agli eventi Un approccio strategico In viaggio con... e Klm: è di casa alle sfide

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1 Novembre N 4 The Business Travel Magazine for Carlson Wagonlit Travel S T R A T E G Y Un approccio strategico agli eventi Nuove soluzioni sotto l albero In viaggio con... Amgen Air France e Klm: dove il green è di casa Una risposta alle sfide del mercato raramente venivano consolidati a causa della loro frammentazione tra diverse divisioni aziendali, oggi la situazione si sta gradualmente modificando. «L intervento della funzione Acquisti, realizzato in stretta collaborazione con il marketing, è sempre più frequente su tutte le tipologie di eventi, dagli incentive alle convention, dai lanci di prodotto ai congressi, alle campagne motivazionali continua Solari. Così come cresce il numero di aziende che ci richiede un supporto nella valutazione delle attuali modalità di gestione dei meeting ed eventi e, successivamente, nella definizione e implementazione di una strategia dedicata. Si tratta di aziende apparte- l e più recenti ricerche di mercato indicano che gli eventi rappresentano una voce sempre più significativa all interno delle strategie di comunicazione delle aziende. Al tempo stesso l attuale situazione economica richiede una attenta razionalizzazione della spesa. Come muoversi, quindi, per ottimizzare un area che mediamente raggiunge valori tra il 25 e il 40% del budget complessivo di T&E e, in alcuni settori, percentuali anche superiori? «Le aziende hanno una crescente consapevolezza della rilevanza strategica delle attività di Meetings & Events afferma Andrea Solari, direttore commerciale e marketing Italia di CWT, sia in termini di ritorno dell investimento per il loro business sia quale voce di costo che può essere ottimizzata. Non a caso, mentre in passato quest area non rientrava tra le attività dell Ufficio Acquisti e i relativi costi

2 editoriale Ricerca e innovazione: due parole chiave nelle strategie di CWT cui la società dedica da sempre investimenti rilevanti, sia a livello globale che nazionale. Per creare nuovi prodotti, sviluppare tool, migliorare i processi, identificare le best practice. Unico obiettivo: fornire un reale valore alle aziende clienti. Talvolta si tratta di soluzioni proprietarie, altre volte di sistemi/servizi di provider esterni con cui esiste magari una partnership preferenziale, altre ancora di una combinazione tra essi. È quest ultimo il caso, ad esempio, di Sustainable Solutions, dove CWT ha affiancato ai propri strumenti Carbon calculator e Program Management Center i servizi di un partner prestigioso, The CarbonNeutral Company, per proporre ai clienti sul fronte green un offerta veramente completa che non ha pari nel mercato (cfr. p. 3). La stessa filosofia è all origine anche dell accordo con StarCite nell ambito Meetings & Events, area cui le aziende devono guardare con un approccio sempre più strategico (cfr. articolo d apertura). Alla ricerca, poi, abbiamo addirittura dedicato l intero CWT Travel Management Institute che ha la precipua missione di identificare le best practice del settore e svolgere una costante attività di intelligence e benchmarking. Un vero e proprio strumento di knowledge management per supportare i nostri clienti. E a questo proposito l ultima novità è la pubblicazione dell edizione 2008 dell Effective Travel Management utile guida dedicata ai travel manager che rielabora le otto principali leve per una gestione efficace dei viaggi d affari in funzione del mutato, attuale contesto di mercato (cfr. p. 6 e 7). ANDREA SOLARI Direttore commerciale e marketing S T R A T E G Y nenti a settori merceologici diversi ma che hanno un obiettivo comune: ridurre i costi e creare maggior valore. Spesso sono aziende che hanno già raggiunto ottimi risultati in termini di ottimizzazione delle spese di travel e che vedono l area M&E come la principale opportunità di saving per il futuro: per esse è un passaggio logico ricercare sinergie con il business travel dato che le maggiori aree di spesa hotel e trasporti sono le medesime». La valutazione della gestione Meetings & Events di un azienda è un processo complesso perché sono diverse le aree aziendali (HR, marketing, vendite, comunicazione ecc.) che pianificano eventi, anche con obiettivi tra loro differenti. Quali sono i criteri fondamentali? «Noi analizziamo la situazione spiega Solari sulla base di sei elementi chiave: la chiarezza degli obiettivi strategici e la loro condivisione da parte dei più alti livelli di management; la M&E policy e il grado di compliance; i processi e la tecnologia in essere; i fornitori; il sistema di reportistica; e, infine, la presenza di key performance indicator. Ne deriva un quadro completo e dettagliato che permette di definire un piano d azione per migliorare le performance». E i risultati sono estremamente significativi: in media i risparmi si collocano tra il 5 e il 15% della spesa complessiva in M&E. «Posso segnalare evidenzia Solari un esempio concreto: un azienda cliente di CWT, leader globale nel settore It, ha ottenuto risparmi del 13% sulla spesa alberghiera creando un hotel program per M&E, facendo leva sui volumi totali derivanti da eventi e travel nelle negoziazioni con i fornitori e rendendo i processi più efficienti. Inoltre, centralizzando il sourcing degli hotel anziché lasciarlo alla responsabilità dei singoli, ha ridotto il rischio di penali in caso di cancellazione di meeting». Ma quali sono gli aspetti più critici che le aziende si trovano ad affrontare nella definizione e implementazione di un piano strategico per gli eventi? «La prima sfida è sicuramente quella di avere un quadro preciso e dettagliato di tutte le attività M&E svolte dalla società. È questa una fase che richiede tempo ma che è assolutamente fondamentale: a questo scopo CWT ha sviluppato appositi tool e servizi. Il secondo punto cruciale è costituito dall assicurare le risorse dedicate per gestire le attività anche qualora vi sia un massiccio ricorso all outsourcing. Noi suggeriamo di creare un team di progetto con esperti provenienti da tutte le funzioni aziendali interessate, per far sì che vi sia una effettiva collaborazione. La presenza di un forte project leader, poi, è essenziale, soprattutto per ottenere il necessario supporto dal management. La terza sfida è rappresentata dalla gestione del cambiamento: a questo scopo è necessario un programma specifico per coinvolgere le persone e superare le resistenze. Non può mancare infine un approccio di project management: ottenere il consenso, procedere per fasi, definire tempi e risorse, monitorare i progressi, i rischi e i risultati, e last but not the least comunicarli regolarmente». ULTIMA ORA Entro fine anno le aziende clienti di CWT Meetings & Events avranno a disposizione anche in Italia la piattaforma online di StarCite per il meeting management. Carlson Wagonlit Travel ha infatti siglato recentemente un accordo globale con StarCite quale partner tecnologico preferenziale per le attività di Meetings and Events. StarCite è il principale provider di soluzioni informatiche web-based per la gestione centralizzata di meeting ed eventi aziendali: la tecnologia delle sue piattaforme online permette di automatizzare e di supportare tutti gli elementi chiave del processo legato ai meeting, quali il planning, il budget, gli acquisti, le presenze dei partecipanti, i pagamenti e il reporting. Un ulteriore opportunità, dunque, per migliorare il controllo su quest area di spesa e snellire i processi.

3 C O R P O R A T E Nuove soluzioni sotto l albero m olte le novità di lanciate prodotto da CWT negli ultimi mesi dell anno. Tra esse: Sustainable Solutions, l offerta più completa oggi esistente per il travel in tema di green, e CWT Gift, un flessibile strumento di motivazione per le aziende ma anche un regalo originale e innovativo. Risale a fine ottobre l accordo globale di Carlson Wagonlit Travel con The Carbon- Neutral Company, la più importante società specializzata nella compensazione delle emissioni di anidride carbonica e nella consulenza ambientale, al fine di fornire alle aziende clienti servizi per la gestione delle emissioni. CWT, unica tra le travel management company in Italia, è così oggi in grado di offrire ai suoi clienti una soluzione veramente completa per aiutarli a ottimizzare l impatto ambientale legato ai viaggi d affari. CWT Sustainable Solutions è articolata su tre livelli. In fase di prenotazione, viaggiatori e addetti alle prenotazioni hanno a disposizione un carbon calculator che evidenzia la quantità di CO 2 emessa per qualsiasi tratta aerea point-to-point e compara le emissioni di aereo e treno su rotte predefinite (ad esempio, Parigi-Londra, New York-Washington) per assumere decisioni più consapevoli. Una accurata reportistica post-viaggio, disponibile attraverso il tool web-based CWT Program Management Center, mette in luce la quantità di anidride carbonica generata dalle trasferte attraverso report mensili; ad essi si aggiungono grafici con i trend anno su anno e report di dettaglio anche per singolo viaggio. Indicatori di performance permettono poi ai clienti CWT di monitorare i progressi verso gli obiettivi di riduzione delle emissioni di CO 2. Completano l offerta i servizi forniti da The CarbonNeutral Company: tra questi l analisi dell impatto ambientale, i programmi di riduzione delle emissioni aziendali, i progetti di compensazione su sei continenti, nonché la certificazione CarbonNeutral per i viaggi aziendali con impatto zero. Rappresenta invece una perfetta strenna natalizia, ma non solo, CWT Gift: un buono viaggio, con validità di un anno, spendibile sui cataloghi dei principali tour operator operanti nel nostro Paese. Creato da CWT Leisure la divisione che offre alle aziende clienti un servizio di valore per i viaggi vacanza dei collaboratori come alternativa ai regali tradizionali e presentato in un accattivante ed elegante kit, CWT Gift è il dono che tutti vorrebbero ricevere ma anche la soluzione ideale per le aziende in caso di campagne d incentivazione, lanci di prodotto, premi. Offre completa libertà di scelta, sia all azienda che ne definisce l importo sia ai beneficiari che possono decidere la meta preferita in un ventaglio amplissimo di opzioni, nonché estenderne il valore con un contributo personale. Per trasformare magari un voucher di importo pari a un weekend in una capitale europea in una settimana alle Maldive. Per informazioni: cwtgift@cwtbook.it International CWT si rafforza in Spagna Ancora un acquisizione per Carlson Wagonlit Travel. L ultima operazione parla spagnolo: CWT ha infatti rilevato nel mese di ottobre l agenzia Viajes Lepanto, specializzata nella gestione del business travel e nell organizzazione di meeting ed eventi. Fondata nel 1967, con quartier generale a Madrid, Viajes Lepanto è attualmente una delle società leader nella gestione dei viaggi d affari in Spagna. Vanta 30 collaboratori e gestisce volumi annui pari complessivamente a 16 milioni di euro, derivanti per il 62% dal business travel e per il rimanente 38% da meeting ed eventi. Grazie all acquisizione, CWT Spagna rafforza la sua posizione di leadership nel mercato. Con l ingresso delle otto location di Viajes Lepanto posizionate in città quali Madrid, Barcellona e Valencia nel suo network, CWT potrà contare complessivamente su circa 170 uffici in Spagna. Il general manager di Viajes Lepanto, Javier Cabello, manterrà il proprio ruolo e riporterà direttamente a Marino Faccini, executive vice president di CWT per Spagna, Mediterraneo e America Latina. «La nuova acquisizione, così come quella di Viajes MAPFRE lo scorso marzo, testimonia l importanza delle acquisizioni mirate nel nostro piano di sviluppo, sia in Spagna sia su scala internazionale ha dichiarato Marino Faccini, commentando l operazione. La nostra esperienza di successo nell integrazione di altre realtà e il nostro impegno nel mantenere l alta qualità del servizio e la stretta relazione che i clienti di Viajes Lepanto hanno sempre conosciuto offriranno benefici ai nostri comuni stakeholder. In più, i clienti di Viajes Lepanto potranno ottenere un importante valore aggiunto anche dalla presenza globale e dall innovativa offerta di Carlson Wagonlit Travel». Anno VII Numero 4 Novembre 2008 Carlson Wagonlit Travel Connect Carlson Wagonlit Italia Srl Direzione Generale - Redazione: via Attilio Benigni, Roma Direzione commerciale & Marketing: via A. Vespucci, Milano tel. 02/ fax 02/ Direttore responsabile: Andrea Solari Registrazione Tribunale di Roma 328 del 14/6/2002 Stampa: Salea Arti Grafiche Srl - Milano

4 C A S E H I S T O R Y In viaggio con... Amgen f ortune l ha inserita tra le prime 500 aziende del mondo. Nata nel 1980 in California, oggi genera un fatturato di oltre 14 miliardi di dollari ed è presente con circa 20mila collaboratori e proprie sedi in quasi tutto il mondo. Amgen questo il suo nome è leader nel settore delle biotecnologie e nella produzione di farmaci altamente innovativi, grazie a una politica di massicci investimenti in ricerca. In Italia conta circa 250 persone, un numero in continua crescita, e ha un volume d affari di oltre 120 milioni di euro. «Il travel in Amgen spiega Vitaliano Emanuele, Credit and Procurement Country Manager ha una rilevanza notevole: il 50% dei dipendenti è un viaggiatore e buona parte di essi può essere definito frequent traveler. Ovviamente facciamo ricorso, laddove possibile, a mezzi alternativi quali le videoconferenze, ma siamo convinti che essi non possano integralmente sostituire un meeting vis à vis». Emanuele ha fatto il suo ingresso in Amgen all inizio del 2006 e ha alle spalle una vasta esperienza nelle aree Acquisti e Servizi generali, sviluppata dapprima in Coopers & Lybrand, quindi in AT&T e infine in Galbani. In Amgen Emanuele, che riporta al Direttore Acquisti Europa, ha la responsabilità delle due macro aree Acquisti e Crediti, ma sovrintende anche agli ambiti fleet, telefonia, travel, nonché al presidio delle spese e alla qualificazione dei fornitori per quanto riguarda gli eventi. «Il nostro budget di viaggio precisa Emanuele ammonta a 1,5 milioni di euro cui bisogna aggiungere circa 6 milioni di euro per gli eventi, tra quelli dedicati al personale interno e quelli per i pubblici esterni. «Negli ultimi mesi continua Emanuele la gestione dei viaggi ha assorbito il 20% del mio tempo: oltre infatti alle attività consuete (definizione degli accordi locali con i supplier, gestione della relazione con l agenzia, verifica mensile delle eccezioni alla travel policy ecc.), abbiamo implementato un self booking tool con l obiettivo di ottimizzare la spesa e semplificare i processi. In particolare, la possibilità di prenotare in qualsiasi momento, la visualizzazione delle diverse opzioni di costo e di orario, la garanzia di standardizzazione a livello di paese sono stati alcuni dei plus che ci hanno condotto a questa scelta. Dopo una fase di test con un panel di travel arranger e viaggiatori abituali e un intenso training per spiegare come funziona lo strumento, dal 1 novembre il tool è operativo per tutta l azienda». L introduzione del nuovo sistema ha richiesto solide capacità di project management. «A mio avviso afferma Emanuele è proprio questo lo skill fondamentale per gestire al meglio l area dei viaggi aziendali. Il travel coinvolge infatti un mix di elementi: economico-finanziari, organizzativi, amministrativi, tecnologici, di processo, relazionali. Il tutto condito da aspetti culturali, propri di ciascun paese e realtà. Solo chi ha la capacità di analizzare in modo trasversale le diverse problematiche e di mettere insieme i pezzi può svolgere con successo il ruolo del travel manager. E superare anche quella che è la principale difficoltà che si incontra in quest ambito: la diffusa resistenza al cambiamento, determinata dall istintiva diffidenza delle persone alle novità». Amgen sta perseguendo una strategia di consolidamento globale in ambito travel: la policy è quindi la medesima in tutti i paesi, con lievi aggiustamenti in funzione delle esigenze locali, e prevede il massimo ricorso ai fornitori preferenziali e la valutazione di tutte le opzioni possibili per ottimizzare la spesa, tariffe restrittive comprese. Nel giugno di quest anno, inoltre, CWT è stata scelta come Travel management company di riferimento in tutto il mondo. «È stato questo un passaggio estremamente importante per Amgen spiega Emanuele. Non solo perché, viaggiando molto tra le nostre sedi nei diversi paesi, possiamo trarre da una gestione unitaria indubbi vantaggi in termini di costo, ma anche perché avere una sola interfaccia garantisce una totale omogeneità dei dati e un reporting globale. Senza dimenticare l importante supporto consulenziale di CWT e la sua esperienza nell ottimizzazione di spese e processi di travel in aziende complesse». Proprio la ricerca di ulteriori sinergie ha spinto Emanuele a centralizzare in capo a CWT anche la gestione degli eventi interni. «Si possono ottenere grandi vantaggi dal consolidamento di travel ed eventi conclude Emanuele e noi abbiamo appena iniziato, veicolando le esigenze relative agli eventi sui fornitori preferenziali così da sommare i volumi e accrescere il nostro potere negoziale».

5 T R A N S P O R T e : dove il green è di casa è un impegno complessivo nei confronti di tutti i propri stakeholder quello che contraddistingue il gruppo Air France/Klm: non solo verso il mercato e la propria clientela, dunque, ma anche verso l intera collettività. Lo testimoniano le numerose iniziative intraprese da entrambi i vettori sul fronte ambientale. Del resto è notizia recentissima: il mese scorso Klm è stata insignita del titolo di compagnia aerea più ecosostenibile da parte del Dow Jones Sustainability Index. Un riconoscimento che è frutto di un impegno forte e consolidato, nonché di un piano d azione puntuale e dettagliato che mira a ridurre le emissioni di anidride carbonica del 3% entro il 2012 e del 17% entro il Le principali iniziative strutturali di Klm sono quelle che nel breve periodo andranno a impattare sulla flotta: innanzi tutto il rinnovamento del parco aeromobili, con l introduzione di velivoli più efficienti dal punto di vista del consumo di carburanti (con riduzioni comprese tra il 10 e il 25%), e il miglioramento della linea delle ali degli aerei, che perfezionando l aerodinamica porta a un ulteriore riduzione del 3% delle emissioni di CO 2. Al contempo Klm ha avviato un generale ripensamento delle modalità di impiego della flotta, con l obiettivo di ottimizzare l utilizzo dei mezzi in funzione del numero medio di passeggeri per tratta, così come delle operazioni di manutenzione, inserendo la pulizia dei motori tra le attività ordinarie, e quindi più frequenti. Klm En- gineering & Mainteinance ha poi sviluppato una nuova pittura senza cromo, che permette di utilizzare il 15% di prodotto in meno quando si verniciano gli aeromobili: ciò comporta una diminuzione del peso degli aerei e, di conseguenza, un più basso consumo di carburante e minori emissioni di CO 2. Complessivamente Klm si è impegnata nel perseguire obiettivi di impatto zero, grazie all adesione a programmi di riduzione e compensazione e ai forti investimenti realizzati in collaborazione con il Wwf nel campo delle energie rinnovabili. Non è da meno l impegno del partner Air France, che già da anni redige e diffonde il proprio bilancio sociale e che ha definito un efficace piano d azione affinché il proprio sviluppo economico vada di pari passo con la promozione di valori sociali e con la qualità dell ambiente. Il vettore transalpino opera un continuo monitoraggio del proprio impatto ambientale, così da favorire l adozione di best practice, e sta investendo ingenti risorse per il rinnovamento della flotta e la ricerca di soluzioni strutturali eco-compatibili. Un ulteriore importante fronte per Air France è quello della riduzione dell inquinamento acustico: le emissioni sonore di ciascun tipo di velivolo sono costantemente misurate e certificate secondo un sistema definito in conformità con le procedure dettate dall International Civil Aviation Organization. Anche AirFrance, infine, aderisce a diversi programmi di compensazione delle emissioni, con rilevanti investimenti in attività di riforestazione e nella ricerca di energie rinnovabili. Accanto all impegno in tema di Corporate Social Responsibility, naturalmente, AirFrance e Klm sono sempre estremamente attente a rispondere alle esigenze delle aziende clienti, di qualunque dimensione esse siano. Lo testimoniano, ad esempio, i programmi di incentivazione/fidelizzazione espressamente studiati dai due vettori per le piccole e medie aziende: VoyageurRewards di Air France e Blue Biz di Klm. Il meccanismo di entrambi, piuttosto simile, è semplice e intuitivo: l azienda si iscrive online al programma, senza alcun costo, e per ogni viaggio effettuato dai propri collaboratori su voli operati da Air France e Klm o dai loro partner guadagna punti/crediti che vengono accreditati sul suo account. È sufficiente inserire nella prenotazione il numero di conto, ricevuto al momento dell iscrizione. A seconda dell obiettivo raggiunto, l azienda può scegliere tra un ampia gamma di premi, tra cui biglietti omaggio per le proprie trasferte aziendali, risparmiando così sulle spese di viaggio. Grazie alle funzionalità online, inoltre, l azienda può consultare il proprio estratto conto in ogni momento; ma anche registrare i biglietti non conteggiati, aggiornare il profilo aziendale e prenotare i biglietti premio. La fedeltà, insomma, con Air France e Klm, fa guadagnare l azienda.

6 F O C U S Una risposta alle sfide del mercato è un contesto profondamente mutato quello che i travel manager si trovano oggi ad affrontare rispetto solo a pochi anni fa e che, per di più, evolve con ritmi rapidissimi. Capirne i driver è un passaggio obbligato per formulare poi risposte concrete ed efficaci. È proprio questo il punto di partenza dell ultimo studio effettuato dal CWT Travel Management Institute che, dall analisi dell attuale situazione di mercato e delle esigenze delle aziende, giunge all identificazione di otto aree critiche su cui il travel manager può e deve intervenire in un ottica di ottimizzazione della gestione dei viaggi. I dettagli dello studio sono contenuti nel volume Effective Travel Management 2008, ricco di spunti e utili suggerimenti. Ve ne proponiamo qui una rapida sintesi. La globalizzazione e la necessità di continuare a sviluppare il business sospinge la crescita dei viaggi d affari, nonostante le tariffe siano in crescita soprattutto in quei mercati dove la domanda supera l offerta. È il caso, ad esempio, del prezzo medio giornaliero per camera in molte città del mondo. Al tempo stesso, considerato che le strutture alberghiere utilizzano tecniche di yield management per massimizzare i profitti, le negoziazioni divengono via via più complesse e difficili. Anche i costi del trasporto aereo sono in salita: molte compagnie aeree hanno cominciato a imporre fee per servizi finora considerati standard quali il carico del bagaglio in stiva. L accordo Open Skies dovrebbe il condizionale è d obbligo perché sinora esso ha prodotto effetti evidenti solo nel caso di Londra Heathrow aumentare la competizione sul mercato e favorire così la riduzione delle tariffe, al crescere delle opzioni disponibili per i viaggiatori. Al tempo stesso, però, il consolidamento in corso nell industria aerea potrebbe agire nella direzione opposta. Sul fronte delle aziende, invece, sono sempre più numerose quelle che ricercano un corretto equilibrio nel trade-off tra ridurre i costi e assicurare comfort, produttività e benessere ai loro viaggiatori. La sicurezza dei viaggiatori continua a essere una delle priorità dei travel manager e nuova enfasi viene dedicata ai temi dello sviluppo sostenibile, della tutela dell ambiente e della corporate social responsibility. A tal proposito, cresce la consapevolezza delle aziende sull impatto che le loro attività hanno sull ambiente e sulla comunità in cui operano. Come rispondere in modo efficace a queste esigenze? Le aree identificate dal CWT Travel Management Institute su cui agire sono sempre otto, ma presentano numerose differenze rispetto al passato. Ottimizzare i processi e offrire ai viaggiatori i migliori servizi esistenti sul mercato. Tre sono gli elementi cardine: adottare un online booking tool per le transazioni point to point con l effetto di ridurre i costi totali di viaggio anche del 15%; definire e implementare la configurazione di servizio più adatta alle necessità dell azienda; e fornire una gamma di servizi in grado di migliorare la traveler experience, quali un portale ricco di contenuti e funzionalità, un tool per la gestione dei profili, comunicazioni personalizzate via cellulare e palmare, assistenza 24 ore su 24 per risolvere emergenze e urgenze. Tenere sotto controllo l intera spesa alberghiera. Nonostante rappresenti tra il 30 e il 50% del totale delle spese di viaggio, essa è ancora oggi poco governata e costituisce una grande opportunità di miglioramento. A tal fine è necessario: consolidare i dati provenienti da tutti i provider (tmc, carte di credito, hotel) per valutare i volumi complessivi; razionalizzare le strategie d acquisto; monitorare l effettivo caricamento delle tariffe negoziate sui gds; convogliare le prenotazioni tramite la tmc o il booking tool. Solo così è possibile accrescere la compliance, ottenere maggiori risparmi (secondo un benchmark effettuato da CWT le tariffe alberghiere sono più basse del 18-21% quando prenotate attraverso la tmc) e migliorare la sicurezza dei viaggiatori. Estremamente utile è infine la creazione di un hotel program tarato sulle specifiche esigenze dell azienda. Ottimizzare la spesa aerea e i trasporti via terra. Nonostante l attenzione riservata alla spesa aerea, esistono ancora rilevanti opportunità di risparmio. Basta, ad esempio, prenotare con un anticipo di almeno 14 giorni per avere risparmi fino al 50%; o utilizzare tariffe restrittive per assicurarsi saving fino al 24% rispetto alle tariffe

7 F O C U S ADR E CWT INSIEME Parcheggi convenzionati per ottimizzare i costi di trasferta Nei parcheggi Easy Parking dell aeroporto di Fiumicino sono state oltre 320mila le soste effettuate dal segmento business con una sosta media di 1,5 giorni nei primi nove mesi del Il nuovo modulo E ha consentito un importante passo in avanti dal punto di vista qualitativo nei confronti del business traveller, grazie all efficiente sistema di viabilità interna e alla qualità dell infrastruttura. Nel 2008, inoltre, è stato inaugurato il nuovo servizio Executive dedicato alla clientela business più esigente che prevede l accoglienza di hostess, l assistenza per il fast check-in Alitalia e AirOne e la copertura assicurativa per eventi quali furto, danneggiamenti e incendio per le autovetture prese in carico dal personale ADR. Per venire incontro alle esigenze delle aziende, sempre più sensibili alle spese generate per i viaggi d affari e tra queste il costo per la sosta del parcheggio in aeroporto è stata rinnovata la convenzione parcheggi con Carson Wagonlit Travel per le strutture Multipiano E, Lunga Sosta ed Executive. Grazie alla convenzione, ai clienti CWT viene riservato un profilo tariffario ad hoc che permette di ottimizzare i costi di trasferta, e in particolare quello del parcheggio qualora si raggiunga l aeroporto con la propria autovettura. Ad esempio, la sosta tipo di chi viaggia per affari 2 giorni presso il Multipiano E coperto corrisponde a soli 46 euro anziché i 52 euro della tariffa standard; e la sosta minima di 7 giorni presso il parcheggio Lunga Sosta scoperto costa solo 49 euro, anziché 69 euro, con un risparmio complessivo del 29%. Valori, quindi, assai più convenienti sia rispetto alle tariffe standard che ad altri mezzi di trasporto. Per usufruire delle tariffe convenzionate è sufficiente richiedere al vostro Account Manager CWT il codice Pin di accesso dedicato rilasciato da Aeroporti di Roma. negoziate (anche in caso di cambio e cancellazione); o, ancora, inserire nella policy l obbligo del ricorso ai vettori preferenziali. Da non dimenticare, inoltre, il trasporto ferroviario, soprattutto alla luce della crescente diffusione della rete dell Alta Velocità, nonché il trasporto via terra: autonoleggi, servizi limousine, chauffeur e taxi. Incrementare la compliance alle politiche di viaggio e intervenire sulle linee guida aziendali. Una travel policy ben costruita e livelli elevati di compliance sono i capisaldi di una efficace gestione dei viaggi d affari e portano a risparmi medi del 20% sulla spesa complessiva di travel (cfr. Playing by the rules: Optimizing travel policy and compliance, CWT Travel Management Institute, 2008). Tali saving sono da ricondurre a cinque aree fondamentali: la prenotazione anticipata dei voli aerei, l utilizzo di tariffe aeree restrittive, il ricorso ai fornitori preferenziali, il comfort dei viaggiatori e l uso di canali di prenotazione preferenziali. Favorire il consolidamento della gestione travel. Consolidare significa concentrare il numero dei fornitori e standardizzare regole, processi e tool: ne derivano un risparmio medio del 20% e un significativo miglioramento dei servizi e dei livelli di sicurezza per i viaggiatori (cfr. Global Horizons: Consolidating a travel program, CWT Travel Management Institute, 2007). Ma si tratta di un processo complesso che richiede un solido approccio di project management e il supporto di una travel management company globale. Migliorare la sicurezza dei viaggiatori e promuovere la corporate social responsibility. Per ridurre al minimo i rischi per i dipendenti in trasferta sono essenziali: un attenta pianificazione; l identificazione dei pericoli connessi a ogni itinerario di viaggio; il costante monitoraggio degli eventi accaduti nel mondo e la definizione di azioni affinché i viaggiatori siano sempre informati e protetti, quali gli alert automatici e il traveler tracking in tempo reale messi a disposizione da CWT. Oltre naturalmente ad adeguati servizi di assistenza 24 ore su 24. Legato alle esigenze di protezione del viaggiatore è il concetto di Corporate Social Responsibility e di attenzione all ambiente. In un ottica di Travel Management sostenibile, le aziende devono guardare attentamente alla selezione dei fornitori; alla scelta delle opzioni di viaggio; alla misurazione e controllo delle performance rispetto agli obiettivi e alle attività di riduzioni & compensazioni delle emissioni. Focalizzarsi sulle spese per meetings and events. Le best practice in quest ambito prevedono la definizione di una specifica policy; una struttura centralizzata di event planning, integrata con il travel management per sfruttare al meglio tutte le possibili sinergie; precise strategie d acquisto; l utilizzo di tecnologie web based per prenotazioni e registrazioni; il consolidamento dei dati e il ricorso a uno strumento di pagamento centralizzato per quest area di spesa; infine, una rigorosa valutazione dei risultati dell evento. Attivare strumenti di misurazione delle performance. Disporre di dati completi e tempestivi e di indicatori di performance realmente significativi è essenziale perché i travel manager possano continuare a ottimizzare la gestione dei viaggi, identificando le aree di miglioramento e adottando immediate azioni correttive. La soluzione ideale è una dashboard, un vero e proprio cruscotto di gestione quale ad esempio il CWT Program Management Center che metta in immediata evidenza gli aspetti di criticità su cui concentrare l attenzione e permetta di scendere a successivi livelli di dettaglio.