MANUALE OPERATIVO FUNZIONI DI SCRIVANIA PER GESTIONE CASELLE PEC GLI UFFICI SUAP

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1 InfoCamere Società Consortile di Informatica delle Camere di Commercio Italiane per azioni SPORTELLO UNICO DELLE ATTIVITÀ PRODUTTIVE MANUALE OPERATIVO FUNZIONI DI SCRIVANIA PER GLI UFFICI SUAP GESTIONE CASELLE PEC versione 01 ottobre 2012

2 indice INDICE 3 Avvertenza su ogni nuova emissione del manuale 3 Sintesi delle principali novità 4 Presentazione 4 Assistenza 5 Selezione della casella PEC su cui si desidera operare 7 Cartella Messaggi arrivati 8 Individuazione della pratica di appartenenza di un messaggio 9 Associazione del messaggio alla pratica SUAP 13 Cartella Messaggi non correlati 16 Particolarità 2

3 Avvertenza su ogni nuova emissione del manuale In ogni nuova emissione del Manuale: In copertina sono riportati il numero di versione del Manuale e mese ed anno di emissione Nel paragrafo Sintesi delle principali novità sono elencate le principali novità del Manuale e dell'applicativo di Scrivania le parti nuove o sostanzialmente modificate rispetto alla precedente emissione saranno evidenziate dalla scritta su sfondo giallo: Nuovo! Sintesi delle principali novità Versione 1 del Manuale. 3

4 Presentazione La lettura del presente manuale presuppone la conoscenza del Manuale della Scrivania SUAP. L'obiettivo del manuale è di presentare le modalità di utilizzo dei nuovi servizi di gestione di caselle PEC realizzati sulla Scrivania virtuale SUAP. Tali servizi consentono: l'acquisizione dei messaggi di PEC che giungono alle caselle sotto indicate; l'associazione degli stessi messaggi alle rispettive pratiche SUAP con la creazione degli eventi coerenti con mittente e contenuto del messaggio. Le caselle interessate sono: tutte le caselle del tipo suap.xx@cert.camcom.it (105 caselle camerali, con xx = sigla CCIAA) per i SUAP in delega che si appoggiano sulla casella istituzionale della CCIAA di appartenenza; tutte le caselle del tipo suap.nomesuap@cert.camcom.it (ad esempio suap.valchiavenna@cert.camcom.it) per i SUAP che non si appoggiano alla casella istituzionale della CCIAA ma hanno, al contrario, una casella PEC dedicata. I SUAP in tali condizioni sono attualmente in numero ridotto; tale numero è tuttavia destinato ad aumentare in quanto avranno una casella PEC dedicata tutti i SUAP in convenzione con le rispettive CCIAA, e i SUAP in delega di comuni medio grandi. Assistenza tel mail assistenza.pa@impresainungiorno.gov.it Il servizio è attivo con i seguenti orari: lunedì-venerdì dalle 8:30 alle 18:30 4

5 Selezione della casella PEC su cui si desidera operare Le funzioni sono disponibili a utenti forniti di apposita profilo di abilitazione; accedendo alla Scrivania è possibile selezionare la casella PEC della CCIAA o del SUAP in convenzione sulla quale si è abilitati, nell'esempio quella (dell'ambiente di collaudo) Gruppo Test PEC RO. 5

6 Viene inviata la pagina con la lista dei SUAP attestati sulla casella PEC relativa al Gruppo Test PEC RO che possiamo assimilare alla casella PEC di una CCIAA del tipo Con la funzione Gestione Abilitazioni, il responsabile SUAP ha la possibilità di delegare i suoi collaboratori alle funzioni di gestione della propria casella PEC. 6

7 Cartella Messaggi arrivati Selezionando sul menu Casella PEC il punto Messaggi arrivati si accede alla pagina dei messaggi arrivati; è in pratica una pagina inbox. Si seleziona, ad esempio, il messaggio presente nella terza riga con la colonna Soggetto = POSTA CERTIFICATA: Re: Comunicazione SUAP pratica n.mldfnc52d05c632t SUAP MLDFNC52D05C632T alimentari. 7

8 Individuazione della pratica di appartenenza di un messaggio Dopo la selezione si ottiene la pagina di cui si riporta di seguito l'immagine, che contiene il dettaglio della PEC con il suo contenuto estratto dalla busta. Come si vede, nella seconda parte della pagina c'è il form di ricerca con preimpostato il codice pratica. Cliccando su Ricerca il sistema cerca la pratica in archivio e se la trova propone la pagina di seguito riportata. Se l'oggetto del messaggio di PEC non consente di preimpostare il codice pratica, il campo potrà essere compilato a mano una volta che l'utente analizzando il contenuto della PEC sarà riuscito a individuare la pratica interessata. 8

9 Associazione del messaggio alla pratica SUAP In sostanza si è ora posizionati alla Scrivania del SUAP a cui appartiene la pratica ricercata e si ha, pronta la pagina di consultazione della pratica. 9

10 Selezionando la pratica si accede alla pagina (già nota a chi gestisce la Scrivania) di dettaglio pratica, con la possibilità di richiedere, attraverso i passaggi che vedremo di seguito, l'inserimento del messaggio nella pratica tramite il pulsante Associa Messaggio. 10

11 Dopo il click su Associa messaggio, il sistema invia una pagina in cui si chiede di scegliere il tipo di evento che si intende creare nella Scrivania per inserire il messaggio corrente. I tipi evento che vengono proposti dipendono dal tipo di pratica e dall'iter amministrativo già svolto. Nel nostro caso l'unico evento disponibile è Ricezione comunicazione dall'impresa 11

12 Il sistema dà la possibilità: 1. di inserire, tramite il pulsante modifica un testo ulteriore, in aggiunta al testo già presente; 2. di selezionare uno o più allegati per dare ad essi una vita autonoma e farli quindi apparire nella lista degli allegati della pratica per eventuali successivi passi istruttori. Tipicamente verranno selezionati i file leggibili direttamente da occhio umano, quali i files pdf, txt (come nell'esempio sotto riportato) e simili; Per creare l'evento è sufficiente a questo punto cliccare il pulsante Conferma. L'evento avrà al suo interno il messaggio di PEC, comprensivo di tutti gli allegati, imbustato nel formato.eml. Gli eventuali allegati selezionati nella sezione Inserimento Allegati in pratica saranno visibili e selezionabili tra gli allegati della pratica. Una volta creato l'evento il messaggio di PEC scompare dalla lista Messaggi arrivati. 12

13 Cartella Messaggi non correlati Se ci si rende conto che il messaggio non è relativa a pratiche della Scrivania, è stata inviata, ad esempio per errore, si può inoltrarlo tramite il pulsante Inoltra e si ottiene la pagina seguente sulla quale è possibile indicare i destinatari ai quali si intende inoltrare il messaggio di PEC. In alternativa si può spostare sulla cartella Messaggi non correlati tramite il pulsante Non correlati. 13

14 Cliccando su conferma si ha la possibilità di inserire il messaggio tra quelli non correlati ad alcuna pratica. 14

15 Accedendo poi tramite alla cartella Non correlati è possibile avere la lista di tutti dei messaggi in essa presenti, da cui si può accedere al dettaglio di ciascun messaggio ed eventualmente chiedere, tramite il pulsante correlato che venga riportato nella lista Messaggi arrivati 15

16 Particolarità Presenza di notifiche di "Accettazione", "Avvenuta Consegna", "Mancata Consegna" nella cartella "Arrivati" Tali notifiche di norma non dovrebbero comparire nella cartella "Arrivati" in quanto vengono acquisiste automaticamente dalle funzioni di Scrivania e incorporate nell'evento di cui fanno parte. La loro presenza nella cartella "Arrivati" è di solito indice di qualche problema da parte del provider di PEC. Un esempio potrebbe essere questo: Una scrivania a seguito della creazione di un evento chiede al provider l'invio di un messaggio di PEC e si mette in attesa della risposta per un intervallo di tempo predefinito (periodo di timeout); Il provider ha dei problemi per cui non riesce a confermare di aver preso in carico il messaggio prima della scadenza del timeout; La Scrivania invia, in modo automatico visto l'esito negativo della prima richiesta, un messaggio, identica al primo; questa seconda richiesta ha esito positivo e quindi la Scrivania ha tutte le informazioni per poter registrare sui propri archivi l'evento che diventa così visibile, con le relative notifiche di Accettazione e di Consegna; Il provider di PEC riesce, successivamente, ad evadere anche la prima richiesta che le era stata inviata dalla Scrivania; le rispettive notifiche (di Accettazione e Consegna) non possono ovviamente essere intercettate dalla Scrivania che ha cessato di attenderle, e diventano dunque visibili sulla cartella "Arrivati" come altri messaggi di PEC inviati alla casella suap.xx@cert.camcom.it. Sulla cartella "Arrivati" della Scrivania saranno anche presenti le notifiche di Accettazione, Consegna, Mancata Consegna, a seguito di invio di un nuovo messaggio o di inoltro, effettuati direttamente dalla Scrivania stessa tramite le apposite funzioni "Invia un messaggio" e "Inoltra". Si suggerisce di trattare tali notifiche nel modo seguente: 1. si analizza il contenuto dei messaggi di PEC coinvolti: oggetto, testo, allegati, destinatari; 2. si accede alla Pratica interessata e si verifica se esiste un evento con un messaggio di PEC identico a quello in esame; 3. se la risposta è positiva le notifiche di accettazione e consegna possono essere spostate nella cartella "Non correlati"; 4. se la risposta è negativa la situazione va segnalata al servizio di assistenza di secondo livello (per il tramite del primo livello se chi effettua il presidio è una CCIAA); 5. in ogni caso le notifiche di accettazione e consegna non vanno caricate come eventi nella Scrivania. 16

17 Ricevute automatiche di protocollo provenienti da enti terzi Tra i messaggi presenti nella cartella "Arrivati" capita di trovare delle ricevute di protocollo di enti i cui sistemi di protocollo rispondono automaticamente agli invii di PEC. Tali messaggi non hanno di solito, nell'oggetto, riferimenti al messaggio che ha originato la risposta automatica. Come gestirli? Lo standard PEC non prevede ritorni aggiuntivi oltre alla notifica di consegna (o mancata consegna). Quindi se il destinatario di messaggi PEC ha un sistema che invia in automatico una 'ricevuta', lo fa per una sua scelta: è un qualcosa in più. Provando ad aprire qualcuna delle ricevute prodotte automaticamente dai sistemi di protocollo degli enti riceventi si osserva, nella generalità dei casi, che dal contenuto si riesce a capire qual è la pratica cui ci si riferisce. Ciò nonostante si ritiene che non valga la pena creare dei nuovi eventi per inserire nella pratica tali documenti che sono di fatto ridondanti rispetto alla attestazione di avvenuta consegna del provider di PEC. Pertanto si suggerisce di inserirei tali messaggi nella cartella "Non correlati", da dove, se necessario, potranno essere recuperati. (Nota: una informazione presente di solito in tali ricevute, che potrebbe risultare utile, è il numero di protocollo dell'ente terzo, nel caso si debba di nuovo interagire con esso sulla pratica in questione). 17