9.2 Approfondimento sulle funzioni

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1 9.2 Approfondimento sulle funzioni Oltre alle formule che può costruire direttamente l utente, esistono funzioni predefinite che svolgono determinati algoritmi di calcolo. La varietà di funzioni presenti è molto ampia: matematiche, finanziarie, statistiche, ecc.. Le funzioni hanno ciascuna una propria sintassi, ma possono essere create anche mediante appositi comandi; esaminiamo nel seguito la funzione più utilizzata, la somma di celle. Quando si costruiscono delle tabelle in un foglio elettronico un esigenza molto frequente è il calcolo di totali. Se le celle da sommare sono poche (fino a 3, 4) si può procedere come già visto, vale a dire scrivendo la formula che combina tra loro le varie celle. Se però il numero di celle da sommare è elevato esiste un modo molto più rapido, tramite il pulsante SOMMA AUTOMATICA presente nella BARRA DEGLI STRUMENTI STANDARD. Spieghiamo l utilizzo di questo pulsante direttamente con un esempio. Dopo aver inserito i valori nelle celle da B2 a B9 ci si posiziona in B10, si clicca sul pulsante di sommatoria automatica presente nella Barra degli strumenti Standard, Excel scrive una funzione ed è sufficiente confermare con il tasto INVIO per vedere comparire il risultato. Il pulsante è perciò adatto quando bisogna calcolare il totale di una zona di celle adiacenti. Il pulsante di sommatoria può essere utilizzato nei seguenti modi: posizionamento sulla cella e doppio clic (non viene chiesta la conferma); selezione della zona da sommare e di una cella vuota finale, singolo clic sul pulsante. In alternativa si può scrivere direttamente la funzione: =SOMMA(B2:B9). La funzione scritta è un tipico esempio di sintassi delle funzioni in Excel. Esse iniziano sempre con =, poi si inserisce una parola chiave che richiama la funzione e infine, tra parentesi tonde, gli elementi necessari a Excel per svolgere i calcoli. Nel caso della funzione SOMMA si deve indicare la zona di celle, scrivendo la prima e l ultima cella separate dal simbolo :. Il simbolo :, significa sempre da a, e si usa in tutti i casi in cui si deve specificare un intervallo di celle

2 Anche per le funzioni predefinite vale tutto quanto già detto riguardo alla copia relativa o assoluta delle formule. In Excel sono presenti centinaia di funzioni riguardanti molti ambiti diversi. E senz altro impossibile impararle tutte, anche perché sarebbe un operazione inutile. In genere ogni utente adopera quelle che veramente gli servono, di solito fino ad un massimo di alcune decine. Tutte le funzioni, pur nella loro diversità, hanno una sintassi precisa, devono cioè essere scritte secondo alcune regole costanti. Ogni funzione ha la seguente struttura: =parolachiave(argomento1;argomento2;argomenton). Gli elementi sono dunque: il simbolo uguale = ; la parola chiave, serve a richiamare una determinata funzione; uno o più argomenti, racchiusi tra parentesi tonde e separati da un punto e virgola. La parola chiave spesso corrisponde al linguaggio corrente o ne rappresenta un abbreviazione. Abbiamo visto che la somma si trova proprio con la funzione =SOMMA(). Lo stesso vale in molti altri casi. E indifferente scrivere la parola chiave in maiuscolo o minuscolo. Gli argomenti, invece, rappresentano gli elementi necessari ad Excel per calcolare la funzione: sono le informazioni che dobbiamo passare ad Excel per il corretto svolgimento dell algoritmo. Un argomento può essere costituito da vari tipi di oggetti: un numero; una stringa di testo; una cella; una zona; una formula. Ci sono funzioni che richiedono un unico argomento e funzioni che ne richiedono diversi, a volte non tutti obbligatori. Presentiamo alcuni esempi: 1. =RADQ(numero): calcola la radice quadrata del numero indicato tra parentesi (unico argomento); 2. =SEN(angolo): restituisce il seno dell angolo indicato tra parentesi; vi è un unico argomento, l angolo appunto, che va espresso in radianti; 3. =SE(test;se_vero;se_falso): è una funzione logica composta da tre argomenti: un test da condurre (di solito su una cella), l azione da fare se il testo è vero (secondo argomento) e l azione da fare se il test è falso (terzo argomento). La scrittura degli argomenti deve seguire alcune regole precise, molto importanti: quando vi sono più argomenti devono essere separati da un punto e virgola; non vanno mai utilizzati spazi nella digitazione di funzioni; quando un argomento è una zona di celle, bisogna sempre indicarla con la sintassi primacella:ultimacella, ad esempio A1:C8; se gli argomenti sono stringhe di testo vanno scritti tra apici o virgolette. Ricordiamo inoltre che gli argomenti possono essere sempre valori/testi oppure indirizzi di celle in cui sono presenti gli stessi valori/testi: è sempre preferibile utilizzare come argomenti le coordinate delle celle in cui vi sono certi contenuti che si vuole vengano evidenziati

3 Tale impostazione da un lato rende più leggibile e trattabile nel tempo il foglio di lavoro, dall altro consente simulazioni numeriche del modello di calcolo impostato

4 9.3 Apprendimento delle funzioni: alcuni consigli L apprendimento delle funzioni deve essere un lavoro graduale, che richiede pazienza e soprattutto un approccio intuitivo: sia la parola chiave che gli argomenti possono essere indovinati pensando al tipo di funzione che si deve impostare e agli elementi che saranno necessari ad Excel per il calcolo. Vi sono comunque dei metodi sistematici per conoscere le funzioni: studio del manuale di Excel; navigazione dell Help in linea; utilizzo del pulsante INSERISCI FUNZIONE presente nella BARRA DEGLI STRUMENTI STANDARD. I manuali ufficiali di Excel sono impostati in modo enciclopedico, caratterizzati da completezza di informazione e analiticità, ma non rappresentano certo il modo più rapido per apprendere l utilizzo delle funzioni. Il manuale in linea può essere aperto mediante l apposito menu?, tipico di ogni programma in ambiente Windows. Cliccando su di esso appare una lista di comandi in cui di può scegliere tra varie opzioni di aiuto e di supporto tecnico, anche con collegamento a internet. Tra i vari comandi segnaliamo: Guida in linea: attiva l assistente di Excel, una sorta di aiutante interattivo; Sommario e indice: consente una ricerca per argomento; Guida rapida: è forse lo strumento più utile, permette di selezionare un qualsiasi oggetto con il mouse (celle, pulsanti, menu, comandi, ) e di ottenere una scheda che descrive tale oggetto. Il metodo tuttavia più rapido per l apprendimento delle funzioni è costituito dal pulsante INSERISCI FUNZIONE, disponibile sulla BARRA DEGLI STRUMENTI STANDARD. Questo pulsante serve a costruire in modo automatico una funzione secondo una procedura guidata da Excel. E molto utile, specie all inizio, anche per la semplice consultazione delle funzioni esistenti e della loro sintassi (parola chiave e argomenti). Dopo aver cliccato sul pulsante si apre la finestra di dialogo INCOLLA FUNZIONE. In questa finestra l utente ha sulla sinistra l elenco delle categorie di funzioni suddivise in gruppi omogenei: matematiche, statistiche, finanziarie, logiche, ecc.. Selezionando una certa categoria appare sulla casella di destra l elenco delle funzioni relative disponibili

5 Nella figura, ad esempio, è stata selezionata la categoria usate di recente, e a destra appare la lista delle funzioni disponibili. Si può quindi cercare quella voluta, sempre ricordando che la sintassi è simile al linguaggio italiano e quindi per intuito si procede nella ricerca. Una volta individuata una certa funzione (ad esempio MEDIA), la si seleziona con il doppio clic, che permette di passare al secondo passaggio dell autocomposizione. Si apre una finestra che indica quali sono gli argomenti necessari e che può essere utilizzata per l imputazione diretta dei dati. Riproduciamo di seguito la finestra relativa alla funzione MEDIA. Argomenti Risultato Descrizione Altro elemento molto importante presente in tutte le finestre di autocomposizione delle funzioni presenti in Excel è il pulsante di comando in basso a sinistra che richiama gli argomenti e le schede descrittive della Guida in linea relative alla funzione che si sta usando. Nel nostro caso viene aperta la scheda della Guida in linea relativa alla funzione MEDIA

6 Enfatizziamo l intuitività di Excel e la sua capacità di aiutare chi lo utilizza: uno degli ambiti in cui ciò è molto utile è proprio la costruzione di funzioni, da quelle semplici fino a quelle più complesse. Diamo alcuni suggerimenti finali: avere ben chiaro che operazione si vuole compiere; Excel ha bisogno che gli facciamo capire cosa vogliamo (che funzione, gli argomenti necessari); imparare dai messaggi di ERRORE che vengono visualizzati; Excel è molto potente ma anche molto preciso e sensibile, è sufficiente un errore di digitazione per il mancato funzionamento di una funzione: spazi che non servono, parentesi mancanti, punti e virgola dimenticati; ricordare che esistono anche le formule, in casi semplici sono spesso più veloci: ad esempio, per fare la differenza tra due celle non ha senso pensare a qualche strana funzione (=differenza()), è sufficiente digitare l espressione voluta (=A1-B1)

7 10. Formattare le celle Abbiamo visto fino a questo punto le modalità di gestione del foglio elettronico al fine di costruire modelli di calcolo finalizzati alla risoluzione di problemi più o meno complessi. Nel momento in cui siamo riusciti a risolvere il problema a livello di calcolo, ci si presenta la necessità di renderlo chiaro e leggibile a tutti, anche su supporto cartaceo. Dovremo quindi modificare l aspetto del foglio che in gergo tecnico significa formattarlo. Mentre per Word l unità di formattazione minima è il paragrafo, per Excel è rappresentata dalle celle. Quindi per poter apportare qualsiasi cambiamento a livello di formattazione è necessario selezionare il comando CELLE presente all interno del menu FORMATO; si aprirà la finestra di dialogo FORMATO CELLE che presenta un livello per ogni possibile formattazione applicabile rappresentata da diverse schede etichettate e precisamente: Numero; Allineamento; Carattere; Bordo; Motivo; Protezione. E possibile formattare, contemporaneamente, sia una cella singola che un insieme di celle: questo dipende dalla selezione che effettuiamo prima di attivare la finestra di dialogo. All interno della scheda NUMERO sono presenti tutti i formati numerici inseribili nelle celle; andiamo a descriverli: GENERALE: il formato numerico Generale è quello predefinito per ogni cella del foglio elettronico; permette di visualizzare numeri interi (1971), frazioni decimali (1,971) oppure - 7 -

8 con notazioni scientifiche (quando il numero immesso è troppo lungo per essere visualizzato nella cella 1,971E+12). Una cella con formato generale può visualizzare al massimo 11 cifre, compresi caratteri alfabetici ( E ) oppure simboli ( + e, ). Nel caso in cui, in una cella, si trovino notazioni scientifiche e si voglia vedere tutte le cifre che compongono il numero, è necessario evidenziare la cella e premere il tasto F2; il cursore si troverà già all interno della cella per effettuare eventuali modifiche. NUMERO: viene utilizzato per la visualizzazione generale dei numeri, in questo caso vengono visualizzate tutte le cifre contenute nella cella, anche se il loro numero è maggiore di 11. Facendo clic su questa categoria verranno visualizzate tutte le impostazioni che si possono assegnare alle cifre contenute nelle celle; è possibile scegliere le postazioni decimali da inserire e se utilizzare o meno il separatore delle migliaia. VALUTA: uno degli utilizzi più diffusi dei fogli elettronici è quello relativo alla realizzazione di calcoli finanziari; per avere una lettura più veloce delle tabelle è necessario formattare le celle in modo da visualizzare la valuta. All interno di un foglio elettronico possono essere utilizzate valute differenti, pensiamo ad esempio agli stessi calcoli effettuati sia in Euro che in Lire. Per scegliere la valuta da inserire nella cella, è sufficiente scorre il menu a tendina SIMBOLO e selezionare la valuta desiderata. E possibile scegliere se introdurre posizioni decimali e come evidenziare i numeri negativi, cioè se lasciarli in nero oppure evidenziarli in rosso. Se all interno di una cella con formato Generale si inserisce una cifra, preceduta da un simbolo di valuta, la cella verrà automaticamente formattata come valuta. CONTABILITÀ: quando si presentano fogli elettronici, nei quali sono presenti diverse celle che contengono simboli di valuta, è meglio formattarle in modo che i simboli di valuta e i decimali siano incolonnati; per comprendere meglio la differenza di formato tra Valuta e Contabilità utilizziamo un esempio: Nella colonna A i numeri sono formattati come Valuta e nella colonna B come Contabilità. DATA: Excel offre all utente la possibilità di inserire una data in modo molto semplice anche senza formattare in precedenza la cella; infatti in una cella con formato Generale è sufficiente digitare una data (nella seguente struttura: giorno/mese/anno oppure giornomese-anno) e premere il tasto INVIO; Excel formatterà automaticamente la cella come data. Se si utilizza la finestra di dialogo basterà scegliere il tipo di formato desiderato dall elenco presente nella casella TIPO e premere il tasto OK. In Excel è possibile calcolare i giorni di differenza tra due date utilizzando una semplice sottrazione tra due celle; è importante fare attenzione a utilizzare come primo operatore la cella che contiene la data cronologicamente successiva, questo al fine di evitare che il risultato sia negativo. Quando di calcolano i giorni che intercorrono tra due date, il foglio elettronico formatta la cella che ospita la formula come data; per vedere il numero di giorni è sufficiente cambiare la formattazione della formula in Numero. ORA: viene utilizzato per formattare i dati in formato orario; una volta selezionata la categoria verranno visualizzati i tipi di formattazione applicabili; per applicare uno dei formati basterà cliccare sul tipo prescelto e poi su OK; per inserire un orario all interno delle celle formattate come Ora è necessario utilizzare la seguente struttura: oppure 12:20-8 -

9 PERCENTUALE: viene utilizzato per visualizzare i dati in formato percentuale; oltre ad inserire nella cella il simbolo di percentuale, questo formato moltiplica il contenuto della cella per 100. FRAZIONE: è un modo poco utilizzato per rappresentare i valori decimali attraverso una frazione invece di utilizzare il sistema matematico delle virgole; ad esempio, se una cella, in cui è inserito il numero 2,5 viene formattata come Frazione il numero verrà visualizzato come 2 ½. SCIENTIFICO: a volte i fogli elettronici contengono valori con un numero di cifre elevato, in questi casi è possibile utilizzare la formattazione scientifica. Nella formattazione scientifica è possibile scegliere il numero di postazioni decimali da visualizzare nella cella. Per comprendere meglio il funzionamento di questo formato seguiamo un semplice esempio: il numero di 13 cifre: verrà visualizzato se le cifre decimali scelte sono 0, 1,E+12, se le cifre decimali scelte sono 4, 1,2346E+12. I numeri formattati presentano il codice esponenziale (E), il che significa che per arrivare al numero inserito è necessario moltiplicare il valore posto alla loro sinistra per 10 elevato al numero visualizzato alla loro destra; quindi gli esempi visti vanno letti come: 1,E+12 1 moltiplicato per 10 elevato alla dodicesima potenza; 1,2346E+12 1,2346 moltiplicato per 10 elevato alla dodicesima potenza. Quando utilizziamo questa formattazione il programma presenta automaticamente le posizioni decimali arrotondate. TESTO: questa opzione permette di inserire dei valori numerici nella cella e considerare questi valori come semplice testo. Ciò significa che i dati immessi nella cella non potranno essere utilizzati per eventuali calcoli. SPECIALE: presenta una serie di formati reimpostati come il CAP, il Codice Fiscale, il Numero di telefono, il Numero di Previdenza. PERSONALIZZATO: con questa opzione è possibile creare un formato adatto alle specifiche esigenze e non già presente nell ampia scelta che Excel mette a disposizione. Per fare ciò si utilizzano caratteri speciali per indicare il formato desiderato. Questi caratteri sono: 0 indica un numero, separa i numeri interi da quelli decimali # da utilizzare insieme allo 0 per indicare il separatore delle migliaia [nomecolore] prima del formato indica un colore particolare da assegnare al numero - numeri negativi, L., $ simboli di valuta % percentuale? un valore qualsiasi / separatore per le date a cifre che indicano l anno m cifre che indicano il mese (se insieme all h indicano i minuti) g cifre che indicano il giorno h indica l ora s insieme ad h indicano i secondi AM prima delle ore 12 PM dopo le ore 12. separatore per l orario - 9 -

10 Nella scheda ALLINEAMENTO sono presenti tutte le possibili opzioni per decidere l allineamento del testo all interno della cella sia in senso ORIZZONTALE (standard, sinistra (rientro), al centro, a destra, riempi, giustifica, centra nelle colonne), sia in senso VERTICALE (al centro, in basso, giustifica). Attraverso la sezione Orientamento è possibile decidere se inclinare il testo fino a metterlo a 90 in senso verticale. Con la sezione Controllo testo si hanno a disposizione tre opzioni molto importanti (TESTO A CAPO, RIDUCI E ADATTA, UNIONE CELLE): la prima permette di utilizzare il tasto Invio per mandare a capo il testo all interno della singola cella; il secondo permette di adattare le dimensioni del testo contenuto nella cella alla grandezza della cella medesima; il terzo permette di unire due o più celle al fine di considerarle come una unica cella

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