DEMATERIALIZZAZIONE, DOCUMENTO DIGITALE E PROCEDIMENTI: UN APPROCCIO ORIENTATO AI RISULTATI

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1 DEMATERIALIZZAZIONE, DOCUMENTO DIGITALE E PROCEDIMENTI: UN APPROCCIO ORIENTATO AI RISULTATI Alessandro Adamo alessandro.adamo@microsoft.com Marketing manager Public Sector Microsoft Italia In collaborazione con itconsult 9-12 maggio 2011

2 COME VEDIAMO IT & SETTORE PUBBLICO Forte attenzione verso contenimento e razionalizzazione della spesa "Keeping the lights on " (Gartner) Le promesse dell egovernment... e il nuovo CAD Un importante ruolo guida delle Amministrazioni Pubbliche per uscire dalla crisi Nel frattempo nel panorama IT: Il Web 2.0 (nuove applicazioni di CRM, Open Government, Open Data) il Cloud Computing Una opportunità per la Pubblica Amministrazione

3 LA NOSTRA OFFERTA PER LA PA Una iniziativa per l innovazione nella PA: Connected Government Framework (ex Citizen Service Platform) Obiettivi Aiutare gli Enti Pubblici a implementare il Codice della PA Digitale Superare la logica dell egovernment così come è stato realizzato in Italia negli ultimi anni con un: Approccio integrato e di piattaforma Superamento della logica di sviluppo delle soluzioni ad isola (strumenti software diversi per gestire processi differenti) Non solo portali e front-office ma anche backoffice inteso non solo come soluzioni legacy applicative ma anche come soluzioni per l efficienza dei processi Rapidità nella messa in esercizio dei progetti

4 CHE COS È CONNECTED GOVERNMENT FRAMEWORK Connected Government Framework è un insieme di componenti, Building Block, detti Template, che rendono possibile una perfetta integrazione dei principali prodotti e servizi Microsoft nell ottica di facilitare la creazione di soluzioni per la Pubblica Amministrazione e servizi per il cittadino e le imprese. Partner Solutions Microsoft Products & Services Templates Prodotti Microsoft - SharePoint il documento al centro - Dynamics CRM il cittadino al centro - Servizi on the Cloud Connected Government Framework

5 ULTERIORI ELEMENTI DELLA NOSTRA PROPOSTA Obiettivo del Connected Government Framework Condividere le migliori esperienze internazionali Una architettura di riferimento orientata ai servizi Una piattaforma estendibile (con la garanzia della manutenibilità ed evoluzione nel tempo) Il CRM come elemento di discontinuità nelle offerte di egov (gestione integrata delle pratiche) Pronto per una logica Cloud Computing e Web 2.0 Favorire lo sviluppo da parte dei partner locali di soluzioni basate sul Framework per creare un approccio modulare ed evolutivo all innovazione per un Ente pubblico

6 ALCUNI SCENARI DI UTILIZZO 1 Una piattaforma per la dematerializzazione Collaborazione e condivisione di dati e documenti Document management e workflow/procedimenti Integrazione con soluzioni di Protocollo Informatico a norme DigitPA e Archiviazione Ottica Sostitutiva di terze parti Dalla logica del File System alla Just in time Intranet (spazi di lavoro condivisi)...fino alla corporate memory dell organizzazione pubblica (Intranet dipartimentali e comunali) Integrazione con Piano esecutivo di Gestione Intranet organizzativa Gestione dei documenti secondo le norme vigenti in materia di Protezione dei dati, sicurezza e privacy

7 ALCUNI SCENARI DI UTILIZZO 2 Moduli elettronici: l egovernment possibile Uno strumento facile, sicuro ed efficace per sviluppare soluzioni per erogare servizi di III e IV livello ai cittadini Gestione completa modulistica elettronica Possibilità di pubblicare moduli sul web/chioschi (es. DIA) Associabile ad un workflow di back- end approvativo Creazione automatica di processi a seguito di lettura semantica di , sms, messenger. Funzionalità di Business Intelligence Balanced Scorecard e cruscotti direzionali Il Portale istituzionale del Comune Gestione efficente del sito web del Comune (Web Content management) Gestione completa di tutte le comunicazioni con i cittadini Gestione integrata delle pratiche del cittadino Estensione a funzionalità di Collaborazione in tempo reale/voip

8 ARCHITETTURA DEL FRAMEWORK (UN MODELLO IBRIDO) Portale per i cittadini Public Cloud Hosted Portal PUBLIC CLOUD Cittadini Public Data Feeds Government Data Feeds Citizen Identity Government Hosted Portal Hosted CRM and Case Management Search PRIVATE CLOUD Dipendenti pubblici Government Data Center Document Management Portale Ente Pubblico

9 ESEMPI DI SERVIZI AL CITTADINO IN ITALIA E NEL MONDO - CASI DI STUDIO -

10 SERVIZI INNOVATIVI PER IL CITTADINO IN ITALIA E NEL MONDO Comune di Milano Milano più Semplice con il numero : il Contact Center del Comune di Milano risponde a quasi due milioni di chiamate all anno. Elementi distintivi Il sistema, unico in Italia, semplifica le relazioni tra Amministrazione e City User, consentendo all Ente di monitorare l andamento delle richieste, pianificare gli interventi di assistenza, affrontare i picchi di produzione interna, eliminare le code agli sportelli e avviare le pratiche amministrative con ticket elettronici di lavorazione, consentendo anche risparmi di carta. Dynamics CRM, Piattaforma Live, Virtual Earth Regione Veneto Migliorare i rapporti con il cittadino può significare diventare più efficienti e rapidi nelle risposte. Su questo concetto ha lavorato Regione Veneto nell implementare un progetto innovativo di comunicazione integrata che coinvolge portale istituzionale, intranet, strumenti di collaborazione e comunicazione istantanea. Elementi distintivi L utilizzo esteso di una piattaforma IT integrata ha permesso di creare una soluzione di comunicazione integrata che da un lato ha reso sempre disponibili e facilmente reperibili tutte le informazioni e i documenti necessari all attività quotidiana dei dipendenti della Regione, dall altro ha evitato che queste informazioni circolassero inutilmente intasando rete e storage aziendale. Office, SharePoint, Communications Server, Exchange

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12 Users can see reported issues on a map and other users comments

13 see report basic info

14 Here we have the empty application just created ready to go!!!

15 IN CONCLUSIONE Una visione d insieme sull innovazione degli Enti Pubblici che nasce da esperienze internazionali con Enti locali di tutto il mondo. Superare le logiche dell egov 1.0 per portare in esercizio soluzioni in tempi rapidi, più semplici, più flessibili e con costi competitivi. Il valore di una piattaforma integrata per la dematerializzazione e per i servizi al cittadino.

16 PER MAGGIORI APPROFONDIMENTI Sito internazionale ufficiale sul Connected Gov Framework Sito per PA italiano CONTATTI Alessandro Adamo Marketing manager settore pubblico

17 Dematerializzazione, Documento Digitale e Procedimenti: una risposta pratica alle sfide dell Amministrazione Digitale Paolo De Franceschi, Area Manager Nord Est In collaborazione con: - it Consult 2011

18 Gestire il dato Non Strutturato Le linee guida della nuova Amm.ne Digitale comportano la gestione di una mole crescente di Documenti, , fax, Dati provenienti da fonti disomogenee Processi, procedure, prassi Basi di conoscenza Sono informazioni importanti quanto i dati strutturati Trasversali all organizzazione Vanno gestiti in maniera strategica, con un approccio organizzativo E tecnologico - it Consult 2011

19 Organization Intelligence Approccio strategico trasversale Non limitarsi a rispondere alla singola mera esigenza Attuare un Disegno Strategico applicabile all intera organizzazione Documento informatico e gestione flussi documentali Dematerializzazione Firme e identità digitali Organization Intelligence modella, sviluppa, valorizza l intelligenza di ciascuna organizzazione, facendo leva sui Processi che la governano, le Competenze che occorrono per eseguire i processi, e i Contenuti che i processi producono - it Consult 2011

20 L Azienda - it Consult 2011 it Consult, produttore di software di Urbino, è il leader di mercato su Organization Intelligence Gestione Documentale, Business Process, Enterprise Content, Knowledge Management Attiva sull intero territorio nazionale e in espansione internazionale Partner di riferimento di Microsoft per BPM, KM, Gestione Documentale, Archiviazione, Protocollo Informatico Microsoft Partner Gold Independent Software Vendor (ISV) Content Management Portals and Collaboration Search Digital Marketing

21 L Azienda (2) - it Consult 2011 Approccio innovativo e metodologia integrate Piattaforma software per Organization Intelligence Sito web: articoli, white paper, blog Corsi presso Università (Urbino, UniCal,...) e Master (STOA, ALMAWEB, ), Ricerca scientifica (Progetti e Dottorati di Ricerca UnivPM) Convegni Knowledge Box (dal 2002) Citata da Gartner Product Map Europea per ECM Case Study su Marina Militare Italiana

22 Quali Funzionalità Protocollo Informatico Aggregazione Conservazione Video Context-Aware Dematerializzazione Imaging Audio Virtualizzazione Posta Archiviazione Business Process Management Persone al centro Content Management Semantic Convergenza Organization Intelligence Usabilità Documenti Knowledge Management Social Software Gestione Documentale Collaboration Semplicità Search Form Elettronici Unified Communication Competenze Records Management Processi Scansioni e OCR - it Consult 2011

23 Piattaforma trasversale Gestione Processi (workflow) Gestione Document. (BPM) - it Consult 2011

24 Funzionalità verticali Protocollo Informatico Portale del Cittadino Archiviazione Documentale Gestione Processi (workflow) Gestione Document. Dematerializzazione Conservazione Sostitutiva (BPM) Posta Virtuale Firma Digitale - it Consult 2011

25 Piattaforma e Vertical Gestione Processi (BPM) Protocollo Informatico Archiviazione Documentale Ufficio Postale Virtuale Workflow Documentali Portale del Cittadino Conservazione Sostitutiva Gestione della Conoscenza (KM) Firma Digitale Dematerializz. Portale Intranet/Extranet Gestione Documentale Collaborazione, Search Integrazione con Office Cloud Computing - it Consult 2011

26 Microsoft SharePoint (1) La piattaforma di riferimento è Microsoft SharePoint Windows SharePoint Foundation SharePoint Server Caratteristiche Funzionali: Portale di collaborazione intranet/extranet/internet Gestione documentale avanzata (Metadati, categorizzazione, versioning, ) Ricerca avanzata e selettiva OCR automatico full text anche su files scanditi Repository centralizzato Strong Security (integrazione con Active Directory e Right Management Server) Architettura flessibile, scalabile e fault tolerant Integrazione nativa con Microsoft Office System - it Consult 2011

27 Microsoft SharePoint (2) Business Connectivity Services InfoPath Form Services External Lists Workflow SharePoint Designer Visual Studio API Enhancements REST/ATOM/RSS PerformancePoint Serv. Excel Services Chart Web Part Visio Services Web Analytics SQL Server Integration PowerPivot Social Relevance Phonetic Search Navigation FAST Integration Enhanced Pipeline Ribbon UI SharePoint Workspace SharePoint Mobile Office Client and Office Web App Integr. Standards Support Tagging, Tag Cloud, Rating Social Bookmarking Blogs and Wikis My Sites Activity Feeds Profiles and Expertise Org Browser Enterprise Content Types Metadata and Navigation Document Sets Multi-stage Disposition Audio and Video Content Types Remote Blob Storage List Enhancements - it Consult 2011

28 - it Consult 2011 In pratica: la PA del futuro richiede

29 Il progetto iniziale Testo Unico DPR 445/2000 Protocollo Informatico Formazione Gestione Documentale Piattaforma josh - it Consult 2011

30 L evoluzione Codice Amministrazione Digitale Protocollo Informatico Analisi procedure e titolario Formazione Workflow Gestione per Documentale erogazione prestazioni Sportello Unico Cittadino Piattaforma Piattaforma josh josh josh VPO! Portale - it Consult 2011

31 PEC E SMS Misura del servizio josh Protocollo Informatico Gestione Documentale (atti, concessioni ecc.) Workflow (procedimenti amministrativi, backoffice) Sportello Virtuale Polifunzionale Pubblicazione Albo Pretorio Richieste servizi on line Accesso on line ai procedimenti - it Consult 2011

32 josh Piattaforma software per Organization Intelligence : Business Process Management (BPM) Knowledge Management (KM) Enterprise Content / Document Management (ECM/DM) Disegno, Esecuzione e Monitoraggio di tutti i processi aziendali, documentali e non Capitalizzazione del Know-how Permette di Gestire in autonomia i processi aziendali e la loro evoluzione - it Consult 2011

33 josh Archive! Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva Scansione dei documenti Archiviazione automatica, classificazione in SharePoint con realizzazione di fascicoli virtuali Integrazione con ambienti ERP (SAP, AS400, Navision...) per ricongiungimento del documento digitale con la registrazione nel gestionale Firma e Memorizzazione su dispositivo digitale Dematerializzazione - it Consult 2011

34 josh Protocol! Piattaforma software per il Protocollo Informatico a Norma Cnipa/DigitPA Copertura di tutti i livelli dello standard Cnipa/DigitPA compreso il Workflow Documentale ed il BPR Strumento di scansione e firma digitale dei documenti Fascicolazione Dematerializzazione Conservazione sostitutiva Integrato con josh per sfruttare tutte le caratteristiche di WF/BPM e per una totale copertura dell Organization Intelligence della PA - it Consult 2011

35 josh VirtualPostOffice! Sistema di postalizzazione massiva Totalmente integrato con il sistema di Gestione Documentale Completamente integrato in SharePoint, utilizzabile direttamente da Microsoft Office Possibilità di gestione per centri di costo, consuntivazione e contabilizzazione dell attività postale - it Consult 2011

36 - it Consult 2011 Protocollazione

37 - it Consult 2011 Registro di Protocollo

38 - it Consult 2011 Elenco dei Fascicoli

39 - it Consult 2011 Contenuto di un Fascicolo

40 - it Consult 2011 Processo (Iter) di Approvazione

41 - it Consult 2011 Processo (Iter) di Smistamento

42 - it Consult 2011 Portale Servizi Cittadino Imprese

43 - it Consult 2011 SUAP:sportello unico att.produttive

44 Focus sulle persone della PA I sistemi di Organization Intelligence sono richiesti, usati e in gran parte governati da funzionari NON IT (organizzazione, direzioni, resp. di AOO, ) Le tecnologie e le metodologie non sono rivolte necessariamente agli specialisti informatici A supporto della gestione dei processi che possono cambiare spesso Per affrontare e risolvere il nodo dei tempi di risposta al business da parte dell IT quando i processi cambiano - it Consult 2011

45 I Plus, in sintesi Approccio complessivo all Organization Intelligence: Business Process, Knowledge e Document Management Gestione del dato non strutturato in maniera trasversale all organizzazione Piattaforma Software basata su standard di mercato, in particolare su Microsoft SharePoint Vertical che soddisfano esigenze di legge, di dematerializzazione, di completa integrazione della gestione documentale con i processi dell organizzazione - it Consult 2011

46 Grazie per l attenzione pdefranceschi@itconsult.it - it Consult 2011