2.8.1) Magazzini. Stampa testo corpo ordine: si può scegliere di stampare un testo ordine Standard o Personalizzato. In

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1 2.8.1) Magazzini Questa funzione serve per l organizzazione dei magazzini. Inserimento/ Aggiunta: permette di inserire le voci di magazzino. L unico parametro obbligatorio da inserire è la DESCRIZIONE, gli altri sono facoltativi. Ricerca Consente la ricerca di una voce di magazzino precedentemente registrata per la consultazione, per la correzione dei dati inseriti o per aggiungerne altri. Può essere effettuata mediante la descrizione, anche parziale, della voce. Data inizio/fine gestione magazzino: si può definire la data di inizio/fine della gestione di un magazzino. Inserendo la data fine, quel magazzino, a partire da quella data non verrà più visualizzato nelle funzioni degli Ordini. Tipo messaggio sottoscorta: in fase di inserimento di ordini o bolle, il programma visualizza un messaggio informando l operatore se la quantità dell articolo del magazzino è sottoscorta. Stampa testo corpo ordine: si può scegliere di stampare un testo ordine Standard o Personalizzato. In quest ultimo caso si deve inserire il testo cliccando sul tasto. Il testo Standard è il seguente: Con la presente vi ordiniamo quanto di seguito elencato. Per evitare spiacevoli inconvenienti e ritardi vi preghiamo di effettuare la fatturazione attenendovi rigorosamente alle seguenti norme: - ogni fatture deve essere riferita ad un solo ordine; - ogni fattura deve riportare numero e data del nostro ordine. # 600 K Magazzini $ 2.8.1) Magazzini

2 2.8.2) Accesso operatori per Magazzino Questa funzione permette di definire CHI può accedere e per quali MAGAZZINI, quindi di limitare l accesso degli operatori. AGGIUNGERE UNA NUOVA ABILITAZIONE 1) Selezionare l operatore da abilitare cliccando sul tasto indicato 2) Se non c è nessun magazzino collegato, apparirà il messaggio Non è stato trovato alcun magazzino collegato alla persona selezionata e si attiverà il tasto aprendosi la seguente mascherina: 3) Procedere così per ogni operatore. SI RICORDA CHE PER ORA NON E POSSIBILE INSERIRE UNA DATA DI INIZIO VALIDITA PRECEDENTE A QUELLA DEL SISTEMA. 4) Se si deve eliminare un abilitazione è sufficiente selezionarla dall elenco e cliccare su COME CONSULTARE LE ABILITAZIONI DI UN OPERATORE 1) Selezionare l operatore da consultare e cliccare su ; 2) Vengono estratti in automatico tutti i magazzini abilitati. Se si desidera visualizzare solo quelli validi (in base alla data di FINE VALIDITÀ ABILITAZIONE) cliccare sul tasto a visualizzare tutti i magazzini cliccare su. Se si vuole ritornare # 605 K Accesso operatori per magazzino $ 2.8.2) Accesso operatori per magazzino

3 2.8.3) Gruppi merceologici I gruppi merceologici servono per raggruppare in un gruppo omogeneo i vari articoli che vengono gestiti. E un dato aggiuntivo non obbligatorio che può essere inserito nella scheda degli articoli nella funzione # 610 K Gruppi merceologici $ 2.8.3) Gruppi merceologici

4 2.8.4) Anagrafe generale articoli Questa funzione permette di inserire delle informazioni dettagliate relative all articolo gestito. I campi obbligatori sono la DESCRIZIONE e la DESCRIZIONE RIDOTTA, gli altri campi sono tutti facoltativi. Data inizio/fine gestione articolo: inserire la data a partire dalla quale si gestisce l articolo. Inserire l eventuale data di fine gestione per non visualizzare più quell articolo da quella data in avanti. Gruppo merceologico: inserire il gruppo merceologico di riferimento. Unità di misura: inserire l unità di misura dell articolo. Può essere inserita direttamente da qui. Scorta minima: è possibile inserire il numero di beni che rappresentano la scorta minima al di sotto della quale si ritiene di dover provvedere al riordino. Quantità min. Ordine: inserire l eventuale quantità minima di beni da ordinare richiesta dal fornitore per effettuare l ordine. Gg per ordine: indicare entro quanti giorni effettuare l ordine. Aliquota IVA: indicare l aliquota IVA applicabile al bene. Codici statistici aggiuntivi: ulteriori codici per rilevazioni statistiche # 620 K Anagrafe generale articoli $ 2.8.4) Anagrafe generale articoli

5 2.8.5) Articoli per magazzino Si tratta del mastro del magazzino per ciascun articolo codificato: serve per l organizzazione del magazzino, per conoscere la situazione dei beni ivi giacenti. I presupposti per la consultazione del mastro magazzino è la presenza di un articolo codificato nella funzione e l associazione dell articolo al rispettivo magazzino che va fatta da questa funzione (2.8.5) secondo le istruzioni seguenti. COME ASSOCIARE GLI ARTICOLI AL MAGAZZINO 1) Cliccare su ed inserire o ricercare il magazzino da gestire; 2) Inserire o ricerca l articolo da associare. Il magazzino e l articolo sono campi obbligatori. 3) In automatico si compileranno i campi sottostanti se sono stati già inseriti nella funzione precedente ANAGRAFE PER ARTICOLI funzione , altrimenti compilarli. 4) Al fine di una corretta gestione dei buoni di scarico è necessario inserire anche l ALIQUOTA IVA e l ULTIMO PREZZO ACQUISTO: questi dati vengono utilizzati dal programma per calcolare il valore dello scarico. GIACENZA EFFETTIVA si basa sul consegnato effettivo, quindi sulle bolle di consegna del fornitore (registrate nella funzione 2.8.8) GIACENZE EFFETTIVE INIZIO ANNO + CARICO DA BOLLE (il consegnato dal fornitore) SCARICO DA BUONI (il consegnato ai dipendenti) GIACENZA DA ORDINI si basa sugli ordini che può avere un valore essere diverso dal consegnato. Chi non gestisce le bolle da fornitore deve fare riferimento a questa giacenza per conoscere la quantità in magazzino. GIACENZA ORDINI INIZIO ANNO + CARICO DA ORDINI SCARICO DA BUONI (il consegnato ai dipendenti) # 630 K Articoli per magazzino $ 2.8.5) Articoli per magazzino

6 2.8.6) Ordini di magazzino Questa funzione serve per gestire gli ordini dell ente. La procedura permette di inserire, modificare, eliminare e stampare gli ordini. La gestione degli ordini è strettamente legata al magazzino, che viene sempre aggiornato in tempo reale. Inoltre tramite i documenti (fatture dia acquisto da ordine) della Finanziaria si procede allo scarico dell ordine. 1. Per aggiungere un ordine cliccare sul tasto ed inserire: I dati OBBLIGATORI sono: - il magazzino; - il capitolo e la definizione della competenza/residui; - l impegno (se nella funzione 8.1 Dati generali/altre procedure, c è la spunta nella casella IMPEGNO OBBLIGATORIO) - il fornitore; - la destinazione. Tutti gli altri campi sono facoltativi. Al termine cliccare su per salvare. 2. In riferimento al CAPITOLO vengono visualizzati: STANZIAMENTO ASSESTATO DA IMPEGNARE (stanziamento assestato l impegnato) DA ORDINARE SU CAPITOLO (da impegnare sul capitolo importo già ordinato sul capitolo) 3. In riferimento all IMPEGNO vengono visualizzati: IMPORTO dell impegno DA PAGARE DA LIQUIDARE ORDINI DA LIQUIDARE DISPONIBILITA PER ORDINI: è data dal LIQUIDARE SU IMPEGNO ORDINI E FATTURE ASSOCIATI DIRETTAMENTE ALL IMPEGNO. In particolare se si ha: un ordine completamente evaso e dall importo del Da Liquidare viene detratto quindi chiuso (da fatture oppure l importo della fattura manualmente, mettendo la spunta su Evaso da fatture ) un ordine aperto dall importo del Da Liquidare viene detratto l importo dell ordine un ordine parzialmente evaso dall importo del Da Liquidare viene detratto l importo delle fatture associate e dell ordine rimasto L importo della disponibilità ad ordinare è visualizzabile anche a mastro nel castelletto del capitolo e corrisponde al campo Da Liquidare Provv. Compresi doc. assoc. # 640 K Ordini di magazzino $ 2.8.6) Ordini di magazzino

7 A mastro, richiamando il capitolo associato all ordine avremo la seguente situazione: o nel castelletto verrà evidenziato l importo totale degli ordini nel campo ORDINI IMPEGNATI; o nel dettaglio dell IMPEGNO verranno visualizzati tutti gli ordini associati a quell impegno fintanto che l ordine non viene evaso dalle fatture completamente, quindi chiuso. Dal quel momento in poi non sarà più visibile nel mastro. GLI ORDINI CHIUSI (EVASI COMPLETAMENTE) NON VENGONO VISUALIZZATI A MASTRO. 4. Una volta compilata la prima finestra dell ordine, cliccare sul tasto per inserire gli articoli. Questa seconda finestra serve per inserire gli articoli ordinati. E possibile inserire anche un ordine senza gli articoli generando così un ordine con importo 0; si potrà terminare di completare l ordine anche successivamente. La presenza di un ordine con importo 0 con influisce sulle giacenze di magazzino. 5. Cliccare su per aggiungere gli articoli 6. Digitare direttamente il codice dell articolo da ordinare o ricercarlo cliccando su. Se si desidera inserire un ARTICOLO NON CODIFICATO, basta dare invio per posizionarsi sul campo dopo il binocolo e scrivere la descrizione dell articolo. 7. L Unità di Misura, la quantità ordinata, prezzo unitario e Aliq.IVA vengono proposti in automatico solo se presenti nella scheda dell articolo di magazzino (funzione 2.8.5). Se sono assenti, inserirli. 8. Nella sezione Totali il campo DISPONIBILE riporta la disponibilità ad ordinare sull impegno o sul capitolo a secondo se è stato inserito nell ordine l impegno. L ORDINATO visualizza l importo totale del valore degli articoli presenti in quell ordine

8 9. Terminato l inserimento degli articoli sul tasto e poi su per uscire dal Dettaglio e ritornare alla prima pagina 10. TASTI che si trovano nel dettaglio: serve per visualizzare la scheda dell articolo serve per esportare in automatico la lista degli articoli in un foglio excel serve per ordinare la lista degli articoli inseriti come si desidera. Cliccando su questo tasto appare la seguente finestra in cui mettendo la spunta di fianco al Nome colonna si può scegliere l ordinamento in base a più elementi. Cliccare poi su

9 11. Nella prima pagina i tasti e servono per visualizzare le BOLLE e le FATTURE che verranno associate all ordine (le fatture devono essere registrate dalla funzione DA ORDINI).

10 2.8.8) Bolle da fornitore Questa funzione permette di registrare le bolle di consegna degli articoli emesse dal fornitore. Una volta caricate le bolle, queste vengono associate in automatico all ordine: infatti se si ricerca l ordine dalla funzione e si clicca sul tasto viene visualizzato l elenco delle bolle inserite. Allo stesso modo è possibile controllare la movimentazione del magazzino dalla funzione ARTICOLI PER MAGAZZINO dove si vedrà il campo CARICO DA BOLLE movimentato. 1. Cliccare sul tasto ed inserire il N. BOLLA (campo alfanumerico), FORNITORE, DATA DELLA BOLLA ed eventuali NOTE. 2. Cliccare su 3. A questo punto per inserire gli articoli si può procedere in 2 modi alternativi: 1 METODO: 4. Cliccare su nella sezione ARTICOLI PER BOLLA DA FORNITORE, apparirà la finestra del DETTAGLIO ARTICOLO; 5. digitare il numero dell ordine oppure ricercare tutti gli ordini aperti per quel fornitore cliccando su ; dall elenco selezionare uno alla volta gli articoli da inserire facendo doppio clic sulla riga. 6. Inserire la QUANTITA DEL MOVIMENTO (q.tà del bene consegnato) e dare Invio. In automatico nella parte sovrastante appariranno tutti gli articoli consegnati. 7. Procedere così per ogni articolo. # 650 K Bolle da fornitore $ 2.8.8) Bolle da fornitore

11 2 METODO (veloce): 4. cliccare su questo tasto permette di visualizzare l elenco di tutti gli articoli di tutti gli ordini associati ad un fornitore per un determinato anno. 5. spuntare gli articoli consegnati cliccando sulla casellina nella colonna CONSEGNA e confermare o modificare LA Q.TA BOLLA. 6. Cliccare su, rispondere di SI alla domanda che viene posta ed in automatico il programma assegna tutti gli articoli selezionati alla bolla. 7. Infine cliccare su per memorizzare i dati.

12 2.8.9) Buoni di consegna I buoni di consegna servono per documentare il flusso di uscita del magazzino: i buoni certificano la consegna dei materiali ordinati ai vari uffici dell Ente. Ogni volta che gli articoli escono dal magazzino, viene inserito un buono di consegna, sul quale è indicato il tipo di articolo, la descrizione, il numero di pezzi ed il valore corrispondente. Insieme agli ordini, il buono di consegna permette di mantenere aggiornato il magazzino: i buoni decurtano la disponibilità delle voci di magazzino (sia la giacenza effettiva che quella da ordini). Quindi il buono di consegna è strettamente collegato alle bolle da fornitore con cui il magazzino viene caricato delle quantità. La procedure permette, tuttavia, viste le diverse modalità con cui gli enti gestiscono gli ordini, di registrare i buoni di consegna anche in assenza delle bolle da fornitore. In questo caso per sapere le quantità in magazzino si dovrà far riferimento alla GIACENZA DA ORDINI (funzione Articoli per magazzino). 1. Cliccare su ed inserire obbligatoriamente: - il MAGAZZINO; - la DATA DEL DOCUMENTO Gli altri dati sono facoltativi. BENEFICIARIO DI CONSEGNA: se si conosce il codice inserirlo direttamente altrimenti cliccare sul : il programma estrae tutti i beneficiari che sono stati codificati come beneficiari di consegna (dalla funzione Gestione Beneficiari sul campo Tipo: ci deve essere Ben.Buono Cons. ) 2. Cliccare su per memorizzare i dati. 3. Per inserire gli articoli si può procedere in 2 modi alternativi: 1 METODO - Cliccare su nella sezione ARTICOLI PER BUONO DI CONSEGNA, apparirà la finestra del DETTAGLIO ARTICOLO; - digitare il codice dell articolo oppure ricercarlo cliccando su ; - inserire la QUANTITÁ CONSEGNATA - inserire o modificare il prezzo unitario - cliccare su per memorizzare i dati. - Procedere in questo modo per ciascun articolo Ci sono casi in cui non si ha l esigenza di gestire i flussi di magazzino ma si desidera solo poter registrare e stampare i buoni di consegna per articoli anche non codificati. In questo caso il buono funge da mero documento che attesta l avvenuta consegna della merce. Per consentire tale gestione semplificata e scollegata al magazzino la procedura Ordini e Magazzini permette di inserire dei buoni di consegna anche per articoli non presenti in magazzino (quindi non codificati) ma comunque ordinati. Una volta posizionati sul campo ARTICOLO fare Invio e scrivere la descrizione, inserire l unità di misura (se necessario), la quantità consegnata, il prezzo unitario e l aliquota IVA. Il programma calcolerà in automatico il VALORE DEL CONSEGNATO e facendo freccia in basso si assegnerà quell articolo al buono. Inoltre, sempre nei buoni di consegna si ha la possibilità di modificare il prezzo unitario e/o aliquota IVA di un articolo sia esso codificato che non. # 660 K Buoni di consegna $ 2.8.9) Buoni di consegna

13 2 METODO (veloce): - Cliccare su : si pare una maschera in cui vengono visualizzati tutti gli articoli del magazzino scelto, disponibili per la consegna. - Per scegliere l articolo/i da caricare mettere la spunta sulla casellina nella colonna Consegna e nella colonna Q.tà da consegnare indicare la quantità che si desidera consegnare al beneficiario. - Terminata la selezione degli articoli cliccare su per assegnare gli articoli al buono; - Rispondere di Si al messaggio proposto e cliccare su per memorizzare i dati inseriti. Se si sta tentando di caricare degli articoli che in magazzino non sono disponibili, il programma proporrà il seguente messaggio: LA QUANTITÁ MOVIMENTATA È SUPERIORE ALLA QUANTITÁ DISPONIBILE. IMPOSSIBILE REGISTRARE IL MOVIMENTO. CONTROLLARE LE QUANTITÁ MOVIMENTATE. In questo caso bisogna controllare che ci siano effettivamente le disponibilità che si desiderano consegnare: verificare il mastro magazzino dell articolo dalla funzione