VENDITE E MAGAZZINO. Gestione del Magazzino. Release 4.90 Manuale Operativo

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1 Release 4.90 Manuale Operativo VENDITE E MAGAZZINO Gestione del Magazzino Nel presente manuale sono descritte le diverse funzionalità, che facilitano la quotidiana gestione delle operazioni di magazzino, quali la rilevazione dei movimenti di entrata e uscita della merce, la visualizzazione dei movimenti generati in automatico da altre funzioni (quali l emissione delle bolle, il ricevimento produzione, i conti a rientro, l Inventario fisico di magazzino), la stampa del Brogliaccio Movimenti e la Consultazione Schede Articoli. Sono anche presenti le funzioni per la gestione dei Listini, per la gestione dei Conti a Rientro e delle Vendite al Banco.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 MAGAZZINO Operazioni di magazzino Input Movimenti Entrata/Uscita Toolbar: Visualizzazione Componenti Consultazione Schede per Articolo Consultazione scheda articolo per Cliente/Fornitore Stampa Brogliaccio Movimenti Operazioni Annuali Caricamento Situazione Iniziale (per partire) Ripresa Giacenza Anno Precedente Stampe di Magazzino Parametri di Filtro Personalizzati Stampa Schede Articoli Stampa Analisi Sottoscorta Stampa Riepilogo Giacenze Stampa Prospetto Acquisti Stampa Prospetto Acquisti per Fornitore Stampa Prospetto Vendite Stampa Prospetto Vendite per Cliente Stampa prospetto Vendite per Agente Stampa Registro Movimenti Stampa Riepilogo Movimentazioni di Magazzino Stampa Valorizzazione di Magazzino Stampa Valorizzazione Movimenti Valorizzazioni LIFO/FIFO Stampa Valorizzazione LIFO/FIFO Stampa Lifo/Fifo per società con esercizio a cavallo Stampa FIFO Movimenti Operazioni di servizio Annullo Periodo di Magazzino Ricalcalo Costo Medio Ponderato Maggiorato Ripristino Saldi di Magazzino Gestione manuale stored procedure su db SQL (paragrafo tecnico) Verifica Integrità Magazzino Normalizza utilizzo depositi... 52

3 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Magazzino Tutti i movimenti gestiti permettono l elaborazione di situazioni annuali: la legge fiscale ammette dei metodi di valutazione del magazzino, previsti dalla disciplina civilistica in materia di bilancio di esercizio, che le aziende possono adottare per valutare in bilancio le rimanenze finali. La procedura consente all utente di scegliere con che metodologia valorizzare le rimanenze, utilizzando funzioni di stampa della Valorizzazione di fine anno con il metodo della media ponderata, oppure con il metodo LIFO e FIFO, etc.. Queste stampe possono essere effettuate liberamente in corso d anno, per ottenere simulazioni e situazioni. Movimenti Manuali Movimenti automatici dal modulo Ordini Ricevimento merce da ordini Fornitori Movimenti automatici dal modulo Vendite / Vend. Al Banco D.d.t. e Fatture Accompagnatorie Ricevute e Scontrini Input Movimenti Entrata/Uscita GIACENZE DI MAGAZZINO Movimenti automatici dal modulo Produzione Ricevimento Produzione Movimenti automatici dai Conti a Rientro D.d.t. c/to visione D.d.t. c/to lavorazione Stampe e Consultazioni: Brogliaccio Movimenti Consultazione Schede Articolo Stampa Registro Movimenti Stampe di Controllo Operazioni Annuali: Valorizzazione Movimenti Valorizzazione di Magazzino Valorizzazione Lifo / Fifo Lo schema evidenzia come i dati di magazzino relativi alle giacenze si aggiornano automaticamente a seguito delle operazioni effettuate in altri moduli del programma. E importante precisare che i dati elaborati in fase di Valorizzazione di magazzino tengono conto anche articoli legati a Conti a Rientro : la merce movimentata con questa metodologia, infatti, deve aggiornare i dati delle giacenze ma lasciare invariati le valorizzazioni di magazzino. La procedura consente all utente di consultare, oltre la giacenza dell articolo, la sua Disponibilità: questa informazione aggiorna l esistenza dell articolo con i dati relativi agli ordini clienti inevasi (già confermati) e agli ordini fornitori; se gestito il calcolo fabbisogni (MRP del modulo produzione) la disponibilità considera anche il valore dell impegnato e del quantitativo in produzione. Il modulo è completato da una serie di funzioni di servizio per il controllo, la manutenzione, l aggiornamento e l allineamento dei dati in archivio.

4 4 Manuale Operativo 1.1 Operazioni di magazzino Le operazioni giornaliere di magazzino sono costituite da apposite funzioni per la registrazione della movimentazione e il controllo dei dati inseriti o provenienti da altre moduli della procedura Input Movimenti Entrata/Uscita La funzione consente di gestire manualmente tutti i carichi, gli scarichi e i trasferimenti di materiale che non provengono automaticamente dalle altre funzioni della Procedura. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Input Movimenti Entrata/Uscita: Molti movimenti di magazzino (come evidenziato nello schema iniziale) possono essere generati direttamente da altre funzioni del programma; tali movimenti possono essere richiamati e consultati da questa funzione, a meno che sono derivanti dal modulo vendite. In quest ultimo caso, i movimenti di magazzino generati a seguito della emissione di bolle o bolle fatture saranno consultabili dalla relativa funzione nella quale sono stati inseriti (ovvero, dal Caricamento documento di trasporto o Caricamento fattura accompagnatoria). Nella parte alta dello schermo sono presenti le caselle per l immissione dei dati: Numero Movimento: contiene il numero progressivo del movimento. Se si lascia vuoto (passando con <Invio> al campo successivo) si entra in modalità di Inserimento ed il numero viene assegnato automaticamente al momento della conferma dei dati immessi. Se invece viene inserito il numero di un movimento esistente, o lo si seleziona dalla lista, alla quale si accede sia con <F5> che con un clic in corrispondenza del pulsante posto alla destra del campo, il documento è visualizzato e ci si trova automaticamente in modalità di Variazione; una volta richiamato il documento, è attivo anche il pulsante Elimina che consente quindi l eliminazione del movimento (il numero naturalmente non sarà più ripristinabile).

5 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino - 5 La numerazione attribuita non ha nessuna attinenza con la cronologicità delle registrazioni per la stampa del giornale di magazzino, in quanto i movimenti saranno riordinati automaticamente rispetto alla data. Numero Documento: è facoltativo e riguarda l eventuale numerazione presente sul documento in caricamento (per esempio, il numero della bolla del fornitore). Data Movimento: è la data da associare al movimento ed è la data di registrazione con la quale vengono riordinati i movimenti sia per le stampe fiscali sia per le normali consultazioni e stampe. Data Documento: immettere la data originale del documento; è proposta uguale alla data del movimento, ma potrebbe essere diversa (es. la bolla del fornitore registrata all atto del suo ricevimento, ma che ha una sua data documento antecedente). Causale Magazzino: è la causale di movimentazione del magazzino in base alla quale verranno eseguite le registrazioni appropriate. Può essere immessa direttamente oppure scelta dalla lista corrispondente alla quale si accede sia con <F5> sia con clic in corrispondenza del pulsante posto a destra del campo. Una volta letta la causale, la Procedura adegua i campi delle cartelle della funzione, in modo tale che siano richieste le seguenti informazioni. Operando con la Personalizzazione On-Fly è possibile optare per lo spegnimento di quei campi che non dovessero interessare e procedere con la creazione di nuovi campi, ad hoc, da inserire nella cartella. Cartella Parametri Contiene i campi: Unità Da Unità A : La procedura adegua questi campi in base alla struttura della causale di magazzino, precedentemente inserita. In particolare, nel campo Unità Da è possibile definire l unità di provenienza della merce, mentre nel campo Unità A viene indicata l unità di destinazione della merce. La descrizione dei campi e le informazioni richieste vengono adeguate in conseguenza del tipo di causale e di quanto impostato nella tabella Causali Di Magazzino, rispettivamente nei campi (omonimi) Unità Da Unità A. In particolare, i campi potranno assumere i seguenti valori: Nullo: uno dei due campi (o entrambi) viene spento se il rispettivo campo che nella tabella Causali Di Magazzino presenta il valore N Nulla. Cliente: uno dei due campi (o entrambi) assume il valore di Cliente se il rispettivo campo che nella tabella Causali Di Magazzino presenta il valore C Cliente. Fornitore: uno dei due campi (o entrambi) assume il valore di Fornitore se il rispettivo campo che nella tabella Causali Di Magazzino presenta il valore F Fornitore. Deposito: uno dei due campi (o entrambi) assume il valore di Deposito se il rispettivo campo che nella tabella Causali Di Magazzino presenta il valore M Magazzino. In questo caso, è possibile impostare nella struttura della causale di magazzino anche i depositi di difetto, riferiti sia al campo Unità Da che al campo Unità A, che verrà proposti di default in fase di inserimento del movimento. La procedura effettua inoltre un controllo sulla giacenza esclusivamente sul deposito indicato nel relativo campo; il controllo sulla quantità giacente viene in ogni caso effettuato in base al parametro selezionato nella Tabella Categorie Merceologiche, che offre la scelta tra: Nessun Controllo / Solo Segnalazione / Segnalazione Forzabile o Bloccante

6 6 Manuale Operativo Fatta eccezione per l opzione Nulla (per la quale il campo viene spento), automaticamente viene attivata la funzione di selezione e richiamo dei codici clienti o fornitori o depositi delle liste di ricerca (richiamabili con la pressione del tasto F5 o del pulsante con i punti sospensione). Tali campi sono obbligatori, e non sarà possibile compilare la griglia di dettaglio senza aver prima inserito il codice di riferimento. Ad esempio, un movimento di acquisto potrà avere come Unità Da il fornitore, e come Unità A il magazzino. Pertanto, dal campo Fornitore (Unità Da) sarà richiesto il codice del fornitore, ricercabile con <F5> direttamente dalla lista dei Fornitori; nel campo Deposito (Unità A), sarà possibile immettere il codice del deposito anch esso inserito nella lista collegata con <F5>. Valuta: di difetto si inserisce la valuta di bilancio; qualora il movimento fosse in una valuta estera, inserire l opportuna divisa presente in Tabella Valute. Se nella tabella Causali Di Magazzino per la causale selezionata viene impostato, nel campo Importo Unitario, il valore N- No la valuta non viene visualizzata. Cambio: nel campo successivo alla valuta, è proposto il cambio letto in tabella, con possibilità di essere variato. Come per il precedente campo, se nella tabella Causali Di Magazzino per la causale selezionata viene impostato, nel campo Importo Unitario, il valore N- No il cambio non viene visualizzato. Commessa: se abilitato in causale( 1 ), può contenere l indicazione della commessa legata al movimento. Centro di Costo: se abilitato in causale( 1 ), può contenere l indicazione del centro di costo al quale il movimento fa capo. Dettaglio: se abilitato in causale( 1 ), può contenere un indicazione aggiuntiva del centro di costo e della commessa editabile direttamente dall utente. Rif. Ordine( 1 ): proviene in automatico per i movimenti generati dal Ricevimento Merce degli ordini a fornitori ed è comunque un campo modificabile. Se provengono invece da una bolla di vendita, il campo si riempie solo nel caso ci fosse un solo ordine nel documento, altrimenti rimane vuoto (nella griglia di dettaglio della funzione è presente comunque la colonna in cui si riportano i riferimenti ordine per ciascuna riga). Cartella Spese Se la causale di magazzino prevede la gestione delle spese (Trasporto Doganali Noleggio Accessorie) vengono visualizzati i relativi campi nella cartella Spese. Vengono anche visualizzate le relative colonne in griglia, le quali (non essendo editabili) vengono automaticamente valorizzate in funzione dei valori inseriti nei campi della cartella spese. I valori inseriti in questi campi sono espressi nella medesima valuta di bilancio. Nel caso di inserimento di un movimento in cui è presente nei campi Unità Da\A un codice Cliente\Fornitore che ha in anagrafica una valuta diversa da quella di bilancio ( 1 e quindi ha attivato il flag Gestione Movimenti in Valuta) vengono visualizzati 4 campi ulteriori che riportano i controvalori nella valuta del cliente\fornitore. È possibile indicare in questi campi l ammontare della spesa in valuta: la procedura in automatico converte i valori nella valuta di bilancio. 1 Questi campi vengono visualizzati se nella tabella Causali di Magazzino, per la causale selezionata, sono impostati nei relativi campi i valori F Facoltativo e O Obbligatorio; naturalmente se viene selezionata quest ultima opzione sarà necessario, al fine della conferma dell operazione, compilare correttamente i rispettivi campi; in caso contrario verrà visualizzato un messaggio.

7 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino - 7 Alla conferma del movimento, viene effettuata automaticamente la ripartizione delle spese sulle singole righe di dettaglio, secondo le impostazioni delle causali di magazzino (per Quantità o per Valore). Se si vuole verificare la ripartizione delle spese prima della conferma del movimento, impostati gli importi complessivi e inserite le righe degli articoli, è possibile cliccare sul pulsante Ripartizione Spese (in fondo alla maschera) e ottenere il valore di ciascuna spesa (come stabilito nella causale, in percentuale sulla quantità o sul valore) nei campi del dettaglio documento. Cartella Note Consente di associare delle annotazioni al movimento. Griglia di dettaglio Sotto alle cartelle appena descritte, vi è la parte di schermo destinata all immissione delle righe di dettaglio; quelli descritti sono campi gestiti dalla Procedura standard (Società DEMO): come per i campi di testata, durante l installazione e secondo le specifiche esigenze dell Utente, si possono spegnere alcuni campi previsti dallo standard e crearne di nuovi, aggiuntivi, che vengono gestiti per la società in esame. Dati ripresi dall anagrafica articolo: Articolo (lista associata) Descrizione UM (unità di misura dell articolo; non è modificabile). Quantità: digitare la quantità; la procedura accetta un numero massimo di decimali pari a quelli specificati per l unità di misura associata all articolo. Quantità Anagrafica: a seconda dell unità di misura adottata, la quantità può coincidere o differenziarsi dalla quantità anagrafica (si pensi alla vendita di 1 confezione quantitàcontenente 10 pezzi unitari). Prezzo: campo editabile, nel quale viene proposto il prezzo associato all articolo; viene visualizzato se previsto dalla causale di magazzino utilizzata (si veda Paragrafo Tabella Causali Di Magazzino) Sconto: campo editabile dall utente; viene visualizzato se previsto dalla causale di magazzino utilizzata (si veda Paragrafo Causali Di Magazzino). Importo Unitario: prezzo unitario da associare alla riga. Il valore può essere digitato, oppure proposto in base all indicazione della causale, e può essere il prezzo, il costo medio o il costo ultimo presenti in anagrafico dell articolo; può anche non essere richiesto ed essere invece ricalcolato dopo aver impostato l importo totale. Valore Movimento: viene proposto l importo calcolato moltiplicando la quantità per il prezzo, oppure in base alla causale può essere richiesto e poi diviso per la quantità per ottenere così il valore unitario (Importo Unitario Valore). Importo Unitario in valuta: se l operazione prevede la valuta, è possibile inserire indifferentemente Importo unitario e/o Valore in valuta o in moneta di bilancio, ed il programma esegue l opportuna conversione. Valore Movimento in valuta: viene proposto l importo calcolato moltiplicando la quantità per il prezzo, oppure in base alla causale può essere richiesto e poi diviso per la quantità per ottenere così il valore unitario (Importo Unitario Valore). I campi Importo Unitario - Valore Movimento e Importo Unitario - Valore Movimento in Valuta non sono visualizzati se la Causale associata al movimento ha il valore N No nel campo Importo Unitario. Commessa / Centro di Costo: se richiesta in causale(*), viene riproposta la commessa indicata in testata, con possibilità di essere variata. Dettaglio: se abilitato in causale(*), può contenere un indicazione aggiuntiva del centro di costo e della commessa editabile direttamente dall utente.

8 8 Manuale Operativo Riferim. Ordine(*): viene riproposto quello eventualmente presente in testata, con possibilità di variazione. Come detto precedentemente, nel caso di più ordini contenuti in una bolla, il campo in testata rimane vuoto e si compilano solo le righe qui evidenziate. Note: oltre alle note di testata, si possono associare anche annotazioni specifiche di ciascuna riga del movimento, che saranno visualizzate nella scheda dell articolo stesso. Toolbar Il pulsante Consultazione Documenti Sorgenti apre una maschera che elenca tutti gli ordini fornitori collegati al movimento di magazzino richiamato. Il pulsante Ordini fornitori e fatture passive del movimento apre una maschera che mostra i collegamenti all ordine fornitore e all eventuale fattura d'acquisto della riga selezionata nella griglia dei Movimenti di Magazzino. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma - Pulisci - Elimina - Personalizza - Esci.

9 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Toolbar: Visualizzazione Componenti Anche sull Input movimenti di magazzino è presente una toolbar che riporta i pulsanti Visualizzazione Saldi e Disponibilità di Magazzino (sono gli stessi descritti nell ambito dei documenti) e Visualizzazione componenti. In particolare, questo pulsante è attivabile per i prodotti finiti (cui è associata una Distinta Base), e visualizza una finestra con l esplosione della distinta collegata: inserito un articolo, associato ad una Distinta Base, e la relativa quantità, premendo il pulsante Si visualizza la seguente finestra: Nel primo campo Articolo finito si visualizza i riferimenti all articolo selezionato nel dettaglio, completi di Quantità inserita nel dettaglio del documento, e Validità. Nella griglia, per ogni singolo componente elementare del prodotto finito, si ottiene la descrizione, la quantità necessaria per ottenere una unità di prodotto finito. Se si abilita il flag Visualizza Disponibilità viene visualizzata anche la disponibilità di ciascun componente. La maschera si apre sopra la funzione di Input Movimenti entrata e uscita: è possibile passare, senza chiudere questa maschera, da un articolo prodotto finito ad un altro (a condizione che sia presente nello stesso documento in caricamento), semplicemente selezionando con il mouse la riga del dettaglio in cui è inserito. E possibile inserire questo pulsante nella toolbar delle maschere di Offerte Clienti, Ordini Clienti e Fornitori, Caricamento Bolle, Caricamento Fatture Accompagnatorie e Lotti di Produzione (per chi gestisce il modulo Produzione) attraverso la personalizzazione della toolbar della relativa maschera.

10 10 Manuale Operativo Consultazione Schede per Articolo La funzione permette la visualizzazione dei movimenti di ciascun articolo di magazzino, impostando anche limiti temporali, per singolo deposito e anche per singole causali di movimentazione. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Consultazione Schede per Articolo: Una volta impostati i parametri per l estrazione, con Estrai si visualizzano, per ciascun articolo, i movimenti che rientrano nella selezione e tutti gli articoli che presentano una giacenza iniziale e non sono stati movimentati. Il flag Verifica Movimenti permette eventualmente di modificare l estrazione: Se abilitato verranno visualizzati anche gli articoli con saldo nullo, ma movimentati. E infatti possibile che siano presenti delle movimentazioni tra depositi che portano il saldo di magazzino a zero (questa tipologia di estrazione richiede un tempo maggiore in quanto la procedura deve controllare tutte le movimentazioni di magazzino). Se disattivo, verranno visualizzati solo gli articoli con saldo di magazzino non nullo. Per consultare gli altri articoli, è sufficiente agire con il mouse sulle frecce di scorrimento veloce poste in basso sulla maschera. Nella griglia del dettaglio si trovano tutte le informazioni riguardanti il singolo movimento, oltre alla specifica del saldo degli stessi.

11 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino - 11 E possibile accedere a qualsiasi tipo di Documento che ha generato una movimentazione, quindi, anche a quelli generati dal modulo Vendite, quali: Tipo = B - Bolle Tipo = F - Fatture Tipo = BF - Fatture Accompagnatorie Tipo = SF - Scontrini Tipo = RF - Ricevute Fiscali Per eseguire l apertura del documento, o della tabella, o dell anagrafica, sarà sufficiente, dopo aver eseguito l estrazione della scheda articolo, posizionarsi sulla riga del movimento che interessa (non importa su che colonna), e cliccando col tasto destro del mouse scegliere il tipo d apertura da eseguire tra le seguenti: Apertura del Documento (qualsiasi esso sia) Apertura dell Anagrafica Clienti Apertura dell Anagrafica Fornitori Apertura della Tabella Causali di Magazzino Apertura della Tabella Depositi Se per la riga selezionata non fosse disponibile il tipo di dato richiesto, sarà visualizzato il seguente messaggio: Nell esempio, è stata richiesta l apertura dell Anagrafica Fornitori, ma, come si visualizza nell esempio, il documento selezionato è di tipo vendita, quindi, non referenzia alcun fornitore.

12 12 Manuale Operativo Controllo su articoli non movimentati In Consultazione Schede per Articoli è presente anche un controllo sugli Articoli non movimentati, dove nel caso in cui si tenti di estrarre una scheda di un Articolo non movimentato, sarà visualizzato il seguente messaggio: Secondo la scelta che si opererà si procederà, oppure no, all estrazione della successiva scheda articolo.

13 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Consultazione scheda articolo per Cliente/Fornitore La funzione Consultazione Scheda Articolo per Cliente/Fornitore permette di ottenere la visualizzazione di tutti i movimenti di magazzino che coinvolgono il Cliente od il Fornitore selezionato dall Utente, in base a diversi parametri impostabili dall utente. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Consultazione Scheda Articoli Cli/For: La funzione è divisa in diverse aree. Area Selezione Definire innanzitutto il tipo di visualizzazione da effettuare, selezionando la spunta corrispondente ad uno dei campi Cliente o Fornitore: in funzione di questa scelta, cambierà l aspetto della maschera e saranno visualizzati alcuni campi piuttosto che altri. E possibile (opzionalmente) indicare nel campo immediatamente successivo un codice Cliente o Fornitore per estrarre direttamene un solo codice. Le frecce, poste a fianco di questo campo (e dei successivi) consentono lo scorrimento tra gli altri codici Clienti\Fornitori in archivio (anche nel caso di estrazione limitata ad un codice cliente \ fornitore): così, in tempo reale si avrà l estrazione della scheda articolo in base al variare del singolo codice selezionato (anche in caso di estrazione dei dati filtrati per un solo Cliente \ Fornitore). Non indicando nulla, l estrazione considererà tutti i codici clienti \ fornitori.

14 14 Manuale Operativo E possibile impostare opzionalmente altri parametri di filtro, quali Codice Causale, Codice Deposito, Codice Articolo (Da codice/a codice) e Data Movimento (Da data/a data), i dati che si vogliono estrarre. Anche a fianco di questi campi sono presenti le frecce di scorrimento, che consentono di scorrere i valori del campo associato, adattando i dati visualizzati; se è attivo un filtro per Cliente \ Fornitore, i dati saranno sempre assegnati al codice Cliente \ Fornitore indicato nel campo precedente. Cliccando su Estrai si procede alla estrazione dei dati, corrispondenti i criteri indicati, in griglia. Griglia di dettaglio Nella griglia di dettaglio vengono estratti i dati, presenti in archivio, corrispondenti i parametri di selezione indicati. La visualizzazione in griglia è personalizzabile (come descritto nelle prossime pagine): al termine dell estrazione, i dati saranno ordinati in funzione della prima colonna, ed al variare del dato o del codice (sempre della prima colonna), sarà creata la visualizzazione bicolore giallo \ bianco alternativamente (al variare successivo del codice cambierà il colore di visualizzazione della riga). Con doppio click del mouse sulla riga si accede al documento collegato. Esempio di utilizzo del navigator per lo scorrimento dei dati: Cliccando sul pulsante freccia singola, come nella seguente immagine, posta nelle quattro riportate accanto alla descrizione del cliente, si otterrà la selezione e, quindi, immediatamente l estrazione della scheda Cliente successiva a quella estratta precedentemente: Nell esempio seguente, avendo premuto sul pulsante freccia verso destra, si è ottenuta l estrazione della Scheda Cliente successiva ad EXPERT CASA NEW SRL, ma poteva essere estratta la precedente, o l ultima, o la prima, a seconda del pulsante freccia che si fosse premuto. Sui dati estratti è possibile utilizzare diverse opzioni di visualizzazione e di modifica dei dati.

15 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino - 15 Ordinamento/Apertura Le singole colonne componenti la griglia non permettono la modifica dei dati estratti: in particolare, con un Click del tasto destro del Mouse, su una qualsiasi riga della griglia, è possibile accedere ad un menù di scelta rapida, che permette di accedere ad una serie di operazioni: : per eseguire l'ordinamento Crescente o Decrescente dei dati rispetto ad una o più colonne, precedentemente selezionate. Tale ordinamento potrà essere eseguito per un massimo di 10 colonne selezionate contemporaneamente. : per raggiungere, consultare e modificare i documenti di vendita e magazzino, le anagrafiche Clienti e Fornitori ed alcune tabelle. La selezione della voce apre un altro menù di scelta rapida, contenente delle voci per accedere direttamente in consultazione/modifica del singolo elemento: Se non fosse presente il dato cui si richiede l apertura (per la riga selezionata) sarà visualizzato un apposito messaggio:

16 16 Manuale Operativo Definizione posizione colonne in griglia E possibile eseguire lo spostamento di una o più colonne selezionando e trascinando una colonna alla volta: posizionandosi col mouse sull intestazione della colonna che si vuole spostare, cliccando e tenendo premuto il tasto sinistro, trascinarla nella posizione voluta. Per effettuare il salvataggio della configurazione utilizzata, premere col tasto destro del mouse sulla riga dei titoli in griglia scegliendo Salva Configurazione Colonne: In ogni caso, uscendo dalla funzione la configurazione attuale sarà salvata automaticamente nelle Esperienze, riproposta di difetto al prossimo accesso alla stessa. La voce Ripristina configurazione originale e il pulsante Ripristina hanno lo stesso compito, di eseguire il ripristino delle colonne allo stato standard, sia in larghezza sia in posizione.

17 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Stampa Brogliaccio Movimenti La funzione esegue una stampa di controllo di tutti i movimenti di magazzino presenti in archivio, rientranti nei limiti di selezione impostabili nella maschera di filtro. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampa Brogliaccio Movimenti: Sono presenti i seguenti campi: Ordinamento accede ad una lista per scegliere il tipo di ordinamento dei dati in stampa Filtri per Numero Da/A, Data Da/A, Deposito Da/A, Causali (di magazzino) Flag Stampa Descrizione Unità Da/A per riportare la descrizione dell Unità anziché del codice

18 18 Manuale Operativo 1.2 Operazioni Annuali Per operazioni annuali si intendono quelle operazioni che vengono effettuate, di norma, all inizio e/o alla fine dell esercizio. In questa sezione descriveremo anche le funzioni iniziali per il caricamento della situazione di magazzino, da utilizzarsi solamente per l inserimento dei dati di partenza Caricamento Situazione Iniziale (per partire) Consente all utente di caricare la situazione di partenza, relativa alle giacenze di magazzino, al fine di consentire anche la valorizzazione LIFO / FIFO degli anni non gestiti con la procedura. In seguito, consente di interrogare la situazione dei saldi di magazzino annuali. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Annuali Caricamento Situazione Iniziale: La prima cartella contiene i campi per il caricamento dei parametri di selezione degli articoli. I campi Da/A Articolo come di consueto permettono di effettuare una discriminazione sull estrazione. I due checkbox evidenziati nella zona Ordinamento (Codice e Descrizione) fanno sì che all atto dell estrazione si ottenga, nella cartella Lista, l elenco degli articoli estratti, in ordine rispetto al codice o alla descrizione: Nella lista delle Categorie Merceologiche è possibile selezionare per la quale categoria di articoli si vuole procedere con l estrazione. Nel campo Anno Iniziale va inserito l anno di partenza per il quale le giacenze vanno inserite (per ottenere delle corrette valorizzazioni a LiFo e a FiFo).

19 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino - 19 Alla pressione del pulsante Estrai viene compilata la griglia della cartella Lista: La griglia di dettaglio, comune alle due cartelle, riporta i saldi annuali dell articolo selezionato nella seconda cartella: Anno: colonna non modificabile che propone, a partire dall anno iniziale inserito sopra, l elenco di tutti gli anni fino a quello dell esercizio in corso (solo l anno iniziale se si utilizza per la prima volta la Procedura). Iniziale: colonna non modificabile ad eccezione del primo anno (primo utilizzo della Procedura). Il valore di ciascuna riga sarà ottenuto mediante la seguente formula: Iniziale Anno in corso = Iniziale Anno precedente + Carichi (anno precedente) - Scarichi (anno precedente) Carichi / Scarichi: movimenti di riepilogo relativi all anno di riferimento. Costo Medio: costo medio relativo all anno di riferimento. Colonna editabile. Consolidamento: colonna non editabile che specifica il tipo di valorizzazione effettuata nell anno di riferimento (LIFO o FIFO). Se si utilizza per la prima volta la Procedura, è editabile ed occorre inserire manualmente il tipo di consolidamento. Cliccando sul pulsante Sintetica (in fondo alla maschera) viene modificato il tipo di visualizzazione della griglia di dettaglio; alla pressione viene visualizzato il seguente messaggio, che avvisa l utente della perdita del dettaglio delle quantità immesse: Cliccando su SI viene presentato un dettaglio sintetico che comprenderà, per ogni anno di riferimento, i Carichi dell anno in corso, il Costo Medio e il tipo di Consolidamento.

20 20 Manuale Operativo Cliccando nuovamente sullo stesso pulsante, ora identificato con la dicitura Completa, si ritorna alla visualizzazione di partenza. Inseriti io dati necessari, è necessario cliccare sul pulsante Dettaglio Depositi per suddividere la giacenza iniziale nei vari depositi. Tale suddivisione deve essere effettuata anche se l azienda gestisce un unico deposito: in questo caso, la quantità inserita andrà riconfermata per il deposito principale Ripresa Giacenza Anno Precedente La funzione va eseguita dopo aver aperto un nuovo esercizio: consente di riprendere i saldi di magazzino dell anno precedente. All avvio della funzione, il programma procede con l aggiornamento della giacenza iniziale, del costo medio e del costo ultimo dell esercizio precedente. L operazione può essere eseguita tutte le volte che si vuole, prima di aver chiuso l esercizio precedente, per mantenere allineata la giacenza iniziale dell esercizio precedente alla giacenza iniziale dell esercizio in corso; infatti, anche dopo aver aperto un nuovo esercizio è possibile effettuare delle scritture di rettifica nel vecchio esercizio, scritture che possono variare la giacenza fisica degli articoli Naturalmente il costo medio ed il costo ultimo vengono aggiornati fintantoché non si hanno carichi di magazzino nel nuovo esercizio (con il primo carico del nuovo esercizio i costi saranno quelli relativi all esercizio in corso). Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Annuali Ripresa Giacenza Anno Precedente: Cliccando sul pulsante OK, si avvia la ripresa per singolo articolo.

21 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Stampe di Magazzino Le stampe di seguito descritte consentono il controllo della situazione di magazzino, e la stampa del registro fiscale. Per tutte le stampe di seguito descritte: Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa Parametri di Filtro Personalizzati Prima di descrivere le stampe del Menù magazzino, evidenziamo una particolarità associata alle stesse: nei Parametri della Procedura è possibile impostare dei filtri aggiuntivi (scelti liberamente dall utente) da utilizzare come parametri di selezione. Tale funzionalità è attualmente attivata sulle stampa FIFO Movimenti e Riepilogo Movimenti di Magazzino; in futuro, sarà estesa anche ad altre funzioni. L impostazione dei filtri deve essere effettuata quindi all interno della funzione accessibile dal Menù Archivi Parametri Parametri della Procedura nella cartella Magazzino: Sono presenti i seguenti campi: Selezione aggiuntiva sulle stampe su: permette di selezionare un qualsiasi campo, che sarà il nuovo filtro (da a.), presente nella Lista oppure non effettuare alcuna selezione lasciando la voce NESSUNO. Descrizione campo per la selezione: permette di dare una descrizione significativa al campo aggiuntivo selezionato. Lista da usare per la selezione: permette di abbinare il campo di filtro la lista corrispondente da utilizzare nella maschera di stampa in fase di ricerca. Se non è compilato non sarà possibile effettuare la ricerca con F5 ma solo compilare manualmente il campo. Il nuovo campo sarà visibile come ulteriore filtro nelle maschere di stampa: tale campo potrà essere un campo standard oppure un campo creato con la Personalizzazione On Fly dell Anagrafica Articoli.

22 22 Manuale Operativo Esempio: Ipotizziamo di voler creare un nuovo filtro Unità di Misura. Come prima operazione occorre impostare il nuovo filtro all interno dei parametri della procedura: impostiamo nel campo Selezione Aggiuntiva Misura, indichiamo la descrizione dello stesso campo come dovrà apparire sulla maschera di filtro ( Unità di Misura ) e colleghiamo la lista 1 Tabella Unità di Misura. Una volta confermato, aprendo la maschera di stampa (ad esempio della funzione Stampa Riepilogo movimenti ) sarà automaticamente presente il nuovo filtro: Il filtro personalizzato può essere utilizzato anche come criterio di ordinamento: infatti, nel rispettivo combobox (vedi immagine) è possibile selezionare, oltre agli ordinamenti standard, anche l ordinamento per il filtro personalizzato, scegliendo una delle seguenti scelte: Articolo/Deposito Deposito/Articolo (Filtro Personalizzato)/Articolo/Deposito Deposito/(Filtro Personalizzato)/Articolo

23 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino - 23 Questi ultimi due criteri di ordinamento sono presenti solamente nel caso in cui è stato indicato un filtro personalizzato nei Parametri della Procedura. Con l ordinamento per Articolo / Deposito si ottiene il seguente prospetto: Con l ordinamento per Deposito / Articolo si ottiene il seguente prospetto :

24 24 Manuale Operativo Stampa Schede Articoli La funzione consente di stampare le schede degli articoli di magazzino. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampe di Magazzino Stampa Schede Articoli: E possibile impostare i seguenti criteri di selezione per l estrazione dei dati desiderati: Ordinamento: permette di scegliere tra i valori Articolo e Data Movimento: viene fatta la suddivisione per singolo articolo (ogni foglio un articolo). Deposito-Articolo e Data Movimento: viene fatta la suddivisione per singolo deposito (ogni foglio un deposito). Raggruppamento: permette di scegliere tra i valori Solo Dettaglio: si riportano le informazioni sul numero e la data del movimento, sul codice della causale, sulla provenienza e destinazione dell articolo, sulla quantità e sul valore del movimento. Solo Riepilogo: si riporta semplicemente la categoria merceologica di appartenenza, la descrizione, la quantità e il valore movimentato. Dettaglio + Riepilogo: si ottengono entrambe le stampe (prima si visualizza a video il dettaglio e poi il riepilogo). Una volta impostato il criterio di ordinamento e di raggruppamento desiderato, è possibile inserire i parametri di selezione: Articolo Da/A, Data Da/A, Deposito Da/A ed abilitare il flag Stampa solo articoli movimentati. La stampa riporta i dati visualizzabili dalla Consultazione Schede Articolo.

25 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Stampa Analisi Sottoscorta Consente di controllare la situazione degli articoli in base all esistenza e, se gestito, alla quantità associata al campo Scorta minima dell Anagrafica articoli, permettendo di stampare o la situazione completa o i soli articoli sottoscorta. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampe di Magazzino Stampa Analisi Sottoscorta: E possibile impostare i seguenti criteri di selezione per l estrazione dei dati desiderati: Tipo: permette di scegliere tra i valori Solo sottoscorta: considera solo gli articoli che risultano essere sottoscorta Tutti: vengono estratti tutti gli articoli, indipendentemente dalla situazione della scorta I campi Da Articolo A Articolo permettono di selezionare un determinato intervallo di articoli da visualizzare in stampa. Esempio di stampa: Indipendentemente dalle opzioni associate alla stampa, nell ultima colonna viene riportato l eventuale valore sottoscorta per ogni articolo.

26 26 Manuale Operativo Stampa Riepilogo Giacenze Consente di visualizzare le giacenze per articolo e per deposito, fotografate al momento in cui si accede alla funzione. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampe di Magazzino Stampa Riepilogo Giacenze: E possibile inserire i parametri di selezione: Articolo Da/A - Deposito Da/A. Per ogni articolo, si ottiene la situazione dettagliata per singolo deposito gestito, con il totale della giacenza: Esempio di stampa:

27 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Stampa Prospetto Acquisti La stampa del prospetto acquisti permette di controllare la situazione degli articoli acquistati, fornendo una situazione riepilogativa articolo per articolo suddividendo le quantità ed i valori in due categorie : i Progressivi ed il Periodo selezionato Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampe di Magazzino Stampa Prospetto Acquisti: La selezione Da Data/A Data Movimento, permette di selezionare un periodo temporale limitato, che influenzerà i valori stampati nella seconda colonna. Se non viene selezionato il periodo, il programma stamperà gli stessi valori in entrambe le colonne, fornendo una situazione dall'inizio dell'anno. La selezione Da/A Articolo permette estrarre solo un determinato numero di articoli. Esempio di stampa:

28 28 Manuale Operativo Stampa Prospetto Acquisti per Fornitore Questa Stampa permette di consultare la situazione degli articoli acquistati suddivisi per Fornitore, fornendo una situazione riepilogativa articolo per articolo. La stampa risulta, come impostazione, identica alla Stampa Prospetto Acquisti: l unica differenza consiste nel fatto l elemento discriminante è il fornitore, quindi si avrà un fornitore per ogni foglio di stampa. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampe di Magazzino Stampa Prospetto Acquisti per Fornitore: La selezione Da Data/A Data Movimento, permette di selezionare un periodo temporale limitato, che influenzerà i valori stampati nella seconda colonna. La selezione Da/A Fornitore permette di considerare solo un determinato numero di fornitori. La selezione Da/A Articolo permette di considerare solo un determinato numero di articoli. Esempio di stampa:

29 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Stampa Prospetto Vendite La Stampa Prospetto Vendite permette di consultare la situazione degli articoli venduti, fornendo una situazione riepilogativa articolo per articolo, con i dati suddivisi per progressivi e per periodo. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampe di Magazzino Stampa Prospetto Vendite: La selezione Da/A Data Movimento permette di selezionare un periodo di tempo limitato; la selezione Da/A Articolo permette di considerare solo un determinato gruppo di articoli. Nel campo Codice deposito è possibile specificare un deposito, tra quelli gestiti, e considerare in stampa solo il venduto per il deposito indicato. Esempio di stampa:

30 30 Manuale Operativo Stampa Prospetto Vendite per Cliente Permette la consultazione e la stampa della situazione degli articoli venduti suddivisi per Cliente, fornendo una situazione riepilogativa articolo per articolo. La stampa risulta, come impostazione, identica alla Stampa Prospetto Vendite: l unica differenza consiste nel fatto che l elemento discriminante è il cliente. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampe di Magazzino Stampa Prospetto Vendite per Cliente: La selezione Da Data/A Data Movimento, permette di selezionare un periodo temporale limitato. La selezione Da/A Cliente permette di considerare solo un determinato numero di clienti. La selezione Da/A Articolo permette di considerare solo un determinato numero di articoli. Esempio di stampa:

31 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Stampa prospetto Vendite per Agente La stampa permette di ottenere il venduto suddiviso per Agente/Cliente ed Articolo di un periodo compreso in un intervallo di date all interno dell esercizio in uso, con il raffronto del venduto dello stesso periodo dell anno precedente. Oltre ai valori del periodo, vengono stampati i valori progressivi da inizio anno (compreso il periodo indicato). Si accede alla funzione di stampa dal menù Magazzino Stampe di Magazzino Stampa prospetto vendite per Agente: I dati estratti sono prelevati dai documenti Fattura generate da DDT (non sono considerate le fatture caricate direttamente) e Fattura Accompagnatoria, che risultano contabilizzati. E possibile selezionare i dati per: Da\A Data Movimento: limitare l estrazione ai documenti inseriti in un range di date Da\A Agente: limitare l estrazione ai documenti associati ad un range di agenti Da\A Cliente: limitare l estrazione ai documenti associati ad un range di clienti Da\A Articolo: limitare l estrazione ai documenti associati ad un range di articoli La stampa è strutturata a livelli, dove al primo livello della stampa è riportato il singolo Agente, quindi, l elenco dei Clienti cui si è fatturato per l Agente considerato, e per ogni Cliente l elenco degli Articoli, raggruppati per Codice Articolo:

32 32 Manuale Operativo Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Per ogni riga articolo vengono stampate le seguenti informazioni: Quantità venduta del periodo anno corrente Valore venduto del periodo anno corrente con esclusione delle cifre decimali Quantità venduta del periodo anno precedente Valore venduto del periodo anno precedente con esclusione delle cifre decimali % di scostamento del valore del periodo anno corrente rispetto a quello precedente Quantità venduta progressiva alla data di fine periodo corrente Valore venduto progressivo alla data di fine periodo corrente Quantità venduta progressiva alla data di fine periodo anno precedente Valore venduto progressivo alla data di fine periodo anno precedente Al termine del resoconto d ogni singolo Agente è riportato, a fondo pagina, il totale dei rispettivi valori di dettaglio. Alla fine dell intera stampa è riportato, invece, il totale dei rispettivi valori di dettaglio di tutti gli agenti considerati. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

33 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Stampa Registro Movimenti La funzione permette di ottenere la stampa fiscale dei movimenti di magazzino. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampa Registro Movimenti: E possibile decidere il periodo di riferimento della stampa: i parametri di selezione definiscono i limiti temporali, su base mensile, delle movimentazioni da considerare. Esempio di stampa:

34 34 Manuale Operativo Stampa Riepilogo Movimentazioni di Magazzino Per ottenere una stampa con il riepilogo dei movimenti di magazzino: visualizza la giacenza iniziale, il totale dei carichi, quello degli scarichi e la giacenza finale del periodo selezionato. E possibile indicare anche un filtro temporale ed indicare una selezione da data a data in cui indicare il periodo da considerare nella stampa. La giacenza iniziale viene calcolata in funzione del valore indicato nel campo Da Data. Esempio: Giacenza iniziale al 01/01/ > 100 Pz Carico al 01/03/ > 250 Pz Carico al 30/06/ > 300 Pz Effettuando la stampa dal 01/01/2005 al 30/06/2005, la giacenza iniziale è di 100 Pz; se invece la stampa viene effettuata dal 02/03/2005 al 30/06/2005 la giacenza iniziale è di 350 Pz ( ). Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Stampe di Magazzino Riepilogo Movimenti di Magazzino: Oltre alla selezione della data, sono presenti i seguenti filtri: Da/Ad Articolo: filtro per codici articoli. Da/A Deposito: selezione dei depositi. Da/A (Filtro Personalizzato): gestione del filtro personalizzato aggiuntivo descritto nel paragrafo Parametri di Filtro Personalizzati Solo se gestiti a lotti: consente di elaborare solo quegli articoli gestiti a lotti di magazzino (il flag è presente solamente nel caso in cui sia stata attivata la gestione dei Lotti di Magazzino)

35 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Stampa Valorizzazione di Magazzino La funzione consente di stampare l inventario della merce presente in magazzino valorizzato. Come per la Stampa Valorizzazione Lifo/Fifo, vengono escluse dalla valorizzazione, quelle Categorie per le quali si è optato, all'interno della Tabella Categorie Merceologiche, di evitare la valorizzazione; provvede inoltre ad assegnare la categoria agli articoli sprovvisti. Nel caso fosse stata compilata la tabella Categorie Merceologiche e precisamente anche il campo Lunghezza Codice Raggruppamento Fatturazione, si otterrebbe una stampa raggruppata per categoria merceologica cosi da ottenere, su una sola riga, tutti gli articoli appartenenti alla stessa classe. Condizione per ottenere questo è che il prezzo, lo sconto e l unità di misura siano uguali per tutti gli articoli considerati ed inseriti nel raggruppamento. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Annuali Stampa Valorizzazione di Magazzino: Nel campo Selezione Articoli può essere inserita l opzione Tutti gli articoli o Solo Significativi, ossia di quelli con il campo di valorizzazione diverso da zero. I campi Da/A Articolo e Da/A Deposito consentono una estrazione mirata ai soli valori desiderati. E possibile inoltre definire: Giacenza al: consente di indicare una data fino alla quale considerare i movimenti. Si può inserire una data compresa nell esercizio corrente. L estrazione dei dati varia a seconda della data immessa nel campo Giacenza al che viene confrontata con la data d elaborazione: se la data è inferiore a quella di elaborazione, la stampa estrae i dati dai movimenti di magazzino effettuati fino a quella data. se la data è uguale o superiore a quella di elaborazione (o il campo è disabilitato), la stampa estrae i dati dalle giacenze.

36 36 Manuale Operativo Tipo Stampa: permette di ottenere una stampa per articolo oppure per singolo deposito. Nel campo Valorizzata al è possibile selezionare il tipo di valorizzazione di magazzino da applicare per ricavarne il valore inventariale. Si può scegliere tra: : utilizza il prezzo di vendita indicato nell anagrafica dell articolo. : utilizza il costo ultimo di acquisto, determinato dalla movimentazione di magazzino per quelle causali che hanno selezionato il campo Aggiornamento Costo Ultimo. : utilizza il valore medio del costo di acquisto, determinato dalla movimentazione di magazzino per quelle causali di magazzino che hanno selezionato il campo Aggiornamento Costo Medio Ponderato. : utilizza il Costo Medio Ponderato Maggiorato, ottenuto dal rapporto tra il valore dei movimenti comprensivi anche delle rispettive spese (trasporto, dazi, noleggio ed accessorie) e il valore totale della quantità movimentata. : utilizza il Costo Medio Storico, determinato dalla media del costo medio ponderato su tutti gli esercizi gestiti dalla procedura, fino alla data di elaborazione Il Campo Ordinata per consente all utente la scelta dell ordinamento, per codice o per descrizione articolo, con cui desidera ottenere la stampa dell inventario. Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

37 VENDITE E MAGAZZINO: Gestione del Magazzino Stampa Valorizzazione Movimenti La Funzione consente di ottenere la valorizzazione dei movimenti di magazzino all interno di un definito intervallo temporale. A differenza della stampa di Valorizzazione da Magazzino, questo report prende in considerazione solamente i movimenti effettuati nel periodo selezionato, senza considerare le giacenze di magazzino (che sono frutto non solo dei movimenti ma anche delle giacenze iniziali) e dei conti a rientro (che seguono regole diverse di valorizzazione). Anche in questo caso vengono escluse dalla valorizzazione quelle Categorie Merceologiche per le quali si è optato di evitare la valorizzazione, mentre provvede ad assegnare, agli articoli che ne fossero sprovvisti, la categoria merceologica di riferimento. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Annuali Stampa Valorizzazione Movimenti: La selezione Da/A Data consente di indicare il periodo per il quale visualizzare il saldo dei movimenti di ciascun articolo. Oltre i campi data, tutti gli altri sono gli stessi descritti per la Stampa Valorizzazione di Magazzino. In aggiunta, la stampa prevede due ulteriori tipi di valorizzazione: : costo ultimo presente nei movimenti di magazzino alla data indicata nel campo "A data". : costo medio calcolato da inizio esercizio alla data indicata nel campo"a data".