INFORMATIVA SULLA PRIVACY DEI DIPENDENTI

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1 Ultim aggirnament: 21/05/2018 Csa riguarda questa infrmativa? INFORMATIVA SULLA PRIVACY DEI DIPENDENTI In riferiment alla presente Infrmativa sulla privacy di La Prairie, cn ni si intende la scietà del grupp La Prairie press cui ci si sta candidand press cui si è attualmente ccupati impegnati (cnsulta qui l'elenc delle entità: La presente Infrmativa sulla privacy si applica ai dipendenti di La Prairie, ai candidati e, se del cas, ai frnitri di servizi a La Prairie. La presente Infrmativa sulla privacy descrive l'us dei dati persnali che La Prairie effettua durante il prcess di assunzine e il lavr in crs all'intern di La Prairie. Descrive inltre i tui diritti relativi alla prtezine dei dati, cmpres il diritt di pprsi ad alcune delle elabrazini che La Prairie svlge. Ulteriri infrmazini sui tui diritti e su cme pterli esercitare sn riprtate in "Quali diritti h in relazine ai miei dati persnali?" nella sezine seguente. Quali dati persnali raccgliam? In cnnessine cn la selezine e l'impieg (nella misura cnsentita dalla legge lcale), ni, in qualità di respnsabili del trattament dei dati, raccgliam ed elabriam i seguenti tipi di dati persnali a te relativi: Infrmazini di cntatt: cme nme, genere, indirizz di casa, indirizz persnale, numer di telefn persnale e altre infrmazini simili; Infrmazini di identificazine: cme il numer ID del dipendente, la data di nascita, il numer del passaprt, l stat civile, la nazinalità, la cittadinanza, l stat dell'immigrazine e le cpie della dcumentazine di identità, cme permess e richiest per verificare il diritt all impieg; Infrmazini finanziarie: cme cnt bancari e dettagli per il pagament di stipendi altr cmpens, numer di previdenza sciale a fini fiscali e di pagament, infrmazini sull'affiliazine sindacale e le credenze religise che elabrerem sl se ci avete chiest di effettuare pagamenti per vstr cnt a un sindacat a fini fiscali della chiesa; Infrmazini relative ai benefit e alle risrse aziendali: cme le spese di lavr (es. Spese vive, carte di credit aziendali, csti di telefnia mbile e aut aziendali aut private in cas di richiesta di indennità), i benefit assegnati, l'us di materiale, attrezzature e risrse della scietà, preferenze in cas di viaggi trasferte, dettagli dei beneficiari in relazine all'assicurazine sulla vita altri benefit, cntatti per le emergenze, stat civile, infrmazini sui membri della famiglia cmpresi i minri ve 1

2 necessari per la frnitura di prestazini, garanzie assistenza per il trasferiment e infrmazini sulla vstra salute e qualsiasi eventuale disabilità e malattia; Infrmazini sulla stat della tua carriera: titl di lavr, esperienza prfessinale, istruzine, crnlgia delle prestazini, frmazine, cnscenze e abilità, piani di carriera, cndtta e, laddve cnsentit, infrmazini sulla eventuale avvenuta vilazine di leggi di plicy aziendali, dettagli su iscrizini ad albi prfessinali, eventuali sanzini cn enti prfessinali cndanne penali, in cui hai accnsentit a un cntrll; e Qualsiasi altra infrmazine inviata (avvenuta nel crs di qualsiasi crrispndenza cn ni): cme firme, ftgrafie, pinini, la tua psizine se hai scelt di abilitarla su un dispsitiv aziendale e qualsiasi altra infrmazine che ci frnisci. La Scietà La infrma altresì che intende trattare il dat relativ alla tua immagine (ftgrafia), racclta dalla stessa in ccasine della realizzazine di eventi, per la successiva pubblicazine: - nella intranet aziendale, per favrire la cnscenza all intern della Scietà; - in internet, nel sit web vver in brchure ed puscli destinati alla distribuzine press i clienti. La manifestazine del tu cnsens, all effettuazine dei trattamenti della tua immagine da parte della Scietà per le finalità spra indicate necessità del tu liber, specific ed espress cnsens, pst in calce alla presente infrmativa. Occasinalmente ptremm ricevere dati persnali da terzi privati e pubblici, quali enti di frmazine, selezinatri, agenzie di cllcament frmatri. Questi dati persnali includn dettagli per certificazini frmazini che hai ttenut e pareri riferimenti relativi alla tua perfrmance persnalità. Ptremm anche ricevere dati persnali prvenienti da cmpagnie di assicurazine sciali private riguardanti la tua cpertura assicurativa, le cndizini mediche disabilità. Questi tipi di dati persnali sarann trattati sl per rispettare ed adempiere a bblighi di legge. Perché abbiam bisgn dei tui dati persnali? Ni utilizziam I tui dati persnali per i seguenti scpi: Laddve necessari per avviare, eseguire e rislvere il tu cntratt di impieg Per la selezine e l assunzine Gestire amministrativamente il tu stipendi e i tui benefit, le assenze, le tue spettanze, le eventuali prvvigini sulle vendite e le gestine dei rimbrsi spese; Cnsentire l'access all'assicurazine medica, alla salute sul lavr, ai piani pensinistici, ai piani azinari, all utilizz delle aut aziendali, alle prestazini per 2

3 l'infanzia e ad altri vantaggi fferti da La Prairie e da altri frnitri di servizi. Alcuni benefit ptrebber richiedere che tu ci frnisca i dati persnali relativi a familiari, partner parenti prssimi, nel qual cas è necessari che tu li infrmi prima di frnirci tali dati persnali; Gestine dei trasferimenti dei dipendenti da diverse filiali e succursali di La Prairie. Laddve sia necessari per adempiere a un bblig legale: Effettuare detrazini dall stipendi per scpi fiscali e previdenziali e frnire infrmazini alle autrità fiscali e previdenziali cme richiest dalla legge; Rispettare la legislazine in materia di salute e sicurezza; Gestire i diritti statutari tra cui le indennità di malattia ed il trattament ecnmic per la maternità. Laddve necessari per tutelare gli interessi legittimi di La Prairie, cme di seguit indicat, e laddve i nstri interessi nn sian sstituiti dai diritti per la prtezine dei dati persnali: Gestire e sviluppare il nstr persnale - ad esempi, nelle perfrmance e nella gestine dei talenti, nella frmazine e svilupp della leadership, nella gestine della successine, nel ricnsciment di incentivi e nei sndaggi sui dipendenti dve cnsentit; Organizzare vitt e allggi per viaggi e trasferte di lavr; Pianificare la nstra attività; Prteggere i nstri legittimi interessi cmmerciali e diritti legali. Ciò include, a titl esemplificativ ma nn esaustiv, l'us in relazine a rivendicazini legali, cnfrmità, reglamentazine, cntrll, finalità investigative e disciplinari (cmpresa la divulgazine di tali infrmazini in cnnessine cn prcedimenti legali cntenzisi) e altri strumenti di segnalazine etica e di cnfrmità; Gestire le prestazini e la sicurezza delle nstre apparecchiature, strutture, prprietà intellettuali e piattafrme elettrniche. Ciò include l'amministrazine dei diritti di access, il mnitraggi del rispett delle regle sulla sicurezza delle infrmazini e delle altre plicy aziendali, e laddve cnsentit dalla legge lcale e in cnfrmità cn le linee guida relative, per indagini e azini disciplinari; Pubblicare direttive interne e frnire altri strumenti di cmunicazine interna. Ciò include le infrmazini relative al prfil aziendale intern (cmprese le eventuali ft); 3

4 Analizzare e mnitrare la diversità della frza lavr in cnfrmità cn le leggi applicabili. Ciò include, ad esempi, il rispett delle leggi sull'ccupazine e sulle pari pprtunità. Nel cas in cui abbiate dat il vstr cnsens: per esempi chiediam il vstr cnsens laddve cnsentit dalla legge lcale, per effettuare cntrlli su antefatti per valutare l'idneità al lavr e per raccgliere infrmazini mediche se è richiest un cntrll sanitari reglare durante il rapprt di lavr per valutare l'idneità per applicare dei benefit. Nei casi in cui chiediam il tu cnsens, sei liber di rifiutarl revcarl. Cn chi cndividerem I dati persnali e dve? I dati persnali sarann trasferiti alle scietà del grupp La Prairie (vedere qui l'elenc delle entità: e ad altri frnitri di servizi che svlgn funzini per cnt nstr che hann sede in Svizzera e in altri paesi, anche al di furi dell Spazi ecnmic eurpe. I dati persnali sarann archiviati ed elabrati manualmente ed elettrnicamente attravers sistemi e strumenti glbali per le finalità di cui spra. La Prairie dispne di adeguate misure di salvaguardia per prteggere questi dati, incluse clausle cntrattuali standard. Per ttenere una cpia del dcument utilizzat per prteggere i dati persnali, pui cntattare il respnsabile delle risrse umane lcale. Cndividiam alcuni dei tui dati persnali cn altri membri del grupp La Prairie per amministrare e gestire le funzini di grupp, inclus la valutazine delle tue prestazini e le prestazini delle scietà del grupp La Prairie. Cndividiam inltre i tui dati persnali cn qualsiasi altra scietà del grupp cn cui cmunichi e a cui ti rivlgi. I frnitri di servizi cn cui pssn essere cndivisi i tui dati persnali sn: scietà che frniscn servizi stt cntratt cl grupp La Prairie quali frnitri di servizi di hsting e manutenzine IT e frnitri di servizi di gestine stipendi; terzi frnitri per benefit, ad esempi per ttenere l'assicurazine sanitaria, i vucher per l'assistenza all'infanzia e altri frnitri di prestazini applicabili. ve cnsentit, i frnitri di servizi per indagini, gli investigatri, gli amministratri di htline dei dipendenti e i custdi dei dati; e le autrità gvernative e/ funzinari delle frze dell'rdine, se richiest per le finalità di cui spra, se richiest dalla legge se richiest per la tutela legale dei nstri interessi legittimi in cnfrmità cn le leggi vigenti. Nel cas in cui l'attività cmmerciale venga venduta integrata cn un'altra azienda, i tui dati persnali ptrann essere cmunicati ai nstri cnsulenti e ai ptenziali cnsulenti dell'acquirente (cnfrmemente alla legge applicabile) e sarann trasmessi ai nuvi prprietari dell'azienda. Dve richiest dalla legge lcale, ti verrà data infrmazine di tali trasferimenti. 4

5 Quali sn i miei diritti in relazine ai miei dati persnali? Ptresti avere il diritt di richiedere a La Prairie una cpia dei tui dati persnali, crreggerli, cancellarli limitarne l'utilizz. Ptresti anche avere il diritt di ttenere i dati persnali che ci frnisci per un cntratt cn il tu cnsens in un frmat strutturat e leggibile da una macchina e chiederci di cndividere (prtare) questi dati persnali cn altre rganizzazini. Ptresti anche avere il diritt di pprti a qualche utilizz. Laddve abbiam richiest il tu cnsens, pui revcarl in qualsiasi mment. Se chiedi a La Prairie che tratta i tui dati persnali di ritirare il tu cnsens, ciò nn influirà su alcun trattament che sia già stat effettuat fin a quel mment. Questi diritti pssn essere limitati in alcune situazini, ad esempi, quand dbbiam utilizzare i tui dati persnali per il rispett di bblighi di legge. È imprtante mantenere aggirnati i tui dati persnali. Si prega di infrmare il prpri respnsabile delle risrse umane le persne respnsabili delle questini relative alle risrse umane press la prpria affiliata in cas di qualsiasi mdifica dei prpri dati persnali nn appena si verifican (ad esempi cambi di indirizz, stat civile, cntatti per emergenze). Di vlta in vlta, ptremm chiederti di cmpletare un nuv mdul di infrmazini persnali per garantire che i nstri registri sian cstantemente aggirnati. Laddve richiediam dati persnali per ttemperare ad bblighi di legge cntrattuali, la frnitura di tali dati è bbligatria. Se tali dati nn vengn frniti, nn sarem in grad di gestire il rapprt di lavr di rispettare gli bblighi a ni impsti. In tutti gli altri casi, la frnitura di dati persnali richiesti è facltativa. Speriam di pter sddisfare le tue dmande sulle mdalità cn cui trattiam i tui dati persnali. In cas di dubbi su cme trattiam i tui dati persnali se desideri esercitare un dei diritti spra descritti, ti preghiam di cntattare il respnsabile lcale delle risrse umane un dei respnsabili delle risrse umane glbali (dettagli di cntatt qui: Internatinal.aspx ). In cas di dubbi irrislti in merit all utilizz dei prpri dati persnali, si ha anche il diritt di presentare reclam alle autrità per la prtezine dei dati. L'autrità cmpetente per la prtezine dei dati sarà l'autrità di vigilanza dell stess paese della scietà che ha assunt della scietà che ti ha assunt. Quale scietà di La Prairie è il cntrllre dei miei dati e cn quale scietà del grupp ptrebber essere cndivisi i miei dati? 5

6 Il respnsabile del trattament dei dati persnali è la scietà press la quale sei stat assunt la scietà in cui ti stai candidand per un impieg la scietà cn cui si è impegnati in frza di un cntratt (vedere l'elenc delle entità qui: ). Per quant temp sarann cnservati i miei dati? La Prairie cnserverà i tui dati persnali, cmpresi i dati persnali frniti durante il prcess di selezine per un determinat perid di temp in base ai seguenti criteri: (i) per tutt il temp necessari per l'esecuzine del rapprt di lavr; (ii) eventuali requisiti di legge applicabili che bbligan La Prairie a detenere determinati dati persnali per peridi specifici; e/ (iii) una vlta che il rapprt di lavr si cnclude, durante un perid apprpriat per prteggersi da rivendicazini legali, per amministrare la prpria attività. Aggirnamenti a questa Infrmativa sulla privacy Questa infrmativa sulla privacy può essere aggirnata peridicamente. Aggirnerem di cnseguenza la data nella parte superire di questa Infrmativa sulla privacy e sarà dispnibile in qualsiasi mment sul sit intranet di La Prairie nella sezine denminata HR e Cre Values. Occasinalmente, ptremm anche cnsigliarti attivamente su specifiche attività di utilizz dei dati circa eventuali mdifiche significative alla presente Infrmativa sulla privacy, cme richiest dalla legge applicabile. 6