Guida alla composizione di modelli OpenOffice

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1 Tekne Informatica & Comunicazione Guida alla composizione di modelli OpenOffice guida rapida per creare e modificare modelli OpenOffice per XDent 01 aprile 2011

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3 Sommario Premessa... 2 Ottenere ed Installare OpenOffice... 3 Aggiunta di una voce variabile... 4 Aggiunta dell'elenco delle cure... 6 Modificare un modello di elenco di prestazioni già presente...6 Creare un modello di elenco ex-novo... 8 Cosa non gestisce Intestazioni Modifica Immagini Formattazioni differenti su più parti di una stessa voce variabile...12 Problemi Comuni Non appare il codice a barre nel documento...13 Nel documento una voce variabile non viene sostituita...13

4 Premessa La presente guida ha lo scopo di aiutare l utente a modificare o a comporre un modello utile alla creazione automatica di documenti OpenOffice direttamente da XDent. Dobbiamo pensare al modello che andremo a modificare o creare, come un insieme di testo di cui una parte rimane sempre uguale, ovvero la parte che la generazione automatica di XDent non cambia, e una parte variabile. Quest ultima è costituita dall insieme delle voci variabili che vengono inserite sul modello. La potenzialità di un modello costruito con OpenOffice, rispetto ai modelli tradizionali finora utilizzati su XDent, sono innumerevoli, come ad esempio la possibilità di formattazioni particolari e originali del testo o la dimensione personalizzata del foglio, tanto per citarne alcune. Non bisogna ovviamente sottovalutare il vantaggio di utilizzare un software libero e gratuito come OpenOffice, che è allo stesso tempo potente e completo. Queste e altre funzionalità hanno convinto il team di sviluppo a dedicare energie all integrazione dei file OpenOffice con XDent, al fine di offrire nuove funzionalità, maggiore flessibilità e una migliore esperienza di lavoro con XDent. Prima di proseguire, è utile qui sottolineare che a differenza di Microsoft Word, OpenOffice è totalmente multi piattaforma, quindi da preferire in configurazioni dove XDent è eseguito sia sotto MacOSX che sotto Windows.

5 Ottenere ed Installare OpenOffice Per lavorare con OpenOffice è sufficiente scaricarlo all'ultima versione disponibile (al momento della stesura è la versione 3.2.1) dal suo sito ufficiale al seguente link: Dal Browser Internet (come ad esempio Firefox, Safari o Internet Explorer) viene aperta una pagina, dove semplicemente clickare su Procedi al download e nella pagina successiva selezionare la versione secondo il sistema su cui si opera. Proponiamo di seguito le schermate del sito ufficiale di OpenOffice Italia al momento della stesura del presente documento. Per le istruzioni di installazione rimandiamo alla guida presente sul sito ufficiale.

6 Aggiunta di una voce variabile Per aggiungere una voce variabile, è sufficiente scrivere sul modello il testo della voce preceduta dal carattere < e seguita dal carattere >. Supponiamo di voler aggiungere la voce variabile nome, eseguiamo le azioni di seguito: 1. Posizionarsi nel punto del documento in cui vogliamo aggiungere la voce 1. Scrivere <nome> 2. Attenzione: per evitare che OpenOffice memorizzi informazioni inutili (non visibili all'utente) è buona abitudine non modificare una voce, ma cancellarla del tutto (inclusi i caratteri < e > ) e riscriverla. Elenco delle voci variabili Le voci variabili permesse sono le stesse della modulistica tradizionale di XDent. Le abbiamo raggruppate per una migliore consultazione: Pazienti Operatore Terzo Pagatore Varie Nome Cognome Op. Intestazione TP Data corrente Cognome Nome Op. Indirizzo TP Pagamento Comune Nascita Qualifica Op. CAP-Comune-Prov TP numero preventivo Provincia Nascita Indirizzo Op. luogo Data Nascita Sesso Codice Fiscale Indirizzo Residenza Comune Residenza CAP Residenza Prov. Residenza Tel Casa Cellulare Tel Ufficio Varie Codice a barre Telefoni Op. Op. Dati Fiscali Op. Operatore Formattazione di una voce variabile Inserita la voce variabile, ora vogliamo che appaia in grassetto quando verrà generato nel documento finale. Supponiamo che l utente sappia già come rendere un testo qualsiasi in grassetto,

7 diversamente rimandiamo alla guida di OpenOffice. 2. Selezioniamo il testo, inclusi i caratteri < e >, nel nostro esempio selezioniamo il testo <cognome>. 3. Premiamo il tasto della formattazione grassetto e il testo <cognome> appare in grassetto. 4. Ripetiamo le operazioni al punto 1 e 2 per impostare le formattazioni che si desidera al testo. NB: Non è possibile avere all interno dello stesso testo due o più formattazioni differenti. Al momento della creazione del documento non verrà considerata come una voce variabile, bensì come del testo fisso. Quindi se nel nostro esempio la formattazione che abbiamo dato è <nome>, oppure <nome> o qualsiasi altra combinazione, XDent ignorerà tale voce variabile. Alla stessa maniera se i caratteri < e > non seguono la medesima formattazione del resto del testo variabile.

8 Aggiunta dell'elenco delle cure Al fine di ottenere un documento facilmente fruibile dall'utilizzatore finale, ovvero il paziente, il team di XDent ha ritenuto opportuno inserire le cure non come semplice elenco, ma in forma tabellare, poiché tale soluzione permette una maggiore flessibilità, completezza e chiarezza nel documento. Infatti è possibile così raggruppare le prestazioni per genere, inserire l'elenco dei denti su cui compiere la prestazione, mantenere uno schema ordinato anche in presenza di descrizione di prestazioni particolarmente lungo (senza dover troncarla), indicare un eventuale sconto applicato, ecc... XDent ha già in sé alcuni modelli in cui è presente l'elenco delle prestazioni per facilitare l'utente, ma ciò non toglie che non sia possibile creare dei nuovi modelli o modificare quelli già esistenti. Modificare un modello di elenco di prestazioni già presente I vari modelli presenti in XDent sono stati volutamente arricchiti di tutte le possibili opzioni in relazione al fine per cui il tipo di modello è proposto. Ciò non significa che tutte le opzioni siano necessarie, l'unica voce variabile obbligatoria è <prestazione>. Consigliamo di aprire uno dei modelli per maggiore chiarezza durante la lettura della guida. Osservando un qualsiasi modello già presente (di cui proponiamo un estratto in figura) è facile intuire che per visualizzare o meno un dato all'interno di una tabella è necessario aggiungere o cancellare una delle voci variabili nella riga modello. In figura sono evidenziate le due righe prese a modello durante la creazione di un documento da XDent. Infatti per ogni cura è creata una nuova riga della tabella inserendo al posto delle voci variabili il testo opportuno, seguendo le formattazioni e l'ordine indicato dall'utente. In questo esempio, la seconda riga visualizzata in figura è presa a modello per inserire la prestazione effettuata, mentre per evidenziare il genere per cui le prestazioni sono raggruppate, è presa a modello la prima riga. Dunque cancellando una di queste voci variabili, il relativo testo non è inserito nel documento finale. In particolare, cancellando la voce <Genere> le prestazioni non sono raggruppate per genere. Ad esempio non vogliamo che sia presente la colonna Q.ta nel documento finale, allora compiamo i passi seguenti: 1. evidenziamo il testo presente nella colonna

9 2. e lo cancelliamo. Ora per non visualizzare la colonna uniamo le varie celle vuote con quelle accanto: 3. Selezioniamo una cella della colonna con una che gli è accanto e nel menu della tabella si attiva il bottone di Unisci Celle, che premiamo. 4. Le due celle selezionate diventeranno un unica cella: come è evidenziato in figura manca la linea di separazione tra le due celle. 5. Ripetere i punti da 1 a 4 per ciascuna cella in più che si vuole eliminare. Il risultato finale sarà simile a quello in figura:

10 Come già detto, tutto ciò che non è racchiuso dai caratteri < e > è parte del testo che non cambia durante la generazione del documento finale. Creare un modello di elenco ex-novo Se i modelli proposti non soddisfano le esigenze particolari dell'utente, e necessita un elenco di prestazioni, allora è necessario creare una tabella che funga da modello. Le tabelle che vengono riconosciute da XDent sono 4: 1. Prestazioni_in_Preventivo, è la tabella riconosciuta per l'inserimento delle cure in fase di compilazione di un nuovo preventivo, o di duplicazione; 2. Prestazioni_da_Eseguire, è la tabella riconosciuta per l'inserimento delle cure da eseguire, presenti nel piano di cura del paziente, in fase di compilazione di un documento della modulistica; 3. Prestazioni_in_Corso, è la tabella riconosciuta per l'inserimento delle cure in corso di esecuzione presenti nel piano di cura del paziente, in fase di compilazione di un documento della modulistica; 4. Prestazioni_Eseguite, è la tabella riconosciuta per l'inserimento delle cure già eseguite presenti nel piano di cura del paziente, in fase di compilazione di un documento della modulistica; É altresì possibile copiare una tabella da un modello già esistente che soddisfa le esigenz, ma bisogna far attenzione che il nome della tabella sia impostato correttamente nel documento in cui abbiamo copiato la tabella. Per verificare il nome della tabella vedere i punti 8 e 9 nell'elenco sottostante. Creare una tabella può apparire un po' complicato, così per maggiore chiarezza seguiamo un esempio in cui vogliamo creare una nuova tabella per le prestazioni in corso, che inserisca il nome delle prestazioni, i denti in cui si stanno eseguendo le prestazioni, e l'importo totale per ogni prestazione. La tabella deve quindi avere 3 colonne. Ecco i punti da seguire: 1. Posizionarsi nel documento là dove si vuole inserire la tabella; 2. Creare una nuova tabella con tre colonne e cinque righe: premendo il bottone Tabella nella barra degli strumenti, è possibile evidenziare le celle necessarie per ottenere una tabella 3 x 5;

11 3. OpenOffice crea così automaticamente una tabella con 3 colonne e 5 righe equamente distribuito per la larghezza del foglio, lì dove era stato precedentemente posizionato il cursore; 4. Ridimensionare a piacimento la larghezza delle colonne, e scrivere le intestazioni di ciascuna di essa, formattandole a piacere; 5. Inserire le voci variabili desiderate, nel nostro esempio <Prestazione>, <Denti>, <Totale riga> e se le vogliamo raggrupparle per genere, inseriamo anche <Genere>; a) Si noti che affinché la tabella sia compilata correttamente è necessario che la voce <Prestazione> sia presente; 6. Assegnare a ciascuna voce la formattazione desiderata; nella figura le voci <Denti> e <Genere> sono state centrate, la voce <Totale riga> è stata allineata a destra; il carattere delle voci <Genere> e <Totale riga> è stato formattato rispettivamente in grassetto e in corsivo;

12 7. Le ultime due righe le possiamo utilizzare per inserire il totale delle cure e un eventuale sconto applicato. A tal fine aggiungiamo le voci <totale sconto> e <totale documento>, formattandole come si desidera, ad esempio come in figura; 8. Impostare il nome della tabella: questo è il passaggio più importante perché se la tabella non ha il nome corretto, non viene riconosciuta nel processo di compilazione di XDent. Aprire le proprietà della tabella in uno dei due modi possibili: a) Premendo il bottone Proprietà Tabella nel menu della Tabella b) Premendo il tasto destro del mouse e selezionando Tabella Impostare il nome corretto della tabella, scegliendo in base alle esigenze uno dei quattro nomi di tabella elencati sopra. Nel nostro esempio inseriamo Prestazioni_in_Corso come in figura.

13 Seguendo i punti sopra è possibile creare qualsiasi tipo di tabella. Le voci variabili contemplate dentro una tabella sono: <Genere>, inserisce il genere delle prestazioni, se è presente raggruppa le stesse per generi; <Prestazione>, inserisce la descrizione della prestazione; <Denti>, inserisce l'elenco dei denti sui quali effettuare la prestazione; <num>, inserisce la quantità delle cure da effettuare in corrispondenza delle prestazioni in elenco; <quota_tp>, inserisce la quota di competenza di un terzo pagatore; <importo>, inserisce l'importo a listino della prestazione; <Totale riga>, inserisce il totale della prestazione; <franchigia>, inserisce l'importo della franchigia in presenza di terzo pagatore; <Totale tp>, inserisce il totale a carico del terzo pagatore; <Totale prestazioni>, inserisce il totale a carico del paziente al lordo di eventuali sconti; <Totale sconto>, inserisce l'importo degli sconti applicati alle prestazioni; <Totale documento>, inserisce l'importo totale che effettivamente il paziente deve pagare.

14 Cosa non gestisce Intestazioni L intestazione è una parte non variabile dei modelli in OpenOffice. Ciò vuol dire che non è possibile inserire qui voci variabili che saranno modificate da XDent. Modifica Immagini Pur gestendo le immagini, al momento in XDent non è prevista la sostituzione delle immagini presenti nel modello, se non l'inserimento dell'immagine dell'esame Obiettivo Formattazioni differenti su più parti di una stessa voce variabile Una stessa voce variabile deve avere una formattazione uniforme su tutto il testo. Come già sottolineato nella sezione 3, al momento della generazione del documento la voce sarà ignorata e non verrà sostituita.

15 Problemi Comuni Non appare il codice a barre nel documento Durante la generazione del documento non appare il codice a barre, il motivo è uno dei seguenti: 1. Manca la voce variabile <codice a barre>, aggiungerlo secondo le istruzioni alla sezione Aggiunta delle voci variabili della guida. 2. Se al posto del codice a barre appare una serie di caratteri nella forma *1234 $8*, è necessario installare sul proprio sistema il carattere del codice a barre. Nel documento una voce variabile non viene sostituita Durante la generazione del documento non viene sostituita la voce variabile: 1. Verificare che la voce variabile sia stata scritta in maniera corretta (vedi tabella riassuntiva); 2. Verificare che nella voce variabile non siano presenti spazi bianchi spazi bianchi dopo < o prima di > 3. Verificare che la formattazione sia uniforme per tutta la voce variabile compresi i caratteri < e > 4. Se secondo punti precedenti sono corretto ma il problema persiste seguire questi semplici passi: a) cancellare la voce variabile b) salvare il documento c) riscrivere la voce variabile precedentemente cancellata (NON fare copia e incolla) d) se si desidera applicare una formattazione alla voce, è IMPORTANTE selezionare tutta la voce compresi i caratteri < e >, e applicare la formattazione desiderata a tutta la voce contemporaneamente.