PROGETTAZIONE EUROPEA:

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1 PROGETTAZIONE EUROPEA: SUGGERIMENTI PER LA STESURA DI PROGETTI DI RICERCA EUROPEI A cura di: Dott.ssa Federica Fasolato Divisione Ricerca Sezione Internazionale e Nazionale [email protected] Per ulteriori chiarimenti e informazioni è possibile contattare la Divisione Ricerca ([email protected], tel ) Ultimo aggiornamento il 31/12/2010

2 1 PREPARAZIONE AL PROGETTO PRESUPPOSTI Conoscere il VII Programma Quadro per la Ricerca e lo Sviluppo Tecnologico Caratteristiche dei Programmi Specifici Cooperation e Capacities Ricerca in Collaborazione: creare il gruppo di progetto LE FASI DELLA PROGETTAZIONE Perché? Definire gli obiettivi Cosa? Definire i risultati Chi? Definire le responsabilità Quando? Pianificazione Quanto? Definizione del budget Suggerimenti per la scrittura del testo FORMULARI PER LA PRESENTAZIONE DEL PROGETTO PARTE A Vedere allegato 1 a pag. 32 modulo A1 coordinatore Vedere allegato 2 a pag. 33 modulo A2 Coordinatore Vedere allegato 3 a pag. 34 modulo A3_1_Coordinator.pdf PARTE B Le parti del formulario: Frontespizio L indice Il Progetto : Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call Implementation Impact REVISIONE E VALUTAZIONE PROCEDURE INTERNE DELL ATENEO INTRODUZIONE DECISIONI FORMALI FASE DI PRESENTAZIONE DEL PROGETTO: DOCUMENTI DA TRASMETTERE ALLA DIVISIONE RICERCA GLOSSARIO DEI PRINCIPALI ACRONIMI UTILIZZATI...31 FIGURA 1 - SCHEMA VII PROGRAMMA QUADRO...4 FIGURA 2 - VII PQ: PRINCIPALI SCHEMI DI FINANZIAMENTO...6 FIGURA 3 - ESEMPIO DI DIAGRAMMA PBS...10 FIGURA 4 - ESEMPIO DIAGRAMMA DI WBS...10 FIGURA 5 - ESEMPIO DI DIAGRAMMA PERT...11 FIGURA 6 - ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI GANTT...12 FIGURA 7 - ESEMPIO DI GRIGLIA LOGICAL FRAMEWORK (QUADRO LOGICO)...12 FIGURA 8 ESEMPIO DI WORK PACKAGE LIST...20 FIGURA 9 ESEMPIO DELIVERABLE LIST...21 FIGURA 10 ESEMPIO DI TABELLA MILESTONES...21 FIGURA 11 ESEMPIO TABELLA DESCRIZIONE WP

3 FIGURA 12 ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI PERT SEMPLIFICATO...24 FIGURA 13 ESEMPI DI TABELLE STAFF EFFORT...26 FIGURA 14 SCHEMA DI VALUTAZIONE PER COLLABORATIVE PROJECT PREPARAZIONE AL PROGETTO 1.1 PRESUPPOSTI Il primo elemento da verificare è il valore aggiunto europeo del proprio progetto di ricerca e la rispondenza a uno dei temi specifici (topic) previsti dal bando al quale si intende rispondere con il progetto. Un progetto ha infatti un valore aggiunto europeo quando la ricerca da svolgere necessita di una collaborazione internazionale e non può quindi essere finanziata da altri strumenti nazionali o regionali; la rispondenza ad un topic si verifica invece attraverso la lettura del Programma di Lavoro (Work Programme spesso abbreviato anche con WP), che descrive le singole tematiche di ricerca che la Commissione Europea ha individuato come strategiche per l anno in corso e che intende finanziare. In collaborazione con la Divisione Ricerca si individueranno i programmi europei più adatti alle proprie esigenze e i temi e i topic corrispondenti alle proprie idee di ricerca. Si procederà poi ad un approfondita lettura dei documenti tecnici che descrivono gli orientamenti delle politiche europee. Poiché l ambito dello sviluppo del progetto è ricerca in collaborazione, sarà prioritario cercare potenziali partner interessati a collaborare nella ricerca in ambito Europeo. La Divisione Ricerca potrà dare indicazioni anche in riferimento ai network europei più idonei. In sintesi si procederà quindi a: creare il gruppo di progetto, definirne i compiti e le priorità e strutturare il progetto nelle modalità del VII PQ Conoscere il VII Programma Quadro per la Ricerca e lo Sviluppo Tecnologico Il settimo programma quadro per la Ricerca ha preso avvio il primo gennaio 2007 e terminerà il 31 dicembre 2013, con una disponibilità finanziaria di oltre 53 miliardi di euro, distribuiti annualmente per ciascun Programma Specifico. Rispetto al vecchio programma quadro, il budget è quasi raddoppiato, ma gli aumenti saranno più sensibili e tangibili nell ultimo periodo del programma e non all inizio. I progetti presentati nelle varie call devono contribuire a realizzare una società basata sulla conoscenza, come sancito dall obiettivo della prima strategia di Lisbona: Fare dell Europa l economia basata sulla conoscenza più competitiva e dinamica del mondo. In particolare, il programma dedicato alla Ricerca è il VII Programma Quadro per la Ricerca e lo sviluppo Tecnologico ( ), gestito dalla DG Research e dall Agenzia Europea per la Ricerca (REA). L obiettivo secondo quanto stabilito a Lisbona nel 2000 è di rafforzare la posizione dell Europa nei seguenti pilastri : TRAINING AND EDUCATION, INNOVATION, RESEARCH 3

4 IMPORTANTE: i progetti devono perciò contenere le seguenti caratteristiche, definite QUALITY FACTORS: 1. Come trasferire i risultati della ricerca e la tecnologia alle imprese e al Territorio; 2. Formazione; 3. Impatto innovativo del progetto. Rispetto ai precedenti programmi le procedure rendicontative sono state semplificate, la strutturazione dei Work Programme è aperta ai contributi degli interessati attraverso la rete dei Delegati Nazionali per i programmi. I programmi specifici sono 4 (a cui si aggiunge Euratom e il programma del JRC): 2 con approccio Top-down (Cooperation e Capacities) cioè con temi di ricerca stabiliti dai comitati della Direzione Generale Ricerca, 2 (People e Ideas) con approccio Bottom-up, cioè i temi di ricerca sono proposti da chi presenta il progetto, ma rispettando comunque due fondamentali condizioni: 1) Devono rientrare nelle macro-aree scientifiche di volta in volta stabilite nei bandi; 2) Devono comunque essere temi che rispondono agli obiettivi generali del VII Programma Quadro I bandi del VII PQ sono pubblicati annualmente sull Official Journal (Gazzetta Ufficiale Europea) e sul sito Cordis, sito specifico per i bandi e l implementazione del VII PQ: Per ogni bando vengono pubblicati una serie di documenti tecnici utili per la presentazione del progetto: - Call Fiche (Testo del bando che riporta sinteticamente le informazioni relative al budget disponibile, alle date di scadenza, agli schemi di finanziamento previsti nel bando, ai topic (tematiche) di ricerca attivi, alle procedure di valutazione, ai requisiti di ammissibilità. - Workprogramme (programma di lavoro) specifico per ogni bando - Guide for Applicant (guida per il proponente) - Altri documenti utili per quello specifico bando - Accesso alla procedura EPSS (Electronic Proposal Submission Service) Figura 1 - Schema VII Programma Quadro 4

5 1.1.2 Caratteristiche dei Programmi Specifici Cooperation e Capacities I Programmi Specifici Cooperation e Capacities sono implementati annualmente dai Work Programme (programmi di lavoro), dove sono contenute le tematiche di volta in volta scelte dalla DG Research. Si raccomanda di leggere comunque l intero documento: anche se apparentemente certe tematiche possono non essere interessanti, in realtà la trasversalità con cui i vari comitati scrivono i work programme può riservare sorprese: possono esserci spunti di ricerca interessanti anche nei Temi più lontani dalla ricerca che si svolge quotidianamente. La struttura di un WP è complessa ne diamo di seguito uno schema: Schema di Work Programme 1 livello Tema: ENERGY(esempio) 2 livello Attività: ACTIVITY ENERGY.2: RENEWABLE ELECTRICITY GENERATION 3 livello Area: AREA ENERGY.2.3: WIND pensata per essere stabile nel corso del VIIPQ ma con flessibilità 4 livello Topic: ENERGY : Support to the coordination of stakeholders activities in the field of wind Energy (soggetto aperto per proposte nei bandi, solo nell anno di riferimento) Il 4 livello è quello che interessa di più il ricercatore e al quale deve strettamente rispondere il progetto di ricerca proposto. Come vengono costruiti i Work Programme: 5

6 La Direzione Generale Ricerca indica per ogni settore le priorità: si scrivono così le Roadmaps. Da dove vengono gli input? Piattaforme Tecnologiche Istituzioni Nazionali ed Europee Ricercatori Delegati Nazionali Lobby di categoria Risultati dei progetti precedenti Documenti da consultare per ogni tematica del VII Programma Quadro: White papers : input dagli stakeholders Green papers : lancio politiche del futuro Siti utili: tutti i siti tematici di Cooperation ( e Nei Work Programme vengono indicati per ogni Topic di volta in volta gli schemi di finanziamento ammissibili, di seguito elenchiamo i 3 principali: Sigla Durata Oggetto Programma Specifico CP=Collaborative project NoE= Network of Excellence CSA= (CA e SA) Coordination and Support Action Da un minimo di 2 anni fino ad un massimo di 5 anni Da un minimo di 3 anni ad un massimo di 7 anni Da un minimo di 6 ad un massimo di 48 mesi Progetti di Ricerca in collaborazione, si finanzia la ricerca Non è orientato ad una ricerca ma a creare una rete di ricerca su uno specifico argomento CA: Networking, coordinamento, diffusione di precedenti risultati di ricerca SA: conferenze, studi, seminari, workshop, ricordarsi però la dimensione europea Figura 2 - VII PQ: principali schemi di finanziamento Cooperation Capacities Cooperation Capacities Cooperation Capacities Ideas People Ricerca in Collaborazione: creare il gruppo di progetto Una caratteristica rilevante di Cooperation e Capacities è la ricerca in Collaborazione (un coordinatore che gestisce un gruppo di partner per la realizzazione di un progetto di ricerca) Come strutturare il partenariato? Coinvolgere più paesi Europei (e paesi Associati) C è un numero minimo: almeno 3 paesi diversi (in alcune call for proposal sono date specifiche indicazioni per il coinvolgimento di più paesi anche extraeuropei) ma non c è un numero massimo: l unica avvertenza da ricordare è che il gruppo di progetto deve essere funzionale alla realizzazione del progetto; partenariati troppo ampi sono difficili da gestire. Pur non essendo obbligatorio (tranne in alcune azioni specifiche di Capacities) nel partenariato è caldamente raccomandato coinvolgere se possibile almeno una PMI (compatibilmente con le tematiche di progetto). 6

7 ATTENZIONE: l attività di coordinamento dell intero progetto (management) NON può essere subappaltata. Questa è una tipica attività di cui si occupa il coordinatore. Come cercare potenziali partner? Contatti già esistenti (diretti e indiretti) Infodays (in occasione dei lanci dei bandi) Divisione Ricerca attraverso: 1. Liste dei progetti approvati (ogni tema di Cooperation per esempio, ne produce annualmente) 2. National Contact Point (rete APRE) 3. Delegazione di Bruxelles Associazioni di categoria Internet: siti tematici per la ricerca partner (chiedere alla Divisione Ricerca) Come contattare un partner? Inviando un abstract di massima del progetto sul quale si avanza la proposta di collaborazione, tenendo conto che a seconda della confidenzialità delle informazioni, alcuni dati del progetto potrebbero non venir comunicati nelle prime fasi o comunicati solo in parte. Come verificare l affidabilità di un partner? Prima di iniziare il progetto sarebbe bene riunire tutti i partner principali ed avere un feedback positivo da tutti sull idea di progetto. Il possibile partner che non risponde o non collabora può essere a rischio, meglio chiarire subito le posizioni, e non durante la stesura del progetto. Come verificare la disponibilità di un partner? Verificando se: Ha un interesse strategico nei risultati del progetto? Condivide la vostra stessa visione a lungo termine? (cioè non partecipa al progetto solo per un ritorno economico a breve termine) Ha una effettiva disponibilità/capacità di cofinanziare con risorse umane? (Attenzione ai partner troppo piccoli ) La prima risposta a queste domande se positiva, potrebbe già delineare il profilo di un buon partner. Bisogna tenere presente che il suo curriculum deve includere preferibilmente esperienze di eccellenza nel settore del progetto e che deve condividere con voi gli obiettivi del progetto perché ritenuto un argomento importante. 1.2 LE FASI DELLA PROGETTAZIONE Torna all indice La progettazione in ambito europeo si svolge necessariamente secondo le logiche già note di Project Management, adattate al contesto specifico e alle necessità di raggiungere gli obiettivi indicati dal VII PQ. Per i progetti più complessi, sono fondamentali le riunioni di progettazione, in cui si incontrano i partner e si predispone un lavoro preparatorio e di gruppo, si definiscono i tasks (attività) e si calendarizza il proseguimento della progettazione a distanza. La breve premessa che segue può essere considerata una preliminare mappa logica per l organizzazione del lavoro di progettazione, che in ambito europeo deve poi seguire i formulari predisposti nel bando (call for proposal). Per strutturare un progetto occorre innanzitutto rispondere alle seguenti domande: 1) Definire obiettivi chiari : Perché? (gli obiettivi non sono i risultati) 2) Definire i risultati: Cosa? (devono essere misurabili ) 3) Definire le responsabilità: Chi? (partner e rispettivi ruoli, responsabilità dei risultati) 7

8 4) Pianificare le attività: Quando? (utilizzare i diagrammi temporali GANTT, il diagramma WBS per la struttura delle attività, il diagramma PERT per le relazioni tra attività) 5) Allocare budget alle attività: Quanto? (stimare le risorse necessarie per ciascuna attività) Perché? Definire gli obiettivi Esistono sempre degli obiettivi generali di ampio respiro e livello, cioè il contesto sul quale si innesta l obiettivo specifico del progetto: le politiche europee su una determinata tematica desumibili dai Libri Bianchi e da Decisioni europee, le indicazioni date nei Work Programme (Tema, Area). Spesso il linguaggio da usare utilizza verbi all infinito con valenza positiva: rafforzare, migliorare, risolvere, facilitare Gli obiettivi generali possono essere più di uno; l obiettivo specifico del singolo progetto sarà invece sempre UNO solo: da realizzare durante il progetto, oppure da dimostrare, oppure da sviluppare come nuova conoscenza. L obiettivo specifico è il fine del singolo progetto, in termini di benefici sostenibili per i destinatari del progetto. 1 Livello: Obiettivi Generali (medio- lungo termine) 2 Livello: Obiettivo Specifico (breve- medio termine) Cosa? Definire i risultati I risultati devono avere come caratteristica principale la loro quantificazione e la possibilità quindi di essere misurati. Spesso viene richiesto di fornire degli indicatori per la misurazione di questi risultati: cioè definire a priori in che misura il progetto avrà successo. 1 Livello: Risultati principali definiti anche deliverables 2 Livello: Risultati intermedi necessari per la realizzazione dei risultati principali Cosa sono i deliverables? In sintesi sono quei risultati concreti che possono essere spediti alla Commissione europea. Di seguito alcuni esempi non esaustivi : Prototipo Software Pubblicazioni Report Policy Brief Etc Bisogna inoltre sempre considerare che i risultati prodotti dovranno avere una dimensione europea in termini di: 1) Valore aggiunto europeo: miglioramento a livello comunitario (respiro europeo: i risultati non devono essere realizzati solo in chiave nazionale) quindi la tematica deve essere di importanza comunitaria; - l azione deve essere trasferibile nel territorio dell Unione Europea e gestita da un consorzio tra partner di più nazioni. Si dimostra il Valore Aggiunto, quando nel progetto appare il partenariato internazionale, in cui ci sia collaborazione. Non c è valore aggiunto, quando più partner svolgono ciascuno un proprio compito, perseguendo propri obiettivi e giungendo a prodotti separati ed indipendenti tra loro. 2) Impatto sulle politiche comunitarie rilevanti rispetto al tema di cui si occupa il progetto o anche su politiche collegate 3) Effetto moltiplicatore: stimare la diffusione del risultato ottenuto 4) Innovazione: miglioramento rispetto allo stato attuale 8

9 1.2.3 Chi? Definire le responsabilità In questa fase si definiscono ruoli e responsabilità rispetto alle varie attività previste dal progetto. In ambito europeo avremo queste due figure chiave: a) COORDINATOR (capofila): ovvero il Principale Beneficiario che: firma il contratto Grant Agreement, è l interlocutore diretto con la Commissione. Questo potere può essere mediato da un contratto interno fra i partner (Consortium Agreement) e da apposite strutture di gestione interna del progetto. b) PARTNER: Si tratta di definire i partecipanti (partner) e le responsabilità di ciascuno nella realizzazione del progetto. Le caratteristiche dei partner sono le seguenti: Ognuno ha un ruolo chiaramente definito Ad ogni partner è collegato un risultato di progetto Complementarietà di ciascuno (diverse competenze) Tipologie diverse di partner (università, PMI, Enti di Ricerca, Enti locali, ecc ) c) STAKEHOLDERS: Nel partenariato possono essere coinvolti anche stakeholders esterni, interessati per esempio ai risultati del progetto, questi partner esterni potrebbero entrare nel progetto per esempio nell ambito di un Comitato finale di valutazione o molto più spesso come Comitato consultivo. CONSORTIUM AGREEMENT: Per regolare i rapporti di partenariato si utilizza lo strumento del Consortium Agreement (Accordo privato tra i partner sulla gestione del Consorzio: implementazione progetto, responsabilità dei membri, gestione finanziaria del progetto, gestione IPR, etc.). Il modello più comune utilizzato dalle Università è disponibile al seguente link: Quando? Pianificazione Per la fase di pianificazione delle attività da realizzare, si raccomanda l utilizzo dei seguenti strumenti tipici del Project Management: 1) PBS (Product breakdown structure): per la definizione dei risultati, es. costruzione di un automobile : Vettura Telaio 1.0 Sospensioni 2.0 Motore 3.0 Interni 4.0 Impianto elettrico 5.0 Cruscotto 4.1 Sedili 4.2 Rivestimento 4.3 9

10 Figura 3 - Esempio di diagramma PBS 2) WBS (work breakdown structure) Per la definizione delle attività: diagramma di flusso delle attività: Vettura Telaio 1.0 Sospensioni 2.0 Motore 3.0 Interni 4.0 Impianto elettrico 5.0 Cruscotto 4.1 Sedili 4.2 Rivestimento 4.3 Scrivere le specifiche Progettare il cruscotto Collaudare il cruscotto Figura 4 - esempio diagramma di WBS 3) diagramma di PERT: per la definizione delle relazioni tra attività e definizione delle fasi del progetto ( ricerca, dimostrazione, disseminazione, valutazione, etc.). Esempio: 10

11 Figura 5 - esempio di diagramma PERT Questo diagramma aiuta a determinare i Work Packages (pacchetti di lavoro) richiesti dai formulari europei: descrivere un Work Package per ciascun risultato principale del progetto. Ogni WP contiene dei Tasks (attività) e dei Deliverables (letteralmente, elementi consegnabili, che rimangono dopo la fine del progetto). Tutti questi elementi dovranno essere numerati coerentemente (es. WP1 task.1.1, del.1.1) 4) GANTT, o anche Workplan : diagramma temporale delle attività per lo sviluppo temporale delle attività di progetto: WP description / Task WP1 - Project Management D1.1 D1.2 WP2 - Market Analisys and Studies Planning and studies D Market analysis D2.2 WP3 - System adaptation and localization Italian pilot D Hungarian/Polish pilot D Franch / Flammish pilot D3.3 WP4 - Market testing and Trials Pilot 1 trials Pilot 2 trials Pilot 3 trials Assesment and evaluation of results D4.1 WP5 - Business Plan Draft Business Plan D Deployment Business Plan D5.2 WP6 - Dissemination and Business partner screening Web site and materials D6.1 preparation Dissemination activities D6.2 11

12 Figura 6 - esempio di diagramma di GANTT 5) Infine la Commissione Europea al fine di facilitare la stesura della modulistica consiglia di seguire come griglia generale di lavoro, il Quadro Logico Logical Framework- in cui si riversano gli obiettivi, i risultati e la attività da intraprendere in una struttura a matrice. Di seguito, si trova l esempio classico di questo schema: Obiettivo Globale/Impatto Obiettivo Specifico del Progetto Risultati da raggiungere Attività da intraprendere/realizzazion i Progetto Presupposti/Rischi Indicatori di Controllo Fonti di Verifica Figura 7 - esempio di griglia Logical Framework (Quadro logico) Tale griglia è infatti utile a definire le seguenti variabili (richieste anche nei formulari del VII Programma Quadro): Presupposti/Rischi: Sono tutti quei fattori esterni che possono influire sulla messa in opera del progetto. Bisogna tenere conto dei presupposti killer che sono in grado di invalidare il nostro progetto e rendere così non finanziabile la nostra domanda : esempio di presupposto killer è una tecnologia non validata. Si segue una logica verticale, ciò significa che il presupposto ci permette di ottenere l attività secondo il seguente schema: con il presupposto avremo una condizione di ammesso che, la quale ci porterà al conseguimento dell attività con la condizione di allora avremo che. Indicatori di Controllo: Sono descrizioni operative quantificabili, dei differenti livelli di obiettivi: globali, specifici, e dei risultati. Nel livello delle attività saranno indicati i mezzi previsti per la loro realizzazione e cioè le risorse fisiche e non fisiche, umane e materiali (Mezzi) che rispondono sostanzialmente alla specificazione Come, Chi, Quando, Dove. Un buon indicatore deve essere: SMART, Specific, Measurable, Avaible (disponibile ad un costo accettabile), Relevant (pertinente con l obiettivo), Time bound (legato ad un tempo dato). Fonti di Verifica: Indicano l origine e la forma in cui sono disponibili le informazioni per la realizzazione degli obiettivi. (Le fonti di verifica delle attività sono i costi). Le fonti devono essere: - accessibili; - affidabili; - pertinenti. Verifica Finale del Logical Framework: 12

13 - La logica verticale è completa e corretta - Gli indicatori e le fonti di verifica sono accessibili e affidabili - Le condizioni di partenza sono realistiche - Le ipotesi sono realistiche e complete - I rischi sono accettabili - Le probabilità di riuscita sono elevate - I fattori di qualità sono stati presi in considerazione ed eventualmente tradotti in attività, risultati o ipotesi - I benefici giustificano i costi Quanto? Definizione del budget Ogni domanda deve essere accompagnata da un budget. La stima delle risorse necessarie alla realizzazione del progetto deve essere realistica e realizzata DOPO la definizione dei risultati, attività e ruolo dei partner. In ogni caso si tratta di un budget previsionale. Le spese devono essere sufficientemente dettagliate in modo da permettere la distinzione fra costi eleggibili e costi non eleggibili. I costi devono essere corrispondenti al principio di buona gestione finanziaria e cioè devono essere in rapporto diretto con l esecuzione dell oggetto del finanziamento e devono essere necessari alle condizioni del mercato, contabilizzabili, identificabili e controllabili. Costi Eleggibili: Oltre ai costi da sostenere (acquisti di materiale, viaggi, spese generali, ecc.) è importante stimare il tempo delle risorse umane individuate per realizzare ciascuna attività e produrre determinati risultati: definire quindi lo Staff Effort (tabelle dove sono esplicitati i mesi uomo per ciascun partner, per ciascun Work Package). Per il calcolo dei costi del personale impiegato nel progetto, è bene riferirsi alle tabelle stipendiali correnti ( o a una media previsionale) e al Tempo produttivo ufficiale di ciascuna risorsa indicata. Il MIUR nel 2007 ha dato indicazioni per il personale docente e per estensione PTA e collaboratori di ricerca, assegnisti, ecc. circa il tempo produttivo annuo, che si attestava sulle 1512 ore annue. Tale normativa è stata superata dall entrata in vigore della legge 240/2010 (Riforma Gelmini) che fissa il tempo produttivo a 1500 ore annue, art. 6 comma 1 e 2. Le spese saranno divise in Voci. Alcuni esempi di costi eleggibili: -Personale: sia per il personale strutturato che per quello assunto specificamente sul progetto, valgono le seguenti condizioni di ammissibilità da rispettare per poter esporne il costo: che il personale sia direttamente reclutato dal beneficiario in base alla legislazione nazionale; che il personale debba lavorare sotto la supervisione tecnica e la responsabilità del beneficiario; che i costi di personale riflettano il valore totale della remunerazione: salario comprensivo di oneri previdenziale e sociali; che il personale sia remunerato in accordo con le procedure interne del beneficiario; che il personale presti la propria attività lavorativa in prevalenza presso la struttura titolare del progetto. -Viaggi e Soggiorni (meglio se fissati nel fine settimana in cui c è un costo inferiore, attenzione a verificare il regolamento interno di Ateneo sulle Missioni) -Conferenze 13

14 -Materiale -Macchinari ed Attrezzature (nuovi o d occasione, viene calcolato l ammortamento degli stessi se acquistati nel periodo di eleggibilità) riferirsi al Regolamento di Ateneo -Servizi -Spese generali (overheads) Fondamentale è dividere le spese, come sopra indicato, sia nella fase di preparazione del progetto che di gestione. Allo scopo alleghiamo a titolo di esempio un modello, vedere pag Suggerimenti per la scrittura del testo La lingua da utilizzare è l inglese. La Commissione Europea ammette ufficialmente tutte le lingue dei 27 Paesi Membri, ma se si decide di presentare il progetto in una lingua che non sia l inglese, bisogna corredare il progetto con una traduzione. Si consiglia quindi di scrivere il progetto in inglese. Come sviluppare il testo: rispondere a tutte le domande che vengono richieste nel formulario utilizzare terminologia rilevante nel contesto del Programma e della Call for Proposal linguaggio coerente in tutti i capitoli della proposta introdurre nuovi concetti all inizio, spiegare ed elaborare (NON introdurre nuovi concetti successivamente) una figura (tabella o grafico) dice di più di 3 pagine di testo riferimenti a dati pubblici (statistici) per quanto rilevanti testo breve e denso curare particolarmente il WP sullo sfruttamento dei risultati e il WP della Disseminazione (assegnare specifiche responsabilità ai partner per questi due WP) Alcuni punti della struttura del progetto a cui porre attenzione: Impatto Europeo della proposta: mettere in relazione il progetto con gli obiettivi europei contenuti nel Work Programme Essere realisticamente ambiziosi (nello sviluppo della ricerca) Strutturare in maniera chiara il progetto e definire risultati misurabili Consorzio a rilevanza europea, ben bilanciato e con una buona complementarietà Attenzione ai grafici, ai numeri e scrivere un eccellente sommario Definire una buona struttura di management Torna all indice 2 FORMULARI PER LA PRESENTAZIONE DEL PROGETTO Una volta individuato il Topic di interesse su cui presentare il proprio progetto, stabilito il partenariato minimo (almeno 3 partner provenienti da 3 diversi Stati Membri o Paesi Associati, a meno che non ci siano prescrizioni diverse nel bando), il coordinatore di progetto procede alla stesura. I formulari sono predisposti di volta in volta on-line e vi si può accedere tramite registrazione in procedura EPSS ( Electronic on-line Proposal Preparation and Submission): tale procedura infatti autentica coloro che vi accedono e fornisce password per i successivi accessi, anche per gli eventuali partner. Per accedere e autenticarsi bisogna entrare dal sito alla pagina relativa al bando d interesse. 14

15 In questo stadio due sono i documenti necessari per una corretta preparazione della domanda: Guide for Applicants guida del proponente (per schema di finanziamento) Manuale EPSS Sempre disponibili tra i materiali scaricabili on-line per ogni call for proposal attiva I progetti europei vengono presentati utilizzando sempre un formulario che si divide in 2 parti: "part A" che è la parte relativa alle informazioni amministrative dei partecipanti e che nella sezione A.3 contiene anche lo schema riassuntivo del budget e la parte "part B" che riguarda invece la proposta scientifica vera e propria del progetto e che è la più complessa da realizzare. Dopo l autenticazione in procedura EPSS, è utile inserire dove richiesto il PIC participant identification code (per il coordinatore e per ciascun partecipante), cioè il codice identificativo per il VII PQ di ciascun Ente Legale partecipante, assegnato dal sistema URF (Unique Registration Facility). L inserimento del PIC attiva tutte le informazioni amministrative relative all ente a cui è stato attribuito: indirizzo, nome, regime dei costi indiretti, tipologia di ente, codice nace, ecc. Il numero è disponibile presso la Divisione Ricerca. 2.1 PARTE A Il primo modulo riguarda gli estremi di progetto: è la Carta d identità del progetto. Di seguito una griglia per la compilazione ed un esempio del Form A.1 solo per il coordinatore: Proposal Acronym Collaborative Projects Proposal Title Duration in months Call Identifier Topic Codes most relevant to your proposal Free Keywords Abstract Similar proposals or signed contracts L acronimo non deve superare i 20 caratteri e deve essere mantenuto uguale anche anche in ogni pagina della parte B Al momento di entrare in procedura EPSS bisogna indicare lo schema di finanziamento specificato nel per il Topic in cui si presenta il progetto Il titolo non deve essere più lungo di 200 caratteri e dev essere comprensibile anche ai non specialisti nel campo di ricerca Durata espressa in mesi del progetto Esempio: FP7-SSH-2009-A, questo dato si trova sia nei Work Programme sia nella call fiche Consultare il Work Programme per verificare il codice del topic Inserire alcune parole chiave rilevanti Attenzione al limite max: in genere 2000 caratteri Segnalare se si sono presentate altre proposte simili in call precedenti Vedere allegato 1 a pag. 32 modulo A1 coordinatore Form A.2 per il coordinatore e per il partner, griglia esempio: Participant number PIC (participant identification Code) Legal Name Organisation Short Name Numero assegnato a ciascun partecipante: il coordinatore è sempre il nr.1 Codice identificativo dell Ente partecipante rilasciato dal sistema unico di registrazione della Commissione e disponibile presso il Lear (responsabile amministrativo delle informazioni dell ente verso la Commissione) (Università Ca Foscari Venezia) Nome con cui l ente pubblico è stato registrato Un nome abbreviato dell Ente partecipante: UNIVE 15

16 Legal Address Non-profit Organisation Public body Research organisation Nace code Small and medium-sized enterprises Dependencies with other participants Character of dipendence Contact Point Title Address Sex Phone and fax numbers Indirizzo della sede legale dell Ente (per Ca foscari: sede centrale Dorsoduro Venezia) Se l ente ha già un Pic, in questo campo compare (oppure no) una spunta Idem Idem Idem Da compilare solo a cura di una SME Da compilare solo se due partecipanti (Enti giuridici) sono dipendenti l uno dall altro Vedi casella precedente Il Team Leader o il responsabile scientifico Scegliere tra le proposte Se diverso dalla sede legale, specificarlo Richiesta solo per informazioni statistiche Inserire numeri telefonici e di fax completi di prefissi del ricercatore/responsabile scientifico Vedere allegato 2 a pag. 33 modulo A2 Coordinatore Form A.3 per il coordinatore, con il budget aggregato, sulle righe le tipologie di costi, in colonna le attività ( RTD, management, other activities, demonstration): Indirect costs ICPC Lump sum funding method Type of Activity (nelle colonne) Personnel Costs (nelle righe) Sub-Contracting (nelle righe) Other direct costs Total Budget Requested EC contribution Indicare il tipo di costi indiretti (per Ca Foscari 60% costi diretti: ovvero transitional Flat rate in caso di CP collaborative project, se CSA Coordination and Support Action è il 7%) Se ci sono partner ICPC (International Cooperation Partner Countries: Paesi Terzi con i quali sono stati siglati specifici accordi di collaborazione nell ambito del VII PQ) I paesi ICPC possono optare per il lump sum, indicare qui la tariffa a seconda del tipo di paese Inserire le somme relative ai vari tipi di attività previste nel progetto: RTD activities Demonstration activities Other activities Management Costi delle ore effettivamente lavorate dalle persone che direttamente realizzano attività di progetto e che rifletteranno la remunerazione lorda e altri costi statutari inclusi nella remunerazione. Il subcontraente è una terza parte che in accordo con uno o più partecipanti (business agreement) realizza una parte del progetto senza la supervisione diretta del partecipante o dei partecipanti e senza una relazione di subordinazione. Inserire la somma prevista per i sub-contratti Altri costi diretti non compresi nelle due categorie precedenti Somma dei costi eleggibili (diretti+indiretti) Il contributo richiesto dovrà essere determinato applicando i limiti indicati di seguito per attività : RTD = 75% (SME, università, altri enti pubblici, organismi di ricerca) Demonstration activities = 50% Other activities = 100% Management = 100% 16

17 Indicare per ogni tipologia di costo i dati aggregati per ciascun partner per ciascuna attività: sulle righe la tipologia dei costi, le colonne indicano le attività previste per il progetto il loro costo e infine si calcola il costo totale e il cofinanziamento richiesto alla UE. Per ciascun partner il budget è aggregato Vedere allegato 3 a pag. 34 modulo A3_1_Coordinator.pdf 2.2 PARTE B Torna all indice E la parte di formulario specifica per la stesura della parte scientifica del progetto: varia da un programma specifico all altro. La parte B dei progetti da presentare in Cooperation, per esempio, non è uguale alla parte B dei progetti per i bandi del programma specifico People. Prenderemo in esame un tipico schema di progetto collaborative project per una bando (call for proposal) di un qualsiasi Tema di Cooperation Le parti del formulario: Frontespizio Cover Page Proposal full title: (inserire il titolo per esteso del progetto) esempio: Venice Reasearcher s Night Proposal acronym: inserire l acronimo, es. VENIGHT Type of funding scheme: Collaborative Project Small or medium-scale focused research project (indicare il tipo di schema di finanziamento) Work programme topics addressed: (elencare il topic o più topic a cui il progetto si rivolge, in maniera sintetica, se più di uno indicarlo in ordine di importanza) Name of the coordinating person: prof. Mario Rossi List of participants: (inserire la lista dei partecipanti nello stesso ordine con il quale sono stati inseriti nel Form A2; ricordarsi sempre che il nr.1 è il coordinatore) Participant no. * Participant Organisation name Country 1 (Coordinator) Università Ca Foscari Venezia Italy 2 Universitet Germany 3 Università Slovenia 4 Università Argentina 5 Università Brasile 6 University of UK. * Please use the same participant numbering as that used in section A2 of the administrative forms (usare la stessa numerazione utilizzata nei form A2) Torna all indice 17

18 2.2.2 L indice Table of Contents È importante scrivere un indice ordinato e comprensivo di tutti gli argomenti trattati. Seguire comunque lo schema base fornito nella Guide for Applicants di ciascun bando Il Progetto Proposal Di seguito la struttura del Form B e i punti proposti schematicamente nello stesso. La lunghezza massima per l intera sezione 1 è di 20 pagine, ma è opportuno verificare sempre queste indicazioni nella Guide for Applicants. (esclusi i grafici: Gantt, WorkPackage e Pert) : Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1.1 Concept and objectives Spiegare l idea progettuale. Quali sono le problematiche che hanno portato a proporre questo progetto? Descrivere in dettaglio gli obiettivi S&T. Mostrare come sono legati al topic. Gli obiettivi dovrebbero essere quelli ottenibili durante il progetto, non attraverso sviluppi successivi. Dovrebbero essere descritti in una forma misurabile e verificabile, anche attraverso Milestones. Le Milestones sono momenti di verifica del progetto, stati di avanzamento dei lavori: ad ogni milestone corrispondono delle verifiche: se i risultati sono positivi, si passa alla fase successiva. (Usare la tabella proposta dal Form, al punto 1.3) In questa fase si risponde alla domanda: Perché? Poi si prosegue descrivendo: Risultati principali Traguardi principali per realizzare gli obiettivi del progetto Risultati dettagliati Risultati intermedi necessari per realizzare i risultati principali (deliverables) monitorare l avanzamento del progetto (fine di ogni attività/task nel progetto) Materiali: database, software, pubblicazioni, report, materiale promozionale, questionari Immateriali: conoscenza nuova (in report), valore aggiunto provato. In questa fase si risponde alla domanda: Cosa? 1.2 Progress beyond the state-of-the-art Descrivere brevemente in cosa il progetto supera lo stato dell Arte, e i suoi contenuti innovativi rispetto alla situazione scientifica esistente. Le parole chiave saranno: nuovo e innovativo ; Lo stato dell arte andrà descritto attraverso concetti chiari, dati precisi, non usare espressioni vaghe (del tipo: è noto che ); non omettere informazioni rilevanti, o dati ricavati da progetti preesistenti. (Per questo consultare i database della Commissione Europea, per ciascuna tematica raggiungibile dalla pagina del sito Cordis: 18

19 e ) 1.3 European coverage and comparative perspective I risultati del Progetto descritti sopra dovranno essere ripresi brevemente per illustrarne la dimensione europea, soprattutto descrivendo ciò che ciascun partner del Consorzio (dimensione europea e transnazionale) metterà in atto per raggiungere i risultati previsti. Ogni partner deve infatti essere necessario alla realizzazione degli obiettivi e al conseguimento dei risultati. In questa fase si risponde alla domanda: Chi? 1.4 S/T methodology and associated work plan E la parte più tecnica del progetto : attraverso gli strumenti tipici del Project Management si presentano i vari aspetti del progetto. Utilizzare tutte le tabelle eventualmente proposte nel formulario. IN PARTICOLARE: Lista dei Workpackages Lista dei deliverables (risultati) Descrizione di ogni Workpackage Staff Effort: Tabella dei mesi persona Lista dei milestones Diagramma di Pert: relazione logica tra WP Gantt chart (diagramma temporale) In questa fase si risponde alla domanda: Quando? (Pianificazione dei lavori) Per quanto riguarda i work packages: ricordarsi di assegnare un WP a ciascun risultato principale del progetto. WP obbligatori: WP 0 = Management; Wp X (di solito è l ultimo) = Dissemination. Il numero dei WP deve essere appropriato rispetto alla complessità del lavoro e del valore generale del progetto. La Pianificazione deve essere sufficientemente dettagliata in modo tale da poter giustificare l impiego di risorse proposto e poter permettere un monitoraggio dei progressi da parte della Commissione. Utilizzare allo scopo una WBS, e spiegarne brevemente la strategia. Scomponendo il progetto in parti più piccole secondo una struttura ad albero, descrivere brevemente le fasi del progetto ( principalmente ci sono 3 o 4 fasi : definizione, sviluppo, dimostrazione, valutazione e disseminazione) Si ottiene a partire dalle macrofasi del progetto e ogni livello inferiore rappresenta una definizione sempre più dettagliata di un componente del progetto Table 1.3 a: Work package list (es. Tratto da un progetto call for proposal SSH) Work package No1 Work package title Type of activity2 Lead partici pant No3 Lead participant short name Personmonths4 Start month5 End month5 0 Project Management MGT 1 UNIVE Indicare compless ivamente quanti mesi persona per ciascun WP

20 1 Titolo dell attività di ricerca: (museums, archives and libraries in Europe ) 2 Titolo dell attività di ricerca (Citizenship, social memories and heritage insitutions ) 3 Titolo del WP che include altre attività 5 Conclusions and dissemination RTD 2 LIU RTD 6 UiO OTHER 3 AEGE DISSEMINATION 6 ULEIC TOTAL 162 Work package number: WP 1 WP n. 2 Please indicate one activity per work package: Figura 8 esempio di Work package list RTD = Research and technological development (; DEM = Demonstration; MGT = Management of the consortium; OTHER = Other specific activities, if applicable in this call including any activities to prepare for the dissemination and/or exploitation of project results, and coordination activities) According to the description of the funding scheme given previously. 3 Number of the participant leading the work in this work package. 4 The total number of person-months allocated to each work package. 5 Measured in months from the project start date (month 1). ATTENZIONE: seguire la legenda proposta. Il numero dei WP varia da progetto a progetto, l esempio sopra è puramente indicativo; come si vede va indicato il numero dei mesi uomo complessivo allocato per ciascun WP. La commissione chiede anche tabelle riassuntive dei deliverables: fare attenzione alla numerazione logica. I deliverables sono risultati concreti da consegnare dopo la fine del progetto. Table 1.3 b: Deliverables List Del. Deliverable name WP no. no. Nature Dissemination level Delivery date 0.1 website 0 O PP Policy Brief 1 O RE Conference 5 O PU Publication 5 O PU Active Dissemination 5 O PU 36 20

21 Figura 9 esempio Deliverable list Deliverable numbers in order of delivery dates. Please use the numbering convention <WP number>.<number of deliverable within that WP>. For example, deliverable 4.2 would be the second deliverable from work package 4. 2 Please indicate the nature of the deliverable using one of the following codes: R = Report, P = Prototype, D = Demonstrator, O = Other 3 Please indicate the dissemination level using one of the following codes: PU = Public PP = Restricted to other programme participants (including the Commission Services). RE = Restricted to a group specified by the consortium (including the Commission Services). Table 1.3 c List of milestones Come detto sopra le milestones sono momenti di controllo in cui il gruppo di progetto è chiamato a prendere decisioni riguardo all avanzamento verso lo stadio successivo del progetto. Una milestone ha luogo quando è previsto il raggiungimento di 1 primo grosso risultato: se è positivo il feedback, allora si procede con le altre fasi del progetto. Anche qui fare attenzione alla numerazione (coerenza con i Workpackage - WP) Milestone number Milestone name Work package(s) involved Expected date1(si intende il mese dall inizio edel progetto) Means of verification2 (come si verifica che la milestone è stata raggiunta) 1 Meeting Pilot 2 22 Prototype completed Figura 10 esempio di tabella Milestones Measured in months from the project start date (month 1). 2 Show how you will confirm that the milestone has been attained. Refer to indicators if appropriate. For example: a laboratory prototype completed and running flawlessly; software released and validated by a user group; field survey complete and data quality validated. Seguire le indicazioni proposte dalla Commissione: attenzione agli indicatori, devono essere verificabili. Table 1.3 d: Work package description Descrizione dei Work Package WP : Un WP per ogni risultato principale del progetto Struttura e numero dei WP secondo la complessità del lavoro e divisione dei ruoli Descrizione precisa del lavoro da compiere Indicazione della durata Numerare i WP: WP1, WP2 etc. Task T (Attività) Definizione dettagliata del lavoro Numerare Task/Attività coerentemente ai WPs: WP1 Task 1.1, Task (T) 1.2 Deliverable D (Risultati) Un risultato per ogni Task/Attività Numerare Deliverables coerentemente alle Tasks/Attività Esempio: Task 1.1 Deliverable (D)

22 A titolo di esempio proponiamo la descrizione del WP management e la sua relativa tabella: Work package number 0 Start date or starting event: 1 Work package title MANAGEMENT Activity Type1 MGT Participant number Participant short name UNIVE UNIBA UNIPRI SOTON. M M Person-months per participant: Objectives: 1) To ensure that the project meets its objectives within budget and scheduled timescales. 2) To ensure that milestones are achieved and ensure deadlines for deliverables are met. 3) To monitor project progress and report back to the consortium and to the EC and implement any changes required. 4) To efficiently co-ordinate and manage the administrative aspects of (title s project) such as the overall legal, contractual, financial and administrative issues of the project. 5) To coordinate knowledge management and to keep the project website updated. Description of work (possibly broken down into tasks), and role of participants T1.1: Prepare and organise the Launch Meeting and draft the meeting report. At this meeting there will be discussion of the milestones and deliverables, the critical connections between partners, WPs and WP tasks will be given special focus. Actions will be taken to minimise risk. T1.2: Finalise the (title project) Project Manual. T1.3: Development of the website and online project space. The latter will consist of a restricted area for registered project participants, while the website will offer an open area for discussion and dissemination of results and work in progress. The restricted area is to be run as part of WP1 operations; WP8 is responsible for the dissemination aspects of website. T1.4: Coordination across WPs, including attendance at WP meetings, general project update meetings, and ensuring information flow across the consortium. Ensuring progress towards goals. T1.5: Operation of the Project Management Committee, including preparing, organising and chairing all MC meetings. T1.6 Drafting and dissemination of meeting minutes, points of action and decision on behalf of the MC. T1.7: Establishing and building and efficient network which will permit partners to engage with institutions and experts working on related projects, and with related FP7 projects, such as. Il testo sopra riportato è una guida a quanto potrebbe essere contenuto in questo schema Deliverables: 22

23 D1.1: The PROJECT Launch meeting (Month 1). D1.2: Project update (Month 6). D1.3: Project update (Month 12). D1.4: Project update (Month 24). D1.5: Policy brief (Month 24). D1.6: Project update (Month 30). D1.7: Policy brief (Month 30). D1.8: Policy brief (Month 36). Milestones : M1.1: Project manual (Month 2). M1.2: Establishment of NETWORK (Month 5). Figura 11 esempio Tabella descrizione WP Please indicate one activity per work package: RTD = Research and technological development; DEM = Demonstration; MGT = Management of the consortium; OTHER = Other specific activities, if applicable (including any activities to prepare for the dissemination and/or exploitation of project results, and coordination activities). A questo punto può essere utile un diagramma di Pert che metta in evidenza le relazioni tra WP, o altri strumenti del programma specifico del pacchetto Office per il Project Management: 23

24 WP1 RTD WPO Management WP2 RTD WP X Dissemination WP3 DEM Figura 12 esempio di diagramma di Pert semplificato Table 1.3 e Summary of staff effort Un sommario visivo dello Staff effort cioè del personale impiegato nel progetto, è molto utile per i valutatori (evidenziare in grassetto il partner leader di WP, che ne ha quindi in capo il coordinamento ) Participant no./short name UNIVE 12 Total WP0 WP1 WP2 Total person months Di seguito alcuni esempi di Staff Effort (in alcuni sono evidenziate delle criticità): Typical Project workplan (man-months) WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 total P1(coordinator)

25 P P3 3 3 P P P P7 6 6 Total Esempio 1: primo punto critico il WP che nessuno vuole WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 total P1(coordinator) P P3 3 3 P P P P7 6 6 Total Esempio 2: secondo punto critico il WP che fa troppo WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 total P1(coordinator) P P3 3 3 P P P P7 6 6 Total Esempio 3: terzo punto critico il partner che non sa ciò che vuole WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 total P1(coordinator) P P3 3 3 P P P P7 6 6 Total Esempio 4: quarto punto critico la PMI (piccola e media impresa) inserita all ultimo momento 1 1 La partecipazione di una PMI al progetto può infatti costituire un vantaggio in sede di valutazione, se il suo ruolo è pertinente e necessario allo sviluppo del progetto 25

26 WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 total P1(coordinator) P P3 3 3 P P P P7 6 6 Total Esempio 5: quinto punto critico il partner di un nuovo stato membro inserito all ultimo momento 2 WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 total P1(coordinator) P P3 3 3 P P P P7 6 6 Total Figura 13 esempi di tabelle Staff Effort A questo punto va inserito il diagramma temporale: GANTT CHART del progetto. Il Diagramma chiarisce l evoluzione temporale per ciascuna attività del progetto in rapporto alla durata effettiva del progetto; attenzione alla concatenazione delle attività. Lo scopo di tale rappresentazione è: definire il "cosa fare" in una certa quantità di tempo (durata) definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento definire eventi o date chiave (milestones) Questo è un esempio parziale solo per il primo anno di un progetto tipo WP0 MANAGEMENT WP ye ar WP2 2.1 research Anche il partner di un nuovo stato membro è visto con favore dai valutatori, ma deve essere integrato e utile allo sviluppo delle attività di progetto 26

27 2.3 research Legenda: milestone deliverable Torna all indice Implementation 2.1 Management structure and procedures Descrivere la struttura organizzativa del gruppo progetto (il consorzio) ed i meccanismi e organi esecutivi e consultivi del progetto. Dimostrare come essi si combinano con la complessità e le dimensioni del progetto. (Lunghezza massima per la Sezione 2.1: 5 pagine) 2.2 Individual participants Breve scheda relativa ad ogni Ente partner partecipante, includendo il suo contributo e l esperienza apportata per lo sviluppo del progetto, con una breve descrizione dello staff di ricerca coinvolto (persone che parteciperanno al progetto). (Lunghezza massima per la Sezione 2.2: 1 pagina per ciascun partecipante) 2.3 Consortium as a whole Descrivere come i partecipanti collettivamente costituiscono un consorzio capace di raggiungere gli obiettivi del progetto, come sono adatti e coinvolti nelle attività loro assegnate. Dimostrare la complementarietà tra i partecipanti. E importante spiegare come la composizione del consorzio sia ben bilanciata in relazione agli obiettivi del progetto: ad eccezione del coordinatore, nessun partner deve prevalere sugli altri per ciò che apporta al progetto, attenzione ai WP assegnati nelle tabelle, ai WP leader (leader di workpackage). In genere questi ultimi possono essere considerati Partner principali, soprattutto se il progetto è di grandi dimensioni (IP = Integrated project). Nello scrivere questa sezione tenere presente i seguenti punti: Ogni partner ha un ruolo chiaramente definito Collegare i risultati ai partner del progetto Dev esserci complementarietà fra i partner Tipologie diverse di partner A seconda della tematica di progetto e soprattutto se richiesto dal bando è bene coinvolgere degli stakeholders esterni, anche se non sono partner diretti, essi sono portatori d interesse come per esempio associazioni di categoria, associazioni di altra natura, decisori politici, con i seguenti ruoli: Utilizzatori finali dei risultati del progetto da inserire magari in un comitato di valutazione Oppure da inserire in un Comitato consultivo Infine descrivere molto brevemente lo strumento giuridico che consentirà di governare il Gruppo di Progetto: il Consortium agreement. 2.4 Resources to be committed 27

28 Oltre alla tabella A3 e alla tabella staff efforts, indicare ogni altro costo rilevante (es. viaggi, attrezzatura ). Descrivere come la totalità delle risorse necessarie saranno reperite, comprese quelle complementari al contributo comunitario. Mostrare come le risorse saranno integrate in modo coerente, mostrare l adeguatezza al progetto dell intero piano finanziario. Per quantificare i costi di personale dell intero progetto, è bene farsi dare da ciascun partecipante il costo standard di ciascun membro dello staff; per i membri del progetto, personale strutturato del nostro Ateneo, si tenga in considerazione la recente Legge 240/2010 art. 6 (comma 1 e 2) che pone come limite del tempo produttivo annuo per la ricerca 1500 ore. Attenzione: la tabella di budget di questa sezione deve necessariamente coincidere con quella aggregata del Form A3. Si suggerisce comunque di tenere internamente una tabella analitica per ciascun partner e dettagliarla anche per ciascun WP, dei costi previsti ( allo scopo vedere allegato 4 a pag. 35: Budget_esempio ). (Lunghezza massima sezione 2.4: 2 pagine) In questa fase si risponde alla domanda: Quanto? (Quantificazione delle risorse utilizzate) Torna all indice Impact 3.1 Expected impacts listed in the work programme Descrivere come il progetto contribuirà al raggiungimento degli impatti attesi indicati nel piano di lavoro in relazione al topic (tema) in questione. Descrivere i passi necessari a realizzare gli impatti. Spiegare perché questo contributo richiede un approccio Europeo (anziché nazionale o locale). Indicare come altre attività di ricerca nazionali o internazionali siano state eventualmente prese in considerazione. Descrivere qualsiasi fattore anche esterno che potrebbe influenzare il raggiungimento dell impatto e gli eventuali correttivi e gli indicatori di controllo. (Presupposti/Rischi e Indicatori di controllo: da Quadro logico vedi capitolo 1.2.4). Questa è una delle sezioni più delicate della stesura del progetto e spesso la più trascurata: ricordare sempre che la Commissione è infatti molto interessata a dare la massima diffusione dei risultati del progetto. Perciò curare molto bene il prossimo paragrafo. 3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property E importante dettagliare un buon piano di disseminazione dei risultati del progetto che deve evidenziare: l utilità a livello politico dei risultati di ricerca (un obiettivo chiave), sarebbe bene identificare una persona responsabile degli aspetti della comunicazione dell intero progetto; infine sarà sempre necessario definire i potenziali fruitori del progetto sin dall inizio. Se la natura e l oggetto del progetto lo prevedono è importante produrre dei policy brief facilmente leggibili: ogni 6 mesi e il più importante a fine progetto. Il policy brief è un esempio di deliverable. Allo scopo proponiamo di seguito un griglia standard di redazione di un policy brief: Titolo del progetto ed acronimo Nome del coordinatore e consorzio Rationale del progetto/ Contesto di Ricerca Obiettivi: generali e specifici Approccio scientifico / metodologia 28

29 Nuova conoscenza, nuovi concetti e valore aggiunto a livello europeo Con particolare sviluppo di quest ultimo punto. Se il progetto invece definisce chiaramente nuovi trovati e possibilità di sfruttamento commerciale dei risultati, è bene fare attenzione alla gestione dei Diritti di proprietà intellettuale (sezione da sviluppare attentamente anche all interno del Consortium Agreement). La Commissione valuterà se il piano presentato è sufficientemente dettagliato (come le nuove conoscenze verranno trasmesse e in che tempi) e soprattutto che beneficio ne trarrà l area UE, rispetto ai paesi concorrenti. Torna all indice 3 REVISIONE E VALUTAZIONE Terminato di scrivere la proposta nelle sue parti (Form A e Form B) e controllata la correttezza dei requisiti formali, può essere utile una prima personale revisione confrontando i punti del del Form B con i criteri di valutazione espressi nel bando (si trovano sempre ben delineati nelle varie Guide for Applicants). Le tre macro categorie che verranno valutate saranno sempre: S&T Quality, Implementation, Impact. Esempio di griglia per la valutazione proposta dalla Commissione (Fonte: Guide for Applicants Cooperation, Theme SSH) Evaluation criteria applicable to Collaborative project proposals S/T QUALITY Scientific and/or technological excellence (relevant to the topics addressed by the call) Soundness of concept, and quality of objectives Progress beyond the state-of the-art Quality and effectiveness of the S/T methodology and associated work plan Appropriate comparative perspective and the largest possible European coverage in relation to the subject of research (though not necessarily simply by reason of a geographically diverse consortium). IMPLEMENTATION Quality and efficiency of the implementation and the management Appropriateness of the management structure and procedures Quality and relevant experience of the individual participants Quality of the consortium as a whole (including complementarity, balance) Appropriateness of the allocation and justification of the resources to be committed (staff, equipment ) IMPACT Potential impact through the development, dissemination and use of project results Contribution, at the European [and/or international] level, to the expected impacts listed in the work programme under the relevant topic/activity Appropriateness of measures for the dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property. Figura 14 schema di valutazione per Collaborative Project Oltre alla qualità scientifica (contenuto scientifico della proposta) sarà importante tener presente nell ordine i seguenti suggerimenti: Redigere una sintesi organica del progetto (obiettivi, risultati, approccio R&D, partnership, utilità dei risultati, sfruttamento) Descrivere un convincente background e stato dell arte Chiarire obiettivi, metodi, risultati e deliverables Organizzare un piano di lavoro ben strutturato Descrivere un appropriata struttura del management Illustrare un piano dettagliato per l implementazione e lo sfruttamento dei risultati Stendere un buon budget: descrizione realistica dei costi Strutturare un consorzio bilanciato (ruoli, qualifiche) 29

30 Infine è buona prassi sottoporre il progetto anche ad una revisione formale (non scientifica) alla Divisione Ricerca. Torna all indice 4 PROCEDURE INTERNE DELL ATENEO 4.1 INTRODUZIONE Si vuole dare in questa parte una sintesi dei passaggi da compiere all interno del nostro Ateneo, per procedere alla compilazione e la realizzazione di qualsiasi idea progettuale da presentare su bandi emanati dalla Commissione Europea (VII programma Quadro e altri). Si rimanda comunque per completezza di informazioni alla Procedura per la presentazione e la Gestione di Progetti e disponibile al seguente link: L intenzione di presentare un progetto europeo deve essere portata a conoscenza del Dipartimento (sede di rendicontazione per il progetto) e degli organi decisionali di tale struttura (Direttore e Consiglio) e gestionali (Segreteria Dipartimentale o di Centro) PRIMA della definitiva presentazione del progetto (ovvero prima della scadenza prevista dal Bando); sarà bene quindi fornire al Direttore e alla segreteria le seguenti informazioni: 1) Oggetto della Ricerca; 2) Finanziamento che si prevede di ottenere ed eventuale cofinanziamento se previsto da bando, con quali modalità verrà sostenuto (cash, ore uomo, altro); 3) Durata stabilita per il progetto; 4) Inserimento tra le risorse necessarie alla realizzazione del progetto di personale strutturato e non strutturato (collaboratori, assegnisti, eventuali dottorandi e studenti, professionisti) afferenti al dipartimento o centro; 5) Eventuale previsione di utilizzo di laboratori, biblioteche, attrezzature multimediali e altra strumentazione disponibile presso i dipartimenti o centri; 6) Compatibilità del progetto con i Regolamenti di Ateneo in materia di Ricerca e Trasferimento Tecnologico. 4.2 DECISIONI FORMALI L organo decisionale della struttura deve approvare la partecipazione al bando da parte del Ricercatore proponente il progetto. Questa operazione è necessaria SEMPRE, l atto formale di delibera deve contenere la dichiarazione della struttura proponente che sosterrà finanziariamente tutti gli oneri del progetto ( dall inizio e per l intera durata del progetto): a) sia nel caso di presentazione del progetto in via telematica (per esempio: procedura EPSS del VII Programma Quadro); b) sia nel caso in cui si renda necessario ottenere una lettera d intenti o un impegno formale da parte del rappresentante legale di Ca Foscari (Il Rettore in carica o suoi delegati alla firma); c) sia nel caso in cui il progetto preveda un cofinanziamento a titolo oneroso per il Dipartimento La Delibera o il Decreto d urgenza del Direttore (che verrà portato a ratifica al successivo Consiglio utile) dovrà essere corredata dal budget di progetto e dal progetto stesso ( come previsto dagli specifici formulari di ciascun bando). 30

31 4.3 FASE DI PRESENTAZIONE DEL PROGETTO: DOCUMENTI DA TRASMETTERE ALLA DIVISIONE RICERCA La documentazione specificata più sotto dovrà essere inviata alla Divisione Ricerca per un controllo formale, e per beneficiare degli incentivi concessi a chi presenta progetti su bandi europei dal Fondo di Supporto alla Ricerca: Quando? Condizioni e Tempistica: a) si partecipa ad un bando del VII Programma Quadro b) si partecipa ad un bando in cui sia esplicitamente richiesta una lettera d intenti firmata dal legale Rappresentante dell Ateneo. c) il bando preveda un cofinanziamento a titolo oneroso del progetto d) nel caso di bandi di Fondazioni private, sia richiesta l autenticazione dell Ateneo o la firma del legale rappresentante nei moduli previsti. Cosa? - Documenti previsti: 1) Progetto come da formulario specifico o abstract di progetto 2) Budget completo 3) Delibera o Decreto d urgenza della struttura interessata. Naturalmente tutte queste operazioni devono essere portate a termine in tempo utile per presentare il progetto, entro circa una settimana dalla data di scadenza prevista dal bando, tenendo presente la possibilità che nel caso sia necessaria la firma del Legale Rappresentante, il Rettore o il Pro Rettore vicario non siano presenti in Ateneo per la firma degli atti richiesti. Torna all indice 5 GLOSSARIO DEI PRINCIPALI ACRONIMI UTILIZZATI CP=Collaborative project, progetto realizzato in cooperazione, collaborazione (con altri Enti: Università, Piccole e Medie Imprese, organizzazioni non governative, Enti locali, ecc.) CSA= (CA e SA) Coordination and Support Action, azione di coordinamento e supporto DG = Directorate General (direzione generale) della Commissione Europea, abbreviazione (es. Research and Innovation DG) EPSS = Electronic Proposal Submission Service, procedura informatizzata disponibile on line sul sito Cordis, attiva ad ogni pubblicazione di bando, obbligatoria dal 2007 per la presentazione dei progetti del VII Programma Quadro ERC = European Research Council GANTT = (dal nome del suo ideatore) diagramma temporale di flusso delle attività di progetto JRC = Joint Research Center NoE= Network of Excellence, rete di collaborazione per la diffusione della ricerca PBS = Product Breakdown Structure, diagramma dei risultati / prodotti del progetto PIC = participant identification code, codice unico rilasciato dalla Commissione Europea per ciascun partecipante (Ente giuridico) al VII Programma Quadro PERT = Program Evaluation and Review Technique, diagramma per le relazioni tra attività (tempi minimi e massimi per la realizzazione di ogni attività) PMI = Piccole e Medie imprese, in inglese l acronimo è SME = small medium enterprise URF = Unique registration facility, sistema unico di registrazione degli enti giuridici che partecipano al VII Programma Quadro WBS = Work Breakdown Structure, struttura analitica di progetto diagramma per la struttura delle attività previste nel progetto 31

32 WP = Work Programme spesso abbreviato anche con WP. Descrive le singole tematiche di ricerca che la Commissione Europea ha individuato come strategiche per l anno in corso e che intende finanziare. Ogni Programma Specifico ha il suo WorkProgramme annuale. WP = work packages, all interno di un progetto sono letteralmente i pacchetti di lavoro, cioè le macro-attività (ogni work package deve essere poi scomposto in task=attività) 32

33 Page 1 out of 1 Proposal Number Proposal Acronym Proposal Title Duration in months Call identifier FP7-SSH-2009-A Topic code(s) most relevant to your proposal - - Free Keywords Abstract (max char.) Similar proposals or signed contracts? a) Has this proposal (or a very similar one) been previously submitted to a call for proposals of the 7th EU RTD Framework Programme? IF YES - please give the call identifier - please give the proposal or contract number (if known) - - b) Is this proposal (or a very similar one) currently being submitted to another call under FP7? IF YES please give the call identifier -

34 Page 1 out of 2 Proposal Number Proposal Acronym Participant Number 1 If your organisation has already registered for FP7, enter your Participant Identification Code Organisation Legal name Organisation short name UNIVERSITA' CA' FOSCARI VENEZIA UNIVE Legal address DORSODURO Street name Number 3246 Town VENEZIA Postal Code/Cedex Country Italy Internet homepage Certain types of organisations benefit from special conditions under the FP7 participation rules. The Commission also collects data for statistical purposes. The guidance notes will help you complete this section. The status of the organisation is set by the proposal coordinator. If you would like to modify this information, the coordinator must modify it in the proposal set-up page Non-profit organisation Public body Research organisation Higher or secondary education establishment yes yes yes yes Main area of activity (NACE code) Higher education

35 Page 2 out of 2 1. Is your number of employees smaller than 250? (full time equivalent) 2. Is your annual turnover smaller than 50 million? 3. Is your annual balance sheet total smaller than 43 million? 4. Are you an autonomous legal entity? no no no no You are NOT an SME if your answer to question 1 is "NO" and/or your answer to both questions 2 and 3 is "NO". In all other cases, you might conform to the Commission's definition of an SME. Please check the additional conditions given in the guidance notes to the forms Following this check, do you conform to the Commission's definition of an SME no Are there dependencies between your organisation and (an)other participant(s) in this proposal? if Yes: Participant Number Organisation Short Name Character of dependence 0 - None 0 - None 0 - None Person in charge (For the co-ordinator (participant number 1) this person is the one who the Commission will contact in the first instance) Family name First name(s) Title Sex Position in the organisation Department/Faculty/Institute/Laboratory name/... Address (if different from the legal address) - Street name Number - Town - Postal Code/Cedex - Country - Phone 1 Phone 2 - Fax -

36 Page 1 out of 1 Proposal Number Proposal Acronym Participant Number 1 In FP7, there are different methods for calculating indirect costs. The various options are explained in the guidance notes **. Please be aware that not all options are available to all types of organisations. The method of determining indirect costs is set in the Proposal setup page. If you would like to modify this information, you have to do it from the proposal set-up page. Transitional Flat Rate (p.t. 60%) My legal entity is established in an ICPC and I shall use the lump sum funding method (If yes, please fill below the lump sum row only. If no, please do not use the lump sum row) Personnel costs (in ) Subcontracting (in ) Other direct costs (in ) Indirect costs (in ) Lump sum, flat-rate or scale of unit (option only for ICPC) (in ) no RTD Demons- tration Coordi- nation Type of Activity Support Manage- ment Other Total Total budget (in ) Requested EC contribution (in ) Total Receipts (in ) Further guidance (eg. On the meaning of personnel costs, subcontracting etc.) can be found in Annex 3 to the Guide for Applicants

37 Organisation legal name Short name Team leader Town Country SME, University or Institute? (please insert Y or N above!!) Project resources Costs ( ) Specifics Personnel (incl. permanent staff!) Specify person months per WP READ EXPLANATORY NOTE! Consumables Make sure to at least complete Durable equipment (Specify below) all mandatory yellow fields! Travel and subsistence Datasheet is NOT protected Subtotal - Please take care not to remove Subcontracting (Specify below) formula's included in the tables Total - (Orange fields) Cost model (A,B or C; see box) Define before overhead! Overhead Total + Overhead - COST MODELS EU contribution to Total+OH - PLEASE TYPE Y or N at G3! A: (replaces former AC model) Non-profit public bodies, secondary and higher education establishments, and Durable equipment research organisations and SMEs, which What Euro are unable to identify with certainty their real indirect costs for the project, may opt for a flat-rate of 60% of the total direct eligible costs (excluding subcontracting and reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the participant). B: (mainly Industry) A participant other than mentioned at A may opt for a flat-rate of 20% of its total direct eligible costs (excluding its direct eligible costs for subcontracting and the costs Total - Balanced of reimbursement of resources made Total indicated above: - available by third parties which are not used on the premises of the participant). Subcontracting C: ("FC" or "Full Cost") What Euro Who Real indirect costs : Any participant may use a simplified method of calculation of its full indirect eligible cost at the level of its legal entity if it is in accordance with its usual accounting and management principles and practices. Use of such method is only acceptable where the lack of analytical accounting or the legal requirement to use a form of cash-based accounting prevents detailed cost allocation. The simplified approach must be based on actual costs derived from the financial accounts of the Total - Balanced period in question. Total indicated above: -