it Consult (2) La tecnologia?

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1 L approccio it Consult al Knowledge Management Giovanni Marrè Amministratore Delegato, it Consult seminario pubblico CRIAPI workshop corso di Economia delle reti e commercio elettronico, laurea specialistica in Ingegneria Gestionale, Università di Padova TECNOLOGIE E LINGUAGGI PER LA GESTIONE DELLA CONOSCENZA NELLE IMPRESE E NELLE RETI Applicazioni, criticità, prospettive Vicenza, 12 giugno 2008 it Consult it Consult, software house di Urbino, è leader di mercato su tematiche di Gestione Documentale, Business Process Management e Knowledge Management Agisce sull intero territorio nazionale nel mercato delle medio-grandi imprese Ha avviato una fase di espansione internazionale E partner di riferimento di Microsoft per problematiche di KM, Gestione Documentale, Archiviazione Sostitutiva, Protocollo Informatico Pag. 1

2 it Consult (2) I motivi di una leadership: Approccio innovativo e metodologia integrate Piattaforma software che integra Gestione Documentale, Gestione dei Processi (WFMS), Mappatura delle Competenze Articoli scientifici, white paper, sito Corsi presso università (Urbino, UniCal,...) e Master (STOA, ALMAWEB, ) Ricerca scientifica (Progetti di Ricerca, Dottorato di Ricerca cofinanziato presso UniAn) Eventi: Knowledge Box (dal 2002) Network di josh Certified Partner Referenze: Allianz RAS, Arca SGR, Banca UBAE, Marina Militare, Scavolini, Solvay, Sviluppo Italia, Zurich, La tecnologia? E innegabile la centralità dell approccio culturale e organizzativo in qualunque progetto di KM Però è la tecnologia informatica (e telematica) il vero fattore abilitante Idee di KM ante-litteram esistono da secoli, ma oggi si possono tradurre in pratica anche nelle imprese, grazie alla tecnologia Pag. 2

3 Quale tecnologia KM groupware Nella visione it Consult ci sono 3 (+1) grandi aree di intervento 1. conoscenza esplicita sistema documentale Documenti, file multimediali, , etc. 2. conoscenza tacita tassonomia competenze Mappa CFC/CSC 3. conoscenza incorporata descriz.ne processi WFMS (o BPMS) workflow management [Knowledge] system «In organizations it 4. conoscenza Creabile often interazione becomes embedded fra moduli not only in documents or repositories but SW capace di trarre nuova also in conoscenza organizational dall analisi routines, delle istanze degli altri tipi di conoscenza processes, practices and norms» Davenport - Prusak Le 3 aree tecnologiche Mappa delle Competenze Gestione Documentale Descrizione dei Processi (workflow) Infrastruttura: messaggistica + intranet Pag. 3

4 Le 3 aree = i 3 moduli di josh josh.kmap josh.doc josh.flow La modalità di accesso Gli utenti accedono al sistema via web, attraverso un portale aziendale Il portale (Enterprise Portal) diviene l accentratore delle diverse applicazioni aziendali Pag. 4

5 1. Gestione Documentale Memorizzare qualunque file nel Repository Indicizzarlo (full-text) Categorizzarlo Può avvenire anche in automatico attraverso l'esame del passo di workflow in cui il documento è creato/utilizzato Gestirne le revisioni (versioni) Fornire funzionalità avanzate di ricerca Caratteristiche avanzate/future: effettuare una annotazione ad un documento esistente e aprire dei thread di discussione registrare URL su Internet, anziché file indicizzare documenti audiovisivi Meta-informazioni Il sistema di gestione documentale, oltre alle fz. di amministrazione e gestione della sicurezza (chi può fare cosa), può fornire meta-dati sugli accessi fatti ai documenti del repository Ma si tratta di (meta)informazioni di valore relativamente scarso Poco contestuali occorrerebbero informazioni su cosa sta facendo un utente quando legge (o produce) un certo documento Pag. 5

6 2. Mappa delle Competenze Contiene le informazioni su competenze dell'individuo attività svolte dall'individuo attributi ulteriori info anagrafiche, costi e altro Consultabile dall utente via web Costituisce anche un modello dell organizzazione Serve al modulo di workflow per assegnare i singoli task all esecutore più idoneo 2. Mappa delle Competenze (2) Nella interpretazione itc Esiste una unica gerarchia, l albero delle competenze Si associa una istanza dell albero delle competenze a ciascun individuo Ogni foglia dell albero contiene un valore (peso) che esprime il livello di competenza posseduto Anche ai ruoli viene associato un albero, completo di valori (soglie), che esprime le competenze che bisognerebbe avere per ricoprirlo In realtà una prima fase prevede la sola etichettatura di un ruolo e, in seguito, la effettiva esplicitazione Pag. 6

7 3. Workflow Un workflow è la descrizione formale di un processo di business Attraverso un linguaggio grafico, intuitivo ma rigoroso Un WFMS è un sistema in grado di generare workflow, interpretarli e controllarne la esecuzione I WFMS possono essere una soluzione alla gestione del flusso di lavoro Coordinare il lavoro e controllare la sequenza di esecuzione dei singoli compiti (task) è talvolta più oneroso che effettuare il lavoro stesso! 3. Workflow (2) Un workflow è perciò un diagramma che descrive un processo e può essere eseguito, generando una nuova istanza ad ogni esecuzione ad esempio processo = procedura d acquisto macchinario istanza = acquisto del muletto x in data 16/6/08 Ogni istanza è eseguita da uno o più specifici attori (tipicamente utenti umani) A proposito di linguaggi josh supporta WIDE, frutto di un progetto di ricerca europeo che aveva come partner accademici PoliMI e Univ.Twente (NL) Pag. 7

8 In pratica? Il flusso si disegna graficamente In pratica? (2) Pag. 8

9 Meta-informazioni (2) L esame delle istanze dei workflow consente di ricavare statistiche utili, fra l altro, per Valutare, sia in tempo reale che a posteriori, l operato delle persone che formano l azienda Effettuare calcoli di efficienza e fornire dati oggettivi ed automatici per contabilità industriale di tipo ABC (Activity Based Costing) Ma soprattutto c è la possibilità di ricavare meta-informazioni su quali documenti vengono consultati e quali redatti nelle diverse fasi di un workflow Meta-informazioni (3) Inoltre, definendo per ogni task, quali competenze occorrono per eseguirlo, è possibile derivare quali competenze acquisisce una persona che esegua il singolo task un certo numero di volte Un task è l unità elementare che, collettivamente, costituisce un workflow Si possono definire regole più sofisticate: quali competenze si acquisiscono con l esperienza dopo quanto tempo di non-applicazione decadono per quali competenze l esperienza non è sufficiente Pag. 9

10 essenziali Una soluzione globale CONOSCENZA esplicita creabile incorporata tacita WFMS GDOC KMAP BI elearn Altre fonti sul KM Sul sito articoli white paper recensioni Grazie per l attenzione! Pag. 10