Consiglio Nazionale delle Ricerche AREA DELLA RICERCA ROMA 1. Introduzione

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2 Introduzione Uno dei problemi maggiori nella gestione del personale dell Area della Ricerca RM 1 (che ammonta, considerando ogni titolo, ad oltre 500 unità e ad almeno 300 persone presenti contemporaneamente ogni giorno) è rappresentata dall aggiornamento e dalla fruizione di dati anagrafici basilari, come ad esempio un semplice elenco telefonico interno. Una tale mole di personale presenta nel suo complesso, come è facilmente immaginabile, una continua evoluzione, con frequenti cambiamenti talvolta persino a ritmo quotidiano: vi è chi cambia stanza, chi cambia ufficio e chi cambia anche istituto. Alcuni lasciano la loro stanza causa pensionamento mentre allo stesso tempo può affacciarsi nuovo personale (temporaneo, ospite o neo assunto). Tutto ciò comporta chiaramente continui riarrangiamenti della lista dei numeri telefonici interni, situazione resa ulteriormente complessa da diverse variabili. In alcuni casi la persona viene trasferita mantenendo il suo interno, in altri assume un interno nuovo, in altri ancora ha due interni uno di laboratorio dei quali ne va modificato uno soltanto e così via. Negli scorsi anni, in particolar modo sino al 2003, si è fatto largo uso di elenchi telefonici cartacei portatori di evidenti problemi: anzitutto, un notevole costo in termini di tempo, denaro e praticità dal momento che occorre stampare diverse pagine e farne vari volumetti rilegati; inoltre, è un operazione che va ripetuta spesso stanti i molti cambiamenti che possono intercorrere anche in un periodo breve. A partire dal 2003, e con varie successive release, si è deciso di implementare un elenco informatizzato, online, proprio per ovviare alle limitazioni del cartaceo. L uso del cartaceo è rimasto (purtroppo) frequente: è una consuetudine molto radicata, al punto tale che un volumetto datato dicembre 1997 ancora circolava in vari esemplari nell anno 2005 (!) e oltre, naturalmente con una ovvia mole di errori (personale in quiescenza, trasferito o deceduto, anche da anni, e ancora in elenco), cancellature e aggiunte fatte a matita. Ma la soluzione informatica ha preso fortunatamente sempre più piede, sino a divenire preferenziale. L elenco informatizzato non è privo di bug (dovuti in genere a non tempestive comunicazioni delle avvenute variazioni), ma è senza dubbio da preferire ad un cartaceo che necessita di essere ristampato almeno ogni 3 6 mesi pena l essere inevitabilmente infarcito di cancellature, inesattezze e colpi di bianchetto. Aggiornare la versione informatizzata è un processo rapido, spesso in tempo reale: non appena arriva la richiesta di cambiamento di un numero è sufficiente entrare nel database e modificare il record corrispondente; l elenco corretto sarà subito consultabile senza dover ristampare nulla. 2 / 7

3 E anche presente una sotto pagina di segnalazione di Errori o Variazioni, introdotta dall apposito pulsante, che permette all utente di comunicare direttamente l aggiornamento da fare (al submit, una e mail viene automaticamente mandata al curatore del database anagrafico). Chi proprio non può fare a meno del supporto cartaceo può inoltre stampare la versione informatizzata dell elenco; la pagina generata dalla richiesta sul database è in un formato stampabile. Esecuzione del progetto La prima versione informatizzata dell elenco telefonico è stata realizzata già dal 2003 con un motore scritto in linguaggio PHP (*) ed un database in MySQL (**) di nominativi ed interni telefonici su Server web APACHE (***). Successivamente, dal 2007, il Data Base è stato aggiornato e completamente rielaborato utilizzando per la query la medesima struttura originaria con alcune modifiche di codice soprattutto indirizzate a una differente visualizzazione grafica e tabulazione finale dei risultati. L elenco telefonico allo stato attuale comprende anche altri dati del dipendente (es. qualifica, livello, ecc ) e la ricerca può visualizzarne alcuni (o tutti) secondo varie modalità possibili. Ovviamente è stato necessario un nuovo censimento del personale dell Area che nel tempo ha subito notevoli cambiamenti. *PHP Il PHP (acronimo ricorsivo : PHP Hypertext Preprocessor ) è un linguaggio di scripting open source che si interfaccia ad un database (in questo caso MySQL) interrogandolo (Query) e poi costruendo una pagina dinamica con i risultati dell interrogazione. **MySQL MySQL è un noto database al momento proprietà della Oracle Corporation. viene distribuito gratuitamente (pur esistendo anche licenze di tipo commerciale). ***APACHE APACHE è la più comune piattaforma server web (anche essa open source) ed è il supporto ove comunemente vengono installati PHP, MySQL e (opzionale) l ambiente di gestione WEBMIN utile per l inserimento dati e altre funzioni gestionali. Per una più completa documentazione in materia, che esula dagli scopi della presente relazione, si rimanda ai seguenti indirizzi web : / 7

4 Costruzione dell interfaccia e screenshots esplicativi L interfaccia è sostanzialmente una pagina web, costruita in (x)html e Php. Una maschera ( form ) prospetta all Utente varie possibilità di Query (richiesta dei dati). Il clic su uno dei vari bottoni Cerca visualizza nella medesima pagina una tabella con i risultati chiesti. La ricerca può avvenire per : nome, cognome, telefono, , qualifica, Istituto di appartenenza. Fig. 1 Come si presenta la pagina web. Fig. 2 esempio di record ricercato per Cognome 4 / 7

5 Fig. 3 Estratto del codice PHP della pagina. Fig. 4 Visualizzazione del personale di un intero istituto. 5 / 7

6 Fig. 5 Pagina gestionale di WEBMIN con il database anagrafico telefonico. La pagina in php interroga il database visualizzato in questa figura con i parametri richiesti tramite il form (ricerca per Cognome, Nome, Istituto, Telefono o altro), e provvede a generare un risultato tabulando i dati ottenuti. 6 / 7

7 Fig. 6 Segnalazione di Variazione Anagrafica. Premendo il pulsante Segnalazione Errori o Variazioni si apre una schermata come quella mostrata in figura 6, mediante la quale l utente può segnalare direttamente al gestore del database anagrafico un errore, una modifica o un aggiornamento da compiere. Come si può notare, al fine di evitare che il sistema di richiesta di modifica dei dati possa essere catturata da un programma automatico di generazione delle richieste con il rischio di paralizzare la macchina, è stato inserito un sistema detto Captcha Antispam che obbliga l utente a digitare una sequenza di lettere mostrata in un frame con rumore grafico prima di inviare il form. Conclusioni L informatizzazione dell anagrafico dell Area della Ricerca RM 1 rende decisamente migliore la coordinazione e la comunicazione tra il personale, contribuendo ad adeguarle agli standard moderni. Gli errori dovuti alla mancanza di aggiornamento e alle sistematiche necessità continue di esso vengono sensibilmente diminuiti rispetto al cartaceo (e anche il costo in termini di tempo e denaro è decisamente inferiore). Rilevante è anche la possibilità data ai singoli utenti di segnalare errori, omissioni, necessità di aggiornamento correggibili quasi in tempo reale. 7 / 7