Manuale Utente. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica. Versione 3.2. AIFA Agenzia Italiana del Farmaco Versione 3.

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1 Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente Versione 3.2 Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 1 di 27

2 Sommario 1 Introduzione Obiettivo Accesso al servizio Autenticarsi al servizio (Accedi al servizio) Registrarsi Reset password Benvenuto Nuovo POL Lista POL Visualizzare/modificare i dettagli di un POL Eliminare POL Inserire un POL nel carrello Nuovo POL Vai al carrello Carrello Visualizzare/modificare i dettagli di un POL Eliminare POL Procedere con il pagamento / autocertificazione Pagamenti in corso Bonifico Bancario Carta di Credito Verifica POL Ricerche tramite filtri Filtro- Azienda SIS Filtro - Stato Filtro - POL Filtro - Importo Filtro - Da: A: Filtro - TID Annual Fee Riuso Veloce Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 2 di 27

3 1 Introduzione L'Agenzia Italiana del Farmaco, in collaborazione con la Banca Popolare di Bari, ha realizzato il nuovo Sistema di Riscossione Centralizzato, Telematico ed Automatizzato degli importi dovuti dalle Aziende Farmaceutiche. Tale sistema consente la completa gestione informatizzata dei pagamenti delle pratiche da parte delle aziende farmaceutiche, ai sensi del D.M. 24 maggio 2004, è interfacciato con l Istituto Bancario Cassiere e normalizzato secondo procedure e regole internazionali sui processi di pagamento. 2 Obiettivo L obiettivo del presente documento è descrivere le modalità operative e le funzionalità della piattaforma al fine di guidare l Utente nella definizione del POL e del pagamento online tramite autocertificazioni di pagamenti effettuati presso i canali tradizionali, Carta di Credito e MAV. 3 Accesso al servizio Per accedere al servizio è necessario possedere una connessione Internet ed un indirizzo valido. Per connettersi alla Home Page del sito è necessario digitare il seguente indirizzo: Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 3 di 27

4 4 Autenticarsi al servizio (Accedi al servizio) Figura 1 - Accedi al servizio Per procedere con l autenticazione è necessario inserire le proprie credenziali (Username e Password) e premere il tasto Accedi. Per recuperare le credenziali di accesso al portale (nome utente e password), contattare il supporto AIFA inviando una all' indirizzo helpdsk@aifa.gov.it Il testo della inviata dovrà contenere le seguenti informazioni di dettaglio: nome e cognome azienda di riferimento nome utente Sistema Versamento Tariffe numero di telefono e fascia oraria disponibile per eventuale ricontatto descrizione del problema quanto più completa Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 4 di 27

5 5 Registrarsi Selezionando la voce di menù Registrati, l Utente ha la possibilità di attivare il procedimento per la richiesta delle credenziali di accesso al sistema. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 5 di 27

6 6 Reset password Selezionando la voce di menù Reset password, l Utente ha la possibilità di resettare la propria password. 7 Benvenuto A seguito dell autenticazione il sistema presenta la Pagina di Benvenuto dove è possibile accedere a tutte le funzionalità definite dal servizio attraverso le seguenti voci di menù: - Nuovo POL - Lista POL - Carrello - Pagamenti in corso - Verifica POL - Esci Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 6 di 27

7 8 Nuovo POL Figura 2 - Scelta azienda Selezionando la voce di menù Nuovo POL viene richiesto di indicare l azienda per cui si vuole presentare la pratica POL. Successivamente alla selezione dell azienda viene visualizzato il Tariffario navigabile, dove poter scegliere la tipologia di tariffa da gestire. Figura 3 - Nuovo POL Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 7 di 27

8 Una volta navigato selezionata la tipologia di Tariffa che si intende pagare, è necessario inserire il campo Causale (obbligatorio), eventuali note da legare al POL, la specifica tariffa e la relativa quantità. Compilate le informazioni richieste deve essere premuto il tasto Avanti. Figura 4 - selezione tariffa Premuto il tasto avanti il POL creato viene aggiunto alla Lista POL Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 8 di 27

9 9 Lista POL Selezionando la voce di menù Lista POL viene visualizzata la lista dei POL precedentemente creati. All interno della voce Lista POL è possibile: - Visualizzare/Modificare i dettagli di un POL - Eliminare il POL - Inserire un POL nel carrello - Creare un Nuovo POL - Visualizzare il carrello 9.1 Visualizzare/modificare i dettagli di un POL Per visualizzare/modificare il dettaglio di un POL, è necessario cliccare sul codice POL. Figura 5 - dettaglio POL Una volta visualizzato il dettaglio del POL il sistema permette di apportare modifiche ai campi Causale, Note e Quantità. Cliccando il tasto Torna alla lista POL si tornerà indietro alla visualizzazione della Lista POL senza salvare eventuali modifiche apportate. Cliccando invece il tasto Avanti si tornerà alla visualizzazione della Lista POL salvando le eventuali modifiche apportate. 9.2 Eliminare POL Per eliminare il POL è necessario selezionare la X di colore rosso in corrispondenza del POL. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 9 di 27

10 Figura 6 - eliminazione POL Prima di procedere con l eliminazione del POL selezionato, il sistema chiede conferma. 9.3 Inserire un POL nel carrello L operazione di inserimento nel carrello può essere effettuata in modalità multipla, previa selezione di più POL dalla Lista POL. A differenza della lista POL che non pone limiti al numero di POL presenti, il carrello permette un limite massimo di 10 (dieci) POL. Figura 7 - selezione multipla Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 10 di 27

11 9.4 Nuovo POL Se si seleziona il tasto Nuovo POL, il sistema guida l utente direttamente alla creazione del nuovo POL per poi tornare alla visualizzazione della lista. 9.5 Vai al carrello Selezionando il pulsante Vai al carrello, il sistema visualizza la pagina del carrello con l elenco dei POL presenti. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 11 di 27

12 10 Carrello Selezionando la voce di menù Carrello viene visualizzata la lista dei POL presenti nel carrello e pronti per il completamento della procedura di pagamento / autocertificazione: All interno del carrello è possibile: - Visualizzare/modificare i dettagli di un POL - Eliminare il POL - Procedere con il pagamento o l autocertificazione 10.1 Visualizzare/modificare i dettagli di un POL Per visualizzare/modificare il dettaglio di un POL, è necessario cliccare il codice POL. Figura 8 - dettaglio POL Una volta visualizzato il dettaglio del POL il sistema permette di apportare modifiche ai campi Causale, Note e Quantità. Cliccando il tasto Torna alla lista POL si tornerà indietro alla visualizzazione della Lista POL senza salvare eventuali modifiche apportate. Cliccando invece il tasto Avanti si tornerà alla visualizzazione della Lista POL salvando le eventuali modifiche apportate. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 12 di 27

13 10.2 Eliminare POL Per eliminare il POL dal carrello è necessario selezionare la X di colore rosso in corrispondenza del POL da eliminare. Figura 9 - eliminazione POL dal carrello Prima di procedere con l eliminazione del POL selezionato, il sistema chiede conferma. Il POL eliminato dal carrello sarà nuovamente inserito all interno della Lista POL Procedere con il pagamento / autocertificazione Una volta definito il carrello contenente solo i POL (max 10) da pagare si può procedere selezionando il tasto Procedi con il pagamento. Una volta premuto il tasto vengono generati dal sistema i pagamenti (AIFA e Ministero della Salute) che dovranno essere effettuati in base alla tipologia di pagamento scelto. Verranno generati sempre 2(due) pagamenti per ogni carrello e posti nello stato Pagamento da effettuare (colore rosso); tale stato indica solo la volontà di effettuare il pagamento da parte dell Utente. Gli importi di entrambi i pagamenti corrisponderanno alla sommatoria degli importi di ogni singolo POL presente nel carrello. Dopo aver selezionato il tasto Procedi con il pagamento, il sistema blocca il carrello in attesa che l Utente indichi la modalità di pagamento. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 13 di 27

14 Una volta effettuata quest operazione permetterà all utente la creazione di nuovi carrelli. Il pagamento passerà nello stato pagamento da autocertificare (colore arancione). Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 14 di 27

15 11 Pagamenti in corso Selezionando la voce di menù Pagamenti in corso viene visualizzata la lista dei POL con i relativi pagamenti associati Bonifico Bancario Selezionare la voce Pagamento da effettuare Il sistema visualizza i canali di pagamento a disposizione (attualmente il canale di pagamento per il Ministero della Salute è il Bonifico Bancario). Selezionando il tasto Completa pagamento, lo stato del pagamento selezionato cambia da Pagamento da effettuare in Autocertificaz. da completare, viene generato il documento IBAN in formato.pdf contenente le indicazioni del pagamento da effettuare ed il sistema permette la generazione di un nuovo carrello. Selezionare l icona IBAN per visualizzare e stampare il documento con le indicazioni per effettuare il pagamento. Una volta ottenuti i codici CRO/SEPA dei pagamenti effettuati ritorno nell applicativo, inserirli nella sezione Pagamenti in corso, sotto la voce Autocertificaz. da completare. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 15 di 27

16 Compilati i campi selezionare il tasto Salva;in questo modo i pagamenti passeranno dallo stato Autocertificaz. da completare allo stato In attesa di conferma. Nel momento in cui entrambi i pagamenti risultaneranno certificati, il POL/Carrello verrà trasferito nella sezione Verifica POL in attesa di verifica contabile da parte di AIFA Carta di Credito Il pagamento delle tariffe dovute ad AIFA, può essere effettuato tramite: Carta di Credito; Bonifico Bancario. Il pagamento delle quote dovute al Ministero della Salute, può essere effettuato tramite: Bonifico Bancario. Per procedere con il pagamento tramite Carta di Credito bisogna selezionare la voce Pagamento da effettuare Il sistema visualizza i canali di pagamento a disposizione; selezionare il canale Carta di Credito e quindi Completa il pagamento (di seguito si riporta un esempio di un POL con tariffa appositamente configurata a 1.00). Selezionando il tasto Completa pagamento, tramite il processo di Carta si, verrà richiesto l inserimento degli estremi della carta di credito. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 16 di 27

17 Successivamente al corretto inserimento delle informazioni richieste e in base alla tipologia di carta di credito utilizzata, CartaSi può richiedere la digitazione della password personale. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 17 di 27

18 Una volta inserita la password corretta si ritorna nuovamente al POL e lo stato del pagamento cambia da Pagamento da effettuare a Contabilizzato. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 18 di 27

19 12 Verifica POL Selezionando la voce di menù Verifica POL viene visualizzata la lista dei POL con il relativo stato associato e la relativa ricevuta - Riepilogo POL. Cliccando sul tasto scarica (a destra) l utente potrà visualizzare il riepilogo del pagamento, stamparlo e allegarlo alla pratica da inviare all AIFA. Se AIFA approva la pratica con esito positivo lo stato del POL diventa Approvato da AIFA Ricerche tramite filtri All interno della lista è possibile filtrare i POL visualizzati utilizzando i campi filtro, messi a disposizione dall applicativo. Si possono utilizzare più filtri contemporaneamente in modalità AND. I filtri a disposizione sono i seguenti: - Azienda -> SIS - Stato - POL - Importo - Da: A: - TID Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 19 di 27

20 Filtro- Azienda SIS Per selezionare l Azienda sulla quale si desidera filtrare i POL è necessario cliccare la voce Cambia ed il sistema visualizzerà l elenco delle aziende che è possibile scegliere. L elenco delle Aziende dipende dal profilo con cui si è effettuato l accesso e le Aziende ad esso associate. Una volta selezionata l Azienda, premendo sul tasto filtra sarà possibile filtrare tutti i POL associati solamente all Azienda selezionata Filtro - Stato Tramite il filtro Stato è possibile visualizzare solamente i POL in uno dei seguenti stati: - Tutti - Approvato - Non Approvato Filtro - POL Tramite il filtro POL è possibile filtrare solamente il POL con un determinato codice. Il sistema visualizza l elenco dei POL che contengono nel codice POL il numero digitato dall Utente Filtro - Importo Inserendo l importo (senza i decimali), il sistema visualizza l elenco dei POL che hanno l importo totale o l importo di uno dei 2 (due) pagamenti associati uguale all importo inserito dall utente Filtro - Da: A: Selezionando i campi DA: A: il sistema visualizza il calendario, dove poter indicare l arco temporale per cui si vogliono filtrare i POL. Il sistema visualizza tutti i POL che hanno Data Invio compresa nel range di date definite dall Utente Filtro - TID Compilando il campo TID, il sistema visualizza il POL che ha associato il pagamento con TID uguale a quello digitato dall Utente. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 20 di 27

21 13 Annual Fee Selezionando la voce di menù Annual Fee viene visualizzata la pratica relativa al pagamento Annual Fee associata all azienda farmaceutica. Selezionando i link relativo alla pratica: Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 21 di 27

22 Si visualizza il dettaglio della pratica ANNUAL FEE, dove poter confermare l importo da pagare: All interno della presente maschera l utente può selezionare l importo da pagare, scegliendo se confermare l importo precalcolato da AIFA: oppure modificare l importo dovuto tramite la sezione Annual Fee in misura diversa Una volta definito l importo dovuto Annual Fee e compilato il campo Causale (obbligatorio), per procedere con il pagamento è necessario selezionare il pulsante Procedi con il pagamento. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 22 di 27

23 La maschera visualizzata permette all utente di poter selezionare il canale di pagamento desiderato. Nel caso si decida di pagare con il canale Bonifico Tramite la seguente maschera è possibile selezionare il documento IBAN.PDF contenente le informazioni per il pagamento ed inserire il numero di CRO e la data valuta del bonifico effettuato. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 23 di 27

24 Di seguito si riporta a titolo esemplificativo il contenuto del documento IBAN.PDF: A questo punto l utente dovrà eseguire il bonifico tramite i sistemi di Remote Banking o presso il proprio istituto bancario specificando nella causale del bonifico il codice il codice TID e il numero a 17cifre presente nel documento. Nel caso si decida di pagare con il canale MAV Tramite la seguente maschera è possibile selezionare il documento MAV.PDF contenente le informazioni per il pagamento. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 24 di 27

25 Di seguito si riporta a titolo esemplificativo il contenuto del documento MAV.PDF: A questo punto l utente dovrà eseguire il pagamento del MAV tramite gli strumenti di Remote Banking o presso il proprio Istituto Bancario (se in territorio Italiano), in questo secondo caso dovrà inviare una richiesta via mail all indirizzo indicato nel documento MAV.PDF per ricevere il bollettino MAV stampabile. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 25 di 27

26 14 Riuso Veloce Se nei sessanta (60) giorni successivi al pagamento non fa seguito la presentazione dell'istanza o della domanda, le somme versate possono essere oggetto di rimborso. Qualora sia presentata una richiesta di rimborso, l'agenzia italiana del farmaco trattiene, a titolo di reintegrazione dei costi amministrativi sostenuti per le attività svolte, una quota pari al 10% dell'importo versato, fino a un massimo di 500,00 per ciascuna richiesta di rimborso, come previsto dal decreto del 21 dicembre 2012 del Ministero della Salute. Nel momento in cui per un POL sono decorsi i termini per la presentazione dell istanza o della domanda, il POL viene posto in stato annullato dal sistema. Nel caso l utente/azienda voglia portare avanti lo stesso POL, può direttamente avvalersi della funzionalità Riuso Veloce. Tale funzionalità permette di rendere nuovamente valido il POL in essere, previo pagamento di una sanzione amministrativa pari al 10% dell importo versato (fino ad un massimo di 500 euro). L integrazione del 10% generata dal sistema dovrà essere versata esclusivamente su conto AIFA. Selezionando il POL per cui si vuole procedere con il Riuso Veloce, si visualizza in colore rosso la sanzione amministrativa, il cui pagamento renderà il POL nuovamente utilizzabile. L utente procede selezionando la tipologia di pagamento Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 26 di 27

27 Una volta effettuato il pagamento, lo stato del POL viene settato nuovamente in attivo. Piattaforma versamento tariffe e riscossione automatica Manuale Utente 27 di 27