Servizi e soluzioni in outsourcing, elaborazione dati, data entry per le PMI

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1 Siamo ancora in tempo Questo è l anno in cui lo scenario competitivo nel quale si muovono le PMI italiane è difficile come non mai in passato. L affiancamento di un Partner qualificato qual è implica per queste anche l impegno di proporre alcuni suggerimenti a quelle Aziende che desiderano guardare il futuro con un po di ottimismo. Obiettivi aziendali Redditività Efficienza Competitività Quali gli ostacoli quotidiani Mancanza di indicatori per il controllo del livello delle scorte; Pianificazioni approssimative delle risorse produttive; Mancanza di indicatori inerenti la produttività di impianti e manodopera; Stime approssimative di costi; Scomposizione di costi inadeguata; Assenza di informazioni reali sugli effettivi impieghi delle risorse produttive. Quali le conseguenze Anticipi di acquisti con fabbisogni finanziari inattesi oppure condizioni di indisponibilità e conseguenti ritardi e inefficienze; Scarsa saturazione delle risorse produttive: Impatto sul costo di prodotto e sulla evasione degli ordini clienti; - impossibilità a migliorare le performance produttive; Mancata conoscenza dei costi reali: - eccessiva cautela nei prezzi, conseguente rischio commerciale; - sottovalutazione e conseguente rischio di perdita. e dai una svolta alla Tua Impresa in 4 mosse. 1

2 le mosse 1. Applicare le tecniche e le metodologie di pianificazione e controllo messi a disposizione da KIBS Studio. 2. Introdurre in Azienda i sistemi di monitoraggio e analisi dinamica delle performance propri di KIBS Studio (dashboarding per la rilevazione e la riduzione delle attività che non aggiungono valore; 3. Utilizzare il supporto a distanza degli application supporter che KIBS Studio ti mette a disposizione; 4. Confrontare e discutere le tue valutazioni con quelle degli account manager, specialisti di settore, che KIBS Studio ti affianca. xchè Nella maggioranza dei casi, le PMI non dispongono di alcun sistema di pianificazione e controllo e tanto meno di monitoraggio e analisi delle performance in quanto: spesso manca il know-how specifico; i sistemi sul mercato sono costosi e quindi non giustificabili in rapporto al fatturato. D altro canto, le banche, ed i sistemi finanziari in genere, dispongono di dati di bilancio solo su base annuale, spesso troppo tardi per sollecitare l imprenditore ad effettuare un adeguato intervento di monitoraggio e analisi delle performance d impresa, specialmente nei casi di difficoltà. Spesso, l analisi di segnalazioni preventive relative al peggioramento degli indici economico-finanziari consentirebbero un tempestivo e più efficace intervento, e non di rado risolutivo, prima dell ulteriore peggioramento, riscontrabile solo a consuntivo, dopo l approvazione del bilancio. Proprio per questo Organizzazioni quali Confartigianato e APIndustria che raggruppano le PMI, le realtà di cui è composta prevalentemente l economia italiana, di recente, hanno avviato diverse attività informative e formative inerenti l argomento controllo. I commercialisti stessi hanno l esigenza di integrare la stesura dei bilanci con servizi periodici e approfonditi di analisi effettuate sui dati oggettivi di Performance delle Aziende proprie Clienti. xchi Adottando la soluzione KIBS Studio le Imprese otterrebbero i seguenti vantaggi: continuo controllo dell andamento economico e finanziario; anticipazione dei segnali di pericolo e peggioramento con possibile intervento preventivo e timeto-market ; l analisi puntuale e la continua evidenza di opportunità e di evoluzioni dei mercati spesso non identificabili con approcci convenzionali; riduzione dei rischi sia aziendali che del sistema finanziario locale (prevenzione di insolvenze e fallimenti). 2

3 la proposta KIBS Studio propone una soluzione le cui funzionalità consentono tra l altro: le analisi periodiche dell andamento aziendale (oltre il bilancio); la formulazione dei budget e relativi confronti con i consuntivi e/o i risultati prodotti dagli scenari simulati ( what if games), oppure ancora dal benchmarking o dal confronto con i principali concorrenti, ; le analisi dei costi e margini per più parametri (prodotti, aree geografiche, canali di vendita, mix di produzione, ); l opportunità di realizzare simulazioni facili e veloci. L adozione di KIBS Suite non prevede la vendita di alcun software ma di un servizio (diversamente dai principali competitor nel mercato). Il software è proprietario e rimane installato nei server dei proponenti, salvo accordi diversi. L Impresa paga un canone mensile per l elaborazione dei dati e per il servizio di affiancamento di un account manager per una migliore lettura e interpretazione dei dati. i vantaggi sensibile riduzione dei costi rispetto a quelli di una struttura interna dedicata per il controlling (outsourcing); costante supporto professionale esterno; analisi indipendente su rischi e opportunità. i risultati conoscere per decidere. più efficienza più redditivita più competitivita La conoscenza diventa il driver fondamentale per la guida dell impresa. Non esiste soluzione che garantisca di prendere buone decisioni, c è però il modo per contenere gli errori disponendo di informazioni aggiornate, attendibili e complete. 3

4 La medio-piccola Impresa generalmente di non dispone di strumenti per il controllo di gestione e l analisi delle performance aziendali a causa della mancanza di know-how specifico e dei costi elevati e non giustificabili in rapporto al turnover. Fornire servizi e soluzioni, sia organizzative che gestionali, alla Direzione della piccola e media Impresa per una più oggettiva valutazione di: andamento del business; investimenti; avanzamento progetti e iniziative; stato economico-finanziario d Impresa; performance dei processi espletati. Per rendere accessibile ed efficace una tale proposta, si rende necessario: abbattere di circa l 80 % i costi da sostenere (qualora l Impresa, dovesse strutturarsi con personale e strumenti propri); produrre una appropriata crescita culturale e la giusta sensibilizzazione per migliorare la gestione, sfruttando strumenti e metodologie; rendere disponibile per l Impresa una adeguata «esperienza professionale» al fine di non dover ripercorrere tutte le vicissitudini già attraversate da chi ha già maturato tale esperienza. Obiettivi KIBS Studio mette a disposizione dell Utente: valutazioni sull efficacia nel perseguire gli obiettivi prefissati e sull efficienza delle risorse utilizzate nell espletare le azioni; valutazioni sullo stato dell Impresa; controlli più oggettivi perché basati su dati reali e attualizzati; benchmarking e confronto con realtà similari e/ o concorrenti. 4

5 Utilizza soluzioni proprietarie che: consentono di non incidere pesantemente in termini economico-finanziari; agevolano la comprensione dei dati permettendo di suggerire specifiche considerazioni; permettono di controllare e gestire l impresa effettuando analisi dinamiche basate su rappresentazioni interattive permettono di intervenire direttamente sulle eccezioni evidenziate dagli automatismi di cui è dotata la piattaforma di monitoraggio e controllo; forniscono segnalazioni visive per enfatizzare l oggetto del controllo; virtualizzano il reporting; consentono di operare in modo interattivo anche tramite infrastrutture informatiche non particolarmente sofisticate, e scollegate dai sistemi principali (off line); la comunicazione può essere effettuata con mezzi già presenti in azienda (mail). Soluzioni proprietarie Il Centro Servizi mette a disposizione strumenti quali: Analisi periodiche dell andamento aziendale ( non solo il bilancio ma anche rendiconti finanziari e performance aziendali, ); Formulazione budget e relativo confronto con i consuntivi; Analisi costi e margini per l area vendite, acquisti, produzione ( prodotti-aree geografiche-canali vendita, reparti, etc ); Simulazioni facili e veloci; Reporting virtuale e convenzionale. Strumenti KIBS Studio consente di: operare in modo interattivo anche tramite infrastrutture informatiche non particolarmente sofisticate, e scollegate dai sistemi principali (off line); effettuare la comunicazione con mezzi già presenti in azienda (mail); gestire autonomamente lo scadenziario con possibilità di integrare i relativi dati con il software di contabilità degli Studi; sostituire i tradizionali reports cartacei con cruscotti dinamici e interattivi; analizzare e navigare i dati in forma guidata; personalizzare gli accessi ai cruscotti e ai grafici, oltre ai permessi di navigazione nei dati, per singolo utente; personalizzare le modalità di visualizzare tabelle e reports virtuali, in funzione dell utente; instradare e trasmettere i cruscotti e i reports tramite o portali aziendali; integrare i reports cartacei e le comunicazioni nella gestione dei contenuti aziendali (consultazione e distribuzione tramite internet); inserire i commenti direttamente nei grafici per un immediato servizio di consulenza. Cosa offre 5

6 Alcuni vantaggi per l Azienda Cliente sono: Controllo continuo andamento economico-finanziario; Professionalizzazione; Anticipo segnali di pericolo; Evidenziazione opportunità; Vantaggi per il Cliente Riduzione rischi aziendali e del sistema finanziario locale; Riduzione insolvenze e fallimenti; Riduzione dei rischi correlati; Analisi benchmarking di settore; Costi contenuti e mensilizzati ridotti di circa 80% rispetto ad una struttura aziendale interna; Controllo costante dell andamento economico finanziario; Possibilità di eseguire simulazioni (variazioni costi e volumi) in maniera rapida e semplice; Costante supporto professionale esterno; Stimolo derivato da analisi indipendenti relativi a rischi ed opportunità. Alcuni vantaggi per il Professionista sono: Risparmio di tempo, risorse e materiali per: - l acquisizione automatica di documenti e dati; - la reperibilità immediata dei documenti; - il data entry remoto e l acquisizione automatica; - l elaborazione e la stampa di reports cartacei nelle varie forme e modalità richieste (rappresentazioni dinamiche); - l instradamento e la distribuzione dei reports a mezzo , oppure tramite portale internet o strumenti di Content & Document Management; Affiancamento all utilizzatore per la lettura dei dati tramite la guida nella consultazione e il supporto di segnalazioni di allerta, commenti manuali e/o semi-automatici; Reportistica virtuale con analisi dinamiche e rappresentazioni interattive; Maggiore usabilità dei reports e facilità e immediatezza nella lettura; Grafici e tabelle riservate all interno dei cruscotti generali. Vantaggi per il professionista 6