My Aliseo. Il vento che spazzerà via gran parte dei giustificativi cartacei

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1 My Aliseo Il vento che spazzerà via gran parte dei giustificativi cartacei Dott.ssa Paola Di Sapia U.O. Rilevazione e Monitoraggio Orario di Lavoro Sezione Personale T-A- DIREZIONE RISORSE UMANE- Bari novembre 2018

2 MODALITA DI ACCESSO Accedere a My Aliseo dal sito dell Università dalla Home page mediante il menù a tendina in alto a sinistra servizi on line presenze Uniba oppure dalla pagina della Direzione Risorse Umane Sezione Personale T-A - U.O. Rilevazione e Monitoraggio Orario di Lavoro cliccando sul link presenze web.

3 collegandosi al portale da qualsiasi PC con connessione ad INTERNET mediante SMARTPHONE con scheda dati INTERNET POINT.

4 Organizzazione del sistema VISUALIZZAZIONI Sono abilitati a visualizzare i cartellini di presenza del personale assegnato alla struttura Direttore della Direzione/ Dipartimento Capo Sezione/Coordinatore tutto il personale assegnato alla Direzione/ Dipartimento tutto il personale assegnato alla Sezione/ Coordinamento Capo U.O. tutto il personale assegnato alla U.O.

5 .continua organizzazione del sistema. AUTORIZZAZIONI Sono abilitati ad autorizzare/prendere visione delle richieste Direttore della Direzione Capo Sezione e Coordinatore Capo U.O. soltanto dei CAPI SEZIONE e COORDINATORE soltanto dei Capi delle U.O. afferenti alla Sezione e al Coordinamento soltanto del personale assegnato alla U.O.

6 di conseguenza non è consentito avanzare richieste a soggetti non abilitati pur appartenenti alla stessa Direzione/Dipartimento. autorizzare/prendere visione di richieste avanzate da soggetti diversi da quelli indicati.

7 Si apre la pagina iniziale di My Aliseo inserire le proprie credenziali, le stesse del cedolino.

8 Si apre la pagina seguente Chi ha un ruolo di responsabilità visualizza, oltre alle proprie richieste, anche il proprio staff, le richieste pendenti e la delega richieste. Chi non ha un ruolo di responsabilità visualizza soltanto le proprie consultazioni, la registrazione richieste e le richieste effettuate.

9 REGOLE GENERALI per avanzare richieste di congedi e permessi giornalieri 1)Le richieste DEVONO essere formulate ENTRO E NON OLTRE il giorno di fruizione di quanto richiesto. 2) Le richieste regolarmente AUTORIZZATE sono automaticamente registrate nel sistema. 3) Le richieste NON AUTORIZZATE devono essere corredate di MOTIVAZIONE da parte del soggetto titolato all autorizzazione (la motivazione è acquisita nel sistema).

10 .continua regole. 5) Una volta INVIATA una richiesta di congedo/permesso, il lavoratore NON la può rettificare né annullare. In caso di errore nella richiesta o di ripensamento dovrà chiedere al Responsabile di respingerla se non l ha ancora autorizzata o di annullarla se già autorizzata. 6) Una volta presa in carico non è più modificabile da My Aliseo.

11 .continua regole. 7) Una richiesta già inviata e/o autorizzata può essere annullata. L annullamento dovrà essere richiesto con una mail al Responsabile di struttura che, se intende accordarlo, dovrà inoltrare la mail all indirizzo agol@ateneo.uniba.it dichiarando espressamente la autorizzazione all annullamento. es: richiesta ferie autorizzata: a) mail a Responsabile con richiesta annullamento b) autorizzazione annullamento inviata da responsabile a agol@ateneo.uniba.it

12 .continua regole. Se il Responsabile non ritiene di accordare la modifica o l annullamento il congedo richiesto resterà automaticamente acquisito al sistema rilevazione presenze. Soltanto il ricovero ospedaliero del lavoratore, la malattia superiore a 3 giorni, il lutto, la partecipazione ad esami e la documentata grave infermità sono motivo di INTERRUZIONE del congedo ordinario per ferie (CCNL in vigore). In tali casi, la richiesta di congedo già formulata e autorizzata può essere annullata per essere sostituita per uno dei predetti motivi di assenza che dovranno essere giustificati mediante regolare giustificativo cartaceo o certificazione medica.

13 SI VA A COMINCIARE Richiesta congedi ordinari per ferie/festività abolite Richiesta giustificativo omessa timbratura giornaliera Richiesta permessi giornalieri L. 104/1992 e s.m.i.

14 RICHIESTA GIUSTIFICATIVO ASSENZA Per effettuare la richiesta giustificativo di assenza dell intera giornata aprire la cartella registrazione richieste selezionare la voce giustificativi.

15 giustificativi In corrispondenza della voce GIUSTIFICATIVI selezionare una delle seguenti opzioni: congedo ordinario per ferie ANNO IN CORSO (cod. 67) congedo ordinario per ferie ANNO PRECEDENTE (cod. 200) congedo ordinario per ferie 18 MESI PRECEDENTI (cod. 201) congedo ordinario FESTIVITA ABOLITE (cod. 37) dimenticanza BADGE magnetico per INTERA GIORNATA (cod. 50) permesso giornaliero CURA FIGLI DISABILI (< di 3 anni cod. 63) permesso giornaliero ASSISTENZA DISABILI (cod. 65) permesso giornaliero LAVORATORI DISABILI (cod.66)

16 RICHIESTA CONGEDI ORDINARI PER FERIE/FESTIVITA ABOLITE (cod ) Tutte le ferie e le festività devono essere richieste preventivamente. Il termine ultimo per la richiesta è il giorno stesso della fruizione, prima dell inizio del turno di lavoro. le ferie dell anno in corso devono essere fruite entro la fine dell anno in casi eccezionali possono rinviarsi max 10 giorni (max 12 per chi effettua la settimana lunga) ai 18 mesi successivi. es. ferie anno 2018 da fruire entro 30 giugno 2020 le ferie dell anno precedente rispetto all anno in corso devono essere fruite entro il 30 giugno dell anno successivo. es. ferie del 2017 da fruire entro il le festività abolite devono essere fruite entro il 31 dicembre dell anno di competenza. Quelle non fruite sono perse.

17 continua congedi ordinari Selezionare dal menù a tendina il congedo di cui si vuole usufruire

18 . continua congedi ordinari. Scegliere, con l ausilio del calendario, la data di inizio del congedo e la data di fine. ATTENZIONE il numero dei giorni effettivi di congedo DEVE corrispondere all effettiva disponibilità dello stesso. es. inizio 1 agosto 2018 fine 27 agosto 2018 = 20 giorni lavorativi. Per poter formulare la richiesta DEVONO essere disponibili 20 giorni di congedo ordinario per ferie anno corrente e/o anno precedente o festività abolita.

19 .continua congedi ordinari. E possibile diversificare il periodo chiedendo ad es. : dall 1 agosto al 6 agosto 2018 dal 7 agosto al 10 agosto 2018 dal 13 agosto al 17 agosto 2018 dal 20 agosto al 27 agosto giorni di congedo ordinario per festività abolite; 4 giorni di congedo ordinario per ferie anno precedente; 4 giorni di congedo ordinario per ferie anno corrente (chiusura disposta dal Direttore Generale non è da richiedere in quanto registrata d ufficio ad inizio anno); 6 giorni di congedo ordinario per ferie anno corrente.

20 . continua congedi ordinari. ATTENZIONE!!!! Il sistema bloccherà la richiesta in caso di: - richiesta formulata per un numero di giorni superiore alla disponibilità. - richiesta formulata per un periodo in cui è già prevista la chiusura dell Università (in tal caso bisogna richiedere solo i giorni ulteriori rispetto alla chiusura).

21 .continua congedi ordinari. La voce «contrattuale» indica che il congedo/permesso richiesto copre l intera giornata lavorativa. Il campo «note» può essere utilizzato per trasmettere al Responsabile della Struttura eventuali comunicazioni. La compilazione non è obbligatoria.

22 . continua congedi ordinari. completate le operazioni premere il tasto INVIA il Responsabile della Struttura riceve una mail di segnalazione dell invio della richiesta. Fino a quando il Responsabile della struttura non evade la richiesta i giorni impegnati dalla stessa restano bloccati vale a dire che non possono essere conteggiati per un altra richiesta.

23 RICHIESTA GIUSTIFICATIVO OMESSA TIMBRATURA GIORNALIERA (Cod. 50) Selezionare la voce «giust. omesse timbr. giornaliere» Indicare il giorno relativo alla dimenticanza del badge magnetico. Non si possono formulare richieste per giorni già trascorsi. Il lavoratore che ha dimenticato il badge è in servizio e DEVE tempestivamente darne comunicazione al responsabile di struttura Sarà giustificata l intera giornata secondo l orario di servizio previsto. Non è possibile inserire orari diversi (non si possono inserire transiti). Il sistema bloccherà la richiesta in caso di: - richiesta relativa a giorni passati. - numero di richiesta superiore a 10 dimenticati badge nell anno solare.

24 RICHIESTA PERMESSI GIORNALIERI L. 104/1992 e s.m.i. (cod ) 1) selezionare la voce desiderata tenendo conto della tipologia di diritto riconosciuto CURA FIGLI DISABILI (< di 3 anni) 3 giorni al mese (cod. 63) ASSISTENZA DISABILI 3 giorni al mese (cod. 65) LAVORATORI DISABILI 3 giorni al mese (cod. 66) 2) selezionare, con l ausilio del calendario, la data di inizio e fine del permesso. 3) premere il tasto INVIA I giorni richiesti, se validati dal Responsabile di Struttura per presa visione, vengono automaticamente registrati.

25 .continua permessi giornalieri. - la richiesta dev essere formulata all inizio del mese (salvo eventuali modifiche successive) e, in ogni caso, entro e non oltre il giorno di fruizione. - la richiesta può essere formulata soltanto dagli aventi diritto sulla base della pratica di accesso ai permessi e della eventuale rivedibilità dell assistito e/o del portatore. - dopo la data di revisione, e in attesa della stessa, i permessi dovranno essere richiesti con giustificativo cartaceo. - i 3 giorni al mese possono essere consecutivi o frazionati. - il sistema si BLOCCA in caso di superamento dei giorni disponibili. - la rettifica di giornate già richieste deve essere formulata dal lavoratore al Responsabile di Struttura che, se l accorda, inoltra la mail all indirizzo agol@ateneo.uniba.it. - alla rettifica nel sistema provvedono gli operatori della U.O. Rilevazione e Monitoraggio Orario di Lavoro.

26 RICHIESTA REGOLARIZZAZIONE TRANSITI Per effettuare una richiesta di regolarizzazione timbrature errate, omesse o non codificate: aprire la cartella registrazione richieste selezionare la voce transiti.

27 .continua richiesta regolarizzazione. Inserire la data di riferimento per la quale si intende richiedere la regolarizzazione Premere il tasto INVIA

28 .continua richiesta regolarizzazione.

29 .continua richiesta regolarizzazione. Sono presenti: in alto nella riga centrale TRANSITI ESISTENTI NUOVI TRANSITI Selezionare la correzione che si intende richiedere tra: 1. correzione del verso del transito effettuato; 2. inserimento di un transito omesso; 3. inserimento di una causale omessa (cod. 59, 60, 61, 72, 73, 111, 112, 113);

30 .continua correzione verso del transito. 1) Posizionarsi sul primo campo dei TRANSITI ESISTENTI 2) Selezionare il VERSO che si chiede di correggere E o U [NON SI DEVE MODIFICARE L ORARIO] 3) Premere il tasto INVIA

31 .continua inserimento transito omesso. 1) Posizionarsi sul primo campo dei NUOVI TRANSITI 2) inserire il verso E/U della timbratura omessa [formato 00.00] 3) inserire l orario mancante (deve trattarsi di orario trascorso e non futuro) 4) premere il tasto INVIA

32 .continua inserimento causale omessa. 1) Posizionarsi sull orario da causalizzare presente nei TRANSITI ESISTENTI 2) selezionare la causale tra il cod. 59 permesso breve da recuperare, il cod. 60 permesso per servizio, il cod. 61 permesso per disbrigo pratiche personali presso l amministrazione centrale, il cod. 72 permesso per assemblea sindacale, il cod. 73 permesso per invito del Rettore, i cod. 111/112/113 attività aggiuntiva 3) premere il tasto INVIA

33 Regole generali per la regolarizzazione dei transiti 1) è possibile regolarizzare due errori per la stessa timbratura: è necessario effettuare due richieste distinte 2) non è possibile eliminare TRANSITI ESISTENTI 3) Non è consentito chiedere l inserimento di TUTTE le timbrature omesse nella giornata. In tale ipotesi bisogna richiedere il cod. 50 dimenticato badge per l intera giornata (disposizione soggetta a controllo disciplinare orario di lavoro) 4) la richiesta di regolarizzazione dev essere effettuata entro nel più breve tempo possibile e, in ogni caso non oltre il 40 giorno dalla conclusione del mese. La regolarizzazione nei termini sarà elaborata nel ricalcolo del cartellino previsto per il 40 giorno dalla conclusione del mese. 5) dopo aver inviato le richieste di regolarizzazione/inserimento transiti, al Responsabile di Struttura arriva una mail di segnalazione 6) il Responsabile, accedendo a My Aliseo, troverà tra le «richieste pendenti», alla voce «transiti», tutte le richieste effettuate dai propri collaboratori 6) il Responsabile dovrà validare la richiesta o respingerla.

34 PROCEDURE A CURA DEI RESPONSABILI DI STRUTTURA AUTORIZZAZIONE/PRESA VISIONE CONGEDI E PERMESSI e REGOLARIZZAZIONE TRANSITI

35 REGOLE COMUNI PER L AUTORIZZAZIONE/PRESA VISIONE CONGEDI E PERMESSI e REGOLARIZZAZIONE TRANSITI - Una richiesta di CONGEDO dev essere autorizzata o rigettata entro il giorno antecedente la fruizione. - Il lavoratore non è considerato in congedo se non ha ricevuto l autorizzazione. - La mancata regolarizzazione dei transiti non consente il calcolo corretto delle ore lavorate nella giornata e, di conseguenza, il calcolo corretto del saldo del mese.

36 AUTORIZZAZIONE/RIGETTO RICHIESTE CONGEDI E PERMESSI A seguito dell invio della richiesta di CONGEDO E/O PERMESSO il Responsabile di Struttura riceve una MAIL sul proprio indirizzo di posta istituzionale. Oggetto della mail: Richiesta di inserimento assenze: Matr Cognome e Nome del collaboratore.

37 Il responsabile di Struttura deve: - accedere a My Aliseo con le proprie credenziali - aprire la cartella Richieste pendenti - selezionare la voce Giustificativi.continua procedure autorizzazione/rigetto - appare un elenco con tutte le richieste pendenti del personale della struttura; - l elenco riporta il cognome e il nome del richiedente, la data della richiesta, il periodo richiesto, il relativo giustificativo ed eventuali note del collaboratore;

38 .continua procedure autorizzazione/rigetto

39 .continua procedure autorizzazione/rigetto Il Responsabile deve selezionare dal menù a tendina la voce Accettata Respinta Rinviata in caso di ACCETTAZIONE la richiesta è automaticamente registrata sul cartellino del dipendente che riceverà una mail di avvenuta accettazione. in caso di RIGETTO/RINVIO il Responsabile ha l obbligo di inserire la MOTIVAZIONE esplicitando il motivo del diniego/rinvio. Il richiedente riceverà una mail di diniego/rinvio e dovrà riformulare la richiesta.

40 PROCEDURA AUTORIZZAZIONE/RIGETTO REGOLARIZZAZIONE TRANSITI Il responsabile di Struttura deve: - accedere a My Aliseo con le proprie credenziali - aprire la cartella Richieste pendenti - selezionare la voce Transiti Si apre la seguente videata

41 continua regolarizzazione transiti 1 e 6) richiesta la regolarizzazione di errore di verso; 2, 3 e 4) richiesta la regolarizzazione dell omissione dei transiti di uscita; 5) Richiesta regolarizzazione causale omessa;

42 Attenzione.continua regolarizzazione. come già accadeva con i giustificativi cartacei, l inserimento di transiti OMESSI E L AGGIUNTA DI CAUSALI modifica il «peso» della giornata. I Responsabili di Struttura dovranno prestare attenzione alle conseguenze determinate dalla validazione di omesse timbrature e/o aggiunta di causali. Non è consentito autorizzare l omissione di tutti i transiti di una giornata: in tal caso il dipendente dovrà chiedere di giustificare con il giustificativo giornaliero di dimenticato badge per l intera giornata (cod.50 disposizione soggetta a controllo disciplinare orario di lavoro)

43 Effetti sul cartellino