Con specifico riferimento al settore legale, intendiamo nel presente contributo illustrare

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1 I Modelli Organizzativi integrati, la loro applicazione e valore aggiunto per lo Studio ed il Professionista legale di Dr. Andrea Carlo Baldin - Partner di Studio Baldin Euroquality srl Andrea Carlo Baldin Studio Baldin Euroquality Srl Via M. Colonna MILANO Tel Studio.baldin.eq@fastwebnet.it Con specifico riferimento al settore legale, intendiamo nel presente contributo illustrare quali sono le caratteristiche e le motivazioni per avviare un Modello Organizzativo ispirato ai Sistemi di Gestione Qualità ISO È un fatto che gli Avvocati devono confrontarsi oggi con un contesto profondamente cambiato, rispetto ad un tempo. Come in altri settori merceologici, anche in ambito legal le fasi congiunturali di crisi economica degli ultimi anni associate al costante aumento di players qualificati, di fronteggiare un mercato in cui è sempre più difficile creare o mantenere il proprio posizionamento. La liberalizzazione dei servizi da un lato e l alta concorrenza dall altro, richiedono poi non più solo alle aziende ma anche agli Studi di adeguarsi ad un nuovo scenario competitivo. Di più, sono cambiati gli interlocutori. Il cliente azienda in particolare si attende dal professionista un approccio multidisciplinare, capace di integrare conoscenze giuridiche con quelle economiche, ed anche sempre di più- le regole legali con quelle tecniche, per una offerta di prestazioni altamente qualitative sul piano sostanziale ed operativo e con il miglior rapporto prezzo - beneficio atteso. Anche per l Avvocato può quindi fare la differenza la capacità di gestire in modo consapevole e sistemico tutti i processi e le attività che direttamente e/o indirettamente riguardano l organizzazione interna e la realizzazione di una prestazione d opera intellettuale il più possibile allineata alle aspettative del cliente attuale o prospettico, da parte delle persone che in esso si identificano. Rileva cioè non più solo il sapere specialistico del singolo Professionista di Studio, ma anche e di più, la capacità dell intera struttura di fungere con le sue risorse umane e strutturali interne ed esterne complessivamente considerate (ivi compresa la

2 catena della fornitura, la rete dei contatti/di eventuali partner esterni e più in generale la sinergia con tutti coloro che integrano le prestazioni interne di Studio), quale punto di riferimento costante per il cliente target. In questo senso, la nuova edizione della norma ISO 9001, rappresenta a pieno titolo, un valido strumento per differenziare lo Studio che sceglie volontariamente di adottare i suoi requisiti, rispetto alla più parte degli altri Studi che non hanno ancora compreso che la vera sfida da affrontare oggi, non è solo quella di operare in modo rapido ed efficiente, ma anche di riuscire a porsi come partner integrato del cliente e quale profondo conoscitore delle logiche anche di processo, di risk management, di compliance - del cliente, che già si conosce e che si affianca, per la consulenza legale. Per farlo, è necessario conoscere il Cliente, ascoltare e comprendere le sue esigenze per tradurle in un progetto di assistenza definendo chiaramente ruoli, tempi, compiti e risultati, affiancandogli un team multidisciplinare di esperti senior con molti anni di esperienza sul campo. In sostanza, noi assicuriamo che i nostri progetti di assistenza agli Studi Legali siano aderenti alla specifica realtà dello Studio Professionale o Azienda cliente; siano funzionali per ogni loro esigenza; siano centrati sul capitale umano; siano tracciabili e rendicontabili in termini di risultati ottenuti. Una volta condotta la Gap Analysis tra i requisiti della norma tecnica ISO di riferimento e l attuale stato di organizzazione del Cliente, procediamo a definire le procedure, il regolamento interno, il codice etico, i mansionari, e quant altro necessario al funzionamento dello Studio Professionale. Quindi garantiamo l attuazione delle regole e modalità organizzative efficienti, definite con accurati processi formativi e di sensibilizzazione del personale e dei professionisti e ne verifichiamo l attuazione con audit

3 interni e azioni correttive. Successivamente, accompagniamo il cliente nelle fasi di verifica da ente di certificazione terzo. Tali servizi per gli Studi Legali e Professionali sono erogati anche mediante accordi di convenzione ad hoc con gli Ordini Professionali di appartenenza, loro Fondazioni e Network di settore, erogando quindi la nostra Società servizi di consulenza a condizioni privilegiate anche aderendo a Fondi professionali e Finanziamenti Europei e nazionali e mediante moduli formativi accreditati. I nostri clienti che hanno già adeguato per primi il loro modello organizzativo ai requisiti della norma ISO 9001:2015 hanno testimoniato con estrema soddisfazione i vantaggi e benefici raggiunti, quali ad esempio: la corretta gestione dei rischi ed il loro controllo che permettono di individuare e prevenire i pericoli, garantendo la continuità e lo sviluppo del business; il rafforzamento delle azioni di miglioramento continuo che sono maggiormente focalizzate sui reali bisogni e necessità dello Studio Professionale; il fattivo coinvolgimento della Direzione dello Studio, affermando e rendendo concreti gli strumenti attraverso i quali si realizza la sua Leadership, e che si traduce in modo più efficace ed efficiente in risultati misurabili, grazie anche alla maggiore sensibilizzazione ed una più valida motivazione del personale e dei professionisti, rispetto agli obiettivi condivisi; l effettiva utilità del Sistema di Gestione per la Qualità conforme ai requisiti dello standard ISO come strumento di governance dello Studio Professionale, e come modello organizzativo che rappresenta il reale driver di successo; la facilità maggiore con la quale è possibile perseguire l integrazione dei Sistemi di Gestione Qualità con altri Sistemi di Gestione Aziendale; la riduzione dei costi interni di formazione, organizzativi, e dei costi derivanti da errori, reclami o non conformità. Ma perché molti Studi legali hanno intrapreso questa strada?

4 Storicamente gli Studi professionali hanno basato la loro crescita e sviluppo unicamente sulla esperienza e sui contatti del Dominus ossia del Senior Avvocato o Commercialista che ha fondato lo Studio. Ma col tempo, crescendo e ampliando i servizi, il personale e i professionisti, il Dominus singolo rischia di perdere il controllo del suo Studio, dei clienti oppure, concentrandosi solo su di essi, non ha il tempo di innovare, di allevare nuovo capitale umano, di pensare a nuove soluzioni, di studiare, di trovare nuovi mercati, di analizzare la concorrenza e la soddisfazione dei clienti. Tipicamente il professionista è stato sempre concentrato appunto solo sulla sua Professione rifuggendo soluzioni interpretate come adatte solo per Aziende, ma che in realtà funzionano benissimo anche per la specificità professionale. Ormai da un decennio, gli Studi Professionali più avanzati hanno compreso che il Sistema Qualità ISO 9001 ben si adatta anche a loro, sia per motivi organizzativi interni che per acquisire o gestire complessi progetti di assistenza per grandi compagnie assicurative o banche o aziende che possono richiedere, per gestire le loro numerose pratiche, l utilizzo di complessi SW gestionali o team dedicati di lavoro con strumenti e modalità standardizzate. Pertanto oggi sono amentate le richieste di Studi professionali che ci chiedono una assistenza per ridurre i costi e migliorare la qualità del loro lavoro e della loro organizzazione usando la norma ISO 9001:15 come guida e indirizzo. I Sistemi di Gestione integrati La nuova norma ISO 9001:2015 è costruita secondo uno schema e indice (detto High Level Structure ) in 10 requisiti principali, comune a tutte le altre norme presenti e utili per le Organizzazioni. Pertanto ciò ha facilitato ulteriormente l integrazione dei Sistemi di Gestione esistenti, consentendo una visione unica e la riduzione dei costi, l ottimizzazione

5 dei documenti e la facilità di comprensione da parte del personale e dei professionisti di requisiti espressi da norme tra loro diverse. Anche le verifiche interne sono facilitate. Le norme più utili a tale fine per essere integrate con la ISO 9001 possono essere quella per la prevenzione e protezione della Salute e Sicurezza del Lavoro (OHSAS 18001), quella per la gestione ambientale (ISO 14001), quella per la gestione del rischio (ISO 31000), per la Business Continuity (ISO 22301), per la gestione energetica (ISO 50001). Per passare ad una visione integrata, si possono progettare e attuare manuali e procedure integrate, con verifiche uniche e azioni di formazione omogenee. Solitamente il sistema integrato viene gestito da una unica figura professionale che si avvale per ogni tematica di eventuali competenze specifiche, in modo da garantire una omogenea applicazione; il Dominus esegue il controllo mediante una azione unica di Riesame della Direzione nel corso del quale potrà validare e controllare i risultati ottenuti dai singoli Sistemi, in modo integrato e uniforme, con indicatori comuni e obiettivi di miglioramento omogenei, per perseguire univocamente il miglioramento continuo.