Cos è la Conservazione Sostituiva?

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1 Secondo le disposizioni della normativa vigente, le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione, in quanto documento elettronico, devono essere sottoposte alla procedura di conservazione digitale. Cos è la Conservazione Sostituiva? La Conservazione Sostitutiva è quel processo informatico che consente di conservare documenti in formato digitale garantendone nel tempo la validità legale. Essa presuppone la memorizzazione dei documenti informatici su supporti ottici od altri idonei supporti. Il processo di conservazione terminerà con l apposizione: - della firma digitale del responsabile della conservazione - della marca temporale Chi è il Responsabile della Conservazione? Il Responsabile della conservazione è la persona che si assume la responsabilità della correttezza del processo di conservazione. Può coincidere con il legale rappresentante della ditta o può trattarsi di un soggetto delegato. Cos è la Marca Temporale? La Marca Temporale è il certificato associato ad un documento informatico, che contiene l indicazione di una data ed un orario certo con il quale si firma il documento stesso. Al momento la Gestione Documentale in vostro possesso supporta l applicazione di marche temporali rilasciate da INFOCERT: non sono gestite marche temporali di altri enti certificatori. L acquisto può essere effettuato direttamente dal sito di Infocert. Nello svolgimento delle funzioni della conservazione sostitutiva risulta necessario indicare le credenziali di accesso al sito di Infocert. Condizione fondamentale: aver importato esito fattura PA (accettazione, decorrenza termine, etc..) P a g. 1 14

2 Iter operativo da seguire Conservazione in SPRINGSQL/ESOLVER 1. GESTIONE DOCUMENTALE CONFIGURAZIONE CONFIGURAZIONE DOCUMENTALE IMPOSTAZIONI PER DITTA, richiamare la ditta interessata alla conservazione e nel tab conservazione digitale premere la funzione [+ ABILITA] ed abilitare le tipologie: 6027 Documenti Iva Vendite 6028 Documenti IVA Vendite PA Importati Una volta abilitate le tipologie, entrare in ognuna di esse e nel tab conservazione digitale compilare il campo Attiva dall anno 20XX. P a g. 2 14

3 2. GESTIONE DOCUMENTALE CONFIGURAZIONE CONFIGURAZIONE GENERALE, e configurare i dati relativi alle marche temporali. Indicare le credenziali di accesso al sito di Infocert. Tramite il pulsante [Visualizza marche disponibile] è possibile visualizzare le marche disponbili e, man mano che vengono utilizzate, il totale residuo. NOTA PER UTENTI IN SIR: In questa maschera risulterà presente un ulteriore campo denominato Indirizzo a cui inviare le notifiche per la pubblicazione dei supporti masterizzati: dove è necessario indicare l'indirizzo mail a cui saranno inviate le notifiche di pubblicazione dei supporti masterizzati (file ISO). La mancata imputazione di tale indirizzo blocca la masterizzazione dei supporti. Specifichiamo inoltre che per gli utenti SIR è prevista una particolare procedura con cui le immagini ISO dei supporti sono rese disponibili per la successiva masterizzazione. Quando viene completata la creazione dell'immagine ISO, viene attivata una procedura che rende disponibile il download di tale immagine. A procedura completata, l'utente riceve una mail con le istruzioni per eseguire il download (l'indirizzo cui viene inviata la comunicazione circa la disponibilità delle immagine del supporto è definita nei "Parametri Operativi", alla sezione "Conservazione Digitale"). Il supporto resta disponibile per il download per 15 giorni, dopo i quali viene rimosso. Nella funzione "Supporto masterizzati" richiamabile da CONSERVAZIONE DIGITALE SUPPORTI MASTERIZZATI è possibile consultare lo stato di avanzamento del processo di download. P a g. 3 14

4 3. GESTIONE DOCUMENTALE CONFIGURAZIONE CONFIGURAZIONE CONSERVAZIONE DIGITALE Per identificare Organizzazione Responsabile (e se presente Delegato) Utente, dati necessari per la produzione della distinta di conservazione. L'anagrafica dei responsabili/delegati è necessaria per poter apporre la firma digitare che chiude il processo di conservazione. Premendo il tasto Nuovo, se presente già una configurazione, verrà proposta la Derviazione dati, altrimenti procedere con la conifgurazione. Il tab Utenti dovrà essere comunque integrato manualmente. (Riportiamo di seguito esempio di compilazione) In caso di studio indicare come responsabile la persona fisica e come Organizzazione lo Studio ORGANIZZAZIONE DEL SOGGETTO PRODUTTORE: Studio o Azienda RESPONSABILE: il soggetto responsabile dell'insieme delle attività elencate nell'art. 7, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013). P a g. 4 14

5 DELEGATI: potranno altresì essere riportati i soggetti ai quali il Responsabile della conservazione delega i principali compiti operativi. UTENTI: indicare l'utente/i produttore preposto al caricamento ed alla consultazione dei documenti inviati al sistema di conservazione che sarà presente nella distinta di conservazione. P a g. 5 14

6 Data nomina: indica la data da cui è stato nominato il responsabile o il delegato della conservazione. Tale data deve sempre essere indicata (automaticamente il programma riporta la data di sistema che può essere modificata). 4. GESTIONE DOCUMENTALE GESTIONE TABELLE MODELLI DOCUMENTO. Copiare dai modelli standard Sistemi i modelli che nei punti successivi saranno personalizzati. Se siete già in possesso di un manuale della conservazione con versione precedente, (es. chi ha iniziato a conservare fatture PA anno 2015), è necessario prevedere un altra versione del modello che includa le novità normative. - Premere il tasto freccia accanto a NUOVO COPIA MODELLI DA STANDARD - Selezionare il raccoglitore MANUALI DELLA CONSERVAZIONE e flaggare il manuale proposto premendo poi il tasto AVVIA - Cliccare su ASSEGNA NUOVO NOME ed indicare Nuovo Manuale della Conservazione e sulla videata successiva premere SALVA. P a g. 6 14

7 5. GESTIONE DOCUMENTALE CONSERVAZIONE DIGITALE MANUALI DELLA CONSERVAZIONE. Creare il manuale della conservazione, facendo la copia dal modello standard. Se trattasi di una nuova versione del manuale (vedi punto 4), premere il tasto NUOVO, ed indicare sul campo MODELLO DOCUMENTO, il modello precedentemente creato. (Nuovo manuale della Conservazione). Dovrà essere indicata come data 01/01/2016. P a g. 7 14

8 Il campo VERSIONE MANUALE, verrà incrementato automaticamente dal programma. (Cambiare nella prima pagina la data e compilare i campi evidenziati in giallo). Creare il pdf e firmare il documento. 6. GESTIONE DOCUMENTALE CONSERVAZIONE DIGITALE DOCUMENTI (ex-documenti DEL SOGGETTO CONSERVATORE) Qui è possibile creare i documenti, che possono essere conservati digitatalmente, con lo stesso metodo del Manuale di Conservazione copiandoli quindi dal modello standard. I documenti generati richiedono la creazione del pdf e successiva firma. Nel Mandato di affidamento, è presente anche la firma autografa del cliente. Questa procedura è da fare per Delega Nomina - Prospetto P a g. 8 14

9 La firma sui documenti può essere DIGITALE, AUTOGRAFA o GRAFOMETRICA. Per la FIRMA AUTOGRAFA dove quindi è necessario stampare il PDF (è possibile stamparlo direttamente da GDOC, o copiarlo in cartella oppure inviando il file via mail direttamente al cliente). Dopo aver ottenuto la copia cartacea con la firma del cliente bisognerà riacquisirla in GDOC con la funzione ACQUISISCI DOCUMENTI CON FIRMA AUTOGRAFA presente nel tasto funzione Dettaglio - "Gestione Firma" TUTTI I DOCUMENTI, COMPRESO IL MANUALE DI CONSERVAZIONE DEVONO ESSERE ANCHE FIRMATI DIGITALMENTE. La firma può essere apposta sul documento richiamando il DETTAGLIO DEL DOCUMENTO creato ed utilizzando le funzionalità presenti nel tasto funzione "Gestione Firma". 7. GESTIONE DOCUMENTALE CONSERVAZIONE DIGITALE DISTINTE DI CONSERVAZIONE. Impostare l ANNO effettivo di competenza in cui sono state gestite le fatture elettroniche da conservare. Se non è presente nessun ANNO creare un NUOVO ANNO e di seguito creare la distinta di conservazione. (es. se siamo nel 2015 e deve essere fatta l archiviazione delle fatture PA inviate nel 2014, l anno da indicare sarà il 2014) Riportiamo di seguito una specifica riguardo al campo Tipo proprietario per identificare di chi stiamo parlando (Estratto del manuale applicativo Sistemi sulla Gestione documentale, capitolo Raccordo tra proprietà documenti e titolarità di firma ). P a g. 9 14

10 Confermando accederete al tab Documenti e tramite il tasto [ + INSERISCI], è possibile effettuare AVVIA RICERCA, dove verranno proposte le fatture e/o i documenti da conservare: Nel caso sia attiva l archiviazione per tutti i documenti, è possibile selezionare il solo registro delle fatture PA Nota bene: qualora le fatture o allegati non firmati, verrà emesso uno specifico warning che indicherà che prima di proseguire è necessario apporre la firma sui documenti interessati. E necessario selezionare la riga interessata e premere il pulsante [FIRMA]. Specifichiamo comunque che nella voce successiva, Pacchetti di versamento viene eseguito un controllo d idoneità dei documenti e se risulta qualche anomalia, viene segnalata dalla procedura che non permette di proseguire. P a g

11 Confermando si passerà al PACCHETTO DI VERSAMENTO dove, è necessario indicare il tipo di supporto utilizzato per masterizzare ed avviare la funzione di INVIA IN CONSERVAZIONE. In questa fase viene effettuato dal programma un controllo sulla conformità dei documenti messi in conservazione. Se non si manifesta alcuna anomalia, è possibile proseguire, altrimenti è necessario cliccare sulla voce ANOMALIE per prendere visione delle stesse. Salvando verrà richiesto di apporre la firma. In questa fase, per ciascun pacchetto di versamento, viene generato un rapporto di versamento (vale a dire un file XML), in cui sono elencati i documenti del pacchetto, con relativa impronta di hash (ovvero una sequenza di simboli binari che garantisce l'univocità del documento). Con l'invio in conservazione si ottiene il "blocco" dei documenti riferiti alla distinta. La distinta di conservazione è creata, ed ora è possibile effettuare la conservazione su supporto magnetico (cd, dvd..) Proseguire con la funzione successiva PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE, dove è necessario effettuare la parte finale della conservazione premendo il pulsante CONSERVA DISTINTA. Il processo di Conservazione Digitale si chiude quindi con l'apposizione della firma del Responsabile della Conservazione e della Marca Temporale sull'indice del pacchetto di archiviazione. P a g

12 La funzione RIPORTA IN CREAZIONE, permette di cancellare il Pacchetto di Archiviazione ed il Pacchetto di Versamento creati. Questa funzione viene effettuata solitamente quando è necessario apportare modifiche alla Distinta di Conservazione effettuata. (Esempio: modifica dei documenti inclusi ) Con quest ultima operazione la distinta assume lo stato di Conservata. P a g

13 questo punto rimane solo di effettuare la masterizzazione del cd dalla voce SUPPORTI. E necessario indicare una descrizione, che può riportare la dicitura desiderata (es. FATTURA PA 2014 DITTA BIANCHI ANTONIO) l campo descrizione può riportare la dicitura desiderata (es. FATTURA PA 2014 DITTA BIANCHI ANTONIO) Focus tecnico sulla visualizzazione del supporto masterizzato Entrando in visualizzazione del contenuto del cd appena masterizzato appariranno tutti i files necessari alla conservazione sostitutiva. Qui è possible richiamare il file CONSULTAZIONE DOCUMENTI.HTA, funzione riepilogativa della distinta di conservazione, contenente tutti di documenti conservati. P a g

14 8. GESTIONE DOCUMENTALE CONSERVAZIONE - DISTINTA DI CONSERVAZIONE DEL SOGGETTO CONSERVATORE Il documento che il soggetto conservatore è chiamato a predisporre ai fini del servizio di conservazione digitale (Manuale della conservazione) nonché i documenti prodotti dal sistema di conservazione (rapporti di versamento) devono essere conservati. Tutti i documenti devono essere raggruppati in una distinta di conservazione. La funzione "Distinte di conservazione soggetto conservatore" recupera e conserva: tutti i rapporti di versamento prodotti dal sistema di conservazione "in house", compresi i rapporti di versamento generati dalle distinte di conservazione LUL durante il corso dell'anno il Manuale della conservazione Creare la distinta di conservazione tramite il pulsante [ + NUOVO]. I documenti che dovranno essere inclusi in tale distinta verranno recuperati automaticamente. Procedere alla conservazione digitale seguendo le indicazione al punto 7. L iter operativo per la conservazione sostitutiva termina qui! P a g