Il viaggio CAF in 9 step

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1 Il viaggio CAF in 9 step

2 Di che cosa parleremo: - i punti di attenzione sul processo di AV - le azioni da realizzare - gli strumenti - le caratteristiche di un buon RAV

3 I punti di attenzione sul processo di AV

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5 Le condizioni del successo GAV DIMENSIONE RAPPRESENTATIVITA IMPEGNO DS FORMAZIONE

6 Le condizioni del successo COINVOLGIMENTO CHI TUTTI I PORTATORI DI INTERESSE COME CON MODALITA DIVERSIFICATE PIANO DI COMUNICAZIONE COSA FINALITA VANTAGGI TAPPE STATO AVANZAMENTO RISULTATI

7 Le condizioni del successo L IMPEGNO DELLA DIRIGENZA CONOSCENZA DEL MODELLO ALCUNI MOMENTI CHIAVE AVVIO AV AV PDM Decisione e condivisione Partecipaz. GAV Scelta priorità

8 Le azioni da realizzare

9 Il processo di AV: un percorso in 6 step

10 Il processo di AV: un percorso in 6 step Maggiore è l attenzione dell organizzazione nel seguire le procedure relative agli step, più efficace sarà il risultato: -un AV completa e veritiera, in grado di guidare verso il miglioramento -L acquisizione dell ECU Label (Effective CAF User)

11 Step 1- Decidere come organizzare e pianificare l AV Il management deve assumere una decisione consapevole e condivisa, coerente con le strategie/finalità della scuola. La decisione va documentata Riunione di Staff Verbalizzazione di: Decisione Obiettivi generali Vantaggi Discussione/suggerimenti Collegio docenti Consiglio di Istituto

12 Step 1- Decidere come organizzare e pianificare l AV Vanno definiti l ambito e l approccio dell autovalutazione. La decisione va documentata Ambito: tutta l organizzazione o un settore Approccio: raccolta percezioni di tutto il personale (a.diffuso) o del management (a.selettivo)

13 Step 1- Decidere come organizzare e pianificare l AV Le attività devono essere formalmente pianificate: Struttura attività Responsabilità Tempi Risorse Monitoraggio

14 Step 1- Decidere come organizzare e pianificare l AV Non Il DS Nominare un responsabile Incarico con esplicitazione motivazioni della scelta Scegliere un sistema di punteggi Motivare la scelta Allocare le risorse Esplicitare i criteri di priorità

15 Step 2- Comunicare il progetto di AV Definire e avviare un piano di comunicazione Chi Tutti gli stakeholder: docenti, Ata, studenti, famiglie, partner Cosa Obiettivi, benefici attesi per i diversi SH, attività, coinvolgimento Come Riunioni oo.cc., riunioni ad hoc,sito, , giornalino Quando Nelle varie fasi del progetto: avvio, risultati intermedi, finali

16 Step 2- Un esempio di piano di comunicazione

17 Step 2- Comunicare il progetto di AV Implementare il piano di comunicazione, verificandone l efficacia

18 Step 2- Comunicare il progetto di AV Comunicare non solo in fase di avvio, ma in tutti i momenti significativi del percorso, con tutti i portatori di interesse, ricercando il loro coinvolgimento

19 Step 2- La comunicazione efficace La comunicazione non è occasionale ma uno strumento pianificato La comunicazione non è accessoria ma fondamentale per il successo dell AV La comunicazione non mira solo all informazione ma al coinvolgimento La comunicazione viene verificata nella sua efficacia La comunicazione prevede un possibile ritorno dal basso (proposte, suggerimenti )

20 Step 3- Formare il gruppo di AV (GAV) Decidere se è necessario formare uno o più gruppi di AV Definirne il numero Documentare la motivazione Selezionare i membri del GAV In base a: conoscenza organizzaz., skill personali, rappresentanza Assegnare le responsabilità a ciascun membro del gruppo in base alle necessità Incarichi formalizzati con: Motivazione scelte Compiti assegnati anche diversificati

21 Step 3- Formare il gruppo di AV (GAV) Decidere se il DS fa parte o meno del GAV, valutando pro e contro Interferenze Condizionamenti Conoscenza scuola Azione di promozione, sostegno Documentare e motivare la decisione

22 Step 4- Organizzare la formazione Organizzare la formazione per la Dirigenza Organizzare la formazione per il GAV I contenuti: Il Modello CAF La metrica Gli step Pianificare in base ai diversi bisogni della scuola e dei singoli I membri del GAV già formati possono diffondere la formazione su tutto il GAV Verificare l efficacia della formazione

23 Step 4- Organizzare la formazione Gli strumenti da tenere sempre a fianco CAF Education Linee guida all autovalutazione Questionario sul processo di AV Questionario sulla pianificazione del miglioramento Questionario sulla maturità organizzativa

24 Step 5- Condurre l AV 1. Fase preparatoria Occorre che tutte le informazioni sull organizzazione siano fornite a tutti i membri del GAV prima di procedere alla valutazione dei criteri Chi Tutto il GAV o uno/due membri

25 I dati da raccogliere per l AV Risultati Occorre raccogliere dati oggettivi, dati statistici e le percezioni di soddisfazione v. Questionari CS Cipat v. Indicatori Cipat Fattori abilitanti Occorre raccogliere documenti ma anche valutazioni, opinioni di come vengono fatte le cose. i giudizi di chi lavora nella scuola Evidenze + questionari di AV o Focus group/interviste

26 La valutazione dei fattori abilitanti: l approccio L approccio diffuso Interviste Focus group Questionari Coinvolgimento di tutti i livelli del personale L approccio diffuso semplificato: questionari [+ focus group] L approccio selettivo Interviste Focus group Coinvolgimento delle figure apicali, dei responsabili di commissioni, progetti,ecc.

27 L intervista faccia a faccia Raccolta di Evidenze Percezioni su punti di forza aree da migliorare

28 Il questionario Comprende 47 domande sugli aspetti centrali dei fattori abilitanti Occorre motivare il personale prima della somministrazione

29 Le evidenze Esempi: POF Verbali (C.d.D, C.d.I, Staff, Dipartimenti ) Piani di lavoro dei docenti Mappa dei processi e delle loro interazioni Organigramma Risultati delle indagini di CS Mappa delle principali partnership stabilite dalla scuola Elenco degli stakeholder, dei servizi / prodotti erogati, dei servizi /prodotti ricevuti Elenco degli indicatori utilizzati Elenco delle dotazioni tecnologiche e del loro effettivo utilizzo

30 Step 5- Condurre l AV 2.1. Analisi delle informazioni raccolte Per ogni sottocriterio il GAV esamina le evidenze, i dati, i risultati dei questionari,ecc. se le informazioni non offrono un quadro preciso del sottocriterio si rivolge al DS per ottenere ulteriori dati descrive brevemente ciò che la scuola fa e come lo fa, in base a quali bisogni, con quali attese (tenendo in considerazione per i Fattori abilitanti le fasi plan, do, check, act e per i Risultati il trend e il target).

31 Step 5- Condurre l AV 2.2. Analisi delle informazioni raccolte Per ogni sottocriterio ogni membro del GAV 1. Individua punti di forza 2. Individua punti di debolezza e idee per il miglioramento 3. Attribuisce il punteggio

32 Step 5- Condurre l AV 3. Il consenso Il responsabile del GAV: Raccoglie e aggrega i punti di vista individuali Coordina la riunione di consenso per arrivare ad un accordo ragionato sulla base di una procedura preventivamente definita Quando le valutazioni sono distanti, le posizioni vengono verbalizzate (per le successive AV)

33 Step 6- Stendere il RAV Stendere un report conclusivo contenente per ogni sottocriterio: Sintesi complessiva Punti di forza Aree da migliorare Idee per il miglioramento Evidenze (eventualmente) Punteggio 1 pagina per ogni sottocriterio

34 Il RAV-Punti di attenzione Completezza dei dati e delle informazioni Integrazione delle diverse fonti di informazione (Questionario, Interviste, Dati e Informazioni) Equilibrio delle diverse parti Pertinenza delle informazioni e delle evidenze con i sottocriteri nei quali sono state inserite Elaborazione dei contenuti tenendo in considerazione le fasi della logica PDCA per i Fattori Abilitanti e per i Risultati trend e target.

35 Step 6- Stendere il RAV Presentare il RAV alla Dirigenza E opportuno documentare la riunione e annotare le osservazioni emerse. Il DS definirà le modalità da seguire per utilizzare al meglio i risultati dell autovalutazione: come integrarli nella pianificazione, come individuare le priorità di miglioramento diffondere i risultati dell AV tra il personale e i principali portatori di interesse

36 Step 6- Stendere il RAV La Dirigenza / Il referente del GAV / I componenti del GAV presentano la relazione finale al personale della scuola (docenti e ATA) ai principali portatori di interesse (famiglie, studenti, aziende, EE.LL ) per promuoverne il coinvolgimento nelle azioni correttive e di miglioramento. E opportuno differenziare le modalità di comunicazione (slide, incontri, comunicazione scritta, sito della scuola ) scegliendo le più adatte ai diversi portatori di interesse. E opportuno documentare gli incontri e annotare i suggerimenti.

37 L utilizzo del RAV Il RAV costituisce la fotografia della scuola in grado di fornire informazioni e commenti utili alla scuola stessa per una migliore e più approfondita conoscenza dell organizzazione per impostare efficaci azioni di miglioramento

38 La pianificazione del miglioramento: un percorso in 3 step

39 Step 7- Definire e pianificare il miglioramento Il miglioramento deve scaturire dai risultati del RAV mediante un percorso strutturato Analisi/aggregazione PdD Verbalizzazione del passaggio Utilizzo strumenti consigliati (matrice importanza/valorematrice priorità) Individuazione delle priorità Scelta delle azioni

40 Step 7- Definire e pianificare il miglioramento Elaborare il PdM Problema/soluzione Format PdM Attività dettagliate per ogni fase ciclo PDCA: azioni, tempi, responsabilità, costi Obiettivi, indicatori e target

41 Step 7- Definire e pianificare il miglioramento Nominare per ogni progetto: -Responsabile -Gruppi di progetto Documentare la motivazione In base a: conoscenza settore, skill personali Incarichi formalizzati con: Motivazione scelte Compiti assegnati anche diversificati

42 Step 7- Integrare il PdM nell attività strategica della scuola Inserimento nel POF e approvazione

43 Step 8- Comunicare il PdM Comunicare non solo in fase di avvio, ma in tutti i momenti significativi del percorso, con tutti i portatori di interesse, ricercando il loro coinvolgimento Piano di comunicazione

44 Step 9- Attuare il PdM Implementare il piano di miglioramento, con un controllo strutturato e costante: -Avanzamento dei progetti, rispetto traguardi intermedi e finali... -Avanzamento finanziario Eventuali modifiche -Valutazione Documentazione degli scostamenti

45 Step 10- Pianificare la successiva AV