ARCHIVIA PLUS CHIUSURA ARCHIVI

ARCHIVIA PLUS CHIUSURA ARCHIVI Istruzioni per la chiusura degli archivi Versione n. 2014.11.19 Del: 19/11/2014 Redatto da: Veronica Gimignani Luca Mattioli Approvato da: Claudio Caprara Categoria: File standard per installazione Destinatari: Utenti, Installatori, assistenti. Obiettivo Non stampare questo documento la versione elettronica è più comoda di quella cartacea perché ti offre link ad altri documenti e ricerca a tutto testo Questo documento ha lo scopo di fornire le informazioni necessarie per la chiusura degli archivi e il completamento della conservazione sostitutiva dei documenti in Archivia Elenco delle versioni R_60.doc Pagina n. 1 di 13

Indice 1. Conservazione sostitutiva e chiusura degli archivi... - 3-2. ArchiMaster, masterizza... - 4-2.1. Copia su supporto sicuro off line... - 4-3. Archivio Masterizza AGID... - 5-3.1. Selezione filtri... - 5-3.2. Cos è il file impronte?... - 6-3.3. Copia su supporto sicuro off line... - 6-4. Archivio Masterizza AGID Multiaziendale... - 7-4.1. Controlli preventivi... - 7-4.1.1. Verificare se tutti i files sono firmati e se le firme sono valide... - 7-4.1.2. Verificare le anagrafiche... - 7-4.1.3. Marche temporali in quantità adeguata... - 7-4.2. Avviare la Masterizzazione AgId Multi Aziendale... - 8-4.3. Elabora... - 8-4.3.1. Controllo del rapporto... - 9-4.3.2. Motivi di scarto... - 9-4.3.3. Motivi di errore... - 9-4.3.4. Ulteriori verifiche... - 9-4.4. Generazione Supporti... - 10-4.5. Chiusura Archivi... - 10-4.6. Copia su supporto sicuro off line... - 10-5. Archivio Masterizza LUL... - 11-6.1. Risultato della masterizzazione... - 11-7. Masterizzazione, i supporti fisici... - 12-8. Archivio - Aggiungi documenti a volumi... - 13-11. Precaricare le marche temporali... - 13 - R_60.doc Pagina n. 2 di 13

1. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E CHIUSURA DEGLI ARCHIVI La conservazione informatica di documenti fiscalmente o civilmente rilevanti, deve essere svolta secondo regole definite dal DPCM 03/12/2013, entrato in vigore il 12 marzo 2014. Scadenze ed altri adempimenti relativi ai documenti fiscali, sono invece riportati nel DM 17/06/2014. Il modulo ArchiMaster offre diverse modalità per la chiusura degli archivi; quella corretta deve essere scelta in base ai documenti da conservare. Se la Conservazione è sostitutiva occorre anche il modulo Firma, il Responsabile deve essere dotato di Firma digitale e deve avere disponibi delle marche temporali. R_60.doc Pagina n. 3 di 13

2. ARCHIMASTER, MASTERIZZA E la modalità più semplice per la creazione di un supporto magnetico o ottico che contiene una copia dei documenti archiviati e dei dati di ricerca. NON SODDISFA I REQUISITI AgId quindi va usata per files che non hanno valore fiscale o legale o come copia di sicurezza. Selezionare l archivio da masterizzare ed impostare un eventuale filtro ai documenti Indicare una cartella di destinazione Scegliere una descrizione per il supporto Indicare la dimensione massima del supporto Questa va impostata in base al tipo di supporto ottico che si vuole ottenere alla fine del processo. Se si usano dei CD il valore corretto è 700 mb, se si usano dvd, 4100 mb. Se l archivio supera tale dimensione, il programma chiede conferma e procede alla masterizzazione fino a riempire il supporto. Non modificare sorgente; indica che nell archivio originale questa copia NON VERRA ANNOTATA per cui i documenti rimangono modificabili e il supporto non è classificato. Cancella documenti masterizzati, attiva l eliminazione dei documenti dall archivio originale. Ovviamente i dati di ricerca rimangono e in caso di visualizzazione il programma andrà a cercare i file nel percorso di masterizzazione oppure richiederà di inserire il supporto ottico. Includi Archireader; ArchiReader è un programma che consentegratuito per consultare il supporto ottico e, nel caso di Conservazione Sostitutiva, verificare l integrità e l impronta. Sono disponibili anche informazioni dettagliate su come viene creato il supporto e sull uso di ArchiReader, vedi file Utilizzare i supporti sostitutivi (ArchiReader) Se il flag è attivo, il programma cerca ArchiReader e copia il file di installazione nel supporto. Avviare il controllo, La fase di controllo calcola il numero di documenti e la loro dimensione Inizia la masterizzazione COPIA SU SUPPORTO SICURO OFF LINE Al termine COPIARE IL PACCHETTO DI DATI SU UN SUPPORTO SICURO possibilmente NON RISCRVIBILE E CONSERVARLO IN LUOGO SICURO. E bene fare più copie. R_60.doc Pagina n. 4 di 13

3. ARCHIVIO MASTERIZZA AGID E la masterizzazione realizzata secondo le norme in vigore, quindi comprende la creazione del file di riepilogo delle impronte firmato dal Responsabile della Conservazione e dotato di Marca Temporale. Viene usata per la chiusura di archivi con documenti di un unico soggetto, ad esempio per la copia dichiarazioni dell intermediario, o per le fatture emesse di uno studio o azienda La maschera è semplice, basta selezionare l archivio, il programma compila automaticamente gli altri dati: cartella di destinazione supporto (cd-rom o DVD) descrizione Tutti i dati possono essere variati. Avviare la masterizzazione. Infine, indicare l ORGANIZZAZIONE che effettua la masterizzazione (lo studio o l azienda), selezionandola dalla tabella anagrafiche. Digitare il PIN e caricare i dati delle marche temporali, cliccando sull icona con la lente di ingrandimento. SELEZIONE FILTRI Esistono 4 filtri che rappresentano i controlli che la procedura può svolgere sui documenti da masterizzare. Quando sono selezionati, vengono scartati i documenti che non soddisfano la condizione espressa dal filtro: Formato dei documenti: devono essere formati conformi alla normativa AGID (PDF e TIFF sono due esempi di formati accettati) Documenti non firmati Documenti corrotti: quando la verifica della firma non va a buon fine. Documenti firmati senza marca temporale I controlli devono essere attivati o disattivati a seconda delle esigenze. Per default il programma controlla solo che il formato dei documenti soddisfi le richieste della normativa AGID e che i documenti siano firmati. R_60.doc Pagina n. 5 di 13

COS È IL FILE IMPRONTE? E un file di testo contenente i dati del responsabile della conservazione, dell organizzazione presso la quale si svolge la masterizzazione e il calcolo delle impronte dei files contenuti nel supporto in formato esadecimale. Questa impronta è univoca per ogni documento, ciò significa che se un documento viene cancellato, modificato o sostituito all interno del supporto, la verifica della sua impronta con quella inserita in questo file, firmato e marcato, segnalerà l incongruenza e il documento risulterà non valido. La funzione del file impronte, quindi, è quella di garantire che il supporto non abbia subito modifiche dopo la chiusura. COPIA SU SUPPORTO SICURO OFF LINE Al termine COPIARE IL PACCHETTO DI DATI SU UN SUPPORTO SICURO possibilmente NON RISCRVIBILE E CONSERVARLO IN LUOGO SICURO. E bene fare più copie. R_60.doc Pagina n. 6 di 13

4. ARCHIVIO MASTERIZZA AGID MULTIAZIENDALE Il principio è lo stesso della masterizzazione AGID: creare un supporto sicuro, contenente i documenti, i dati che li identificano e il file di chiusura firmato e marcato; ma questo tipo di masterizzazione consente di selezionare un archivio che contiene i documenti di più ditte e creare supporti separati, per ogni ditta. CONTROLLI PREVENTIVI Poichè si tratta di una operazione complessa, è opportuno fare preventivamente dei controlli che evitano interruzioni del processo. 4.1.1. VERIFICARE SE TUTTI I FILES SONO FIRMATI E SE LE FIRME SONO VALIDE Aprire l archivio, selezionare Firma Filtro Documenti. Attivate tutti i controlli necessari, se si tratta di documenti informatici, verificare se sono tutti firmati e se le firme sono tutte valide. Se sono conversioni di documenti cartacei, la firma non è obbligatoria (ma costa poco e si può aggiungere) ma è necessario verificare che i formati siano conformi alle specifiche AGID. Se sono documenti di cui si vuole data certa, dovranno essere dotati di marca temporale, in questo caso si può attivare anche la verifica della marca. Una data certa viene sempre e comunque applicata al file di chiusura. 4.1.2. VERIFICARE LE ANAGRAFICHE La chiusura dell archivio deve identificare correttamente il soggetto fiscale per cui si effettua la conservazione. I dati vengono presi dalle anagrafiche. 4.1.3. MARCHE TEMPORALI IN QUANTITÀ ADEGUATA Se si sta effettuando la conservazione di 100 ditte e per ognuna utilizziamo 2 archivi sostitutivi (stampe e Bilanci) avremo necessità di 200 marche temporali per la chisura. Se durante il processo finiscono le marche, l automatismo richiede l inserimento dei dati di un altro lotto di marche temporali. Occorre effettuare l acquisto e reinserire i dati manualmente, è comunque consigliabile acquistare sufficienti marche temporali prima di iniziare la procedura. R_60.doc Pagina n. 7 di 13

AVVIARE LA MASTERIZZAZIONE AGID MULTI AZIENDALE Utilizzata per gli archivi Stampe Fiscali e Bilanci Situazioni Inventari. 1 2 3 5 4 6 All apertura della finestra, il programma seleziona di default 1. Gli archivi da masterizzare (STAMPE FISCALI e BILANCI); assicurarsi di aver effettuato l accesso ad Archimaster con utente Responsabile di questi archivi 2. Le tipologie di documento (tutte) 3. Le ditte (tutte) 4. Inserisce anche la descrizione del supporto 5. Crea una cartella di destinazione nel percorso AMMASTER Tutti i dati sono modificabili. Cliccare su ELABORA per avviare l operazione (6). ELABORA L elaborazione controlla i documenti, applica eventuali filtri e restituisce un Rapporto dettagliato dei documenti esaminati (numero totale documenti, numero documenti elaborati, tipologie risontrate, aziende trovate, supporti da creare ). R_60.doc Pagina n. 8 di 13

4.3.1. CONTROLLO DEL RAPPORTO Nella prima pagina del rapporto (Stato Corrente) viene mostrato il numero di documenti elaborati e se ci sono documenti scartati o con errori. Questi possono essere visualizzati utilizzando gli appositi comandi. Quando sono presenti documenti scartati, cliccando sull apposito pulsante è possibile vedere quali sono. Controllare sempre anche i documenti con errori prima di procedere con la fase 2 GENERAZIONE SUPPORTI. 4.3.2. MOTIVI DI SCARTO Periodo o anno non validi Anagrafica non trovata 4.3.3. MOTIVI DI ERRORE Firma mancante Firma corrotta File mancante 4.3.4. ULTERIORI VERIFICHE Il rapporto indica anche il numero di soggetti fiscali (ditte) presi in esame, i documenti trovati suddivisi per tipologia, eventuali avvertimenti se volete potete sfruttare anche questi controlli. R_60.doc Pagina n. 9 di 13

GENERAZIONE SUPPORTI Una volta effettuati i controlli si può procedere con la GENERAZIONE DEI SUPPORTI. Questa è la fase di creazione vera e propria dei supporti sostitutivi. Cliccando sull apposito pulsante in basso 2 GENERAZIONE SUPPORTI si avvia la procedura. Se ci sono errori nei documenti, il programma lo segnala e sospende la procedura. Se ci sono documenti scartati, viene segnalato ma si può decidere di proseguire comunque. Stessa cosa per gli avvertimenti; di solito questi riguardano la mancata marcatura temporale dei documenti, che nella maggior parte dei casi non è obbligatoria, ma viene comunque segnalata, con la possibilità, però, di proseguire con la procedura. CHIUSURA ARCHIVI Completata la copia dei files, il programma passa alla fase finale di firma e marca dei file di chiusura (IMPRONTE). C è una lista di tutti i file di chiusura creati durante la generazione dei supporti con un anteprima del file impronte selezionato. Inserire il PIN della smart card Inserire i dati delle marche temporali Cliccare su FIRMA E MARCA TUTTI I SUPPORTI La procedura è conclusa. COPIA SU SUPPORTO SICURO OFF LINE Al termine COPIARE IL PACCHETTO DI DATI SU UN SUPPORTO possibilmente NON RISCRVIBILE E CONSERVARLO IN LUOGO SICURO. E bene fare più copie. Per gli studi si consiglia di fare un dvd contenente tutte le ditte e un supporto da consegnare a ogni ditta. R_60.doc Pagina n. 10 di 13

5. ARCHIVIO MASTERIZZA LUL La conservazione sostitutiva del LUL presuppone che entro il 16 di ogni mese si proceda alla generazione del supporto sostitutivo delle registrazioni relative al mese retributivo precedente. Questa operazione è detta MASTERIZZAZIONE definitivamente l archivio. e chiude Avviare il modulo ARCHIMASTER e selezionare la funzione Masterizza Libro Unico del Lavoro Viene avviata la videata di impostazione della masterizzazione Indicare anno e mese Selezionare l archivio da masterizzare Selezionare i dati del tenutario (deve essere una ditta dell archivio ditte) Selezionare il Responsabile della conservazione Selezionare il tipo di supporto (fino a 6000 pagine cd, oltre dvd) La descrizione la compone automaticamente il programma Inserire il pin smart card Inserire i dati per la generazione delle marche temporali Avviare Masterizza Durante la masterizzazione il programma controlla che non ci siano buchi nella numerazione, essendo questo un requisito fondamentale per la corretta tenuta del Libro Unico del Lavoro. RISULTATO DELLA MASTERIZZAZIONE Nella cartella indicata, vengono creati una serie di file, come descritti nell allegato tecnico, che costituiscono L ORIGINALE INFORMATICO DEL LIBRO UNICO. Vedi Archiviazione Paghe R_60.doc Pagina n. 11 di 13

7. MASTERIZZAZIONE, I SUPPORTI FISICI Il contenuto intero della cartella va copiato su disco ottico NON RISCRIVIBILE o su un supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo. il supporto va collaudato con ArchiReader e se la verifica avviene correttamente VA RIPOSTO IN LUOGO SICURO Va fatto un secondo supporto di riserva da conservare in luogo diverso dal primo QUESTI supporti NON VANNO MAI USATI, se non quando occorre fare le verifiche o esibirli. Le consultazioni si possono fare dalla copia elettronica che rimane sul server. Il software alla richiesta di un documento masterizzato indirizza automaticamente l utente verso il supporto di conservazione VIETANDO ogni possibile modifica (i supporti che rimangono sul server vanno protetti da scrittura e abilitati in sola lettura per gli utenti che hanno diritto di accedervi) I supporti esterni vanno utilizzati SOLO in caso di richiesta o nel caso in cui la copia sul server risulti DANNEGGIATA o CORROTTA. Vanno SOSTITUITI (riversamento sostitutivo) quando i formati utilizzati risultano OBSOLETI. Queste accortezze vanno applicate a tutte le masterizzazione effettuate in particolare a quelle realizzate in modalità SOSTITUTIVA del cartaceo. R_60.doc Pagina n. 12 di 13

8. ARCHIVIO - AGGIUNGI DOCUMENTI A VOLUMI E possibile aggiungere documenti provenienti da un archivio a supporti generati precedentemente, purché si riferiscano ai medesimi soggetti fiscali: Selezionare la cartella nella quale sono contenuti tutti i supporti delle ditte, indicare un anno per la selezione degli archivi dai quali estrapolare i documenti. Con Trova soggetti e archivi vengono mostrati gli archivi con l anno di riferimento selezionato e i soggetti fiscali dei supporti. Selezionare archivi e soggetti, quindi avviare l aggiunta. Questa operazione aggiunge documenti informali ai supporti creati precedentemente. Non è un operazione di conservazione sostitutiva, ma consente di creare dei supporti completi per ogni ditta. 11. PRECARICARE LE MARCHE TEMPORALI Le marche temporali hanno un archivio dove si possono caricare i dati necessari per l apposizione. Avviare ArchiFirma Menù Marcatura-Registro di carico Inserire i dati relativi al lotto di marche temporali che avete acquistato. Ricordiamo che al momento sono supportate solo le marche temporali di Infocert acquistabili sul sito www.firma.infocert.it R_60.doc Pagina n. 13 di 13