l come documento

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1 anai ASSOCIAZIONE NAZIONALE ARCHIVISTICA ITALIANA sezione Piemonte e Valle d Aosta il documento elettronico oltre le norme per condividere buone pratiche 3 WORKSHOP 4 ottobre 2012 Torino Lingotto Aula Magna del Politecnico - Via Nizza 230, l come documento come creare, gestire e conservare la posta elettronica

2 anai ASSOCIAZIONE NAZIONALE ARCHIVISTICA ITALIANA sezione Piemonte e Valle d Aosta M. Guercio S. Pigliapoco Universita La Sapienza di Roma Universita degli Studi di Macerata,, L istruzioni per l uso Strumenti, metodi e criticita criticit per creare, gestire e conservare la posta elettronica, l come documento Torino 4 ottobre 2012

3 Formare e conservare i documenti Mariella Guercio

4 i temi La gestione archivistica dei documenti in forma di e- mail: il quadro concettuale Il quadro normativo nazionale

5 La gestione archivistica dei documenti in forma di il quadro concettuale

6 considerazioni preliminari (interpares) - 1 I messaggi di posta elettronica non sono intrinsecamente una tipologia distinta di documenti d archivio: sono il sottoprodotto di sistemi finalizzati originariamente a inviare o ricevere informazioni e/o documenti (vettori) I messaggi di posta elettronica, quindi, non si sedimentano e non sono riconducibili a una serie documentaria I requisiti per identificarli in quanto documenti derivano dall analisi specifica della loro natura e funzione

7 considerazioni preliminari (interpares) - 2 E necessario analizzare la struttura delle per comprenderne la natura archivistica (e valutare i livelli di automazione delle procedure di gestione e conservazione) Tale struttura è complessa: molteplicità di componenti e di formati I modi d uso sono flessibili e difficili da governare in base a regole pre-definite

8 considerazioni preliminari (interpares) - 3 Dal punto di vista archivistico gli attachment possono essere considerati: parti di un unico documento di cui l altra parte sia costituita dalla sezione del testo (semplice ovvero senza formattazione o in versione html) e dalla intestazione allegati di un documento nel caso in cui il messaggio sia solo un vettore un documento con uno o più allegati o più documenti distinti In questi casi la sezione di testo può essere considerata una parte del documento

9 questioni aperte - 1 L organizzazione intellettuale delle parti (forma) del documento possono essere completamente diverse dalla organizzazione fisica delle componenti digitali che lo costituiscono (che nel caso dello standard MIME possono comprendere firme digitali, catene di messaggi, file incorporati in formati diversi e essere associate a diverse tipologie di informazioni: link, immagini, marcatori, liste di distribuzione)

10 questioni aperte - 2 E indispensabile che entrambi (forma e componenti digitali) siano correttamente interpretate da un sistema di gestione documentale per un trattamento adeguato La presenza di una molteplicità di componenti e formati richiede azioni specifiche al fine di assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti e- mail selezionati per la conservazione permanente

11 questioni aperte - 3 La enorme quantità di documenti ricevute e spedite accresce la complessità di trattamento L isolamento (in termini di mancanza di interoperabilità e la tendenza all autoreferenzialità) dei sistemi di posta elettronica oggi esistenti rendono difficile la gestione dei documenti e determinano frammentazione e mancanza di controllo Anche la quantità (e le tipologie) di caselle disponibili nei sistemi informatici di un soggetto produttore (casella istituzionale, casella funzionale, casella individuale) e la libertà del loro utilizzato (non sempre disciplinata da regole interne per lo più di difficile controllo) producono conseguenze negative e accrescono le difficoltà per la corretta gestione documentaria: le direttive e le regole sono applicabili con minor fatica e migliori risultati se inserite all interno di policy generali e coerenti di gestione documentaria (come parti del manuale di gestione)

12 le raccomandazioni di InterPARES : integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 1 L integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti costituisce una raccomandazione cruciale E una raccomandazione di tutti gli standard internazionali (MoReq, DoD), di molte policy nazionali e della letteratura di settore Se l integrazione non può essere realizzata in ambito tecnologico (ad esempio nella forma di un istradamento automatico o a richiesta di personale autorizzato) deve essere ottenuta almeno dal punto di vista del controllo intellettuale con un sistema di mirroring che rispecchi nel sistema di gestione documentale la struttura del sistema di posta elettronica (per gli enti di piccola dimensione)

13 le raccomandazioni di InterPARES: integrazione con i sistemi di tenuta dei documenti - 2 Necessità di ricondurre il flusso di documenti dell ente all interno delle caselle istituzionali Identificazione delle caselle in grado di comunicare direttamente con il sistema documentario

14 le raccomandazioni di InterPARES: cattura (capture) e acquisizione nell archivio corrente (filing) - 1 I responsabili del RKS devono definire l elenco delle componenti digitali e intellettuali e l elenco dei metadati necessari per la corretta produzione di documenti Ogni documento deve essere incluso nel RKS come un entità separata Per facilitare il processo e soprattutto la sua automazione, ogni messaggio (incluse tutte le componenti digitali correlate) deve essere associato a un solo documento In caso contrario è necessario duplicare i metadati associati

15 le raccomandazioni di InterPARES: cattura (capture) e acquisizione nell archivio corrente (filing) - 2 Con riferimento alla identità del mittente e del destinatario è necessario che ogni indirizzo di posta elettronica sia identificato con riferimento alla persona fisica o giuridica di pertinenza (con il supporto di un database aggiornato connesso con il sistema di RK) La stringa relativa al subject header di un documento deve essere significativa in relazione all atto rappresentato al fine di facilitare l indicazione dell oggetto del documento da includere nel profilo, che comunque deve essere espresso in modo corretto E opportuno rendere disponibili strumenti (database di oggetti normalizzati, workflow controllati, template di ) finalizzati a facilitare tale obiettivo Il giorno (e possibilmente l ora) della spedizione (nella intestazione) e della ricezione (nel RKS) del documento ricevuto e spedito devono essere acquisite dal sistema e associate al relativo profilo

16 le raccomandazioni di InterPARES: cattura (capture) e acquisizione nell archivio corrente (filing)- 3 E necessario definire i formati ritenuti accettabili Qualora un attachment presenti un formato non accettato è necessario convertire il documento e- mail sulla base delle indicazioni stabilite nel piano di conservazione In presenza di un vero e proprio sistema di RK ogni documento deve essere identificato in modo univoco, classificato, fascicolato e collegato al piano di conservazione (come ogni documento archivistico) In caso di sistemi di RK non formalizzati il documento deve essere gestito come qualunque altro documento (ad esempio classificato o identificato)

17 le raccomandazioni di InterPARES: formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine - 1 Le soluzioni e le procedure per la conservazione devono essere parte di una strategia complessiva basata sulla migrazione, sull uso di formati standard e su metodi di rappresentazione dell informazioni indipendenti da hw e sw Il sistema di RK deve comunque conservare tutte le componenti digitali di un documento che consentano di condurre l attività quotidiana in modo efficiente ed efficace

18 le raccomandazioni di InterPARES: formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine - 2 Per la creazione di documenti da spedire o interni si devono usare esclusivamente formati adatti alla tenuta a lungo termine Per i documenti da ricevere è necessario disporre di policy e procedure che incoraggino tale uso Le componenti digitali dei documenti catturati dal sistema di tenuta e destinati alla conservazione a lungo termine dovrebbero essere convertite in formati adatti a tale scopo Nel caso dei documenti destinati alla conservazione permanente il sistema di tenuta dovrebbe mantenere il legame tra tutte le componenti digitali, tutti i metadati che le descrivono e ogni ulteriore componente e metadato aggiunto al documento a fini di conservazione nell ambito di un AIP conforme allo standard OAIS

19 le raccomandazioni di InterPARES: formati e soluzioni per la conservazione a lungo termine - 3 Il sistema di tenuta deve conservare in tutta la fase attiva del ciclo di vita del documento tutti i metadati e le risorse necessarie a gestire correttamente la conversione in formati persistenti Al momento del trasferimento in un deposito digitale, tutte le componenti, i metadati originari e aggiunti a fini conservativi devono essere logicamente collegati in un AIP I metadati che documentano la storia della custodia sono sempre essenziali

20 le raccomandazioni di InterPARES : link a risorse esterne Al momento della cattura di un documento , è necessario descrivere ogni link a fonti esterne: la descrizione deve includere almeno l URI della risorsa, il risultato di verifiche del link (data e ora della verifica e la persona fisica e giuridica responsabile per la risorsa esterna); se necessario la descrizione deve includere ogni tipologia di metadati ritenuta utile a dare prova della configurazione della risorsa al momento della cattura del documento nel sistema di RK Il personale addetto deve essere in grado di guidare l ente in modo da evitare l utilizzo di link a risorse esterne che mettano a rischio l attività dell ente stesso

21 le raccomandazioni di InterPARES: firme digitali e sistemi crittografici - 1 Il sistema di RK deve assicurare la validità d ogni firma digitale presente per ogni componente digitale di un documento e- mail mediante la conservazione del flusso di bit originario e la gestione di tutte le azioni necessarie a sostenere la catena di validazione della firma fino a quando tale firma debba essere mantenuta in ragione di obblighi legali e amministrativi specifici Nel caso di documenti e componenti firmati digitalmente e selezionati per la conservazione permanente, è necessario convertire entrambi in formati coerenti da conservare insieme al bitstream originario nel momento stesso della cattura nel sistema di tenuta e registrare nel profilo del documento i metadati necessari a descrivere adeguatamente la presenza della firma

22 le raccomandazioni di InterPARES: firme digitali e sistemi crittografici - 2 Fino a quando la firma digitale di una componente digitale è valida e necessaria alla gestione delle attività dell ente, il sistema di RK deve memorizzare nel profilo del documento i metadati che descrivono ogni azione e ogni modifica relativa alla catena di validazione della firma.

23 Il quadro normativo nazionale

24 le norme sulla posta elettronica D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82, CAD e successive modifiche DPR 11 febbraio 2005, n. 68 Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della L. 16 gennaio 2003, n. 3 D.M. 2 novembre 2005 recante Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata Circolare CNIPA 7 dicembre 2006 n. 51 recante "Espletamento della vigilanza e del controllo sulle attività esercitate dagli iscritti nell'elenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC) D.L. 29 novembre 2008, n. 185 artt. 16 e 16-bis (PEC a imprese, professionisti, amministrazioni e cittadino) D.P.C.M. 6 maggio 2009 recante Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini Circolare CNIPA 21 maggio 2009 n. 56 recante Modalità per la presentazione della domanda di iscrizione nell'elenco pubblico dei gestori di PEC Dpcm 22 luglio 2011, Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e pp.aa. L 12 novembre 2011, n. 183 recante «Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato», art. 25. Impiego della PEC nel processo civile L 35/2012 di conversione del decreto di semplificazione (aggiunge il comma 3bis all art. 63 del CAD; dichiarazioni anagrafiche di residenza e di trasferimento all estero inviabili via PEC o per PE se scansionate e accompagnate da copia del doc. identità Decreto del MEF sul processo tributario 26 aprile 2012 n. 7425

25 la PEC nel CAD Art. 1, comma 1, lett. v-bis) posta elettronica certificata: sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

26 PEC e non certificata - 1 PEC Opponibilità a terzi della data e dell ora di spedizione/consegna il messaggio viaggia in canali sicuri e viene inglobato all'interno di una " busta di trasporto" firmata digitalmente dal server in modo da preservarne l'integrità i sistemi di PEC devono sovrintendere a controlli su virus con sw aggiornati Posta elettronica La data non è certificata ed è alterabile il testo del messaggio può essere alterato durante il tragitto Il controllo non è previsto dalle disposizioni vigenti

27 PEC e non certificata - 2 PEC Ai sensi del nuovo CAD (235/2010) il Gestore procede alla identificazione del titolare di una casella prima del perfezionamento del rapporto contrattuale. Il valore giuridico della trasmissione tramite PEC di un documento informatico consiste nella opponibilità a terzi della data e dell ora di invio/consegna e non nella imputabilità della dichiarazione di volontà al soggetto titolare della casella PEC fatta eccezione per l art. 65 comma 1 lettera c-bis Posta elettronica il titolare di una casella di PE non viene, prima della stipula del contratto, identificato dal fornitore del servizio Il valore giuridico della trasmissione di un documento tramite PE è assimilabile a quella di un documento scritto e non sottoscritto, anche se alcune sentenze (ordinanza Tribunale di Cuneo del 15 dicembre 2003 e decreto n. 89/2004 del Tribunale di Bari) hanno riconosciuto alla PE valore probatorio in coerenza con alcuni commentatori che riconoscono l come documento munita di firma elettronica in ragione della immissione di userid e password al momento dell autenticazione al sistema

28 PEC e non certificata - 3 Posta elettronica Non offre garanzie in termini di identificazione del mittente non ripudio Integrità e riservatezza certezza della consegna Posta elettronica sicura Il protocollo S/MIME Secure Multipurpose Internet Mail Extensions Introduce la possibilità di sottoscrivere i messaggi con una firma elettronica e di cifrarne il contenuto con un algoritmo crittografico asimmetrico Posta elettronica certificata Ha lo stesso valore legale della raccomandata Non certifica l identità del mittente in assenza di firma digitale Garantisce l avvenuta consegna Informa l utente della mancata consegna

29 le condizioni di validità: il ruolo del protocollo la PEC può essere utilizzata all interno dei procedimenti amministrativi, se oggetto di adeguate procedure definite coerentemente con la disciplina dell iter del procedimento amministrativo, in particolare se integrata nel sistema di registrazione informatica dei documenti e opportunamente descritta nel manuale di gestione La casella PEC istituzionale e gli altri indirizzi comunque dichiarati devono essere riportati nel manuale di gestione e pubblicati nei siti istituzionali delle rispettive amministrazione

30 l uso della PEC nella normativa - 1 CAD, art. 6: Per le comunicazioni di cui all'articolo 48, comma 1, (ossia comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna) con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica, le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata. La dichiarazione dell'indirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dell'invio, tramite posta elettronica certificata, da parte delle pubbliche amministrazioni, degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano. (vedi anche art 16 e 16-bis del DL 185/2008 per imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni)

31 l uso della PEC nella normativa - 2 Art. 40-bis Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47 commi 1 e 3 (trasmissioni tra pp.aa.), 54 comma 2-ter (pubblicazione di indirizzo PEC della p.a.), 57-bis (indice degli indirizzi delle pp.aa.), nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all articolo 65

32 l uso della PEC nella normativa - 3 CAD, art. 47: Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni. 1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. 2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono sottoscritte con firma digitale o con firma elettronica qualificata rilasciata da un certificatore accreditato b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo ; c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71; d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata

33 l uso della PEC nella normativa - 4 CAD, art. 48 : comma 2: La trasmissione del documento informatico per via telematica, eseguita mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta comma 3: la data e l ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni contenute nel dpr 68/2005 e alle relative regole tecniche

34 l uso della PEC nella normativa - 5 CAD, Art. 63 Organizzazione e finalità dei servizi in rete (DL n. 5 modificato dalla Legge di conversione /35 3-bis. A partire dal 1 gennaio 2014 i soggetti di cui all'articolo 2, comma 2 (PA ex dlgs 165/2001 e società inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione), utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze e atti e garanzie fideiussorie, per l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni e certificazioni. 3-ter. A partire dal 1 gennaio 2014 i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti, le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi. 3-quater. I soggetti indicati al comma 3-bis, almeno 60 giorni prima della data di entrata in vigore, pubblicano sul sito web istituzionale l elenco dei provvedimenti adottati ai sensi dei commi precedenti, nonché termini e modalità di utilizzo dei servizi e dei canali telematici e della PEC 3-quinquies. Deroghe stabilite con dpcm, sentita la Conferenza unificata

35 PEC e validità giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 1 CAD, art. 65 comma 1: Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dell'articolo 38, commi 1 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, sono valide: [ ] c-bis- ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato. In tal caso, la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dell'articolo 6, comma 1, secondo periodo.

36 PEC e validità giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 2 CAD, art. 65 comma 2: stabilisce che le pubbliche amministrazioni possano stabilire quando è necessaria la sottoscrizione con firma digitale (come del resto ribadito dall art. 4, comma 4, del dpcm 6 maggio 2009 secondo cui le pubbliche amministrazioni devono sì accettare l invio, da parte dei cittadini, di istanze tramite PEC (o CEC-PAC), ma non per questo esse sono private del potere di richiedere anche la sottoscrizione con firma digitale (ove lo ritengano, appunto, necessario).

37 PEC e validità giuridica di istanze e dichiarazioni telematiche - 3 L invio di un istanza tramite PEC (senza firma digitale ove non escluso dall amministrazione destinataria) è inquadrato come firma elettronica non qualificata, la cui efficacia probatoria deriva dalle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità (art. 21, comma 1, CAD).

38 l identità del titolare: il servizio PEC ID - 1 Il servizio PEC ID consente di identificare le persone fisiche e giuridiche che presentano istanze e dichiarazioni per via telematica nei confronti delle pubbliche amministrazioni (articolo 65 c. 1 lettera c-bis del CAD). Il servizio prevede che il titolare della casella di PEC (autore del messaggio) abbia ricevuto le credenziali per l accesso al servizio previa identificazione da parte del Gestore, anche per via telematica e secondo modalità definite con Regole Tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71 del CAD, e ciò sia attestato dal Gestore nel messaggio o in un suo allegato. Le regole tecniche per la creazione del servizio PEC ID sono in corso di approvazione: si basano sul modello GFID di gestione federata delle identità digitali del Sistema Pubblico di Connettività e adottano uno standard informatico basato su XML per lo scambio di dati di autenticazione e autorizzazione tra domini di sicurezza distinti, gestiti da Identity Provider.

39 l identità del titolare: il servizio PEC ID - 2 I gestori iscritti nell elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata che decideranno di erogare il servizio di PEC ID, opereranno pertanto da Identity Provider, entità abilitate a creare, gestire e mantenere informazioni sull identità digitale di soggetti che operano telematicamente, allo scopo di fornire supporto alla loro identificazione informatica, di cui all articolo 1, comma 1, lettera u-ter) del CAD, finalizzata alla fruizione di servizi erogati in rete

40 la PEC per le imprese - 1 DL 185/2008 (convertito con legge 2/2009), Art. 16 Comma 6. Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. Comma 6-bis. L'ufficio del registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un'impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell'irrogazione della sanzione prevista dall'articolo 2630 del Codice civile, sospende la domanda per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l'indirizzo di posta elettronica certificata.

41 la PEC per le imprese - 2 DL 185/2008 (convertito con legge 2/2009) - Art. 16 Comma 7. I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 entro un anno dalla data di entrata in vigore del presente decreto. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata. Comma 7-bis. L'omessa pubblicazione dell'elenco riservato previsto dal comma 7, ovvero il rifiuto reiterato di comunicare alle pubbliche amministrazioni i dati previsti dal medesimo comma, costituiscono motivo di scioglimento e di commissariamento del collegio o dell'ordine inadempiente

42 la PEC per le imprese - 3 DL 185/2008 (convertito con legge 2/2009) - Art. 16 Comma 9. Le comunicazioni tra i soggetti di cui ai commi 6, 7, 8 che abbiano provveduto agli adempimenti previsti possono essere inviate attraverso la PEC senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l utilizzo.

43 la PEC per le imprese - 4 Dpcm 22 luglio Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche Art. 1. A decorrere dal 1 luglio 2013 la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in via telematica Art. 2 comma 2 : Tali comunicazioni possono essere effettuate tramite la PEC Art. 4 comma 2: I casi in cui le istanze e le dichiarazioni presentate alle pp.aa. Per via telematica devono essere sottoscritte con firma digitale sono individuati dal decreto previsto dall art. 1-bis del CAD Art. 4 comma 3: L obbligo di utilizzare esclusivamente le ICT si applica anche alla documentazione allegata alle medesime istanze e dichiarazioni Art. 5: L inosservanza di quanto previsto all art. 2 costituisce ipotesi di responsabilità dirigenziale

44 le componenti (messaggi) della PEC Ricevute: segnalazione di un azione conclusa con successo (ricevuta di accettazione, ricevuta di consegna, ricevuta di presa in carico) Avvisi: segnalazione di un azione conclusa con errore (avviso di non accettazione per eccezioni formali, avviso di mancata consegna perché la casella del destinatario è piena, per la presenza di virus, per il superamento dei tempi massimi previsti per la consegna) Busta di trasporto: generata dal gestore remoto in fase di consegna Tutti i messaggi PEC sono firmati (con firma elettronica) dal sistema che li genera (gestore mittente o destinatario) e che segnala la validità della firma Se la firma non è valida: il messaggio può essere stato modificato e comunque il messaggio non è un valido messaggio PEC (busta di anomalia)

45 la gestione delle notifiche I gestori di posta elettronica certificata appongono un riferimento temporale su ciascun messaggio e quotidianamente una marca temporale sui log dei messaggi Il registro è conservato per 30 mesi dal gestore Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse

46 le PEC nel nuovo processo tributario: variazione di indirizzo La variazione dell'indirizzo PEC, così come la variazione del domicilio, producono effetti dal decimo giorno successivo a quello in cui siano stati notificati alla segreteria della Commissione tributaria. Gli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie, in caso di omessa ovvero errata indicazione dell'indirizzo di PEC, negli atti difensivi delle parti, possono, altresì, utilizzare gli elenchi degli ordini professionali e del registro delle imprese

47 le PEC nel nuovo processo tributario: valore giuridico delle comunicazioni Art. 7. Valore giuridico della comunicazione 1. La comunicazione per via telematica si intende perfezionata al momento in cui viene generata, da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario, la ricevuta di avvenuta consegna 2. La comunicazione di cui al comma 1 si considera eseguita per l'ufficio di segreteria della Commissione tributaria, al momento dell'invio al proprio gestore che risulta attestato dalla relativa ricevuta di accettazione; per il destinatario al momento in cui il documento informatico è reso disponibile nella casella di posta elettronica certificata da parte del suo gestore.

48 la PEC nel nuovo processo tributario: archiviazione e conservazione - 1 Specifiche disposizioni vengono enunciate per le modalità' di archiviazione dei documenti telematici dovendo il sistema documentale degli Uffici di segreteria delie Commissioni tributarie garantire l'archiviazione, la riproduzione e la conservazione, di ogni, dato, atto o documento connesso e adeguare le regole tecnico-operative all'evoluzione scientifica e tecnologica, con cadenza almeno biennale. Conseguentemente ricade a sfavore della parte pubblica nel processo tributario l eventuale mancato reperimento dell avviso di comunicazione e ricezione della documentazione inviata per via telematica.

49 la PEC nel nuovo processo tributario: archiviazione e conservazione - 2 Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce l'archiviazione, la riproduzione e la conservazione, di ogni dato, atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD

50 la registrazione dei documenti ricevuti per posta elettronica Regole tecniche sul protocollo informatico in corso di approvazione, art. 18 comma 1: : ad ogni messaggio spedito (corrispondente a un documento primario e ai suoi allegati) deve corrispondere un unica operazione di registrazione riferita all intero messaggio; alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata nel caso di messaggi ricevuti è indispensabile individuare i documenti primari e gli allegati relativi (non necessariamente riconducibili all invio del messaggio PEC); anche nel caso di un messaggio ricevuto deve corrispondere un unica operazione di registrazione riferita all intero messaggio; alla registrazione devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo e quelle rilasciate dal sistema di posta certificata

51 la classificazione e fascicolazione dei documenti ricevuti per posta elettronica In quanto registrata al protocollo informatico i messaggi PEC ricevuti e spediti sono obbligatoriamente soggetti alla classificazione e fascicolazione

52 archiviazione e conservazione delle PEC I documenti trasmessi per PEC e registrati nel protocollo informatico sono soggetti a conservazione; la conservazione include anche i documenti di notifica I tempi di conservazione dipendono dalle indicazioni definite dal piano di conservazione e riferite alle classi, alle aggregazioni documentarie e ai fascicoli prodotti per ciascuna classe