Software di gestione delle presenze. SOMEtime WEB. Pagina 1. (Edizione del 05/06/2013)

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1 Software di gestione delle presenze SOMEtime WEB (Edizione del 05/06/2013) Pagina 1

2 Introduzione SOMEtime Web consente la gestione, in maniera intuitiva e veloce, delle richieste di ferie e permessi da parte dei dipendenti e la supervisione delle stesse da parte dei responsabili per i propri riporti. Per accedere all'interfaccia Web di gestione sarà necessario effettuare un login, utile ad impedire che chiunque possa accedere ai dati personali. Ogni dipendente avrà diritto ad una sua personale password di accesso, in modo tale da mantenere alto il livello di riservatezza delle operazioni. L accesso a SometimeWeb può essere effettuato dal Portale di Lotus Notes oppure digitando sulla barra indirizzo del proprio browser: Pagina 2

3 Menu di SOMEtime Web La schermata Home è la pagina di SOMEtime Web dalla quale è possibile accedere alle funzioni principali. La sezione si suddivide in: Report delle presenze Da questa sezione è possibile generare alcuni report per controllare la propria situazione di presenza/assenza. Inserimento/Richiesta eventi Per evento si intende una qualsiasi richiesta per ferie, malattia, trasferta, servizio, straordinario o recupero che potrà avere o meno un ciclo approvativo. In questa sezione è possibile inserire, modificare o eliminare gli eventi personali. Funzioni per i responsabili In questa sezione è possibile autorizzare eventuali richieste effettuate dai dipendenti e generare dei report dei dipendenti del proprio gruppo di lavoro. Coordinatori In questa sezione è possibile inserire gli eventi riferiti ad un collega. Anche in questo caso, a seconda del tipo di causale, ci sarà un ciclo approvativo o meno. Visualizzazione colleghi In questa sezione è possibile visualizzare la situazione di presenza/assenza di tutti i colleghi. Pagina 3

4 Report delle presenze In questa sezione è possibile generare il proprio cartellino (report cedolino). Occorre selezionare il periodo per il quale si intende generare il report scelto. Da questa sezione è inoltre possibile accedere alla banca dati delle informazioni personali relative al saldo di eventuali recuperi richiesti o utilizzati espressi in ore (pagina delle informazioni personali). Pagina 4

5 Inserimento/Richiesta eventi In questa sezione è possibile: - inserire un nuovo evento - sollecitare l approvazione al proprio responsabile - visualizzare i dettagli di un evento inserito precedentemente - modificare un evento - eliminare un evento Si clicca sul link Aggiungi Nuovo Evento per aprire la finestra di inserimento degli eventi dalla quale sarà possibile selezionare il tipo, la data/ora di Inizio e Fine periodo. Pagina 5

6 E anche possibile inserire note per il responsabile addetto all'autorizzazione e/o note visibili ai colleghi. Premere il pulsante Invia richiesta a per confermare e notificare l'evento o Annulla per disdire la procedura di inserimento. Una volta inviata la richiesta verrà inviata automaticamente una al proprio responsabile e l'evento viene aggiunto all'elenco. Sarà possibile sollecitare la risposta, modificare o eliminare l'evento inserito. ATTENZIONE PER L UTILIZZO DEGLI EVENTI CONSULTARE LA GUIDA PER L INSERIMENTO DEGLI EVENTI IN APPENDICE Funzioni per i responsabili In questa sezione, limitata ai soli utenti che hanno la qualifica di responsabili, è possibile verificare e autorizzare eventuali richieste effettuate dai dipendenti e generare i report delle presenze dei propri riporti. Autorizzazione eventi Una volta cliccata la sezione Autorizzazione Eventi, compare l'elenco degli eventi da autorizzare e degli eventi già autorizzati, inoltre il responsabile riceverà una e mail per ogni richiesta da parte del proprio riporto. Ogni responsabile potrà visualizzare solo le richieste dei propri riporti. Pagina 6

7 Per autorizzare o meno l'evento il responsabile deve semplicemente cliccare su Approva o Nega Autorizzazione nella riga dell'evento. Contemporaneamente verrà inviata una al richiedente e sarà aggiornato lo stato della richiesta. Anche cliccando su Visualizza si accede alla finestra del dettaglio dell'evento, dalla quale è possibile approvare o respingere l'evento stesso. Report delle presenze dei dipendenti del gruppo di lavoro In questa sezione è possibile selezionare il report che si desidera generare. Una volta selezionato il tipo di report verrà visualizzato il pannello che permette di effettuare la selezione dei propri riporti e del periodo per il quale si intende generare il report selezionato. Coordinatori L'accesso a questa sezione è utile per inserire un assenza di un collega, come ad esempio un collega che chiama perché è malato oppure un collega che chiama perché si è dimenticato di inserire la propria assenza per servizio, trasferta o ferie. Dopo aver effettuato l accesso alla sezione, si seleziona il collega e si clicca su Carica Eventi. Si clicca quindi su Aggiungi nuovo evento e si procede come per una normale richiesta di evento. Visualizzazione colleghi Pagina 7

8 In questa sezione è possibile generare il cartellino dei colleghi al fine di poterne visualizzare la presenza/assenza sui luoghi di lavoro. Altre Funzioni di SOMEtime Web Pagina Precedente Il pulsante Pagine Presente ci consente di tornare, in maniera automatica alla pagina visitata immediatamente prima di accedere a quella che si sta visualizzando al momento. Per un corretto utilizzo dell'interfaccia SOMEtime Web è preferibile utilizzare sempre questo pulsante rispetto al suo analogo fornito dal browser. Gestione Account In questa schermata è possibile visualizzare i propri dati personali. E possibile inoltre visualizzare la propria password di accesso e la data di scadenza della stessa e, se richiesto, ne consente la modifica. Pagina 8

9 Logout Tramite il pulsante di LogOut è possibile disconnettersi in maniera corretta, consentendo all'interfaccia di salvare tutte le modifiche effettuate nella sessione. E' consigliabile, ai fini della salvaguardia delle operazioni svolte e dei dati elaborati, di terminare la sessione di SOMEtime Web sempre tramite il pulsante LogOut. Guida all inserimento degli eventi Richiesta Ferie Per uno o più giorni di ferie è sufficiente inserire la sola data senza indicare le ore, in quanto si tratta di giornate complete di assenza. Per ore di ferie all interno di un giorno, che non comprendono l intera giornata, occorre specificare l orario facendo attenzione a quanto segue: nel caso le ore di ferie richieste siano a cavallo della pausa pranzo (ad esempio dalle ore 11 alle ore 15), si dovrà indicare due periodi distinti come nel seguente esempio: Pagina 9

10 Verificate pertanto che la quantità di ferie da voi richieste corrispondono a quanto calcolato automaticamente nel campo Quantità. Attenzione: non modificare MAI il valore indicato nel campo Quantità Modifica delle ore di ferie Le ore di ferie richieste possono essere modificate sia prima sia dopo l utilizzo. Ne consegue una nuova richiesta di approvazione da parte del responsabile. Richiesta e Utilizzo ore di recupero Ogni dipendente può richiedere al proprio responsabile l approvazione di ore da recuperare successivamente. La gestione del recupero è affidata a ciascun dipendente e il relativo saldo potrà essere visualizzato nella sezione REPORT DELLE PRESENZE >Informazioni Personali. La gestione dei recuperi funziona attraverso i 2 eventi: a) Richiesta ore di recupero b) Richiesta Utilizzo ore di recupero. a) Richiesta ore di recupero Si utilizza per segnalare le ore effettuate oltre il proprio orario di lavoro. La richiesta sarà inviata automaticamente all approvazione del responsabile. Nell esempio di cui sotto si chiede autorizzazione per due ore di lavoro effettuate in più dalle 17:30 alle 19:30. Le richieste devono essere inserite entro 7 giorni. Pagina 10

11 b) Richiesta Utilizzo ore di recupero Si utilizza quando, avendo un saldo positivo di ore di recupero, si richiede di usufruire di tali ore al posto delle ore di ferie (che pertanto non verranno scalate). Nell esempio di cui sotto si richiede di recuperare 2 ore dalle 15:30 alle 17:30, avendo un saldo recupero uguale o superiore a 2: Nota Bene: Se si desidera usufruire di 4 ore di ferie, utilizzandone 2 dal recupero, naturalmente si dovranno fare 2 richieste, una con l evento Richiesta ferie anno corrente e una con Richiesta Utilizzo ore di recupero Richiesta Straordinari L evento Richiesta straordinario verrà utilizzato per la richiesta di ore di straordinario. La richiesta deve essere approvata dal proprio responsabile. Inserimento malattia dipendente L evento malattia non richiede un ciclo approvativo e può essere inserito nella sezione Inserimento/Richiesta eventi sia dal dipendente malato attraverso un accesso web (anche da casa al solito indirizzo sia da un collega, nella sezione Coordinatori. Inserimento di trasferta e servizio Gli eventi servizio e trasferta devono essere utilizzati solo dai dipendenti con sede a Firenze e non dai dipendenti esterni. Tali eventi si utilizzano con la stessa concezione con cui venivano utilizzate le richieste su lotus notes e permettono ai colleghi e alla reception di sapere se siete presenti o assenti. Pagina 11