Gestione Turni Introduzione La gestione dei turni di lavoro si rende necessaria quando, per garantire la continuità del servizio di una determinata struttura, è necessario che tutto il personale afferente alla stessa non sia presente contemporaneamente ma sia organizzato in gruppi o squadre che coprano l intero arco della giornata. Tale funzione è assegnata agli operatori che hanno accesso al sistema con la responsabilità di Addetto gestione dati. Le funzioni disponibili per la gestione turni sono: 1. Configurazione squadra, necessaria per individuare il personale coinvolto nella turnazione e stabilire le regole della turnazione stessa; 2. Pianificazione turni, necessaria per lo sviluppo automatico dell articolazione oraria del personale coinvolto nella turnazione Per usufruire dei servizi rivolti agli operatori, è necessario accedere all area riservata del portale inserendo il proprio codice fiscale e la password o utilizzando, se disponibile, la propria Carta Nazionale dei Servizi. Pagina 1 di 13
Selezionando la voce Gestione Presenze tra gli Strumenti di lavoro, si accede alle funzioni dal menu Gestione Mensile, area Turni e Reperibilità. Configurazione Squadre La funzione di Configurazione squadra è finalizzata all identificazione di un insieme omogeneo di dipendenti da gestire sulla pianificazione dei turni. L identificazione della squadra è subordinata all individuazione di tre possibili classificatori: 1. Profilo professionale richiesto per i componenti, selezionabile nell anagrafica della squadra 2. Struttura organizzativa di appartenenza, selezionabile nel tab Strutture 3. Inquadramento del personale coinvolto, selezionabile nel tab Inquadramenti Inoltre, la configurazione squadra rende possibile gestire le Sequenze e le Regole di servizio. Le Regole di servizio, definiscono il numero di dipendenti di cui si vuole disporre (minimo e massimo) per ogni turno definito (es. Mattino, Pomeriggio etc. nei giorni della settimana o in una data precisa). Le Sequenze, assegnano ad ogni dipendente della squadra, a partire da una certa data, la sequenza a cui il dipendente è soggetto e il giorno di partenza della stessa. Ogni sequenza è definita da una successione di turni in ciclo che si possono ripetere all'infinito. All ingresso nella funzione, si presenta la maschera di Ricerca Configurazione Squadra dalla quale è possibile selezionare una squadra, mediante l indicazione di uno o più parametri oppure inserire una nuova squadra con la selezione del tasto Nuovo. Pagina 2 di 13
Configurazione di una nuova Squadra La configurazione di una nuova squadra richiede l impostazione di alcuni parametri obbligatori finalizzati a creare la componente anagrafica della squadra: 1. Codice squadra: identificativo della squadra che ci si appresta a configurare; 2. Descrizione squadra: denominazione della squadra; 3. Tipo prestazione: indica la tipologia della prestazione oraria che viene pianificata (es: ordinario, reperibilità,.); 4. Profilo Professione: indica il profilo professionale dei componenti della squadra; 5. Data inizio validità e Data fine validità: specificano l intervallo temporale di validità della squadra e della relativa configurazione. Con la selezione del tasto Salva, vengono consolidate le informazioni inserite e creata la scheda anagrafica della squadra. Il passo successivo è quello di configurare la squadra appena creata. Pagina 3 di 13
Configurare una squadra significa individuare i dipendenti che la devono comporre sulla base della loro appartenenza ad una unità organizzativa e ad un inquadramento, quindi, definire per ogni dipendente la sequenza di inizio del turno e le regole di servizio che devono essere garantite dalla squadra. Il primo passo è di indicare le strutture organizzative a cui devono afferire i componenti della squadra: Selezionando il tasto Associa altra struttura si può selezionare la struttura organizzativa di riferimento e indicare il periodo di validità dell associazione alla squadra. Pagina 4 di 13
Selezionando il tasto Associa struttura si conferma l operazione e il sistema si predispone a gestire eventuali altre associazioni oppure a eliminare associazioni fatte in precedenza (nel caso fossimo in modalità di modifica della configurazione squadra). Passando al tab Inquadramenti, sarà possibile indicare gli inquadramenti che devono avere i possibili componenti della squadra. Con le stesse modalità indicate per le strutture, l operatore può associare uno o più inquadramenti. Passando al tab Componenti, la maschera risulta divisa in due sezioni: una riporta i componenti associati alla squadra, l altra, i possibili componenti della squadra (il personale che soddisfa i requisiti definiti precedentemente); in fase di prima configurazione la prima sezione si presenta vuota. Pagina 5 di 13
L operatore può selezionare i dipendenti e associarli alla squadra specificando data inizio validità e data fine validità; quest ultima se non valorizzata assumerà il valore di fine validità della squadra. È possibile associare alla squadra anche del personale esterno alla struttura e agli inquadramenti indicati nei tab precedenti selezionando il tasto Associa altro componente esterno. Le modalità di inserimento dei componenti esterni, dopo aver selezionato la persona già censita a sistema, sono le stesse viste sia per le strutture che per gli inquadramenti. Pagina 6 di 13
Una volta definita la squadra di appartenenza, è necessario attribuire ad ogni soggetto una posizione di partenza all interno del ciclo sul quale si sviluppa la turnazione e la modalità con cui si succedono i cicli. Ogni ciclo rappresenta una specifica articolazione oraria all interno della settimana. Queste operazioni possono essere eseguite all interno del tab Sequenze. Selezionando il componente della squadra e cliccando sul tasto Modifica sequenza si potrà attribuire un particolare ciclo, la data di inizio validità e il relativo slittamento, ovvero il giorno della sequenza da cui parte la turnazione. Con il tab Regole vengono definite le regole di servizio che devono essere garantire dalla squadra, ossia il numero di dipendenti minimo o massimo di cui si voglia disporre in ogni turno definito oppure in giorni particolari. Pagina 7 di 13
Modificare la Configurazione di una Squadra La configurazione di una squadra può essere modificata operando con le stesse modalità indicate in precedenza una volta selezionata, nella maschera di ricerca, la squadra di interesse. Si parte dalla maschera di selezione della squadra valorizzando uno dei criteri di selezione. Una volta selezionata la squadra, si opera sui singoli tab d interesse con le modalità già viste. Pagina 8 di 13
Pianificazione turni La funzione consente una pianificazione preventiva dei turni dei dipendenti che appartengono a una determinata unità organizzativa o squadra. La pianificazione permette di poter definire l'esatta sequenza dei turni in ciclicità da attribuire sul cartellino a ogni dipendente turnista e non. La pianificazione dei turni evita che il sistema debba riconoscere il turno a partire dalle timbrature effettuate. Il sistema gestisce automaticamente la pianificazione dei turni che vengono elaborati sulla base della configurazione della squadra. Accedendo alla funzionalità il sistema visualizza la pagina di ricerca delle pianificazioni turni mensili. I parametri di selezione prevedono l indicazione di: Squadra: campo in cui selezionare il codice della squadra; Profilo professionale: campo in cui selezionare il profilo professionale che caratterizza la squadra; Tipo prestazione: lista in cui selezionare il tipo prestazione; Stato pianificazione: lista in cui selezionare lo stato della pianificazione: Aperta Chiusa; Anno/Mese dal: campi in cui inserire l anno e il mese dai quali iniziare la ricerca delle pianificazioni presenti nel sistema; Anno/Mese al: campi in cui inserire l anno e il mese ai quali continuare la ricerca delle pianificazioni presenti nel sistema; I parametri consentono di individuare una squadra, selezionabile eventualmente da un elenco, della quale si può visualizzare una pianificazione mensile oppure generare una nuova pianficazione mensile. Inserimento nuova pianificazione Per creare una nuova pianificazione, in seguito all accesso alla funzione, l utente seleziona il pulsante Nuovo. Si accede alla maschera d inserimento pianificazione turno, dove è possibile indicare la squadra e il mese da pianificare. Pagina 9 di 13
Con il tasto Salva viene generata la pianificazione del mese con lo stato Aperto ; fin quando una pianificazione è nello stato Aperto è possibile modificarla. Con il tasto Elimina è possibile cancellare una pianificazione, mentre il tasto Chiudi Pianificazione consente di consolidare la pianificazione portandola allo stato Chiuso ; il tasto Stampa Pianificazione consente di ottenere una stampa della pianificazione sul mese. La pianificazione riporta la turnazione prevista per ogni dipendente, riepiloga, sulla destra della schermata, il numero di turni per tipologia (mattino, pomeriggio, notte) in modo da avere immediata visione dell equilibrio dei turni per ogni dipendente. In particolare, nel caso lo sviluppo della pianificazione non consenta il rispetto delle regole di servizio indicate per la squadra in fase di configurazione (es. non viene prevista in una o più giornate la presenza minima del personale richiesto per garantire il servizio), si presenta sulla parte alta della schermata la sezione Verifica regole pianificazione in cui vengono riportate le violazioni delle regole di servizio indicate in fase di configurazione per la squadra in esame. Nel caso sia necessario modificare la pianificazione in una singola giornata (es. per riequlibrare i turni) è possibile posizionarsi sul turno interessato e cliccando su di esso si apre la maschera. Pagina 10 di 13
È possibile modificare il turno sostituendolo con un altro tipo turno. Si indica il tipo turno, si seleziona la fascia della prestazione che deve essere garantita e si conferma la modifica cliccando sul relativo tasto e si ritorna alla pianificazione In modo analogo, per sostituire il turno con un riposo, è necessario seleziona il tipo di riposo e confermare la modifica cliccando sul tasto Conferma Riposo. La modifica apportata verrà immediatamente riportata sulla pianificazione ancora in stato Aperta. È possibile intervenire sulle pianificazioni chiuse operando in maniera analoga a quanto fatto per la creazione della pianificazione. In particolare, qualora per la squadra selezionata e il mese indicato, sia già stata generata una pianificazione, ne viene data evidenza all operatore con relativo messaggio. Pagina 11 di 13
Selezionando il pulsante Sovrascrivi Pianificazione viene generata una nuova pianificazione Aperta che sostituisce la precedente. Modificare una pianificazione Aperta Se si ha la necessità di modificare la pianificazione di una squadra, la si può selezionare mediante la maschera di ricerca, i cui parametri abbiamo descritto in precedenza. Pagina 12 di 13
Con la selezione del tasto Dettaglio, il sistema consente di visualizzare la pianificazione del turno. Da questo punto in poi si può operare con le stesse modalità operative indicate nella fase di creazione. Pagina 13 di 13