Linee Guida (Utente Collaboratore)

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1 Linee Guida (Utente Collaboratore) Documento aggiornato al 31 marzo 2014 Applicativi coinvolti: HR-GTL INTRODUZIONE...2 PREMESSA...3 IL MODULO TIMESHEET...4 L'ACCESSO DELL'UTENTE...5 COMPILAZIONE TIMESHEET...6 TIMESHEET MENSILE...7 PIANIFICAZIONE...10 Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 1 di 10

2 INTRODUZIONE Lo scopo di questo documento è quello di fornire all utente le linee guida relative alle principali funzioni dell'applicativo. È indispensabile, al fine dell utilizzo autonomo della procedura, la partecipazione alle sessioni formative previste dal personale Zucchetti. Inoltre per ogni singola realtà aziendale possono essere tuttavia necessarie ulteriori specifiche illustrate dal consulente applicativo Zucchetti durante la fase di start up del prodotto. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 2 di 10

3 PREMESSA Hr-WorkFlow Zucchetti si colloca all interno della Suite Hr Zucchetti per la gestione delle risorse umane, rappresenta la soluzione completamente modulare che garantisce, mediante specifici moduli attivabili separatamente, l informatizzazione del flusso documentale tra l intera azienda e la direzione del personale. Tale flusso può riguardare i giustificativi (ritardi, permessi, etc) e le richieste di timbrature mancanti in relazione alla rilevazione delle presenze, Modulo Presenze ; le pianificazioni di periodi di ferie, Modulo Piano ferie ; le pianificazioni di eventi di trasferta, Modulo Travel ; la certificazione delle spese sostenute in fase di trasferta, Modulo Expense ; la specifica delle attività lavorative Modulo Timesheet ; la variazione dei dati anagrafici e fiscali, Modulo Wfcom. L accesso all'applicativo avviene attraverso il portale Hr Portal, inglobato in IAF-Infinity Application Framework che rappresenta un luogo virtuale che integra tutte le funzionalità ed i servizi degli applicativi della Suite Hr Zucchetti oltre che un valido strumento di employee relationship management. Hr Portal ha lo scopo di ottimizzare i processi di gestione e di comunicazione e di snellire e migliorare l efficienza delle attività dell ufficio del personale. Permette di pubblicare on line tutti i servizi, le informazioni, gli employee self services per i collaboratori e le applicazioni riservate all ufficio del personale. Si tratta di un utile sistema per la gestione della conoscenza, della collaborazione, dei contenuti e della documentazione, in perfetta sintonia con l avvento del web 2.0 ed il cambiamento del modo di fruire internet, trasformato da luogo di gestione dei dati e delle transazioni a spazio all interno del quale condividere, collaborare, socializzare e partecipare. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 3 di 10

4 IL MODULO TIMESHEET Il modulo Timesheet dell'applicativo Hr-Workflow permette ai dipendenti dell azienda di associare le proprie ore lavorate ai vari progetti/commesse al fine di consentire al Project Management di monitorare correttamente lo stato di avanzamento delle attività e di distribuire i costi in modo ottimale in merito alla gestione della contabilità analitica aziendale. Il collaboratore può definire il tempo impiegato ogni giorno su ciascun progetto, commessa, attività, etc. Il management aziendale può controllare in modo efficace la redditività dei progetti/commesse e la produttività delle varie risorse impiegate. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 4 di 10

5 L'ACCESSO DELL'UTENTE All interno dell applicativo sono gestite tre diverse tipologie di utenze : Collaboratore; Approvatore; Responsabile di Commessa. Ogni dipendente dell azienda, sia che si tratti di un approvatore, sia che si tratti di un collaboratore, viene identificato nell'applicativo attraverso le Credenziali di accesso composte da un nome Utente e da una Password. Il nome utente può essere formato secondo diverse logiche che vengono decise in fase di start up della procedura; anche la modalità di assegnazione della password deve essere parametrizzata in fase di start up del sistema. L'utente inserisce il Nome Utente, la Password e agisce sul tasto La prima volta che l'utente accede al sistema è obbligato a modificare la Password, come raffigurato nell'immagine seguente. Dopo aver effettuato l accesso, attraverso il link Applicativi HrGtl, il collaboratore ha a disposizione i menu relativi al modulo "Timesheet" come raffigurato nell'immagine seguente. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 5 di 10

6 COMPILAZIONE TIMESHEET Si tratta del menu attraverso il quale il collaboratore specifica a quali progetti e/o attività ha fatto riferimento la propria attività lavorativa. Esistono varie tipologie di timesheet che possono essere attivate all interno del sistema: "Mensile" : prevede che il collaboratore invii all approvatore un unica richiesta di validazione per l intero mese; "Settimanale" : prevede che il collaboratore invii all approvatore richieste di validazione che riguardano le registrazioni di una settimana; "Giornaliero" : prevede che il collaboratore invii all approvatore richieste di validazione che riguardano le registrazioni di singoli giorni. Decadale : prevede che il collaboratore invii all approvatore richieste di validazione che riguardano registrazioni di decadi, in riferimento alle tre decadi del mese, dal giorno 1 al giorno 10 dal giorno 11 al giorno 20, dal giorno 20 alla fine del mese. Quindicinale :prevede che il collaboratore invii all approvatore richieste di validazione che riguardano registrazioni di quindici giorni in riferimento alla quindicina dal giorno 1 al giorno 15 dal giorno 15 alla fine del mese. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 6 di 10

7 TIMESHEET MENSILE Il Timesheet mensile risulta la modalità di compilazione più utilizzata. All accesso al dialogo interessato il programma propone automaticamente la compilazione del codice azienda e del codice del dipendente, in relazione ai dati del collaboratore. La selezione del mese e dell anno di riferimento consente la visualizzazione immediata della pagina di riferimento, come raffigurato nella seguente immagine. Per spostarsi ai giorni successivi oppure ai giorni precedenti. Per inserire una nuova registrazione è necessario scegliere l apposita opzione Alla selezione dell'opzione "Aggiungi" il programma propone le entità che sono state configurate all interno del sistema, evidenziando, in fase di inserimento delle registrazioni, quelle la cui compilazione risulta obbligatoria, come raffigurato nella seguente immagine. L inserimento della registrazione si conclude con l'opzione Salva. Dopo aver effettuato l'inserimento delle entità coinvolte è necessario stabilire eventuali ore ordinarie o straordinarie lavorate sulle stesse, all interno delle varie giornate del mese accessibili attraverso le apposite colonne e caselle come raffigurato nell'immagine seguente. La cancellazione di una registrazione avviene attraverso l'icona La modifica di una registrazione avviene attraverso l icona Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 7 di 10

8 L utente può salvare i dati inseriti attraverso l apposita opzione Nella sezione Dati generali sono visualizzati i dati relativi alle Timbrature ed ai Giustificativi provenienti dal sistema di rilevazione presenze, come raffigurato nell'immagine sotto riportata. Nella sezione Pianificazione sono evidenziate eventuali "Pianificazioni" espresse in percentuale oppure in quantità effettiva di ore presenti per il dipendente, inserite dal proprio responsabile oppure, se previsto in base alla impostazioni del sistema, dal dipendente stesso. Se le impostazioni del sistema lo prevedono, il collaboratore ha a disposizione la sezione Ins.giustificativi all interno della quale può inserire i "Giustificativi" per il modulo "Presenze" di "Hr-Workflow", come raffigurato nell'immagine sotto riportata. I giusitificativi possono essere condivisi con il sistema di rilevazione presenze una volta approvati a tutti i livelli gestiti all interno del sistema. L inserimento dei giustificativi avviene attraverso l apposita opzione Il dialogo di inserimento dei giusitificativi è raffigurato dalla seguente immagine. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 8 di 10

9 Nella sezione Ins.giustificativi l'utente può visualizzare le richieste in attesa, approvate, respinte, cancellate imputate attraverso la stessa e trattate dai responsabili attraverso il modulo presenze di Hr-WorkFlow, come raffigurato nella seguente immagine. L'utente può scorrere le giornate di cui visualizzare le sezioni appena descritte attraverso le apposite frecce Il collaboratore può correlare eventuali note al proprio timesheet utilizzando l apposita sezione "Note Timesheet", come raffigurato nella seguente immagine. L'utente agisce sull'icona per inviare il timesheet all approvazione, secondo le gerarchie previste all interno del sistema. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 9 di 10

10 PIANIFICAZIONE La funzione "Pianificazione" è a disposizione del collaboratore quando è previsto dalle impostazioni del sistema. Permette di inserire a preventivo la ripartizione delle proprie ore lavorate su determinate entità specificando quantitativi di ore oppure percentuali. Al richiamo del dialogo il programma propone automaticamente la compilazione del codice azienda e del codice dipendente, in relazione ai dati del collaboratore. Per creare una nuova pianificazione l'utente agisce sul bottone Per definire il periodo di validità l'utente agisce sui campi Data inizio e Data fine. L'utente specifica se l assegnazione delle ore è eseguita in base a quantitativi specifici oppure a percentuali, attraverso la scelta Quantità o Percentuale in relazione al campo Ripartizione Ore". L'utente agisce attraverso l opzione Definizione oppure Correzione per indicare se rispettivamente sta procedendo alla creazione di una nuova pianificazione oppure alla modifica di una precedentemente creata e valorizzata automaticamente dal programma in base all impostazione dei campi Data inizio e Data fine nella griglia sottostante di Registrazioni effettuate. L inserimento della ripartizione delle ore avviene all interno della sezione Inserimento Registrazione specificando le entità di riferimento e la percentuale oppure la quantità di ore da assegnare a loro in base alla scelta effettuata nel campo Ripartizione ore. L inserimento della transazione termina con la scelta dell opzione Inserisci. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 10 di 10