TaleteWeb Sistema di Gestione Integrato

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1 TaleteWeb Sistema di Gestione Integrato Piano Integrato per il Miglioramento dell Organizzazione (PIMO) Manuale d uso 1 rev

2 Sommario Per accedere all applicazione... 5 La home page dell applicazione... 6 Come gestire gli elementi di una maschera... 7 Impostazioni generali e funzionalità trasversali... 9 Menù ANAGRAFICHE Clienti Registrazione di un nuovo cliente Lavoratori Registrazione di un nuovo dipendente/collaboratore Fornitori Registrazione di un nuovo fornitore Funzioni Macchine Registrazione di un nuovo cespite Processi Prodotti Registrazione di un nuovo prodotto Mansioni Permessi Gestione dei profili Autorizzazioni dei profili Impostazioni dell applicazione Menù DIREZIONE Riunioni Gestione Riunione Programmazione Riunione registrazione Riunione reporting Liste di distribuzione Mail alle liste di distribuzione Grandezze Inserimento delle grandezze con ricalcolo manuale rev

3 Inserimento delle grandezze con ricalcolo automatico Formule Obiettivi Schede indicatori Inserimento rapido del cruscotto aziendale mediante modello di Excel Utilizzo del Cruscotto Aziendale nelle Aziende multi-organizzazione Riesame della Direzione Programmazione Dati d ingresso Valutazione Analisi Dati di uscita Piano Integrato di Miglioramento dell organizzazione (PIMO) Valutazione degli elementi d ingresso (A1) Analisi/Riesame (A2) Il coinvolgimento e l integrazione Piano miglioramento (A3) L individuazione delle priorità Notifiche e Report Menù REALIZZAZIONE Qualifica fornitori Adempimenti Gestione Progetti Procedura per la gestione dei progetti Procedura per la convocazione delle riunioni del gruppo Procedura per la gestione delle attività di un progetto Procedura per la gestione delle notifiche di un progetto Scadenziario Agenda Menù MONITORAGGIO Reclami Gestione non conformità Rilevazione non conformità Gestione non conformità Chiusura non conformità Report non conformità rev

4 Azioni correttive - preventive Azione richiesta Azioni Indagine Azioni Interventi Azione verifica efficacia e costi Audit Pianifica audit Rapporto audit Misurazione processi Progettazione Inserimento Customer satisfaction Progettazione Inserimento Reporting rev

5 Per accedere all applicazione Da qualsiasi browser (consigliati Firefox o Crome) digitare l indirizzo fornito dall amministratore di sistema (es. per accedere al sistema informatico TaleteWeb. Per accedere all applicazione Sistema di Gestione Integrato (SGI), dopo essersi autenticati (inserendo negli appositi campi username e password forniti dall amministratore di sistema), cliccare sull icona che viene visualizzata nell area: Le mie applicazioni. In quest area vengono visualizzate esclusivamente le applicazioni acquistate dall organizzazione per le quali l utente ha le autorizzazioni. Argomenti correlati Come effettuare il login alla piattaforma Altre impostazioni generali 5 rev

6 La home page dell applicazione Area dei menù Area dello scadenziario Area di accesso rapido ai reports 6 rev

7 Come gestire gli elementi di una maschera Riportiamo qui un esempio per utilizzare l interfaccia grafica per gestire gli elementi e i relativi dati di una maschera del sistema informatico TaleteWeb; utilizziamo l interfaccia dell anagrafica Prodotti come esempio, ma le stesse istruzioni valgono in generale per tutte le maschere Cliccando nell elenco a tendina Articolo prodotto finito, è possibile ricercare l elemento (in questo caso dell esempio un prodotto finito) presente in anagrafica semplicemente digitando parte del nome dell elemento che si vuole visualizzare; ad esempio cliccando tale il sistema seleziona tutti gli elementi che contengono le lettere digitate; cliccando sul nome viene visualizzata la maschera intreressata con i relativi dati: Possiamo anche visualizzare l elenco degli elementi già presenti in anagrafica, cliccando da successivamente su, ottenendo la seguente interfaccia: e 7 rev

8 Per accedere alla maschera con i dati di un elemento basta semplicemente cliccare sul nome desiderato. Si veda anche l Istruzione delle funzionalità trasversali: Come Gestire i Report Elenchi. Per registrare i dati, relativi ad un nuovo elemento, cliccare sul pulsante, in questo esempio, si accede alla maschera vuota dove è possibile registrare i dati relativi a questo elemento. Completata la registrazione dei dati in nuovo elemnto o modifica elemento esistente, ricordati sempre di cliccare sul pulsante. attenzione se non si clicca sul pulsante Salva le modifiche tutte le registrazione fatte andranno perse L utente autorizzato può eliminare un elemento semplicemente selezionandolo e cliccando sul pulsante E possibile registrare grandi quantità di elementi utilizzando il sistema di importazione di TaleteWeb, attraverso fogli elettronici di Excel; si veda l istruzione delle funzionalità trasversali: Come importare i dati mediante fogli di Excel. Sull interfaccia standard per la gestione degli elementi di una qualsiasi maschera è presente molte volte il pulsante registro modifiche. Cliccando su questo pulsante, l utente autorizzato, può visualizzare la cronologia di chi ha fatto cosa sulla singola maschera. Selezionare l utente dall elenco a tendina, selezionare l intervallo di date e quindi cliccare su Applica filtri In questo esempio l utente selezionato nel periodo indicato non ha effettuato nessu accesso alla maschera interessata ne il lettura ne in modifica. Questa funzionalità è indispensabile per consentire all amministratore di sistema di controllare l operato degli utenti e tracciare eventuali responsabili di erorri o operazioni sbagliate. 8 rev

9 Impostazioni generali e funzionalità trasversali Per le configurazione e le impostazioni generali del sistema informatico TaleteWeb e per le funzionalità trasversali a tutte le applicazioni si veda il Manuale d uso Funzionalità trasversali e configurazioni generali 9 rev

10 Menù ANAGRAFICHE Per utilizzare tutte le funzionalità dell applicazione è indispensabile, nella fase di configurazione iniziale del sistema, popolare le tabelle relative alle anagrafiche di base. Questa operazione può essere fatta sia caricando un elemento per volta, sia utilizzando i modelli di Excel per importare grandi quantità di dati; vedi anche l istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel Clienti Dove il contratto di fornitura lo prevede, il porting dei dati può essere effettuato mediante acquisizione informatica da altri database o mediante sistemi di comunicazione sincrona con altre piattaforme, già esistenti nell azienda cliente, che gestiscono gerarchicamente i dati richiesti Per il funzionamento dell applicazione è necessario popolare la tabella Clienti con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei Clienti, può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Vedi anche l istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel Dal menù Anagrafiche cliccando su Clienti si accede alla seguente interfaccia: 1. Per selezionare un Cliente già presente in anagrafica clicca sulla finestra a tendina Seleziona il cliente e digita alcune lettere contenute nel nome del cliente desiderato, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuato seleziona il cliente. Puoi eseguire la ricerca anche digitando il codice del cliente, se lo ricordi. 2. Per inserire una nuovo cliente cliccare sul pulsante Nuovo cliente. 3. Per accedere all elenco dei clienti registrati in anagrafica cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco Argomenti correlati Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i Report/Elenchi Registrazione di un nuovo cliente La maschera clienti è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto la maggior parte dei dati non sono richiesti per il funzionamento dell applicazione Sistema di gestione per la qualità. 1. Clicca sul pulsante Nuovo cliente 2. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate clicca sul pulsante Salva le modifiche; 10 rev

11 Attenzione: se non si completa l operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde salvataggio effettuato 3. Per eliminare del tutto un cliente clicca sul pulsante Elimina; Attenzione: un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando 4. Digita il nome del cliente, l eventuale codice e gli altri dati disponibili; è obbligatorio solo il nome. 5. Selezionare se eventualmente disponibili, dalle apposite finestre a tendina, l Utente TaleteWeb associato al cliente e l organizzazione (solo nel caso di utilizzo in modalità multi-organizzazione). Lavoratori Per il funzionamento dell applicazione è necessario popolare la tabella dipendenti e collaboratori con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei dipendenti/collaboratori, può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Vedi anche l istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel Dal menù anagrafiche cliccando su Lavoratori si accede alla seguente interfaccia: 1. Per selezionare un dipendente/collaboratore già presente in anagrafica cliccare sulla finestra a tendina Seleziona il lavoratore e digitare alcune lettere contenute nel cognome-nome della risorsa desiderata, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuata selezionare il dipendente/collaboratore. 2. Per inserire una nuovo dipendente/collaboratore cliccare sul pulsante Nuovo lavoratore 3. Per accedere all elenco dei dipendenti/collaboratori registrati in anagrafica cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco lavoratori Argomenti correlati Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i Report/Elenchi Registrazione di un nuovo dipendente/collaboratore La maschera dipendenti/collaboratori è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto la maggior parte dei dati non sono richiesti per il funzionamento dell applicazione Rischio Clinico. 4. Cliccare sul pulsante Nuovo lavoratore 5. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate cliccare sul pulsante Salva le modifiche; attenzione se non si completa l operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde salvataggio effettuato 6. Per eliminare del tutto un dipendente/collaboratore cliccare sul pulsante Elimina; attenzione un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando 11 rev

12 Digitare nell apposito campo il cognome ed il nome e la data di nascita del dipendente/collaboratore 7. Nella scheda Dati anagrafici digitare il numero di matricola e l indirizzo se disponibile 8. Selezionare dalle apposite finestre a tendina l Utente TaleteWeb associato al dipendente collaboratore e l unità operativa di appartenenza. Tutti gli altri campi della maschera non sono necessari Mansioni svolte Dalla maschera Lavoratori è possibile visualizzare e gestire le mansioni svolte dal lavoratore. La tabella mostra le mansioni svolte dal lavoratore, con relative date di inizio e fine, e l eventuale indicazione del luogo di lavoro. Nel caso di limitazioni allo svolgimento della mansione, determinate ad esempio. Si può aggiungere una mansione compilando i campi che compaiono dopo la tabella e premendo Salva. Mansione, Luogo e attività escluse sono collegati a cascata: selezionando una mansione, compaiono i luoghi in cui si svolge la mansione, e le attività previste per la mansione (con la possibilità di selezionare quelle escluse). Corsi di formazione Direttamente dalla maschera Lavoratori è anche possibile inserire e visualizzare i corsi di formazione effettuati. Nella tabella compaiono sia gli eventi formativi a cui ha partecipato il lavoratore, sia l eventuale formazione pregressa, per la quale non viene memorizzato un evento formativo ma solo la tipologia di corso e la data. L inserimento di un nuovo corso si effettua premendo Inserisci nuovo evento formativo pregresso. È sufficiente specificare il tipo di corso, la data, i crediti e le altre informazioni, e premere Inserisci. Fornitori Per il funzionamento dell applicazione è necessario popolare la tabella Fornitori con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei Fornitori, può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. vedi anche l istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel Dal menù Anagrafiche cliccando su Fornitori si accede alla seguente interfaccia: 1. Per selezionare un Fornitore già presente in anagrafica clicca sulla finestra a tendina Seleziona il fornitore e digita alcune lettere contenute nel nome del fornitore desiderato, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuato seleziona il fornitore. Puoi eseguire la ricerca anche digitando il codice del fornitore, se lo ricordi. 2. Per inserire una nuovo fornitore clicca sul pulsante Nuovo fornitore. 12 rev

13 3. Per accedere all elenco dei fornitori registrati in anagrafica clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco Argomenti correlati Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i Report/Elenchi Registrazione di un nuovo fornitore La maschera fornitori è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto alcuni dati non sono richiesti per il funzionamento dell applicazione Sistema di gestione per la qualità. 4. Clicca sul pulsante Nuovo fornitore 5. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate clicca sul pulsante Salva; Attenzione: se non si completa l operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde salvataggio effettuato 6. Per eliminare del tutto un fornitore clicca sul pulsante Elimina; Attenzione: un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando 7. Digita la Ragione sociale (campo obbligatorio contraddistinto con *), la partita IVA e/o il codice fiscale. 8. Selezionare la scheda Dati anagrafici e compila i campi con i dati disponibili. Se il fornitore è un utente TaleteWeb dell organizzazione selezionalo dall elenco a tendina Utente TaleteWeb. I dati nelle schede Sicurezza e Attività svolte sono relativi all applicazione SGSL e quindi non sono obbligatori. Funzioni Dal menù anagrafiche, cliccando sulla voce funzioni, si accede all applicazione che ci consente di gestire una nuova funzione o ricercare per modificare una funzione organizzativa già registarta. Per registrate una nuova funzione organizzativa, l utente autorizzato, clicca sul pulsante Nuova Funzione e si apre la maschera organizzata in tre schede. Non tutti i campi sono obbligatori, per alcune applicazioni occorrerà registrate solo il nome della funzione e il responsabile associato alla funzione. Una volta salvata la modifica o l inserimento apportato con il tasto Salva le modifiche, si può ora e solo dopo il savataggio avvenuto, associare una risorsa responsabile alla funzione inserita cliccando sul pulsante + della dicitura Inserisci nuovo responsabile; questa interfaccia ci consente di selezionare la risorsa dall anagrafica dei lavoratori. È molto importante registrare la data di decorrenza dell assegnazione della risorsa a responsabile di quella funzione organizzativa (nel campo dal). Vedremo che queste informazioni sono fondamentali per associare tutte le attività fatte dal Responsabile della funzione dalla data di decorenza, sarà altresì importante definire la data di cessazione della risorsa dalla funzione organizzativa in questione (nel campo al). Si clicca quindi, inseriti tutti i campi, nel pulsante Inserisci. 13 rev

14 Il sistema da questo momento, per tutte le applicazioni, che condivideranno queste informazioni, associerà quel responsabile (e solo quello inserito) di quella funzione organizzativa la risorsa associata. Altre informazioni che possiamo registrare nella maschera anagrafica Funzioni sono le indicazioni sul tipo di funzione, selezionare dall elenco a tendina il Titolo di studio rischiesto per la funzione, eventuali specializzazioni, l inquadramento contrattuale previsto, una breve descizione delle esperienze lavorative richieste e una breve descrizione complessiva della funzione. Queste informazioni aggiuntive sono molto utili ma non indispensabili. Possiamo anche in questa maschera utilizzare il metodo Upload dei documenti e quindi allegare all anagrafica funzione documenti esplicativi della stessa. Cliccare sempre, finita la compilazione sul pulsante Salva le modifiche. Per eliminare invece una funzione organizzativa già esistente basta selezionarla e cliccare sul pulsante Elimina. Quest ultima operazione, chiaramente, può farla soltanto l amministratore o l utente master autorizzato dall amministartore. È possibile inoltre, come per le altre anagrafiche, visualizzare il Report delle funzioni, cliccando il pulsante Report e successivamente su elenco funzioni, si accede direttamente al tipico report del sistema Taleteweb. Anche in questo caso è possibile effettuare il popolamento dell anagrafica attraverso un modello per l importazione fatto con un file in Excell. Macchine Per il funzionamento dell applicazione è necessario popolare la tabella Macchine con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei cespiti (macchinari, attrezzature, apparecchiature, impianti, strumenti di misura ecc.), può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Vedi anche l istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel Dal menù Anagrafiche cliccando su Macchine si accede alla seguente interfaccia: 1. Per selezionare un cespite presente in anagrafica clicca sulla finestra a tendina Seleziona macchina o attrezzatura e digita alcune lettere contenute nel nome del cespite desiderato, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuato seleziona il cespite. Puoi eseguire la ricerca anche digitando il codice del cespite, se lo ricordi. 2. Per inserire una nuovo cespite clicca sul pulsante Nuova macchina. 3. Per accedere all elenco dei cespiti registrati in anagrafica clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco 14 rev

15 Argomenti correlati Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i Report/Elenchi Registrazione di un nuovo cespite La maschera Macchine è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto alcuni dati non sono richiesti per il funzionamento dell applicazione Sistema di gestione per la qualità. 4. Clicca sul pulsante Nuova macchina 5. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate clicca sul pulsante Salva le modifiche; Attenzione: se non si completa l operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde salvataggio effettuato 6. Per eliminare del tutto un cespite clicca sul pulsante Elimina; Attenzione: un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando 7. Digita il nome del cespite nel campo Descrizione e clicca sul pulsante. 8. Nella scheda Generale, registra tutti i dati del cespite disponibili, in particolare puoi caricare attraverso il controllo per l upload dei file tutti i documenti riguardanti il cespite quali manuali d uso, contratto di manutenzione, istruzioni di manutenzione, attestati di collaudo ecc., al fine di renderli immediatamente rintracciabili e disponibili a tutto il personale interessato; vedi anche l istruzione Come eseguire l upload e il download di un file 9. Le schede Costo orario e Componenti servono prevalentemente per altre applicazioni. 10. La scheda Contratti di manutenzione è utilizzata per registrare tutti i contratti di manutenzione in Processi essere per il cespite; seleziona la scheda Contratti di manutenzione clicca sul simbolo, compila quindi i campi e alla fine clicca sul pulsante Inserisci; ripeti l operazione per altri contratti L anagrafica dei processi è molto importante in quanto è condivisa da diverse applicazioni del sistema informatico TaleteWeb seguendo la logica conforme alla norma internazionale ISO 9001:2008. Si accede a questa applicazione dal Menù Anagrafiche, cliccando sulla voce di menù Processi. Si accede così ad una interfaccia diversa dalle altre anagrafiche, in quanto presente sulla sinistra un navigatore e sulla destra la maschera per la registrazione dei dati e delle informazioni. Per registrare un nuovo processo, digitiamo la Descrizione Processo, associamo un Codice e associare l Owner (il proprietario del processo). Possiamo categorizzare i processi assegnando un Tipo. Questa configurazione la può fare l utente cliccando sul testo Tipo, può caricare altre configurazioni. Possiamo associare al processo un sistema di gestione di riferimento spuntando sulle checklist proposte. Cliccando al termine sul pulsante Salva le modifiche, a sinistra viene generato un albero dei processi; possiamo associare ad un processo o ad un sottoprocesso una sequenza logica di attività cliccando sul pulsante + aggiungi attività. 15 rev

16 Si redige quindi il nome dell attività, associando un responsabile, infine si clicca il pulsante Inserisci. Allo stesso modo possiamo inserire altre attività, come possiamo eliminare un attività già presente cliccando sulla X (simbolo cancella) o andare a modificare un attività precedentemente inserita. Possiamo infine associare al processo documenti correlati. Ovviamente documenti che abbiamo caricato e che gestiamo nel repositori dell applicazione gestione documenti di TaleteWeb. Per far ciò si clicca sul pulsante + aggiungi documento e lo si seleziona dall elenco a tendina, cliccando sul pulsante Inserisci, per salvare l inserimento. Terminate le operazioni di registrazione si clicca sul pulsante Salva le modifiche sulla sinistra. Per inserire un nuovo processo cliccare sul pulsante Nuovo processo; così come lo si può eliminare evidenziandolo e cliccando successivamente sul pulsante Elimina. Possiamo infine aggiungere ad un processo un nuovo sottoprocesso; si seleziona il processo di riferimento (processo madre), facendolo apparire di colore azzurro, e si va a cliccare sul pulsante Nuovo Sottoprocesso. Si visualizza subito dall albero a sinistra lo scheda dei processi che si va a creare. Il sotto processo si gestisce con le stesse modalità della creazione del processo. Anche per questa anagrafica è possibile visualizzare il report elenco con tutte le informazioni inserite, e una scheda processo, singola, con tutti i dati e le informazioni riassuntive. Prodotti Per il funzionamento dell applicazione è necessario popolare la tabella Prodotti con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei Prodotti, può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Vedi anche l istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel Dal menù Anagrafiche cliccando su Prodotti si accede alla seguente interfaccia: 1. Per selezionare un Prodotto già presente in anagrafica clicca sulla finestra a tendina Seleziona il prodotto finito e digita alcune lettere contenute nel nome del prodotto desiderato, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuato seleziona il prodotto. 2. Per inserire una nuovo prodotto clicca sul pulsante Nuovo prodotto. 3. Per accedere all elenco dei prodotti registrati in anagrafica cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco Argomenti correlati Come importare i dati mediante foglio di Excel 16 rev

17 Come operare con i Report/Elenchi Registrazione di un nuovo prodotto La maschera Prodotti è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto la maggior parte dei dati non sono richiesti per il funzionamento dell applicazione Sistema di gestione per la qualità. 4. Clicca sul pulsante Nuovo prodotto 5. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate clicca sul pulsante Salva le modifiche; Attenzione: se non si completa l operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde salvataggio effettuato 6. Per eliminare del tutto un prodotto clicca sul pulsante Elimina; Attenzione: un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando 7. Digita il nome del prodotto, l eventuale codice e gli altri dati disponibili; è obbligatorio solo il nome. 8. Si possono caricare attraverso il controllo per l upload dei file tutti i documenti riguardanti il prodotto quali specifiche tecniche, brochure, immagini, ecc., al fine di renderli immediatamente rintracciabili e disponibili a tutto il personale interessato; vedi anche l istruzione Come eseguire l upload e il download di un file. 9. Selezionare se eventualmente disponibili, dalle apposite finestre a tendina, l Utente TaleteWeb associato al cliente e l organizzazione (solo nel caso di utilizzo in modalità multi-organizzazione). Mansioni Gli utenti master autorizzati, in sede di configurazione iniziale o di manutenzione delle anagrafiche in seguito a modifiche, possono caricare l anagrafica delle Mansioni in modalità manuale o attraverso modelli di Excel. Vediamo come caricare le Mansioni in modo manuale: dal menù Anagrafiche cliccare su Mansioni: Selezionare dall elenco a tendina una mansione già esistente per modificarla, oppure cliccare su Nuova mansione per registrarne una nuova. Clicchiamo su Nuova mansione; si apre la seguente interfaccia: 17 rev

18 Dopo aver digitato codice e nome della mansione, nella scheda Sede e descrizione riportare una breve descrizione della mansione e allegare eventuali documenti quali job description ecc. Nella scheda Attività inserire le attività principali svolte dalla mansione. Nella scheda Competenze inserire la mappa delle competenze della mansione con il livello atteso. Per il funzionamento dell applicazione Gestione Rischio Clinico basta registrare il semplice elenco delle mansioni. Argomenti correlati Come gestire gli elementi di una maschera Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i Report/Elenco Permessi Gli utenti devono essere autorizzati per accedere alle singole maschere dell applicazione. I permessi possono essere dati, dall amministratore di sistema, anche attraverso le configurazioni generali e in modo trasversale a più applicazioni utilizzate dall organizzazione (si consulti a tale riguardo il Manuale d uso Funzionalità trasversali e configurazioni generali). I permessi possono essere dati anche direttamente dalla singola applicazione dalle funzioni che hanno il permesso dall amministratore del sistema per eseguire queste configurazioni. Dal menù Anagrafiche clicca su Permessi; 18 rev

19 Selezionare l utente Dal menù a tendina Utente selezionare l utente interessato; viene visualizzata una struttura ad albero dove i nodi corrispondono alle singole voci del menù dell applicazione. Espandere il nodo interessato fino alle singole maschere e quindi spuntare il quadratino corrispondente alla maschera per la quale si vuole dare all utente selezionato il permesso di accesso. Clicca per espandere Spunta per selezionare E possibile che l utente sia associato ad un profilo al quale sono stati già assegnati dei permessi; se si vogliono evidenziare i permessi ereditati dai profili spuntare il quadratino come mostrato nella figura seguente (si veda l istruzione Autorizzazioni profili). Gestione dei profili I profili nel sistema informatico TaleteWeb vengono utilizzati per assegnare autorizzazioni e permessi a gruppi omogenei di utenti velocizzando quindi notevolmente il processo autorizzativo in strutture molto complesse con un numero consistente di utenti. Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni selezionare Profili; ; dal menù IMPOSTAZIONI 19 rev

20 Cliccare sul pulsante Nuovo per creare un nuovo profilo, oppure dalla finestra a tendina selezionare un profilo già esistente per modificarlo; se si vuole visualizzare l elenco dei profili caricati cliccare su Report e quindi su Elenco. Nella casella di testo Nome digitare il nome del profilo desiderato (ad es. infermieri) e quindi cliccare sul pulsante Salva. Attenzione i profili non necessariamente corrispondono alle mansioni o alle qualifiche e vengono utilizzati solo per creare gruppi omogenei di utenti con medesimi permessi. Per aggiungere utenti ai profili si può procedere manualmente: cliccare sul simbolo ; selezionare l utente interessato e quindi cliccare su Inserisci. E possibile aggiungere utenti ad un profilo utilizzando un modello di Excel per l importazione rapida: dal menù Report cliccare su Elenco; alla fine dell elenco è riportato il controllo seguente per l esportazione/importazione rapida di dati mediante foglio di Excel. Si veda a tale proposito l istruzione trasversale: Come importare i dati mediante foglio di Excel. Autorizzazioni dei profili E possibile a questo punto dare i medesimi permessi a tutti gli utenti associati ad un profilo velocizzando notevolmente l operazione. Dalla maschera iniziale del menù Permessi clicca la scheda Autorizzazione Profili; ripetere le stesse operazioni dell istruzione Autorizzazioni utenti. Impostazioni dell applicazione Il menù Impostazioni si compone di diverse schede essenziali per le configurazioni e impostazioni generali dell applicazione: Dal menù Anagrafiche seleziona Impostazioni Scheda Dati aziendali Seleziona la scheda Dati aziendali: 20 rev

21 Inserisci i dati anagrafici dell azienda; i dati saranno utilizzati per formattare i diversi Report generati dall applicazione; se si utilizzano altre applicazioni questi dati saranno condivisi. Scheda Dati di ingresso Attraverso questa scheda puoi impostare l elenco dei dati d ingresso per il riesame della direzione e il PIMO Puoi inserire i dati d ingresso manualmente; clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome di un elemento d ingresso e quindi clicca su Inserisci per validare il dato. Puoi inserire in maniera massiva i dati d ingresso mediante modello di Excel. Clicca su Scarica il modello per l importazione, salvalo sul tuo computer (consigliato sul desk top). Inserisci tutti i dati e quindi clicca su Sfoglia ricerca il file selezionalo e clicca su Importa. Puoi esportare l elenco dati d ingresso in vari formati; clicca sulle icone del formato in cui vuoi esportare l elenco. Scheda Dati di uscita Attraverso questa scheda puoi impostare l elenco dei dati di uscita dal riesame della direzione; le modalità solo le stesse dei dati d ingresso. Scheda Categoria documenti Questa scheda ti consente di configurare una categorizzazione per archiviare i documenti; le modalità di inserimento delle categorie dei documenti sono le stesse di quelle viste per le schede precedenti. 21 rev

22 Scheda referenti non conformità Attraverso questa scheda puoi configurare i referenti non conformità ossia i lavoratori ai quali vengono inviate automaticamente le notifiche di rilevazioni non conformità. Clicca su Inserisci nuovo lavoratore, seleziona dall elenco il lavoratore e quindi clicca su Inserisci Scheda referenti qualità Attraverso questa scheda vengono configurati i referenti qualità che hanno accesso a tutti i dati del sistema qualità; Clicca su Inserisci nuovo lavoratore, seleziona dall elenco il lavoratore e quindi clicca su Inserisci Scheda Importa elenchi Questa scheda consente di configurare molte sotto-anagrafiche aperte, delle diverse procedure, attraverso contenuti standard configurati dai consulenti analisti del sistema TaleteWeb; queste librerie vengono aggiornate continuamente. L organizzazione può importare i contenuti suggeriti e modificarli e/o integrarli. Le sotto-anagrafiche aperte sono i contenuti degli elenchi a tendina presenti in molte maschere configurabili direttamente dagli utenti Dall elenco a tendina Elenchi di nomi importabili dalla libreria seleziona la sotto-anagrafica interessata e quindi clicca sul pulsante Importa l elenco selezionato Ad esempio supponiamo si voglia popolare l elenco dei Tipi di reclamo: Seleziona l elemento e clicca Importa l elenco selezionato; nella maschera Reclami l elenco Tipologia reclamo risulterà popolato con gli elementi di libreria Cliccando sull etichetta Tipologia reclamo puoi modificare o integrare l elenco 22 rev

23 Scheda Testi Suggeriti Questa scheda consente di configurare i testi suggeriti per le sintesi e i giudizi finali della direzione strategica nell ambito del Piano integrato per il miglioramento. Seleziona dall elenco se vuoi configurare testi suggeriti per il giudizio finale di un processo o di un obiettivo; quindi clicca su, digita il testo del suggerimento e per validare clicca su Inserisci. Ripeti l operazione per altri testi suggeriti. 23 rev

24 Menù DIREZIONE Riunioni Gestione programmazione riunione Vediamo come gestire le Riunioni attraverso le diverse fasi di pianificazione, redazione dei verbali, monitoraggio delle decisioni assunte in sede di Riunioni. Questa procedura la ritroviamo in diverse applicazioni del sistema di gestione TaleteWeb, essendo una procedura che rientra integralmente delle metodologie per la gestione della comunicazione interna così come prescritto dalla norma ISO 9001:2008. È altresì un validissimo strumento per i gruppi di miglioramento e per i gruppi di progetto e di lavoro sia all interno della gestione del Rischio Clinico che all interno più ampio progetto di miglioramento dell organizzazione. Il leader del gruppo o altro utente autorizzato, per accedere alla procedura per la gestione delle Riunioni, dall applicazione Rischio clinico cliccherà sulla voce di menù Gruppi e sottomenù Riunioni. Per selezionare una riunione sceglierla dall elenco a tendina (seleziona la riunione) così come va scelto l anno della riunione che si va cercare(esercizio). Altrimenti se si vuole generare una nuova riunione cliccare sul pulsante Nuova. La procedura per la gestione delle riunioni si sviluppa e si articola in fasi che corrispondono alle schede della maschera. La prima fase è la Programmazione della riunione; l utente autorizzato nel programmare una riunione inizia selezionando dall elenco a tendina con il metodo di ricerca facile l utente o la funzione organizzativa che convoca la riunione, è possibile categorizzare le riunioni con il tasto Categoria della riunione, è possibile associare alla riunione un sistema di gestione di riferimento sempre scegliendolo dall elenco che viene proposto. Quindi si riporterà l argomento della riunione con l ordine del giorno della riunione stessa in campo ampio di testo, si indicherà altresì se c è una periodicità, la data e l ora della riunione e infine il luogo. Prima di generare la lista delle funzioni organizzative chiamate a partecipare alla riunione occorre cliccare sul pulsante Salva in modo tale da far generare dal sistema la programmazione fatta. Si va ora ad inserire manualmente i singoli partecipanti alla riunione programmata; si va quindi ad inserire o un elemento interno che quindi già compare nell anagrafica dei lavoratori e delle funzioni organizzative oppure un elemento esterno. Una comodità è caricare una lista di distribuzione delle persone chiamate a partecipare alla riunione caricata a priori. 24 rev

25 È importante gestire e monitorare il sistema di alert, possiamo quindi decidere la frequenza degli avvisi, rispetto alla data di convocazione nel campo NOTIFICA AVVISO DI SCADENZA. Possiamo infine avvisare oltre ai partecipanti già impostati precedentemente, altre funzioni organizzative, soggetti esterni od interni che vogliamo sappiano della riunione in oggetto. Completato tutti i campi, si clicca sul tasto Genera; il sistema TaleteWeb genera il Pdf, il modulo elettronico, e un messaggio di posta elettronica con l allegata convocazione della riunione da inviare a tutte le funzioni che dovranno partecipare o che vogliamo siano informate della programmazione della riunione. Andando sulla scheda Notifiche, vediamo la generazione di quanto esplicato sopra. Registrazione riunione Vediamo come effettuare la registrazione di una riunione. La funzione organizzativa incaricata della Registrazione, quindi della verbalizzazione, cliccherà sulla scheda Registrazione. Occorre per prima cosa individuare le funzioni organizzative e le risorse che effettivamente hanno partecipato alla riunione; per far ciò è possibile con una procedura rapida, recuperare le funzioni e le risorse inserite nella programmazione della riunione cliccando semplicemente sul pulsante Recupera; Così il sistema duplica l elenco delle funzioni che sono state inserite nella prima fase. Evidentemente potrebbe verificarsi che non tutte le funzioni convocate partecipino poi effettivamente alla riunione; in questo caso quindi il redattore del verbale provvederà a cancellare cliccando sul simbolo accanto al nome corrispondente, la risorsa che non è presente alla riunione e potrà altresì viceversa inserire funzioni che non appaiono nell elenco hanno comunque partecipato cliccando sul simbolo. Definite a questo punto le risorse partecipanti il verbalizzante passa ad indicare la data e l ora di inizio e fine corrette ed effettive della riunione che potrebbero essere state anticipate o posticipate rispetto ai dati programmati inizialmente. Chiaramente dall elenco a tendina si andrà a selezionare chi ha verbalizzato (Funzione che redige il verbale). Il sistema permette per ogni riunione di verbalizzare in merito ai diversi argomenti trattati e discussi; quindi di default il sistema di posiziona su Nuovo argomento, per cui il redattore andrà a compilare tutti i campi richiesti (Titolo dell argomento, Commenti dei partecipanti, Decisioni assunte a fronte dell argomento trattato). Una decisione presuppone che ci sia una funzione organizzativa interna o un elemento esterno che hanno la responsabilità della decisione assunta, quindi si indicherà la funzione organizzativa, dall elenco a tendina (elemento interno) o come elemento esterno. 25 rev

26 Si definirà allora la data Entro la quale la decisione deve essere portata a termine e poi si ultimerà con la data attuazione (quando è stato portato a termine); solo allora il sistema chiuderà il ciclo e toglierà la decisione dallo scadenziario altrimenti il sistema consente prima della scadenza, di attivare il sistema di alert (notifica avviso di scadenza). Invece, dopo la data di attuazione la decisione andrà nello scadenziario e sarà possibile individuare tutte le decisioni non portate a termine nei temi e nei termini prestabiliti. Completate tutte le registrazioni si clicca sul pulsante Salva argomento per rendere valide le registrazioni in merito al primo argomento trattato nel corso della riunione. Per procedere a caricare un nuovo argomento si ripeterà la stessa procedura. Tutte le decisioni inserite verranno poi elencate nell indicato a sinistra sotto forma di elenco; ogni argomento è possibile richiamarlo per apportare modifiche o integrarlo. Per rendere valide le informazioni apportate in qualsiasi scheda della procedura occorre sempre salvare con il tasto di inizio procedura Salva. Ad ogni riunione possiamo associare n. allegati che possono meglio fornire evidenza degli argomenti trattati utilizzando l apposito metodo di upload, una volta selezionato il file si clicca sul pulsante Carica. Completata la registrazione del verbale della riunione il verbalizzante cliccherà sul pulsante Genera in fondo alla maschera per generare una notifica con il relativo Pdf con il verbale delle riunione allegato. Così il sistema genera un messaggio di posta elettronica che come destinatari ha tutti le funzioni convocate e che hanno partecipato alla riunione. Reporting delle riunioni Il sistema di reporting della procedura Riunioni, è articolato e completo. Dall elenco a tendina (Seleziona la riunione) possiamo caricare una riunione fatta in un determinato esercizio selezionandolo dall apposito campo (Esercizio) e dal pulsante REPORT andare a visualizzare sia la Programmazione della riunione sia la Registrazione della riunione presa in oggetto, ossia il verbale utilizzabile anche per la comunicazione interna. Dall interfaccia principale della procedura anche senza caricare nessun elemento è possibile visualizzare alcuni REPORT molto importanti; 26 rev

27 Esempio Scadenziario decisioni, che visualizza tutte le decisioni in ritardo e tutte le decisioni ancora in fase di programmazione; ovviamente è possibile utilizzare tutte le funzionalità degli elenchi Report del sistema TaleteWeb. È possibile inoltre raggruppare lo scadenziario in funzione del responsabile trascinando la colonna interessata (es. Responsabile) sulla linea grigia sovrastante ed andare a visualizzare tutte le scadenze assegnate raggruppate per ogni singolo Responsabile o funzione organizzativa. È possibile visualizzare l elenco di tutte le riunioni programmate con tutte le informazioni riguardanti la programmazione delle stesse. Oppure l elenco dei rapporti e quindi delle riunioni effettuate con la possibilità di accedere rapidamente al verbale di ogni singola riunione fatta nell ambito dell esercizio (cliccando sul link verbale riunione); oppure cliccando sul numero della riunione si accede direttamente alla maschera di registrazione dei dati della riunione stessa. Allo stesso modo possiamo accedere allo scadenziario riunioni che ci permette di visualizzare tutte le riunioni ancora da fare che sono state programmate e non state fatte dei termini stabiliti. Liste di distribuzione Il sistema TaleteWeb consente di generare delle Liste di distribuzione utilizzate da diverse applicazioni e funzionalità. In modo particolare le liste sono utilissime per gestire la comunicazione interna attraverso il sistema delle Notifiche della piattaforma. Si veda anche l istruzione Come gestire una notifica. Dall applicazione SGQ, per generare una lista, dal menù Direzione seleziona Liste di distribuzione; si apre la seguente interfaccia utente: Per selezionare una lista già esistente ricercala dall elenco a tendina Seleziona la lista, per generare una nuova lista clicca sul pulsante Nuova lista. Clicca sul pulsante Nuova lista e quindi: 1. Inserisci nei rispettivi campi il Nome della lista, la Descrizione e se la lista di distribuzione è associata ad uno specifico documento, dall elenco a tendina Documento seleziona dall archivio documentale quello desiderato. Per validare le registrazioni clicca sul pulsante Salva le modifiche Attenzione il campo Nome della lista è obbligatorio 2. A questo punto devi associare alla lista i componenti della stessa; questi possono essere soggetti a vario titolo già inseriti in una delle anagrafiche di TaleteWeb, oppure soggetti esterni. Nel primo caso dagli elenchi a tendina ricerca e seleziona il soggetto interessato e clicca sul pulsante Inserisci. Se il soggetto selezionato nella rispettiva anagrafica non ha un indirizzo valido compare il seguente messaggio di alert: 27 rev

28 Vai nell anagrafica corrispondente e associa al soggetto un indirizzo valido. Questo messaggio non comparirà mai nel caso si selezionino componenti dall elenco a tendina Utenti. Se si tratta di soggetti esterni registra Nome e e quindi clicca sul pulsante Inserisci. 3. E possibile registrare i componenti di una lista di distribuzione anche utilizzando il sistema di caricamento mediante un modello per l importazione. Questa funzionalità è consigliata se la lista si compone di una grande quantità di soggetti già presenti in un altro file dal quale si possono copiare e incollare velocemente. Si veda l istruzione Come importare i dati mediante foglio di Excel Mail alle liste di distribuzione Il sistema TaleteWeb consente di inviare comunicazioni interne simultaneamente a tutti i componenti di una lista di distribuzione. La funzionalità risulta molto comoda per gestire comunicazioni interne istituzionalizzate quali ordini di servizio indirizzati a gruppi omogenei di utenti, newsletter, comunicazioni interne periodiche rivolte anche a tutti i dipendenti ecc. Dall applicazione SGQ dal menù Direzione seleziona Mail alle liste di distribuzione; si apre la seguente interfaccia utente Dall elenco a tendina Seleziona la lista di distribuzione a cui vuoi inviare la comunicazione; viene visualizzata la seguente interfaccia: Per aggiungere una nuova comunicazione clicca su 28 rev

29 Inserisci Nome mittente, indirizzo del mittente e oggetto della comunicazione; quindi inserisci il contenuto della comunicazione utilizzando lo strumento di editor che ti consente formattazioni anche abbastanza complesse o addirittura creare modelli che puoi utilizzare per new lettere cc. Per caricare eventuali Allegati è indispensabile prima cliccare sul pulsante Inserisci per salvare la comunicazione. I pulsanti per il caricamento degli allegati sono, infatti, inizialmente non attivi. Dopo aver cliccato su Inserisci viene visualizzata l interfaccia iniziale: Clicca sul pulsante Modifica in corrispondenza della comunicazione appena salvata; viene riaperta la comunicazione alla quale si possono apportare eventuali modifiche e a questo punto caricare gli eventuali allegati. Completate le operazioni clicca sul pulsante Salva per validare definitivamente quanto registrato. A questo punto, ritornati nuovamente sull interfaccia iniziale, clicca sul pulsante Invia e la comunicazione parte e viene inviata automaticamente a tutti i componenti della lista di distribuzione Grandezze La gestione delle grandezze è essenziale per alimentare le istanze indicatori attraverso le formule e gli obiettivi a cui gli indicatori sono associati. Dal menù Direzione seleziona Grandezze; viene visualizzata la seguente interfaccia: Le grandezze possono essere inserite e gestite manualmente o in modo automatizzato. Molte applicazioni del sistema informatico TaleteWeb alimentano il cruscotto aziendale e consentono di ricalcolare in modo automatizzato ed in tempo reale batterie di grandezze afferente a vari ambiti e processi. 29 rev

30 Inserimento delle grandezze con ricalcolo manuale Configurazione della singola grandezza con ricalcolo manuale E questa la modalità più semplice ed immediata per configurare rapidamente una grandezza; per ricercare una grandezza già registrata dall elenco Seleziona la grandezza individua quella desiderata e clicca sul nome per visualizzarla; per creare una nuova grandezza clicca sul pulsante Nuova grandezza: viene visualizzata le seguente interfaccia: Assegna un Nome alla grandezza; i campi Tipi di grandezza, Soggetto misurato, Fonte del dato sono elenchi configurati nella fase iniziale dalla maschera Impostazioni del Menù Anagrafiche. Il campo tipo di grandezza è molto importante perché viene utilizzato successivamente nella configurazione della formula dell istanza indicatore. Generalmente un tipo di grandezza corrisponde ad una famiglia omogenea a cui appartengono più grandezze; ad esempio se configuriamo come tipo di grandezza il valore non conformità a questa famiglia apparterranno le grandezze: non conformità totali, non conformità chiuse, non conformità aperte ecc. Dagli elenchi a tendina Responsabile e Unità operativa di appartenenza seleziona i valori relativi alla grandezza; inserisci le altre informazioni Popolazione ed eventuali Note alla fine clicca sul pulsante. A questo punto viene abilitata la sezione che consente di registrare i valori assunti dalla grandezza nei diversi mesi: 30 rev

31 Nella riga del budget (colore azzurro) vanno inseriti, se disponibili, i valori di budget previsti per la grandezza nei diversi mesi; nella riga forecast (colore nero) vanno registrati i valori consuntivi e le riprevisioni; nella maggior parte dei casi basta inserire i valori effettivi assunti dalla grandezza mensilmente o per periodo (riga colore nero). Ad esempio si possono gestire i valori consuntivi della grandezza trimestralmente in questo caso si inserirà il valore cumulato del trimestre nella colonna marzo. La frequenza di inserimento dati ed il mese di partenza vanno inseriti negli appositi campi della sezione Pianificazione. Completata la registrazione dei dati clicca sul pulsante. Dopo aver registrato i dati è possibile visualizzare i grafici mensilizzati della grandezza (istogramma e linea) semplicemente cliccando sull icona viene visualizzata la seguente interfaccia: Spunta le relative casella per visualizzare i vari tipi di grafico (a barre, di linea) e il tipo grandezza (bidget, forecast o entrambi) 31 rev

32 Importazione di insiemi di grandezze con ricalcolo manuale mediante fogli di Excel Nei casi in cui l organizzazione disponga già di un cruscotto e quindi gestisca già grandezze ed indicatori con altri sistemi, ad esempio fogli di Excel, è possibile eseguire la configurazione e l importazione delle grandezze utilizzando un modello di Excel generato dall applicazione. Vedremo nel paragrafo relativo agli indicatori e agli obiettivi come sarà possibile, in questi casi, migrare complessivamente un intero cruscotto nel sistema TaleteWeb; si veda l istruzione per le importazioni con fogli di Excel di indicatori e obiettivi. Dalla maschera iniziale delle grandezze clicca sul pulsante grandezze; viene visualizzata la seguente interfaccia: e quindi su Importazione/esportazione Clicca qui per generare il report Per scaricare il modello di Excel per l importazione dei dati clicca sul pulsante Visualizza; viene visualizzato un report elenco delle grandezze, clicca sull icona di Excel in alto a destra Clicca qui per scaricare il modello di Excel Il sistema genera e apre un file di Excel; è possibile migrare informazioni e dati di insiemi anche numerosi di grandezze, per ogni esercizio, semplicemente copiando ed incollando. Una volta completata la migrazione salva provvisoriamente il file sul tuo computer (per comodità si consiglia sul desk top); in fondo alla maschera trovi il controllo per importare il file. Clicca sul pulsante Sfoglia e quindi, individuato e selezionato il file, sul pulsante Importa. Questa procedura può essere utilizzata anche per aggiornare periodicamente i dati della mensilizzazione delle grandezze. Dalla maschera iniziale applica i filtri delle grandezze che vuoi visualizzare nel report elenco di esportazione e clicca su Visualizza. Il sistema genera il report elenco con i dati registrati fino alla data corrente; puoi esportare gli stessi come visto in precedenza modificare o aggiungere dati e reimportare il file. 32 rev

33 Attenzione se non applichi filtri e sono state già inserite delle grandezze il sistema le visualizza tutte Per generare un altro report elenco applicando altri filtri, clicca sul pulsante Azzera filtri. Inserimento delle grandezze con ricalcolo automatico Vediamo come configurare il sistema per l inserimento e la gestione automatica delle grandezze; ovviamente la gestione automatizzata è possibile solo se l organizzazione utilizza ed alimenta con continuità, con i dati richiesti, altre applicazioni del sistema informatico che inviano gli stessi automaticamente al cruscotto aziendale. Configurazione della singola grandezza con ricalcolo automatico Il processo di inserimento iniziale della singola grandezza è uguale a quello della gestione manuale pertanto si rimanda al relativo paragrafo. Dopo aver cliccato sul pulsante Salva le modifiche contrariamente alla procedura precedente non andremo ad inserire i dati della mensilizzazione manualmente ma li faremo generare direttamente dal sistema agganciando la grandezza all applicazione/processo che la alimenta. Nel precedente controllo, all inserimento manuale di una nuova grandezza, il sistema si posiziona di default su grandezza inserita (ossia con inserimento manuale dei dati e/o mediante modello di Excel. Per agganciare, invece, una grandezza al sistema di calcolo automatico dall elenco a tendina Inserita o calcolata, seleziona l area/applicazione fonte dei dati; a cascata selezionata l area/applicazione il sistema visualizza i processi afferenti alla stessa; seleziona quello relativo alla grandezza e a cascata nell elenco Grandezza calcolata il sistema propone tutte le grandezze di quello processo. Scegli quella corrispondente alla nuova grandezza. Completata la selezione clicca su ricalcolo automatico: per completare la procedura ed abilitare i pulsanti per il Cliccando sul pulsante Ricalcola la mensilizzazione il sistema effettua un aggiornamento complessivo di tutti i dati disponibili azzerando le precedenti registrazioni; questa modalità non è consigliata se si gestisce anche il budget e la riprevisione inseriti manualmente, perché in questo caso il sistema ricalcola tutto e quindi azzera anche le registrazioni salvate manualmente; Cliccando invece sul pulsante Ricalcola fino a e specificando dall elenco il Mese, il sistema aggiorna solo i dati consuntivi (quindi riga nera) fino al mese specificato, lasciando inalterate le registrazioni manuali del budget e della riprevisione (mesi riga nera successivi a quelli del ricalcolo). 33 rev

34 In tutti i casi nel campo Data ultimo ricalcolo il sistema riporta la data in cui è stata fatta l ultima elaborazione. Il sistema consente un ricalcolo massivo di tutte le grandezze calcolate automaticamente; nella maschera iniziale del menù Grandezze è presente la seguente interfaccia: Le stesse considerazione fatte precedentemente per la singola grandezza valgono in maniera massiva per tutte le grandezze gestite automaticamente: Pertanto cliccando su Ricalcola tutte le grandezze il sistema rielabora tutti i dati e azzera tutte le eventuali registrazioni manuali; cliccando su Ricalcola tutte le grandezze fino a e il Mese il sistema elabora i dati a consuntivo fino al mese indicato e mantiene le eventuali registrazioni manuali. Cliccando su Ricalcola grandezze scadute il sistema ricalcola i dati in funzione della pianificazione (mese iniziale e frequenza) fatta in sede di configurazione iniziale. Configurazione di insiemi di grandezza con ricalcolo automatico Anche in questo caso è possibile nella fase di configurazione iniziale operare simultaneamente su insiemi di grandezze con ricalcolo automatico. Dalla maschera iniziale del menù Grandezze clicca sul pulsante e quindi su grandezze calcolate: puoi applicare i filtri corrispondenti all area/applicazione, ai processi, per visualizzare le relative grandezze gestite automaticamente. Dopo aver applicato i filtri clicca sul pulsante : Spunta e seleziona per la generazione Viene visualizzato un report elenco con le grandezze ricalcolate in automatico dalle diverse applicazioni/processi; seleziona, spuntando la casella relativa, quelle che vuoi generare nel cruscotto aziendale e alla fine clicca sul pulsante in automatico tutte le grandezze selezionate. alla fine del report elenco. Talete web genera Reportistica Oltre ai report elenco già visti per l importazione/esportazione con modello di Excel e la configurazione massiva delle grandezze con ricalcolo automatico, il sistema mette a disposizione altri report: dalla 34 rev

35 maschera principale del menù Grandezze clicca su e quindi su Elenco mensilizzazioni; applica i filtri e quindi clicca sul pulsante per generare il report elenco delle mensilizzazioni richieste. Allo stesso modo puoi generare un elenco completo di tutte le grandezze gestite. Per l utilizzo dei report elenchi di TaleteWeb vedi anche l istruzione Come gestire i report elenchi. Puoi accedere a report anche direttamente dalla home page dell applicazione attraverso Cruscotto aziendale attraverso i link per l accesso rapido ai report: Clicca per attivare il link al report mensilizzazioni Formule Inserimento manuale di una singola formula Una formula rappresenta un tipo di calcolo, effettuato su Grandezze di determinate tipologie, al fine di determinare il valore di un Indicatore. L Indicatore viene dunque calcolato applicando una formula a delle Grandezze la cui tipologia corrisponde a quella indicata nella formula. Uno o più Indicatori vengono utilizzati per misurare quantitativamente il raggiungimento di un determinato Obiettivo. Vediamo come inserire manualmente le Formule. Dal menù Direzione clicca su Formule; viene visualizzata la seguente interfaccia: Per visualizzare una formula già inserita clicca sull elenco a tendina Seleziona la formula e attiva la ricerca digitando alcune lettere della formula stessa. Per inserire una nuova formula clicca sul pulsante Nuovo. 35 rev

36 Assegna alla formula un Nome ed un Codice. Generalmente il nome della formula è lo stesso dell indicatore cui la formula sottende. Attiva la prima scheda Descrizione e riporta: 1. Una sintetica descrizione dell algoritmo utilizzato 2. La direzione del miglioramento, spuntando la casella Aumento se si vuole massimizzare il valore o la casella Diminuzione se si vuole minimizzare il valore; questa informazione è indispensabile per visualizzare graficamente il raggiungimento o meno di un obiettivo 3. Il tipo di misura e il Dominio della misura scegliendoli nei rispettivi elenchi a tendina 4. Riporta anche nel campo Bibliografia i riferimenti alla letteratura al quadro normativo Attiva la scheda Calcolo: Scegli la formula tra quelle possibili spuntando il Tipo di calcolo; seleziona per le grandezze interessate (X; Y; Z), dai rispettivi elenchi, il Tipo grandezza e spunta eventualmente se una grandezza deve essere calcolata dall Esercizio Precedente rispetto a quello corrente (questo avviene frequentemente nelle formule X-Y/Z per calcolare la variazione percentuale di una grandezza in due esercizi consecutivi). Il sistema, in funzione dei dati registrati per le grandezze oggetto di calcolo, consente di determinare il valore assunto dalla formula a seconda che si vogliano utilizzare i valori: Budget, Forecast, Actual budget, Actual Forecast assunti dalle grandezze. - Il valore budget di una grandezza è la somma di tutti i mesi dell esercizio della riga previsionale (riga azzurra) 36 rev

37 - Il valore Forecast di una grandezza è la somma di tutti i mesi dell esercizio della riga riprevisione (riga nera) - Il valore Actual Budget è la somma di tutti i mesi fino a quello attuale della riga previsionale (riga azzurra) - Il valore Actual Forecast è la somma di tutti i mesi fino a quello attuale della riga riprevisione (riga nera) quindi il vero consunto. Si può decidere in sede di configurazione iniziale, ad esempio se non si dispone dei dati previsionali, di attivare solo il calcolo dalla formula per il Calcolo valore riprevisto e Calcolo valore Actual Forecast; per far ciò basta spuntare le casella Valore nullo in corrispondenza dei valori delle formule che si desidera non calcolare, nell esempio Calcolo valore iniziale e Calcolo valore actual budget. Tipicamente il sistema viene utilizzato in maniera completa per le grandezze di tipo economico derivanti dalla gestione del cosiddetto budget flessibile. Nella maggio parte dei casi viene utilizzato unicamente il Calcolo valore riprevisto che include anche il valore consuntivo impostando come mese di ricalcolo quello corrente. Attenzione prima di completare le operazioni ricordati di cliccare sul pulsante Salva per validare definitivamente i dati inseriti Puoi visualizzare un report elenco di tutte le formule inserite; dalla maschera iniziale clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco. Viene visualizzato il report elenco che puoi gestire e personalizzare a tuo piacere (si veda l istruzione Come gestire un report elenco) Obiettivi Uno o più Indicatori vengono utilizzati per misurare quantitativamente il raggiungimento di un determinato Obiettivo. Vediamo come inserire manualmente un Obiettivo e associare allo stesso uno o più indicatori. Dal menù Direzione seleziona Obiettivi; viene visualizzata la seguente interfaccia: Per visualizzare un Obiettivo già inserito clicca sull elenco Seleziona l obiettivo e attiva la ricerca digitando parti del nome. Per generare un nuovo obiettivo clicca sul pulsante Nuovo; viene visualizzata la seguente interfaccia: 37 rev

38 Assegna un nome all obiettivo (il campo Nome è obbligatorio) un eventuale codice e quindi riporta selezionandoli dai rispettivi elenchi a tendina: 1. IL Sistema di gestione di riferimento 2. Il Responsabile del risultato 3. Il Processo Alla fine clicca sul pulsante Salva per validare i dati; si attivano le altre schede. Attivando la scheda Indicatori si visualizzano gli indicatori già associati all obiettivo. Per aggiungere altri indicatori all obiettivo clicca sulla scheda Aggiunta Indicatori: Seleziona dall elenco Formule quella che sottende all indicatore desiderato e quindi clicca sul pulsante Ricalcola formule disponibili In funzione della formula scelta e della tipologia delle grandezze il sistema propone tutte le possibili combinazioni per l istanza indicatore; individuata quella desiderata clicca su Aggiungi A questo punto nella scheda Indicatori viene visualizzato l indicatore aggiunto: 38 rev

39 Cliccando su modifica viene visualizzata l interfaccia che consente di apportare modifiche e integrare i valori dell obiettivo: E possibile assegnare una tolleranza la valore soglia, indicare un valore standard di riferimento, spuntare la casella per eseguire il calcolo in percentuale, indicare il mese attuale (generalmente mese di consuntivo) rispetto al quale il sistema esegue i calcoli, indicare l inizio, la fine e la frequenza del monitoraggio. Alla fine per validare i dati clicca su Salva Cliccando su Scheda viene generato il report Modulo scheda indicatore riportante tutte le informazioni dell istanza (si veda anche Come gestire un report) Il sistema consente di impostare il mese di Actual in modo complessivo in modo che tutti gli indicatori di tutti gli obiettivi sono ricalcolati con i dati disponibili a quel mese. Dalla maschera iniziale nella sezione Mese di actual seleziona il Mese e quindi clicca su Imposta Report Il sistema mette a disposizione un sistema di reporting molto efficace. Dalla machera iniziale del menù Obiettivi clicca sul pulsante e quindi su Risultati; viene visualizzata le seguente interfaccia Applica i filtri desiderati e clicca sul pulsante Visualizza; nell esempio che segue applichiamo un unico filtro relativo ad uno specifico indicatore; viene visualizzato il seguente report elenco: 39 rev

40 Cliccando su grafici si visualizza il grafico corrispondente: Spuntando su Grafico storico si ottiene il grafico con l andamento negli anni dell indicatore Cliccando su Tachimetro si ottiene una visualizzazione con grafico a tachimetro (funziona solo per le formule che esprimono una variazione percentuale del tipo X-Y/Z) Cliccando sul pulsante e quindi su Risultati mensilizzati, filtrando l obiettivo e cliccando su Visualizza viene generato un report elenco con i valori mensilizzati degli indicatori associati a quell obiettivo. 40 rev

41 Cliccando sul pulsante e quindi su Visualizza grafici obiettivo si attiva un interfaccia che consente di selezionare obiettivi ed indicatori e visualizzarne i grafici già visti in precedenza. Se invece si seleziona nella maschera iniziale un obiettivo dall elenco si attiva ed è possibile selezionare il sottomenù Schede indicatori. Cliccandoci puoi visualizzare le Schede di tutti gli indicatori che associati a quell obiettivo Schede indicatori La procedura illustrata in questo paragrafo rappresenta una modalità molto più veloce per inserire direttamente tutti i dati e le informazioni necessari ad elaborare un indicatore ed associarlo ad un obiettivo. Questa modalità, molto più rapida per configurare rapidamente il cruscotto aziendale, al momento, non consente alcune funzionalità rispetto a quelle viste nei paragrafi Grandezze, Formule, Obiettivi. In particolare nel calcolo delle formule non consente di gestire i valori previsionali (budget), ma solo i valori consuntivi. Inoltre non consente di calcolare formule con grandezze relative ad esercizi differenti. Inserimento manuale di un singolo indicatore Dal menù Direzione clicca su Schede indicatori; viene visualizzata la seguente interfaccia: Per visualizzare un indicatore già inserito clicca sull elenco a tendina Seleziona l indicatore; per inserire un nuovo indicatore clicca sul pulsante Nuovo: In Organizzazione di appartenenza viene visualizzata in automatico l organizzazione figlia a cui si riferisce l indicatore e funziona solo nella modalità multi organizzazione. Il nome dell indicatore è un campo obbligatorio; inserisci le altre informazioni richieste: - Area applicabile - Obiettivo da raggiungere 41 rev

42 - Tolleranza - Standard di riferimento - Spunta la casella se calcolo in percentuale Alla fine clicca su Salva. La procedura è articolata in una successione di schede. La prima attivata di default è la scheda Obiettivo Se l indicatore è associato ad un obiettivo già caricato selezionalo dall elenco Obiettivo, altrimenti clicca sul pulsante Nuovo obiettivo; vengono abilitati tutti i campi sottostanti che consentono di registrare le informazioni del nuovo obiettivo ed in particolare: - Sistema di gestione di riferimento - Responsabile del risultato - Processo afferente all indicatore Se clicca sul pulsante Salva; un avviso ti indica di passare alla fase successiva che è quella della definizione della formula: Attenzione i dati non vengono salvati fino a quando non si è completata tutta la procedura Seleziona la scheda Formula: Se l indicatore è associato ad una formula già caricata selezionala dall elenco Formula, altrimenti clicca sul pulsante Nuova formula; vengono abilitati tutti i campi sottostanti che consentono di registrare le informazioni della nuova formula ed in particolare: - Il Nome ed eventuale Codice - Tipo di misura e Dominio della misura - Una sintetica descrizione dell algoritmo utilizzato 42 rev

43 - La bibliografia con i i riferimenti alla letteratura al quadro normativo Riporta la direzione del miglioramento, spuntando la casella Aumento se si vuole massimizzare il valore o la casella Diminuzione se si vuole minimizzare il valore; questa informazione è indispensabile per visualizzare graficamente il raggiungimento o meno di un obiettivo Spunta il tipo di calcolo percentuale, rapporto, variabile continua. Dagli elenchi a tendina corrispondenti seleziona un tipo per le diverse grandezze utilizzate nella formula. Seleziona la scheda Grandezza x Se l indicatore è associato ad una grandezza X già caricata selezionala dall elenco Grandezza X, altrimenti clicca sul pulsante Nuova grandezza X; vengono abilitati tutti i campi sottostanti che consentono di registrare le informazioni della nuova grandezza Se si genera una nuova grandezza da questa maschera è possibile gestire solo grandezze con inserimento manuale dei dati e non ricalcolate in automatico. Se si vuole invece comunque gestire una grandezza con ricalcolo automatico bisogna inserirla utilizzando la maschera Grandezze, come visto nel rispettivo paragrafo, e poi selezionarla dall elenco a tendina Grandezza X. Inserisci tutti i campi che definiscono la nuova grandezza ed i dati mensilizzati della stessa. Se si seleziona una grandezza con ricalcolo automatico la griglia per l inserimento dei dati rimane disattivata Seleziona la scheda Grandezza Y e (Z) Per le grandezze Y e Z (attiva solo nel caso del tipo calcolo percentuale), valgono le stesse identiche istruzioni viste per la grandezza X. Completate tutte le registrazioni clicca sul pulsante Salva un avviso di colore verde ti segnala che il salvataggio è avvenuto in modo corretto. Firme della scheda indicatore Una volta salvato è possibile procedere alle firme di validazione, della scheda indicatore, da parte delle funzioni organizzative preposte: 43 rev

44 Il sistema consente la firma da parte delle funzioni responsabili del: - Processo - Unità operativa/reparto - Responsabile indicatore Per firmare, una volta individuato dai rispettivi elenchi a tendina i responsabili, il sistema visualizza i campi dove ognuno inserirà username e password e cliccherà sul pulsante Firma Visualizzazione e Stampa del report scheda indicatore Dalla maschera iniziale del menù Scheda Indicatore dopo aver selezionato dall elenco a tendina l indicatore interessato, clicca sul pulsante e quindi su Report. Viene visualizzata, con il sistema di reportistica di TaleteWeb, la scheda indicatore che è possibile esportare in qualsiasi formato e stampare. Report elenco Il sistema mette a disposizione un Report elenco molto completo di tutti gli indicatori. Dalla maschera iniziale del menù Scheda Indicatore clicca sul pulsante e quindi su Elenco: viene visualizzata la seguente interfaccia: Come altri report elenchi del sistema TaleteWeb anche questo consente all utente di scegliere i gruppi di colonna da visualizzare per non avere un report elenco molto fitto e poco chiaro. Si ricorda che tutti i report elenchi del sistema TaleteWeb consentono un ampia personalizzazione da parte dell utente (si veda a tale proposito l istruzione Come utilizzare i report elenchi) Il report è interattivo ed è possibile per ogni indicatore applicare link che aprono le maschere relative. E così possibile, attraverso il report elenco, avere accesso rapido ed immediato a tutte le procedure di gestione del cruscotto aziendale 44 rev

45 Cliccando su Modifica ad esempio accedi alle maschere dell indicatore; cliccando su Report si apre direttamente la scheda report dell indicatore ecc. Tutti i dati del cruscotto aziendale caricati con questo metodo delle schede indicatori confluiscono comunque nelle maschere del metodo tradizionale: Grandezze, Formule, Obiettivi. Pertanto è possibile accedere a tutta la reportistica relativa con i metodo visti negli altri paragrafi Inserimento rapido del cruscotto aziendale mediante modello di Excel Il sistema TaleteWeb mette a disposizione una modalità per migrare rapidamente con un modello di Excel tutti i dati e le informazione del cruscotto aziendale già gestito dall organizzazione utente. Per accedere al modello d importazione dal menù anagrafiche clicca su Impostazioni e quindi seleziona la scheda Importazioni: Clicca su Scarica il modello per l importazione; salva provvisoriamente il file modello di Excel sul tuo computer (consigliato su desk top). Esegui la migrazione dei dati relativi ai vari obiettivi/indicatori copiandoli da altri sistemi. Per alcune colonne devi utilizzare i valori riportati nella leggenda. Assicurati che le tassonomie utilizzate siano omogenee (ad esempio che lo stesso processo si chiami sempre allo stesso modo utilizzando anche in questo caso la funzione copia e incolla). Quando ai completato la migrazione di tutti i dati esegui l importazione del file modello cliccando su Sfoglia e quindi dopo aver selezionato il file su Importa. Tutte le schede indicatori si popolano automaticamente in quanto il sistema si sostituisce al lavoro manuale visto nei paragrafi precedenti. Utilizzo del Cruscotto Aziendale nelle Aziende multi-organizzazione Il sistema TaleteWeb come più volte ripetuto è ideale per le organizzazioni complesse tipo ASL, AO ecc. che vengono gestite con una logica multi-organizzazione. In sostanza oltre all organizzazione madre si creano tante organizzazioni figlie per quante sono le articolazioni organizzative (UOC) costituenti l Azienda. I dati relativi al cruscotto aziendale ed in modo particolare quelli che riguardano le istanze indicatori vengono letti in modo bidirezionale. La madre legge tutti gli indicatori e relative grandezze create dalla UOC figlia. La singola UOC figlia legge i dati creati dalla madre associati alla UOC stessa. Questa modalità 45 rev

46 consente una condivisione dei dati massima e una comunicazione interna molto efficace determinate per la migliore gestione del PIMO (Piano Integrato per il Miglioramento delle organizzazioni). Per le grandezze con dati inseriti dove la fonte è delocalizzata nella singola UOC sarà una funzione responsabile della organizzazione figlia a registrare alle frequenze prestabilite i dati. Il sistema li elabora in tempo reale e restituisce i dati elaborati come visto nei capitoli precedenti. Per configurare il sistema in modalità multi-organizzazione l Azienda deve aver acquistato apposita licenza Riesame della Direzione L applicazione SGQ del sistema informatico TaleteWeb mette a disposizione dell organizzazione una procedura estremamente efficace per la gestione del riesame della direzione, perfettamente conforme alle prescrizioni della norma ISO L utilizzo estensivo dell applicazione consente la produzione automatizzata della maggior parte dei dati di ingresso necessari per la valutazione delle performance del sistema qualità da parte della direzione e la definizione del piano di miglioramento. Per accedere alla procedura dal menù Direzione seleziona Riesame; viene visualizzata la seguente interfaccia utente: Per visualizzare un riesame già registrato, relativo ad un determinato esercizio, dopo aver selezionato l Esercizio, dall elenco a tendina Seleziona il riesame Per registrare il rapporto di un nuovo riesame della direzione clicca sul pulsante Nuovo; la procedura è strutturata secondo la seguente sequenza logica di fasi corrispondenti alle diverse schede: - Programmazione (convocazione riunione) - Dati d ingresso (gestione dati d ingresso) - Valutazione (valutazione delle performance dei diversi processi: criticità e miglioramento) - Analisi (analisi dati d ingresso e requisiti: determinazione criticità e opportunità di miglioramento) - Dati d uscita (gestione dati d uscita: nuovi obiettivi, action plan) - Firme (firma elettronica del rapporto) - Notifiche (condivisione e comunicazione) Programmazione Appena cliccato sul pulsante Nuovo, di default il sistema si posiziona sulla prima scheda Programmazione visualizzando la seguente interfaccia: 46 rev

47 Il sistema assegna ad ogni riesame un numero di protocollo progressivo su base esercizio; ovviamente il sistema di gestione di riferimento è bloccato su SGQ Qualità. Questa prima fase è finalizzata alla programmazione del riesame e alla convocazione della riunione di riesame. Nel campo Data registra data e ora di inizio prevista per la riunione di riesame; quindi seleziona dall elenco Funzione convocante la funzione responsabile della convocazione della riunione (tipicamente il rappresentante della direzione per la qualità), il Luogo dove di terrà la riunione e nel campo di testo Argomento riporta una breve sintesi dell oggetto della riunione, dello scopo e degli argomenti che si intendono trattare. Completate queste registrazioni prima di inserire le funzioni partecipanti che si intendono convocare è necessaria cliccare sul pulsante Salva. Inserimento funzioni partecipanti e notifica convocazione Dopo aver cliccato sul pulsante Salva si attivano tutte i pulsanti e tutte le schede; il riesame è stato già salvato nel data base. Per inserire il primo partecipante dalla seguente interfaccia clicca su Inserisci Viene visualizzata la seguente modalità di inserimento: Clicca qui per inserire il convocato 47 rev

48 E possibile convocare una funzione organizzativa scelta dall elenco a tendina Funzione e/o un lavoratore scelto dall elenco a tendina Lavoratore; spuntando la casella Addetti dopo aver selezionato una Funzione, il sistema visualizza nell elenco Lavoratore gli addetti della funzione selezionata ovviamente se previsti in sede di configurazione iniziale. Dopo avere selezionato un convocato con uno dei metodi precedenti, per caricarlo clicca su Inserisci. Per convocare un soggetto esterno spunta la casella Esterno, inserisci nell interfaccia che si apre il nome e l indirizzo e anche in questo caso clicca sul pulsante Inserisci Completato il caricamento dei convocati, clicca sul pulsante Genera notifica. Il sistema crea in automatico un messaggio di notifica e il report di convocazione in pdf che allega al messaggio di posta elettronica. Cliccando sulla scheda Notifiche, infatti, viene visualizzato il messaggio creato: Per completare o modificare il messaggio generato in automatico clicca su visualizza e modifica e segui l istruzione Come gestire un messaggio di notifica. Infine clicca su Invia per far partire la . Il report di convocazione lo puoi visualizzare cliccando sul file presente nella colonna Allegati Dati d ingresso La fase di caricamento dei dati di ingresso è sicuramente la più importante e la più delicata di tutto il processo di riesame della direzione. Tipicamente questa attività è condotta dal rappresentante della direzione per la qualità/responsabile qualità. TaleteWeb consente di configurare, per ogni riesame, i dati di ingresso scegliendoli da un elenco fisso messo a disposizione dall applicazione e associare agli stessi file dati, in qualunque formato, importati dall esterno e/o link ai report prodotti dalle diverse procedure del sistema TaleteWeb. Soprattutto quest ultima possibilità consente di gestire i dati di ingresso in tempo reale evitandole lunghe e costose fasi di raccolta ed elaborazione di dati tipiche dei sistemi qualità gestiti in modo cartaceo. E possibile, oltre all elenco fisso di dati d ingresso fornito dall applicazione, configurare un elenco di dati di ingresso personalizzati: dal menù Anagrafiche, seleziona Impostazioni; apri la scheda Dati di ingresso 48 rev

49 Per configurare un nuovo dato d ingresso personalizzato clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome e quindi clicca su Inserisci. Puoi eliminare o modificare un dato d ingresso precedentemente inserito. Per accedere alla maschera per la gestione dei dati d ingresso, dopo aver eseguito la programmazione, clicca sulla relativa scheda Dati d ingresso; viene visualizzata la seguente interfaccia utente: Per gestire un nuovo dato d ingresso interno e/o esterno (personalizzato) clicca su visualizzata la seguente interfaccia: viene Nell elenco a tendina oppure un collegamento interno trovi un ampio ed esteso elenco di dati d ingresso tipici dei sistemi di gestione per la qualità tra cui puoi scegliere quelli che ritieni opportuni per la tua organizzazione. Ognuno di questi dati d ingresso è collegato in maniera automatica ad un link che indirizza al relativo report generato dall applicazione SGQ del sistema TaleteWeb. Dall elenco oppure un collegamento interno seleziona un dato d ingresso (nell esempio che segue Statistiche non conformità) e clicca su Inserisci; viene visualizzata la seguente interfaccia: 49 rev

50 Nella colonna Dato d ingresso viene visualizzato il link Statistiche non conformità, cliccandoci vieni indirizzato al sistema di reporting delle non conformità dell applicazione (vedi il relativo paragrafo Gestione delle non conformità). Nella colonna File trovi il controllo che ti permette di allegare, caricandoli dal tuo computer, altri eventuali file esterni utili per completare le informazioni necessaria alla direzione per le fasi di valutazione del processo/requisito. E possibile anche, per ogni dato d ingresso, aggiungere documenti archiviati nel sistema documentale della piattaforma TaleteWeb (ad esempio una procedura). Per far ciò clicca su nel controllo Documenti correlati ed esegui la ricerca del documento desiderato digitando alcuni caratteri del nome del documento, quindi una volta individuato selezionalo e clicca su Inserisci. La direzione avrà così a disposizione tutte le informazioni, i reports e d i documenti necessari per eseguire la valutazione e l analisi. Si possono caricare anche dati d ingresso personalizzati configurati come visto in precedenza. Ovviamente in questo caso sarà possibile allegare solo file dati esterni. Dall elenco a tendina Seleziona dato d ingresso esterno individua quello desiderato selezionalo e clicca su Inserisci. Allega file e documenti correlati come visto in precedenza. La configurazione dei dati d ingresso effettuata per un riesame della direzione può essere copiata/duplicata in un altro riesame utilizzando la funzionalità Copia nell esercizio che consente di duplicare tutte le configurazioni del riesame corrente in un altro riesame anche in un diverso esercizio Seleziona l esercizio in cui vuoi copiare/duplicare il riesame e clicca sul pulsante Copia. Tutte le configurazioni e le informazioni saranno copiate in un riesame generato nell esercizio scelto. Questa funzionalità è estremamente utile per semplificare le operazioni di configurazione e partire da un modello che generalmente corrisponde al riesame del periodo precedente ed aggiornarlo e modificarlo. Valutazione In questa parte la direzione, sulla base dei dati d ingresso, esegue la valutazione delle performance dei diversi processi individuando le criticità e le opportunità di miglioramento. 50 rev

51 Per accedere seleziona la scheda Valutazione; viene visualizzata la seguente interfaccia iniziale: La valutazione è finalizzata a valutare le performance di un processo. Dall elenco a tendina Seleziona il processo ricerca e carica un processo già salvato; per inserire un nuovo processo clicca sul pulsante Nuovo e quindi dall elenco Processo seleziona, dalla struttura ad albero, il processo o il sotto processo per il quale si vuole eseguire la valutazione. Vedi anche l istruzione per gestire l anagrafica Processi. 1. Seleziona un processo, nell esempio il processo Gestione miglioramento e quindi 2. Cliccare sul pulsante Salva per validare la scelta 3. Il sistema visualizza automaticamente l ultimo audit interno eseguito associato a questo processo (nell esempio 002/2014 Gestione miglioramento); cliccando sul link Ultimo Audit si accede direttamente alla maschera relativa all Audit in questione. 3. Clicca qui per salvare 2. Seleziona il processo 1. Clicca qui per accedere all audit La direzione ha così la possibilità di valutare e analizzare le risultanze dell audit interno al processo le eventuali non conformità, raccomandazioni e azioni correttive/preventive scaturite. Il sistema mette a disposizione della direzione, nella fase di valutazione del processo, altri strumenti di misurazione e monitoraggio riportati nel seguito. Dati d ingresso del processo selezionato E possibile associare al processo selezionato i dati d ingresso specifici dello stesso: 51 rev

52 Clicca su Inserisci seleziona nell elenco il dato d ingresso da associare al processo e quindi clicca su Inserisci; il sistema genera un link al dato d ingresso. Misurazioni del processo E possibile, attraverso questo controllo, associare al processo in esame le eventuali misurazioni del processo stesso effettuate con le checklist pesate (si veda a tale proposito il paragrafo Misurazione processi) Clicca su Inserisci seleziona nell elenco a tendina la misurazione interessata e clicca su Inserisci; il sistema genera un link alla checklist di misurazione. Obiettivi/Indicatori del processo Il sistema consente di associare al processo in esame il set di Obiettivi/Indicatori configurato per il processo stesso (si veda a tale proposito il paragrafo Schede indicatori o il manuale d uso dell applicazione Cruscotto Direzionale) Dall elenco a tendina Obiettivo seleziona quello interessato e quindi clicca sul pulsante Inserisci. Alla luce degli strumenti di misurazione e monitoraggio visti, la direzione è in grado di analizzare le performance del processo ed esprimere una valutazione qualitativa ed analitica registrando le risultanze attraverso la seguente interfaccia: 52 rev

53 Spunta le casella sì, no, in parte, per indicare il livello di raggiungimento degli obiettivi del processo; riporta nel campo Osservazioni/valutazione delle performance una analitica relazione esplicativa formattandola con gli strumenti di editing messi a disposizione. Completata l analisi e la valutazione la direzione può generare e gestire, associate al processo, azioni correttive e/o azioni preventive e di miglioramento (si veda a tale proposito il paragrafo Azioni correttive/preventive): Dall elenco a tendina Aggiungi seleziona un azione già registrata da associare al processo e clicca sul pulsante Inserisci, oppure clicca sul pulsante Genera azione correttiva/preventiva per crearne una nuova. In entrambi i casi il sistema visualizzerà il link per accedere alla maschera di gestione della relativa azione. Completato il processo di analisi e valutazione clicca sul pulsante Salva per validare tutti i dati inseriti Attenzione per comodità conviene aprire i link in una nuova scheda; per fare ciò posizionati con il mouse sul link e tasto desto clicca su apri link in una nuova scheda; in alternativa prima di cliccare sul link tieni premuto il tasto control della tastiera. Anche per le valutazioni dei processi tutte le configurazioni possono essere copiate in un altro riesame come visto nel paragrafo precedente Analisi In questa parte la direzione, sulla base dei dati d ingresso, sulla base della valutazione dei processi, analizza la conformità del sistema di gestione per la qualità ai requisiti normativi e agli obiettivi pianificati. Per accedere seleziona la scheda Analisi; viene visualizzata la seguente interfaccia iniziale: 53 rev

54 L analisi è finalizzata a valutare la conformità del Sistema di gestione per la qualità ad un requisito e/o ad un obiettivo pianificato. Dall elenco a tendina Seleziona il requisito ricerca e carica un requisito già salvato; per inserire l analisi di un nuovo requisito clicca sul pulsante Nuovo e quindi dall elenco Requisito seleziona il requisito per il quale si vuole eseguire l analisi. Se il requisito non è presente e/o nella configurazione iniziale per configurare un requisito clicca sull etichetta Requisito si apre la seguente interfaccia: Clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome del requisito e quindi clicca sul pulsante Inserisci Per ogni requisito la direzione riporterà una breve descrizione dello stesso, le osservazioni qualitative circa il livello di conformità allo stesso, anche in questo caso può associare al requisito obiettivi/indicatori specifici dello stesso, una valutazione complessiva del raggiungimento degli obiettivi pianificati per il requisito e come per il paragrafo valutazione può generare azioni correttive e/o preventive/miglioramento. Al termine clicca sul pulsante Salva per validare i dati registrati Tutte le configurazione possono essere copiate/duplicate in un altro riesame con le modalità già viste Dati di uscita La fase di caricamento dei dati di uscita rappresenta la sintesi finale del processo di riesame della direzione. TaleteWeb consente di configurare, per ogni riesame, i dati di uscita scegliendoli da un elenco fisso messo a disposizione dall applicazione e associare agli stessi file dati, in qualunque formato, importati dall esterno e/o link ai report prodotti dalle diverse procedure del sistema TaleteWeb. E possibile, oltre all elenco fisso di dati di uscita fornito dall applicazione, configurare un elenco di dati di uscita personalizzati: dal menù Anagrafiche, seleziona Impostazioni; apri la scheda Dati di uscita 54 rev

55 Per configurare un nuovo dato d uscita personalizzato clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome e quindi clicca su Inserisci. Puoi eliminare o modificare un dato d ingresso precedentemente inserito. Per accedere alla maschera per la gestione dei dati di uscita, clicca sulla relativa scheda Dati di uscita; viene visualizzata la seguente interfaccia utente: Per gestire un nuovo dato d uscita interno e/o esterno (personalizzato) clicca su visualizzata la seguente interfaccia: viene Nell elenco a tendina oppure un collegamento interno trovi un ampio ed esteso elenco di dati d uscita tipici dei sistemi di gestione per la qualità tra cui puoi scegliere quelli che ritieni opportuni per la tua organizzazione. Ognuno di questi dati d uscita è collegato in maniera automatica ad un link che indirizza al relativo report generato dall applicazione SGQ del sistema TaleteWeb. Dall elenco oppure un collegamento interno seleziona un dato d uscita (nell esempio che segue Programmazione azioni preventive) e clicca su Inserisci; viene visualizzata la seguente interfaccia: 55 rev

56 Nella colonna Dato d uscita viene visualizzato il link Programmazione azioni preventive, cliccandoci vieni indirizzato al sistema di reporting delle azioni preventive/miglioramento dell applicazione (vedi il relativo paragrafo Gestione delle azioni correttive/preventive). Nella colonna File trovi il controllo che ti permette di allegare, caricandoli dal tuo computer, altri eventuali file esterni utili per completare le informazioni necessaria alla direzione per le fasi di valutazione del processo/requisito. E possibile anche, per ogni dato d uscita, aggiungere documenti archiviati nel sistema documentale della piattaforma TaleteWeb (ad esempio il documento di politica per la qualità). Per far ciò clicca su nel controllo Documenti correlati ed esegui la ricerca del documento desiderato digitando alcuni caratteri del nome del documento, quindi una volta individuato selezionalo e clicca su Inserisci. Si possono caricare anche dati d uscita personalizzati configurati come visto in precedenza. Ovviamente in questo caso sarà possibile allegare solo file dati esterni. Dall elenco a tendina Seleziona dato d uscita esterno individua quello desiderato selezionalo e clicca su Inserisci. Allega file e documenti correlati come visto in precedenza. La configurazione dei dati d uscita effettuata per un riesame della direzione può essere copiata/duplicata in un altro riesame utilizzando la funzionalità Copia nell esercizio che consente di duplicare tutte le configurazioni del riesame corrente in un altro riesame anche in un diverso esercizio Seleziona l esercizio in cui vuoi copiare/duplicare il riesame e clicca sul pulsante Copia. Tutte le configurazioni e le informazioni saranno copiate in un riesame generato nell esercizio scelto. Questa funzionalità è estremamente utile per semplificare le operazioni di configurazione e partire da un modello che generalmente corrisponde al riesame del periodo precedente ed aggiornarlo e modificarlo. Completato il riesame la direzione ha la possibilità di firmare elettronicamente lo stesso; nel campo Firma della direzione seleziona la funzione autorizzata alla firma configurata nella matrice delle responsabilità, si apre un interfaccia che chiede alla direzione di digitare la propria username e la propria password; clicca quindi sul pulsante Firma. Oltre alla direzione il sistema consente di firmare elettronicamente a tutti i partecipanti al riesame configurati nella fase di convocazione. Seleziona la scheda Firme; viene visualizzata la seguente interfaccia: 56 rev

57 Ogni singolo partecipante inserirà username e password e cliccherà su Firma L atto conclusivo del processo è la generazione del Rapporto del riesame della direzione e della notifica; clicca sul pulsante Genera notifica in fondo alla maschera Dati d uscita. Un messaggio avvisa che è stato generato un messaggio di notifica a cui è stato allegato il rapporto di riesame in pdf. Per gestire la comunicazione del riesame si veda l istruzione Gestione delle notifiche. Cliccando sul link nella colonna Allegati si apre il rapporto in pdf. Report Per accedere alla reportistica del sistema e visualizzare un rapporto d audit seleziona dall elenco a tendina il rapporto desiderato; quindi sul pulsante seleziona Report; viene visualizzato il rapporto nella modalità report di TaleteWeb; vedi anche l istruzione Come gestire un report di TaleteWeb Sempre cliccando sul pulsante i riesami gestiti per esercizio e selezionando Elenco viene visualizzato un report elenco con tutti Piano Integrato di Miglioramento dell organizzazione (PIMO) Queste funzionalità sono state sviluppate in collaborazione con la struttura complessa qualità, rischio clinico e appropriatezza, dell Azienda Ospedaliera Carlo Poma di Mantova, in funzione delle linee guida della Regione Lombardia (gennaio 2014). Il sistema informatico TaleteWeb è strutturato per gestire la comunicazione e la condivisione di dati ed informazione in organizzazioni estremamente complesse. Pertanto rappresenta lo strumento ideale per la valorizzazione delle informazioni fornite dai sistemi interni di valutazione dei processi. E possibile integrare in modo assolutamente automatizzato le informazioni generate dalle diverse applicazioni, relative a: 57 rev

58 - Schede e checklist di autovalutazione informatizzate compilate da ogni struttura (applicazione Accreditamento); - Informazioni generate dall applicazione degli strumenti di rilevazione del rischio (paziente, visitatore, operatore) applicati a tutti gli ambiti dell azienda e a tutti i processi, (sistema incident reporting) nonché dei report provenienti dai sistemi di auditing completamente informatizzati (applicazioni Rischio Clinico e SGSL); - Verbali dei riesami di ogni singola struttura, il cruscotto direzionale, il consuntivo dei risultati raggiunti, con particolare riferimento alle Regole di Sistema (applicazioni SGQ, SGI e Cruscotto direzionale) Le nuove funzionalità consentono alla direzione strategica di gestire informaticamente: - A1 - GLI ELEMENTI IN INGRESSO AL RIESAME - A2 - IL COINVOLGIMENTO E L INTEGRAZIONE - A3 L INDIVIDUAZIONE DELLE PRIORITA E quindi di approvare, formalizzare e ufficializzare il piano di miglioramento, declinare gli obiettivi annuali e attivare un sistema continuo di misurazione, monitoraggio e valutazione dei risultati. Per accedere alla procedura dal menù Direzione dell applicazione SGI seleziona Piano integrato di miglioramento; viene visualizzata la seguente interfaccia utente Per visualizzare un PIMO già salvato dall elenco a tendina Seleziona il piano seleziona quello interessato; per crearne uno nuovo clicca sul pulsante Nuovo. Il sistema visualizza l interfaccia dove registrare un nome per il piano (il sistema di default assegna un numero di protocollo progressivo) e l esercizio di elaborazione del piano: Clicca quindi sul pulsante Salva per validare i dati e consentire al sistema di generare il piano L esercizio di elaborazione del piano è molto importante perché tutti i dati nativi del sistema utilizzati per alimentare i dati d ingresso, utilizzati nella fase di analisi, vengono elaborati con 58 rev

59 riferimento all esercizio precedente quello di elaborazione salvato; ad esempio per il piano 002/2014 generato a marzo 2014 il sistema elabora in automatico, per la fasi di analisi, i dati dell esercizio Dopo aver cliccato sul pulsante Salva un messaggio avvisa del buon esito del salvataggio stesso e viene visualizzata la seguente interfaccia: La procedura, coerentemente con le linee guida, Gennaio 2014, della Regione Lombardia, è strutturata su quattro macro fasi: - Valutazione degli elementi in ingresso - Analisi/Riesame - Piano miglioramento - Notifiche Valutazione degli elementi d ingresso (A1) Questa è sicuramente la fase più importante di tutto il processo di gestione del piano di miglioramento integrato. In una struttura molto complessa ed articolata quale una ASL o un Azienda Ospedaliera di grosse dimensioni necessita di un adeguato periodo di tempo e quindi di una programmazione molto attenta. Generalmente il proprietario di questo processo è il responsabile della struttura qualità. Dall elenco a tendina Seleziona elemento d ingresso è possibile visualizzare un elemento già salvato; per gestire un nuovo elemento clicca sul pulsante Nuovo; 1. Ad un nuovo elemento d ingresso associa, dai rispettivi elenchi, i seguenti riferimenti: - Ambito di interesse (si veda Anagrafica processi) - Processo (Si veda Anagrafica processi) - Presidio e/o Dipartimento e/o Unità operativa (si vedano le relative anagrafiche) 2. Quindi clicca sul pulsante Salva Un elemento d ingresso è generalmente l output di un processo associato ad un determinato Ambito ed è relativo ad un articolazione organizzativa. Pertanto il sistema assegna ad un nuovo elemento d ingresso un nome formato da: identificativo del Piano Ambito Processo; ad esempio: 003/2014 Risorse umane Gestione Risorse Umane è l elemento d ingresso associato al PIMO 003 del 2014, all ambito Risorse umane, al processo Gestione Risorse Umane. 59 rev

60 Inserisci i dati d ingresso relativi all elemento Dopo aver salvato il sistema carica automaticamente tutti gli obiettivi già associati, nel cruscotto aziendale, al processo in esame: si veda a tale proposito il paragrafo Obiettivi del menù Direzione. E, possibile, comunque, associare manualmente altri obiettivi all elemento/processo in esame; clicca sul pulsante: Seleziona dai rispettivi elenchi a tendina l Obiettivo e il Responsabile e quindi clicca sul pulsante. A questo punto è possibile inserire tutti i dati d ingresso dell elemento/processo. Clicca su viene visualizzata la seguente interfaccia: Puoi selezionare dati d ingresso personalizzati (esterni) oppure dati d ingresso genrati automaticamente dal sistema (interni). Dall elenco a tendina Seleziona dato d ingresso esterno. seleziona quello interessato; per caricare l elenco dei dati d ingresso vedi dal menù Anagrafiche, Impostazioni e quindi la scheda Dati d ingresso; inerisci eventuali note aggiuntive e clicca su pulsante. Ripeti per altri dati d ingresso. 60 rev

61 E possibile caricare dati d ingresso generati in maniera nativa dal sistema TaleteWe. Nell elenco a tendina oppure un collegamento interno trovi un ampio ed esteso elenco di dati d ingresso tipici dei sistemi di gestione per la qualità tra cui puoi scegliere quelli che ritieni opportuni per la tua organizzazione. Ognuno di questi dati d ingresso è collegato in maniera automatica ad un link che indirizza al relativo report generato dall applicazione SGQ del sistema TaleteWeb. Dall elenco oppure un collegamento interno seleziona un dato d ingresso (nell esempio che segue Statistiche non conformità), puoi digitare delle note aggiuntive nel relativo campo di testo e clicca su Inserisci; viene visualizzata la seguente interfaccia: 1. Nella colonna Dato d ingresso viene visualizzato il link Statistiche non conformità, cliccandoci vieni indirizzato al sistema di reporting delle non conformità dell applicazione (vedi il relativo paragrafo Gestione delle non conformità). Nella colonna File trovi il controllo che ti permette di allegare, caricandoli dal tuo computer, altri eventuali file esterni utili per completare le informazioni necessaria alla direzione per le fasi di valutazione del processo/requisito. Puoi a questo punto associare al Dato d ingresso documenti in qualsiasi formato caricandoli dal tuo computer cliccando su Sfoglia e dopo aver selezionato il file su Carica Inserisci un riesame della direzione di un articolazione organizzativa come dato d ingresso Applica il Filtro esercizio desiderato quindi seleziona il Riesame e clicca sul pulsante Inserisci; dall elenco vengono visualizzati solo i riesami relativi alla UOC selezionata, attribuita all elemento. Inserisci una autovalutazione come dato d ingresso Dall elenco Valutazione seleziona quella interessata e quindi clicca sul pulsante Inserisci; anche in questo caso vengono visualizzate le autovalutazioni relative ad una UOC selezionata 61 rev

62 Inserisci una Riunione associata ad un elemento d ingresso Clicca su Inserisci riunione, dall elenco seleziona quella interessata e clicca su Inserisci; si veda il paragrafo Riunioni dal menù Direzione Analisi/Riesame (A2) Il coinvolgimento e l integrazione L obiettivo della seconda fase della procedura consiste nell effettuare il Riesame della Direzione Strategica, a partire da tutti gli elementi in ingresso, raccolti con la Fase A1. L intento è quello di perseguire un approccio sistemico ed integrato delle azioni di miglioramento delle diverse aree aziendali anche attraverso il coinvolgimento diretto dei responsabili dei processi chiave nella presentazione e discussione dei risultati raggiunti e nella formulazione delle proposte di nuovi obiettivi o azioni di miglioramento. Dall elenco a tendina Seleziona il piano, individua il PIMO a cui sei interessato e selezionalo, quindi clicca sulla scheda Analisi/Riesame: Seleziona dal relativo elenco l Ambito d interesse/elemento d ingresso/processo che si vuole analizzare e riesaminare (nell esempio: 001/2014 Risorse Umane - Gestione Risorse Umane); il sistema visualizza la seguente interfaccia: 62 rev

63 La direzione può eseguire direttamente il riesame del processo, sulla base dei dati d ingresso raccolti nella Fase 1, soprattutto se a questi non sono stati associati obiettivi. E possibile utilizzare, per esprimere la sintesi e il giudizio finale, dei testi suggeriti; si veda l istruzione per configurare i testi suggeriti riportata nel paragrafo Impostazioni dal menù Anagrafiche. Clicca sull elenco Suggerimenti e individua il testo suggerito desiderato. Oltre ai testi suggeriti la direzione può registrare altre considerazioni. Alla fine clicca sul pulsante Salva per validare il giudizio relativo al processo. Se invece si vuole riesaminare prima i singoli obiettivi associati all elemento d ingresso/processo nell elenco a tendina Obiettivo Responsabile seleziona quello desiderato; viene visualizzata la seguente interfaccia: Il sistema visualizza gli indicatori associati all obiettivo (nell esempio l unico indicatore) ed in funzione dei risultati la direzione può annotare nell apposito campo testuale le criticità rilevate per l indicatore. Alla luce dei risultati di tutti gli indicatori si andrà ad esprimere la sintesi ed il giudizio finale dell obiettivo potendo utilizzare anche in questo caso testi suggeriti (per configurare i testi suggeriti per il riesame degli obiettivi si veda il paragrafo Impostazioni dal menù Anagrafiche). Per validare le sintesi e i giudizi clicca sul pulsante Salva. Cliccando sul nome dell Indicatore si accede direttamente alla scheda dello stesso. Attenzione l elaborazione dei dati è relativa all esercizio precedente a quello di elaborazione del piano ed è automatizzata se ovviamente si gestisce il cruscotto direzionale utilizzando le funzionalità del sistema TaleteWeb. Si vedano a tale proposito le istruzioni Grandezze, Formule, Obiettivi dal menù Direzione o il manuale d uso dell applicazione Cruscotto Direzionale 63 rev

64 Piano miglioramento (A3) L individuazione delle priorità L obiettivo di questa fase è quello di: 1. Selezionare gli Elementi/processi e gli obiettivi associati 2. Assegnare ad ogni azioni di miglioramento associata ai Processi e/o agli Obiettivi, le priorità di breve, medio e lungo periodo, realisticamente attuabili, in base alle risorse disponibili. Il prodotto di questa fase è il PIANO INTEGRATO PER IL MIGLIORAMENTODELL ORGANIZZAZIONE, in sostanza un elenco degli obiettivi strategici, declinati in ordine di priorità, suddivisi per tempi di realizzazione, con i relativi indicatori, in coerenza con le risorse disponibili. Ogni obiettivo deve essere esplicitamente definito e corredato dal relativo indicatore (scheda indicatore: razionale e formula di calcolo). La validazione in ordine alla congruità dell indicatore e alla sue possibilità di monitoraggio deve essere espressa dalle funzioni competenti (Qualità, Direzione Medica di Presidio, CdG).Devono essere privilegiati indicatori estraibili da fonti informative già disponibili. Selezionato il piano clicca sulla scheda Piano di miglioramento; viene visualizzata la seguente interfaccia: Anche per la gestione del Piano di miglioramento la direzione può decidere di operare direttamente sull Elemento d ingresso/processo, aggiungendo nuovi obiettivi (si veda il paragrafo Obiettivi dal menù Direzione), azioni di miglioramento (si veda il paragrafo Azioni preventive dal menù Monitoraggio), gruppi di miglioramento/progetti (Si veda il paragrafo Gestione progetti dal menù Realizzazione), oppure è possibile agire sui singoli Obiettivi già presenti, assegnando nuovi valori soglia/target e individuando azioni preventive e gruppi di miglioramento/progetti. Piano di miglioramento dell Elemento d ingresso/processo Seleziona dal relativo elenco l Elemento d ingresso/processo desiderato; (nell esempio: 001/ Risorse Umane - Gestione Risorse Umane): Il sistema visualizza gli obiettivi già associati al processo riportando il giudizio sintetico assegnato nella fase precedente. A questo punto la direzione può decidere di inserire un nuovo obiettivo; clicca sul pulsante : 64 rev

65 Dall elenco a tendina Seleziona obiettivo esistente puoi associare al processo un obiettivo già configurato nel cruscotto aziendale, oppure puoi digitare nel campo.oppure genera nuovo obiettivo il nome di un nuovo obiettivo individuato per il processo. Cliccando sul pulsante Inserisci il sistema genera automaticamente nel cruscotto aziendale un nuovo obiettivo (vi veda il paragrafo Obiettivi dal menù Direzione). La direzione può pianificare azioni di miglioramento direttamente collegate al processo; cliccando sul pulsante, si apre la seguente interfaccia: Puoi selezionare un azione già esistente dal relativo elenco oppure generarne una nuova spuntando la check box.. oppure genera una nuova azione; allo stesso modo puoi associare un progetto già esistente dal relativo elenco oppure generarne uno nuovo digitando nel campo oppure crea nuovo progetto il nome che vuoi assegnare, Alla fine clicca su Inserisci per validare e generare gli elementi nuovi. Per il calcolo delle priorità relative alle azioni associate al processo si veda il paragrafo seguente Calcolo delle priorità Il sistema è completamente integrato con le procedure per la gestione delle azioni preventive/miglioramento, la gestione dei progetti/gruppi di miglioramento, la procedura per la gestione degli Obiettivi/indicatori (si vedano le rispettive istruzioni). Piano di miglioramento del singolo obiettivo associato all Elemento d ingresso/processo Vediamo adesso come fare per gestire il miglioramento selezionando i singoli obiettivi associati al processo: Dopo aver selezionato l Elemento d ingresso/processo a cascata nell elenco Obiettivo Responsabile vengono visualizzati gli obiettivi associati al processo. Selezioniamo un Obiettivo (nell esempio EROGAZIONE FORMAZIONE GENERALE E SPECIFICA DEL NEO ASSUNTO - Rappresentante Direzione) 65 rev

66 Il sistema visualizza tutti gli indicatori associati all obiettivo; per inserire un azione di miglioramento e/o un gruppo di progetto, clicca quindi su : E possibile associare all obiettivo azioni di miglioramento o gruppi di progetto con le modalità già viste per il processo. Per ogni azione associata all obiettivo è possibile calcolare la priorità Calcolo della Priorità Il sistema consente di determinare per l elemento una Priorità sulla base dei seguenti criteri e del seguente algoritmo. Valutazione dell impatto delle aree di debolezza sull organizzazione (IMPORTANZA) - Impatto elevato: score 5 L area/problema influisce in modo Importante su uno o più Fattori rilevanti - Impatto medio: score 3 L area/problema influisce in modo percepibile, anche se non determinante su almeno uno o più Fattori rilevanti - Impatto scarso: score 1 L area/problema influisce in modo nullo o quasi nullo su uno o più Fattori rilevanti Valutazione della capacità di attuare gli obiettivi di miglioramento riferiti alle aree di debolezza (FATTIBILITÀ) Capacità elevata (score 5) - Attuabile con l impiego di risorse relativamente modeste - Attuabile con le sole risorse dell amministrazione - Attuabile con piena autonomia dell amministrazione Capacità media (score 3) - Può richiedere un impiego ragionevole di risorse - Attuabile con le sole risorse dell amministrazione - L attuazione dipende in parte da vincoli esterni Capacità scarsa (score 1) - Richiederà un impiego consistente di risorse - Dipende da fattori esterni all amministrazione - L attuazione dipende completamente da vincoli esterni Valutazione dei tempi (TEMPI) - Tempi brevi (score 5) Il progetto può essere completato entro 12 mesi dall avvio. - Tempi medi (score 3) Il progetto può essere completato entro 24 mesi dall avvio. - Tempi lunghi (score 1) Il progetto può essere completato entro 36 mesi dall avvio. 66 rev

67 SCELTA DELLE PRIORITÀ La scelta delle priorità da parte della Direzione Strategica si avvale dell orientamento presentato dalla matrice IMPORTANZA FATTIBILITÀ, che permette di mettere a fuoco le iniziative su cui concentrarsi maggiormente. Dal momento che la scelta delle priorità non può essere un atto puramente meccanicistico, la discussione è volta a giudicare la validità e correttezza delle motivazioni che hanno portato all assegnazione degli score di valutazione, apportando tutte le modifiche che appaiono necessarie (verificare ad esempio se ci siano iniziative che hanno come prerequisito la realizzazione di altre azioni, situazioni molto critiche che richiedono un immediata attuazione, e altro ancora) e considerando ulteriori parametri, come i tempi di adeguamento per le cogenze legali e l opportunità di considerare non solo le iniziative strategiche, che devono essere18comunque attuate, ma anche quelle di breve durata che possono dimostrare al personale a tutti i livelli il raggiungimento di risultati a valore aggiunto, per favorire il coinvolgimento e la partecipazione. Alla fine della discussione la Direzione strategica definisce una scala di priorità, derivata dal prodotto tra i tre score previsti dalla matrice importanza fattibilità, che si riflette sulla declinazione degli obiettivi operativi negoziati con il processo di budget. Una volta assegnatii i valori, selezionandoli dai rispettivi elenchi, Impatto, Capacità e Tempi clicca su Inserisci; il sistema calcola la Priorità. Esempio di output dopo aver cliccato Inserisci: Cliccando sui rispettivi link è possibile accedere alle maschere di gestione delle azioni, dei progetti e dei nuovi obiettivi. Il sistema visualizza anche tutti gli indicatori associati al singolo obiettivo, con i nuovi valori soglia (se cambiati); i dati in questo caso sono relativi all esercizio di gestione del piano. Con questa funzionalità è possibile monitorare direttamente l andamento degli obiettivi in corso d opera per verificare efficacia delle azioni decise e il trend: Notifiche e Report Come per tutte le altre procedure del sistema TaleteWeb è disponibile la maschera Notifiche che consente di gestire tutta la comunicazione interna relativa ad uno specifico PIMO. Si veda a tale proposito l istruzione Come gestire una notifica L applicazione produce dei reports estremamente efficaci che costituiscono il prodotto finito del processo ovvero il Piano di Miglioramento. Seleziona il piano interessato e quindi clicca sul pulsante report: ; puoi visualizzare tre diversi tipi di - Report tabellare Fase A (fasi 1 2) - Report tabellare Fase B (fase 3) 67 rev

68 - Report tabellare Complessivo Piano di miglioramento - Report Rapporto Piano di Miglioramento in forma estesa Per ogni report puoi applicare filtri che ti consentono di visualizzare il piano in funzione degli stessi. Clicca ad esempio su Report fase A: viene visualizzata la seguente interfaccia: Applica i filtri desiderati e quindi clicca sul pulsante Visualizza Esempio Report fase A: Esempio Report fase B: Esempio Report complessivo 68 rev

69 Esempio Repot Rapporto PIMO in forma estesa Clicca su e quindi su Report piano di miglioramento; viene visualizzata l interfaccia di gestione dei report generati dal sistema TaleteWeb. Si veda l istruzione Come gestire i Report-Rapporti del sistema TaleteWeb. Tutti i report sono gestibili e personalizzabili dall utente; a tale proposito si veda l istruzione Come gestire i report elenchi di TaleteWeb. I dati visualizzati sono esportabili in excell. Word, pdf ecc. basta cliccare sulle rispettive icone poste in alto a destra 69 rev

70 Menù REALIZZAZIONE Qualifica fornitori Adempimenti Una procedura molto importante è quella relativa alla gestione degli Adempimenti; cogenti o volontari; quindi adempimenti derivanti dall attuazione di norme di legge o dall attuazione di requisiti relativi a norme volontarie, in modo particolare da adempimenti obbligatori. Questa applicazione è trasversale a tutto il sistema ed è stata inserita anche nell applicazione Rischio Clinico, ritenendo che il soddisfacimento di adempimenti di legge siano una prerogativa essenziale, per garantire che una struttura abbia un adeguata capacità di prevenire rischi di errori/eventi. Si accede dal menù della gestione proattiva, cliccando sul menù adempimenti; si apre quindi l interfaccia che permette di selezionare un adempimento già caricato; cliccando nell elenco a tendina o di gestire un nuovo adempimento; In fase di configurazione iniziale, dell applicazione del sistema TaleteWeb, vengono precaricate una serie di norme e una serie di leggi con i relativi adempimenti più importanti che una qualsiasi struttura, deve rispettare. Ad esempio si possono ricordare gli adempimenti legati alla gestione del Dlgs 196, ovvero la legge relativa alla privacy, oppure tutti gli adempimenti legati all applicazione del Testo Unico 81, materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro e così via. Si vuole ricordare che la gestione del rischio clinico si rivolge agli eventi che possono occorrere non solo agli utenti ma anche ai visitatori e soprattutto anche ai lavoratori. 70 rev

71 Per inserire un nuovo adempimento (naturalmente se la funzione è autorizzata), la procedura è la seguente: cliccare sul pulsante dell adempimento. e riempire i campi obbligatori, esempio il nome Una volta inserito il nome dell adempimento stesso, sotto si può riportare una descrizione più ampia, si associa la norma di riferimento, si associa quindi il sistema di gestione a cui si riferisce ed infine il responsabile dell adempimento. Nome Adempimento Descrizione Adempimento Norma di Riferimento Sistema di Gestione Responsabile Il sistema consente inoltre di inserire la data dell ultima verifica, quindi la data in cui per l ultima volta l adempimento è stato ottemperato in maniera positiva, la frequenza, e automaticamente il sistema calcola la scadenza dell adempimento e il colore del semaforo; verde: positivo, rosso: adempimento scaduto, il sistema ci suggerisce di riprogrammare al più presto perché potremmo andare incontro anche ad una sanzione amministrativa che vedremo in seguito, il sistema stesso ci calcola. Semaforo verde: Semaforo Rosso: È possibile, poi, far partire un sistema di alert dell adempimento, quindi andando a gestire l alert a tale proposito, gestito dal programma TaleteWeb. 71 rev

72 Se all adempimento è associata una sanzione amministrativa a noi nota, possiamo riportare la sanzione in termini di Euro, così come quella penale in termine di mesi di reclusione. È possibile, al fine dell ottemperanza all adempimento stesso, fare associazioni all adempimento, creando un evento formativo, una riunione, o un azione correttiva; generandole. Alert Sanzioni Associazione Eventi All adempimento è possibile associare dei documenti che possono essere caricati utilizzando la funzionalità per l upload dei documenti della piattaforma TaleteWeb o correlare documenti già presenti nella piattaforma stessa sulla sezione Modelli e registrazioni: 72 rev

73 Anche per gli adempimenti è possibile gestire le notifiche, ovvero comunicazioni attraverso messaggi di posta elettronica. Molto importanti sono i Report; nell esempio riportiamo Report Elenco Adempimenti strutturato molto semplicemente, chiaro ed efficace come sotto illustrato; È possibile da questi report eseguire aggregazioni e/o filtri, in maniera tale da poter avere un quadro molto preciso della situazione. Per una struttura sanitaria che voglia avere un altro rating di sicurezza ovvero un altra capacità di prevenzione di errori, tutti i semafori relativi a tutti gli adempimenti previsti e alle leggi cogenti devono essere di colore verde; quindi è un primo passo molto importante nella gestione proattiva assicurare che tutti gli adempimenti obbligatori siano ottemperati e quindi i responsabili abbiano regolato quanto di loro competenza rendendo il semaforo verde. Si ritiene che per qualsiasi direttore generale o direttore amministrativo questo cruscotto sia estremamente decisivo sia in termini di gestione proattiva del rischio clinico sia in termini di conservare pulita la fedina penale. A tale proposito, essenziale è il report dello scadenziario che si può selezionare direttamente dall interfaccia principale di questa procedura, insieme al report precedente, dove vengono riportati tutti gli adempimenti che non risultano ottemperati, con i relativi giorni di ritardo e il quadro sanzionatorio penale e amministrativo applicabile laddove questo sia noto e definito. 73 rev

74 Gestione Progetti Procedura per la gestione dei progetti Questa procedura è condivisa da diverse applicazioni. Dall applicazione Rischio Clinico si accede dalla voce di menù Gruppi, selezionando su Gestione Progetti. Si apre così l interfaccia seguente per la gestione degli elementi. Si seleziona un progetto, dall elenco a tendina in ambito di un esercizio già esistente o si crea un nuovo progetto cliccando sul pulsante Nuovo progetto, aprendo la seguente interfaccia: L inizio della procedura richiede di registrare un codice ed un nome per il progetto l esercizio di competenza, la data di inizio e la data di fine. 74 rev

75 Il work flow è strutturato in schede che seguono un percorso logico che parte dalla scheda Richiesta; dall elenco a tendina Tipo richiesta si può selezionare la tipologia della richiesta (gruppo di miglioramento o audit clinico, o altro). Nel caso il gruppo o audit sia stato attivato da una richiesta di gruppo o di audit, nell elenco a tendina Seleziona il progetto possiamo selezionare l elemento interessato e tutte le informazioni della richiesta vengono automaticamente duplicate nella scheda Richiesta. Al salvataggio della richiesta di attivazione gruppo viene inviata una notifica per presa visione a: responsabile unità operativa e responsabile dipartimento (presi da menù a tendina Unità Operativa della richiesta). Nell' le funzioni di cui sopra ricevono un link alla gestione progetto per andare a firmare la presa visione. Effettuato l accesso in fondo alla scheda Richiesta del menù Gestione progetti viene visualizzato il seguente controllo: La firma debole viene apposta da parte delle funzioni inserendo la propria username e password e cliccando sul pulsante Firma. Viene inviata una anche al primo responsabile del gruppo di approvazione con il link alla gestione del progetto per firmare. Se il primo responsabile nega l approvazione dopo averne specificato le motivazioni e firmato, viene fatta una notifica all'utente che ha inserito la richiesta. Se il primo responsabile accetta viene inviata una al secondo responsabile con il link alla gestione progetto per firmare. Il primo responsabile al momento della firma deve indicare anche il responsabile della programmazione. Se il secondo responsabile nega l approvazione viene fatta una notifica all'utente che ha inserito la richiesta. Se il secondo responsabile accetta viene inviata una al terzo responsabile con il link alla gestione progetto per firmare. Se il terzo responsabile nega l autorizzazione viene fatta una notifica all'utente che ha inserito la richiesta. Se il terzo responsabile accetta viene inviata una notifica di conferma all'utente che ha fatto la richiesta e al responsabile della programmazione. 75 rev

76 La scheda Programmazione consente di riportare un abstract del progetto, allegare file e documenti specificanti i requisiti e i dati di ingresso del progetto, visualizzare il diagramma di Gantt. Procedura per la convocazione delle riunioni del gruppo La scheda Riunioni consente di aggiungere riunioni del gruppo riportando il link alla procedura di gestione delle Riunioni. Procedura per la gestione delle attività di un progetto Ad ogni progetto possiamo associare una sequenza logica di attività. Si accede dalla barra dei menù Gruppi e nel dettaglio cliccando la voce Progetti; selezionando ora un progetto sul quale vogliamo lavorare scegliendolo dal menù a tendina. Cliccando sulla scheda Attività, possiamo o selezionare attività già associate al progetto (dall elenco a tendina) o andare ad associare una nuova attività al progetto selezionato, cliccando sul pulsante Nuova Attività, si apre quindi l interfaccia che consente di gestire l attività associata al progetto. Nella compilazione riporteremo un Codice dell attività e il Nome sintetico (campo obbligatorio). La prima scheda ci consente di registrare le informazioni programmatiche dell attività stessa, quindi una descrizione sintetica dell attività, possiamo associare all attività un Sistema di gestione di riferimento, il Responsabile interno, ovvero la risorsa/funzione organizzativa interna e l eventuale Responsabile esterno dell attività (es. consulente, professionista ) Riportiamo successivamente la Data di inizio programmata, indicando la durata in giorni e poi cliccando sul pulsante Calcola data Fine il sistema aggiunge i gg inseriti e calcala lui la data. È possibile inserire direttamente la data di fine programmata senza inserire la durata. La data di inizio e fine programmata rimangono bloccate. Il responsabile di progetto, il coordinatore, riporterà invece la data di inizio effettiva ovvero quando effettivamente è iniziato il progetto a fronte di quella programmata, inserirà la durata effettiva e la data di fine effettiva; se queste informazioni non vengono riportate il sistema genera uno scadenziario passivo avvisando che l attività relativa al progetto è in ritardo o nella data di inizio o nella data di fine. Si attiva anche in questo caso il sistema di Alert sulla tempistica di programmazione dell attività. Possiamo riportare informazioni aggiuntive all attività sul campo Note che è un campo testo; e per ogni attività gestire il sistema degli Alert oltre che sulle date di programmazione (gestiti in automatico dal sistema TaleteWeb) anche per decidere con quale frequenza avvisare gli interessati sulle scadenze dell attività. Per rendere valide le registrazioni cliccare sul pulsante Salva attività. In questo modo si attivano le alte schede relative a questa maschera. La seconda scheda consente di associare ad ogni singola attività dei documenti che possiamo caricare con l upload oppure correlare dei documenti presenti nella piattaforma TaleteWeb. 76 rev

77 Come per altre procedure è possibile attivare il sistema di notifiche di TaleteWeb; per condividere informazioni e documenti che riguardano la singola attività del progetto. In sostanza stiamo creando un folder elettronico con tutte le informazioni, i dati e le comunicazioni che hanno riguardato la singola attività del progetto con una de materializzazione totale del cartaceo. Infine, nella scheda successiva, per ogni attività è possibile gestire la Cronologia dell attività, ovvero la successione degli eventi, nell ambito di una singola attività. È possibile per ogni attività inserire un numero di eventi. Per inserire un nuovo evento alla cronologia dell attività, si clicca sul pulsante + Aggiungi Nuovo Evento. Si apre l interfaccia che consente di registrare il Soggetto dell evento, Quando si è verificato l evento, gli Interlocutori coinvolti nella gestione dell evento, Come è stato gestito l evento (selezionando dall elenco a tendina i suggerimenti), si registra quindi in maniera sintetica l Esito dell evento, la Prossima Azione associata all evento, selezionando la funziona organizzativa Responsabile della prossima azione e la Data entro la quale la prossima azione deve essere attuata. L ultimo campo lo utilizzerà il responsabile di progetto per chiudere l evento con la Data effettiva dell azione decisa e nel momento in cui viene registrato questo dato, il sistema automaticamente si posiziona su un nuovo evento nel momento in cui si clicca sul tasto Inserisci per salvare l evento che si è gestito. La reportistica è molto ampia anche per quanto riguarda le attività, perché possiamo visualizzare (dal Report) il Diagramma di Gantt (cliccando sul nome) del progetto, filtrando volendo, per un determinato periodo dell anno e quindi applicando i filtri, il sistema visualizza il Diagramma con tutte le attività. Allo stesso modo è possibile, sempre dal pulsante Report, visualizzare l elenco delle attività, ovvero un report con tutte le attività ed informazioni del progetto selezionato. Infine, molto importante è lo scadenziario delle attività che consente di verificare per tutti i progetti esistenti, le attività scadute e che per le quali si hanno n. di giorni di ritardo. Procedura per la gestione delle notifiche di un progetto L ultima scheda della maschera Gestione progetti e relativa alla gestione delle notifiche. La funzionalità è quella standard del sistema informatico TaleteWeb per gestire i messaggi di notifica relativi ad un elemento, in questo caso il Progetto. Si veda l istruzione gestione delle notifiche del sistema TaleteWeb Scadenziario Agenda 77 rev

78 Menù MONITORAGGIO Reclami Gestione non conformità La metodologia per la gestione delle non conformità adottata dal sistema informatico TaleteWeb segue fedelmente il flusso logico prescritto dalla norma internazionale ISO 9001 al punto 8.2 controllo del prodotto non conforme, attraverso le fasi di rilevazione, trattamento e chiusura. Rilevazione non conformità La prima fase è relativa alla rilevazione della non conformità. Qualsiasi utente autorizzato può accedere alla maschera per rilevare una non conformità: dal menù Monitoraggio seleziona Rilevazione non conformità accedendo alla seguente interfaccia: Il sistema assegna ad ogni nuova non conformità un numero di protocollo progressivo per ogni anno. La prima parte della maschera consente di registrare una serie di dati utili a categorizzare il rilievo/non conformità. I dati essenziali sono quelli relativi ai campi Data emissione, Emesso da, e Tipo NC. Seleziona nel campo Emesso da la tua funzione digitando parte del tuo nome o della tua funzione organizzativa, quindi associa il tipo selezionandolo dall elenco Tipo NC in base ai criteri definiti nella procedura del sistema qualità della tua azienda. Molti campi sono elenchi a tendina di elementi di diverse anagrafiche; gli utenti autorizzati possono, cliccando sull etichetta, aprire la maschera per caricare e/o modificare gli elementi stessi, come mostrato di seguito: Clicca per aprire la maschera 78 rev

79 I campi Area Riscontro NC, Area d impatto, Responsabilità, possono essere, invece, configurati direttamente dall utente master responsabile, generalmente il quality manager, creando dei tag utilissimi ai fini statistici. Vedi l istruzione Come configurare una sotto anagrafica aperta Nel caso di non conformità relative a prodotti, materiali, manufatti ecc., intercettate nella fasi di controllo in accettazione, in process, al collaudo/controllo finale, indicare gli estremi della fornitura: Fornitore e Ordine e le quantità interessate unitamente all unità di misura; questi danno saranno ripresi automaticamente dalla funzionalità che consente l aggiornamento periodico delle qualifiche dei fornitori e andranno ad alimentare automaticamente le grandezze grezze del cruscotto direzionale. Nella seconda parte della maschera riporta nel campo Descrizione una accurata ma sintetica descrizione della NC, e l eventuale documentazione (n disegno, procedura ecc.), quindi indica se hai preso accorgimenti immediati o no, spuntando la relativa casella e riporta, e in caso affermativo scrivi nell apposito campo quali. Il sistema ti consente di allegare alla rilevazione della NC più documenti in formato digitale ad esempio un immagine che identifichi meglio il problema, un file in qualsiasi formato, ecc. Per caricare un allegato clicca sul pulsante Attiva allegati; si attiva il controllo per eseguire l upload di un documento. Vedi anche l istruzione Come eseguire l upload/download di un documento Infine, clicca sul pulsante in fondo alla maschera Salva e invia. Il sistema genera il report in formato pdf, con la tua firma debole in calce alla sezione della rilevazione, lo allega ad un messaggio di notifica che invia automaticamente a te e alle funzioni configurate con la funzionalità Impostazioni dell applicazione (vedi anche il paragrafo Impostazioni). Gestione non conformità Alla funzione configurata per ricevere le segnalazioni di NC arriva un messaggio di notifica con allegato il rilievo. Cliccando sul link in fondo alla accede direttamente alla maschera di gestione della NC. Il quality manager e/o altra funzione autorizzata può accedere alla maschera di gestione della NC oggetto della notifica anche direttamente dall applicazione: dal menù Monitoraggio, seleziona Gestione non conformità; si apre la seguente interfaccia: Dall elenco a tendina Seleziona la non conformità digita il numero di protocollo riportato nel testo del messaggio di notifica. Si apre direttamente la scheda Trattamento dove è possibile definire e programmare il trattamento stesso seguendo le seguenti istruzioni: 1. Il campo descrizione, non editabile in questa scheda, riporta la descrizione della NC scritta dal rilevatore. 2. Nel campo Risoluzione riporta dettagliatamente l intervento da effettuare per trattare la NC. 3. Nel campo riferimento, se necessario, riporta eventuali riferimenti o note aggiuntive. 4. I campi Dettaglio del trattamento e Autorizzazioni, facoltativi, consentono di associare dei tag al trattamento per fini statistici e per categorizzare le modalità del trattamento stesso. 79 rev

80 5. E indispensabile, invece, riportare la data entro la quale dovrà essere completato il trattamento, la funzione che lo ha deciso e la funzione responsabile dell attuazione. Il campo data risoluzione sarà compilato dal responsabile dell attuazione una volta completato il trattamento e non coincide con la chiusura della NC che vedremo nel successivo paragrafo. 6. Puoi associare alla NC una richiesta di azione correttiva (RAC). Generalmente le procedure aziendali prevedono l associazione di una azione correttiva alle NC di sistema, scaturite in seguito ad audit, o alle NC critiche. Per generare una RAC devi prima salvare, cliccando sul pulsante Salva, e quindi ti si apre il controllo che ti permette, cliccando sul pulsante Genera azione correlata, di eseguire l operazione richiesta. Cliccando sul numero di protocollo della AC accedi direttamente alla maschera di gestione delle Azioni; vedi il paragrafo Azioni. In alcuni casi il trattamento coincide con l azione correttiva correlata; in questi casi generata la RAC si seleziona immediatamente la data risoluzione 7. Per completare la procedura clicca, infine, sul pulsante Genera, alla fine della maschera, per generare la notifica del trattamento. Il sistema predispone un messaggio di notifica allegando automaticamente il pdf, compilato anche nella seconda sezione, con relativa firma elettronica debole della funzione responsabile del trattamento. Il sistema inserisce in automatico tra i destinatari del messaggio di notifica le funzioni responsabili della decisione e del trattamento. 8. Nella scheda Notifiche trovi il messaggio generato dal sistema Clicca inviare il messaggio Clicca su Visualizza e modifica se vuoi aggiungere altri destinatari, altrimenti clicca su Invia per spedire il messaggio. 9. La funzione responsabile della decisione del trattamento, una volta stabilita la data entro la quale dovrà essere completato l intervento risolutivo, può attivare la funzionalità di alert del sistema informatico TaleteWeb. Nella scheda Rilevazione, in fondo, si trova il controllo per stabilire le frequenze di alerta e chi deve essere alertato, oltre alle funzioni responsabili della decisione e dell attuazione, che sono alertate in automatico dal sistema. 80 rev

81 Argomenti correlati Come attivare il sistema di Alert Come gestire il sistema di Notifiche Chiusura non conformità L ultima fase del processo di gestione delle NC è la chiusura della stessa. Dalla maschera Gestione non conformità seleziona la scheda Chiusura e costi. La chiusura è possibile solo dopo l inserimento della data di completamento del trattamento da parte dell incaricato dello stesso. La funzione incaricata della chiusura registrerà negli appositi campi Note di chiusura e Chiusura e valutazione del trattamento le proprie evidenze, quindi selezionerà la data di chiusura e la propria funzione dagli appositi campi. E possibile registrare i dati per calcolare il costo sostenuto il trattamento della NC: registrare i costi degli eventuali materiali, altri costi (costi esterni), le ore di mano d opera interna, il costo orario medio standard: il sistema calcola automaticamente il totale. Riportando, infine, il costo unitario degli eventuali prodotti scartati il sistema in funzione delle quantità scartate registrate nella maschera rilevazione, calcola la perdita di valore. Tutti i dati di costo confluiscono in automatico nel cruscotto direzionale per monitorare il costo della non qualità. Completate le registrazioni clicca sul pulsante Genera per generare la notifica di chiusura e il pdf con il completamento delle registrazioni nella terza sezione. Report non conformità Il sistema di reporting della procedura di gestione delle non conformità è molto strutturato. Vedi anche l istruzione Come gestire i Report/elenchi. Dalla maschera Gestione NC seleziona quella interessata e quindi clicca sul pulsante Report e quindi su Scheda; il sistema genera il report Scheda non conformità 1. Puoi esportare il report in vari formati; seleziona il formato nell elenco a tendina e clicca Export 2. Puoi fare un anteprima di stampa cliccando sull icona della macchina fotografica 3. Puoi fare una stampa cliccando sull icona della stampante. 4. Se il report si compone di più pagine puoi scorrerle cliccando sulle frecce Puoi accedere al sistema di gestione della reportistica delle non conformità in vari modi: 81 rev

82 1. Dal menù Monitoraggio selezionando Gestione non conformità, clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco. 2. Dal menù Monitoraggio seleziona Gestione non conformità e quindi Elenco non conformità. 3. E possibile rapidamente accedere al sistema di reportistica direttamente dalla homepage dell applicazione Sistema di gestione per la qualità cliccando su Report quindi espandendo l elenco Monitoraggio e cliccando su Elenco non conformità In tutti i casi si apre la seguente interfaccia: Spunta le casella interessate per visualizzare nel report le colonne relative a Rilevazione, Trattamento, Chiusura e costi; puoi cliccare più gruppi anche se il report sarà molto fitto. Seleziona l esercizio e quindi clicca su Aggiorna. Il sistema genera il report/elenco che puoi personalizzare prima di stamparlo o esportarlo in vari formati; vedi, per le modalità di utilizzo, l istruzione Come utilizzare i Report/elenchi. Eseguendo i raggruppamenti per colonna il sistema produce automaticamente un chiaro ed efficace diagramma a torta. Con le stesse modalità del Report Elenco puoi accedere allo Scadenziario non conformità che ti permette di visualizzare tutte le non conformità i cui tempi programmati per il trattamento sono scaduti con i giorni di ritardo. Azioni correttive - preventive Azione richiesta Per accedere alla procedura per la gestione delle azioni si accede dal menù Monitoraggio, cliccando sul sottomenù Azioni. Questa interfaccia consente di generare una nuova azione (tasto Nuova) o di selezionarne una già esistente cercandola dall elenco a tendina. Andando a creare una nuova azione, il sistema assegna in automatico il numero progressivo (identificativo univoco); i campi da compilare sono: 1. la spunta iniziale se si tratta di azione correttiva o preventiva 2. a fine statistici va inserito il Sistema di gestione di riferimento La gestione di un azione correttiva o preventiva segue un flusso logico che parte dalla definizione dell origine dell azione (prima scheda) quindi della definizione della richiesta di azione, l indagine, la 82 rev

83 gestione degli interventi, le verifiche di efficacia e la gestione dei costi delle azioni ed infine nell ultima scheda Notifiche si avrà la condivisione, pubblicazione e comunicazione. Ci soffermiamo alla registrazione della prima scheda (Origine); si andrà a specificare la funzione organizzativa richiedente, la data di richiesta di azione. Si ricorda che tutte le date seguono la logica temporale del workflow, pertanto sarà poi possibile, in sede di cruscotto direzionale, monitorare il tempo intercorso, ad esempio, tra una richiesta e la verifica finale dell efficacia della stessa. Andiamo quindi ad inserire, laddove la richiesta non è generata in automatico da altra funzionalità o applicazione l origine della richiesta (da quale processo ha origine la richiesta); laddove i processi sono gestiti con applicazioni o funzionalità del sistema informatico TaleteWeb, queste informazioni relative all origine, vengono riportate in automatico, unitamente al n. riferimento. Occorre in ogni caso registrare eventuali riferimenti esterni, laddove la richiesta ha origine da un riferimento esterno e la relativa data. Nel campo testuale della Descrizione va riportato la descrizione della richiesta di azione correttiva, cercando di dettagliare bene la richiesta e l origine della stessa. Anche in questo caso laddove la richiesta è generata da altra applicazione, nel campo descrizione ritroveremo di default quanto specificato nell applicazione di origine e si può integrare le informazioni. Completate le registrazioni occorre salvarle cliccando il tasto Salva e a questo punto si attivano le altre schede del procedimento di gestione dell azione. Azioni Indagine Il sistema informatico TaleteWeb consente di registrare l esito dell indagine delle cause profonde del problema dell evento della non conformità che ha originato la richiesta di azione. Andiamo a riportare gli esiti e le evidenze delle azioni, effettuata con metodologia esterna all applicazione; quindi riporteremo un sunto finale conclusivo dell indagine sulle cause, la funzione organizzativa del gruppo di indagine o del nucleo costituito per l indagine e abbiamo la possibilità di upload are e quindi allegare al folder elettronico dell indagine tutti i documenti di qualsiasi tipo, si ritengano necessari per poter corredare l indagine di opportune evidenze. Allo stesso modo possiamo correlare all indagine, quindi richiamare dei documenti già presenti nella piattaforma documentale di TaleteWeb, cliccando sul simbolo e andando a correlare attraverso la ricerca il documento richiesto. Alla fine delle registrazioni, per renderle valide cliccare sul pulsante. Azioni Interventi Il sistema informatico TaleteWeb consente di gestire gli interventi correttivi o preventivi. 83 rev

84 Schede Schede Elenchi a Tendina Caselle Si clicca quindi sulla scheda Interventi e si accede all interfaccia che consente di programmare n. interventi associati alla medesima azione, verificarne l attuazione, gestire l alert. Per programmare un intervento si accede alla scheda Proposta, si descriverà in maniera dettagliata l intervento, quindi si selezionerà dall elenco a tendina la funzione organizzativa responsabile della decisione e la data in cui è stata assunta la decisione; si definirà la funzione organizzativa responsabile di attuare l intervento deciso e si definirà da data entro la quale l intervento deve essere attuato. Se l intervento richiede un attività formativa o di addestramento è possibile correlare ed associare all intervento correttivo o preventivo direttamente una richiesta di evento formativo spuntando la relativa casella. Al salvataggio il sistema genera automaticamente una richiesta di intervento. Per rendere effettive le registrazioni si clicca sul pulsante. Allo stesso modo è possibile creare un nuovo intervento a fronte delle nostra azione cliccando sul pulsante. Chiaramente è possibile notificare a tutte le funzioni organizzative interessate la programmazione dell intervento attraverso la procedura Notifiche del sistema informatico. Dal pulsante è possibile generare il PDF con tutte le informazioni relative all azione. Azione verifica efficacia e costi Una volta completata l attuazione di tutti gli interventi e verificati gli stessi con esito positivo la funzione organizzativa incaricata può procedere alla verifica dell efficacia conclusiva dell azione e alla registrazione dei costi sostenuti per l azione correttiva o preventiva. Il sistema consente di effettuare la verifica dell efficacia solo per gli interventi attuati con esito positivo. 84 rev

85 Barra Dei Menù Elenco a tendina Schede Dal menù si accede a questa schermata tramite la gestione REATTIVA, si selezionerà dall elenco a tendina, un azione da analizzare e successivamente ci si posiziona alla quarta scheda Verifiche e costo. Si spunterà la casella, si registrerà al data effettiva della verifica dell efficacia, si inserisce il responsabile della verifica, l esito e si riporteranno tutte le evidenze necessarie a fornire dimostrazioni, riscontri e quant altro, nell apposito riguardo. Infine c è l opzione di registrare i costi resisi necessari; se inseriti, il sistema provvederà ad elaborare i dati ed inviarli al cruscotto direzionale per monitorare i relativi indicatori. Al completamento, cliccando sul pulsante si rendono effettive le modifiche apportate. È possibile generare il PDF, con tutte le informazioni, dal persone e funzioni interessate, tramite la scheda Notifiche. ed è possibile sempre notificare a 85 rev

86 Si comprende che, in realtà molto complesse, un sistema informatico del genere possa aiutare notevolmente nel tenere sotto controllo e monitorare tutti gli eventi, interventi programmati, con un processo decisionale arrivando alla dematerializzazione di tutte le carte e moduli. Come altresì è importante avere sotto controllo la comunicazione interna da poter rintracciare in qualsiasi momento. Audit La procedura è finalizzata alla gestione (pianificazione, realizzazione e monitoraggio) degli audit interni (di prima parte) realizzati in conformità, in particolare, alle prescrizioni della norma ISO Le funzionalità risultano molto efficaci anche per gli audit eseguiti in autovalutazione dai responsabili di unità operative complesse o di processi molto strutturati. Si rimanda anche alla procedura per la Misurazione dei processi. Pianifica audit Per accedere alla maschera per la pianificazione degli audit interni dal menù Monitoraggio clicca su Pianifica audit; si accede alla seguente interfaccia: 1. Per selezionare un piano già presente in anagrafica clicca sulla finestra Seleziona il piano e una volta individuato quello desiderato cliccarci sopra per caricarlo. E possibile accedere anche a piani di esercizi precedenti selezionando sull elenco a tendina l anno desiderato; 2. Per inserire un nuovo piano clicca sul pulsante Nuovo piano; 3. Per accedere all elenco dei piani relativi all esercizio selezionato clicca sul pulsante Report e quindi su Visualizza Elenco Inserimento di un nuovo piano Clicca sul pulsante Nuovo Piano; si apre la seguente maschera: Il sistema si posiziona sulla prima scheda Piano e assegna un numero di protocollo automatico al piano, composto da un numero progressi e l esercizio. Di default viene caricato l esercizio corrente. Inserisci il nel campo di testo Periodo il periodo a cui si riferisce il piano; il sistema punta in automatico la casella Qualità. 86 rev

87 Dall elenco a tendina Funzione Emittente seleziona la funzione che emette il piano (tipicamente il referente per la qualità) e da quello Funzione Approvante la funzione che lo approva (tipicamente la direzione o il rappresentante della stessa). Le funzioni emittente ed approvante sono definite nella matrice delle responsabilità; si veda a tale proposito l istruzione correlata per la gestione della Matrice delle responsabilità. Attenzione è indispensabile definire in sede di configurazione iniziale attraverso la Matrice delle responsabilità quali funzioni hanno i poteri per emettere ed approvare un piano di audit interni. Solo queste funzioni compariranno nei rispettivi elenchi a tendina e potranno eseguire le attività Immetti la data di emissione del piano nel campo Data immissione e quindi alla fine clicca sul pulsante Salva le modifiche per confermare i dati immessi un messaggio di alert avvisa che l operazione è andata a buon fine e contestualmente si attivano le altre schede della maschera inizialmente spente. Audit contenuti nel piano Per eseguire la fase successiva clicca sulla scheda Audit contenuti nel piano Clicca qui per gestire gli audit del paino Si apre la seguente interfaccia: Clicca qui per associare un nuovo audit al piano Clicca qui per salvare Dall elenco a tendina Seleziona l audit puoi caricare un audit già associato al piano corrente; per associare al piano corrente un nuovo audit clicca sul pulsante Nuovo audit e registra le seguenti informazioni: 1. Dall elenco a tendina Processi e sottoprocessi seleziona il processo o sottoprocesso interessato dall audit cliccando su rampo dell albero interessato o espandendo il ramo principale per selezionare un sottoprocesso (si veda l istruzione correlata Gestione anagrafiche processi); 2. Quindi inserisci nei rispettivi campi di testo le norme di riferimento e una descrizione dell audit riportando scopo e finalità; 3. Inserisci la data prevista per l audit l ora di inizio e l ora di fine. Clicca alla fine sul pulsante Salva audit per confermare le informazioni. Un segnale si alert avvisa se l operazione è andata a buon fine ed i dati sono stati correttamente salvati 87 rev

88 Attenzione è indispensabile associare un audit ad un processo o ad un sottoprocesso; se non lo si fa la salvataggio compare un messaggio di alert che avvisa dell impossibilità di eseguire il salvataggio Completata questa fase del cosa e quando è possibile passare all ultima fase con il caricamento delle informazioni relative al chi. Attenzione se non si completa la fase precedente e si salva non è possibile eseguire quest ultima fase E possibile, a questo punto, inserire il team di valutazione e le funzioni organizzative interessate dall audit: 1. Dalla tabella Team di valutazione clicca su Inserisci per inserire un nuovo membro del team Clicca qui per inserire un nuovo membro del team Dopo aver cliccato su Inserisci si apre la seguente interfaccia: Clicca qui per salvare i dati di ogni singolo membro I membri del team possono essere interni all organizzazione o esterni; nel primo caso selezionare dall elenco a tendina Funzione il componente del team associato alla relativa funzione. Se a far parte del team non è il responsabile della funzione ma un addetto della stessa spuntare la casella Addetti e quindi nell elenco a tendina Lavoratore selezionare quello desiderato. Nel caso di un componente esterno spuntare la casella Esterno e attendere che si apre il controllo con il campo dove inerire il relativo nome e cognome. Per ogni componente del team interno o esterno selezionare il ruolo scegliendolo dal relativo elenco a tendina. Per salvare i dati di ogni componente del team clicca su Inserisci 88 rev

89 2. Dalla tabella Funzioni oggetto dell audit clicca su Inserisci per inserire un nuova funzione coinvolta nell audit. Eseguire le stesse operazioni viste nel punto 1 precedente; è possibile inserire più funzioni interne, addetti delle stesse e/o collaboratori esterni coinvolti nel processo. 3. E possibile associare ad ogni singolo audit incluso nel piano corrente i documenti correlati archiviati con l applicazione Documenti del sistema TaleteWeb. Dalla tabella Documenti correlati clicca su Aggiungi documento; dall elenco a tendina che viene visualizzato seleziona il documento desiderato digitando alcune lettere del nome dello stesso. Il sistema ricerca tutti i documenti contenenti le lettere digitate, seleziona quello interessato e clicca su Inserisci. Tutte le informazioni caricate per ogni singolo audit, in sede di pianificazione, saranno recuperate nella fase di registrazione del rapporto di audit (vedi l istruzione Rapporto audit) Una funzionalità estremamente utile è quella che consente di copiare tutti i dati e le informazioni di ogni singolo piano e i relativi audit in un altro esercizio. Soprattutto nei sistemi di gestione ISO 9001, ecc., gli audit ai processi rientranti nei campi di applicazione sono ripetitivi, pertanto la funzionalità di copia consente di risparmiare molto tempo. Seleziona, quindi e carica il piano desiderato; nel controllo in fondo alla maschera Copia in altro esercizio, seleziona l esercizio nel quale si vuole copiare il piano e clicca sul pulsante Copia. Posizionandosi sull esercizio in cui è stato copiato il piano si può selezionare lo stesso che è stato copiato con tutti i dati e le informazioni comprese le date. Notifica di un piano Completate tutte le registrazioni relative ad un piano il sistema TaleteWeb consente di notificarlo automaticamente a tutte le funzioni organizzative e le risorse interessate. Cliccando sul pulsante Genera notifica in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report del piano in formato pdf. Il software inserisce in automatico, tra i destinatari, tutte le funzioni auditate e quelle inserite nel team di valutazione. Per i soggetti interni TaleteWeb possiede già la , per i soggetti esterni è necessario inserire manualmente gli indirizzi e- mail. Per l utilizzo della procedura di notifica si veda il paragrafo Come gestire il sistema di notifica Report E possibile generare il report relativo ad ogni singolo piano: 1. Seleziona il piano interessato cliccando su Seleziona il piano 2. Clicca sul pulsante Report e quindi su Rapporto; puoi esportare il report relativo al piano di audit nel formato desiderato; vedi anche Come gestire i report di TaleteWeb 3. Per visualizzare l elenco dei piani di un esercizio, seleziona l esercizio desiderato e clicca sul pulsante Report e quindi su Visualizza elenco; si veda anche Come gestire i report-elenchi di TaleteWeb Argomenti correlati Gestione anagrafiche processi Gestione della matrice delle responsabilità Come gestire il sistema di Notifiche Come gestire i report Come gestire i report-elenchi 89 rev

90 Rapporto audit Questa procedura consente al team di valutazione di redigere il rapporto d audit direttamente in formato elettronico e di condividerlo informaticamente con tutte le funzioni interne ed esterne interessate. Per accedere alla maschera dal menù Monitoraggio seleziona la voce Rapporto audit. Si apre la seguente interfaccia: Dall elenco a tendina Seleziona il piano seleziona il piano interessato nell ambito dell esercizio corrente; nell elenco a tendina Seleziona l Audit vengono visualizzati automaticamente tutti gli audit associati a quel piano (si ricorda che gli audit associati ad un piano possono andare da 1 a n). Seleziona quindi l audit per il quale si deve redigere il rapporto. Si apre la seguente interfaccia: Il sistema assegna ad ogni audit un numero di protocollo automatico costituito da un numero progressivo su base esercizio corrente e consente di recuperare, nella fase iniziale, tutti i dati e le informazioni registrate in sede di pianificazione semplicemente cliccando sul pulsante Recupera. I dati iniziali recuperati, ovviamente, possono essere modificati ed aggiornati in funzione dell effettivo svolgimento dell audit. Per aggiungere o modificare elementi alle tabelle recuperate, basta cliccare sulle icone con il simbolo. Per l applicazione SGQ il dato nell elenco Sistema di gestione di riferimento, rimane bloccato su SGQ Qualità e non è modificabile. Dopo aver aggiornato, se variate, Data, Ora inizio e Ora fine, il Lead auditor procederà a riempire gli altri campi testuali riportando Osservazioni, Note e Conclusioni. Attenzione clicca sul pulsante Salva per validare e inviare le informazioni ed i dati immessi; un messaggio ti avviserà del buon esito dell operazione; in caso contrario i dati potrebbero non essere salvati. 90 rev

91 Per ogni audit il Team di valutazione può generare delle non conformità e/o delle raccomandazioni. Per aprire una nuova non conformità, nella tabella Non conformità rilevate, clicca su. Si apre le seguente interfaccia: Il sistema assegna ad ogni non conformità un numero di protocollo automatico costituito da un progressivo su base esercizio corrente. Nel campo Descrizione sarà descritta sinteticamente la non conformità con le relative evidenze oggettive; l applicazione consente di associare ad una non conformità un Tipo NC classificandole di default in critiche (rosse), rilevanti (gialle) e minori (verdi). Il significato della classificazione e i criteri sono definiti dall organizzazione nelle procedure di sistema. Per l Esercizio il sistema si posiziona di default su quello corrente, ma la NC potrebbe riferirsi ad altro esercizio (generalmente quello precedente al corrente) in questo caso selezionare l esercizio nel campo Esercizio. Sarà cura del team di valutazione indicare la/e norma/e violate riportando nel campo di testo Norma violata, le informazioni necessarie ad indicare esaurientemente le violazioni. Completata la registrazione della NC per confermare e validare i dati immessi clicca su Inserisci. Viene visualizzata la seguente tabella: 91 rev

92 1. Clicca sul simbolo per eliminare la NC definitivamente (operazione consentita solo al Lead auditor) 2. Clicca su Modifica per cambiare le informazioni 3. Clicca su Apri per accedere alla procedura per il trattamento della Non conformità; si veda a tale proposito il paragrafo Gestione delle Non Conformità. Per aprire una raccomandazione nella tabella Raccomandazioni clicca su Inserisci raccomandazione ed esegui le operazioni di immissione dei dati con le stesse modalità eseguite per le NC. Il sistema è predisposto per acquisire le firme elettroniche in forma debole dei membri del team e delle funzioni oggetto di audit. Il Lead auditor terminata la registrazione del rapporto di audit dopo aver letto lo stesso e condiviso quanto rilevato, invita tutti gli interessati ad apporre la firma inserendo la propria username e la propria password nella riga corrispondente alla propria funzione e cliccando sul pulsante Firma. Inserisci username e password e clicca su firma La firma elettronica è possibile solo per gli utenti registrati sulla piattaforma informatica TaleteWeb. Notifica di un rapporto Completate tutte le registrazioni relative ad un rapporto di audit il sistema TaleteWeb consente di notificarlo automaticamente a tutte le funzioni organizzative e le risorse interessate. Cliccando sul pulsante Genera comunicazione in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report del rapporto in formato pdf. Il software inserisce in automatico, tra i destinatari, tutte le funzioni auditate e quelle inserite nel team di valutazione. Per i soggetti interni TaleteWeb possiede già la , per i soggetti esterni è necessario inserire manualmente gli indirizzi . Per l utilizzo della procedura di notifica si veda il paragrafo Come gestire il sistema di notifica Report E possibile generare il report relativo ad ogni singolo rapporto: 92 rev

93 1. Seleziona il piano e l audit interessato; 2. Clicca sul pulsante Report e quindi su Rapporto; puoi esportare il report relativo al rapporto di audit nel formato desiderato; vedi anche Come gestire i report di TaleteWeb 3. Per visualizzare l elenco dei rapporti di un piano, clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco; seleziona l esercizio ed il piano desiderato e clicca sul su Visualizza elenco; si veda anche Come gestire i report-elenchi di TaleteWeb. Misurazioni Il sistema TaleteWeb mette a disposizione del Team di valutazione, per ogni audit, una o più checklist elettroniche. Per utilizzare questa funzionalità è indispensabile che precedentemente siano state progettate delle checklist elettroniche agganciate al processo oggetto di audit; ricordiamo che tutto il sistema, nella logica ISO 9001, è impostato per processi; si veda il paragrafo Misurazione Processi per progettare le checklist. Per inserire delle misurazioni elettroniche agganciate all audit in corso, seleziona la scheda Misurazioni: si apre la seguente interfaccia: Il processo oggetto di audit e le checklist associate sono caricate automaticamente. Per attivare le funzionalità della procedura è indispensabile selezionare la funzione che deve eseguire la valutazione che deve essere quella attualmente autenticata: dall elenco a tendina Funzione valutatrice seleziona quella interessata. A questo punto per eseguire una nuova valutazione clicca sul pulsante Nuova valutazione, per selezionare una valutazione già salvata clicca sull elenco a tendina Valutazioni, seleziona quella interessata e clicca sul pulsante Visualizza. Registrazione di una nuova valutazione Clicca sul pulsante Nuova valutazione: viene visualizzata la checklist che si presenta con la seguente interfaccia Spunta il giudizio che ritieni più appropriato al requisito e inserisci nel campo note tutte le evidenze. Completati tutti i requisiti clicca sul pulsante Salva alla fine della maschera. 93 rev

94 Per tutti i requisiti per i quali il giudizio è non applicato o applicato in parte o con problemi il sistema propone e genera automaticamente una non conformità che il Lead auditor può confermare e completare o eliminare. Completata la checklist dopo aver cliccato sul pulsante Salva, il sistema genera un indicatore grafico con una valutazione numerica del processo Misurazione processi La procedura Misurazione processi può essere utilizzata sia come supporto al processo di auditing interno, come visto nel paragrafo Rapporto audit, sia come strumento di valutazione e misurazione della conformità di un processo a determinati requisiti. Per tutti i casi è indispensabile prima di tutto progettare le checklist di valutazione e misurazione. Progettazione Per progettare e/o modificare una checklist di valutazione e misurazione dal Menù Monitoraggio seleziona la voce Misurazione processi Progettazione; si apre la seguente interfaccia: Clicca qui per progettare una nuova checklist dopo aver selezionato il processo Prima di eseguire qualsiasi operazione è necessario, dall elenco a tendina Filtro processo, selezionare il processo o sotto processo a cui collegare la checklist che si vuole progettare o modificare. Una volta selezionato il processo il sistema carica nell elenco Seleziona la checklist le checklist già progettate ed è possibile selezionare quella desiderata per caricarla e modificarla. Se si vuole, invece, progettare una nuova checklist, una volta selezionato il processo clicca sul pulsante Nuovo e viene visualizzata la seguente interfaccia: 94 rev

95 Nell esempio si vuole progettare una nuova checklist agganciata al processo gestione acquisti ; nel campo Nome associare un nome alla checklist (max 50 caratteri), la Data (il sistema si posiziona di default sulla data corrente) e dall elenco a tendina Progettista selezionare la funzione responsabile della progettazione. Per salvare le registrazioni fatte clicca sul pulsante Salva. Attenzione i campi con l asterisco (*) sono obbligatori; se non compilati il sistema non consente di proseguire. Ci sono tre modalità che consentono il caricamento dei requisiti: a. Caricamento manuale b. Caricamento mediante modello di Excel c. Caricamento da libreria TaleteWeb Caricamento manuale Prima di iniziare la registrazione è necessario salvare; si apre la seguente interfaccia: Cliccando su si apre la seguente interfaccia: 95 rev

96 E possibile assegnare ad ogni requisito un Codice e una Categoria/Sezione per raggrupparli in gruppi omogenei. Digita il requisito nel campo Requisito; tipicamente nelle checklist i requisiti sono posti sotto forma interrogativa quindi la frase termina con un punto interrogativo Se si dispone del nome del requisito in un formato di testo digitale è possibile fare il classico copia e incolla (oppure control C e control V sulla tastiera) Le checklist elettroniche gestite da TaleteWeb consentono di calcolare un indicatore di conformità del processo attraverso un algoritmo che assegna un punteggio alle diverse risposte e moltiplica questo punteggio per il Peso attribuito al Requisito. Il peso è un valore numerico che va da min 1 a max 10 e indica, in modo crescente, l importanza/criticità del requisito ai fini della performance complessiva del processo. Nei campi Risposta (1,2,3) puoi digitare il testo da associare alle risposte Attenzione la risposta 1 è quella che assume il valore negativo (nessuna rispondenza al requisito), la risposta 2 assume un valore intermedio (rispondenza parziale al requisito), la risposta 3 assume il valore positivo (totale rispondenza al requisito). Un set di risposta di esempio potrebbe essere R1= no; R2= in parte; R3= si Completate le risposte clicca su Inserisci per validare la registrazione e ripeti il ciclo per inserire gli altri requisiti. Caricamento mediante modello di Excel Dalla seguente interfaccia, che si apre una volta salvato, clicca su Scarica il modello per l importazione 96 rev

97 Il sistema ti consente di scaricare e salvare sul tuo computer un modello costituito da un file di Excel che riporta esattamente i valori da inserire nella checklist. Questa funzionalità ti consente di registrare sul modello di Excel, copiandole da altre fonti, grandi quantità di dati simultaneamente. Completato il modello (che per comodità conviene salvare sul proprio desk top) clicca sul pulsante Sfoglia, individua il file sul tuo computer selezionalo cliccando sull interfaccia Apri e quindi clicca sul pulsante Importa. In pochi secondi TaleteWeb carica tutti i dati sostituendosi all operazione manuale vista in precedenza; un messaggio di Alert avvisa quando il sistema ha completato con successo l operazione di importazione. Il sistema mette a disposizione il controllo per esportare una checklist già caricata; una volta visualizzata la checklist clicca sul pulsante Esporta si apre l interfaccia che ti consente di salvare il file con estensione.xlsx sul tuo PC. Questa funzionalità è molto comoda per eseguire modifiche radicali ad una checklist progettata in precedenza o per utilizzarla come modello di base per un altro processo similare per il quale si possono applicare gli stessi requisiti in tutto o in parte. Caricamento da libreria TaleteWeb TaleteWeb sia nella versione cloud (SaaS) che nella versione con installazione su server client consente di gestire delle librerie generali, dove possono essere archiviate delle checklist tipiche dei diversi processi. Nella versione cloud le librerie sono aggiornate costantemente da consulenti del progetto TaleteWeb e i clienti che utilizzano le applicazioni in diritto d uso possono importare automaticamente le checklist di interesse utilizzandole così come sono o modificandole in funzione delle proprie esigenze. Nel caso di installazioni su server del cliente le librerie vengono caricate solo se espressamente richieste e/o contemplate dagli accordi commerciali (ricordiamo che le librerie esprimono contenuti ad alto valore aggiunto che rappresentano un patrimonio culturale del progetto TaleteWeb). In ogni caso l azienda cliente, soprattutto se trattasi di organizzazione molto complessa e ramificata, può nel tempo costruirsi le proprie librerie. Si veda a tale proposito la procedura Gestione delle librerie di TaleteWeb Inserimento Per l'inserimento di una valutazione/misurazione di un processo si veda il paragrafo Misurazioni del capitolo Rapporto di audit. E possibile effettuare una valutazione indipendentemente da un audit, ma con le stesse identiche funzionalità. Per accedere alla maschera dal menù Monitoraggio seleziona Misurazione processi inserimento 97 rev

98 Customer satisfaction L applicazione SGQ consente di eseguire misurazioni e valutazioni della soddisfazione di tutti i portatori di interessi (clienti, utenti, fornitori, dipendenti ecc.), progettando appositi questionari di gradimento. Il sistema informatico TaleteWeb consente anche la somministrazione, direttamente on line, dei questionari di gradimento. Progettazione Per progettare e/o modificare un questionario di misurazione della soddisfazione/gradimento, dal Menù Monitoraggio seleziona la voce Customer Satisfaction Progettazione; si apre la seguente interfaccia: Clicca qui per progettare un nuovo questionario dopo aver selezionato la parte interessata Prima di eseguire qualsiasi operazione è necessario, dall elenco a tendina Filtro parte interessata, selezionare la parte interessata a cui collegare il questionario che si vuole progettare o modificare. Per ciascuna parte interessata selezionata alcuni campi delle maschera di inserimento possono cambiare Solo selezionando alcune parti interessate è possibile effettuare la somministrazione on line del questionario; tra queste la più utilizzata è la parte interessata Stakeholder che tipicamente è la più utilizzata Una volta selezionata la parte interessata, il sistema carica nell elenco Seleziona il questionario, i questionari già progettati ed è possibile selezionare quello desiderato per caricarlo e modificarlo. Se si vuole, invece, progettare un nuovo questionario, una volta selezionata la parte interessata clicca sul pulsante Nuovo e viene visualizzata la seguente interfaccia: Inserisci e formatta il testo della lettera di accompagnamento Nell esempio si vuole progettare un nuovo questionario agganciata alla parte interessata stakeholder ; dall elenco a tendina Parte interessata all indagine selezionare Stakeholder, inserisci la data di 98 rev

99 progettazione del nuovo questionario nel campo Data aggiornamento (il sistema si posiziona di default sulla data corrente) e la Popolazione interessata all indagine/campagna nel campo Popolazione; Attenzione il dato relativo alla Popolazione viene utilizzato in sede di valutazione e reporting per calcolare la redemption (percentuale di questionari compilati su popolazione) Nel campo Descrizione puoi inserire il messaggio/lettera che vuoi inviare alle parti interessate unitamente al questionario; il campo dispone di un editor che ti consente di formattare la lettera, inserire dei link ecc. Per salvare le registrazioni fatte clicca sul pulsante Salva. Si apre l interfaccia che consente il caricamento delle categorie di Stakeholder e delle domande del questionario. Caricamento categorie Stakeholder La categorizzazione dei portatori di interesse in gruppi omogenei è molto importante in quanto in fase di valutazione/reporting il sistema restituisce i dati elaborati anche disaggregati per ogni singola categoria configurata in questa fase: Clicca su Inserisci nuovo elemento digita il nome di un gruppo di portatori di interessi (ad esempio Fornitore ) e quindi clicca su Inserisci; ripeti l operazione per gli altri gruppi. Puoi eseguire l operazione più velocemente scaricando il modello per l importazione rapida. Si veda a tale proposito l istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel Le categorie sono relative al singolo questionario progettato Caricamento delle domande del questionario Ci sono tre modalità che consentono il caricamento delle domande dei questionari: d. Caricamento manuale e. Caricamento mediante modello di Excel f. Caricamento da libreria TaleteWeb Caricamento manuale Dalla seguente interfaccia: 99 rev

100 Clicca su Aggiungi domanda; si apre la seguente interfaccia: E possibile assegnare ad ogni domanda un Codice e una Tipologia per raggrupparle in gruppi omogenei. Digita la domanda nel campo Requisito; Se si dispone del nome della domanda in un formato di testo digitale è possibile fare il classico Completata la domanda clicca su Inserisci per validare la registrazione e ripeti il ciclo per inserire le altre domande. Caricamento mediante modello di Excel Dalla seguente interfaccia, che si apre una volta salvato, clicca su Scarica il modello per l importazione Il sistema ti consente di scaricare e salvare sul tuo computer un modello costituito da un file di Excel che riporta esattamente i valori da inserire nel questionario. Questa funzionalità ti consente di registrare sul modello di Excel, copiandole da altre fonti, grandi quantità di dati simultaneamente. 100 rev

101 Completato il modello (che per comodità conviene salvare sul proprio desk top) clicca sul pulsante Sfoglia, individua il file sul tuo computer selezionalo cliccando sull interfaccia Apri e quindi clicca sul pulsante Importa. In pochi secondi TaleteWeb carica tutti i dati sostituendosi all operazione manuale vista in precedenza; un messaggio di alert avvisa quando il sistema ha completato con successo l operazione di importazione. Il sistema mette a disposizione il controllo per esportare un questionario list già caricato; una volta visualizzato il questionario clicca sul pulsante Esporta si apre l interfaccia che ti consente di salvare il file con estensione xlsx sul tuo PC. Questa funzionalità è molto comoda per eseguire modifiche radicali ad un questionario progettato in precedenza o per utilizzarlo come modello di base per un altro portatore di interesse o per un altra campagna similare per la quale si possono applicare le stesse domande in tutto o in parte. Caricamento da libreria TaleteWeb TaleteWeb sia nella versione cloud (SaaS) che nella versione con installazione su server client consente di gestire delle librerie generali, dove possono essere archiviati dei questionari tipici delle diverse parti interessate. Nella versione cloud le librerie sono aggiornate costantemente da consulenti del progetto TaleteWeb e i clienti che utilizzano le applicazioni in diritto d uso possono importare automaticamente i questionari di interesse utilizzandoli così come sono o modificandoli in funzione delle proprie esigenze. Nel caso di installazioni su server del cliente le librerie vengono caricate solo se espressamente richieste e/o contemplate dagli accordi commerciali (ricordiamo che le librerie esprimono contenuti ad alto valore aggiunto che rappresentano un patrimonio culturale del progetto TaleteWeb). In ogni caso l azienda cliente, soprattutto se trattasi di organizzazione molto complessa e ramificata, può nel tempo costruirsi le proprie librerie. Si veda a tale proposito la procedura Gestione delle librerie di TaleteWeb Inserimento L inserimento dei dati relativi ai questionari compilati dai portatori di interessi può avvenire in modo manuale o in modo automatizzato se i questionari sono compilati, direttamente on line, dai portatori di interessi stessi. Somministrazione cartacea Il questionario in bianco può essere stampato e somministrato cartaceo ai portatori di interessi i quali, una volta compilato, lo restituiscono ad un incaricato o lo inviano compilato in formato digitalizzato, o lo ripongono in apposito contenitore (come nel caso dei pazienti di un ospedale). Un addetto dovrà registrare le risposte ed i dati di ogni singolo questionario sul sistema nel seguente modo: Dal menù monitoraggio seleziona Customer Satisfaction Inserimento; si apre la seguente interfaccia: 101 rev

102 Seleziona dall elenco a tendina Parte interessata all indagine il portatore di interesse e quindi dall elenco Aggiornamento la campagna interessata e clicca sul pulsante Visualizza; viene caricata, nell esempio dell Utente-Paziente, la maschera di inserimento del singolo questionario. Registra i dati Sesso, Età, Modalità di ricovero, Unità operativa, Presidio, se disponibili, e i giudizi con le eventuali annotazioni testuali Carenze/proposte. Compilate tutte le domande clicca sul pulsante Salva in fondo al questionario. A salvataggio avvenuto il seguente segnale di alert: avvisa del buon esito dell operazione e assegna un numero progressivo alla scheda salvata; inoltre compare la seguente interfaccia Che consente di stampare la scheda con le registrazioni fatte cliccando su Stampa e cliccando sul pulsante Nuovo inserimento predisporsi per registrare una nuova scheda. 102 rev

103 Ad ogni registrazione salvata il sistema aggiorna in automatico l elaborazione statistica dei dati della campagna Somministrazione informatizzata Il questionario può essere somministrato in modo informatizzato; il sistema invia in automatico un messaggio di posta elettronica al singolo portatore di interessi, del quale ovviamente deve essere noto un indirizzo . Nel messaggio oltre alla lettera/comunicazione compare un link clicca qui attraverso il quale il portatore di interessi accede al questionario elettronico e può compilarlo direttamente on line. Anche il compilatore on line può stamparsi una copia della scheda compilata, dopo il salvataggio. Il sistema elabora anche in questo caso i dati in tempo reale. Anche la compilazione on line può essere effettuata in maniera assolutamente anonima. Dopo aver selezionato dall elenco a tendina Parte interessata all indagine il portatore di interesse e quindi dall elenco Aggiornamento la campagna interessata e cliccato sul pulsante Visualizza, cliccare sulla scheda Notifiche. Clicca sul Inserisci nuova notifica e digita nel campo Oggetto: Invio questionario di customer satisfaction, quindi clicca su Inserisci. Si apre l interfaccia attraverso la quale inserire i destinatari; per le modalità di inserimento dei destinatari del questionario si vedano le istruzioni: Come gestire il sistema di notifica e Come caricare una lista di distribuzione. Completato il caricamento dei destinatari clicca su Invia; il sistema somministra informaticamente la lettera e il questionario con le modalità descritte precedentemente. Reporting Vediamo come accedere ed utilizzare il sistema di reporting messo a disposizione dal sistema informatico TaleteWeb. Dal menù Monitoraggio seleziona Customer Satisfaction Reporting; si apre la seguente interfaccia utente: Per caricare i risultati dell elaborazione statistica dei dati relativi ad una campagna seleziona dall elenco a tendina Parte interessata all indagine il portatore di interessi oggetto della campagna, dall elenco Aggiornamento la data di riferimento della campagna interessata e quindi clicca sul pulsante Analizza per attivare i filtri e i macro dati della campagna: popolazione, campione e percentuali di restituzione come mostrato nell esempio riportato nella figura seguente: Macro dati campagna 103 rev