Azienda con Sistema Qualità Certificato secondo UNI EN ISO 9001:2008 REG. N: 1216-A da Cermet

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1 Azienda con Sistema Qualità Certificato secondo UNI EN ISO 9001:2008 REG. N: 1216-A da Cermet

2 2 Atti Amministrativi Indice ATTI AMMINISTRATIVI pag 3 MESSI NOTIFICATORI pag 9 PROTOCOLLO INFORMATICO pag 14 CONTRATTI pag 19 NOTIZIE SULLA HALLEY informatica La Halley informatica è specializzata nella produzione di software per Comuni. Oltre Comuni italiani utilizzano i programmi Halley. Lo sviluppo del prodotto avviene a Matelica (MC), sede centrale dell azienda. Un unico gruppo di programmatori realizza tutte le procedure. Da questa organizzazione derivano le caratteristiche peculiari dei programmi Halley: - Qualità ed elevato standard industriale. - Grande quantità di funzioni automatizzate. - Semplicità d uso. - Completa integrazione delle procedure. - Stessa interfaccia utente per tutte le funzioni. La grande diffusione dei prodotti e la loro industrializzazione permettono di offrire anche condizioni di acquisto e di assistenza estremamente vantaggiose.

3 Atti Amministrativi Atti Amministrativi 3 Controllo situazione proposte, delibere e atti in genere Gestione delle relazioni istruttorie Gestione fase preparatoria Gestione fase istruttoria Gestione fase di approvazione Gestione fase di esecutività Pubblicazione degli atti su Albo Pretorio on-line Gestione deliberazioni del Commissario Gestione delle Determinazioni Gestione degli Atti di liquidazione Gestione Direttive, Ordinanze, Decreti, Ordini di servizio, Circolari Gestione delle votazioni delle sedute Atti preliminari Ordine del giorno Lettera di convocazione della seduta Comunicazione agli Uffici degli atti Delibera Comunicazione Atti esecutivi Prospetti sedute, presenze e calcolo del gettone Registro Atti Grafici di controllo GESTIONE DELLE RELAZIONI ISTRUTTORIE La procedura prevede la possibilità di gestire le relazioni istruttorie che rappresentano una fase preparatoria rispetto alle proposte di deliberazione e ai preliminari di determinazione, ed hanno lo scopo di raccogliere tutte le informazioni necessarie per poter decidere in merito ad un determinato argomento. GESTIONE DELLA FASE PREPARATORIA La procedura prevede la predisposizione delle proposte di delibera che dovranno essere esaminate dalla Giunta o dal Consiglio e dei preliminari per le altre tipologie di atto. GESTIONE PARERI Su ogni proposta di deliberazione si possono inserire i pareri previsti dalla legge (regolarità tecnica e contabile): la procedura automaticamente può inviare delle o delle comunicazioni interne per richiedere il parere ai responsabili designati. Detti pareri possono essere stampati contestualmente alla proposta relativa e riportati in allegato nelle corrispondenti delibere per farne parte integrante. PREDISPOSIZIONE DELL ORDINE DEL GIORNO Si può predisporre l Ordine del giorno della Giunta o del Consiglio scegliendo le proposte tra quelle in attesa di esame. La procedura prevede la gestione contemporanea di più Ordini del giorno e permette di stampare in automatico la lettera di convocazione alle sedute degli organi deliberanti, completa di nominativo, indirizzo ed Ordine del giorno. INOLTRO VIA MAIL DELLE LETTERE DI CONVOCAZIONE E DELL ORDINE DEL GIORNO Attraverso un apposita funzionalità di Invio dell ordine del giorno la procedura consente di inoltrare ai componenti degli organi deliberanti le lettere di convocazione e l ordine del giorno tramite o comunicazione interna. GESTIONE AUTOMATICA DEI FIRMATARI La procedura individua i soggetti competenti per legge alla firma dei verbali delle deliberazioni in relazione alle presenze indicate per ogni seduta.

4 4 Atti Amministrativi GESTIONE DEGLI ALLEGATI Ad ogni atto è possibile aggiungere un numero illimitato di allegati. Gli allegati possono essere associati tramite acquisizione da file, scansione o da protocollo. GESTIONE FIRMA DIGITALE La procedura consente di firmare digitalmente i documenti prodotti al fine di attribuire validità giuridica al documento informatico. CONVERSIONE DEI DOCUMENTI IN PDF Un apposita funzionalità permette di convertire i documenti in formato PDF. GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Tutti gli invii tramite previsti dalla procedura possono essere effettuati utilizzando caselle di posta elettronica certificata. PROSPETTO DELLE SEDUTE E GETTONI DI PRESENZA La procedura consente di stampare il prospetto delle sedute effettuate durante un determinato periodo e, sulla base delle presenze di ciascun componente degli organi deliberanti, calcola automaticamente l importo del gettone di presenza. Fig. 1 Fig. 2

5 Atti Amministrativi 5 VOTAZIONE DELLE SEDUTE (vedi fig. 1) Oltre alle presenze si ha la possibilità di registrare la votazione di ogni singolo componente, con il relativo calcolo dei Favorevoli, Contrari ed Astenuti, e di gestire la votazione segreta. COMUNICAZIONE AI CAPIGRUPPO ED ALLA PREFETTURA (vedi fig. 2) Contestualmente all operazione di pubblicazione, come previsto dalla normativa vigente, la procedura consente di stampare le lettere contenenti l elenco delle delibere soggette a comunicazione ai Capigruppo consiliari ed alla Prefettura. CONTROLLO DELLA SITUAZIONE PROPOSTE E DELIBERE Apposite funzioni di controllo consentono di conoscere lo stato di ogni proposta in relazione alle diverse fasi dell iter per la trasformazione in delibera e lo stato di ogni delibera in relazione alle diverse fasi dell iter per il conseguimento dell esecutività. DELIBERE SOGGETTE A RATIFICA Per le delibere di Giunta soggette a ratifica viene creata automaticamente una proposta di Consiglio che verrà visualizzata al momento dell ordine del giorno, evitando la possibile mancata ratifica e la conseguente decadenza. GESTIONE ATTI IN CARICO (vedi fig.3) La funzione Gestione atti in carico permette al singolo operatore di poter prendere visione di tutti gli atti che deve gestire per l inserimento dei pareri, la firma del testo oppure l apposizione del visto contabile. GESTIONE DETERMINAZIONI DEI DIRIGENTI E DI ALTRI ATTI AMMINISTRATIVI (vedi fig. 4 e 5) Oltre alle delibere di Giunta e di Consiglio, la procedura consente di gestire le Determinazioni dei Dirigenti ed altri Atti amministrativi, quali le deliberazioni del Commissario prefettizio, gli Atti di liquidazione, le Direttive, le Ordinanze, i Decreti, gli Ordini di servizio e le Circolari. PERSONALIZZAZIONE DEI TESTI Tutti i testi previsti dalla procedura sono gestiti in modo da poter permettere la personalizzazione, adattandosi così alle esigenze specifiche dell Ente. Fig. 3 Fig. 4

6 6 Atti Amministrativi STAMPE IN FORMATO A3 Tutti gli atti prodotti con la procedura Atti Amministrativi possono essere stampati in formato A3. COLLEGAMENTO CON LA PROCEDURA FINANZIARIA È questo un collegamento molto utile ai fini dell ottimizzazione del lavoro all interno dell Ente. In che modo? Il collegamento previsto consente di consultare tutte le operazioni effettuate sulla Finanziaria in relazione ad ogni proposta, delibera, determinazione o atto di liquidazione. Agli operatori abilitati è consentito accedere alle funzioni specifiche della procedura Finanziaria per l inserimento di impegni provvisori, di proposte di liquidazione, per l effettuazione di storni di fondi e di variazioni di bilancio. COLLEGAMENTO CON LA PROCEDURA MESSI NOTIFICATORI Per tutte le tipologie di atto che prevedono la pubblicazione dell atto stesso e per l'ordine del giorno, il programma registra automaticamente nella procedura Messi Notificatori le pubblicazioni all albo pretorio. L operazione di registrazione della pubblicazione nella procedura Messi Notificatori consente di assegnare all atto pubblicato il numero progressivo di pubblicazione nonché di effettuare la stampa del registro delle pubblicazioni. COLLEGAMENTO CON LA PROCEDURA PROTOCOLLO INFORMATICO In tutte le funzioni in cui è prevista l indicazione del numero e della data di protocollo è prevista la possibilità di accedere direttamente alla procedura Protocollo Informatico per effettuare la protocollazione del documento interessato. SERVIZI VIA INTERNET La Halley ha realizzato una nuova generazione di applicativi che consente l erogazione di servizi ai cittadini via Internet. Una soluzione pronta all uso, naturale estensione del sistema informativo che non richiede ulteriori strutture ed altro personale. Il cittadino 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da ogni luogo, può consultare e stampare tutti gli atti (sia delibere di Giunta che di Consiglio, che determinazioni o ordinanze) approvati e pubblicati all Albo pretorio. Molte possibilità di ricerca vengono offerte per velocizzare l individuazione della delibera da consultare. L può decidere, atto per atto, se pubblicare, oltre all oggetto, anche il testo integrale. La procedura prevede anche la pubblicazione dell Ordine del giorno utile soprattutto per i componenti della Giunta e del Consiglio. Fig. 5

7 Atti Amministrativi 7 FUNZIONI DELIBERE DI GIUNTA, CONSIGLIO E COMMISSARIO RELAZIONI ISTRUTTORIE Inserimento Consultazione Consultazione e modifica Trasformazione in proposta PROPOSTE Inserimento Consultazione Consultazione e modifica Inserimento pareri ORDINI DEL GIORNO Gestione Pubblicazione Consultazione elenco Odg VERBALI SEDUTE Esame proposte Consultazione Consultazione e modifica Comunicazione uffici DELIBERE Inserimento Consultazione Consultazione e modifica PUBBLICAZIONE COMUNICAZIONE ATTI ESECUTIVI STAMPE Indice Atti ORGANI DELIBERANTI Composizione attuale Nuova composizione Elenco composizioni Sedute, presenze e calcolo gettone Situazione gettone di presenza Capigruppo consiliari (solo consiglio) CODICI Sessione (solo consiglio) Seduta (solo consiglio) Convocazione (solo consiglio) Pareri Esito pareri Esito proposta Tipo ratifica (solo giunta) Assessorati UTILITÀ Impostazioni atto Gestione testi tipo delibere Operazioni di correzione Eliminazione verbali chiusi Cambia collegamenti Determinazioni RELAZIONE ISTRUTTORIA Inserimento Consultazione Consultazione e modifica Trasformazione in proposta GESTIONE Inserimento preliminare Inserimento determinazione Consultazione Consultazione e modifica Firma dirigente su testo atto Gestione impegni provvisori Apposizione visto contabile Firma atti vistati Assegnazione registro generale PUBBLICAZIONE COMUNICAZIONI STAMPE Indice Atti UTILITÀ Impostazioni atto Gestione profili per u.o. Gestione testi tipo determine Operazioni di correzione Cambia collegamenti Direttive, Atti di liquidazione, Ordini di servizio, Circolari GESTIONE Inserimento preliminare Inserimento direttiva/liquidazione/ordine di servizio/circolare Consultazione Consultazione e modifica Cambia collegamenti STAMPE Indice Atti UTILITÀ Impostazioni atto Gestione profili per u.o. Gestione testi tipo direttiva/liquidazione/ ordine di servizio/circolare Operazioni di correzione

8 8 Atti Amministrativi Ordinanze, Decreti GESTIONE Inserimento preliminare Inserimento ordinanza/decreto Consultazione Consultazione e modifica Cambia collegamenti PUBBLICAZIONE STAMPE Indice Atti UTILITÀ Impostazioni atto Gestione profili per u.o. Gestione testi tipo direttiva/liquidazione/ ordine di servizio/circolare Operazioni di correzione GRAFICI DI CONTROLLO SITUAZIONE DI GIUNTA Situazione proposte Giunta Situazione iter delibere Giunta Statistica delibere Giunta SITUAZIONE DI CONSIGLIO Situazione proposte Consiglio Situazione iter delibere Consiglio Statistica delibere Consiglio PRESENZE COMPONENTI SITUAZIONE DETERMINAZIONI Situazione preliminari Situazione determinazioni Visti ragioneria ATTIVITÀ UFFICI-ASSESSORATI Delibere per Ufficio Delibere per Assessorato UTILITÀ DATI GENERALI GENERAZIONE NUOVO ANNO GESTIONE PROTOCOLLO Inserimento protocollo Consultazione protocollo UTILITÀ PROTOCOLLO INFORMATICO Codici uffici Codici di classificazione GESTIONE FIRME Firme interne Firme certificate ANAGRAFICHE DIPENDENTI PROCEDURA GESTIONE DELIBERE ATTI IN CARICO SALVA DOCUMENTI SU DISCO MANUTENZIONE Eliminazione moduli generati Creazione massiva documenti Password atti Assegnazione manuale numerazione Atti da numero a numero Archivio documenti Documenti sul sito Impostazioni, esecuzione manuale Eliminazione atto COLLEGAMENTI - Finanziaria - Dotazione Organica - Protocollo Informatico - Messi Notificatori

9 Messi Notificatori Messi Notificatori 9 Possibilità di preparare dei piani di lavoro che tengano conto delle scadenze, dei singoli incaricati e di tutte le informazioni necessarie allo svolgimento dei lavori Rapida consultazione di tutti gli atti, valutando immediatamente lo stato delle pratiche in corso o chiuse. Basta con i registri su carta! Possibilità di consultare facilmente tutte le informazioni, regole e scadenze per ogni tipo di pratica e per ogni modalità di notifica. Non più dimenticanze! L installazione fornisce dei testi tipo preparati allo scopo di fornire una traccia degli iter ed adempimenti di legge per notifiche, pubblicazioni e depositi Ogni pratica è assegnata ad un operatore, quindi è possibile conoscere in tempo reale, chi ha in carico che cosa Possibilità di organizzare dei giri di consegna per ottimizzare il lavoro sul territorio Gestione delle restituzioni degli atti notificati al mittente Richiesta rimborsi per notifiche effettuate con conteggio automatico degli importi da richiedere e stampa della richiesta con tutti i dettagli di riferimento Gestione dei solleciti di pagamento per le richieste di rimborso ancora in attesa Albo pretorio WEB: chiunque può consultare l Albo pretorio senza vincoli di luogo o di orari di uffici Gestione separata degli anni di lavoro Importazione dei dati direttamente dalla procedura Anagrafe Registro notifiche Registro pubblicazioni Registro depositi Richiesta rimborsi notifiche Solleciti di pagamento Pubblicazioni su web

10 10 Messi Notificatori NOTIFICHE, PUBBLICAZIONI E DEPOSITI: SEPARATI E COORDINATI Halley informatica ha studiato un prodotto per la gestione delle attività di notifica (vedi fig. 6), pubblicazione (vedi fig. 7) e deposito di Atti (vedi fig. 8) che consente di gestire separatamente le tre attività pur potendo, per quegli atti che le percorrono tutte, coordinare le fasi e controllarne lo stato di avanzamento. ACQUISIZIONE AUTOMATICA DELLE CARTELLE ESATTORIALI La procedura è in grado di acquisire i dati delle cartelle esattoriali contenuti su file excel: tramite questo automatismo vengono inseriti tanti depositi quante sono le cartelle, senza alcuna operazione manuale da parte degli utenti. CONTROLLI SU ACCESSI E MODIFICHE La gestione rigorosa dei profili di accesso permette di essere sicuri che ciascun operatore gestisca solo ciò che gli compete. Nella procedura sono inoltre previsti numerosi controlli per evitare involontarie modifiche o dati non coerenti. ORGANIZZAZIONE DELLE ZONE E DEI GIRI DI CONSEGNA NOTIFICHE È possibile definire delle zone di suddivisione del territorio e associare le vie e i civici alle zone in modo da definire un giro razionale per la consegna delle notifiche. TESTI TIPO PRONTI Con l installazione vengono forniti una serie di testi tipo già completi per tutte le casistiche di gestione delle notifiche, pubblicazioni e depositi. Non occorrerà compilare a mano lettere, avvisi, attestazioni, relate: tutte le stampe e gli adempimenti sono possibili in modo automatico e veloce. STAMPA REGISTRI NOTIFICHE, PUBBLICAZIONE E DEPOSITI Non sarà più necessario sfogliare i registri per rintracciare le informazioni necessarie. Il software Halley consente una immediata individuazione di tutte le informazioni necessarie e sarà poi possibile stampare automaticamente, per le formalità, i registri. Fig. 6 Fig. 7

11 Messi Notificatori 11 Fig. 8 GESTIONE LETTERE DI RESTITUZIONE Le notifiche effettuate possono essere restituite all ente mittente corredate dell apposita lettera di restituzione contenente tutti i dati della notifica. RICHIESTA RIMBORSI PER LE NOTIFICHE EFFETTUATE E GESTIONE RISCOSSIONI La procedura effettua il conteggio automatico degli importi da richiedere; è sufficiente il tempo delle stampe delle lettere per avere tutto il lavoro fatto. Possibilità di associare ad ogni richiesta i rimborsi ricevuti (vedi fig. 9) (e tenere quindi sotto controllo gli importi ancora da avere) fino ad arrivare alla ripartizione degli importi riscossi tra amministrazione e messi notificatori. GESTIONE DEI SOLLECITI DI PAGAMENTO Per le richieste di rimborso non riscosse, o riscosse parzialmente, è possibile andare ad effettuare la stampa delle lettere di sollecito di pagamento. ANALISI MODALITÀ OPERATIVE NOTIFICHE Possibilità di analizzare la mole di notifiche ricevute ed effettuate, nonché l efficienza del lavoro svolto nell iter di notificazione. (vedi fig. 10) GESTIONE DEGLI ALLEGATI Ad ogni atto è possibile aggiungere un numero illimitato di allegati. Gli allegati possono essere associati tramite acquisizione da file, scansione o da protocollo. GESTIONE FIRMA DIGITALE La procedura consente di firmare digitalmente i documenti al fine di attribuire validità giuridica al documento informatico. CONVERSIONE DEI DOCUMENTI IN PDF Un apposita funzionalità permette di convertire i documenti in formato PDF. ALBO PRETORIO WEB La procedura permette la pubblicazione e la consultazione di atti on-line, garantendo al cittadino l accesso all Albo Pretorio web senza vincoli spazio-temporali, e all Ente di pubblicare i propri atti in tutta Italia. GESTIONE SEPARATA DEGLI ANNI DI LAVORO I dati relativi alle notifiche, pubblicazioni e depositi sono divisi per anno di lavoro al fine di consentire una gestione più veloce ed efficiente del lavoro d ufficio. COLLEGAMENTO CON LA PROCEDURA ANAGRAFE I dati relativi ai destinatari delle notifiche e dei depositi possono essere importati direttamente dalla procedura Anagrafe con la certezza di avere i dati di residenza sempre aggiornati. COLLEGAMENTO CON LA PROCEDURA ATTI AMMINISTRATIVI Per chi possiede la procedura degli Atti Amministrativi è possibile unificare l operazione di pubblicazione degli Atti. La pubblicazione può essere gestita o dalla procedura Atti Amministrativi o dalla procedura Messi Notificatori. Gestendo la pubblicazione dalla procedura Atti Amministrativi, effettuando la registrazione della pubblicazione degli atti in automatico verranno registrate anche le relative pubblicazioni nella procedura dei Messi con conseguente assegnazione del numero di pubblicazione. Inoltre, per ogni ordinanza emanata, è possibile collegare l eventuale notifica da effettuare da parte del Messo Notificatore.

12 12 Messi Notificatori PROTOCOLLO INFORMATICO Registrando una notifica, una pubblicazione o un deposito indicando il numero e la data del protocollo, il programma riporta in automatico i dati relativi a data di registrazione del protocollo, numero del protocollo mittente, data del protocollo mittente, data dell atto, oggetto dell atto. Per quel che riguarda gli atti da pubblicare, se nella procedura Protocollo Informatico si è effettuata la scansione dell atto, il file verrà automaticamente importato anche nell eventuale registrazione dell atto da pubblicare. Fig. 9 Fig. 10

13 Messi Notificatori 13 FUNZIONI PRATICHE Situazione pratiche notifiche Inserimento notifiche Gestione e consultazione Pianifica e stampa piano consegne Scadenzario Lettere restituzione Stampa registro Carichi di lavoro pubblicazioni Inserimento Inserimento da Atti Amministrativi Gestione e consultazione Atti in pubblicazione depositi Inserimento e gestione Cartelle esattoriali Scadenzario Stampa registro PAGAMENTI preparazione e stampa richieste Stampa situazione generale Gestione riscossioni Ripartizioni riscossioni GESTIONE SOLLECITI DI PAGAMENTO UTILITÀ dati generali schedario Schedario tipo atto Schedario tipo normativa Stampa schedari gestione giri consegna Codifica zone Associaz. Operatori - zone Associaz. Zone - civici Controllo notifiche per zona analisi modalità oper. notifiche Situazione pervenute Grafici pervenute Grafici effettuate Efficienza registrazione Efficienza notificazione Efficienza formalizzazione stampe etichette gestione codici Luoghi consegne Luoghi avviso consegne Uffici deposito atto Uffici pubblicazione Motivo deposito Qualifiche consegnatario Qualifiche destinatario Qualifiche responsabile Stato deposito Stato pubblicazione Stato notifica Uffici postali Metodo pagamento Tipologia comunicazioni Tipo atto Aggiorna tipi DE->DO correzioni Eliminaz./Riattivazione Notifiche Eliminaz./Riattivazione Pubblicazioni Eliminaz./Riattivazione Depositi testi tipo forniti GESTIONE ANAGRAFICHE Anagrafiche Accorpamento anagrafiche Deaccorpamento anagrafiche GENERAZIONE ANNO MANUTENZIONE COLLEGAMENTI - Dotazione Organica - Protocollo Informatico - Anagrafe - Atti Amministrativi - Gestione Territorio - E-government

14 14 Protocollo Informatico Protocollo informatico (D.p.r. 445/2000) Ricerca veloce degli atti, archiviazione, fascicolazione ed inventario Inserimento semplice e funzionale, aggiornamento della rubrica corrispondenti e classificazione documenti Collegamento tra protocolli tramite la gestione dei fascicoli e visualizzazione in blocco dell intera pratica Gestione dei protocolli interni Consultazione immediata con i procedimenti amministrativi Protocollazione automatica delle in entrata e in uscita, Posta Elettronica Certificata e gestione automatizzata del registro delle notifiche Scansione ottica dei documenti Scansione massiva dei documenti tramite riconoscimento barcode Carichi di lavoro Firma digitale Gestione del database documentale Gestione dell interoperabilità tra protocolli secondo le direttive AIPA Registro di emergenza informatizzato Codici di classificazione (Mod.A) Registro Protocollo (Mod.B) Indice alfabetico (Mod.C) Indice per fascicoli (Mod.D) Fascicoli per classe (Mod.E) Distinta per la Posta RICERCA VELOCE DEI DOCUMENTI Si individua velocemente il documento ricercato mediante: l indicazione del nominativo del mittente o destinatario, i codici di classificazione ed anche una sola parola dell oggetto, nonché mediante i riferimenti del mittente. (vedi fig.11) ACCORGIMENTI PER VELOCIZZARE L INSERIMENTO In caso si debbano protocollare documenti simili per contenuto, la procedura prevede apposite funzioni che permettono: l utilizzo di oggetti codificati, la possibilità di richiamare l ultimo nominativo e l ultimo oggetto inseriti, il trasferimento sul numero di protocollo successivo dei dati del precedente. MITTENTI E DESTINATARI DIVERSI È possibile memorizzare tutti i nominativi dei mittenti e dei destinatari della corrispondenza velocizzando notevolmente le operazioni di smistamento. COLLEGAMENTO CON L ANAGRAFE COMUNALE Caricando le anagrafiche dei mittenti/destinatari dei protocolli è possibile importare i dati direttamente dall anagrafe comunale. (vedi fig. 12) GESTIONE DELLE VARIAZIONI Per garantire la sicurezza e l integrità dei dati è stata inserita un apposita funzione per la variazione dei dati che consente, nel rispetto del D.P.R. 445/2000 (data, oggetto e mittenti/destinatari) la memorizzazione delle modifiche apportate, delle relative autorizzazioni e dell identificativo dell operatore che esegue le modifiche stesse. GESTIONE RISERVATA DEI PROTOCOLLI È prevista la possibilità di indicare a quali operatori è consentito l accesso a ciascuno dei protocolli inseriti.

15 Protocollo Informatico 15 GESTIONE DEI FASCICOLI E SOTTOFASCICOLI Tramite la gestione dei fascicoli è possibile collegare tra loro protocolli che si riferiscono ad uno stesso oggetto per ricostruire l intero carteggio; quest ultimo potrà essere consultato partendo da uno qualsiasi dei protocolli che lo costituiscono. PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI INTERNI È prevista la possibilità di protocollare i documenti interni mediante l indicazione dell ufficio mittente del documento e dell ufficio cui esso è destinato. (vedi fig.13) CONTROLLO DEGLI AFFARI SOSPESI Tramite la stampa degli atti inevasi è possibile il controllo degli affari sospesi. La stampa, ordinata per ufficio, può essere distribuita ai responsabili affinché ne prendano coscienza ed adottino i provvedimenti necessari. SCANSIONE OTTICA DEI DOCUMENTI La procedura permette di scansionare documenti cartacei eliminando così la circolazione delle copie fotostatiche e consentendo una rapida consultazione dei documenti in forma elettronica anche quando il diretto responsabile degli stessi è assente; è possibile inoltre duplicare immediatamente qualsiasi documento scansionato. Con l archiviazione ottica dei documenti si evita, in fase di protocollazione, di dover produrre tante copie del documento quante sono le persone alle quali lo stesso è destinato. SCANSIONE MASSIVA TRAMITE RICONOSCIMENTO BARCODE In fase di inserimento del protocollo è possibile stampare un etichetta contenente il codice a barre. Tutti i documenti etichettati potranno poi essere scansionati in un unica soluzione, il programma in automatico effettuerà il riconoscimento del codice a barre e sarà in grado di associare l immagine al relativo protocollo. SCALABILITÀ La procedura è predisposta per poter gestire il Protocollo Informatico a qualsiasi livello realizzativo scelto dall Ente tra quelli indicati dal Ministero, consentendo anche il passaggio da un livello ad un altro in qualsiasi momento dell anno. COLLEGAMENTO CON I messaggi di posta elettronica certificata vengono trasformati in protocolli di arrivo in automatico. La procedura emette messaggi di conferma di avvenuta ricezione ecc. I protocolli in uscita, per i quali è stata scelta questa modalità, saranno inviati in automatico. FIRMA DIGITALE La procedura prevede la possibilità di apporre la firma digitale sui documenti in conformità alle disposizioni legislative e a tutti i criteri di sicurezza previsti. GESTIONE DEL DATABASE DOCUMENTALE Consente di gestire l attività di competenza dell ufficio archivio. L introduzione dei documenti informatici ha reso necessaria la loro archiviazione poiché, pur non avendo consistenza fisica, essi devono essere classificati e conservati come quelli cartacei. Con l introduzione della nuova gestione si intende curare tutto ciò che riguarda l archiviazione dei documenti, dall inserimento alla loro storicizzazione su supporto. DOCUMENT SERVER Grazie al collegamento con una macchina apposita, denominata Document Server, è possibile trasferire in automatico tutti i documenti in entrata e in uscita nell'ente per l'archiviazione degli stessi. Tale trasferimento consente non solo di effettuare copie sicure, ma anche di ricercare i documenti attraverso diversi parametri (come la ricerca testuale) e di realizzare la cosiddetta "archiviazione sostitutiva". Fig. 11

16 16 Protocollo Informatico INTEROPERABILITÀ DEI PROTOCOLLI La procedura è adeguata alle direttive AIPA che regolano l interoperabilità. I messaggi di posta elettronica contengono i dati della segnatura in un file standard che viene recepito automaticamente dal software, in questo modo i dati contenuti nella segnatura vengono inseriti direttamente nel protocollo senza doverli caricare manualmente. Il sistema ricevente inoltre provvede a restituire al mittente un messaggio di avvenuta ricezione o, nel caso di anomalie, un messaggio di notifica eccezione. In questo modo le pubbliche amministrazioni sono in grado di inviare e ricevere i documenti tramite posta elettronica rendendo possibile la realizzazione di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali. GESTIONE REGISTRO EMERGENZA INFORMATIZZATO È possibile usufruire di un registro di emergenza informatizzato da utilizzare nel momento in cui la procedura non sia utilizzabile (es. mancanza di corrente, mancanza di collegamento al server ) Utilizzando il registro di emergenza informatizzato sarà possibile, al ripristino del sistema, trasferire automaticamente tutti i dati registrati in emergenza nel sistema ordinario con conseguente risparmio di tempo. (vedi fig. 14) STAMPA DEL MODELLO B, MODELLO C E MODELLO D Oltre alla stampa del registro protocollo (modello B) vengono effettuate in automatico: le stampe dell indice alfabetico (modello C); l indice per fascicolo (modello D) STAMPA DELLA DISTINTA PER LA POSTA È prevista un apposita funzione che consente di stampare la distinta con tutti i documenti in partenza da poter consegnare in Posta unitamente ai documenti da spedire. GESTIONE DELLE COMUNICAZIONI INTERNE È previsto uno strumento di messaggistica interna che consente agli utenti-operatori di comunicare tra loro in modo veloce, puntuale e preciso, al fine di tenere sotto controllo tutte le pratiche gestite dall ente. GESTIONE DEL TITOLARIO DI ARCHIVIO La procedura prevede la possibilità di personalizzare i titolari di classificazione proposti al fine di adattarli alle esigenze specifiche di ogni Ente. STATISTICHE Il software consente di effettuare elaborazioni statistiche su qualsiasi dato presente in archivio. INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA MESSI NOTIFICATORI I dati dei protocolli registrati nella procedura Protocollo Informatico (data di registrazione del protocollo, numero del protocollo mittente, data del protocollo mittente, data dell atto, oggetto dell atto) vengono riportati automaticamente nelle notifiche, pubblicazioni e depositi registrati sulla procedura Messi Notificatori. INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA ATTI AMMINISTRATIVI I documenti scansionati nella procedura Protocollo Informatico possono essere acquisiti direttamente dalla procedura Atti Amministrativi per caricarli come allegati degli Atti. INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA TARSU/TIA I documenti scansionati nella procedura Protocollo Informatico possono essere acquisiti direttamente dalla procedura Tarsu/Tia per l associazione automatica dei testi delle denunce protocollate. INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA FINANZIARIA I documenti scansionati nella procedura Protocollo Informatico possono essere acquisiti direttamente dalla procedura Finanziaria per l associazione automatica ai documenti registrati in Finanziaria. Fig. 12

17 Protocollo Informatico 17 Fig. 13 Fig. 14 FUNZIONI Gestione Pratiche COMUNICAZIONI INTERNE Comunicazioni in arrivo Invio comunicazioni Comunicazioni ricevute Comunicazioni inviate Comunicazioni sospese Stampa comunicazioni Consultazione messaggi OLD CODICI COMUNICAZIONI INTERNE Stato comunicazione Tipo comunicazione Gestione gruppi generali Gestione gruppi personali CARTEGGI Apertura carteggi Consultazione carteggi Gestione carteggi Stampa registro carteggi PROCEDIMENTI Gestione procedimenti Stampa registro procedimenti MODELLAZIONE PROCEDIMENTI Gestione campi tipo Gestione fasi tipo Gestione testi tipo Gestione procedimenti tipo Stampa procedimenti tipo CODICI PROCEDIMENTI Stato procedimento Tipo fase Tipo campo Gestione provvedimenti Organo competente PROTOCOLLO INSERIMENTO CONSULTAZIONE CONSULTAZIONE E MODIFICA STAMPE Mod.B registro protocollo Mod.C indice alfabetico

18 18 Protocollo Informatico Giornale movimenti Distinta per la posta Distinta protocolli Prospetto protocolli inevasi Protocolli senza allegati Etichette anagrafiche Carichi di lavoro Fascicoli per codice classificazione Fascicoli aperti da data a data Fascicoli chiusi da data a data ANAGRAFICHE Gestione anagrafiche Sostituzione anagrafiche Controllo anagrafiche FASCICOLI Inserimento Consultazione Consultazione e modifica Apertura annuale fascicoli GESTIONE POSTA ELETTRONICA Ricezione Invio Caselle di posta elettronica ricevute inviate Ricevute PEC Indice nazionale caselle PA GESTIONE FAX Ricezione fax Gestione fax arrivati Gestione fax in partenza Invio fax Ricerca fax Apparati fax UTILITÀ Generazione nuovo anno Generazione anni precedenti Eliminazione anno Gestione registro emergenza Recupero protocolli Dati generali Log SQL Consultazione protocollo Old Aggiornamento accessi Manutenzione tecnica Scansione massiva Gestione licenza Abilitazione protocollazione Impostazione programmi CODICI PROTOCOLLO Tipo protocollo Tipo spedizione Stato protocollo Tipi variazione Oggetti ricorrenti Uffici Tipi anagrafiche Fascicoli ricorrenti Archivio documenti ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI Inserimento Consultazione Consultazione e modifica Storicizzazione documenti Eliminazione documenti Elenco storicizzazioni CLASSIFICAZIONE D ARCHIVIO STAMPE Mod.a elenco classi Mod.D indice per sottoclassi Mod.E sottoclassi per classe Stampa indice archivio CODICI ARCHIVIO DB DOCUMENTI Tipo inserimento document server RICERCA DOCUMENTI TRASFERIMENTO DOCUMENTI VERIFICA DOCUMENTI Relazioni con il pubblico INFORMAZIONI COLLEGAMENTI - Atti Amministrativi - Dotazione Organica - Procedimenti Amministrativi - Messi Notificatori - Tarsu/Tia - Gestione del territorio - Anagrafe

19 Contratti Contratti 19 Consultazione immediata di tutti i contratti Creazione e gestione Banca Dati Contratti Informazioni elaborate e complete su tutti i contratti stipulati e da stipulare Controllo di tutte le scadenze Schema contratti tipo Stampa automatica comunicazioni Anteprima di stampa con possibilità di personalizzazione del testo Repertori Contratti Comunicazione all Anagrafe Tributaria su supporto magnetico o su modello cartaceo conforme al Decreto (All. C) Controllo Adempimenti GESTIONE DELLA FASE PRELIMINARE (vedi fig. 5) Gestione della fase preparatoria alla stipula dei contratti mediante: l inserimento dei dati conosciuti; la stesura del testo; il controllo della documentazione necessaria e di quella prodotta; la comunicazione alla controparte dell importo della somma da depositare quale fondo spese (comprensiva della richiesta dei documenti mancanti). GESTIONE DI PIÙ REGISTRI La procedura permette di lavorare su più repertori (es. repertorio dei contratti soggetti a registrazione in termine fisso, di quelli da registrare solo in caso d uso, di quelli stipulati in forma pubblica amministrativa o per scrittura privata, ecc.) ed anche di inserire contratti non repertoriati, come quelli che vengono rogati in forma pubblica dal notaio. CALCOLO E RIPARTIZIONE DEI DIRITTI Apposite funzioni consentono di calcolare l ammontare dei diritti (quelli sul valore vengono calcolati automaticamente dalla procedura), delle spese per ogni contratto e di conoscere, relativamente ai diritti di rogito riscossi in un determinato periodo, l importo da liquidare ai soggetti interessati. SCADENZARIO Permette la visualizzazione dell elenco dei contratti di prossima scadenza, al fine di poter attivare per tempo tutte le iniziative necessarie per il relativo rinnovo (gare di appalto o altri adempimenti necessari). CONTROLLO DEGLI ADEMPIMENTI (vedi fig. 6) È possibile stampare, su carta o su video, l elenco dei contratti di cui non sono stati ancora espletati gli adempimenti necessari (es. registrazione, voltura, trascrizione, trasmissione modello GAP, ecc.). IMPOSTA DI REGISTRO ANNUALE La funzione permette, per i contratti di locazione, di registrare i versamenti annuali dell imposta di registro e di controllare, anno per anno, se tali versamenti sono stati eseguiti, segnalando, in caso contrario, i termini di scadenza degli stessi. STAMPA AUTOMATICA DELLE COMUNICAZIONI La procedura effettua in automatico la stampa delle varie comunicazioni previste, utilizzando testi che l utente stesso predefinisce adeguandoli alle proprie esigenze. Tutte queste comunicazioni, prima della stampa, vengono sempre riproposte su video per essere, se necessario, modificate; rimangono tuttavia invariati i relativi testi predefiniti. ANAGRAFE TRIBUTARIA (vedi fig. 7) La procedura consente l estrazione dei contratti da comunicare all Anagrafe Tributaria, trasferendone i dati su dischetto oppure permettendone la stampa su modelli cartacei predefiniti, secondo quanto indicato dal Prov-

20 20 Contratti vedimento dell Agenzia delle Entrate del 10 marzo SCHEMI DI CONTRATTI TIPO La procedura viene fornita unitamente agli schemi dei contratti più ricorrenti, contenuti nel Word Processing Halley ad essa collegato; tali schemi possono essere copiati al momento della registrazione del contratto. SERVIZI VIA INTERNET Halley ha realizzato una nuova generazione di applicativi che consente l erogazione di servizi ai cittadini via Internet. Una soluzione pronta all uso, naturale estensione del sistema informativo che non richiede ulteriori strutture ed altro personale. Il cittadino 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da ogni luogo, può consultare i dati relativi a tutti i contratti approvati stipulati dall Ente. Molte possibilità di ricerca vengono offerte per velocizzare l individuazione del contratto da consultare. Oltre ai dati principali è possibile consultare anche i dati di Registrazione, Trascrizione, Volturazione, Modello GAP, la documentazione relativa e le scadenze. Il cittadino o l impresa, possono inoltre consultare, previa identificazione, i proprio contratti anche se non sono stati ancora approvati. Fig. 5 Fig. 6

21 Contratti 21 Fig. 7 FUNZIONI FASE PREPARATORIA Contratti da stipulare Controllo situazione CONTRATTI Inserimento Consultazione Registrazione Trascrizione Volturazione Modello GAP Imposta registro annuale Gestione spese e diritti Scadenzario Ripartizione diritti Controllo situazione Stampa registro Stampa contratti ANAGRAFE TRIBUTARIA UTILITÀ Dati generali Anagrafiche Gestione codici Allargamento archivi TRATTAMENTO TESTI IL COMUNE INFORMA Consultazione contratto approvato Consultazione dati registrazione Consultazione dati trascrizione Consultazione dati volturazione Consultazione Modello GAP Consultazione Documentazione Consultazione Scadenze SERVIZI AL CITTADINO ED ALLE IMPRESE Consultazione contratto approvato Consultazione dati registrazione Consultazione dati trascrizione Consultazione dati volturazione Consultazione Modello GAP Consultazione Documentazione Consultazione Scadenze STATISTICHE COLLEGAMENTI - Delibere - Gestione del Territorio

22 22 Altri Prodotti Halley ALTRI PRODOTTI HALLEY UFFICI DEMOGRAFICI anagrafe Elettorale Stato Civile Risultati Elettorali Ufficio ragioneria Finanziaria e mutui Contabilità IVA e partita doppia Fatturazione Inventario Economato Ordini e Magazzino Ufficio personale Gestione del personale Rilevamento presenze Dotazione organica Gestione Giuridica Ufficio tecnico Cartografia Catasto Gestione territorio Pratiche edilizie Ufficio Polizia Municipale Ufficio Commercio Polizia municipale Commercio Ufficio servizi sociali Servizi Sociali E-Government E-government Ufficio Tributi e BolletTazioni ICI Tarsu / Tia Tosap / Cosap Acqua e fognatura Pubblicità ed Affissioni Servizi cimiteriali Servizi Scolastici

23 SERVIZIO ASSISTENZA HALLEY INFORMATICA HELP DESK L Help Desk è il primo livello dell assistenza. Fornisce un servizio di primo supporto basandosi su delle domande/risposte già codificate dai tecnici specializzati. Nel caso questo supporto non sia sufficiente ad aiutare il Cliente, l Unità in esame sottopone la rilevazione al secondo livello dell assistenza. ASSISTENZA II LIVELLO L assistenza telefonica rappresenta il secondo livello dell assistenza. Si occupa della gestione delle rilevazioni che gli vengono passate dall Help Desk. I tecnici di questa unità sono specializzati nelle varie procedure. La chiamata dell Assistenza telefonica è a carico della Halley. ASSISTENZA III LIVELLO Questo servizio viene erogato utilizzando direttamente i programmatori delle varie aree di produzione e viene automaticamente attivato quando anche il secondo livello di assistenza non riesce a trovare la soluzione al problema. Tale livello riesce sempre ad arrivare alla soluzione del problema poiché ha a disposizione il codice della procedura. Arrivo telefonate al n o richieste via fax al n Help Desk Risposta immediata alle problematiche del cliente UN TECNICO RISPONDE IN MEDIA A 19 TEL/H SI L HELP DESK RISOLVE IL 60% DELLE TELEFONATE Risposta risolutiva NO ASSISTENZA Il cliente viene RICHIAMATO da tecnici specializzati LA RISPOSTA É GARANTITA ENTRO 4 ORE LAVORATIVE SI Risposta risolutiva NO IL 70% DEI PROBLEMI É RISOLTO ENTRO LA GIORNATA LAVORATIVA PRODUZIONE o HARDWARE (a seconda della tipologia del problema) risposta definitiva FINE Adeguamento del software per variazioni legislative Adeguamento del software per aggiungere funzionalità Aggiornamento per evoluzione tecnologica Teleassistenza TUTTO COMPRESO NEL CANONE DI ASSISTENZA ANNUALE VERIFICA (Resp. Processo Progettazione e Produzione Software) - Responsabile di Area Data: 1 ottobre 2011 Firma: Dott.ssa Valentina Martellucci CONVALIDA (Responsabile Sistema Gestione Qualità) Data: 1 ottobre 2011 Firma: Romina Crescentini

24 Halley la più qualificata rete di Assistenza per i Comuni 500 ADDETTI IN INFORMATICA PER IL COMUNE - 25 CENTRI HALLEY Brescia Matelica Macerata HALLEY INFORMATICA - SEDE CENTRALE Via Circonvallazione, Matelica (MC) Tel Fax halleynt@halley.it Halley FILIALE MACERATA Centro egovernment Via Dell Industria, 170/172 - Corridonia Tel HALLEY FILIALE DI TORINO Strada Leinì, 18/E - Caselle Torinese Tel Fax HALLEY FILIALE DI BERGAMO Via Partigiani, 25 - Seriate (BG) Tel Fax HALLEY FILIALE DI BRESCIA Via Malta, 12 - Brescia Tel Fax HALLEY FILIALE DI LA SPEZIA Via Don Minzoni, 2 - La Spezia Tel Fax HALLEY FILIALE DI ROMA Viale Antonio Ciamarra, ROMA Tel Fax HALLEY FILIALE DI PESCARA V.le Bovio, 95/1 - Pescara Tel Fax HALLEY LOMBARDIA Via Cesare Cattaneo, 10/B - Cantù (CO) Tel Fax HALLEY VENETO Via Lombardi, 14 Int. 7/8 - Marcon (VE) Tel Fax HALLEY TOSCANA SRL Via Piovola, Empoli (FI) Tel Fax HALLEY INFORMATICA SAS Via G. Pepe, 18 - Grosseto Tel Fax HALLEY SUD-EST SRL C.da Colle delle Api - Campobasso Tel Fax HALLEY SUD-EST Filiale Potenza Via Vaccaro - Potenza Tel Fax FLORENS SOFTWARE Via Omodeo, 44/8 - Bari Tel Fax SVIC SRL V.le Rossini, 1/C - Lecce Tel Fax /96 SOLUZIONI HALLEY Via Gregaria - Pietrelcina (BN) Tel Fax HALLEY CAMPANIA Via Nazionale Mercogliano (AV) Tel Fax HALLEY CONSULTING Viale Lainò, 6 - Catania Tel Fax HALLEY CONSULTING FILIALE DI CAMPOCALABRO Via Campo Piale, 12/C - Campo Calabro (RC) Tel Fax HALLEY CONSULTING FILIALE DI PALERMO Viale Regione Siciliana, Palermo Tel Fax ELLE SNC Corso F.Crispi n. 194/196 - S.Giovanni Gemini (AG) Tel Fax DATAGEST SRL Via R. Margherita, S.Teresa di Riva (ME) Tel Tel. Fax HALLEY SARDEGNA Via Ticino, 5 - Assemini (CA) Tel Fax HALLEY SARDEGNA FILIALE DI SASSARI Via Sulcis, 28/A - Sassari Tel Fax Garanzie HALLEY: Assistenza telefonica; aggiornamento programmi; assistenza presso il Cliente; subentro ad ogni obbligazione assunta dai Centri Halley in relazione al corretto funzionamento dei programmi indipendentemente dal Centro Halley che ha effettuato la fornitura. Tale garanzia può essere richiesta in forma scritta.