Aggiornamento ricetta elettronica Istruzioni per le farmacie della regione Emilia Romagna Agosto2015

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1 Aggiornamento ricetta elettronica Istruzioni per le farmacie della regione Emilia Romagna Agosto2015 Sommario: 1. PREMESSA OPERAZIONI PRELIMINARI ISTRUZIONI OPERATIVE PRECISAZIONI SUPPORTO PREMESSA La Regione Emilia Romagna ha disposto dal 1 settembre 2015 l'introduzione dei fogli di registro per la gestione dei fustelli da consegnare alle Asl. Alla luce di queste novità il metodo di gestione della ricetta elettronica si può sintetizzare nel seguente modo: 1. il paziente si reca in farmacia con il promemoria cartaceo stampato dal medico (nessuna novità); 2. la farmacia interroga il SAR ed eroga i prodotti (nessuna novità); 3. le fustelle dei prodotti erogati devono essere applicate sui fogli di registro giornalieri (novità); 4. non è obbligatorio conservare i promemoria delle ricette erogate, chi si avvale del centro di tariffazione dovrà seguire le indicazioni del centro (novità); 5. la tariffazione deve essere effettuata utilizzando i dati ufficiali comunicati al SAR, corrispondenti al CSV scaricabile dal SAR stesso (novità per chi utilizzava la scansione dei promemoria); 6. all'asl bisogna consegnare i fogli di registro giornalieri con i fustelli erogati (novità); Il registro fustelle è formato da fogli mobili in formato A4, ognuno dei quali riporta il codice della farmacia in formato numerico e come codice a barre per la lettura ottica. Poiché il registro è giornaliero, occorre datare quotidianamente i fogli utilizzati, inserendo manualmente la data nell apposito spazio a fondo pagina. Su ciascun foglio del registro sono presenti 32 spazi da utilizzare per apporre le fustelle: DTIF215_Registro_Fustelli Pagina 1 di 8

2 Poiché possono essere utilizzati contemporaneamente fogli diversi con la stessa data, è possibile assegnare un foglio per operatore ovvero per postazione di lavoro. E consentita la presentazione di fogli incompleti, si raccomanda però di completare ciascun foglio apponendo tutte le 32 fustelle prima di iniziarne uno nuovo. Si suggerisce di procedere all erogazione di una sola ricetta alla volta e di leggere il codice targatura del fustello prima di attaccarlo sul foglio, evitando la lettura dei codici a barre dal registro per non incorrere in errori derivanti dalla lettura di dati su fustelli limitrofi. Poiché, d ora in poi, sarà particolarmente difficile gestire e correggere eventuali errori quali: o o o o eventuali fustelle presenti sul foglio di registro e non presenti in archivio (erogazioni non comunicate al SAR); eventuali fustelle non presenti sul foglio di registro (fustelle perse); targhe non corrispondenti o scambiate; ricette sospese non chiuse. FACCIAMO ATTENZIONE AD ALCUNI PUNTI: Diventa fondamentale gestire con attenzione l erogazione in vendita e l applicazione dei fustelli sui fogli di registro poiché viene a mancare la corrispondenza fisica fra fustella e ricetta. Le fustelle delle ricette sospese a cavallo di mese devono essere consegnate anche se non tariffate. E' fondamentale controllare la corrispondenza fra le fustelle consegnate sui fogli di registro e i dati comunicati al SAR per evitare possibili future contestazioni ed addebiti. Di seguito vengono esposte le modifiche introdotte in Wingesfar per gestire al meglio i fogli di registro. Entro fine agosto verrà distribuita anche una versione aggiornata del motore di riconoscimento di e-tar 3 per poter acquisire e gestire i fogli di registro. DTIF215_Registro_Fustelli Pagina 2 di 8

3 2. OPERAZIONI PRELIMINARI Come indicato dalla comunicazione di Federfarma, tramite l'accesso al portale Regionale ( ogni farmacia può scaricare il proprio pdf contenente il foglio di registro, di cui poi potrà stampare tutte le copie necessarie. E' importante che ogni farmacia scarichi il proprio foglio visto che lo stesso contiene sotto forma di barcode il codice della farmacia. Per ogni foglio bisogna: 1. OBBLIGATORIO scrivere, nell'apposito spazio in basso, la data del giorno cui fa riferimento 2. CONSIGLIATO numerare a livello mensile ogni foglio e scrivere il numero del foglio in una zona che non interferisca con le fustelle (esempio a sinistra nella parte alta) 3. OBBLIGATORIO applicare le fustelle dei prodotti erogati negli appositi riquadri, il più possibile allineate e non capovolte per facilitarne la lettura ottica. Centri di tariffazione: Attenzione: le farmacie che si avvalgono di centri di tariffazione potrebbero ricevere ulteriori indicazioni o raccomandazioni che dipendono dai metodi di controllo adottati da ogni singolo centro. DTIF215_Registro_Fustelli Pagina 3 di 8

4 3. ISTRUZIONI OPERATIVE Vendita In fase di rilevazione della targa di ogni fustella erogata, sarà preferibile dichiarare il numero del foglio di registro sul quale la fustella viene applicata, anche per facilitare eventuali controlli: Una volta indicato il numero, lo stesso, a parità di terminale, verrà riproposto per le fustelle successive. Il farmacista lo dovrà aggiornare quando cambierà il foglio, indicando il nuovo numero di foglio oppure utilizzando il pulsante "+1" o tasto F5. E' disponibile anche il pulsante "-1" o tasto F6 per indicare un numero precedente. Il numero di foglio di registro attribuito ad ogni singola fustella verrà visualizzato in archivio dati della ricetta elettronica e sarà possibile modificarlo con apposito pulsante presente in dettaglio ricetta: DTIF215_Registro_Fustelli Pagina 4 di 8

5 In caso di rilevazione di una targa già erogata in precedenza, al messaggio emesso dal programma è stata aggiunta l'indicazione del foglio di registro attribuito alla fustella già erogata: Una volta recuperato il codice NRE della prescrizione, il promemoria deve essere ritirato dalla farmacia, senza che siano previsti particolari obblighi di conservazione. DTIF215_Registro_Fustelli Pagina 5 di 8

6 Vendita: controlli giornalieri dei fustelli erogati Al fine di evitare errori o dimenticanze è consigliabile che ogni farmacia effettui giornalmente dei controlli per verificare che il numero dei fustelli erogati corrisponda con il numero dei fustelli applicati ai fogli di registro. E' un primo controllo superficiale ma è chiaro che se i numeri non dovessero corrispondere sicuramente sono stati effettuati degli errori e bisognerà verificare le differenze (vedere in seguito la parte relativa ai controlli di tariffazione). Per effettuare questo controllo è NECESSARIO UTILIZZARE LA FUNZIONE: e cliccare su Totalizza Ven gono mostrati in au to ma tico i to ta li giornalier i, mentr e in coda v en gono riportate an che le suddivis ion e p er ter min a le, per op erator e, o ltre che i dati aggr ega ti p er fo glio di registro: Nel caso in cui ogni operatore utilizzi dei propri fogli di registro potrebbe essere utile per i controlli di fine giornata anche la totalizzazione per "Data - operatore". DTIF215_Registro_Fustelli Pagina 6 di 8

7 Tariffazione: controllo/archiviazione dei promemoria senza fustelli Visto che le fustelle sono da applicare ai fogli di registro, la farmacia non è tenuta a consegnare o conservare i promemoria delle ricette erogate che potranno venire distrutti. E consigliabile, specialmente nei primi mesi del nuovo metodo, conservare i promemoria o tenere una copia elettronica (scansione) visto che potrebbero essere utili per eventuali controlli o correzioni. In caso di utilizzo di un centro di tariffazione è opportuno consegnare al centro anche i promemoria insieme ai fogli di registro. A breve verrà distribuito nelle procedure di tariffazione un apposito tipo ricetta da poter utilizzare per acquisire con e-tar 3 i promemoria prima di distruggerli. La procedura servirà per: memorizzare una copia dei promemoria prima di distruggerli effettuare i seguenti controlli sui promemoria acquisiti: o controllare che non ci siano fustelle applicate ai promemoria o controllare che il promemoria sia stato gestito (presenza di quel NRE nei dati della ricetta elettronica). Le procedure di controllo, descritte precedentemente,sono le solite relative alle correzioni guidate presenti in e-tar 3. Tariffazione ricette elettroniche La tariffazione ufficiale di fine mese dovrà necessariamente essere effettuata importando in tariffazione i dati delle ricette presenti nell'archivio della ricetta elettronica. Quindi a fine mese bisognerà importare in tariffazione le ricette elettroniche tramite la seguente funzione: DTIF215_Registro_Fustelli Pagina 7 di 8

8 4. ALCUNE PRECISAZIONI Articolo 6 della convenzione: Recentemente il sistema SAR è stato aggiornato in modo da recepire anche l erogazione di farmaci in applicazione dell articolo 6 della convenzione ( irreperibilità del farmaco / urgenza assoluta o manifesta ). Alcuni gestionali hanno già previsto questa nuova funzionalità e ne consentono la gestione come ricetta dematerializzata. Qualora ciò non fosse possibile, in caso di necessità la farmacia deve bloccare la ricetta dematerializzata ed effettuare la spedizione gestendo il promemoria come ricetta rossa, ovviamente applicando su di esso i relativi fustelli. Promemoria con un farmaco in convenzionata ed uno in DPC: Gli elenchi dei farmaci in DPC si differenziano a seconda delle varie Aziende USL della regione. La prescrizione di farmaci in DPC su ricetta elettronica è tuttora inibita mediante apposite black list ma può accadere che un cittadino con una ricetta dematerializzata si rechi in una farmacia di un Azienda USL diversa da quella di residenza e che questa abbia incluso il farmaco prescritto negli elenchi della DPC. In questo caso la farmacia deve bloccare la ricetta dematerializzata e gestire il promemoria come se fosse una ricetta rossa, leggendo i codici a barre per l accesso alla WEB DPC. Se, nella medesima condizione, la prescrizione contiene due farmaci dei quali solo uno è in DPC, la farmacia deve erogare il farmaco in assistenza convenzionata applicando il relativo fustello sul registro e chiudere la ricetta dematerializzata. Deve quindi procedere a erogare il farmaco in DPC gestendo il promemoria come una ricetta rossa. Rendicontazione mensile Il registro d elle fu st elle divien e il documento per la rendicontazione e dovrà essere con segn ato all ASL unitamente alla Distinta Contab ile Riepilogativa (DCR) del mese di competenza. Nella DCR verrà in serito l imp orto relativo al totale dei fustelli apposti sul registro, da cu i dovrà essere sottratto l imp orto relativo ai fu stelli delle ricette sospese del mese e aggiunto l importo dei fu stelli dei promemoria sosp esi/chiu si d el mese precedente. SUPPORTO Per ulteriori informazioni è possibile contattare l Assistenza Tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia inviando un attraverso la Toolbar Vega selezionando la voce Helpdesk o all indirizzo mail: supporto.if@vegaspa.it. DTIF215_Registro_Fustelli Pagina 8 di 8