ACCESSO AL HR PORTAL DIPENDENTE

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1 Manuale Utente

2 ACCESSO AL HR PORTAL DIPENDENTE Accedere ad internet tramite uno dei più comuni browser: Internet explorer Mozzilla Firefox Google Chrome Digitare l indirizzo del sito internet di P&S: e si visualizzerà la pagina sotto: Cliccare sulla voce AREA UTENTE e si aprirà la pagina sotto.

3 A seconda del servizio erogato selezionare il proprio portale di riferimento scegliendo tra Paghe-WEB o Project

4 Accesso dell Utente All interno dell applicativo sono gestite due tipologie di utenze: - Approvatore - Collaboratore. Ogni dipendente dell azienda, sia che si tratti di un approvatore, sia che si tratti di un collaboratore, viene identificato della procedura attraverso un nome utente ed una password di accesso. cliccare su Accedi (o premere il tasto invio)

5 Si aprirà la pagina per l inserimento delle credenziali, le quali inizialmente saranno fornite da P&S. Una volta inserite, l utente deve selezionare e successivamente modificarla: La password dovrà essere modificata al primo accesso dell utente. Se l utente non accede per 30 giorni consecutivi il sistema lo disabilita automaticamente.

6 Guida operativa per il collaboratore PREMESSA - My Workspace CARTELLINO MENSILE - Sezione foglio presenze VISUALIZZAZIONE DELLE RICHIESTE INSERIMENTO GIUSTIFICATIVI/MANCATE TIMBRATURE - Inserimento giustificativi - Inserimento mancate timbrature ELENCO SEGNALAZIONI

7 Premessa Questo modulo di Hr-Workflow permette ai dipendenti dell azienda di interagire con la gestione delle proprie presenze ed assenze tramite tecnologie di connessione internet. È possibile richiedere giustificativi come ferie, permessi, ecc, omissioni di timbratura, liquidazioni di prestazioni aggiuntive che confluiscono all interno del sistema di rilevazione presenze una volta autorizzati da dipendenti preventivamente definiti come autorizzatori. La procedura si apre direttamente nella pagina di Workflow presenze, dove ci sono i Punti di Menù dell applicativo.

8 Descrizione della pagina Iniziale My Workspace Daily Planner Sotto la sezione My Work sarà presente il gadget di collegamento al modulo workflow Informazione Personali Sotto la sezione My Space sarà presente la documentazione (cedolini,cu ecc)

9 Comunicazioni Aziendali è il punto in cui sarà presente la documentazione pubblicata dall ufficio personale che sarà possibile scaricare da parte dell utente

10 Collegamento Applicativo Workflow Selezionando il campo Workspace in alto a sinistra si potranno vedere i vari collegamenti all applicativo, in questo caso selezionare HR-Workflow

11 Come prima schermata si potrà notare un anteprima della situazione mensile riguardante le giornate anomale e le timbrature effettuate nei vari giorni, con la possibilità di giustificare direttamente tramite l apposito campo: Inserimento giustificativo

12 Cartellino Mensile La stessa schermata si può raggiungere selezionando: Menù applicativo Cartellino mensile Il cartellino mensile, all interno della sezione Cartellino, consente di monitorare le proprie timbrature, i propri giustificativi e le proprie richieste relativi a tutto il mese ed eventuali anomalie da giustificare.

13 Attraverso l apposito tasto funzione l utente ha la possibilità di inserire i giustificativi per la giornata selezionata. Il quadrato rosso rappresenta le giornate che risultano anomale dall importazione dei dati dalla rilevazione presenze. Cliccando sopra lo stesso, l utente può interagire direttamente con gli estremi dell anomalia da giustificare ed inserire la richiesta di giustificativo o di omissione timbratura. Il giustificativo può essere inserito per tutta la giornata (Immagine 1) o per una fascia oraria ben specifica (Immagine 2), e per inserire la timbratura basterà definire la tipologia e l ora specifica (Immagine 3). Immagine 1

14 Immagine 2 Immagine 3 Cliccando sul tasto INVIA si procederà con l inserimento del giustificativo.

15 Selezionando una timbratura, si potrà andare a gestire l inversione delle timbrature.

16 Visualizzazione Richieste La visualizzazione delle richieste consente di monitorare lo stato delle richieste di giustificativi e di omissioni di timbratura già inserite, potendo eventualmente filtrare quelle in attesa, approvate, respinte e cancellate. L utente ha la possibilità di filtrare la visualizzazione delle richieste inserite per esito (in attesa, approvate, respinte, cancellate), per tipo di giustificativo e per singolo di giustificativo. Per ogni singola richiesta la figura rappresentate da e quelle respinte da rappresenta le richieste approvate; quelle in attesa sono L utente ha anche la possibilità di cancellare la richiesta inserita, prima che venga trattata dall approvatore, attraverso l apposito tasto funzione.

17 Inserimento richieste L inserimento giustificativi consente di richiedere giustificativi a fronte di anomalie già generate dall elaborazione della rilevazione presenze oppure preventivamente per periodi futuri e mancate timbrature. All interno della sezione GIUSTIFICATIVI l utente ha la possibilità di selezionare il giustificativo attraverso la combo box

18 Nella sezione MANCATE TIMBRATURE l utente può richiedere l omissione timbratura specificando la data, l ora, il verso (entrata o uscita) ed un eventuale motivazione:

19 Elenco segnalazioni L elenco segnalazioni consente di visualizzare la propria situazione nel mese di riferimento Cliccando la giornata anomala (caratterizzata dal pallino rosso), l utente può interagire direttamente con gli estremi dell anomalia da giustificare ed inserire la richiesta di giustificativo o di omissione timbratura 19

20 Approvatore L approvatore riceverà una mail per ogni giustificativo inserito da un proprio collaboratore. Potrà approvare/respingere ogni richiesta direttamente dal testo della mail. In alternativa può accedere al cartellino e selezionare la sezione Collaboratori per validare le richieste (Immagine 4); o cliccare sul campo Richieste per filtrare quelle in attesa, approvate, respinte e cancellate (Immagine 5). Se l approvatore effettua un inserimento per conto di un suo collaboratore, il giustificativo risulterà approvato automaticamente. Immagine 4 20

21 Immagine 5 21

22 Per poter visualizzare la situazione mensile dei propri collaboratori, basterà selezionare Elenco segnalazioni. 22