Sistemi Forlì S.r.l.

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1 Forlì, marzo 2013 Sistemi Forlì S.r.l. Via Vivaldi n FORLI' Tel Fax Capitale Sociale: R.I. - FO: R.E.A.: Cod. Fisc. / P. IVA:

2 Sommario IDENTIFICAZIONE CLIENTE... 4 Attività Preliminari... 4 Configurazione Generale... 4 Profilazione Operatori... 5 Identificazione cliente persona giuridica... 7 Identificazione persona fisica... 9 ARCHIVIO UNICO INFORMATICO ANAGRAFICHE Registrazione in AUI delle anagrafiche Variazione Anagrafica già registrata in AUI PRESTAZIONI Registrazione prestazione in AUI ADEGUATA VERIFICA Creazione Adeguata Verifica Creazione Verifica Periodica FASCICOLO CLIENTE UTILITY Assistente Normativo Stampa Modulistica Attivazione clienti NON presenti in Antiriciclaggio Esclusione dall'antiriciclaggio Variazione manuale AUI Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 2

3 OBBLIGHI ANTIRICICLAGGIO IDENTIFICAZIONE CLIENTE REGISTRAZIONE ANAGRAFICA IN AUI CREAZIONE PRESTAZIONE REGISTRAZIONE PRESTAZIONE IN AUI CREAZIONE ADEGUATA VERIFICA RINNOVO ADEGUATA VERIFICA Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 3

4 Attività Preliminari IDENTIFICAZIONE CLIENTE menù gestione studio e parcellazione tabelle ditte gestione ditte attivare la gestione della procedura Antiriciclaggio sullo Studio. ATTENZIONE: questo flag deve essere impostato SOLO sullo Studio soggetto alla normativa antiriciclaggio e NON su ogni cliente che deve essere identificato ATTENZIONE: in presenza di configurazione Profis monostudio e Gestione Studio e Parcellazione attivata, l'antiriciclaggio deve OBBLIGATORIAMENTE essere attivato sul gruppo della contabilità dello Studio Configurazione Generale menù gestione studio e parcellazione tabelle configurazione generale possibilità di modificare l'elenco delle tipologie documento da visualizzare nel fascicolo cliente. Attenzione: solo per coloro che hanno la gestione documentale attivata Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 4

5 possibilità di abilitare/disabilitare la segnalazione delle anomalie non bloccanti, effettuata in automatico dalla procedura Profilazione Operatori è possibile profilare gli operatori per stabilire a che livello possono operare nella procedura Antiriciclaggio menù archivi dello studio gestione anagrafica selezionare il tab STUDIO ed entrare nell'anagrafica dello Studio soggetto all'antiriciclaggio Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 5

6 in questa videata occorre inserire i professionisti che identificheranno i clienti e che saranno titolari delle prestazioni Antiriciclaggio. Premere F4 nuovo per associare l'anagrafica del soggetto selezionare se il professionista che esegue l'identificazione dei soggetti è rilevante esclusivamente in riferimento a pratiche amministrative eseguite presso lo studio in c/terzi Non è indispensabile inserire le date di attivazione del professionista. Indicando una data nel campo DAL, il professionista non potrà identificare prima di tale data Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 6

7 con il tasto F3 Anagrafiche associate è possibile visualizzare tutte le anagrafiche identificate dal professionista Identificazione cliente persona giuridica menù archivi dello studio gestione anagrafica cliente indicare data, tipo identificazione e professionista che l'ha eseguita in caso di soggetto privo di attività prevalente ai fini fiscali, digitare l'attività svolta se trattasi di soggetto politicamente esposto impostare l'opzione ed indicare le informazioni richieste ATTENZIONE: per completare l'identificazione della persona giuridica, occorre identificare, come più sotto specificato, anche la persona fisica che ricopre la carica di firmatario/legale rappresentante Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 7

8 indicare le eventuali opzioni relative all'adeguata verifica, se il soggetto soddisfa i requisiti previsti dalla normativa (commi 1/3 e 6 art. 25 DLGS231/2007) la normativa Antiriciclaggio obbliga i professionisti ad identificare anche i TITOLARE EFFETTIVI, ovvero quei soggetti che detengono quote di capitale pari o superiori al 25%. Premere F4 Nuovo per derivare tali soggetti dai Soci oppure per creare la nuova anagrafica Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 8

9 selezionare il socio e premere OK per riportarlo nell'elenco dei Titolari effettivi indicare l'eventuale data di decorrenza del Titolare effettivo Identificazione persona fisica selezionare l'anagrafica dell'amministratore e premere F9 Varia Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 9

10 dopo aver premuto F9 Varia viene richiesta la storicizzazione della variazione. Creare la storicizzazione SOLO nel caso in cui i dati identificativi siano già presenti e debbano essere modificati anche per le persone fisiche occorre indicare le eventuali opzioni relative all'adeguata verifica, se il soggetto soddisfa i requisiti previsti dalla normativa (commi 1/3 e 6 art. 25 DLGS231/2007) anche per le persone fisiche titolari di partita iva, occorre indicare gli eventuali Titolari Effettivi (associati in partecipazione, collaboratori familiari, ecc.). Premere F4 nuovo per derivare tali soggetti dai collaboratori o dall'anagrafica Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 10

11 ARCHIVIO UNICO INFORMATICO menù gestione studio e parcellazione clienti antiriciclaggio scegliere lo Studio soggetto all'antiriciclaggio sul quale si vuole lavorare è possibile lavorare su un cliente solo, inserendo il codice, su una selezione di clienti premendo selezione multipla, oppure sulla totalità dei clienti non indicando nulla ANAGRAFICHE elenco di tutte le anagrafiche associate all'antiriciclaggio, con indicazione nelle colonne a destra di quelle già registrate e di quelle con prestazioni già registrate e nella colonna a sinistra di eventuali anomalie presenti Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 11

12 premendo sul simbolo di "warning" nella colonna a sinistra, viene evidenziata l'anomalia, la relativa soluzione e la funzione per risolverla premendo dettaglio si accede ai seguenti Tab dal tab dati anagrafici è possibile visualizzare e/o modificare una parte dei dati anagrafici del soggetto ATTENZIONE: in caso di variazione dati di anagrafica già REGISTRATA IN AUI, la modifica viene AUTOMATICAMENTE riportata in AUI con storicizzazione della variazione. da questo tab è possibile modificare i dati di identificazione in caso il soggetto debba essere identificato da altro professionista nel proprio AUI, selezionando il cliente e premendo il tasto dettaglio(invio) Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 12

13 selezionare il dato da personalizzare e compilare la modifica. Procedere poi alla registrazione in AUI dell'anagrafica da questo tab è possibile creare nuove prestazioni (F4 Nuovo), visualizzare il dettaglio delle prestazioni già create (Invio-Dettaglio), cessare le prestazioni ancora in essere, registrare in AUI le prestazioni ancora provvisorie, stampare le eventuali anomalie e modificare i filtri da questo tab è possibile creare nuove adeguate verifiche, anche periodiche (F4 Nuovo), visualizzare il dettaglio delle adeguate verifiche già create (Invio- Dettaglio), annullare le adeguate verifiche e modificare i filtri da questo tab è possibile archiviare nuovi documenti (F4 Nuovo), visualizzare il dettaglio di quelli già archiviati (F9 Dettaglio), aprire i documenti archiviati ed effettuare diverse azioni sui documenti quali invio mail, stampa, copia in cartella, ecc. ATTENZIONE: QUESTO TAB E' ATTIVO SOLO IN PRESENZA DI GESTIONE DOCUMENTALE ATTIVATA Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 13

14 da qui è possibile visualizzare le anagrafiche collegate al cliente Registrazione in AUI delle anagrafiche da qui è possibile registrare in AUI le anagrafiche identificate scegliere la data da utilizzare per la registrazione, che deve avvenire entro 30 gg. dall'identificazione. esclude dall'elenco delle anagrafiche i Titolari effettivi, in quanto è possibile NON registrare in AUI i Titolari effettivi, per i quali rimane però l'obbligo di identificazione viene proposto l'elenco delle anagrafiche non ancora registrate in AUI. Quelle con questo simbolo presentano anomalie bloccanti che non ne permettono la registrazione in AUI cliccare sul simbolo per visualizzare e risolvere le anomalie bloccanti Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 14

15 viene proposto l'elenco delle anomalie bloccanti con relativa soluzione e possibilità di correggerle direttamente dal tasto inserire i dati mancanti e confermare l'anagrafica selezionare le anagrafiche da registrare in AUI e premere Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 15

16 premere per terminare l'operazione di registrazione anagrafiche in AUI sul ramo "Registrate in AUI" viene presentato l'elenco delle anagrafiche già registrate in AUI. Con il tasto è possibile visualizzare il dettaglio dell'anagrafica registrata il dettaglio dell'anagrafica presenta la situazione corrente ed eventuali situazioni precedenti con data di sostituzione. Questo simbolo indica i dati variati rispetto alla situazione precedente da qui è possibile stampare le anagrafiche registrate in AUI Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 16

17 è possibile stampare la lista delle anagrafiche registrate in AUI impostando diverse opzioni Variazione Anagrafica già registrata in AUI in caso di variazione dati anagrafici effettuata in archivi dello studio, in entrata della procedura Antiriciclaggio viene emessa questa segnalazione. Con il tasto è possibile visualizzare il dettaglio della variazione anagrafica in questa videata vengono evidenziati i dati presenti in AUI e quelli presenti in anagrafica. Occorre impostare il tipo rettifica da applicare: 1) storicizzazione: i dati in AUI vengono modificati, mantenendo traccia della versione precedente; 2) ricopertura: i dati in AUI vengono sovrascritti, senza mantenere traccia della versione precedente 3) nessuna: non viene effettuata nessuna modifica, la videata precedente verrà sempre mostrata in ingresso della procedura antiriciclaggio Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 17

18 PRESTAZIONI elenco di tutte le prestazioni sia registrate che non con F4 nuovo è possibile creare una singola prestazione per un singolo cliente, oppure più prestazioni per più clienti contemporaneamente scegliere il cliente per il quale si vuole creare la prestazione selezionare la prestazione da creare dall'elenco ottenuto premendo la freccia sulla destra elenco di tutte le prestazioni standard fornite da Sistemi con il tasto con il tasto è possibile creare una prestazione personalizzata è possibile visualizzare il dettaglio Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 18

19 inserire: importo, durata, valuta, tipo pagamento, e professionista che ha svolto la prestazione per le prestazioni rilevanti per l'adeguata verifica, occorre inserire anche le informazioni relative a natura e scopo e origini del patrimonio. Tali tabelle NON sono fornite da Sistemi, per cui occorre crearle come segue con il tasto con il tasto è possibile creare una voce nuova è possibile visualizzare il dettaglio con il tasto con il tasto è possibile creare una voce nuova è possibile visualizzare il dettaglio altri dati meno frequenti da indicare, quali: affidamento congiunto dell'incarico da parte di più clienti, prestazione svolta da più professionisti contemporaneamente, informazioni relative al pagamento Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 19

20 al termine dell'inserimento dati, è possibile registrare in AUI la prestazione oppure mantenerla provvisoria e procedere alla sua registrazione in futuro con è possibile visualizzare/modificare la prestazione selezionata dopo aver premuto F9 varia è possibile cessare la prestazione in AUI con il tasto con è possibile eliminare/cessare la prestazione selezionata Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 20

21 viene richiesta la conferma della cessazione della prestazione viene richiesta la data con cui aggiornare la registrazione sull'aui con è possibile visualizzare la posizione del cliente ai fini antiriciclaggio Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 21

22 Registrazione prestazione in AUI con è possibile registrare in AUI la prestazione selezionata scegliere la data da utilizzare per la registrazione, che deve avvenire entro 30 gg. dall'inizio della prestazione impostando tale opzione, la registrazione in AUI della prestazione terrà conto di eventuali modifiche di firmatario/rappresentante del cliente, avvenute dalla data di registrazione sino ad oggi selezionare la prestazione da registrare in AUI e premere premere per terminare l'operazione di registrazione prestazioni in AUI è possibile stampare le anomalie riscontrate e modificare i filtri di visualizzazione Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 22

23 ATTENZIONE al filtro in visualizzazione impostato di default su "corrente" per visualizzare anche le prestazioni "annullate" o "sostituite" modificare il filtro sul ramo "Registrate in AUI" viene presentato l'elenco delle prestazioni già registrate in AUI. Con il tasto è possibile visualizzare il dettaglio della prestazione registrata ADEGUATA VERIFICA Creazione Adeguata Verifica elenco di tutte le adeguate verifiche con F4 nuovo è possibile creare una singola adeguata verifica per un singolo cliente oppure più adeguate verifiche per più clienti contemporaneamente Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 23

24 scegliere il cliente per il quale creare l'adeguata verifica indicare data e tipologia dell'adeguata verifica spostandosi sul tab Prestazioni, viene evidenziato l'elenco delle prestazioni da inserire nell'adeguata verifica viene evidenziato l'elenco delle prestazioni che soddisfano TUTTI e quattro i requisiti elencati sopra. Selezionare le prestazioni da includere nell'adeguata verifica e premere Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 24

25 impostare gli aspetti connessi al cliente e valutare il livello di rischio da associare ad ogni aspetto la sezione può NON essere compilata nel caso di prestazioni di REVISIONE LEGALE DEI CONTI e TENUTA DELLA CONTABILITÀ, così come indicato nella nota 45 (pag. 52) del documento Linee Guida dell'adeguata verifica redatto dal C.N.D.C.E.C. impostare gli aspetti connessi all'operazione e valutare il livello di rischio da associare ad ogni aspetto la valutazione del rischio può essere copiata dalle precedenti adeguate verifiche Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 25

26 riepilogo valutazione del rischio scegliere la scadenza dell'adeguata verifica Ricordarsi d'impostare lo stato di adeguata verifica definitiva e la data, per procedere al suo rinnovo alla scadenza premere END per salvare l'adeguata verifica in caso si scelga come periodicità di verifica "Adeguata verifica successiva non necessaria" si consiglia di motivare tale decisione nelle annotazioni, per memoria futura, così come suggerito dall'avviso emesso dalla procedura. Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 26

27 con il tasto è possibile visualizzare i dati delle adeguate verifiche già create con il tasto è possibile eliminare l'adeguata verifica sulla quale si è posizionati con il tasto è possibile entrare nel dettaglio cliente, per visualizzare tutta la posizione e gestire i tab sottostanti con il tasto è possibile stampare le adeguate verifiche impostando diverse opzioni, mentre con il tasto è possibile modificare i filtri in lettura Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 27

28 elenco delle adeguate verifiche IN SCADENZA è possibile selezionare l'adeguata verifica in scadenza per procedere alla creazione della verifica periodica premendo Creazione Verifica Periodica elenco delle adeguate verifiche SCADUTE selezionare l'adeguata verifica scaduta e procedere alla creazione della verifica periodica premendo e indicare la data in cui si vuole creare la verifica periodica ed impostare le opzioni di creazione Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 28

29 è possibile copiare gli aspetti connessi al cliente dall'ultima adeguata verifica, oppure indicarli di nuovo togliendo il flag in alto a sinistra è possibile impostare l'opzione su sezione da non compilare, qualora ne ricorrano i presupposti è possibile copiare gli aspetti connessi all'operazione dall'ultima adeguata verifica, oppure indicarli di nuovo togliendo il flag in alto a sinistra Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 29

30 scegliere la scadenza della verifica periodica Ricordarsi d'impostare lo stato di adeguata verifica definitiva e la data, per procedere al suo rinnovo alla scadenza premere AVVIA per avviare la creazione della verifica periodica al termine viene presentato l'esito della creazione della verifica periodica con evidenzia di eventuali anomalie FASCICOLO CLIENTE ATTENZIONE: il fascicolo clienti è presente SOLO per coloro che hanno acquistato ed attivato la Gestione Documentale di Profis Studio Nel Fascicolo Clienti è possibile archiviare i documenti obbligatori da conservare utilizzati per ottemperare all'obbligo antiriciclaggio Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 30

31 premere per archiviare un nuovo documento l'acquisizione può avvenire in diversi modi selezionare la tipologia documento da associare al documento da archiviare indicare il percorso dov'è salvato il file da archiviare. E' possibile cancellare il file d'origine per evitare duplicazioni dati da indicare SOLO se si vuole associare il documento ad una pratica di Gestione Studio indicare il cliente a cui associare il documento e l'eventuale l'attività contabile, se attivo in Servizi Contabili inserire anno e data di riferimento del documento premere per visualizzare il dettaglio del documento archiviato Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 31

32 sul documento in dettaglio è possibile effettuare le seguenti azioni da qui è possibile operare sul documento premere per visualizzare il documento archiviato con il tasto è possibile entrare nel dettaglio cliente per visualizzare tutta la posizione e gestire i tab presenti dopo aver selezionato il documento è possibile inviarlo, copiarlo, stamparlo Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 32

33 Assistente Normativo UTILITY collegamento all'assistente Normativo di Profis nell'assistente Normativo di Profis è presente la normativa in materia di Antiriciclaggio e le Linee guida per l'adeguata verifica redatto dal CNDCEC con questa funzione è possibile compilarli in Word sono presenti alcuni modelli da stampare e compilare Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 33

34 Stampa Modulistica stampa dati e modulistica antiriciclaggio modulistica antiriciclaggio che si può stampare opzioni di stampa modulistica antiriciclaggio Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 34

35 Attivazione clienti NON presenti in Antiriciclaggio menù gestione studio e parcellazione utilità utilità utenti attivazione clienti della ditta selezionare l'anagrafica da attivare e premere END Esclusione dall'antiriciclaggio menù gestione studio e parcellazione clienti gestione clienti entrare nel cliente della ditta e posizionarsi sul tab Gestione Studio e Parcellazione dal ramo Antiriciclaggio a sinistra impostare l'opzione "escluso Antiriciclaggio" qualora l'anagrafica fosse già registrata in AUI, è possibile escluderla impostando lo stato di: "Annullata" sulle registrazioni in AUI dell'anagrafica; lasciando inalterate le registrazioni AUI dell'anagrafica. per i clienti che NON sono registrati in AUI, l'esclusione può essere impostata anche in maniera massiva per più clienti contemporaneamente, dalla seguente funzione: Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 35

36 menù gestione studio e parcellazione utilità utilità utenti variazioni multiple clienti posizionarsi sul tab Antiriciclaggio ed impostare l'esclusione selezionare i clienti e premere Variazione manuale AUI menù gestione studio e parcellazione utilità utilità tecniche antiriciclaggio Avviso emesso in entrata del menù. Vista la delicatezza è opportuno utilizzare tale funzione SOLO in caso di effettiva necessità e controllando di avere un SALVATAGGIO archivi aggiornato Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 36

37 premere per visualizzare il dettaglio della registrazione ed eventualmente variarlo o eliminarlo è possibile eliminare la singola riga oppure l'intera registrazione premere per visualizzare il dettaglio della registrazione ed eventualmente variarlo o eliminarlo Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 37

38 premere per rinumerare in ordine progressivo di data le prestazioni già registrate in AUI impostare data e numero da cui effettuare la rinumerazione e premere Corso Antiriciclaggio 2013 Pagina 38