MANUALE D USO EASY MARKET HOTEL

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1 MANUALE D USO EASY MARKET HOTEL Questo manuale ti mostrerà le funzionalità di utilizzo del sistema in modo semplice e veloce. Ti illustrerà passo a passo tutte le categorie di prodotto disponibili. Inoltre, avrai anche un video che ti consentirà di ascoltare la spiegazione dettagliata di ciascuna tipologia di servizio. Accesso: Per l accesso al sistema ti sarà richiesto l identificativo agenzia, la password personale ed il tuo nome. Per ottenere questi dati dovrai aver eseguito preventivamente la registrazione sul sito: Potrai quindi utilizzare il sistema, contemporaneamente, da tutte le postazioni presenti all interno della tua agenzia. Inserisci il tuo identificativo agenzia, la tua psw ed il tuo nome. Clicca Avanti. 1

2 Home Page: In questa pagina puoi visualizzare i motori di ricerca suddivisi per linea di prodotto. Troverai anche le nostre migliori proposte aggiornate in tempo reale. 2

3 Il motore Hotel propone più di strutture situate in oltre località nel mondo. Le tariffe presenti all interno del motore sono nette ed esclusive, ti consentono quindi ampi margini di ricarico. Il pagamento delle strutture può essere effettuato tramite carta di credito oppure RID Bancario. Vi sono anche alcune strutture che prevedono il pagamento direttamente in hotel. Il nostro consiglio è quello di utilizzare solo le strutture con pagamento on-line. Per ampliare l offerta alberghiera (piccoli hotel, B&B e agriturismi) abbiamo inserito anche l opzione del pagamento in hotel da parte del cliente, ovviamente questa soluzione è adatta ad una clientela leasure e non ai viaggiatori d affari (aziende bussines travel), in tal caso sarà comunque richiesta la carta di credito a garanzia della prenotazione. Il motore consente di opzionare le strutture che richiedono il pagamento on-line, potrai identificarle dopo aver selezionato la struttura, alla pagina del Preventivo e Pagamento grazie alla voce Opzione. Nel caso in cui la voce Opzione non appaia significa che la tariffa non è opzionabile, probabilmente a causa dell imminente data di check-in, dal fatto che si tratta di un hotel che prevede il pagamento in loco oppure dalla tipologia della tariffa che potrebbe avere particolari restrizioni (ad es. Tariffa Non Rimborsabile ). Mark-UP Potrai definire il tuo mark-up direttamente dalla sezione Prenotazioni e Strumenti Clicca Strumenti Imposta Markup Hotel. Una volta impostato il mark-up i prezzi delle strutture proposte saranno già comprensivi di tale importo ad eccezione delle strutture che prevedono il pagamento in hotel. Motore Hotel: Compila i dati della ricerca e clicca Cerca 3

4 Pagina dei Risultati: Potrai avvalerti dei filtri, sulla colonna sinistra della pagina, per ottimizzare la ricerca Pagamento on-line Pagamento in hotel Confronta una o più strutture selezionandole e cliccando su Compara Vedi altre camere disponibili per la struttura selezionata. Cliccando sul tasto descrizione e mappa puoi vedere i servizi e le immagini di ciascuna struttura. Premi Seleziona per finalizzare la prenotazione 4

5 Utilizza il menu per tornare indietro Stampa la pagina Inserisci un ulteriore Diritto d agenzia Compila i dati dei clienti e verifica le annotazioni Metodi di pagamento: Carta di Credito RID Opzione Inserisci i dati della carta di credito per il pagamento online Clicca Avanti 5

6 Carta di Credito: La prenotazione sarà confermata on-line. Potrai richiedere l annullamento della pratica attraverso il back office Prenotazioni e Strumenti Hotel cliccando sulla voce Annulla Booking. Successivamente riceverai, tramite , la conferma dell avvenuta cancellazione e/o la comunicazione di eventuali penali qualora richieste. Per modificare i dati di una prenotazione è necessario inviare una richiesta all indirizzo hotel@easymarketcrs.it. RID Bancario: La prenotazione sarà confermata on-line. Potrai richiedere l annullamento della pratica tramite il back office Prenotazioni e Strumenti Hotel cliccando sulla voce Annulla Booking. Successivamente riceverai, tramite , la conferma dell avvenuta cancellazione e/o la comunicazione di eventuali penali qualora richieste. Per modificare i dati di una prenotazione è necessario inviare una richiesta all indirizzo hotel@easymarketcrs.it. Per ricevere maggiori informazioni sulla modalità di pagamento RID Bancario invia un all indirizzo commerciale@easymarketcrs.it. Opzione: Non tutte le strutture sono opzionabili. Solo visualizzando la scelta Opzione nel paragrafo Effettua il pagamento della pagina Preventivo e Pagamento, potrai avere la conferma della reale possibilità di opzionare la tariffa. Nel caso in cui la voce Opzione non appaia significa che la tariffa non è opzionabile, la prenotazione sarà automaticamente confermata. Ricordiamo che l opzione non è valida per gli hotel che prevedono il Pagamento in Hotel. Appena selezionerai la voce Opzione il sistema ti mostrerà il giorno e l ora entro cui dovrai effettuare il pagamento dell opzione presa. Successivamente riceverai una serie di avvisi quali promemoria di tale scadenza. La riconferma dell Opzione dovrà avvenire tramite il pagamento con carta di credito. Puoi riprendere la prenotazione dall archivio Prenotazioni e Strumenti. Nel caso in cui il pagamento non avvenga entro la scadenza prevista la prenotazione sarà cancellata automaticamente. Attenzione!! Se hai attivato la modalità di pagamento RID Bancario la prenotazione sarà confermata per default. Nel caso in cui non desideri riconfermare un Opzione dovrai ricordarti di cancellarla entro la scadenza prevista. La cancellazione di prenotazioni già confermate comporta il pagamento di penali. Controlla e Prenota: Dopo aver ricontrollato tutti i dati inseriti, clicca il tasto Prenota per ultimare la prenotazione. La finestra Effettua il pagamento sarà diversa a seconda del metodo di pagamento prescelto. 6

7 Conferma un Opzione e stampa il Voucher: Entra nell archivio Prenotazioni e Strumenti Hotel e cerca la tua opzione. Vedrai elencati tutti i preventivi, le opzioni e le pratiche confermate. Clicca su tutto per ampliare la tua ricerca. Per confermare un opzione o stampare il Voucher clicca sul link Visualizza Ti comparirà la pagina seguente: Clicca sul tasto Paga ora per finalizzare la prenotazione. Il tasto Stampa ti permetterà di stampare la pagina. Clicca Indietro se vuoi tornare alla pagina precedente. 7

8 Utilizza annulla booking per cancellare l opzione. Dopo aver effettuato il pagamento dell Opzione, potrai visualizzare il Voucher da stampare e consegnare al tuo cliente che dovrà esibirlo al check-in dell hotel. Cancella una prenotazione confermata: Entra nel back office Hotel. Individua la prenotazione che vuoi cancellare e clicca sul link Visualizza. Clicca Annulla Booking. In caso di eventuale penale, riceverai una che ti segnalerà l importo da pagare. Se non sono previste delle penalità la cancellazione avverrà contestualmente. 8

9 L area Prenotazioni e Strumenti ti permette di accedere a tutti gli strumenti di back-office del sistema. Ogni prenotazione effettuata attraverso i motori di ricerca (Vacanze, Voli, Hotel) è riportata nel relativo archivio. STRUMENTI Troverai diverse finestre che agevoleranno il tuo lavoro, potrai: risalire ai tuoi dati anagrafici (quelli da te forniti all atto della registrazione iniziale), eventuali variazioni sono da notificare all Ufficio Commerciale di Easy Market all indirizzo di posta elettronica: commerciale@easymarketcrs.it; impostare una password pubblica per la gestione di un accesso limitato alla sola visualizzazione del sistema; impostare il sistema come pagina iniziale di Internet Explorer; consultare la Rubrica contenente tutti i contatti dei Tour operator partner di Easy Market; impostare la Carta di Credito per l addebito delle penali di cancellazioni o modifiche dei voli di linea. impostare il tuo Mark Up sul servizio Hotel; effettuare segnalazioni al supporto tecnico di Easy Market (segnalare esclusivamente anomalie di sistema o problemi tecnici); gestire ed eseguire il Carosello (funzionalità tramite la quale potrai presentare, su schermo in vetrina, una selezione di offerte del prodotto Vacanze e/o Voli Charter). Per maggiore informazioni contatta l Ufficio Commerciale Easy Market all indirizzo di posta: commerciale@easymarketcrs.it; grazie allo strumento Banner Template potrai realizzare e stampare, con estrema semplicità, le locandine da esporre in vetrina del prodotto Vacanze e/o Voli Charter. Per qualsiasi dubbio o richiesta di informazioni circa gli Strumenti potrai far riferimento al nostro ufficio Commerciale, all indirizzo di posta elettronica commerciale@easymarketcrs.it. 9

10 Domande Frequenti Hotel: I prezzi indicati: netti o commissionabili? Le tariffe esposte sono nette ed esclusive, ti consentono quindi ampi margini di ricarico. Quali sono i metodi di pagamento delle prenotazioni hotel? Le prenotazioni hotel possono essere pagate con carta di credito oppure tramite RID bancario. Pagamento online: l'importo totale della prenotazione sarà addebitato contestualmente alla conferma della stessa. Ti informiamo che la carta di credito utilizzata per la prenotazione dovrà avere una validità superiore alla data di check-out. Pagamento in hotel: i dati della carta di credito, inseriti all'atto della prenotazione, saranno inviati direttamente all'hotel al fine di garantire la prenotazione. Il pagamento dell'hotel dovrà essere effettuato in loco, dal cliente stesso, in contanti o con carta di credito. Nella maggior parte dei casi l'hotel accetta che il saldo avvenga anche con una carta di credito differente rispetto a quella utilizzata all'atto della prenotazione. Verificalo eventualmente con la struttura. L'hotel può decidere inoltre di controllare la validità della suddetta carta per assicurarsi che vi siano sufficienti fondi per coprire l'ammontare complessivo del soggiorno. Attenzione: per alcune strutture con pagamento in hotel potrebbero verificarsi eccezioni quali: TARIFFA NON RIMBORSABILE e/o PRE-PAGATA (vedi policy di cancellazione). In tal caso l'addebito del soggiorno potrebbe essere effettuato online, da parte dell'hotel (contestualmente alla conferma della prenotazione). Per questi casi ti consigliamo di utilizzare la carta del cliente. Come avviene l addebito di eventuali penali? Eventuali penali riguardanti cancellazioni, cambi e/o possibili casi di "no show" saranno addebitate sulla carta di credito inserita all'atto della prenotazione oppure a mezzo RID Bancario qualora selezionato. Come si prende un'opzione? Seleziona in fase di acquisto al paragrafo "Metodo di Pagamento" la voce "Opzione" e procedi fino chiusura della prenotazione. Riceverai contestualmente un di conferma con il riepilogo della prenotazione, il relativo codice di riferimento e la data di scadenza dell'opzione presa. La prenotazione sarà in stato OPZIONE sino al momento in cui sarà effettuato il saldo dell importo totale, saldo che dovrà avvenire entro e non oltre il termine di scadenza indicato. Come si conferma e come si salda un'opzione? Accedi all area PRENOTAZIONI & STRUMENTI -> Hotel -> richiama l opzione tramite il numero di riferimento e clicca su "Visualizza". Nel dettaglio "cliccando su "PAGA ORA" potrai effettuare il saldo tramite il metodo di pagamento desiderato (carta di credito, bonifico bancario e/o RID bancario). Per effettuare il pagamento con bonifico è necessario richiedere l'autorizzazione all Ufficio Amministrativo all indirizzo: amministrazione@easymarketcrs.it. Una volta ricevuto e verificato il saldo, riceverai l di conferma della prenotazione e potrai scaricare il voucher direttamente dal tuo back-office. Il mancato pagamento, entro il termine specificato, comporterà la scadenza automatica dell'opzione. Attenzione: se hai attivato la modalità di pagamento RID Bancario la prenotazione sarà confermata per default. Nel caso in cui non desideri riconfermare un Opzione dovrai ricordarti di cancellarla entro la scadenza prevista. Trovo lo stesso hotel con prezzi diversi, com'è possibile? Easy Market collabora con diversi fornitori, i quali offrono disponibilità e prezzi differenti in base ai propri accordi commerciali. Posso inserire miei diritti d agenzia nel sistema? Sì, il sistema consente di inserire il proprio mark-up o diritto (valore fisso) per le prenotazioni hotel tramite l area Prenotazioni e Strumenti Strumenti Imposta Markup Hotel o tramite la pagina del preventivo. Potrai configurare nel back office il ricarico scegliendo tra: - percentuale sul valore del booking - valore fisso per booking - valore fisso per persona Se inserito, il mark-up sarà nascosto nella tariffa, ricordati quindi sempre il valore e l impostazione da te definita. Ti ricordiamo che non è possibile applicare un mark-up alle strutture che richiedono il pagamento in hotel. Ogni qualvolta avrai necessità di modificare questo valore potrai farlo seguendo l'iter sopraindicato. Ho effettuato una prenotazione con pagamento in hotel ma la struttura ha già addebitato l'intero importo, come mai? La maggior parte delle strutture ha adottato come misura di sicurezza la verifica della carta inserita accertandosi che sia valida ed abbia copertura adeguata per la prenotazione. Verifica che il plafond sia sufficiente altrimenti rischi la cancellazione del booking. 10

11 I clienti porteranno con loro un bambino, come posso prenotarlo da sistema? Nel caso in cui sia presente un bambino di età inferiore ai 5 anni, in fase di ricerca potrai selezionare una camera matrimoniale più bambino ma egli dovrà dormire nel letto insieme ai genitori. A seconda delle preferenze dei clienti, vi è la possibilità di richiedere un 3 letto aggiunto, questo però non è mai garantito in quanto soggetto a disponibilità. Inoltrata la richiesta Easy Market dovrà verificare direttamente con il fornitore se l'hotel richiede un supplemento per questo servizio. Sarà sufficiente inviarci un all indirizzo: hotel@easymarketcrs.it per effettuare tale richiesta. Se il bambino ha più di 6 anni è consigliabile prenotare una stanza tripla per avere la sicurezza che ogni ospite abbia un posto letto proprio. Per qualsiasi delucidazione potrete sempre contattarci via all indirizzo sopra indicato. I clienti porteranno con loro un infant, come posso prenotarlo da sistema? Se i clienti hanno con se un infant, dopo aver effettuato una prenotazione per una camera matrimoniale o doppia dovrai inviarci una per comunicare la presenza dell'infant indicando il nome, il cognome e la rispettiva data di nascita. Normalmente il bambino dorme nel letto insieme ai genitori, se necessario richiederemo al fornitore la culla. Tale segnalazione non è mai garantita in quanto soggetta a disponibilità da parte dell'hotel al momento del check-in. La colazione è inclusa? Le informazioni riguardo al trattamento sono riportate in fase di prenotazione affianco alla tipologia di stanza selezionata. Nel caso in cui non fosse specificato nulla sotto la voce "trattamento" significa che non è inclusa. Il bagno è in camera? In fase di booking viene specificato se i servizi non sono in camera; di norma appare la dicitura "shared facilities" oppure "servizi condivisi". Nel caso in cui non vi fosse tale dicitura sono da considerarsi privati. Gli animali sono ammessi in hotel? Le informazioni riguardo all'ammissione degli animali in struttura sono riportate in fase di prenotazione sotto la voce "servizi dell'hotel". Qualora non fosse riportata tale informazione dovremo verificare con il fornitore in quanto ogni struttura ha un proprio regolamento. Sarà sufficiente inviarci una mail all indirizzo: hotel@easymarketcrs.it per effettuare tale richiesta. Qual il numero massimo di camere che possono essere prenotate? Il numero massimo di camere che può essere prenotato in una sessione di prenotazione di 4 per hotel, diversamente puoi richiedere una quotazione gruppo extra sistema inviando una all indirizzo: hotel@easymarketcrs.it. Come posso stampare il Voucher? Accedi all area PRENOTAZIONI & STRUMENTI -> Hotel -> richiama la prenotazione tramite il numero di riferimento e clicca su "Visualizza" in fondo alla pagina clicca sul tasto Voucher e stampalo. Come posso modificare una prenotazione? Alla chiusura della prenotazione riceverai una di conferma contenente tutti i dati della prenotazione. Rispondi a questa specificando i parametri per eventuali modifiche. Riceverai riscontro a mezzo dal ufficio di competenza nell arco delle 24/48 ore lavorative. Come posso cancellare una prenotazione? Accedi all area PRENOTAZIONI & STRUMENTI -> Hotel -> richiama la prenotazione tramite il numero di riferimento e clicca su "Visualizza" in fondo alla pagina clicca sul tasto Annulla Booking. In caso di eventuale penale, riceverai una che ti segnalerà l importo da pagare. Se non sono previste delle penalità la cancellazione avverrà contestualmente. 11