Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. - 2 -

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PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano DEMATERIALIZZAZIONE PRATICHE EDILIZIE Responsabile: Cognome: NALDONI Nome: GIANCARLO Telefono: 0574/1836921 E-mail: g.naldoni@comune.prato.it Ruolo: DIRIGENTE DEL SERVIZIO EDILIZIA PRIVATA Referente: Cognome:BROGI Nome: CRISTINA Telefono: 0574/1836948 E-mail: c.brogi@comune.prato.it Ruolo: responsabile sportello per l edilizia Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/02/2009 al 31/01/2010 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: 30.000 a carico dell ufficio 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione documentazione, ecc.) piani di miglioramento è un iniziativa autonoma del proponente (es. Peg, Direttiva annuale, altra 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo 1.5. Definizione del problema All interno del servizio edilizia privata si rilevano due diversi problemi che impattano negativamente sulle attività quotidiane: - 5 -

1) INEFFICIENZA NELLA CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI: Esiste una eccessiva movimentazione di documenti che va dalla presentazione della pratica al rilascio degli atti. Questa eccessiva movimentazione si verifica sia all interno del servizio (fra il personale tecnico e quello amministrativo) sia all esterno di esso, verso altri servizi dell ente o verso enti esterni (ASL, Vigili del fuoco, ecc.) che erogano pareri durante l istruttoria della pratica, con modalità poco razionali e costose. Attualmente infatti una pratica transita in 10 o più scrivanie prima di aver concluso l iter. Tutto questo comporta una serie di disagi percepiti e legati appunto alle necessità di spostare troppa carta, rischi di perdita di documenti, con aggravio dei tempi di istruttoria e conseguentemente lungaggini nel rilascio degli atti. Senza considerare i costi elevati per l amministrazione derivanti dalla irrazionalità delle operazioni svolte e dalla conseguente confusione che si viene a creare considerando che vengono gestite annualmente 5.000 pratiche. Per gestire tutti questi spostamenti vengono richieste più copie del progetto, ingenerando un aumento notevole di costi a carico dell utenza per la produzione delle copie degli elaborati che sono molto costosi. Anche la gestione delle comunicazioni verso l utenza (per richieste integrazioni documentali, per comunicazioni varie, ecc.) è estremamente onerosa sia a livello di impiego di risorse umane che di costi legati alle spedizioni con gli attuali sistemi tradizionali; si stima in euro 100.000 la spesa annua per la trasmissione della posta in uscita del servizio Gestione attività edilizia. 2) GESTIONE DEI DOCUMENTI GIA INFORMATIZZATA NON OTTIMALE: Le potenzialità offerte dal software di gestione delle pratiche edilizie non vengono sfruttate pienamente da tutti i dipendenti che utilizzano lo strumento per la gestione della pratica e, allo stesso tempo, le informazioni che potrebbero essere ricercate in formato elettronico richiamando la pratica, devono essere ricercate in archivio in formato cartaceo. Viceversa in alcuni casi dove l operatore ha particolare predisposizione all informatica si utilizzano meccanismi interessanti per la gestione della pratica, che si rilevano molto importanti per l ulteriore istruttoria e per ricerche successive, in quanto minimizzano i tempi necessari alle operazioni. Il sotware di gestione attualmente utilizzato è un gestore pratiche che permette il monitoraggio dei vari passaggi amministrativi, la gestione degli scadenziari, la conoscenza in tempo reale delle modifiche documentali apportate, l invio delle comunicazioni tramte e-mail ecc. Inoltre il software di gestione, implementato con giusti accorgimenti, potrebbe diventare lo strumento di recepimento di alcune pratiche inoltrate dai vari professionisti in formato elettronico, in modo da rispondere ai dettami del D.lgs. 82/2005 (codice dell amministrazione digitale che sottolinea l importanza del concetto di dematerializzazione nella P.A.). La mancata realizzazione di un manuale scritto delle procedure crea incertezze sui comportamenti da adottare sulle numerose procedure esistenti nel servizio e rende più difficile la formazione dell inevitabile turn over del personale. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento - 6 -

Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: L utenza del servizio è rappresentata dagli iscritti agli ordini e collegi professionali; di conseguenza saranno organizzati incontri per dare diffusione e disseminare le azioni progettuali. Il responsabile del servizio dovrà organizzare un calendario di riunioni con personale interno all ente sia appartenente al servizio stesso che ad altri servizi che sono coinvolti al fine di condividere le varie scelte professionali, attribuendo ruoli, compiti e tempi per la realizzazione delle varie fasi. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): dati di funzionamento (specificare quali): - costi legati al servizio postale e alla carta prodotta - costi legati al personale impiegato per lo svolgimento delle operazioni di trasmissione documentale, ecc. - errori nell inserimento dei dati delle pratiche - sottoutilizzo delle possibili e potenziali funzionalità del software di gestione della pratica - snellimento delle operazioni di front office richieste formulate dal mondo professionale in ordine alle possibilità di potenziare l utilizzo delle tecnologie elettroniche - 7 -

TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti - 8 -

1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali RENDERE ELETTRONICO IL TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI CON CONSEGUENTE DIMINUZIONE DEL CARTACEO Obiettivi specifici 1) OBIETTIVO SPECIFICO: VELOCIZZARE LA CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI E necessario diminuire lo spostamento fisico delle pratiche e localizzare le stesse nei luoghi deputati all istruttoria e quindi presso i tecnici del servizio per razionalizzare le attività; utilizzare metodi di comunicazione informatici all interno del servizio e fra il servizio e gli altri servizi del nostro ente attraverso l invio della posta elettronica per diverse situazioni che ne rendono possibile l utilizzo (ad es. trasmissione di informazioni fra tecnici e amministrativi del servizio, invio di pareri da parte di altri servizi che vengono resi sulla pratica, ecc.). Gli spostamenti della carta dove necessaria ed incomprimibile saranno comunque in minima percentuale rispetto all attualità. Per quanto riguarda gli spostamenti delle pratiche fra il nostro servizio e gli altri istituzionalizzare lo strumento della conferenza di servizi interna all ente ai sensi della L. 241/90 si ritiene sia lo strumento che agevoli l intero procedimento, creando vantaggi non solo nei confronti dell utenza ma riducendo drasticamente i tempi legati alla fase istruttoria e di conseguenza dell intero procedimento. I vantaggi poi ricadranno anche nei confronti dei dipendenti di tutti i Servizi che sono coinvolti nell istruttoria poiché la redazione di un calendario di conferenze con i relativi ordini del giorno permette una programmazione del lavoro e di conseguenza una maggiore razionalità nel complesso. Trattandosi di un utenza professionale (architetti, ingegneri, geometri) tutte le comunicazioni esterne possono essere inviate mediante l utilizzo della posta elettronica del quale strumento tutti sono dotati e utilizzando servizi offerti da società che garantiscono l avvenuta notifica della stessa con un messaggio di ritorno che ha lo stesso valore di una raccomandata e in più la certezza dell avvenuto ricevimento e della lettura di quel testo ma soprattutto immediatezza del ricevimento da parte dell utenza. A lettura avvenuta da parte del professionista, viene inviato un messaggio di notifica via @ mail al nostro servizio che viene automaticamente inserito nel software di gestione, senza necessità quindi di stampare la notifica stessa e immetterla nella pratica. In questo modo vengono eliminate le operazioni di stampa delle lettere, di imbustamento, di preparazione della raccomandata, distinta e successivamente viene eliminata la gestione delle cartoline di ricevimento per le quali occorre molte ore settimanali di un dipendente per ritrovare la pratica e inserircela. 2) OBIETTIVO SPECIFICO: MIGLIORARE LA GESTIONE DEI DOCUMENTI GIA INFORMATIZZATA E necessario operare su diversi fronti per raggiungere tale obiettivo: Utilizzo del canale telematico per l invio di alcune tipologie di pratiche edilizie da parte dell utenza favorirebbe l eliminazione di parte del cartaceo con riduzione dei problemi derivanti da errori - 9 -

nell inserimento dei dati, da parziali compilazioni della modulistica cartacea, da eccessivi spazi dedicati all archiviazione e, da eccessivo affollamento davanti agli sportelli di front office del servizio. Organizzare un calendario di giornate per analizzare tutti gli iter procedurali per livellare il grado di conoscenza delle procedure da parte del personale assegnato, creare momenti di incontro fra tecnici e amministrativi nei quali ricercare costantemente soluzioni che razionalizzino e semplifichino le procedure in considerazione della grande quantità di pratiche che pervengono, in una logica di work in progress ma con l obiettivo di arrivare alla compilazione di un manuale delle procedure. Applicare le procedure revisionate sul software gestionale attraverso affiancamenti da parte del personale esperto in informatica con l obiettivo di utilizzare lo strumento informatico correttamente e allo stesso modo sfruttandone tutte le potenzialità insite nello stesso. Occorre quindi estendere a tutto il servizio l utilizzazione di strumenti quale ad esempio la scannerizzazione di documenti di frequente consultazione, che consente di eliminare la perdita di tempo della ricerca degli stessi in archivio quando sono facilmente traducibili e successivamente consultabili all interno del software gestionale in formato elettronico. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Diminuzione dei tempi legati alle attese di risposte e di rilasci di atti derivanti dalla minimizzazione dello spostamento fisico delle pratiche, dall utilizzo delle modalità informatiche per l invio di comunicazioni interne e dall istituzionalizzazione della conferenza di servizi interna. Riduzione dei tempi di presentazione delle pratiche da parte dei professionisti, in quanto avendo la possibilità di trasmissione delle stesse on line non si devono spostare dalla loro sede di lavoro. Inoltre tale pratica recupera il tempo dell operatore di sportello che non deve immettere i dati relativi alla pratica nel software di gestione in quanto i dati ci arrivano direttamente con l inoltro telematico. Riduzione da parte dell utenza dei costi legati all effettuazione di copie di elaborati grafici che sono spesso molto costosi specialmente negli interventi edilizi di notevoli dimensioni derivanti sia dall inoltro di alcune tipologie di pratiche edilizie in modalità telematica sia per l istituzionalizzazione della conferenza di servizi interna con la quale viene meno la necessità di richiedere più copie del progetto per inviarlo ai vari servizi, in quanto gli stessi si riuniscono ad un unico tavolo nel quale discutono il progetto utilizzando una sola copia degli elaborati. Riduzione dei costi gravanti sulla P.A. relativi a materiale cartaceo (buste, fogli di carta) e risorse umane che possono essere dedicate ad altre attività. Tale riduzione deriva dall utilizzo delle modalità telematiche di inoltro delle comunicazioni all utenza, dall utilizzo dello scanner, dall utilizzo della posta elettronica per comunicazioni interne e dalla razionalizzazione delle operazioni e conseguentemente dal recupero di ore lavoro precedentemente mal utilizzate. Certezza degli iter procedurali e di conseguenza dei tempi necessari per l ottenimento degli atti finali derivante dalla redazione del manuale delle procedure. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. - 10 -

- istituzionalizzare la conferenza di servizi; - stipulare intese con altri servizi per utilizzare la posta elettronica quale unico mezzo per inviare comunicazioni afferenti le pratiche edilizie all interno dell ente; - implementazione e perfezionamento del software gestionale esistente per la trasmissione delle pratiche edilizie in forma telematica; - accordo con la CCIAA per la fornitura delle Keycard necessarie per l identificazione, la navigazione e la trasmissione delle pratiche on line; - dotarsi di attrezzature necessarie (scanner, proiettori per la lettura dei progetti più importanti che siano utilizzati al posto della consultazione cartacea); - realizzazione di una gara per stipulare un contratto con società erogatrici di servizi postali in forma elettronica; - creazione di un calendario di incontri finalizzato alla mappatura delle procedure inerenti il servizio e successivamente alla loro reingegnerizzazione al fine della realizzazione di un manuale procedurale; - migliorare la formazione all utilizzo dei nuovi strumenti quali lo scanner e il software di gestione delle pratiche attraverso incontri con personale esperto in informatica al fine gestire tutte le pratiche in formato elettronico. - 11 -

2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase 1 Istituzionalizzare la Conferenza di servizi interna Calendarizzazione settimanale di incontri con tutti i soggetti interessati alla pratica 1 Conferenza settimanale Fase 2 Stipulare intese fra i servizi per l utilizzo della posta elettronica come unico mezzo di comunicazione interno Disposizione della Direzione generale Diminuzione di almeno il 50% delle comunicazioni cartacee Fase 3 Individuazione del soggetto gestore del servizio postale in forma elettronica Firma convenzione con soggetto gestore Convenzione attivata Fase 4 Trasmissione delle comunicazioni verso l utenza con il servizio postale in forma elettronica Servizio mail notificata operativo Diminuzione di almeno l 80% delle raccomandate a.r. in formato cartaceo Fase 5 Mappatura delle procedure Disegno attraverso un diagramma di flusso as-is delle procedure che caratterizzano il servizio n. 8 procedure mappate Fase 6 Reingegnerizzazione delle procedure Disegno attraverso un diagramma di flusso della procedura to-be n. 8 procedure reingegnerizzate Fase 7 Redazione del Manuale delle procedure Manuale delle procedure in linea n. 1 manuale delle procedure in linea sulla intranet del Comune Fase 8 Implementazione del software gestionale per la trasmissione di alcune delle pratiche edilizie on line Software gestione predisposto Elenco Implementazioni effettuate - 12 -

Fase 9 Accordo con la CCIAA per la fornitura delle Keycard per l identificazione, la navigazione e la trasmissione delle pratiche on line Fornitura Key card n. 40 Key card fornite Fase 10 Formazione sull utilizzo delle Keycard e sul software gestionale Corsi di formazioni attivati n. 40 professionisti formati Fase 11 Dotarsi di attrezzature necessarie (scanner, proiettori per lettura progetti) Strumenti acquistati n. 3 scanner e n. 3 proiettori Fase 12 Formazione all utilizzo dei nuovi strumenti Corsi formativi sul campo attivati n. 38 dipendenti formati - 13 -

2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Diminuzione dei tempi legati alle attese di risposta e di rilascio atti Riduzione dei tempi di presentazione delle pratiche da parte dei professionisti Riduzione da parte dell utenza dei costi legati all effettuazione di copie di grafici Riduzione dei costi gravanti sul servizio Gestione attività edilizia Certezza iter procedurali e dei tempi necessari per l ottenimento degli atti finali Indicatore (descrizione e unità di misura) Riduzione dei tempi di rilascio delle pratiche Mesi attuali 10 Mesi previsti 6 Mesi previsti/mesi attuali*100 Riduzione dei tempi di presentazione delle pratiche Ore attuali 4 Ore previste 1 Ore previste/ore attuali*100 Variazione dei costi relativi all effettuazione delle copie dei grafici richiesti Copie attuali 3 Copie previste 2 Copie previste/copie attuali*100 Riduzione del costo per le comunicazioni esterne ed interne (materiale, affrancatrice e personale impegnato) Costo attuale per invio 5 Costo previsto per invio 1 Costo previsto/costo attuale+100 Standardizzazione delle procedure e rispetto dei tempi per il rilascio dei pareri interni Tempi attuali 60 giorni Tempi previsti 20 giorni Tempi previsti/tempi attuali*100 Target Riduzione del 40% rispetto ai tempi attuali Riduzione del 75% rispetto ai tempi attuali Riduzione del 33% del costo delle copie Riduzione del 80% dei costi attuali Riduzione del 65% dei tempi di risposta interna - 14 -

3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 15 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Responsabile del progetto 200 Funzionari Coordinamento delle varie attività 1500 Altro personale Attività di supporto e attuazione delle attività del progetto 1800 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) L implementazione e le modifiche dell attuale software di gestione prevederà l intervento del Servizio Informativo del Comune nella fase attuativa del progetto e quindi è prevista la figura di: 1 Analista Informatico 1 Sistemista Inoltre per la mappatura delle procedure interne, la reingegnerizzazione e la predisposizione del Manuale delle procedure occorrerà l apporto del Servizio Organizzazione e quindi è prevista la figura di: 1 Analista di organizzazione - 15 -

4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Nessuna partneship 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non sono previste consulenze 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Un gruppo ristretto all interno del Servizio Gestione attività edilizia e formato dal Dirigente responsabile del progetto e dal Referente al progetto avrà compito di indirizzo e presidio delle azioni che compongono il progetto 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il coordinamento delle attività sarà garantito attraverso periodiche riunioni indette la referente del progetto. In tali incontri lo stesso referente congiuntamente ai responsabili delle varie azioni valuterà lo stato di avanzamento del progetto ed eventuali problematiche emergenti che necessitano di azioni di intervento. 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Le varie attività verranno indicate e assegnate mediante schede analitiche, in cui si rilevano le azioni e i responsabili delle stesse. Inoltre le varie azioni verranno monitorate attraverso report bimestrali che daranno indicazioni su cause di eventuali ritardi e sul rispetto delle tempistiche indicate dal Gannt. - 16 -

5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Sono previsti alcuni incontri con gli Ordini e Collegi professionali per diffondere le novità previste nel progetto, quali la istituzionalizzazione della Conferenza dei servizi, la trasmissione delle pratiche edilizie on line, trasmissione tramite e-mail delle comunicazioni verso l utenza esterna. Tale novità verranno anche pubblicizzate attraverso il sito web del Comune di Prato e la rete Intranet per gli Uffici interni. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi I fattori di maggior criticità per il successo del progetto si possono individuare nella difficoltà di promuovere la cultura dell innovazione e del cambiamento sia internamente che esternamente all Ente; in quanto il successo della trasmissione on line delle pratiche (che risulterà l azione da realizzare più difficoltosa), dipenderà sia da fattori informatici che dovranno garantire la fluidità delle operazioni ma, e soprattutto, da un atteggiamento positivo verso un diverso modo di fare Amministrazione e con essa interloquire. - 17 -

7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano Fase Attività 2009 2010 gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic 1 Istituzionalizzare una Conferenza di servizi interna x 2 3 Stipulare intese tra i servizi per l'utilizzo della posta elettronica x Individuazione del soggetto gestore del servizio postale in forma elettronica x 4 Trasmissione delle comunicazioni verso l utenza con il servizio postale in forma elettronica x 5 Mappatura delle procedure x 6 Reingegnerizzazione delle procedure x 7 Redazione del Manuale delle procedure x 8 Implementazione del software gestionale per la trasmissione di alcune delle pratiche edilizie on line x 9 10 11 Accordo con la CCIAA per la fornitura delle Keycard per l identificazione, la navigazione e la trasmissione delle pratiche on line x Formazione sull utilizzo delle Keycard e sul software gestionale x Dotarsi di attrezzature necessarie (scanner, proiettori per lettura progetti) x 12 Formazione all utilizzo dei nuovi strumenti x - 18 -