Fatturazione elettronica verso PA

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1 Fatturazione elettronica verso PA Presentazione delle soluzioni 30 Giugno 2014

2 Introduzione L impatto della nuova normativa sull organizzazione La Finanziaria del 2008 ha introdotto l obbligo della fatturazione elettronica nei rapporti con la PA. La nuova disposizione normativa comporta un adeguamento del processo e dei sistemi di fatturazione da parte delle aziende che emettono fattura attiva verso un cliente appartenente alla Pubblica Amministrazione. Per ottemperare alla normativa che fissa nel 6 Giugno 2014 la scadenza ultima di invio della fattura in formato cartaceo (per alcune altre PA il termine è il 31 Marzo 2015) ed adeguare le proprie attività e processi organizzativi è necessario: Mettere in atto il servizio di fatturazione elettronica verso PA; Archiviare le fatture elettroniche emesse in modalità sostitutiva; Gestire il periodo di transizione con soluzioni tampone per necessità immediate di fatturazione; Formare le persone coinvolte nel processo

3 Qualche numero 5 MLN le imprese italiane 2 MLN le imprese fornitrici PA 60 MLN le fatture scambiate nell anno 135 MLD il volume fatturato Fonte: Agenzia per l Italia Digitale Convegno Assosoftware2014

4 Premessa FATTURA Tradizionale Elettronica Creata su supporto materiale Trasmessa mediante: consegna o spedizione fisica; mail (es.: allegato PDF); fax; Conservata su supporto cartaceo o eventualmente in conservazione sostitutiva Creata in formato elettronico Trasmessa con mezzi elettronici (es.: pec, messa a disposizione su sito Internet, ) Conservata obbligatoriamente in conservazione sostitutiva 4

5 Fattura elettronica in base alla normativa IVA nazionale e comunitaria Nuova definizione di fattura elettronica dal 1 gennaio 2013: Art. 21, comma 1, DPR 633/1972: «Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all'accettazione da parte del destinatario» Caratteristiche: documento emesso e ricevuto in formato elettronico accettazione del destinatario. Accettazione non richiesta nel caso di fattura elettronica obbligatoria alle PP.AA.; formato elettronico scelto liberamente tra quelli in commercio (pdf, doc, xls, tiff, xml, ); 5

6 Fattura elettronica in base alla normativa IVA nazionale e comunitaria Viene confermato che le fatture elettroniche, al pari di quelle cartacee, devono possedere i seguenti requisiti (art. 233 Direttiva 45/2010): Integrità del contenuto: la garanzia di non alterazione del contenuto obbligatorio della fattura richiesto per legge; Autenticità dell origine: l attestazione da parte del soggetto emittente la fattura che il documento è stato da lui, o in suo nome e per suo conto, rilasciato; Leggibilità della fattura: la fattura deve essere immediatamente comprensibile, senza necessità di ricorrere ad un attività interpretativa. Tali elementi devono essere garantiti sia dal cedente/prestatore che dal concessionario/committente dal momento dell emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura (10 anni) (cfr. Circ. AE n. 12/E del ). 6

7 Fattura elettronica in base alla normativa IVA nazionale e comunitaria La sussistenza e l assicurazione della presenza dei requisiti può essere garantita a scelta di ciascun soggetto passivo mediante utilizzo di uno dei seguenti strumenti, tra di loro alternativi (art. 233 Direttiva 45/2010/UE e art. 21, terzo comma, quarto periodo, DPR n. 633/72): firma elettronica qualificata o digitale dell emittente; trasmissione elettronica dei dati (EDI), a condizione che l accordo per l utilizzo di tale modalità di trasmissione dei dati preveda l uso di procedure che garantiscano l autenticità dell origine e l integrità dei dati; sistemi di controllo interno di gestione che creino una «pista di controllo» affidabile tra la fattura elettronica e la relativa cessione/prestazione; qualsiasi altra tecnologia in grado di garantire l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. 7

8 Fattura elettronica in base alla normativa IVA nazionale e comunitaria La fattura elettronica in generale si ha per emessa: all atto della sua trasmissione per via elettronica al cessionario/committente, ossia con l invio della fattura al destinatario tramite mezzi elettronici (es. via , PEC, ecc.); oppure all atto della sua messa a disposizione al cessionario o committente, ad esempio mediante conservazione della fattura su di un server e messa a disposizione al cliente attraverso l invio di un messaggio che indichi il link dal quale il cliente può recuperare il documento (cfr. Circ. AE 45/E del e 12/E del ); eccezione: verso le PP.AA. 8

9 Fattura elettronica alle PP.AA. Con la Legge Finanziaria per il 2008 (art. 1, commi da 209 a 214, della legge n. 244/2007), al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, è stato previsto: l obbligo di emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture verso le PP.AA. e le amministrazioni autonome in forma elettronica, a decorrere dall entrata in vigore di apposito decreto del MEF; il divieto per le PP.AA., a partire da tale data, di accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e, trascorsi tre mesi da tale data, il divieto di effettuare pagamenti sino all invio in forma elettronica; l obbligo di trasmissione delle fatture elettroniche alle PP.AA. mediante un sistema elettronico gestito da Sogei (il cd. Sistema di Interscambio - SDI). 9

10 Fattura elettronica alle PP.AA. (Decreto MEF n. 55/2013) Con il decreto MEF del 3 aprile 2013, n. 55 (in vigore dal 6 giugno 2013), al fine di regolamentare il procedimento di fatturazione elettronica alle PP.AA. sono stati disciplinati: l ambito di applicazione -> fatture emesse verso le PP.AA. di cui all Elenco ISTAT pubblicato ogni anno in G.U. entro il 30 settembre (cfr. rinvio all art. 1, commi 2 e 3 della L. 31 dicembre 2009, n. 196); le regole di identificazione -> le PP.AA. destinatarie delle fatture elettroniche sono identificate con un codice (Codice Univoco Ufficio) rinvenibile nell Indice delle PP.AA. (IPA), consultabile sul sito le regole tecniche per l emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche -> contenuto della fattura elettronica e relative modalità di emissione e trasmissione; le procedure interne delle amministrazioni interessate alla ricezione ad alle gestione delle fatture elettroniche; le misure di supporto per le PMI -> ad es strumenti informatici open source per la fatturazione elettronica; l intervento di intermediari abilitati -> per trasmissione alle PP.AA., conservazione elettronica e l archiviazione delle fatture elettroniche. 10

11 Fattura elettronica alle PP.AA. (Decorrenza) 11

12 Fattura elettronica alle PP.AA. (caratteristiche) La fattura elettronica alle PP.AA. dovrà essere emessa esclusivamente in formato XML non contenente macroistruzioni e codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati; rispettare il contenuto obbligatorio delle fatture ex artt. 21 e 21-bis del D.P.R. n. 633/72, con aggiunta di alcune informazioni specifiche es. «codice univoco ufficio», ritenuta acconto, cassa previdenza, bollo, ecc. (cfr. Allegato «A» al D. MEF n. 55/2013) e deve seguire specifiche tecniche rese disponibili sul sito rispettare il tracciato stabilito, così da corrispondere allo standard prevedibilmente usato a livello Comunitario; garantire Autenticità e integrità esclusivamente tramite apposizione della firma elettronica qualificata ovvero digitale; essere trasmessa, anche mediante ausilio di intermediari abilitati, al Sistema di Interscambio con uno dei sistemi informatici previsti dal decreto citato (es. PEC, messa a disposizione su sito WEB o su circuiti HTTPS e FTP). 12

13 Fattura elettronica alle PP.AA. (emissione/ricevuta) In merito alle fatture elettroniche trasmesse mediante uno dei sistemi previsti, il sistema di Interscambio: effettua alcuni controlli sul documento (e.g., nomenclatura del file, unicità, integrità, autenticità/validità della firma, conformità alle specifiche tecniche, validità del contenuto) e, rilascia le seguenti ricevute e notifiche in formato XML, che dovranno essere conservate elettronicamente: notifica di scarto, laddove il controllo abbia avuto esito negativo; ricevuta di consegna, laddove il controllo e la trasmissione alla P.A. abbiano avuto esito positivo: è in tale momento che la fattura si considera «emessa»; notifica di mancata consegna, laddove per cause tecniche imputabili al destinatario non sia stato possibile consegnare la fattura alla P.A.; notifica di riconoscimento/rifiuto della fattura elettronica a seguito dell ottenimento della stessa da parte della P.A. destinataria. 13

14 Fattura elettronica alle PP.AA. Vs fattura elettronica A differenza della fattura elettronica, la fatturazione elettronica alle PP.AA. ha le seguenti peculiarità: è un obbligo e non una facoltà; non necessita del consenso delle PP.AA.; se la fattura è emessa in difformità al provvedimento le PP.AA. non possono accettare il documento e il NON POSSONO PROVVEDERE AL SUO PAGAMENTO; formato XML e contenuto aggiuntivo rispetto alle ordinarie fatture; Autenticità e integrità garantite da firma elettronica qualificata ovvero digitale; Inviata solo al Sistema di Interscambio; emessa solo a seguito di ricevuta di consegna; obbligo di conservazione elettronica delle notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio. 14

15 Cosa cambia I principali aspetti di cambiamento Ambito Soluzione Ricorso a soggetto intermediario per la gestione e trasmissione della fattura emessa Viene introdotta una nuova figura che in remoto ha il ruolo di raccordo tra la società ed il Gestore del Sistema di Interscambio, avente la funzione di supervisione e di controllo per conto del cliente della PA. Informatizzazione delle procedure di gestione e trasmissione delle comunicazioni Le procedure vengono informatizzate attraverso l implementazione di due nuovi applicativi di mercato: sistema interconnesso al sistema informativo aziendale che si occupa di gestire l insieme di procedure che conducono alla trasmissione della fattura elettronica; sistema che permette la conservazione sostitutiva dei documenti Inserimento a sistema della firma digitale La firma digitale viene prodotta automaticamente dal sistema dietro work flow autorizzativo (tramite autenticazione) Apposizione della marca temporale La marca temporale viene apposta automaticamente con la formazione del file XML tramite sottoscrizione fatta precedentemente con Provider esterno (ente certificatore) che attesta legalmente l ora e la data di emissione del documento Obbligo di conservazione sostitutiva della fattura trasmessa Al termine del processo di trasmissione la conservazione sostitutiva obbligatoria ed informatizzata del pdf comporta la dematerializzazione delle fatture cartacee (eventualmente anche altri documenti come ad es. allegati) poiché equipara e rende legale la fattura attraverso l apposizione della marca temporale (riferimento temporale) e la firma digitale Impatto dei requisiti tecnici sulla formazione della fattura La nuova disposizione legislativa ha introdotto sostanziali cambiamenti in termini di requisiti di contenuto, struttura e sulle specifiche tecniche della fattura, che vanno implementate nei sistemi informativi.

16 Architettura informatica (esemplificativa) Le applicazioni implicate dalla creazione della fattura alla conservazione sostitutiva del documento Gestione anagrafica clienti Gestione sezionale fatture PA Inserimento e contabilizzazione fattura Dettaglio stato fattura emessa Controllo trasmissibilità fattura Invio al destinatario PA Aggiornamento stati di trasmissione Ricezione ed invio conferme di trasmissione e accettazione da parte del cliente PA Sistema Interscambio ERP Gestione Fattura PA Archiviazione Conservazione Sostitutiva Input fattura (anche manuale) Tabella di relazione campi fattura ERP / PA Programma di controllo campi obbligatori e formattazione campi std Gestione degli scarti con operatività manuale Trasformazione file fattura in XML Apposizione firma digitale e marca temporale Invio fattura a SDI Ricezione esiti da SDI Tracking stato fattura Gestione dei lotti di fatture Indicizzazione documenti per futura ricerca Archiviazione sostitutiva nel data centre

17 Le soluzioni informatiche Le principali caratteristiche Gestione Fattura PA Archiviazione e Conservazione Sostitutiva 1 Creazione di file XML 1 Inserimento del lotto di fatture Completamento informazioni Integrazione informazioni di trasmissione Normalizzazione del dato (es. sul formato) Definizione di eccezioni per controparte 2 Firma digitale e Marca Temporale Firma Cades o Xades del partner emettente la fattura Apposizione automatica della marca temporale 3 Invio a SDI Tramite PEC senza accreditamento preliminare con allegato max 30 Mb Tramite upload su sistema di interscambio 4 Ricezione della comunicazione: - «Accettazione» e «consegna» - «Scarto» - «Mancata consegna» 5 Esito del Gestore SDI Esito cliente PA committente Import dal sistema del lotto di fatture da archiviare 2 Firma digitale/hash (impronta informatica) Calcolo dell impronta del file (hash sequenza alfanumerica univoca) Cifratura dell hash Applicazione della firma al file in remoto (no hardware) 3 Marca temporale Autenticazione con credenziali al web service dell ente certificatore Applicazione di data e ora al lotto di file 4 Conservazione Archiviazione del lotto entro 1 anno dall emissione (altrimenti perde validità) Conservazione sostitutiva del documento Il committente comunica a SDI se: - Accetta e riconosce il debito; - Rifiuta la fattura; - Non comunica nulla

18 E l occasione per rivedere il processo di fatturazione a L adozione di piattaforme tecnologiche, soluzioni informatiche ed assetti organizzativi finalizzati alla gestione della Fattura PA, offre l opportunità di proseguire nel percorso di progressiva dematerializzazione dei processi e della documentazione cartacea 1 DEMATERIALIZZAZIONE PROCESSO FATTURAZIONE Workflow Fatturazione ebilling DEMATERIALIZZAZIONE ALTRI PROCESSI E DOCUMENTI Business Process Management Document Management System Enterprise Content Management FATTURAZIONE ELETTRONICA PA Fattura PA in formato elettronico e conservata in forma sositutitva.

19 Imparare dall esperienza acquisita.. Alimentazione campi obbligatori Campi codificati e formati Controlli di congruenza Competenze interdisciplinari Adeguatezza alle normative La normativa per la fatturazione elettronica alla PA prevede 61 campi obbligatori: i sistemi ERP non sempre prevedono tutti i campi richiesti e/o non sempre tali campi sono alimentati quando si produce una fattura cartacea Nella fattura PA sono presenti numerosi campi codificati e controllati: in molti campi è necessario codificare l informazione secondo precise tabelle e comunque vanno rispettati i formati previsti dai campi (es. date, formati numerici, dati alternativi/opzionali) Il sistema di interscambio effettua dei controlli di congruità anche su dati «dinamici»: il codice fiscale del soggetto PA e il codice ufficio, ad esempio, sono controllati al momento della trasmissione in base a tabelle aggiornate su base giornaliera Le competenze necessarie per la realizzazione del sistema di fatturazione PA si estendono in diversi ambiti disciplinari: normative e legali, tributarie, tecnologiche ed applicative La normativa è soggetta ad interpretazioni ed evolve attraverso i chiarimenti delle autorità competenti: circolari e chiarimenti dell Agenzia delle Entrate possono modificare o indirizzare lo scenario realizzativo Prevedere l integrazione dei campi non presenti o non inseriti nell ERP sul sistema di Gestione Fattura PA Adattare il sistema ERP a formati e codifiche previste dalla normativa e/o implementare transcodifiche e normalizzazioni del dato nel sistema Gestione Fattura PA Anticipare i controlli previsti dal Sistema di Interscambio nel sistema di Gestione Fattura PA e collegarlo alle tabelle fornite da OpenPA Accelerare la diffusione delle necessarie competenze attraverso corsi/seminari calibrati sul processo/soluzione di fatturazione adottata Assicurare la corretta applicazione della normativa affidando ad un advisor esterno la certificazione dell intero processo di Fatturazione PA

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