APPENDICE 1 AL CAPITOLATO TECNICO

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1 APPENDICE 1 AL CAPITOLATO TECNICO Funzionalità aggiuntive Capitolato tecnico Appendice 1 Funzionalità aggiuntive Pag. 1 di 5

2 PREMESSA Il protocollo informatico, attraverso l integrazione con le attività di gestione dei procedimenti amministrativi, con le procedure di accesso agli atti e le informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza un flusso informativo e documentale efficiente e snellisce le procedure. Esso costituisce l infrastruttura di base tecnico-funzionale a supporto del processo di ammodernamento e di trasparenza dell Amministrazione. Nel presente documento sono elencati i requisiti aggiuntivi minimi del nuovo sistema di protocollo per gli Uffici Giudiziari Periferici denominato PIGDE (Protocollo Informatico e Gestione Documentale Esteso) al fine di ottimizzare il sistema in uso agli uffici giudiziari, rispondenti ad esigenze emerse nell uso dell attuale applicazione. Si evidenzia che le funzionalità sotto illustrate non esauriscono tutte le modifiche e le funzioni richieste al nuovo sistema, oggetto di successiva e dettagliata analisi con il fornitore. A) FUNZIONALITA PER GLI UTENTI PROTOCOLLATORI 1. Atti pervenuti tramite interoperabilità. Il sistema deve consentire la consultazione preliminare alla registrazione del documento e degli eventuali allegati. Attualmente in alcune situazioni, ed in particolare nei casi in cui il mittente sia un altro ufficio giudiziario, non è consentita la visione dei documenti recapitati in interoperabilità nella fase antecedente la registrazione, con il risultato di obbligare il destinatario alla protocollazione senza una valutazione dell idoneità dell atto ad essere registrato (ad esempio note attinenti l ambito giudiziario o note già protocollate perché pervenute anche a mezzo posta cartacea o a mezzo fax). 2. Interoperabilità. Rubrica dei corrispondenti Attualmente è disponibile una rubrica di indirizzi PEC degli uffici giudiziari, inaccessibile alle modifiche da parte dell utente, e un collegamento agli indirizzi PEC presenti nell indice IPA (indirizzi in alcuni casi obsoleti). Il sistema di ricerca degli indirizzi risulta non immediato e di difficile approccio. Il sistema deve offrire un sistema ergonomico di ricerca degli indirizzi e la possibilità, per singola AOO, di creare e alimentare una rubrica di indirizzi PEC. 3. Interoperabilità. Firma digitale. Il sistema deve supportare meglio la firma digitale ed in particolare consentire l acquisizione di documenti creati in formato elettronico, validati con firma digitale, sia in arrivo che in partenza. Il sistema consente agli utenti protocollatori di inviare, attraverso la PEC integrata nello stesso sistema, mail anziché protocolli dal menu Servizi PEC USCITA. Tale funzionalità, al momento non attiva, andrebbe attivata per consentire un utilizzo pieno del sistema destinato a diventare lo strumento unitario per la gestione dei flussi documentali in entrata ed uscita, non solo di quelli soggetti a protocollazione. Capitolato tecnico Appendice 1 Funzionalità aggiuntive Pag. 2 di 5

3 4. Inoltro ad altro destinatario esterno di atti pervenuti alla AOO. Il sistema deve poter generare in automatico un protocollo in uscita riutilizzando un protocollo in entrata, con mantenimento dei dati di registrazione e possibilità di modifiche manuali agli elementi obbligatori e facoltativi da parte del protocollatore. 5. Unificazione della rubrica dei corrispondenti. Popolamento della rubrica unica anche da parte degli utenti documentali. Allo stato attuale esistono più rubriche in corrispondenza dei campi riferiti a soggetti. Le stesse rubriche possono essere popolate e modificate solo dagli utenti classificati come protocollatori. 6. Inoltro documenti. Il sistema non deve consentire che utenti che ricevono documenti per conoscenza possano reinoltrarli per competenza. 7. Protezione del protocollo riservato. Il protocollo riservato non deve consentire indebite intromissioni da parte di utenti non abilitati ai documenti riservati. Attualmente il protocollo permette di risalire indirettamente ad informazioni contenute in documenti riservati. Inserendo stringhe testuali presenti nella scheda di registrazione del documento riservato quest ultimo viene elencato dal sistema tra quelli rispondenti ai criteri di ricerca, sebbene l oggetto risulti celato da asterischi. Per questi documenti invece deve essere consentito l accesso soltanto agli utenti autorizzati; questi ultimi dovranno essere gli unici ai quali non sia inibita la ricerca integrale. 8. Deve essere attivata la funzionalità di protocollo di emergenza: deve poter esser caricato il registro di emergenza a qualsiasi profilo utente e la gestione del registro di emergenza deve prevedere la cancellazione delle registrazioni di emergenza una volta caricate sul sistema centrale. Le operazioni necessarie sono: Protocollazione di emergenza (ingresso/uscita/interno) Consultazione dei documenti protocollati prima del trasferimento Trasferimento interattivo dei protocolli al gestore documentale centrale Consultazione dopo il trasferimento in cui è possibile visualizzare la lista dei protocolli trasferiti al gestore documentale Esportazione dei protocolli lavorati in un file di formato XML Cancellazione di protocolli da lavorare dal sistema di emergenza Memorizzazione automatica del numero di registro di protocollo di emergenza nella scheda di registrazione del protocollo ordinario dopo il trasferimento dei dati. 9. Semplificazione delle opzioni per la registrazione di un nuovo protocollo: alcune opzioni accessorie attualmente presenti per la registrazione di un nuovo protocollo possono essere eliminate/marginalizzate al fine di semplificare e velocizzare l operazione. Capitolato tecnico Appendice 1 Funzionalità aggiuntive Pag. 3 di 5

4 10. Unificazione maschera di ricerca dei protocolli: al momento il sistema prevede la possibilità di fare due tipi di ricerche, quella semplice e quella libera con differenti tipologie di campi. Si ritiene utile unificare le due maschere inserendo tutti i campi obbligatori e facoltativi della maschera di registrazione dei protocolli, e quelli relativi all indice di titolario, all utente assegnatario, all utente creatore, all unità organizzativa assegnataria. B) FUNZIONALITA PER UTENTI DOCUMENTALI 1. Agli utenti documentali deve essere reso più semplice l iter per la fascicolazione, cioè l inserimento dei documenti nei fascicoli e nei sottofascicoli, riducendo le operazioni attuali, in particolare dopo la creazione di un fascicolo partendo dal documento lo stesso dovrebbe essere automaticamente inserito nel fascicolo creato, invece attualmente l utente dopo aver creato il fascicolo lo deve ricercare, selezionare e confermare l inserimento del documento nel fascicolo. 2. Per impedire il proliferare di sottofascicoli, non deve essere possibile creare sottofascicoli di sottofascicoli. 3. Occorre semplificare la visualizzazione della struttura dei fascicoli, riportando indicazioni sul fascicolo padre e rendendo graficamente evidente la distinzione tra fascicoli e sottofascicoli. 4. Occorre consentire agli utenti la possibilità di spostare un documento da un fascicolo ad un altro; attualmente il sistema consente unicamente di spostare un documento dal fascicolo padre al o ai relativi sottofascicoli e di rimuovere un protocollo dal fascicolo per poi ricercarlo e inserirlo nel fascicolo corretto. 5. Occorre rendere possibile la contestuale l attività di classificazione e fascicolazione. Al momento il sistema considera le due operazioni distinte e separate. 6. Occorre rendere possibile la classificazione per gruppi dei documenti assegnati ad un utente per competenza. Attualmente, infatti, è possibile classificare i documenti soltanto uno per volta e successivamente occorre fascicolarli in fascicoli o sottofascicoli. C) FUNZIONALITA AGGIUNTIVE DI AMMINISTRAZIONE DEL SISTEMA Alcune delle funzioni di seguito indicate sono attualmente realizzate dall help desk di II livello a cura del fornitore, previa acquisizione delle richieste da parte degli utenti tramite il sw Web GRPIGD. Si richiede lo sviluppo di specifiche funzionalità che consentano la gestione diretta di tali funzioni da parte dell Amministrazione mediante specifiche operazioni in grado di intervenire direttamente sulla base dati, una volta superati i necessari controlli di congruità logica e funzionale. In generale le funzioni da implementare dovranno essere disponibili per un ristretto numero di utenti incaricati di seguire l erogazione del servizio e di monitorare l utilizzo delle funzionalità del sistema a livello centrale; si potrà valutare in fase di analisi con il fornitore Capitolato tecnico Appendice 1 Funzionalità aggiuntive Pag. 4 di 5

5 l opportunità di delegarne qualcuna, in parte o integralmente, al responsabile locale del Protocollo o ad altro utente locale da questo specificatamente designato. L amministrazione del sistema attiene a due ambiti: quello di gestione locale per un set di funzionalità avente come dominio di riferimento una specifica AOO, e quello di gestione generale che risponde a requisiti di interesse dell insieme di tutte le AOO. Nell ambito della gestione locale della singola AOO devono essere implementate le seguenti funzioni: 1. Variazione protocollatori: inserimento, cancellazione e sostituzione di protocollatori; 2. Movimentazione addetti e responsabili di AOO: inserimento, cancellazione, trasferimento, variazione ruolo, assegnazione/revoca ad UO; 3. Variazioni organigrammi di AOO: inserimento UO, cambio denominazione UO, cancellazione UO, variazione dipendenza organizzativa. Nell ambito della gestione centrale devono essere presenti le seguenti funzionalità: 1. Gestione di modelli di AOO: si devono poter attivare le procedure di creazione/modifica di modelli di organigramma, titolario, profili di utenti documentali 2. Attivazione di nuove AOO; devono essere possibili le seguenti operazioni: - la creazione dell entità AOO con i suoi attributi (es. Responsabile AOO, PEC con associazione dell indirizzo casella, ecc.) - l eventuale associazione al modello di organigramma (o la creazione diretta di unità organizzative) - l eventuale associazione del modello di titolario (o la creazione diretta dell albero di titolario) - l associazione agli utenti di ruoli/profili disponibili - l attivazione dell AOO - Il monitoraggio delle coordinate organizzative sulle quali la singola AOO è in grado di intervenire (situazione di protocollatori, addetti, responsabili, dell organigramma dell ufficio. Report delle modifiche operate a livello della singola AOO). 3. Reportistica relativa alle AOO, con diverse modalità di aggregazione. Al fine di consentire il monitoraggio dell intero sistema, mediante statistiche e reportistiche aggregate, andranno previste operazioni specifiche, che potranno essere utilizzate sia dai tecnici dell amministrazione che dai responsabili funzionali/organizzativi delle tematiche di protocollo. Capitolato tecnico Appendice 1 Funzionalità aggiuntive Pag. 5 di 5