ARCHIVIA PLUS / ARCHIMEDIA / ARCHIREADER

Transcript

1 ARCHIVIA PLUS / ARCHIMEDIA / ARCHIREADER Versione 2011 Data : Redatto da: Claudio Caprara Categoria: Annuncio Destinatari: Utenti, Assistenti, Responsabili della conservazione, Rivenditori Obbiettivo Questo documento ha lo scopo di fornire le informazioni di base sulle novità introdotte a partire dalla versione 2011 dei programmi Archivia Plus, ArchiMedia e ArchiReader Elenco delle versioni File name : ANNUNCIOVERSIONE2011.DOCX Pagina n. 1 di 5

2 1. L ANNUNCIO Stiamo per pubblicare la versione 2011 di tutti i nostri programmi, questa modifica si è resa necessaria per adeguare le metodologie di Conservazione Digitale alla normativa vigente e in particolare alla Delibera 45/2009 del CNIPA (ora DIgitPa), ne abbiamo approfittato per introdurre alcune migliorie in diverse parti del programma, in particolare per gli utenti delle versioni Sql. Non sarà l unico aggiornamento di quest anno, perché, come sapete, a partire dall anno fiscale 2010, si dovrà inviare all Agenzia delle Entrate le impronte degli archivi relativi a documenti fiscalmente rilevanti. I nostri programmi producono già dei files di chiusura dei supporti che contengono molte delle informazioni necessarie, ma per predisporre automaticamente l invio occorreranno ulteriori modifiche. Un altro argomento in sospeso, di cui vi daremo conto durante l anno, è quello relativo al file unico di chiusura (norma iso recentemente approvato e non ancora obbligatoria) e l adeguamento del CAD che è stato pubblicato in Gazzetta questa settimana. 2. LA NUOVA FIRMA DIGITALE Anche se le differenze nella interfaccia sono poche, il modulo ArchiFirma è completamente nuovo. Scritto in.net e conforme alle nuove specifiche. Questo significa che (come per Dike e altri programmi) le smart card che hanno la matricola che inizia con 1202 non potranno più essere utilizzate. Chi vuole può continuare ad usarle fino al 30 giugno ma NON DEVE INSTALLARE questo aggiornamento e utilizzare la versione Il formato di firma rimane lo stesso (p7m) ma l algoritmo utilizzato per generare l impronta è l sha256 (in sostituzione di sha1). Le smart card sopra citate non supportano impronte a 256 bit e per questo dovranno essere sostituite. Attenzione la Firma digitale con il nuovo algoritmo e il nuovo ambiente.net risulta più lenta rispetto alla precedente, da 2 a 4 secondi per una firma (prima era da 1 a 2); tenetene conto, nelle operazioni di firma massiva ci vorrà più tempo. File name : ANNUNCIOVERSIONE2011.DOCX Pagina n. 2 di 5

3 3. L AGGIORNAMENTO I file di installazione aggiornati sono disponibili sui siti web e alla sezione Il Supporto Aggiornamenti. Si accede automaticamente con l icona Aggiornamenti presente nel menu principale del programma. Occorre fare un setup completo di tutte le postazioni quindi : 1. se dovete aggiornare una sola postazione, potete eseguire direttamente il file setup, sia che scegliete setup o update il programma verrà reinstallato completamente. 2. In ogni caso dovete scaricare gli aggiornamenti sul server è INDISPENSABILE perché è stato aggiornato anche il software ArchiReader e da ora in poi dovrete mettere nei vostri supporti la versione aggiornata. Per scaricare gli aggiornamenti ESEGUITE il comando, si apre un setup nel quale indicare il percorso di distribuzione (normalmente \\server\amdati\amsystem\setup). 3. Se usate l aggiornamento automatico delle altre postazioni, sappiate che con la fase precedente (2 -scarica aggiornamenti sul server) viene reso disponibile il file di update che effettua comunque un setup completo. Una volta effettuato l aggiornamento quando si avvia la prima postazione, il programma richiede l aggiornamento del data base, con utente amministratore avviate le funzioni di Controlla e Allinea nel menu Configurazione Amministrazione Data base di ArchiConfig. 4. LE ALTRE NOVITÀ 4.1. MENU INIZIALE IN FORMATO XML L albero che compone l elenco degli archivi, viene distribuito ai client sotto forma di xml e non viene ri trasmesso se non vengono apportate variazioni (creati nuovi archivi o aree) questo velocizza enormemente l apertura del programma ADDIN OUTLOOK Possibilità di inviare notifica del documento archiviato senza aprire l archivio 4.3. FASCICOLI Si può inviare per o esportare tutti i documenti presenti in una cartella 4.4. PROPRIETÀ DEGLI ARCHIVI Aggiunta una proprietà, codice registro 4.5. ARCHISAVE Aggiunto comando per notifica e visualizzazione degli ultimi dati archiviati File name : ANNUNCIOVERSIONE2011.DOCX Pagina n. 3 di 5

4 4.6. ARCHISCAN PROCESSI CODICI A BARRE E stata aggiunta una funzionalità che consente di generare processi che se trovano due codici a barre uguali e altri fogli senza codice a barre dietro, effettuano una sola separazione. Questo è molto utile quando si processano ddt con codice a barre già stampato su tutte le pagine e si allegano altri fogli al ddt stesso. Il programma legge il codice a barre e se scopre che è uguale al precedente continua ad aggiungere pagine fino a che non trova un codice a barre diverso ARCHISTORICO Diverse migliorie in particolare quelle sui documenti collegati e sostituzione delle immagini allegate 4.8. DOC FINDER In questa versione trovate anche Doc Finder e le regole per la visualizzazione dei documenti da Gecom Multi e Gamma Plus la versione definitiva verrà rilasciata a breve con aggiornamento dei programmi gestionali e quelli di conservazione. 5. NOVITÀ PER GLI UTENTI SQL 5.1. FILTRI PER UTENTE. Il programma dispone già di una funzionalità standard per la limitazione degli accessi ai record che sono le chiavi di accesso, tuttavia si può rendere necessario fare selezioni più analitiche. Con la funzionalità Filtri per utente, si può stabilire una Condizione per ognuno e far vedere solo i record a cui si è autorizzati. I filtri vengono traslati anche su fascicoli e gestione delle revisioni 5.2. CARTELLE AUTOMATICHE Si può creare un fascicolo e fare aggiornare automaticamente le cartelle in base ad uno o più campi (versione beta) LIMITAZIONE NEL NUMERO DI RECORD DA APRIRE Per default il programma quando apre un archivio carica tutti i record presenti, con questa opzione si può limitare il numero di record da caricare in prima battuta. Economizza traffico di rete, velocizza l apertura degli archivi con molti record. Attenzione però se si effettuano attività di amministrazione (esempio masterizzazione) togliere il limite per non incorrere in errori. File name : ANNUNCIOVERSIONE2011.DOCX Pagina n. 4 di 5

5 1. L annuncio La nuova Firma digitale L aggiornamento Le altre novità Menu iniziale in formato xml Addin Outlook Fascicoli Proprietà degli archivi ArchiSave ArchiScan Processi Codici a barre ArchiStorico Doc FInder Novità per gli utenti Sql Filtri per utente Cartelle automatiche Limitazione nel numero di record da aprire File name : ANNUNCIOVERSIONE2011.DOCX Pagina n. 5 di 5