Daniela Tondini

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1 Daniela Tondini Facoltà di Bioscienze e Tecnologie agro-alimentari e ambientali e Facoltà di Medicina Veterinaria C.L. in Biotecnologie Università degli Studi di Teramo 1

2 LE FORMULE Le formule di Excel seguono una sintassi specifica: cominciano con il segno di uguale («=»), seguito dagli elementi da calcolare (operandi) e dagli operatori di calcolo. Ciascun operando può essere un valore costante, un riferimento di cella o di un intervallo di celle, un etichetta, un nome o una funzione del foglio di lavoro. Le formule vengono calcolate da sinistra verso destra, partendo dal segno di uguale. Per immettere una formula: - selezionare la cella nella quale si desidera immettere la formula; - immettere la formula; - confermare la formula: nella cella si visualizza il valore generato dalla formula e la formula rimane visualizzata nella Barra della formula fintanto che la cella che la contiene è selezionata.

3 GLI OPERATORI DI CALCOLO Operatori di calcolo: specificano l operazione che si desidera eseguire sugli elementi di una formula. Si distinguono in: - operatori aritmetici: eseguono operazioni matematiche su valori numerici generando risultati numerici (addizione, sottrazione, moltiplicazione, divisione, percentuale, elevazione a potenza); - operatore di testo: unisce due o più valori di testo in un unico valore di testo; - operatori di confronto: confrontano due valori e generano il valore logico vero o falso (uguale, diverso da, maggiore di, minore di, maggiore o uguale a, minore o uguale a); - operatori di riferimento: uniscono intervalli di celle per il calcolo. Si osservi che, se in una formula, sono presenti più operatori, le operazioni vengono eseguite secondo il seguente ordine: %, ^, *, /, +, -, &, =, <, >, <=, >=, <> Se si desidera, però, modificare l ordine di priorità, occorre racchiudere tra parentesi l espressione che si vuol calcolare prima delle altre: ad esempio la formula «=4+6*5» genera 34; la formula «=(4+6)*5» genera 50.

4 GLI OPERATORI DI RIFERIMENTO Per far riferimento alle celle comprese tra due riferimenti si utilizza un operatore di riferimento che possono essere distinti in: - operatore di intervallo, indicato dai due punti (:), genera un riferimento a tutte le celle comprese tra due riferimenti, inclusi i riferimenti stessi: ad esempio, A1:A4 indica tutte le celle comprese tra A1 ed A4, incluse le celle A1 ed A4; - operatore unione, indicato dal punto e virgola (;), genera un riferimento che include solo i riferimenti indicati: ad esempio, A1;A4;B3 indica la cella A1, la cella A4 e la cella B3; - operatore intersezione, indicato da uno spazio ( ), genera un riferimento alle celle in comune tra due riferimenti: ad esempio, B1:B3 A2:C2 indica la cella comune ai due intervalli, ovvero l intersezione.

5 LE FUNZIONI DI BASE Le funzioni sono un insieme di formule preconfezionate, che rendono più veloci operazioni ripetitive, ad esempio sommare il contenuto di più celle o calcolare una media aritmetica o un piano di ammortamento. I valori sui quali la funzione esegue i calcoli sono detti argomenti; i valori restituiti dalla funzione sono detti risultati. Gli argomenti devono essere racchiusi tra parentesi, senza inserire spazi né prima né dopo, e separati tra loro dal punto e virgola (;); le parentesi indicano l inizio e la fine degli argomenti. Se la sintassi non viene rispettata si visualizza un messaggio di errore. Gli argomenti possono essere delle costanti o delle formule. Le formule, a loro volta, possono contenere altre funzioni. Le svariate funzioni di Excel sono raggruppate per categorie (matematiche, finanziarie, logiche, statistiche, ), ognuna delle quali attiva procedure diverse.

6 LE FUNZIONI DI BASE Somma automatica Si supponga di voler sommare i seguenti quattro numeri (4, 12, 1, 3). Utilizzando una formula occorrerebbe digitare la seguente serie «=A1+A2+A3+A4»; per eliminare tale trafila si può utilizzare la somma automatica: bisogna posizionarsi nella cella sottostante la serie di valori, ovvero A5, e premere il pulsante nella barra degli strumenti, quindi Invio per confermare (dopo aver premuto il pulsante è opportuno non cliccare una qualunque cella per la conferma, altrimenti tale cella sarà inserita nell intervallo da calcolare). 20 Somma automatica

7 LE FUNZIONI DI BASE Somma automatica In presenza di più colonne da sommare, selezionare le celle al di sotto delle colonne con i valori e cliccare sul simbolo. In tal caso non sarà necessario premere Invio per confermare. È anche possibile sommare orizzontalmente: in tal caso occorre posizionarsi a lato della riga sulla quale si desidera effettuare il calcolo. Somma automatica Somme A1:A6, B1:B6, C1:C6 effettuate separatamente

8 SINTASSI DELLE FUNZIONI «=NOMEFUNZIONE(Argomenti)» Tale sintassi è composta dall uguale (=), come nelle formule, poi dal nome della funzione, ad esempio Media, ed infine dall apertura e chiusura delle parentesi che racchiudono gli argomenti, variabili a seconda della funzione prescelta. Si supponga, ad esempio, di voler sommare nella cella A6 le prime tre celle della colonna A. escludendo A4; in tal caso, dopo aver reso attiva la cella A6 posizionandosi sopra con il cursore, si digiterà la seguente funzione: «=SOMMA(A1:A3)», quindi Invio per ottenere il risultato. Si osservi che i due punti (:) che uniscono i due riferimenti A1 ed A3 stanno a significare che la somma comprende anche la cella A2; la somma, cioè, va effettuata dalla cella A1 alla cella A3. Risultato ottenuto sommando le celle A1:A3, escludendo la cella A4.

9 SINTASSI DELLE FUNZIONI «=NOMEFUNZIONE(Argomenti)» Per sommare ora i valori delle colonne A e C, escludendo quelli della colonna B, si digiterà la seguente funzione: «SOMMA(A1:A4;C1:C4)»; quindi Invio per ottenere il risultato. Si osservi, in questo caso, come il punto e virgola (;) consenta di staccare i due riferimenti A1:A4 e C1:C4, senza prendere in considerazione i valori presenti nella colonna B. Risultato ottenuto sommando le celle A1:A4 e C1:C4 escludendo le celle della colonna B.

10 SINTASSI DELLE FUNZIONI «=NOMEFUNZIONE(Argomenti)» Per sommare ora tutti i valori delle colonne A, B e C, si digiterà la seguente funzione: «SOMMA(A1:C4)»; quindi Invio per ottenere il risultato. Risultato ottenuto sommando le celle A1:C4.

11 SINTASSI DELLE FUNZIONI Prodotto «=PRODOTTO(Argomenti)» Restituisce il prodotto di tuti i numeri presenti nell elenco degli argomenti.

12 SINTASSI DELLE FUNZIONI Arrotonda «=ARROTONDA(num;num_cifre)» ove: - num è il numero che si desidera arrotondare; - num_cifre è il numero di cifre al quale si desidera arrotondare num (se num_cifre è positivo, ovvero maggiore di 0, num viene arrotondato al numero di decimali specificato; se num_cifre è negativo, ovvero minore di 0, num viene arrotondato all ennesima potenza positiva di 10; se num_cifre è uguale a 0, num viene arrotondato al numero intero, ovvero all unità). num_cifre è uguale a 0, per cui num viene arrotondato al numero intero, ovvero all unità

13 SINTASSI DELLE FUNZIONI Arrotonda «=ARROTONDA(num;num_cifre)» ove: - num è il numero che si desidera arrotondare; - num_cifre è il numero di cifre al quale si desidera arrotondare num (se num_cifre è positivo, ovvero maggiore di 0, num viene arrotondato al numero di decimali specificato; se num_cifre è negativo, ovvero minore di 0, num viene arrotondato all ennesima potenza positiva di 10; se num_cifre è uguale a 0, num viene arrotondato al numero intero, ovvero all unità). num_cifre è uguale a 2>0, per cui num viene arrotondato al centesimo

14 SINTASSI DELLE FUNZIONI Arrotonda «=ARROTONDA(num;num_cifre)» ove: - num è il numero che si desidera arrotondare; - num_cifre è il numero di cifre al quale si desidera arrotondare num (se num_cifre è positivo, ovvero maggiore di 0, num viene arrotondato al numero di decimali specificato; se num_cifre è negativo, ovvero minore di 0, num viene arrotondato all ennesima potenza positiva di 10; se num_cifre è uguale a 0, num viene arrotondato al numero intero, ovvero all unità). num_cifre è uguale a 1<0, per cui num viene arrotondato alla decina

15 SINTASSI DELLE FUNZIONI Arrotonda «=ARROTONDA(num;num_cifre)» ove: - num è il numero che si desidera arrotondare; - num_cifre è il numero di cifre al quale si desidera arrotondare num (se num_cifre è positivo, ovvero maggiore di 0, num viene arrotondato al numero di decimali specificato; se num_cifre è negativo, ovvero minore di 0, num viene arrotondato all ennesima potenza positiva di 10; se num_cifre è uguale a 0, num viene arrotondato al numero intero, ovvero all unità). num_cifre è uguale a 2<0, per cui num viene arrotondato al centinaio

16 SINTASSI DELLE FUNZIONI Se «=SE(test;se_vero;se_falso)» ove: - test è un valore o un espressione qualsiasi che può dare vero o falso (il test mette a confronto due o più valori utilizzando gli operatori di confronto); - se_vero è il valore che viene restituito se test è vero; - se_falso è il valore che viene restituito se test è falso. viene restituito il tasso percentuale dell 8% se il test VERO, ossia se il valore nella cella A2 è maggiore di ; iene restituito il tasso percentuale dell 8% se il test FALSO, ossia se il valore nella cella A2 è minore o uguale a ; la funzione, poi, è stato copiata anche in B3 e B4

17 SINTASSI DELLE FUNZIONI «=MAX(Argomenti)» oppure «=MIN(Argomenti)» oppure «=MEDIA(Argomenti)» Tra tali funzioni, le più semplici e diffuse in Statistica, solo la Media (ovvero la Media aritmetica) può prestarsi ad un errore di utilizzo. Se, ad esempio, la cella B3 è vuota, allora, calcolando la media dei valori compresi tra A1 e C4, si ottiene il risultato corretto (la somma dei valori viene divisa per 11, ovvero per i valori riportati nell intervallo); se, invece, al posto della cella vuota si inserisce lo 0, il risultato è errato (la somma dei valori viene divisa per 12 in quanto lo 0 viene considerato come un valore). Valore massimo tra i valori compresi nelle celle A1:C4.

18 SINTASSI DELLE FUNZIONI «=MAX(Argomenti)» oppure «=MIN(Argomenti)» oppure «=MEDIA(Argomenti)» Valore minimo tra i valori compresi nelle celle A1:C4.

19 SINTASSI DELLE FUNZIONI «=MAX(Argomenti)» oppure «=MIN(Argomenti)» oppure «=MEDIA(Argomenti)» Valore medio tra i valori compresi nelle celle A1:C4.

20 SINTASSI DELLE FUNZIONI «=MAX(Argomenti)» oppure «=MIN(Argomenti)» oppure «=MEDIA(Argomenti)» Valore medio tra i valori compresi nelle celle A1:C4, 0 incluso

21 SINTASSI DELLE FUNZIONI «=MODA(Argomenti)» oppure «=MEDIANA(Argomenti)» La Moda non è altro che il valore più ricorrente in un intervallo di dati. La Mediana è il numero che occupa la posizione centrale di un insieme di numeri, vale a dire che una metà dei numeri ha un valore superiore rispetto alla mediana e l altra metà ha un valore inferiore. Mediana tra i valori compresi nelle celle A1:C4. Moda tra i valori compresi nelle celle A1:C4.

22 SINTASSI DELLE FUNZIONI Altre funzioni: è possibile scegliere la funzione che si desidera

23 LE MATRICI (ARRAY) Le Matrici costituiscono uno strumento di calcolo per operare su gruppi di valori invece che su singoli valori. Si supponga, ad esempio, che un artigiano ciclista vuole calcolare l incasso di ognuna delle sue bici, ovvero l incasso percepito per ogni modello. L intervallo di celle B2:B7 riporta il numero di cicli venduti per ogni modello; l intervallo C2:C7 indica il prezzo unitario di ogni modello.

24 LE MATRICI Di seguito sono riportate le indicazioni da seguire: - selezionare l intervallo D2:D7; - digitare =B2:B7*C2:C7; - premere Ctrl+Shift+Invio.

25 LE MATRICI Risulta ora possibile scegliere un formato diverso per gli incassi: con il cursore posizionarsi sulla colonna C, oppure evidenziare le celle C2:C7; premere il tasto destro del mouse, quindi Formato celle;

26 LE MATRICI Selezionare Contabilità e scegliere il simbolo ed il numero di cifre decimali che si desidera visualizzare, quindi OK.

27 LE MATRICI Si osservi che per confermare una formula matriciale, occorre premere Ctrl+Shift+Invio; così facendo, Excel chiude la formula matriciale tra parentesi graffe in automatico, com è facile verificare osservando la Barra della formula, ovvero =B2:B7*C2:C7. Non bisogna inserire assolutamente le parentesi graffe manualmente, altrimenti Excel considera i dati come etichette!!! Non è possibile modificare o cancellare o spostare singole celle dei risultati di una matrice. Le celle di un intervallo matrice vanno considerate come una singola unità e modificate tutte insieme. La risposta di Excel al tentativo di cancellare, ad esempio, il risultato della cella D3 sarà: impossibile modificare parte di una matrice.

28 LE MATRICI Le grandi potenzialità delle matrici non riguardano solo le formule ad esse inerenti ma anche quelle inerenti le funzioni di Excel. Se si considera, come esempio, sempre l artigiano ciclista e si vuole calcolare il totale del fatturato derivante dalla vendita di tutti i modelli delle bici, sfruttando i risultanti della colonna D, risulta agevole ottenere il fatturato totale. Grazie al calcolo matriciale, però, risulta agevole ottenere il risultato in un solo passaggio: basta posizionarsi in D9 e digitare la formula riportata nella Barra della formula.

29 LE MATRICI Se ora si vogliono sommare tutti i valori presenti nella colonna D maggiori di 65000,00, occorre utilizzare la sintassi «=somma.se(d2:d7;«>65000»), quindi Ctrl+Shift+Invio per ottenere il risultato:

30 LE MATRICI Se ora si vogliono sommare tutti i valori presenti nella colonna D compresi, però, fra 61000,00 ed ,00, occorre utilizzare la sintassi «=somma((d2:d7>61000)*(d2:d7<110000)*(d2:d7))», quindi Ctrl+Shift+Invio per ottenere il risultato:

31 LE MATRICI Per trovare un determinato dato all interno di una tabella occorre utilizzare la sintassi: «=SE(O(C11=A1:D7);«Trovato»;«Non trovato»)»; quindi premere Ctrl+Shift+Invio. Se, ad esempio, si vuol trovare l elemento «Ciclo 3» occorre posizionarsi in una cella qualsiasi (C11), inserire l elemento da cercare, scrivere la sintassi sopra riportata nella Barra della formula, quindi Ctrl+Shift+Invio per ottenere la risposta.

32 TABELLE E BORDI I bordi rappresentano uno degli elementi fondamentali nella formattazione di un foglio elettronico. Per aggiungere un bordo si può utilizzare la rispettiva icona situata sulla Barra degli strumenti; in questo caso, però, le possibilità di elaborazione messe a disposizione sono limitate. Occorre, pertanto, selezionare l area che si intende bordare, posizionarsi con il cursore su tale area e, con il tasto destro del mouse, cliccare sopra tale area e scegliere l opzione Formato celle. Formato celle

33 TABELLE E BORDI Selezionare la scheda Bordo; scegliere lo stile del bordo (più o meno spesso, tratteggiato o con doppia linea). In genere per il perimetro esterno si ricorre a bordi più spessi o con doppio tratteggio; per l interno si usano, invece, tratteggi più sottili. Stile

34 TABELLE E BORDI Scelto lo stile, se non si desidera cambiare colore, si clicca su Bordato, per la bordatura esterna, o Interno per i bordi interni. È possibile anche personalizzare i bordi e gli interni usando le apposite icone della scheda Personalizzato. Personalizzato Interno Bordato

35 TABELLE E BORDI Si osservi che è possibile personalizzare i bordi ne modo seguente: - cliccare sullo stile del bordo e scegliere lo stile che si preferisce; - cliccare sul colore del bordo e scegliere il colore che si preferisce; - scegliere a quale bordo si intende attribuire quello stile e quel colore (superiore, inferiore, ) e cliccarvi sopra; - nella figura di anteprima verrà visualizzato il nuovo bordo; Per eliminare il bordo creato è sufficiente cliccare sul bordo nell anteprima; il bordo verrà automaticamente deselezionato. Bordo superiore Stile bordo Anteprima

36 TABELLE E BORDI Si osservi che è possibile utilizzare lo stesso procedimento precedente per allineare righe e colonne, cliccando, però, sulla scheda Allineamento (selezionare le celle, tasto destro del mouse, formato celle, allineamento).

37 TABELLE E BORDI Per ottenere una tabella leggibile, occorre: - grassettare o evidenziare in qualche modo le intestazioni della tabella; - la larghezza delle colonne sia tra di loro uguale così come l altezza delle righe; per una maggiore visibilità, è consigliabile, però, che la prima riga sia più alta delle altre; si può anche adattare la dimensione delle celle (colonne/righe) alla larghezza del testo facendo doppio clic sulla linea di demarcazione tra una colonna/riga e quella ad essa adiacente. In una tabella, inoltre, si possono creare bordature irregolari: si disegnano prima i bordi esterni della tabella in modo normale e poi, evidenziando la cella per la quale si desidera apportare le modifiche, si effettua la modifica con il medesimo procedimento precedentemente illustrato.

38 TABELLE E BORDI È possibile, inoltre, cambiare il colore di ogni singola cella e del testo contenuto in ogni singola cella cliccando sulla cella ed utilizzando l apposita icona situata sulla Barra degli strumenti. Analogamente si possono aumentare le dimensioni del testo nonché cambiare la tipologia di carattere da usare. Colore riempimento Colore testo

39 TABELLE E BORDI Per copiare una tabella occorre selezionarla e poi cliccare sull icona di Copia oppure Ctrl+C; la tabella verrà evidenziata con un bordo tratteggiato lampeggiante; posizionarsi con il cursore in una cella qualsiasi del foglio di lavoro e, premendo il tasto destro del mouse, si apre un nuovo menu da cui è possibile selezionare l opzione desiderata. Opzione incolla

40 ORGANIZZARE I DATI L operazione di ordinamento consente di organizzare i dati di un elenco in ordine alfabetico, numerico, cronologico. Con il comando Ordina dal menu Dati, le righe di un elenco vengono riordinate in base al contenuto della colonna scelta come riferimento e al tipo di ordinamento specificato. Se nella colonna scelta come riferimento per l ordinamento esistono elementi uguali, questi vengono elencati di seguito e se si desidera ordinare ulteriormente tali righe è possibile specificare una seconda colonna di ordinamento. Se esistono elementi uguali anche nella seconda colonna è possibile specificare una terza colonna di ordinamento. Le opzioni selezionate restano valide fino a quando non vengono modificate. Se l elenco deve essere ordinato per una sola colonna si può utilizzare in alternativa il pulsante Ordinamento crescente oppure Ordinamento decrescente dalla barra degli strumenti.

41 ORGANIZZARE I DATI Dal menu Dati, quindi Ordina, si apre una nuova finestra dalla quale si ha la possibilità di ordinare i dati in base alle proprie esigenze.

42 ORGANIZZARE I DATI È possibile ordinare i dati anche attraverso apposita icona dal menu Home. Ordina e filtra

43 ORGANIZZARE I DATI Per ricercare ed analizzare, in un elenco, un sottoinsieme di dati, si può utilizzare l operazione di filtro che consente di visualizzare solo le righe che contengono valori determinati o che soddisfano determinati criteri; in questo modo, le righe che non si desidera analizzare vengono momentaneamente nascoste. Per filtrare un elenco, occorre selezionare l elenco da filtrare e, poi, dal menu Dati, scegliere l opzione Filtro. Si supponga di voler filtrare, nel seguente esempio, la colonna Prodotto che, in primo luogo, va selezionata, quindi Filtro. Filtro

44 ORGANIZZARE I DATI Cliccando su Filtro, nell etichetta di colonna Prodotto viene inserita una freccia grigia di selezione.

45 ORGANIZZARE I DATI Cliccando su una freccia, si visualizza l elenco di tutte le voci della colonna; selezionando, ad esempio, catalizzatori, quindi OK, verranno nascoste tutte le righe che non contengono il valore selezionato. Catalizzatori

46 ORGANIZZARE I DATI Così facendo, verranno nascoste tutte le righe che non contengono il prodotto Catalizzatori.

47 PROTEGGERE IL FOGLIO DI LAVORO Per proteggere un foglio di lavoro: - posizionarsi sulla linguetta riportante il nome del foglio da proteggere; - cliccare, con il tasto destro del mouse sulla linguetta, quindi Proteggi foglio; - si apre un nuovo menu, quindi spuntare la voce Proteggi foglio di lavoro e contenuti delle celle bloccate; - se si ritiene opportuno si può anche inserire una password.

48 PROTEGGERE E SPROTEGGERE LE CELLE Per proteggere una o più celle (le celle possono essere protette solo se si è protetto prima il foglio di lavoro): - selezionare le celle da proteggere; - cliccare, con il tasto destro del mouse, sull area selezionata; - si apre un nuovo menu, quindi scegliere l opzione Formato celle; Formato celle

49 PROTEGGERE E SPROTEGGERE LE CELLE - selezionare la scheda Protezione, quindi spuntare la voce Bloccata e poi OK. Dopo aver protetto un foglio di lavoro automaticamente tutte le sue celle sono protette per cui per poter intervenite su di esse occorre eliminare la protezione. Per eliminare la protezione basta poi ripetere la procedura e togliere la spunta Bloccata e poi OK. Bloccata OK Protezione

50 STAMPARE UN FOGLIO ELETTRONICO Fare clic su File, quindi Stampa; in tal modo verrà visualizzata l anteprima e verrà stampata tutta l area del Foglio di lavoro attivo nella quale sia presente qualcosa (testo, numeri, formule, bordi, celle colorate, ). Se, però, si vuol visualizzare l anteprima dell interruzione di pagina occorre cliccare su Visualizza, quindi Anteprima interruzione di pagina. Anteprima interruzione di pagina Visualizza Linea che indica l interruzione di pagina Se si vuol interrompere la pagina in una posizione diversa da quella indicata, basta posizionarsi con il cursore sulla linea blu; il cursore assume la forma di una freccia biunivoca, quindi spostare il mouse, tenendo premuto il suo tasto sinistro, fino a raggiungere la posizione desiderata.

51 STAMPARE UN FOGLIO ELETTRONICO Se si desidera stampare solo un determinato numero di celle (ad esempio, da B4 a B6), basta selezionare le celle da stampare, quindi File, Stampa, Selezione stampa, Stampa. È possibile scegliere anche il numero di copie che si desidera stampare ed i margine che si desidera utilizzare. Stampa intera cartella di lavoro Numero di copie da stampare File Stampa Margini Selezione stampa