MODALITA DI AGGIORNAMENTO GESTIONE PRIVACY. Rilascio rel Premessa

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1 MODALITA DI AGGIORNAMENTO GESTIONE PRIVACY Rilascio rel Premessa Considerata l esigenza, comune a tutti gli applicativi, di rispondere ai requisiti previsti dal d.lgs 196/2003 ( Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 denominato Codice in materia di trattamento dei dati personali" di cui è prevista l attuazione entro dicembre 2005), è stato predisposto un componente specializzato finalizzato alla gestione controllata degli accessi agli applicativi. Tale componente si occupa di : - censire gli operatori che possono accedere all applicativo, attribuendo a ciascuno di essi una password secondo i requisiti normativi e una scadenza della stessa; - controllare l accesso degli operatori, consentendo o negando l accesso sulla base della correttezza della password inserita, richiedendone la modifica quando prevista (primo accesso o in scadenza della stessa) - tracciare gli accessi effettuati dagli operatori eliminando gli operatori inutilizzati per un periodo superiore a quello previsto - includere le funzioni di cambio password e di recupero della password eventualmente smarrita. Il componente viene integrato dagli applicativi già distribuiti presso l utenza e prevede le seguenti funzionalità : - Impostazione dati policy - Inserimento di un nuovo operatore - Modifica attributi di un operatore - Eliminazione di un operatore - Duplicazione di un operatore esistente - Ricorda password Pagina 1 di 17

2 Il componente fornisce le funzionalità di gestione controllata degli accessi agli applicativi che saranno predisposti per interfacciarlo. Pre-requisiti di installazione Il funzionamento di Gestione Privacy è previsto in modalità rete o in modalità stand-alone. Il modulo è indipendente dagli applicativi ai quali offre i servizi, i quali a loro volta possono indifferentemente essere installati in modalità rete o in modalità stand-alone. L installazione locale stand-alone permette di installare Gestione Privacy su un PC per l'utilizzo stand-alone della componente stessa; in questo caso il componente non potrà servire applicativi sulla rete ma unicamente applicativi presenti sul sistema locale. L installazione rete permette di installare Gestione Privacy su un server di rete per utilizzare il prodotto da tutti i posti di lavoro collegati: in questo modo gli archivi residenti sul server possono essere visibili da tutti i computer della rete. Per questa configurazione a fronte di una installazione di tipo server, sarà necessario effettuare l installazione dei componenti server sul sistema servente e dei componenti client di Gestione Privacy su ciascun posto di lavoro sul quale sia presente uno o più degli applicativi che utilizzano la gestione stessa. Pagina 2 di 17

3 Installazione di Gestione Privacy La procedura di installazione di Gestione Privacy, propone le seguenti scelte : Installazione rete Installazione locale stand-alone Per gli utenti fruitori di uno o più prodotti grafici (es. STOR.M., TESEO, TUTTOMODELLI) si suggerisce l installazione di Gestione Privacy nella stessa modalità di installazione degli applicativi. Dopo aver eseguito la selezione cliccare sul bottone avanti per proseguire oppure sul bottone uscita per non proseguire nell installazione. Installazione locale stand-alone L installazione locale comporta lo scaricamento sia dei componenti server che di quelli client di Gestione Privacy sulla stazione stand-alone. Viene richiesta unicamente la selezione della cartella di destinazione di Gestione Privacy (proposta C:\WK). Selezionando la funzione Sfoglia sarà possibile individuare una nuova cartella di destinazione. Installazione rete L installazione di rete prevede che venga installato prima il server e quindi i client di rete. Installazione server di rete Dalla videata che propone la scelta tra: Installazione componenti server Installazione componenti client Selezionare Installazione componenti server Procedendo con l installazione, viene quindi richiesta la selezione della cartella di destinazione di Gestione Privacy (proposta C:\WK o altra). Selezionando la funzione Sfoglia sarà possibile individuare una nuova cartella di destinazione. Viene richiesta la conferma della localizzazione Privacy nella quale deve essere riconfermata la cartella di destinazione dei dati di programma. Installazione client di rete L installazione del client di rete deve essere effettuata innanzitutto sul server. Dalla videata che propone la scelta tra: Installazione componenti server Installazioni componenti client Selezionare Installazione componenti client. Viene richiesta la conferma della localizzazione Privacy nella quale deve essere riconfermata la cartella di destinazione dei dati di programma. Procedere, sui client, alla condivisione in rete della cartella di destinazione dei dati del programma sul server e quindi all installazione del client sulle postazioni di rete che utilizzi uno o più applicativi che integrano Gestione Privacy procedendo come sopra. Pagina 3 di 17

4 Localizzazione Database Gestione Privacy Per ciascun applicativo sarà necessario specificare il server di Gestione Privacy, ovvero localizzare il database Gestione Privacy (specificare dove è stato installato). Sarà possibile successivamente modificare l'impostazione iniziale, localizzando il database presente in un altro pathname (sulla rete o locale); come sopra specificato cioè indirizzare i client nella cartella di destinazione dei dati del programma sul server. Configurazione della privacy policy aziendale La privacy policy, caratterizzata da una data inizio ed una data di fine validità, determina le regole generali di gestione accessi. Le maschere da compilare sono le seguenti: Maschera di richiesta adesione alla privacy Al primo accesso all'applicativo viene proposta la maschera di adesione alla privacy, nella quale lo studio deve esplicitare la volontà di impostare i controlli di accesso agli applicativi grafici che la integrano, in ottemperanza ai dettami del d.lgs 196/2003. Non aderendo alla gestione controllata degli accessi, l'accesso agli applicativi interessati resta invariato; rispondendo affermativamente, lo studio attiva la gestione controllata degli accessi. Viene quindi richiesta l'impostazione della policy privacy da applicare. Maschera impostazione policy privacy L'impostazione della policy privacy prevede l'inserimento di alcuni parametri utili al fine del controllo degli accessi degli operatori all'applicativo interessato. Sono richieste le seguenti informazioni: 1. Numero massimo giorni di inattività operatori: è il numero massimo di giorni per i quali un operatore può restare inutilizzato. Trascorso il numero di giorni impostato, l operatore viene disabilitato. 2. Numero giorni di validità password: è il numero di giorni di validità della password impostata. Trascorso il numero di giorni impostato, viene richiesto l inserimento di una nuova password. 3. Richiesta volontà di gestire un avviso di scadenza password. Viene visualizzato il messaggio Si desidera che l operatore venga avvisato dell approssimarsi della scadenza della propria password?. Se si conferma il default proposto, ovvero la volontà di essere avvisati dell approssimarsi della scadenza password, viene richiesta l impostazione del numero di giorni di avviso scadenza password. 4. Se l utente ha risposto SI alla domanda precedente, deve essere richiesto il Numero giorni di avviso scadenza password : se viene impostato un numero diverso da zero, all approssimarsi della scadenza della password dell operatore viene proposto un messaggio che avvisa l operatore che la password scadrà tra XX giorni, consentendo di variare la password o di procedere fino alla effettiva scadenza. Pagina 4 di 17

5 Maschera impostazione periodo validità privacy E' prevista l'impostazione del periodo di validità della policy privacy, ovvero della data inizio e fine di validità della policy impostata. La policy impostata potrà successivamente essere modificata da operatori identificati come operatori di amministrazione. In caso di primo accesso, dopo la creazione della policy privacy, viene proposta la generazione del primo operatore, che verrà identificato come operatore di amministrazione. Creazione operatore di amministrazione privacy Al termine della configurazione della policy privacy verrà proposta la creazione di un operatore con diritti di amministrazione ai fini della Gestione Privacy. L operatore così generato, potrà: - creare, modificare, cancellare, duplicare operatori; - creare una nuova policy privacy o modificare quella impostata. La creazione del nuovo operatore prevede la sequenza delle seguenti maschere: Maschera richiesta tipo di autenticazione Indicare No all autenticazione Active Directory Maschera richiesta dati operatore Le informazioni richieste per configurare il nuovo operatore sono le seguenti: - Login di accesso agli applicativi ; - Nome; - Cognome; - ; - Stato operatore (Abilitato / Disabilitato); - Operatore con diritti di amministrazione (SI/NO). Se trattasi del primo operatore inserito, non viene richiesto nulla ed il flag viene automaticamente impostato a "S". Maschera richiesta dati password La maschera richiede l'imputazione delle seguenti informazioni: - Password di accesso secondo i criteri previsti dal d.lgs 196/2003 (di lunghezza minima 8 caratteri e in presenza di avviso che la password non deve essere riconducibile al soggetto). - Conferma password. Se vi è un errore di digitazione, viene segnalato: La password digitata per conferma non corrisponde alla nuova password ed il cursore viene riposizionato sul campo nuova password. - Domanda da proporre per il recupero della password (non può essere a blank) - Risposta relativa alla domanda di recupero della password (non può essere a blank) Maschera validità password - La maschera richiede l'imputazione delle seguenti informazioni: - Giorni di validità password: è il numero di giorni di validità della password calcolati dalla data di inserimento della stessa Pagina 5 di 17

6 - Modifica password all'accesso: se configurato a SI, al primo accesso dell'operatore viene richiesta la modifica della password - Scadenza password: è la data di scadenza della password determinata sulla base della data di modifica password e del numero di giorni di validità della password. Abilitazione operatore/applicativi Configurato l operatore di amministrazione, viene visualizzata la maschera di abbinamento dell operatore agli applicativi. Maschera abbinamento operatore/applicativi La maschera propone l elenco degli applicativi installati sul sistema e consente di abilitare / disabilitare all operatore l accesso agli stessi. Gli applicativi selezionati sono quelli ai quali l operatore può accedere. Se l operatore ha diritti di amministrazione, tutti gli applicativi appaiono selezionati senza che ne venga consentita la deselezione. Selezione gestore di posta Alla conferma del caricamento dell'operatore viene richiesta la selezione del gestore di posta da utilizzare per l'invio della (proponendo l'elenco dei gestori di posta disponibili). Attivazione degli applicativi Dopo la configurazione del componente Gestione Privacy, accedendo agli applicativi che lo integrano, viene proposta la nuova maschera di autenticazione degli accessi, dalla quale sono disponibili i seguenti pulsanti di azione: Ricorda password: consente, qualora l'utente non ricordi la password impostata, di accedere ad una funzione che, a fronte di una corretta risposta alla domanda relativa impostata al momento della creazione della vecchia password, ne effettua il recupero consentendone la variazione. Nel caso in cui,all'atto della creazione della password, non sia stata impostata la domanda di recupero password, accedendo alla funziona "Ricorda password" viene visualizzato il messaggio :"Funzionalità non abilitata" Cambia password: viene richiesta la vecchia password, la nuova password e la conferma della nuova password per verifica. Annulla: consente di abbandonare la procedura. Ok: consente di confermare e proseguire. Inserendo il login relativo all operatore di amministrazione creato in sede di configurazione del componente privacy, l applicativo rende disponibili le funzioni di manutenzione della privacy (consentendo di modificare la privacy impostata o creare una nuova policy) e degli operatori (consentendo di creare nuovi operatori, modificare o eliminare gli operatori esistenti, duplicare un operatore). Inoltre è disponibile la funzione di Localizzazione Privacy Pagina 6 di 17

7 Esempio di installazione di Gestione Privacy in presenza di un server che gestisce applicativi grafici (es. Teseo, Tuttomodelli, Tuttobilancio) Veniamo al caso pratico. Innanzitutto portiamoci sulla macchina server dei prodotti grafici. Dopo aver lanciato l'eseguibile privacy100.exe viene presentata la modalità di installazione del programma. Selezioniamo Installazione Rete e clicchiamo sul bottone avanti per proseguire (eventualmente sul bottone uscita per non proseguire nell installazione). Pagina 7 di 17

8 Dalla videata che propone la scelta tra: Installazione componenti server Installazione componenti client Selezionare Installazione componenti server Procedendo con l installazione, viene quindi richiesta la selezione della cartella di destinazione di Gestione Privacy. Selezionando la funzione Sfoglia sarà possibile individuare una nuova cartella di destinazione. Nel nostro caso sarà N:\WK, dove per N: intendiamo l'unità di rete dove si trovano installati i prodotti grafici (es. Teseo). Installazione client di rete Successivamente all'installazione di tipo server, si renderà necessaria anche l'installazione di tipo client. L installazione del client di rete deve essere effettuata su ogni stazione che utilizzi uno o più applicativi che integrano Gestione Privacy (compreso il server stesso). Rilanciamo quindi l'eseguibile Privacy100.exe (sempre dalla macchina server) Pagina 8 di 17

9 L'installazione si accorge della presenza del programma privacy installato precedentemente. Clicchiamo OK e andiamo avanti. Dalla videata che propone la scelta tra: Installazione componenti server Installazioni componenti client Selezionare Installazione componenti client. Perfetto! Adesso la Gestione Privacy è correttamente installata sulla macchina server. Spostiamoci adesso negli altri pc client per completare l'installazione in tutti i pc interessati. Lanciamo l'eseguibile Privacy100.exe sulla macchina client. Pagina 9 di 17

10 Selezioniamo Installazione rete e clicchiamo Avanti. Selezioniamo Installazione Componenti Client e clicchiamo Avanti. Come per l'installazione server, selezioniamo come cartella di destinazione N:\Wk (Dove N: identifica l'unità di rete comune nella quale sono installati i prodotti grafici). Configurazione di Gestione Privacy Il programma gestione privacy viene richiamato ogni volta che accediamo ad un'applicativo grafico, ma può anche essere richiamato attraverso Start->Programmi->Privacy->Privacy Pagina 10 di 17

11 Configurazione della privacy policy aziendale La privacy policy, caratterizzata da una data inizio ed una data di fine validità, determina le regole generali di gestione accessi. Le maschere da compilare sono le seguenti: Maschera di richiesta adesione alla privacy Al primo accesso all'applicativo viene proposta la maschera di adesione alla privacy, nella quale lo studio deve esplicitare la volontà di impostare i controlli di accesso agli applicativi grafici che la integrano, in ottemperanza ai dettami del d.lgs 196/2003. Non aderendo alla gestione controllata degli accessi, l'accesso agli applicativi interessati resta invariato; rispondendo affermativamente, lo studio attiva la gestione controllata degli accessi. Viene quindi richiesta l'impostazione della policy privacy da applicare. Maschera impostazione policy privacy L'impostazione della policy privacy prevede l'inserimento di alcuni parametri utili al fine del controllo degli accessi degli operatori all'applicativo interessato. Sono richieste le seguenti informazioni: 1.Numero massimo giorni di inattività operatori: è il numero massimo di giorni per i quali un operatore può restare inutilizzato. Trascorso il numero di giorni impostato, l operatore viene disabilitato. Pagina 11 di 17

12 2.Numero giorni di validità password: è il numero di giorni di validità della password impostata. Trascorso il numero di giorni impostato, viene richiesto l inserimento di una nuova password. 3.Richiesta volontà di gestire un avviso di scadenza password. Viene visualizzato il messaggio Si desidera che l operatore venga avvisato dell approssimarsi della scadenza della propria password?. Se si conferma il default proposto, ovvero la volontà di essere avvisati dell approssimarsi della scadenza password, viene richiesta l impostazione del numero di giorni di avviso scadenza password. 4.Se l utente ha risposto SI alla domanda precedente, deve essere richiesto il Numero giorni di avviso scadenza password : se viene impostato un numero diverso da zero, all approssimarsi della scadenza della password dell operatore viene proposto un messaggio che avvisa l operatore che la password scadrà tra XX giorni, consentendo di variare la password o di procedere fino alla effettiva scadenza. Maschera impostazione periodo validità privacy E' prevista l'impostazione del periodo di validità della policy privacy, ovvero della data inizio e fine di validità della policy impostata. La policy impostata potrà successivamente essere modificata da operatori identificati come operatori di amministrazione. In caso di primo accesso, dopo la creazione della policy privacy, viene proposta la generazione del primo operatore, che verrà identificato come operatore di amministrazione. Creazione operatore di amministrazione privacy Al termine della configurazione della policy privacy verrà proposta la creazione di un peratore con diritti di amministrazione ai fini della Gestione Privacy. L operatore così generato, potrà: - creare, modificare, cancellare, duplicare operatori; - creare una nuova policy privacy o modificare quella impostata. Pagina 12 di 17

13 La creazione del nuovo operatore prevede la sequenza delle seguenti maschere: Maschera richiesta tipo di autenticazione La maschera di richiesta tipo di autenticazione consente di selezionare se il controllo di autenticazione viene demandato ad Active Directory (opzione configurabile solo in ambienti server Windows 2000 e Windows 2003); in questo caso vengono proposte le informazioni sull'operatore disponibile da sistema, in quanto la gestione accessi è gestita dallo stesso sistema operativo. Active Directory è uno dei componenti strutturali del sistema operativo Windows 2000 e superiori. I servizi di directory sono strumenti utili per la gestione degli utenti e consentono di condividere e gestire in modo efficiente le informazioni relative agli stessi. Active Directory costituisce l'autorità centrale preposta alla protezione della rete che consente al sistema operativo di verificare rapidamente l'identità dell'utente e controllarne l'acceso alla rete. Attivando tale gestione verranno elencati tutti gli utenti che possono accedere alla rete aziendale ed occorre selezionare dall elenco gli utenti che possono diventare operatori abilitati all utilizzo delle diverse procedure. Nel caso in cui si voglia una gestione degli accessi agli applicativi indipendente da Active Directory la compilazione delle informazioni sarà a cura dell utente. Maschera selezione operatore Active Directory Qualora sia stata selezionata autenticazione da Active Directory, viene proposto l'elenco degli operatori disponibili su sistema operativo. Alla selezione dell'operatore, viene proposta la maschera richiesta dati operatori sulla quale vengono riportate in automatico le informazioni di sistema che non possono essere variate. Pagina 13 di 17

14 Maschera richiesta dati operatore Le informazioni richieste per configurare il nuovo operatore sono le seguenti: - Login di accesso agli applicativi ; - Nome; - Cognome; - ; - Stato operatore (Abilitato / Disabilitato); - Operatore con diritti di amministrazione (SI/NO). Se trattasi del primo operatore inserito, non viene richiesto nulla ed il flag viene automaticamente impostato a "S". Maschera richiesta dati password La maschera richiede l'imputazione delle seguenti informazioni: - Password di accesso secondo i criteri previsti dal d.lgs 196/2003 (di lunghezza minima 8 caratteri e in presenza di avviso che la password non deve essere riconducibile al soggetto). - Conferma password. Se vi è un errore di digitazione, viene segnalato: La password digitata per conferma non corrisponde alla nuova password ed il cursore viene riposizionato sul campo nuova password. - Domanda da proporre per il recupero della password (non può essere a blank) - Risposta relativa alla domanda di recupero della password (non può essere a blank) Pagina 14 di 17

15 Maschera validità password - La maschera richiede l'imputazione delle seguenti informazioni: - Giorni di validità password: è il numero di giorni di validità della password calcolati dalla data di inserimento della stessa - Modifica password all'accesso: se configurato a SI, al primo accesso dell'operatore viene richiesta la modifica della password - Scadenza password: è la data di scadenza della password determinata sulla base della data di modifica password e del numero di giorni di validità della password. Abilitazione operatore/applicativi Configurato l operatore di amministrazione, viene visualizzata la maschera di abbinamento dell operatore agli applicativi. Maschera abbinamento operatore/applicativi La maschera propone l elenco degli applicativi installati sul sistema e consente di abilitare / disabilitare all operatore l accesso agli stessi. Gli applicativi selezionati sono quelli ai quali l operatore può accedere. Se l operatore ha diritti di amministrazione, tutti gli applicativi appaiono selezionati senza che ne venga consentita la deselezione. Pagina 15 di 17

16 Selezione gestore di posta Alla conferma del caricamento dell'operatore viene richiesta la selezione del gestore di posta da utilizzare per l'invio della (proponendo l'elenco dei gestori di posta disponibili). Attivazione degli applicativi Dopo la configurazione del componente Gestione Privacy, accedendo agli applicativi che lo integrano, viene proposta la nuova maschera di autenticazione degli accessi, dalla quale sono disponibili i seguenti pulsanti di azione: Ricorda password: consente, qualora l'utente non ricordi la password impostata, di accedere ad una funzione che, a fronte di una corretta risposta alla domanda relativa impostata al momento della creazione della vecchia password, ne effettua il recupero consentendone la variazione. Nel caso in cui,all'atto della creazione della password, non sia stata impostata la domanda di recupero password, accedendo alla funziona "Ricorda password" viene visualizzato il messaggio :"Funzionalità non abilitata" Cambia password: viene richiesta la vecchia password, la nuova password e la conferma della nuova password per verifica. Annulla: consente di abbandonare la procedura. Ok: consente di confermare e proseguire. Inserendo il login relativo all operatore di amministrazione creato in sede di configurazione del componente privacy, l applicativo rende disponibili le funzioni di manutenzione della privacy (consentendo di modificare la privacy impostata o creare una nuova policy) e degli operatori (consentendo di creare nuovi operatori, modificare o eliminare gli operatori esistenti, duplicare un operatore). Inoltre è disponibile la funzione di Localizzazione Privacy Localizzazione Database Gestione Privacy Per ciascun applicativo sarà necessario specificare il server di Gestione Privacy, ovvero localizzare il database Gestione Privacy (specificare dove è stato installato). Sarà possibile successivamente modificare l'impostazione iniziale, localizzando il database presente in un altro pathname (sulla rete o locale) Operazioni di Configurazione/Attivazione Viene di seguito riportato il flusso da seguire per attivare la Gestione Privacy : Da Programmi Osra - Privacy Privacy Pagina 16 di 17

17 1. Configurazione della privacy policy aziendale 2. Creazione operatore di amministrazione privacy 3. Abilitazione operatore/applicativi Dall'applicativo 4. Accesso all applicativo come operatore di amministrazione 5. Localizzazione database privacy 6. Creazione nuovi operatori privacy e abbinamento degli operatori/applicativi Operazioni di Manutenzione Dai menu degli applicativi è consentito l accesso alle seguenti funzionalità: - Creazione nuovi operatori - Modifica operatori esistenti - Duplicazione operatori - Eliminazione operatori esistenti - Abilitazione/Disabilitazione accessi operatori/applicativi - Modifica di una privacy policy esistente - Creazione di una nuova privacy policy Pagina 17 di 17