Archivio Bucap Manuale d utilizzo INDICE

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2 INDICE 1 Accesso al Portale Visualizzazione documenti Conservazione sostitutiva Richiesta on-line di documenti Estrazione manuale documenti interni Richieste off-line di documenti Visualizzazione richieste Storico richieste Statistiche Richieste Motore di ricerca documentale Base dati esterna Gestione Unità Documentali Gestione Distinte Visualizza Spedizioni Ricerca Unità Documentali Ritiri Gestione Ritiri Documenti in consultazione Pagina 2 di 33

3 1 Accesso al Portale L accesso al portale avviene attraverso l utilizzo di un codice operatore e di una password che sono stati comunicati in busta chiusa personalizzata ai relativi utenti. Una volta validata la login e la password, si accede al menù principale dell applicazione. Nella parte alta dello schermo sono presenti il tasto disconnessione e le voci di menu per un accesso rapido alle funzioni a cui l'operatore è abilitato. Al di sotto di tale sezione sono visualizzati le informazioni relative all'utente connesso, la sezione in cui si trova ed il menu delle funzioni abilitate. Figura 1 - Menu principale Durante l'utilizzo dell'applicazione, viene visualizzato un box contenente gli eventuali parametri inseriti: da questo box, si ha l'accesso diretto alle sezioni di variazione di tali parametri. Pagina 3 di 33

4 2 Visualizzazione documenti Attraverso questa funzione è possibile visualizzare i record e le immagini corrispondenti alle singole unità documentali, al fine di identificarne lo stato rispetto alla presenza nell archivio fisico ed in quello ottico. La visualizzazione di un unità documentale si ottiene effettuando le seguenti operazioni: 1. selezione della funzione Visualizzazione documenti ; 2. selezione della tipologia documentale documentale (solamente nel caso in cui si abbia la possibilità di scegliere tra più documenti, altrimenti la scelta avverrà automaticamente) Figura 2 - Visualizzazione documenti - Selezione del Documento 3. inserimento delle chiavi di ricerca relative al documento, ricordando che è obbligatorio inserire almeno una chiave tra quelle evidenziate in giallo. Se sono presenti chiavi codificate, è possibile selezionarle dall elenco che compare alla destra del campo; in alternativa è possibile inserire manualmente il codice desiderato; Figura 3 - Visualizzazione documenti - Inserimento chiavi di ricerca 4. conferma tramite pressione del pulsante Avvia Ricerca. Pagina 4 di 33

5 Dopo aver inserito le chiavi di ricerca si ottiene la visualizzazione dei documenti reperiti dal sistema, rispetto ai quali è possibile effettuare le seguenti operazioni: 1. conoscere lo stato del documento, secondo le specifiche di seguito riportate: a. Nessun elemento trovato. L unità documentale non risulta, al momento della visualizzazione, mai transitata presso gli archivi. b. Evadibile. L unità documentale risulta registrata informaticamente e fisicamente presente negli archivi. c. Non evadibile. L unità documentale risulta registrata informaticamente ma fisicamente non presente negli archivi in quanto uscita in originale per consultazione cartacea; viene visualizzato il codice operatore dell utente che ne è attualmente in possesso. d. In richiesta per ottico. L unità documentale risulta registrata informaticamente ma fisicamente non presente negli archivi in quanto uscita per acquisizione ottica. e. Acquisita otticamente (macchinetta fotografica) ed evadibile. La singola unità documentale risulta acquisita e l originale fisicamente presente presso gli archivi (le immagini sono consultabili cliccando sulla macchinetta fotografica presente accanto agli estremi della polizza). f. Acquisita otticamente (macchinetta fotografica) ed in richiesta. La singola unità risulta acquisita (le immagini sono consultabili cliccando sulla macchinetta fotografica presente accanto agli estremi della polizza) ma fisicamente non presente presso gli archivi in quanto uscita per consultazione cartacea. 2. selezionare i documenti di cui si desidera visualizzare le immagini (cliccando sulla macchinetta fotografica); Figura 4 - Visualizzazione documenti - Risultato della ricerca Per cambiare il tipo di documento da ricercare, è possibile cliccare sulla descrizione del documento nel box in alto. Per effettuare una nuova ricerca della stessa tipologia documentale, utilizzare il link "nuova ricerca". Pagina 5 di 33

6 3 Conservazione sostitutiva Tramite questa funzione è possibile visualizzare i file conservati e le relative chiavi di ricerca. Tale visualizzazione si ottiene effettuando le seguenti operazioni: 1. selezione della funzione Conservazione Sostitutiva ; 2. selezione della tipologia documentale (solamente nel caso in cui si abbia la possibilità di scegliere tra più documenti, altrimenti la scelta avverrà automaticamente) Figura 5 Conservazione sostitutiva - Selezione del Documento 3. inserimento delle chiavi di ricerca relative al documento e/o alla Conservazione, ricordando che è obbligatorio inserire almeno una chiave tra quelle evidenziate in giallo. Se sono presenti chiavi codificate, è possibile selezionarle dall elenco che compare alla destra del campo; in alternativa è possibile inserire manualmente il codice desiderato; Figura 6 - Conservazione sostitutiva - Inserimento chiavi di ricerca 4. conferma tramite pressione del pulsante Avvia Ricerca. Dopo aver inserito le chiavi di ricerca si ottiene la visualizzazione dei record corrispondenti, visualizzabili 10 per pagina, rispetto ai quali è possibile effettuare le seguenti operazioni: Pagina 6 di 33

7 1. conoscere le specifiche del documento e la pagina corrispondente all interno del file; Archivio Bucap Figura 5 Conservazione sostitutiva - Risultato della ricerca 2. visualizzare il dettaglio nel quale sono presenti i dati della conservazione ed il riversamento; 3. aprire il file pdf direttamente alla pagina corrispondente al record selezionato oppure salvarlo in locale cliccando sull icona corrispondente; 4. aprire o effettuare il download del file evidenza cliccando sull icona corrispondente; 5. effettuare il download del file zip contenente sia il registro che il file pdf cliccando sull icona corrispondente; Figura 6 Conservazione sostitutiva - Risultato della ricerca:dati della conservazione. Per cambiare il tipo di documento da ricercare, è possibile cliccare sulla descrizione del documento nel box in alto. Per effettuare una nuova ricerca della stessa tipologia documentale, utilizzare il link "nuova ricerca". Pagina 7 di 33

8 4 Richiesta on-line di documenti Attraverso questa funzione è possibile inoltrare richieste sulle unità documentali presenti presso gli archivi BUCAP. La richiesta di un unità documentale può essere ottenuta effettuando le seguenti operazioni: 1. selezione della funzione Richieste on-line ; 2. selezione della tipologia documentale (solamente nel caso in cui si abbia la possibilità di scegliere tra più documenti, altrimenti la scelta avverrà automaticamente); 3. selezione del tipo richiesta; Figura 7 - Richieste on-line - Selezione del Documento Figura 8 - Richieste on line - Selezione del tipo di richiesta 4. selezione del codice del richiedente (solo se si è abilitati ad effettuare richieste per conto di altri utenti) ed eventualmente dell'ufficio di appartenenza; Pagina 8 di 33

9 Figura 9 - Richieste on line - Selezione del richiedente 5. inserimento delle chiavi di ricerca relative al documento, ricordando che è obbligatorio inserire almeno una parametro tra quelli evidenziati in giallo. Se sono presenti chiavi codificate, è possibile selezionarle dall elenco che compare alla destra del campo; in alternativa è possibile inserire manualmente il codice desiderato; Figura 10 - Richieste on line - Inserimento chiavi di ricerca 6. conferma tramite pressione del pulsante Avvia Ricerca. Dopo aver avviato la ricerca si ottiene la visualizzazione dei documenti reperiti dal sistema, rispetto ai quali è possibile effettuare le seguenti operazioni: 1. conoscere lo stato del documento, secondo le specifiche di seguito riportate: a. Nessun elemento trovato. L unità documentale non risulta, al momento della visualizzazione, mai transitata presso gli archivi; b. Evadibile. L unità documentale risulta registrata informaticamente e fisicamente presente negli archivi; c. Non evadibile. L unità documentale risulta registrata informaticamente ma fisicamente non presente negli archivi, in quanto uscita in originale per consultazione cartacea; viene visualizzato il codice operatore dell utente che ne è attualmente in possesso; Pagina 9 di 33

10 d. In richiesta per ottico". L unità documentale risulta registrata informaticamente ma fisicamente non presente negli archivi in quanto uscita per acquisizione ottica. Per lo stesso documento entro le 24 ore successive sarà disponibile l immagine acquisita otticamente e consultabile tramite l apposita funzione di visualizzazione; e. Acquisita otticamente (macchinetta fotografica) ed evadibile. La singola unità documentale risulta acquisita e l originale fisicamente presente presso gli archivi (le immagini sono consultabili cliccando sulla macchinetta fotografica presente accanto agli estremi della polizza); f. Acquisita otticamente (macchinetta fotografica) ed in richiesta. La singola unità risulta acquisita (le immagini sono consultabili cliccando sulla macchinetta fotografica presente accanto agli estremi della polizza) ma fisicamente non presente presso gli archivi in quanto uscita per consultazione cartacea; 2. selezionare i documenti di cui si desidera visualizzare le immagini (cliccando sulla macchinetta fotografica); 3. identificare uno o più documenti che si desidera richiedere, selezionare i corrispondenti checkbox e premere il pulsante Invia richiesta. 4. Effettuare una nuova ricerca della stessa tipologia documentale, utilizzando il link "nuova ricerca". Figura 11 - Richieste on line - Risultato della ricerca 5. Nel caso in cui un documento risulti non evadibile è possibile attivare il servizio di notifica cliccando sull icona. Il sistema procederà ad inviare un messaggio di notifica all indirizzo dell operatore non appena il documento tornerà disponibile in archivio. Per cambiare il tipo di documento da ricercare, è possibile cliccare sulla voce Documento nel box in alto (idem per il tipo richiesta o per il codice richiedente). Dopo aver terminato una richiesta si viene reindirizzati alla maschera di ricerca per effettuare una nuova richiesta. La pagina visualizza l ultima richiesta effettuata con il dettaglio di ogni documento richiesto. In rosso vengono evidenziati i documenti la cui richiesta non sia andata a buon fine. Pagina 10 di 33

11 Figura 12 - Richieste on line Dati ultima richiesta Pagina 11 di 33

12 5 Estrazione manuale documenti interni Attraverso questa funzione è possibile effettuare richieste per documenti che si trovano all interno di una unità documentale presenti presso gli archivi BUCAP (se previsto nel contratto). La richiesta del documento interno può essere ottenuta effettuando le seguenti operazioni: 1. selezione della funzione Richieste on-line ; 2. selezione della tipologia documentale (solamente nel caso in cui si abbia la possibilità di scegliere tra più documenti, altrimenti la scelta avverrà automaticamente); Figura 13 Estrazione manuale documenti - Selezione del Documento 3. selezione del tipo richiesta Estrazione manuale documenti interni ; Figura 14 - Estrazione manuale documenti - Selezione del tipo di richiesta 4. selezione del codice del richiedente (solo se si è abilitati ad effettuare richieste per conto di altri utenti) ed eventualmente dell'ufficio di appartenenza; Pagina 12 di 33

13 Figura 15 - Estrazione manuale documenti - Selezione del richiedente 5. inserimento delle chiavi di ricerca relative al documento, ricordando che è obbligatorio inserire almeno una parametro tra quelli evidenziati in giallo. Se sono presenti chiavi codificate, è possibile selezionarle dall elenco che compare alla destra del campo; in alternativa è possibile inserire manualmente il codice desiderato; Figura 16 - Estrazione manuale documenti - Inserimento chiavi di ricerca 6. conferma tramite pressione del pulsante Avvia Ricerca. Dopo aver avviato la ricerca si ottiene la visualizzazione dei documenti reperiti dal sistema, rispetto ai quali è possibile effettuare le seguenti operazioni: 5. conoscere lo stato del documento, secondo le specifiche di seguito riportate: a. Nessun elemento trovato. Il documento non risulta, al momento della visualizzazione, mai transitato presso gli archivi; b. Evadibile. Il documento risulta registrato informaticamente e fisicamente presente negli archivi; c. Non evadibile. Il documento risulta registrato informaticamente ma fisicamente non presente negli archivi, in quanto uscita in originale per consultazione cartacea; viene visualizzato il codice operatore dell utente che ne è attualmente in possesso; Pagina 13 di 33

14 d. In richiesta per ottico". L unità documentale risulta registrata informaticamente ma fisicamente non presente negli archivi in quanto uscita per acquisizione ottica. Per lo stesso documento entro le 24 ore successive sarà disponibile l immagine acquisita otticamente e consultabile tramite l apposita funzione di visualizzazione; e. Acquisita otticamente (macchinetta fotografica) ed evadibile. La singola unità documentale risulta acquisita e l originale fisicamente presente presso gli archivi (le immagini sono consultabili cliccando sulla macchinetta fotografica presente accanto agli estremi della polizza); f. Acquisita otticamente (macchinetta fotografica) ed in richiesta. La singola unità risulta acquisita (le immagini sono consultabili cliccando sulla macchinetta fotografica presente accanto agli estremi della polizza) ma fisicamente non presente presso gli archivi in quanto uscita per consultazione cartacea; 6. selezionare i documenti di cui si desidera visualizzare le immagini (cliccando sulla macchinetta fotografica); 7. effettuare una nuova ricerca della stessa tipologia documentale, utilizzando il link "nuova ricerca". 8. identificare il documento che si desidera richiedere: selezionando il corrispondente checkbox inserendo il testo nel campo Note (obbligatorio) selezionando una modalità di consegna e poi premendo il tasto Invia Richiesta. Figura 17 - Estrazione manuale documenti - Risultato della ricerca Per cambiare il tipo di documento da ricercare, è possibile cliccare sulla voce Documento nel box in alto (idem per il tipo richiesta o per il codice richiedente). Dopo aver terminato una richiesta si viene reindirizzati alla maschera di ricerca per effettuare una nuova richiesta. Pagina 14 di 33

15 6 Richieste off-line di documenti Attraverso questa funzione è possibile effettuare richieste di consultazione di documenti senza avere un controllo diretto sulla effettiva presenza del documento presso i nostri archivi. La richiesta di un unità documentale può essere ottenuta effettuando le seguenti operazioni: 1. selezione della funzione Richieste off-line ; 2. selezione della tipologia documentale (solamente nel caso in cui si abbia la possibilità di scegliere tra più documenti, altrimenti la scelta avverrà automaticamente); 3. selezione del tipo richiesta; Figura 18 - Richieste off line - Selezione del documento Figura 19 - Richieste off line - Selezione del tipo di richiesta 4. selezione del codice del richiedente (solo se si è abilitati ad effettuare richieste anche per altri utenti); Pagina 15 di 33

16 Figura 20 - Richieste off line - Selezione del richiedente 5. inserimento delle chiavi di ricerca relative al documento, ricordando che è obbligatorio inserire almeno una chiave tra quelle evidenziate in giallo. Se sono presenti chiavi codificate, è possibile selezionarle dall elenco che compare alla destra del campo; in alternativa è possibile inserire manualmente il codice desiderato; Figura 21 - Richieste off line - Inserimento chiavi di ricerca 6. conferma tramite pressione del pulsante Invia Richiesta. Dopo aver effettuato una richiesta si viene reindirizzati sulla maschera di ricerca per eseguire una nuova richiesta. Per cambiare il tipo di documento da ricercare, è possibile cliccare sulla voce Documento nel box in alto (idem per il tipo richiesta o per il codice richiedente). Pagina 16 di 33

17 7 Visualizzazione richieste Attraverso questa funzione è possibile visualizzare ed eventualmente cancellare le richieste effettuate ma non ancora prese in carico dalla Bucap. Le richieste vengono elaborate ad orari prestabiliti. Tutte le richieste inserite, se non ancora prese in carico dall Archivio e, se necessario, possono essere cancellate prima che venga effettuata la successiva elaborazione. La visualizzazione delle richieste in attesa di evasione può essere effettuata selezionando la funzione Visualizza richieste. Nel caso l'operatore sia abilitato ad effettuare richieste anche per altri utenti, può scegliere se visualizzare le richieste di tutti gli operatori o di uno specifico. Figura 22 - Visualizzazione richieste - Selezione del richiedente A questo punto, nel caso siano presenti richieste, viene visualizzato l elenco suddiviso per tipo richiesta e documento. Figura 23 - Visualizzazione richieste - Elimina richiesta Dopo aver visualizzato i dati inseriti, è possibile procedere alla cancellazione di eventuali richieste selezionando il i corrispondenti checkbox e confermando la richiesta premendo il tasto Cancella. Pagina 17 di 33

18 8 Storico richieste Attraverso questa funzione è possibile visualizzare tutte le richieste effettuate in passato e già elaborate. La visualizzazione dello storico richieste può essere effettuata selezionando la funzione Storico richieste. Nel caso l'operatore sia abilitato ad effettuare le richieste anche per altri utenti, può scegliere se visualizzare le richieste di tutti gli operatori o di uno specifico (Figura 24). Figura 24 Storico Richieste - Selezione del richiedente Dopo aver scelto l operatore, è necessario selezionare un intervallo di tempo che comprende tutte le richieste effettuate nel periodo selezionato. E necessario valorizzare una data di inizio e una data di fine (Figura 25); se si vuole ottenere la ricerca su un giorno specifico, le date devono coincidere. Figura 25 Storico Richieste Seleziona Intervallo di tempo Pagina 18 di 33

19 Una volta inserito l intervallo di tempo, si deve selezionare una tipologia documentale (solamente nel caso in cui si abbia l abilitazione ad effettuare le richieste per più documenti, altrimenti la scelta avverrà automaticamente). Figura 26 Storico Richieste Selezione tipologia Documentale A questo punto verranno visualizzate due voci Richieste On Line e Richieste Off Line (Figura 27). Figura 27 Storico Richieste Selezione tipo richiesta Pagina 19 di 33

20 Selezionando una delle due voci si ottiene la visualizzazione delle richieste effettuate nel periodo scelto (Figura 28), visualizzabili 10 per pagina (parametro che può essere cambiato). Archivio Bucap Figura 28 Storico Richieste Elenco Richieste Viene inoltre visualizzata la tipologia documentale scelta e il numero totale delle richieste ottenute. Pagina 20 di 33

21 9 Statistiche Richieste Attraverso questa funzione è possibile visualizzare tutte le richieste effettuate per un determinato documento o per tutti quelli cui si è abilitati nel portale. Può essere selezionata anche un tipo richiesta specifica oppure tutti i tipi di richiesta. Inoltre può essere selezionato un periodo di tempo specifico in cui sono state effettuate le richieste. Selezionando la voce di menu Statistiche Richieste, bisogna, prima di tutto, selezionare un documento oppure tutti; Figura 29 Statistiche Richieste Selezione tipologia Documentale poi è necessario scegliere un richiedente, oppure tutti; Figura 30 - Statistiche Richieste - Selezione del richiedente Pagina 21 di 33

22 il programma poi richiederà di selezionare un tipo di richiesta, oppure tutti; Figura 31 - Statistiche Richieste - Selezione del tipo richiesta infine è necessario scegliere una data inizio e una data fine, che potrebbero anche coincidere nello stesso giorno, e selezionare lo Stato del documento, uno specifico o tutti. Figura 32 - Statistiche Richieste - Selezione della data e dello stato della richiesta A questo punto, si ottiene la visualizzazione di tutte le richieste reperite dal sistema, rispetto alle quali è possibile visualizzare specifiche informazioni tra cui: Codice e descrizione del documento. Codice e descrizione del richiedente. Archivio di competenza Status della richiesta Data di inoltro e data di evasione Pagina 22 di 33

23 Numero stampa di evasione Descrizione e valori dei campi Tutti i dati risultanti dalla ricerca possono esportati in file excel. Pagina 23 di 33

24 10 Motore di ricerca documentale Attraverso questa funzione è possibile eseguire la ricerca di un documento senza conoscere né la tipologia documentale a cui appartiene (ricerca cross-document), né i campi che lo identificano. Il Motore di ricerca documentale permette inoltre la ricerca di un documento tramite l inserimento di una parola contenuta in uno dei suoi campi descrittivi o della parte iniziale di essa. Ad esempio, inserendo la parola giorn, i risultati potrebbero comprendere la parola giornali, giornalismo o giorno, ma non mezzogiorno. Figura 33- Motore di ricerca documentale Impostazione chiave di ricerca Dopo aver inserito la parola (o parte di essa), il programma visualizzerà tutti i documenti che all interno dei propri campi identificativi la contengono, evidenziandola. Figura Motore di ricerca documentale Risultato della ricerca È possibile inserire parole della lunghezza minima di 3 caratteri. Si consiglia, comunque, di evitare ricerche troppo generiche, in modo da ottenere un numero minore di risultati ed una maggiore velocità di esecuzione del programma. Pagina 24 di 33

25 11 Base dati esterna Questa funzione consente, per ogni tipologia documentale abilitata, di registrare autonomamente unità documentali, prima che queste vengano versate in archivio. Attraverso questa funzione, quindi, è possibile eseguire le seguenti operazioni: gestione delle unità documentali, gestione delle distinte, visualizzazione delle spedizioni e ricerca di unità documentali. Una volta cliccato sul link Base dati esterna vengono visualizzate tutte le tipologie documentali riferite all utente del portale, come mostrato nell esempio in Figura 32: Figura 35 Base di dati esterna elenco tipologie documentali Dopo aver selezionato la tipologia documentale desiderata, viene visualizzato l elenco di tutte le possibili operazioni che si possono eseguire, ovvero Gestione Unità Documentali, Gestione Distinte, Visualizza Spedizioni, Ricerca Unità Documentali (Figura 33): Figura 36 Base di dati esterna Visualizzazione operazione consentite Pagina 25 di 33

26 11.1 Gestione Unità Documentali Archivio Bucap Attraverso la funzione Gestione Unità Documentali, è possibile effettuare un inserimento o una cancellazione, di una unità documentale (UD). La maschera si divide in due sezioni: la prima contiene il modulo di inserimento dell unità documentale, la seconda l elenco delle ultime UD inserite (Figura 34). Figura 37 Base di dati esterna Gestione Unità Documentali Il modulo di inserimento è dinamico, nel senso che i campi sono diversi a seconda della tipologia documentale che si sta lavorando. I campi evidenziati in giallo rappresentano i campi definiti come obbligatori. Dopo aver compilato correttamente il modulo, è possibile inserire la nuova UD cliccando sul pulsante inserisci ; il risultato verrà elencato nella lista sottostante; nella lista viene visualizzato l elenco delle ultime 40 unità documentali inserite e ancora non associate ad alcuna distinta. Al momento dell inserimento il software chiede se stampare l etichetta dell unità documentale appena inserita. L etichetta può essere stampata su un foglio A4 ed apposta sulla UD. Le etichette possono essere ristampate anche cliccando sull icona di stampa presente nella seconda sezione del modulo, dove sono visualizzati gli ultimi inserimenti effettuati dall operatore. Allo stesso modo, è possibile cancellare le unità documentali, attraverso il tasto X presente al fianco dell icona di stampa. N.B.: l elenco presente all interno della seconda sezione, contiene solo ed esclusivamente le unità documentali inserite dall utente e non ancora inserite all interno di una distinta di spedizione. Pagina 26 di 33

27 11.2 Gestione Distinte Attraverso la funzione Gestione Distinte, è possibile richiedere il versamento in archivio di un lotto di unità documentali precedentemente registrate dall utente, o semplicemente visualizzare le distinte già create (Figura 35). Figura 38 Base di dati esterna Gestione Distinte Per poter creare una nuova distinta, occorre selezionare le unità documentali desiderate e impostare la data del ritiro (campo obbligatorio). È possibile, anche in questa fase, stampare l etichetta di una o più unità documentale. La distinta viene creata dopo aver cliccato il pulsante crea distinta. In questa pagina viene inoltre visualizzato l elenco delle distinte in attesa di spedizione o in consegna. Nell elenco viene evidenziato il numero della distinta, la data del ritiro e il numero di unità documentali. Ogni distinta può essere eliminata, visualizzata o stampata. Se tutte le unità documentali risultano associate ad una distinta, non è possibile realizzarne una nuova: verrà quindi visualizzato il seguente messaggio: TUTTE LE UD RISULTANO ASSOCIATE AD UNA DISTINTA. N.B.: gli elenchi visualizzati all interno di questa sezione, contengono solo ed esclusivamente le UD inserite dall utente, pertanto non è possibile generare distinte per UD registrate da altri utenti. Pagina 27 di 33

28 11.3 Visualizza Spedizioni Nella visualizzazione delle spedizioni, vengono elencate tutte le distinte caricate in archivio (Figura 36). Figura 39 Base di dati esterna Visualizza Spedizioni Per ogni distinta viene visualizzato: numero della distinta, data del ritiro, data di presa in carico e il totale delle UD. Ogni distinta può essere selezionata singolarmente e visualizzata. Fino al momento del versamento in archivio, le distinte possono essere visualizzate attraverso la funzione Gestione Distinte, nel momento in cui le UD vengono riversate in archivio, le distinte spariscono dalla funzione Gestione Distinte e possono essere visualizzate attraverso la funzione Visualizza Spedizioni. N.B.: l elenco contiene le distinte riversate in archivio, a prescindere dall utente che le ha generate. Pagina 28 di 33

29 11.4 Ricerca Unità Documentali Attraverso la funzione Ricerca Unità Documentali, è possibile effettuare una ricerca delle UD, ricordando che è obbligatorio inserire almeno una chiave tra quelle evidenziate in giallo. (Figura 37). Figura 40 Base di dati esterna Ricerca Unità Documentali Dopo aver inserito le informazioni necessarie, il risultato della ricerca verrà visualizzato nella parte sottostante della pagina e potrà essere eventualmente esportato in un file Excel. Se non ci sono documenti che corrispondono ai valori inseriti, verrà visualizzato il seguente messaggio: NESSUN DOCUMENTO TROVATO. N.B: si precisa che sono visualizzate solo le UD registrate e non ancora riversate in archivio, a prescindere dall utente che le ha registrate. Pagina 29 di 33

30 12 Ritiri Questa funzione fa parte delle nuove funzionalità del portale Bucap che si trovano nella nuova versione. Le due versioni del Portale rimandano l una all altra in base ai moduli che vengono selezionati nelle voci di menu. Cliccando sul medesimo link il programma aprirà in automatico la nuova versione del Portale visualizzando la seguente schermata: Figura 41 Ritiri Gestione Ritiri Attraverso questa funzione è possibile visualizzare l elenco dei Ritiri ed il loro stato, oppure effettuare l inserimento di un nuovo ritiro. Selezionando questa funzione verrà mostrata la seguente schermata: Figura 42 Ritiri Elenco Ritiri Pagina 30 di 33

31 In automatico verrà visualizzato l elenco di tutti i ritiri effettuati dall operatore e, nel caso sia abilitato ad effettuare ritiri per conto di altri utenti, apparirà una lista di utenti dalla quale si potrà scegliere se visualizzare i ritiri di tutti gli operatori o di uno specifico. Inoltre, attraverso i filtri di ricerca, è possibile selezionare uno stato e/o la data ritiro e visualizzare solo i risultati desiderati. E possibile scegliere il numero di risultati da visualizzare e scorrerne le pagine. Rispetto ai ritiri visualizzati è possibile effettuare le seguenti operazioni: 1. conoscere lo stato del ritiro, secondo le specifiche di seguito riportate: a. Inserito: appena inserito da un operatore. In questa fase è possibile effettuarne l annullamento. b. Accettato: preso in carico da Bucap. c. Evaso: d. Annullato: effettuato dall operatore oppure da Bucap. 2. Per ogni richiesta visualizzata nei risultati è possibile inoltre: a. Cliccare sul pulsante per visualizzare lo storico del ritiro con data e ora del cambio di stato Figura 43 Ritiri Elenco Ritiri: storico del ritiro b. Cliccare sul pulsante per visualizzare l eventuale allegato alla richiesta di ritiro e, eventualmente, poterlo scaricare in locale (solo nel caso che il ritiro non sia annullato) Figura 44 Ritiri Elenco Ritiri: visualizzazione allegato I risultati della ricerca possono essere esportati in file excel o csv tramite gli appositi pulsanti a destra. Pagina 31 di 33

32 In questa schermata è anche possibile scaricare il template specifico di un documento, compilarlo ed effettuare poi l inserimento di un Nuovo Ritiro. Archivio Bucap Per inserire un nuovo ritiro, cliccare sul pulsante arancione in alto a destra: si aprirà un altra scheda come da seguente schermata: Figura 45 Ritiri Nuovo Ritiro Nel caso l operatore sia abilitato ad effettuare ritiri per conto di altri utenti, apparirà una lista di utenti dalla quale potrà scegliere un nominativo per conto del quale effettuare altri ritiri. Valorizzare i campi inserendo obbligatoriamente la Data Ritiro, caricare il file e premere il pulsante Inserisci. Il sistema salverà il Ritiro che verrà visualizzato nella scheda Elenco Ritiri con stato Inserito. L annullamento del ritiro può essere effettuato solo se il ritiro è in stato inserito. Dal momento in cui viene accettato, l utente non potrà più effettuarne la cancellazione. Pagina 32 di 33

33 13 Documenti in consultazione Questa funzione fa parte delle nuove funzionalità del portale Bucap che si trovano nella nuova versione. Le due versioni del Portale rimandano l una all altra in base ai moduli che vengono selezionati nelle voci di menu. Cliccando sul medesimo link il programma aprirà in automatico la nuova versione del Portale visualizzando la seguente schermata: Figura 46 Documenti in Consultazione Ricerca documento Questa funzione consente di effettuare una richiesta per avere una lista di tutte le pratiche di una specifica tipologia documentale che sono in consultazione presso un operatore. Scegliere la tipologia documentale Indicare un indirizzo dove si vuole ricevere il file contenente il risultato della richiesta Cliccare sul pulsante Effettua richiesta Una volta inviata, la richiesta verrà visualizzata nel riquadro sottostante delle Richieste in attesa, dove sono specificati la data e l ora della richiesta, il documento e l . Le richieste per i Documenti in Consultazione vengono lavorate dal lunedì al venerdì 2 volte al giorno (la prima alle e la seconda alle 19.00). Una volta elaborata la richiesta ed effettuato l invio dei dati tramite , la richiesta non verrà più visualizzata tra le richieste in attesa. Pagina 33 di 33