenti cliccare sull icona Lente per avviare la ricerca sull elenco visualizzato, cliccare sulla scheda Expert Up relativa alla release di aggiornamento interessata sulla pagina che viene visualizzata, cliccare sul link relativo al file pdf interessato per aprire le note di accompagnamento. 6 pag. 4

78 B) MODULO SOFTWARE AGENZIA DELLE ENTRATE Al termine dell installazione nel modulo Software Agenzia Entrate vengono rese disponibili le seguenti funzioni. ALLINEAMENTO AI NUOVI CONTROLLI PROCEDURA DI CONTROLLO DEI MODELLI F24 TELEMATICI Il programma è stato allineato alle seguenti versioni: del 17/06/2014 Rispetto alla versione precedente è stato adeguato a quanto previsto dalla seguente Risoluzione: n. 62 del 16/06/2014 AGGIORNAMENTO APPLICAZIONE ENTRATEL Il programma è stato allineato alla versione del 13/06/2014. AGGIORNAMENTO MODULI DI CONTROLLO SDS/PARAMETRI La procedura di controllo relativa ai controlli degli Studi di Settore/Parametri risulta automaticamente allineata al rilascio della versione del 12/06/2014. AGGIORNAMENTO PROCEDURA DI CONTROLLO FORMALE DELLE DICHIARAZIONI MOD A fronte dell allineamento automatico di cui sotto, in ExpertUp sono disponibili i seguenti controlli interni: Modello Modello 770 Semplificato 2014 Modello 770 Ordinario 2014 Unico Persone Fisiche 2014 Modello Unico SC 2014 CNM 2014 Modello Unico SP 2014 Modello Unico ENC 2014 IRAP 2014 Il pacchetto Moduli Controllo 2014 risulta automaticamente allineato al rilascio della versione del 12/06/2014. Contiene i seguenti moduli di controllo formale delle dichiarazioni: Modello 730 versione del 26/05/2014 Unico Persone Fisiche 2014 versione del 12/06/2014 Modello Unico SP 2014 versione del 12/06/2014 Modello Unico SC 2014 versione del 12/06/2014; Modello Unico ENC 2014 versione del 12/06/2014. IRAP 2014 versione del 22/05/2014 CNM 2014 versione del 22/05/2014 Modello 770 Semplificato 2014 versione del 13/05/2014 Modello 770 Ordinario 2014 versione del 13/05/2014 pag. 5

79 GERICO 2014 Il programma è stato allineato alla versione del 12/06/2014. La versione del 12 giugno 2014 prevede le seguenti modifiche rispetto alla versione precedente: per gli studi VG40U, VG69U, VK23U è stata adeguata la visualizzazione dei dettagli di normalità economica nel prospetto riepilogativo dei dati contabili in relazione all indicatore Incidenza dei costi residuali di gestione sul valore della produzione ; per lo studio VG40U è stata rimossa un anomalia nel calcolo dell indicatore Incidenza dei costi residuali di gestione sul valore della produzione ; per lo studio WM04U è stato adeguato il controllo tra i quadri A e D in relazione ai campi A00701, A00801 e D04501; per lo studio WM05U è stato adeguato il controllo tra i quadri D e F in relazione ai campi F01401 e D03101, D03201, D03301, D03401; per tutti gli studi è stato adeguato il controllo (somma ricavi + altri proventi + aggi) <= 7.5 mln in presenza di valori negativi derivanti da: (F F F01101); per tutti gli studi sono stati adeguati i controlli dei dati relativi alla sezione Inizio/Cessazione Attività, Periodo d'imposta diverso da 12 mesi; per lo studio VD33U è stata adeguata la visualizzazione della descrizione sotto le colonne a destra dei righi da D26 a D35; per gli studi WG61A, WG61C, WG61D, WG61E, WG61F e WG61G, è stata adeguata la stampa dei righi X02 e X03 ed è stata corretta la denominazione del titolo del quadro B conformemente alla modulistica; per gli studi WG61B e WG61H è stata corretta la denominazione del titolo del quadro B conformemente alla modulistica; per lo studio WG67U è stata adeguata la stampa dei righi da B30 a B33 conformemente alla modulistica; per lo studio WG74U è stata adeguata la visualizzazione e la stampa di alcuni titoli di sezione conformemente alla modulistica. AGGIORNAMENTO MODULI DI CONTROLLO MODELLO La procedura relativa ai controlli del modello 730/2014 risulta automaticamente allineata al rilascio della seguente versione: del 18/06/14 Rispetto alla versione precedente sono state apportate le seguenti variazioni: nel caso di modello 730 dipendenti senza sostituto d imposta, aggiornato il controllo relativo agli importi da versare con mod. F24 per secondo o unico acconto nel caso di importo degli stessi inferiore a quello del rimborso e rimborso soggetto a controllo da parte dell Agenzia delle entrate; aggiornato il controllo relativo all addizionale comunale risultante dalla certificazione per la parte riconducibile ai compensi per attività sportive dilettantistiche ed il controllo relativo all acconto per addizionale comunale in alcuni casi particolari; aggiornato controllo presenza dati mod nel caso di rimborso soggetto a controllo da parte dell Agenzia e di secondo o unico acconto di importo maggiore del rimborso; aggiornato controllo ricalcolo detrazione per altri redditi ai fine dell acconto in presenza di importi nel quadro D per noleggio occasionale di imbarcazioni e navi da diporto; previsto codice comune M332 come valore ammesso nel quadro B dei Fabbricati; aggiornato controllo relativo al rigo 5 colonna 7 del quadro F ed il controllo relativo al CAP. pag. 6

80 C) MODULO BASE DELEGA UNIFICATA F24 GESTIONE DICHIARANTI Elenco partite Accedendo alla procedura viene proposta una videata simile alla seguente. Sono state apportate le seguenti modifiche. Codice comune È stato inserito il nuovo filtro Codice comune. Agisce in modo simile a quelli già presenti. Inserito il Codice comune per cui si desidera ricercare le partite, il programma visualizza o meno quelle che fanno riferimento a tale comune. Aggiornamento massivo delle partite e rielaborazione delle relative deleghe La funzione, richiamabile dall omonimo pulsante sulla Barra degli strumenti dell Elenco partite, è stata modificata in modo tale da consentire una nuova possibilità di variazione nelle partite di debito. È stato inserito il punto 6 Data scadenza. Se indicata una nuova scadenza al punto 6 e premuto il tasto Esegui il programma varia la data a tutte le partite di debite visualizzate nella precedente videata Elenco partite - Debiti. Attenzione! La nuova opzione agisce soltanto sulle partite manuali, ovvero tutte quelle partite che non derivano dal VER. pag. 7

81 D) MODULO DICHIARATIVI PROROGA VERSAMENTI NORMATIVA In data 13 giugno 2014 è stato firmato un D.P.C.M. che prevede lo slittamento dei termini, dal 16 giugno al 7 luglio 2014, senza alcun pagamento aggiuntivo, dei versamenti risultanti dalle dichiarazioni di tutti i contribuenti (persone fisiche e non) che esercitano attività economiche per le quali sono stati elaborati gli studi di settore. Il DPCM prevede inoltre, in relazione alle stesse imposte, la possibilità di effettuare i versamenti dal 8 luglio al 20 agosto 2014, versando una maggiorazione a titolo di interesse, pari allo 0,40 per cento. Il comunicato stampa n. 144 del Ministero dell Economia e delle Finanze precisa inoltre quanto segue: la proroga riguarda anche i contribuenti che, pur facendo parte delle categorie per le quali sono previsti gli studi di settore, presentano cause di esclusione o inapplicabilità (ad esempio, nel caso di non normale svolgimento di attività, o per il primo anno di attività) o i contribuenti che rientrano nel regime fiscale di vantaggio per l'imprenditoria giovanile e per i lavoratori in mobilità (quadro LM compilato). GLI INTERVENTI Il programma è stato aggiornato per consentire la proroga dei versamenti. Unico PF, SP, SC/ENC, CNM, tutti i Modelli IRAP e Diritto camerale. Il programma consente di effettuare i versamenti: Entro il 7 luglio 2014, senza alcuna maggiorazione; dal 8 luglio 2014 al 20 agosto 2014, maggiorando le somme da versare dello 0,40 per cento a titolo di interesse corrispettivo. Rateizzazioni dei versamenti La proroga dal 16 giugno al 7 luglio 2014 per i versamenti dei contribuenti interessati dagli studi di settore ha, pertanto, modificato il calendario di Unico Alle scadenze già in corso si sono aggiunte, infatti, le nuove tempistiche dedicate ai contribuenti interessati dagli studi di settore che versano con proroga. Nel menu Tabelle di tutti i Dichiarativi è stata pertanto implementata la voce Rateizzazione dalla quale è possibile richiamare il prospetto Rateizzazione, al fine di comprendere anche le casistiche di versamento dei contribuenti soggetti a studi di settore che possono usufruire della proroga. Agli iniziali codici 2014 da 1 a 4 e da 9 a 11 si sono ora aggiunti i codici da 5 a 8, come illustrato nelle pagine che seguono. pag. 8

82 Tabella versamento Codice 1 Il codice 1 può essere utilizzato dai NON titolari di P.IVA che desiderano eseguire i versamenti a partire dal 16 giugno, quindi senza proroga e senza la maggiorazione dello 0,4% su tutte le rate. Tabella versamento Codice 2 Il codice 2 può essere utilizzato dai NON titolari di P.IVA che desiderano eseguire i versamenti a partire dal 16 luglio, quindi senza proroga con maggiorazione dello 0,4% su tutte le rate. Tabella versamento Codice 3 Il codice 3 può essere utilizzato dai titolari di P.IVA che desiderano eseguire i versamenti a partire dal 16 giugno, quindi senza proroga senza la maggiorazione dello 0,4%. Tabella versamento Codice 4 Il codice 4 può essere utilizzato dai titolari di P.IVA che desiderano eseguire i versamenti a partire dal 16 luglio, quindi senza proroga con maggiorazione dello 0,4% su tutte le rate. Tabella versamento Codice 5 Il codice 5 può essere utilizzato dai NON titolari di P.IVA che desiderano eseguire i versamenti con proroga a partire dal 7 luglio, quindi senza la maggiorazione dello 0,4% su tutte le rate. Tabella versamento Codice 6 Il codice 6 può essere utilizzato dai NON titolari di P.IVA che desiderano eseguire i versamenti con proroga a partire dal 20 agosto, quindi con maggiorazione dello 0,4% su tutte le rate. Tabella versamento Codice 7 Il codice 7 può essere utilizzato dai titolari di P.IVA che desiderano eseguire i versamenti con proroga a partire dal 7 luglio, quindi senza maggiorazione dello 0,4% su tutte le rate. pag. 9

83 Tabella versamento Codice 8 Il codice 8 può essere utilizzato dai titolari di P.IVA che desiderano eseguire i versamenti con proroga a partire dal 20 agosto, quindi con maggiorazione dello 0,4% su tutte le rate. UNICO I codici sopra elencati sono utili in sede di definizione dei versamenti e possono essere utilizzati sul VER in Riepilogo versamenti. È sufficiente accedere al VER della singola dichiarazione e cliccare sul tasto Modifica. Cliccando su Modifica viene aperta una videata simile alla seguente. Si tratta di una videata uguale a quella dell Aggiornamento massivo VER che si trova nel menu Utilità. A differenza di quello massivo da menu, l aggiornamento tramite il tasto Modifica sul VER agisce su un unico contribuente. È quindi possibile agire sul link disponibile sul campo Tipo da impostare per definire il nuovo codice rateizzazione e sul N. Rate per modificarle o lasciare quelle impostate. pag. 10

84 Nell immagine proposta si è deciso, ad esempio, di utilizzare un codice 8. Si tratta di un codice quindi per titolari di P.IVA che desiderano eseguire i versamenti con proroga a partire dal 20 agosto, quindi con maggiorazione dello 0,4% su tutte le rate. In caso di variazione con deleghe già in stato Definitiva il programma avvisa con opportuno messaggio, affinché le stesse vengano riportate manualmente in stato Nuova prima di modificare il tipo di versamento. Una volta impostato il codice nel campo Tipo da impostare e premuto Esegui viene proposto un messaggio simile al seguente. Il codice indicato viene riportato sul VER. Nell immagine che segue in Tipo soggetto è stato utilizzato, ad esempio, il codice 8. Trattasi, pertanto, di contribuente titolare di P. IVA che desidera effettuare i versamenti con proroga a partire dal 20 agosto, quindi con maggiorazione dello 0,4% su tutte le rate e che ha scelto di non suddividere i versamenti. pag. 11

85 La Data scadenza del primo versamento (in questo caso unico) sarà pertanto il 20/08/2014, in funzione del tipo soggetto 8 prima indicato. IVA in caso di versamento in UNICO Al versamento dell Iva dovuta in base alla dichiarazione unificata può essere effettuato con le nuove tempistiche evidenziate nelle pagine precedenti, quindi con o senza maggiorazione del 0,4% salva quella prevista nella misura dell 1,20% a titolo di interesse corrispettivo per il trimestre dal 16 marzo al 16 giugno, propria della dilazione Iva. Se nel quadro VX è stata spuntata la casella Gestione versamento in dichiarazione unificata, il debito Iva presente nel quadro VX viene riportato sul VER della dichiarazione redditi senza alcuna maggiorazione. Si tenga presente che per le dichiarazioni gìà create occorre eseguire la rielaborazione del VER. È possibile effettuare questa operazione nei seguenti due modi. Da Scelta quadri di ogni dichiarazione cliccare sull icona Generazione partite. Sulla videata che viene proposta spuntare la casella Rielabora VER e premere il pulsante Esegui. Selezionare in sequenza Utilità Generazione massiva partite. Anche su questa videata, nella sezione Opzioni di elaborazione dei versamenti, spuntare la casella Rielabora VER e premere il tasto Esegui. In questo modo il VER, dopo avere compensato, procederà in automatico all eventuale maggiorazione del debito residuo. Elenco Contribuenti Sogg. a Proroga Al fine di agevolare la ricerca delle dichiarazioni soggette a studi di settore, si ricorda che in Stampe Stampe di utilità è disponibile la procedura Elenco Contribuenti Sogg. a Proroga. pag. 12

86 Tramite questa procedura è possibile ottenere, per tutte le dichiarazioni selezionate, l elenco: dei contribuenti soggetti a studi di settore, dei soci delle società soggetti a studi di settore con quadro RH compilato e Tipo impresa diverso da 4 e 8; Attenzione! Per i quadri RH occorre verificare che l attività della società sia soggetta a studi di settore. dei contribuenti in regime imprenditoriale giovanile e lavoratori in mobilità (Quadro LM). La stampa prodotta è simile alla seguente. pag. 13

87 QUADRO RG TUTTI I MODELLI PROSPETTO - STUDI DI SETTORE Sul quadro RG di tutti i modelli (nello specifico UPF) è presente il tasto Studi di settore/parametri. Sono stati eseguiti i seguenti interventi. È stata variata la modalità di calcolo sul prospetto legato al rigo F23. Cliccando sul tasto collocato accanto al campo F23 Altri componenti negativi il programma apre il Prospetto F23 simile al seguente. Il programma è stato modificato in modo tale che i due righi F18 col.2 e F18 col.3 risultino un di cui di F18 col.1 affinché il calcolo del rigo F23 consideri solo il valore di F18 col.1. Indicando un valore su F18 col.1 occorre anche indicare i valori di dettaglio F18 col.2 e F18 col.3 che il programma riporta nel dettaglio del rigo F18 È stato ripristinato il riporto contabile su rigo F18 col.2. Per consentire il riporto contabile di RF18 col.2 è sufficiente rieseguire il Trasferimento dati contabili, tenendo conto che eventuali dati precedentemente già riportati e modificati manualmente verranno sovrascritti. pag. 14

88 GESTIONE IMMOBILI STAMPE IMU In Gestione Immobili Stampe IMU è stata resa disponibile la procedura Elenco importi versati IMU. La videata è simile alla seguente. Consente di ottenere una stampa che assolve l esigenza di poter controllare i contribuenti soggetti al versamento IMU sia in acconto (sia a saldo). Nel riquadro Tipo immobile il programma propone spuntate di default entrambe le caselle Terreni e Fabbricati, al fine di consentire l esame dei versamenti su tutti gli immobili in archivio. È possibile togliere la spunta dalla casella che non interessa. Riquadro Altre opzioni Soggetti non residenti: viene proposta NON spuntata di default. Spuntando la casella il programma considera in stampa solo i soggetti non residenti, ma con immobili in Italia su cui sono stati eseguiti versamenti a titolo di acconto e/o saldo. Riquadro Tipo stampa - Tutti: consente di ottenere in stampa per singolo contribuente sia l acconto sia il saldo. - Solo Acconti: è l opzione di default e consente di ottenere in stampa solo l acconto per singolo contribuente. - Solo Saldi: consente di ottenere in stampa solo il saldo per singolo contribuente. Stampa dettaglio: la casella viene proposta spuntata di default. Se spuntata, per ogni immobile il programma espone una riga per singolo tributo. Se NON spuntata, per ogni immobile il programma espone una riga sola con la sommatoria dei tributi. Salto pagina dopo ogni soggetto: la casella viene proposta spuntata di default. Se spuntata, il programma impone un salto pagina dopo ogni soggetto. Il riquadro Località consente di selezionare gli immobili da stampare tra Regione, Provincia e Comune. Riquadro Tipo selezione Consente di scegliere una delle seguenti possibilità: Scelta tra limiti: rende attivo il riquadro Tipologia Limiti. Consente la successiva scelta Da.../A... Scelta selettiva: disattiva il riquadro Tipologia Limiti. Attiva la Griglia di visualizzazione selettiva al posto della scelta tra limiti Da.../A... pag. 15

89 Nota Bene: in tutti i casi in cui vi sia l esigenza di scegliere in modo puntuale i contribuenti da comprendere in stampa, occorre utilizzare il tipo selezione Scelta selettiva. Riquadro Tipologia Limiti Risulta attivo solo se è stata precedentemente spuntata la casella Scelta tra limiti. Codice: nella successiva scelta tra limiti attiva la selezione Da.../A... per codice contribuente. Cognome/Denominazione: nella successiva scelta tra limiti attiva la selezione Da.../A... per Cognome/Denominazione. Griglia di visualizzazione Se nel riquadro Tipo selezione è stata spuntata la casella Scelta tra limiti il programma consente di definire un raggruppamento di contribuenti per progressivi di codice o alfabetici, a seconda che si sia precedentemente optato per Codice o Cognome/Denominazione nel riquadro Tipologia Limiti. Nei campi Da e A occorre indicare (o ricercare tramite il link sul titolo del campo) i codici dei contribuenti di inizio e fine ricerca. Non indicando alcun codice, il programma prenderà in considerazione tutti i contribuenti presenti in archivio che soddisfano i criteri precedentemente esposti. Se nel riquadro Tipo selezione è stata spuntata la casella Scelta selettiva il programma consente di definire un elenco di contribuenti. Le funzioni operative disponibili sono le seguenti: - Seleziona: consente la visualizzazione della Lista Dichiarazioni. È possibile selezionare tutte le dichiarazioni spuntando la casella Seleziona tutte le righe, oppure singolarmente spuntando le caselle delle righe che interessano. - Rimuovi: elimina dalla selezione le dichiarazioni selezionate. - Azzera selezione: elimina dalla griglia tutte le dichiarazioni precedentemente selezionate. Premere quindi il tasto Stampa. Il programma espone una stampa nella quale vengono riportati, oltre i dati principali del contribuente, gli importi Dovuti, Compensati e Versati per l IMU suddivisi per comune. La stampa può essere utilizzata per individuare i contribuenti che hanno versato meno IMU del dovuto, oppure che non l hanno interamente versata e quindi sono soggetti al ravvedimento. I valori presenti nelle colonne Dovuto e Compensato della sezione Acconto vengono prelevati da Gestione IMU Riepilogo versamento IMU. I valori presenti nella colonna Versato, invece, vengono prelevati dalla delega F24 che nella sezione Imu presenta codici tributo dell Imu e anno 2014, con distinzione tra acconto e saldo. Nell ultima colonna, denominata Da Ravvedere, vengono esposti i valori che dovranno essere usati per il ravvedimento operoso per ogni singolo tributo. Nei campi viene esposto il risultato della formula: Dovuto (Compensato + Versato). A seconda delle selezioni impostate è possibile ottenere stampe simili alle seguenti. pag. 16

90 Stampa Solo Acconti e Senza dettaglio Stampa Solo Acconti e con dettaglio La differenza tra le due tipologie di stampe è che in quella con spunta sulla casella Stampa dettaglio nei rispettivi blocchi vengono indicati i valori corrispondenti ai singoli codici tributo: Ab. principale = 3912; Altri = 3918; Imm. Strum. = 3913; Imm. Cat.d = 3930; Erario = 3925; Terr.agricolo = 3914; Area fabb. = STAMPE TASI In Gestione Immobili Stampe TASI è stata resa disponibile la procedura Elenco importi versati TASI. La procedura è identica alla precedente già illustrata per l IMU. Attenzione! Le stampe relative agli Elenchi importi versati IMU/TASI e Riepilogo versamento IMU/TASI gestiscono il campo Versato solo per i versamenti effettuati con data 16/6/14. Per le deleghe generate con data diversa da 16/6/14, il campo Versato delle stampe di cui sopra verrà gestito in un prossimo aggiornamento. pag. 17

91 FORNITURE TELEMATICHE TELEMATICO USP ENC - IRAP Generazione fornitura Telematica e controlli contestuali Per generare il file telematico di USP, ENC e IRAP 2014 occorre selezionare in sequenza Telematico Formazione File Telematico Ministeriale. Prerequisiti per la generazione del file sono: la compilazione della sezione Impegno presentazione Telematica del Frontespizio USP/ENC/IRAP; l indicazione della Data dell impegno nella sezione Impegno presentazione Telematica del Frontespizio USP/ENC/IRAP. Per il telematico IRAP, come già per gli scorsi anni, l Agenzia delle Entrate ha adottato, per la definizione della fornitura relativa alla dichiarazione IRAP 2014, il linguaggio XML (extensible Markup Language). Viene avviata la procedura di creazione guidata della fornitura telematica. Nota Bene: per la procedura di generazione del file telematico di seguito illustrata, è stata presa ad esempio quella per Unico SP. Le videate esposte, pertanto, fanno riferimento a tale modulo. Le procedure per ENC e IRAP sono simili. Eventuali differenze vengono esposte nel testo che segue. Sulla maschera di introduzione premere il tasto Avanti. Viene mostrata una videata simile alla seguente. Nota Bene: si rammenta che se in Utilità Personalizzazione studio è stata spuntata la casella Abilita la classificazione anagrafiche su stampe e telematici, prima della seguente maschera, viene proposta una videata nella quale il tasto Aggiungi consente la visualizzazione della videata Classificazione anagrafiche al fine di inserire il codice della classificazione necessaria. Occorre indicare (o ricercare cliccando sul link Codice) l intermediario che effettuerà l invio del telematico. Il tasto Indietro consente di tornare alla videata precedente. Il tasto Annulla consente di uscire dalla procedura di creazione guidata della fornitura telematica. pag. 18

92 Premere quindi il tasto Avanti per procedere. Viene visualizzata una maschera simile alla seguente. Riquadro Tipo selezione Consente di scegliere una delle seguenti possibilità: - Scelta tra limiti: rende attivo il riquadro Tipologia Limiti. Consente la successiva scelta Da.../A... - Scelta selettiva: disattiva il riquadro Tipologia Limiti. Attiva la Griglia di visualizzazione selettiva al posto della scelta tra limiti Da.../A... Riquadro Tipologia Limiti Risulta attivo solo se è stata precedentemente spuntata la casella Scelta tra limiti. - Codice: nella successiva scelta tra limiti attiva la selezione Da.../A... per codice dichiarazione. - Cognome/Denominazione: nella successiva scelta tra limiti attiva la selezione Da.../A... per Cognome/Denominazione. Riquadro Stato dichiarazione Sono disponibili le seguenti opzioni di stato: Ordinaria, Integrativa, Correttiva nei termini, Integrativa a favore, Integrativa art.2. Attenzione! Al momento le integrative non sono ancora state rilasciate. Verranno rese disponibili con uno dei prossimi aggiornamenti. Riquadro Stato Telematico Sono disponibili tre caselle di selezione. - Da generare: se spuntata il programma considera le dichiarazioni che sul Frontespizio Impegno presentazione telematica presentano il campo Stato telematico impostato a 1 da generare. - Generata: se spuntata il programma considera le dichiarazioni che sul Frontespizio Impegno presentazione telematica presentano il campo Stato telematico impostato a 2 generata. - Includi escluse da invio: se spuntata il programma considera le dichiarazioni che sulla Barra delle selezioni del Frontespizio presentano spuntata la casella Esclusa dall invio telematico. Griglia di visualizzazione - Se nel riquadro Tipo selezione è stata spuntata la casella Scelta tra limiti il programma consente di definire un raggruppamento di dichiarazioni per progressivi di codice o alfabetici, a seconda che si sia precedentemente optato per Codice o Cognome/Denominazione nel riquadro Tipologia Limiti. Nei campi Da e A occorre indicare (o ricercare tramite il link sul titolo del campo) i codici delle dichiarazioni di inizio e fine ricerca, le quali verranno considerate per la generazione del telematico. Non indicando alcun codice, il programma prenderà in considerazione tutte le dichiarazioni presenti in archivio che soddisfano i criteri precedentemente esposti. pag. 19

93 - Se nel riquadro Tipo selezione è stata spuntata la casella Scelta selettiva il programma consente di definire un elenco di dichiarazioni. Le funzioni operative disponibili sono le seguenti: - Seleziona: consente la visualizzazione della Lista Dichiarazioni. È possibile selezionare tutte le dichiarazioni spuntando la casella Seleziona tutte le righe, oppure singolarmente spuntando le caselle delle righe che interessano. - Rimuovi: elimina dalla selezione le dichiarazioni selezionate. - Azzera selezione: elimina dalla griglia tutte le dichiarazioni precedentemente selezionate. Il tasto Indietro consente di tornare alla videata precedente. Il tasto Annulla consente di uscire dalla procedura di creazione guidata della fornitura telematica. Premere quindi il tasto Avanti. Viene proposta una maschera simile alla seguente. Vengono riepilogati i dati precedentemente inseriti e viene riportato il dettaglio del file telematico che sarà generato (nome, percorso, numero di dichiarazioni inserite). Nome File: il programma propone il nome del file in fase di generazione. Si tenga presente che il programma genera un file, ad esempio, del tipo P (per USP), E (per ENC), V (per IRAP). Il nome proposto è modificabile manualmente e i caratteri dello stesso sono così definiti: - primo: è la sigla di riferimento dichiarazione: P per USP; E per ENC. V per IRAP. - dal secondo al quinto: è la data di generazione tipo gg/mm (ad esempio 1706) - dal sesto all ottavo: è il progressivo numerico nell ambito della data prima indicata (ad esempio 001). Path destinazione: il programma propone il percorso di destinazione del file telematico generato, senza possibilità di variazione manuale. Il pulsante collocato sulla destra del campo consente, eventualmente, di verificare il contenuto del percorso proposto. Path facoltativo: il programma propone il percorso del Path destinazione. Cliccando sul link disponibile sul campo, il programma visualizza la maschera Sfoglia cartelle che consente di selezionare/creare la cartella dove copiare in automatico il file telematico. Nel caso si decida per un percorso diverso da quello proposto in automatico identico al Path destinazione, il file telematico generato viene reso disponibile in entrambi i percorsi. - riquadro Telematico Facile - Acquisisci fornitura con Telematico Facile: se la casella viene spuntata, alla conferma della maschera, oltre a generare la fornitura con la destinazione indicata in corrispondenza di Path destinazione o Path facoltativo, il programma rende disponibile la stessa anche nell Archivio di TELEMATICO FACILE integrato. - riquadro Selezione controlli - Nessuno: dopo la conferma il programma genera il file telematico con le caratteristiche prima descritte, ma senza effettuare i controlli telematici. pag. 20

94 - Moduli di controllo: dopo la conferma il programma genera il file telematico ed esegue i controlli telematici sulle dichiarazioni comprese nella fornitura predisposta nelle maschere precedenti, proponendo un report a video, e genera il file telematico. Il tasto Indietro consente di tornare alla videata precedente. Il tasto Annulla consente di uscire dalla procedura di creazione guidata della fornitura telematica. Premere il tasto Avanti e, nella maschera che segue, premere il tasto Fine per concludere la generazione. USP ENC A questo punto, dopo avere proposto una stampa a video con i controlli sulle dichiarazioni comprese nella fornitura, se precedentemente selezionata l opzione Moduli di controllo, il programma genera il file telematico nel percorso indicato nella specifica maschera della creazione guidata che è il seguente: \\nomeserver\expertupfs\dati\nomedatabase\telematici\dyusers\cartellaanno In caso, quindi, di controlli andati a buon fine è possibile reperire i file elaborati nella cartella prima indicata e inviarli all Agenzia delle Entrate. IRAP A questo punto, al termine della fase di generazione della fornitura, però, vengono predisposte due tipologie di file all interno della cartella: \\nomeserver\expertupfs\dati\nomedatabase\telematici\dyusers\cartellaanno I file sono: - un file VGGMMNNN.xml Si tratta di un file contenente i dati della fornitura. Il nome proposto è del tipo V ed è modificabile manualmente e i caratteri dello stesso sono definiti come sopra descritto. - un file in formato.txt, proposto a video, contenente il dettaglio degli errori. A differenza degli scorsi anni, il programma genera il file anche in caso di controlli non andati a buon fine. Per poter gestire la generazione del file telematico occorre avere installato il framework NET 2.0 (l installazione è già stata effettuata lo scorso anno per gestire il telematico dell Irap). Si tenga presente che, nel caso in cui il file telematico sia sottoposto ai controlli telematici, possono presentarsi le seguenti casistiche: - In caso di controlli andati a buon fine È possibile reperire i file.xml elaborati per l Agenzia delle Entrate nella cartella: \\nomeserver\expertupfs\dati\nomedatabase\telematici\dyusers\cartellaanno - In caso di controlli NON andati a buon fine Il programma propone un report a video simile al seguente. Si tenga inoltre presente che il progressivo indicato nel report come identificativo, NON è il codice della dichiarazione. Si tratta del progressivo della dichiarazione all interno del file.xml generato e presente nella cartella: \\nomeserver\expertupfs\dati\nomedatabase\telematici\dyusers\cartellaanno. Gli eventuali altri errori bloccanti o di rispondenza sono gli stessi di quelli per versioni che NON sono.xml. pag. 21

95 Controlli telematici I controlli telematici sono installati in automatico. In sede di installazione dell aggiornamento il programma aggiorna la cartella Entratel residente in X:\Programmi\ExpertUp (dove X è il driver del disco fisso, ad esempio C:\Programmi\...). I controlli telematici possono essere attivati in tre modi. In sede di generazione del file telematico ministeriale Come descritto nel paragrafo Generazione fornitura Telematica nel caso in cui venga selezionata l opzione Moduli di controllo, il programma esegue controlli sulle dichiarazioni comprese nella fornitura. Viene proposto un report a video con dettaglio e riepilogo. Direttamente sulla dichiarazione I controlli telematici diretti sulla dichiarazione possono essere attivati in due modi. - Da Scelta quadri Il controllo viene eseguito su singola dichiarazione. Accedendo in Scelta quadri per il singolo contribuente, è possibile utilizzare l icona Visto Dichiarazione (a forma di spunta) disponibile sulla Barra degli strumenti. Il programma propone una maschera che consente la verifica dei messaggi dai quadri della dichiarazione e i controlli telematici, simile alla seguente. L icona Esegui controllo consente l avvio della procedura. A fine controllo viene proposto un report simile a quello sopra proposto. L icona Stampa consente la stampa del report proposto a video. - Da Verifica dichiarazioni Il controllo viene eseguito in forma massiva. Selezionando in sequenza USP Telematico Verifica dichiarazioni il programma propone una maschera simile alla seguente. Nella sezione superiore vengono proposte tutte le dichiarazioni USP. pag. 22

96 Selezionando la singola dichiarazione, nella seconda sezione il programma consente la verifica dei messaggi dai quadri della dichiarazione e l esecuzione dei controlli telematici. Si tenga presente che, nel caso in cui il file telematico sia sottoposto ai controlli telematici, possono presentarsi le seguenti casistiche: In caso di controlli andati a buon fine È possibile reperire i file.xml elaborati per l Agenzia delle Entrate nella cartella: \\nomeserver\expertupfs\dati\nomedatabase\telematici\dyusers\cartellaanno In caso di controlli NON andati a buon fine Il programma propone un report a video simile al seguente. Si tenga inoltre presente che il progressivo indicato nel report come identificativo, NON è il codice della dichiarazione, bensì il progressivo della dichiarazione all interno del file.xml generato e presente nella cartella: \\nomeserver\expertupfs\dati\nomedatabase\telematici\dyusers\cartellaanno. Gli eventuali altri errori bloccanti o di rispondenza sono gli stessi di quelli per versioni che NON sono.xml. File Telematico per mille (modello 730) La procedura è simile quella del Telematico Ministeriale sopra esposta cui si rimanda per le note. File Telematico 2 per mille (Unico 740) La procedura è simile quella del Telematico Ministeriale sopra esposta cui si rimanda per le note. Nota Bene: la procedura di generazione file telematico 8 e 5 verrà rilasciata con un prossimo aggiornamento. pag. 23

97 DICHIARAZIONE SOSTITUTI D IMPOSTA IMPORTAZIONE DA FILE TELEMATICO Nel menu Utilità è stata resa disponibile le procedura Importazione da file telematico. La videata è simile alla seguente. Il tasto Sfoglia consente i ricercare il file telematico dal quale esportare la dichiarazione 770. A questo punto, selezionare il Tipo dichiarazione che si sta importando. È possibile azzerare i dati, eventualmente preesistenti, spuntando le caselle dei quadri elencati in figura. Cliccare sul tasto Importa file. Viene visualizzata una maschera che elenca le dichiarazioni rilevate nel file importato, simile alla seguente. Tutte le dichiarazioni presenti nel file vengono proposte selezionate. È comunque possibile deselezionare quelle che non si desidera importare. Cliccare sul tasto Importa dichiarazioni. pag. 24

98 Al termine dell elaborazione viene proposta una videata di chiusura simile alla seguente. Il tasto Uscita consente di ritornare alla maschera principale del 770. Il tasto Visualizza log propone una maschera simile alla seguente. Vengono elencate le dichiarazioni trovate e quelle migrate. Accedendo quindi a Gestione dichiaranti Modello 770, in Selezione dichiarazioni sono disponibili quelle importate con l operazione di migrazione precedentemente illustrata. ADEGUAMENTI FUNZIONALI STUDI DI SETTORE Sono stati ottimizzati i messaggi rilasciati per gli studi: WG44U, VG69U e VG78U. È stata ottimizzata la condizione di incongruenza relativa allo studio VM11U. UNICO PF Quadro PRT Il programma è stato modificato in modo da ottimizzare l Anno riportato sulla partita relativa al codice tributo Dopo l aggiornamento è sufficiente procedere come segue: accedere al quadro PRT; salvare (il programma crea una nuova partita); eliminare la partita creata in precedenza. Quadro RR Il programma è stato modificato al fine di ottimizzare, nel caso di impresa familiare, il reddito d'impresa. pag. 25

99 E) MODULO LAVORO ADEGUAMENTI NORMATIVI È stata adeguata l addizionale regionale di Bolzano ai fini di un utilizzo sul cedolino per l anno MIGLIORIE CEDOLINO CON INVIO A MEZZO Le note relative alle nuove funzioni che concorrono alla possibilità dell invio del cedolino a mezzo vengono di seguito riproposte, in quanto parzialmente modificate rispetto a quelle pubblicate con il Dynet rel del 11/06/2014. Tabelle Base Tabella SMTP La procedura è propedeutica all utilizzo della nuova funzione di invio cedolini tramite , disponibile in Elaborazioni mensili Stampa LUL. Accedendo alla Tabella SMTP la videata è simile alla seguente. - Posta in uscita (SMTP): viene riportata in automatico dall applicativo cliccando sull apposito tasto di ricerca posto a destra del campo. Prerequisito: l indirizzo deve essere presente in Anagrafiche Studio pannello Studio campo . pag. 26

100 Qualora l indirizzo non fosse presente nel campo sopra indicato, occorre accedere ad Anagrafiche Comune, richiamare lo studio e inserire l indirizzo . - Autenticazione del server necessaria: la casella viene proposta spuntata di default. In questo caso nel riquadro Informazioni di accesso i campi Utente e Password sono obbligatori. I dati relativi all autenticazione sono quelli utilizzati per configurare l account di posta elettronica, occorre inserire Dominio, Utente e Password. Queste informazioni si possono recuperare dalla configurazione di Outlook, o del programma predefinito per la posta elettronica, oppure ancora per i provider privati con accesso via web dai loro siti informativi. Attenzione! Nel caso in cui l amministratore loggato compili la procedura Tabella SMTP ha possibilità di rendere criptata la Password richiesta. - Accedere a Tabelle Paghe Configurazione utente - Spuntare la casella Nascondi PWD per questo utente amministratore. In questo modo vengono nascoste le password all amministratore loggato. Configurazione Utente La procedura è stata modificata con l inserimento di due campi visibili solo agli utenti amministratori (agli utenti NON amministratori le caselle NON vengono visualizzate). Ogni utente amministratore può definire come vedere le password inserite. L utente amministratore che desidera gestire la visibilità o meno delle password può procedere come segue. - In riferimento a quanto sopra, in questa videata sono disponibili le seguenti caselle. - Nascondi PWD per utenti non amministratori Expert up: spuntando la casella vengono nascoste le password per gli utenti non amministratori. In questo caso all amministratore loggato vede la password in chiaro, mentre la stessa risulta criptata agli altri utenti. - Nascondi PWD per questo utente amministratore: spuntando la casella vengono nascoste le password all amministratore loggato. In questo caso all amministratore loggato la password si presenta come segue. Spuntando entrambe le caselle si disabilita la visibilità della password sia per l utente amministratore specifico sia per gli utenti non amministratori. Vedranno quindi tutti le password criptate. pag. 27

101 Elaborazioni mensili Stampa LUL La procedura è stata implementata al fine di consentire l invio massivo dei cedolini tramite e- mail. L invio della all indirizzo indicato nell anagrafica azienda potrà avvenire con pdf unico per azienda oppure per pdf separati per dipendente. Per consentire quanto sopra la videata è stata modificata con l inserimento del riquadro Invio cedolini con . Attenzione! Al primo accesso al programma dopo l aggiornamento, questa videata propone il messaggio: Tabella SMTP non compilata, Procedere alla configurazione prima di effettuare l invio dei cedolini. Tutte le funzione del riquadro risultano NON abilitate. Per poter utilizzare la nuova funzione di invio cedolini tramite è necessario configurare la tabella cui si accede selezionando in sequenza Gestione del personale Tabelle Paghe Tabella SMTP (cfr. paragrafo precedente). Una volta compilata Tabella SMTP il box Tipo invio mail cedolini consente la selezione delle seguenti voci. pag. 28

102 - Nessun invio - Pdf unico ad indirizzo azienda: consente la gestione della casella Comprimi file. Prerequisito: l indirizzo dell azienda destinataria deve essere presente in Anagrafiche Aziende Dati generici pannello Indirizzi campo . Qualora l indirizzo non fosse presente nel campo sopra indicato, occorre accedere ad Anagrafiche Comune, richiamare l azienda e inserire l indirizzo . Attenzione! Le due opzioni che seguono consentono di inviare massivamente, con un unico passaggio, i cedolini o all azienda o ai singoli dipendenti. - Pdf separati ad indirizzo azienda: spunta la casella Comprimi file ma disabilita la gestione di tutti gli elementi. Prerequisito: cfr. opzione di invio precedente. - Pdf separati ad indirizzo dipendente: consente la libera gestione dei tre elementi successivi. Prerequisito: l indirizzo del dipendente destinatario deve essere presente in Anagrafiche Dipendenti Dati generici pannello Indirizzi campo . Qualora l indirizzo non fosse presente nel campo sopra indicato, occorre accedere ad Anagrafiche Comune, richiamare il dipendente e inserire l indirizzo . Attenzione! Sul dipendente è anche presente il campo Password. Occorre indicare tale riferimento in modo tale che, digitando la password, al ricevimento del file.pdf relativo al proprio cedolino, il dipendente possa prenderne visione. pag. 29

103 Modalità di per nascondere la password (per l utente amministratore) Ogni utente amministratore può definire come vedere le password inserite. L utente amministratore che desidera gestire la visibilità o meno delle password può procedere come segue (per gli utenti non amministratori le caselle NON vengono visualizzate). - Accedere a Tabelle Paghe Configurazione utente - In riferimento a quanto sopra, in questa videata sono disponibili le seguenti caselle. - Nascondi PWD per utenti non amministratori Expert up: spuntando la casella vengono nascoste le password per gli utenti non amministratori. In questo caso all amministratore loggato vede la password in chiaro, mentre la stessa risulta criptata agli altri utenti. - Nascondi PWD per questo utente amministratore: spuntando la casella vengono nascoste le password all amministratore loggato. In questo caso all amministratore loggato la password si presenta come segue. Spuntando entrambe le caselle si disabilita la visibilità della password sia per l utente amministratore specifico sia per gli utenti non amministratori. Vedranno quindi tutti le password criptate. pag. 30

104 ADEGUAMENTI FUNZIONALI GESTIONE DEL PERSONALE Elaborazioni mensili Stampa LUL - Il programma è stato modificato in modo tale che se si utilizza la funzione Invio cedolini con ai dipendenti scegliendo di impostare la password dipendente, oltre a ricevere la , venga riconosciuta anche la password per l apertura del file. È stata inoltre ottimizzata la funzione di invio in copia conoscenza. - Il programma è stato modificato in modo tale da specificare in modo più chiaro il singolo oggetto delle per l invio della busta paga. Dopo l installazione di questo aggiornamento ogni riporta nell oggetto la tipologia di busta paga allegata alla mail stessa, ad es: Tredicesima. Utilità Stampa dichiarazione non applicazione bonus È stato modificato il programma in modo tale da ripristinare sul menu il richiamo dalla specifica voce Stampa dichiarazione non applicazione bonus. pag. 31

105 F) MODULO PARCELLAZIONE ADEGUAMENTI FUNZIONALI STAMPA PARCELLA DI ACCONTO Il programma è stato modificato in modo tale che, in caso di parcella di acconto, vengano nuovamente riportati in stampa gli importi del totale documento e netto a pagare. STAMPA PARCELLA CON ACCONTI Il programma è stato modificato in modo tale che, in sede di emissione parcella, qualora oltre a eventuali Pratiche/Operazioni nel pannello Acconti si spuntino eventuali importi ricevuti, questi ultimi vengano riportati in diminuzione anche in sede di stampa parcella. G) MODULO FATTURE C/TERZI FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Con questo aggiornamento è stato implementato il programma Fattura Elettronica inserendo la possibilità di emettere fattura alla Pubblica Amministrazione secondo apposito tracciato. Sono disponibili due documenti. Il documento EU180614_FCT1 per la parte tecnica. Il documento EU180614_FCT2 per la Parte generale relativa alla Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione. pag. 32