Montelepre (PA) Biblioteca Comunale Comune di Montelepre

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1 Montelepre (PA) Biblioteca Comunale Comune di Montelepre People Help the People presenta i risultati di CooperActive, progetto co-finanziato dal Programma Erasmus+ KA2, mira ad aumentare la qualità della formazione tra i giovani, attraverso l applicazione di un'unica metodologia, per lo svolgimento di attività educative non formali.

2 COS'E' UN PROGETTO?

3 Progettazione Sociale Europea Chi PRESENTA il progetto deve acquisire specifiche competenze Chi VALUTA il progetto usa metodologie e strumenti che ne garantiscano l'efficacia nella gestione

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5 Project Cycle Management - PCM I principi ispiratori del PCM sono: la definizione delle fasi del CICLO DEL PROGETTO l'orientamento ai partner / stakeholder per un loro pieno coinvolgimento nelle decisioni l inclusione nella progettazione degli aspetti relativi alla sostenibilità l uso dello strumento del QUADRO LOGICO (approccio analitico) un approccio integrato che collega gli obiettivi di ciascun progetto a quelli della Commissione Europea e agli obiettivi nazionali.

6 Project Cycle Management PCM Gestione del

7 Project Cycle Management Il PCM presuppone che nella progettazione si parta dai PROBLEMI, ovvero dalle esigenze dei DESTINATARI degli interventi

8 Albero dei Problemi Albero degli Obiettivi

9 Un esempio...di Albero dei Problemi

10 Un esempio...di Albero degli Obiettivi

11 COS'E' UN PROGETTO? Una serie di attività svolte per raggiungere OBIETTIVI chiaramente stabiliti entro un periodo di TEMPO limitato e con RISORSE (professionali, strumentali e finanziarie) definite. VINCOLI

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13 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea Analisi preliminare del problema e degli obiettivi Ricerca dei potenziali partner Tipologia di attività e dei risultati attesi CONCEPT NOTE - SCHEDA SINTETICA DI PROGETTO

14 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto Piano dettagliato delle ATTIVITA' Risorse professionali Mezzi necessari Sviluppo temporale del progetto Budget economico-finanziario FORMULARIO...approvato?

15 Fase 3: Realizzazione parte operativa Attività svolte secondo i vincoli temporali e finanziari Creazione di prodotti e servizi previsti, entro la fine del progetto Coordinamento Monitoraggio e Valutazione in itinere TERRITORIO

16 Fase 4: Chiusura conclusione del progetto Chiusura delle Attività Prodotti / Servizi realizzati Documentazione amministrativa Valutazione finale dei Risultati raggiunti Nuovo PROGETTO!

17 Criteri di valutazione Variabili a seconda dell'ente Promotore del Bando La Commissione Europea ha sviluppato un quadro della qualità (Quality Frame) basato su tre attributi chiave: Rilevanza Fattibilità Efficacia e Buona gestione

18 Rilevanza: Il progetto risponde a bisogni reali, dimostrati e di assoluta priorità? Fattibilità: La pianificazione produrrà benefici durevoli per i destinatari? Efficacia e Buona gestione: È lecito attendersi i benefici previsti e una corretta gestione tecnico-amministrativa?

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20 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea

21 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea Elementi essenziali nell'ideazione del Progetto Individuazione e selezione dei PROBLEMI a cui si vuole rispondere e delle possibili strategie di intervento Analisi del CONTESTO: le caratteristiche, i bisogni, le risorse del contesto geografico, demografico, sociale, culturale ed economico in cui si intende realizzare il progetto Definizione degli OBIETTIVI: tendere al cambiamento positivo della situazione negativa di partenza

22 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea Coinvolgimento degli STAKEHOLDERS: più alto è il grado di partecipazione degli stakeholders, più approfondita sarà l analisi del problema e più facile sarà mettere a fuoco gli obiettivi del progetto da più punti di vista, rimuovere eventuali ostacoli e garantire la sostenibilità Definizione delle ATTIVITA': insieme di azioni e interventi che produrranno un risultato che concorrerà al raggiungimento dell'obiettivo

23 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea Definizione di PRODOTTI/SERVIZI: caratteristiche principali, qualità, quantità e destinatari Definizione dei DESTINATARI: coloro cui sono indirizzati servizi e prodotti del progetto (da non confondere con i BENEFICIARI = Enti che ricevono il contributo per la realizzazione delle azioni progettuali)

24 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea Definizione della METODOLOGIA: in che modo verranno realizzate le attività per raggiungere gli obiettivi PIANO DEI TEMPI E PIANO DEI COSTI: inizio durata- fine; costi e ricavi (Cofinanziamento!) ---VINCOLI DEL BANDO E I PARTNER?????

25 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea PROGETTAZIONE DI RETE: la richiesta di costituire un partenariato di organizzazioni pubbliche e private che si confrontino sulle tematiche del progetto è ormai presente in ogni bando Permette di qualificare gli interventi, promuovendo ed esprimendo una strategia condivisa per contrastare un fenomeno analizzato da diversi punti di vista Garantisce la condivisione della responsabilità nella realizzazione del progetto (senso di appartenenza a un contesto) e nella sua sostenibilità Consente di avere maggiori possibilità di approvazione

26 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea PROGETTAZIONE PARTECIPATA? La condivisione e la partecipazione al processo progettuale comporta una serie di impegni gravosi e complessi che possono richiedere risorse aggiuntive (MA CHE SPESSO NON SONO CONTEMPLATE NELLE VOCI DI BUDGET!!!!) Fare RETE implica concretamente incontrarsi, lavorare nello stesso luogo, comunicare con tutti i soggetti della partnership, condividere obiettivi comuni attraverso il coinvolgimento di tutti, ascoltare le diverse opinioni e il confronto tra di esse. I tempi di progettazione si dilatano, si consolidano i rapporti, si definiscono i ruoli, si attribuiscono i compiti.

27 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea Project Cycle Management PCM Approccio del Quadro Logico (Logical Framework Approach) Processo di analisi dei problemi e degli obiettivi per definire le strategie e le attività da realizzare

28 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea Matrice del Quadro Logico

29 Fase 1: Ideazione prima formulazione di un'idea La lettura della Matrice del Quadro Logico parte dal basso: le attività sono mezzi per raggiungere i risultati; questi sono mezzi per realizzare l obiettivo specifico; questo è un mezzo (tra gli altri) per favorire il raggiungimento degli obiettivi generali. Ogni risultato è collegato ad una o più attività, e l obiettivo specifico può essere collegato a più risultati. Infine, all obiettivo specifico possono essere collegati uno o più obiettivi generali.

30 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto

31 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto Definizione delle RISORSE e dei MEZZI necessari per la realizzazione del progetto. Alcuni VINCOLI tipici sono la durata e il termine ultimo per la conclusione delle attività, il tetto massimo di spesa per ciascuna voce di costo del budget, le caratteristiche dei prodotti e dei servizi attesi.

32 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto L analisi del piano delle attività è al centro della pianificazione. Lo strumento principale per tale scopo è la Work Breakdown Structure (WBS) Struttura dettagliata del lavoro Scomposizione delle attività in sottoattività, con la definizione dei tempi e delle risorse umane per ciascuna, necessari per la definizione del budget

33 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto Criteri formali di una WBS completezza: tutte le attività previste dal progetto devono essere incluse nell analisi della WBS; coerenza logica: attività e sottoattività devono essere chiaramente distinte, mettendo in evidenza i legami di dipendenza logica; cura e dettaglio: l analisi in sottoattività deve spingersi allo stesso livello di dettaglio per tutte le attività; leggibilità: una WBS non deve essere né troppo articolata (per evitare di perdersi nei dettagli), né troppo vaga (deve dare un idea comunque precisa del piano di lavoro).

34 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto L analisi dello sviluppo temporale del progetto prende la forma di un DIAGRAMMA DI GANTT (dal nome del suo inventore) Si tratta di un diagramma a barre orizzontali, in cui l asse delle ascisse rappresenta il tempo (espresso in mesi, settimane o anche giorni), mentre l asse delle ordinate riporta l articolazione in sottoattività della WBS.

35 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto

36 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto La stima del costo complessivo di un progetto e delle fonti di finanziamento a sua copertura portano alla definizione del BUDGET PREVENTIVO (Il budget consuntivo viene prodotto a fine progetto)

37 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto Budget COSTI DIRETTI connessi direttamente alla realizzazione del progetto COSTI INDIRETTI sostenuti a prescindere dalla realizzazione del progetto Gli enti finanziatori impongono generalmente limiti precisi ai costi indiretti, perché il contributo vada a vantaggio della realizzazione delle attività previste e non a sostegno della struttura generale delle organizzazioni.

38 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto Budget PRINCIPALI VOCI DI COSTO USCITE (% predefinita) Personale (salari, oneri sociali e previdenziali per dipendenti e consulenti esterni); Materiali di consumo (non durevole); Attrezzature (acquisto, noleggio, leasing, quota di ammortamento per attrezzatura tecnica e materiale durevole); Locazione di spazi e utenze (acqua, gas, luce, telefoniche); Viaggio, trasferte, vitto e alloggio; Promozione, comunicazione, diffusione dei risultati; Oneri finanziari

39 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto Budget ENTRATE cofinanziamento (% predefinita) Contributi da enti e istituzioni pubbliche; Sponsorizzazioni private; Entrate generate dal progetto; Co-finanziamento da parte dell ente promotore e dei partner di progetto

40 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto Budget Il totale delle entrate e delle uscite dovrà essere in pareggio, come richiesto dal principio di sostenibilità economica. Il risultato sarà una struttura dettagliata dei costi (e delle entrate), articolata secondo le fasi di progetto della WBS: la Cost Breakdown Structure (CBS).

41 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto Budget In caso di richiesta di finanziamento, l ente erogatore impone uno schema di budget proprio, articolato secondo categorie di spesa e di ricavo. È perciò necessario trovare il modo di tradurre la CBS nello schema di budget che viene richiesto dal formulario. Quando il progetto prevede l intervento di diversi partner con relativi oneri economici, è opportuno analizzare il budget secondo le voci di spesa e di ricavo per ciascuno di questi.

42 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto

43 Fase 2: Pianificazione piano dettagliato del progetto

44 Fase 3: Realizzazione parte operativa

45 Fase 3: Realizzazione parte operativa Realizzazione o Implementazione: approvazione del piano dettagliato di progetto (WBS - Gantt - Budget) assegnazione delle risorse per l esecuzione delle attività creazione dei prodotti e dei servizi programmati

46 Fase 3: Realizzazione parte operativa Attività trasversali o orizzontali: Coordinamento tecnico e amministrativo del progetto: azioni di governo generale/management del progetto (costituzione team di progetto, coordinamento attività, gestione contabile delle risorse) Monitoraggio e valutazione: azioni programmate per il controllo dell andamento del progetto (sia rispetto agli obiettivi e ai risultati attesi, sia rispetto ai processi di gestione e alla gestione economica) e adozione di eventuali azioni correttive in corso d opera

47 Fase 3: Realizzazione parte operativa Attività trasversali o orizzontali Comunicazione, promozione e disseminazione: azioni di comunicazione del progetto, promozione delle attività verso i destinatari delle iniziative e diffusione dei risultati oltre il limitato bacino diretto degli utenti direttamente coinvolti, moltiplicando così i benefici generati dal progetto

48 Fase 3: Realizzazione parte operativa Gestione del Team di progetto Chi sono?: Operatori delle attività, esperti,figure professionali delle azioni trasversali La temporaneità del team: Il team si costituisce con l avvio della realizzazione del progetto e si scioglie alla sua chiusura All avvio di ogni progetto devono essere stabiliti i rapporti reciproci, i compiti specifici e le modalità di coordinamento e comunicazione interni

49 Fase 3: Realizzazione parte operativa Gestione amministrativa e contabile Assegnazione formale del ruolo a ciascun membro del team: lettera di incarico o contratto di lavoro, conseguenti procedure di registrazione dei contratti e presidio degli aspetti assicurativi e previdenziali connessi. Gestione del budget di progetto: approvare le spese, registrare le scritture contabili in maniera trasparente e secondo le regole fiscali, monitorare i flussi di cassa e gli impegni di spesa assunti, redigere periodicamente dei budget consuntivi per evidenziare eventuali scostamenti dal budget preventivo e porre in atto le (eventuali) misure correttive.

50 Fase 3: Realizzazione parte operativa Gestione amministrativa e contabile Accensione di una fideiussione a garanzia di un contributo ricevuto, o la stipula di contratti assicurativi specifici; Stipula della convenzione o contratto di assegnazione del contributo, e rispetto dei vincoli (su attività, tempi e budget) concordati; Redazione delle relazioni di attività: documentazione sull andamento del progetto e presentazione di copie dei prodotti realizzati e di altro materiale di supporto;

51 Fase 3: Realizzazione parte operativa Monitoraggio e Valutazione strumenti necessari per stimare e dimostrare l attuazione dei progetti, valutarne gli impatti e le conseguenze in termini quantitativi e qualitativi

52 Fase 3: Realizzazione parte operativa Monitoraggio e Valutazione Il monitoraggio consiste nella rilevazione e registrazione sistematica dei dati di un processo, allo scopo di confrontare lo svolgimento reale, in un dato periodo, con quello inizialmente prestabilito. Il monitoraggio è, quindi, un procedimento continuo di raccolta di dati e informazioni sull andamento del progetto che avviene per la tutta la sua durata.

53 Fase 3: Realizzazione parte operativa Monitoraggio e Valutazione La valutazione esprime un giudizio sul valore di un intervento in relazione a criteri e regole prestabiliti. Il giudizio riguarda principalmente i bisogni ai quali l intervento deve rispondere e gli effetti prodotti dall intervento stesso.

54 Fase 3: Realizzazione parte operativa Valutazione: obiettivi verificare se le azioni intraprese rispondono ai bisogni individuati (fondi pubblici per risolvere problemi socio-economici) migliorare gli interventi (cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato e perché) rendere conto dei risultati ottenuti (accountability presso autorità politiche, i destinatari degli interventi e i cittadini dei risultati ottenuti e dell uso delle risorse impegnate)

55 Fase 3: Realizzazione parte operativa Valutazione: tempi Valutazione ex ante: all inizio del ciclo del progetto Analisi dei bisogni Valutazione in itinere: nel corso della realizzazione del progetto, per agevolare aggiustamenti del programma in corso Monitoraggio

56 Fase 3: Realizzazione parte operativa Valutazione: tempi Valutazione finale: verifica conclusiva dei risultati raggiunti Impatto/Efficacia/Efficienza/Sostenibilità degli interventi realizzati Valutazione ex post: dopo un certo periodo di tempo dalla fine del progetto (un anno o più a seconda della sua complessità) Effetti a lungo termine sui bisogni iniziali

57 Fase 3: Realizzazione parte operativa Aspetti fondamentali Piano della Comunicazione l analisi dello scenario; obiettivi strategici delle attività di comunicazione; attori della comunicazione; strumenti e i mezzi da utilizzare; programmazione delle attività di comunicazione: tempi e budget; i metodi di verifica e di misurazione dei risultati raggiunti.

58 Fase 4: Chiusura conclusione del progetto

59 Fase 4: Chiusura conclusione del progetto Ogni progetto ha una durata prestabilita e quindi un termine ultimo di conclusione certo: si tratta di una caratteristica fondamentale. Sono tre le condizioni che devono verificarsi perché il progetto possa essere considerato concluso: le attività devono essere state portate a termine come previsto dal piano di progetto (anche rimodulato) gli adempimenti amministrativi e finanziari collegati alle attività devono essere stati completati; l ente finanziatore deve aver approvato in via definitiva il contributo e liquidato l ultima tranche di pagamento

60 Si può scrivere un buon progetto? Innovazione Metodologie e prodotti Sperimentazione Contesto circoscritto Ricerca adeguata dei fondi Sponsor privato, Ente pubblico, Fund raising

61 Progettare su un Bando: Vademecum Consultazione costante delle fonti di informazioni (gazzette ufficiali, siti tematici, newsletter...) Individuazione del Bando per la propria idea Reperimento di tutti i materiali inerenti il bando (avviso, formulario aggiornato, FAQ, manuale di compilazione, ecc) Lettura accurata del bando (SCADENZA) e dei criteri di valutazione

62 Progettare su un Bando: Vademecum Distribuzione dei compiti nell'équipe di progettazione (studio di fattibilità, valutazione ex ante, reperimento dati utili) e definizione dei tempi Individuazione della partnership Preparazione della documentazione richiesta Lettura e compilazione del formulario Quadro Logico - WBS Gantt Budget analitico

63 Progettare su un Bando: Vademecum Rilettura del bando e del progetto Collazione dei documenti Supervisione esterna Invio (cartaceo, on line, via mail) entro la scadenza!!!

64 Per il resto...noi siamo qui: