Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO Rel. 5.10.2C DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit
Bollettino 5.10.2C - 47 6.3 ASSISTENZA: Nuova gestione dei contratti a consumo È ora possibile gestire i contratti di assistenza a consumo, che prevedono un canone fisso e un prezzo variabile in base alle unità di servizio ( copie ) effettuate: un esempio di applicazione sono i contratti di manutenzione delle apparecchiature di stampa. In questo modo, è possibile gestire contemporaneamente sia contratti di servizio che contratti a consumo: per questi ultimi, inoltre, è possibile fatturare i consumi del periodo precedente insieme ai canoni periodici (in base alla periodicità definita). Per abilitare la nuova gestione, è necessario creare delle tipologie di contratto che individuano la gestione del consumo. Per fare ciò accedere al menù Archivi Tabelle Società nella tabella Assistenza: Tipologie Contratti e abilitare il flag Gestione consumi
- 48 - Manuale di Aggiornamento 6.3.1 Tabella Assistenza: Consumi È stata creata la nuova tabella Assistenza: Consumi che permette di impostare le specifiche per richiedere le impostazioni dei consumi. La maschera è costituita dai seguenti campi: Codice: per inserire un codice alfanumerico fino a quattro caratteri per distinguere le apparecchiature in base a come si vogliono gestire i consumi; Descrizione: descrizione del codice inserito nel campo precedente; Tipo consumo: per definire fino a quattro tipologie di consumi; per ogni tipologia si devono specificare la descrizione e i dati per la individuazione dell articolo di fatturazione. Prefisso / Suffisso Fatturazione: la fatturazione dei consumi avverrà utilizzando articoli di magazzino (che dovranno essere quindi stati precedentemente codificati, e potranno essere utilizzati nelle statistiche di vendita). In particolare, la definizione automatica del codice articolo per la fatturazione dei consumi segue la seguente logica: <Prefisso_fatturazione><Codice_Articolo_nel_contratto><Suffisso_fatturazione> La logica di attribuzione automatica del codice articolo di fatturazione (sulla base del Prefisso / Suffisso inserito) è quindi legata anche all inserimento dei contratti di assistenza. Nelle voci di fatturazione del contratto andranno inserirti i codici degli articoli che corrispondono ai canoni: i codici degli articoli legati ai consumi dovranno quindi contenere lo stesso codice associato all articolo di contratto, più il prefisso (prima) e il suffisso (a finire) specificati in tabella. In questo modo, la fatturazione periodica del contratto unitamente alla fatturazione periodica del consumo verrà esposta nello stesso documento (fattura) con articoli diversi. Non è obbligatorio compilare (uno o entrambi) i campi Prefisso / suffisso: nel caso in cui non fossero presenti verrà utilizzato lo stesso articolo del canone (anche se, avendo la stessa descrizione, renderebbe poco chiara la fattura).
Bollettino 5.10.2C - 49 Esempio: Prendiamo il settore delle stampanti/fotocopiatrici: un apparecchiatura può stampare copie in bianco /nero o colore o di diversi tipi di colore Ipotizziamo di caricare dei contratti in Anagrafica Contratti che avranno nel dettaglio (come voce di contratto) articoli del tipo FOTO1 e FOTO2. Nella tabella Assistenza: Consumi dovremo indicare, in base alle caratteristiche tecniche della stampante, voci separate per bianco/nero e colore, per gestire i consumi in modo separato. Per il tipo consumo Bianco /nero definiamo come prefisso A- e come suffisso B Per il tipo consumo Colore definiamo invece come prefisso A- e come suffisso C Al fine di sfruttare gli automatismi previsti nel sistema, dovranno quindi essere codificati a magazzino i seguenti codici articoli: FOTO1 A-FOTO1-B A-FOTO1-C (da utilizzare in Anagrafica Contratto) (utilizzato automaticamente in Fattura per i consumi) (utilizzato automaticamente in Fattura per i consumi) FOTO2 A-FOTO2-B A-FOTO2-B (da utilizzare in Anagrafica Contratto) (utilizzato automaticamente in Fattura per i consumi) (utilizzato automaticamente in Fattura per i consumi)
- 50 - Manuale di Aggiornamento 6.3.2 Anagrafica contratti Il contratto a consumo si differenzia dal contratto dei servizi per gli oggetti in manutenzione, che per i contratti a consumo devono essere compilati obbligatoriamente. Ad ogni voce di contratto dovrà quindi corrispondere uno o più oggetti in manutenzione. La maschera degli Oggetti Manutenzione Consumi, che si apre con un doppio click sulla colonna Ogg. Man., richiede la compilazione dei seguenti campi: Se si tenta di salvare un contratto di consumi senza avere indicato gli oggetti di manutenzione viene segnalato un errore bloccante.
Bollettino 5.10.2C - 51 Tipo consumo: in base a quanto impostato in Tabella Assistenza: Consumi, nello stesso contratto è possibile impostare voci con tipi di consumo differenti; Matricola dell apparecchiatura. Data carico dell apparecchio; è un campo ad uso utente che normalmente coincide con la data di acquisto da parte del cliente. Tipo conguaglio: a scelta tra Periodo: se la parte variabile dei consumi viene fatturata con un conguaglio a fine periodo. La quota di servizio viene fatturata generalmente in modo anticipato (ad esempio per il trimestre), mentre i consumi verranno fatturati a fine periodo, in concomitanza con la rata del successivo canone, in modo da emettere un unica fattura; Annuale: per la fatturazione dei consumi con conguaglio alla fine dell anno. In base al Tipo Consumo selezionato, verrà valorizzata la griglia: in particolare, nella colonna Tipo saranno riportate le stesse descrizioni inserite per il Tipo Consumo impostato (fino al massimo dei 4 tipi di dettaglio previsti nella Tabella Assistenza: Consumi). E quindi necessario indicare: Nr Copie previste per il periodo ed incluse nel contratto (potrebbe essere anche a zero nel caso in cui il contratto non comprenda un numero di copie) Costo Copia per eccedenza: ovvero il costo delle copie che superano il limite previsto (esprimibile con fino a 5 decimali) Gli articoli che rappresentano i consumi dovranno essere creati con lo stesso numero di decimali associati ai prezzi indicati come Costo Copia per eccedenza. 6.3.3 Note per il layout della fattura Per la colonna Descrizione del layout di stampa della fattura, è necessario utilizzare un carattere di stampa courier (con larghezza fissa, al fine di incolonnare correttamente i testi).
- 52 - Manuale di Aggiornamento 6.4 Fatturazione e dati consumi Procediamo con un esempio numerico, per descrivere le funzionalità associate alla gestione. Esempio: Si suppone di gestire un contratto con la seguente voce: Cui sono associati i seguenti Consumi, con conguaglio periodico: Supponiamo inoltre che il contratto ha fatturazione trimestrale anticipata: Procediamo con la fatturazione del canone per il primo trimestre: A questo punto prima di fatturare il periodo successivo è necessario inserire i dati dei consumi del periodo precedente attraverso la nuova funzione Inserimento Dati Consumi.
Bollettino 5.10.2C - 53 6.4.1 Inserimento Dati Consumi Per inserire i dati dei consumi del periodo precedente di un contratto di assistenza a consumo, prima di fatturare il periodo successivo. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Inserimento Dati Consumi La maschera contiene i seguenti campi: Cliente: per indicare il cliente a cui è intestato il contratto; Contratto: per indicare il codice del contratto. Qualora per il cliente sia stato caricato un solo contratto, questo viene proposto in automatico; in base al contratto vengono visualizzate le date di inizio e di fine del contratto e l eventuale destinazione diversa. Inserito il Contratto, i campi Data Decorrenza e Data Scadenza si compilano in automatico; Anno: viene proposto in automatico l anno della data di elaborazione, comunque modificabile dall utente; Mese: indicare mese in cui i consumi verranno fatturati. Nel campo mese vengono elencati i mesi di fatturazione in base alla periodicità dei consumi; se annuale verrà visualizzato il solo mese che corrisponde alla prima rata (che sarò però per l anno successivo);
- 54 - Manuale di Aggiornamento Con Estrai vengono visualizzate in griglia le voci del contratto con i relativi tipi di consumo: Sono visualizzate le seguenti colonne: Macchina: corrisponde all articolo inserito come voce del contratto Matricola: associata alla voce di contratto, nella tabella degli oggetti di manutenzione Tipo: elenco dei Tipi di consumo impostati per l oggetto di manutenzione impostato Periodo Prec (calcolato): è il totale dei consumi precedenti Il valore progressivo del periodo precedente verrà incrementato per tutta la durata del contratto, così da determinare sempre di volta in volta - i consumi netti. Reale: per inserire il valore del consumo totale progressivo rilevato dalla macchina Stimato: per inserire il valore del consumo di periodo stimato (utilizzabile in alternativa al Reale se non ho il valore del consumo effettivamente utilizzato) Comunic. Succ:. valore del consumo effettivo comunicato successivamente L inserimento di un valore Stimato e\o Comunicato successivamente, è alternativa all inserimento di un valore Reale: infatti, il sistema considererà tali informazioni per determinare i consumi progressivi. Utilizzo (calcolato): è il consumo di periodo effettivamente utilizzato nel periodo, calcolato come Reale - Periodo prec. Previsto (riportato): valore del consumo così come previsto nell oggetto del contratto Differenza (calcolato) quale Previsto (Reale Periodo Precedente) e può essere: positiva, se sono state superate le copie previste e pertanto deve essere effettuato un addebito negativa, se non sono state raggiunte e quindi non si deve eseguire l addebito Si ricorda che l eventuale differenza negativa viene persa, in quanto la procedura è realizzata per gestire l addebito di consumi oltre i massimali previsti, che se non raggiunti non determinano comunque un credito per il cliente. Data: data della rilevazione dei consumi. Premere Conferma per salvare i dati bisogna; premere Excel o Stampa per esportare in un foglio MS Excel o stampare i dati della griglia.
Bollettino 5.10.2C - 55 Esempio (continua da precedente): Riprendendo i dati proposti nell esempio del paragrafo precedente, ipotizziamo di dover riprodurre la situazione indicata in tabella: nelle prossime pagine, vediamo operativamente come procederemo Periodo fatturazione Periodo prec. (A) Reale (B) Utilizzo (C = A B) Previsto (D) Differenza (= C D) Copie fatturate I trimestre 0 B/N 0 Col. 5.000 B/N 2.000 Col. 5.000 B/N 2.000 Col. 5.000 B/N 2.000 Col. 0 0 0 B/N 0 Col. II trimestre 5.000 B/N 2.000 Col. 9.000 B/N 4.000 Col. 4.000 B/N 2.000 Col. 5.000 B/N 2.000 Col. - 1.000 B/N 0 Col. 0 B/N 0 Col. III trimestre 9.000 B/N 4.000 Col. 15.000 B/N 6.000 Col. 6.000 B/N 2.000 Col. 5.000 B/N 2.000 Col. + 1.000 B/N 0 Col. 1.000 B/N 0 Col. IV trimestre 15.000 B/N 6.000 Col. 19.200 B/N 8.500 Col. 4.200 B/N 2.500 Col. 5.000 B/N 2.000 Col. - 800 B/N + 500 Col. 0 B/N 500 Col. Al mese di Aprile rileviamo i consumi del I trimestre. Riferendoci alla tabella di esempio proposta, ipotizziamo la seguente situazione: Essendo il primo inserimento, non ci sono consumi nel periodo precedente Ipotizziamo che sono state consumate esattamente lo stesso numero di copie previste dal contratto Inserendo il valore del consumo nel campo Reale otterremo quindi la seguente situazione: Non è quindi necessario fatturare alcuna addebito: tuttavia (come meglio vedremo in seguito) sulla fattura di periodo emessa per l addebito del canone periodico, sarà riportata una voce di consuntivo a 0. Al mese di Luglio rileviamo i consumi del II trimestre. Riferendoci alla tabella di esempio proposta, ipotizziamo la seguente situazione: Abbiamo un valore del consumo riportato dal periodo precedente (che corrisponde al valore inserito nel campo Reale nel I Trimestre) Ipotizziamo che per la tipologia B/N sono state utilizzate meno copie di quanto Previsto, mentre per Col. sono state consumate esattamente lo stesso numero di copie previste dal contratto. Ne consegue il valore della Differenza copie B/N è in negativo. Inserendo il valore totale progressivo del consumo nel campo Reale (rilevato sul macchinario, nel nostro esempio 9000 = 5000 ITrim + 4000 IITrim) otterremo quindi la seguente situazione: Non è quindi necessario fatturare alcuna addebito: tuttavia (come meglio vedremo in seguito) sulla fattura di periodo emessa per l addebito del canone periodico, sarà riportata una voce di consuntivo a 0.
- 56 - Manuale di Aggiornamento Al mese di Ottobre rileviamo i consumi del III trimestre. Riferendoci alla tabella di esempio proposta, ipotizziamo la seguente situazione: Abbiamo un valore del consumo riportato dal periodo precedente (che corrisponde al valore inserito nel campo Reale nel II Trimestre) Ipotizziamo che per la tipologia B/N sono state utilizzate più copie di quanto Previsto, mentre per Col. sono state consumate esattamente lo stesso numero di copie previste dal contratto. In particolare, il numero di copie eccedenti è tale da superare il valore negativo maturato nel periodo precedente Ne consegue il valore della Differenza copie B/N è in positivo. In questo caso, è quindi necessario fatturare l eccedenza, dalla funzione Assistenza Fatturazione Automatica Contratti: verrà emessa una fattura che comprende sia il canone del IV trimestre, sia i consumi del III trimestre (precedente), compilando il dettaglio della fattura nel modo seguente: riga con il codice articolo del canone; primo articolo di consumo per il bianco/nero, dove si addebitano le copie eccedenti una riga di note che contiene il dettaglio della lettura totale dei consumi della riga precedente secondo articolo di consumo per colore, dove si addebitano zero copie in quanto inferiori al previsto (viene riportata in ogni caso la riga a prezzo zero) una riga di note che contiene il dettaglio della lettura totale dei consumi della riga precedente Al mese di Gennaio dell anno successivo rileviamo i consumi del IV trimestre. Riferendoci alla tabella di esempio proposta, ipotizziamo la seguente situazione: Abbiamo un valore del consumo riportato dal periodo precedente (che corrisponde al valore inserito nel campo Reale nel III Trimestre) Ipotizziamo che per la tipologia B/N sono state utilizzate meno copie di quanto Previsto, mentre per Col. sono state consumate più copie di quelle previste dal contratto. Ne consegue il valore della Differenza copie B/N è in negativo, mentre valore della Differenza copie Col. è in positivo Anche in questo caso, è quindi necessario fatturare l eccedenza per le Col., dalla funzione Assistenza Fatturazione Automatica Contratti; la fattura emessa sarà così:
Bollettino 5.10.2C - 57 Esempio con conguaglio annuale Se invece il conguaglio è annuale si dovranno inserire i consumi con la fatturazione della prima rata dell anno successivo: 6.4.1.1 Il consumo Stimato e la Comunicazione successiva Nel caso in cui non sia stato possibile reperire i dati reali nei tempi utili per la fatturazione, è possibile procedere con l inserimento di un valore compilando il campo Stimato (invece del campo Reale) e questo valore verrà di fatto considerato come se il valore fosse inserito nel campo Reale. Il consumo di periodo verrà determinato quindi così: Utilizzo = (Periodo Prec) (Stimato) In questo modo, è possibile chiudere il periodo e procedere con la fatturazione. Quando l utente sarà in possesso dei dati reali, potrà inserirli nella colonna Comunic.succ. richiamando in variazione il periodo già inserito (con il valore stimato, anche se già fatturato) ed inserendo la nuova informazione. Nel periodo successivo, il valore del Periodo Prec. sarà quindi determinato sulla base del valore inserito nel campo Comunic.succ. (anche se rimane compilato il campo Stimato). Dato che la fatturazione è già stata effettuata sulla base del valore Stimato, sarà eventualmente necessario emettere note di credito/debito in modo manuale (nel caso in cui siano state addebitate copie in più o in meno). Al fine di schematizzare il flusso logico dell informazione nel sistema, notiamo che il valore del campo Periodo Prec viene gestito alternativamente (ed automaticamente) in 3 modi: Periodo Prec. = valore inserito in Reale del periodo precedente Periodo Prec. = valore inserito in Stimato del periodo prec. (solo se il campo Reale è vuoto) Periodo Prec. = valore inserito in Comunic. succ del periodo prec. (solo se il campo Reale è vuoto) Nel caso esista un valore nel campo Comun. Succ., questo sarà considerato al posto del valore indicato nel campo Stimato.
- 58 - Manuale di Aggiornamento 6.4.1.2 Il Contratto scaduto Quando un contratto arriva a termine, è necessario fatturare l ultimo periodo dei consumi; è possibile gestire questa situazione in due modi: 1. Emettendo manualmente una fattura direttamente dal modulo vendite (indicando articoli, quantità e note nel corpo del documento) 2. Emettendo automaticamente la fattura dal flusso del Inserimento Dati Consumi con alcuni accorgimenti. Vediamo come gestire il caso n 2. Dato che il contratto scaduto non ha più le scadenze di fatturazione (in quanto non più rinnovato) è necessario eseguire un operazione manuale per creare una scadenza di fatturazione con importo a zero. Si deve utilizzare la funzione di Variazione movimenti contratto e aggiungere in coda una nuova riga di scadenza: Nella scadenza s inserisce il mese e anno di fatturazione (potrebbe essere anche 12 2011), la data del periodo (che può coincidere con un giorno) e l importo a zero: Si procede quindi inerendo i consumi dalla funzione di Inserimento Dati Consumi. Si procede quindi con la fatturazione. La riga della scadenza viene estratta anche se ha importo a zero (questo avviene solo per i contratti a consumo, in quanto per gli altri tipi di contratto vengono segnalate la righe a zero ma non vengono estratte)
Bollettino 5.10.2C - 59 Stampa dei Dati Consumi con contratto scaduto
- 60 - Manuale di Aggiornamento 6.5 Gestione agenti su contratti di assistenza Anche la gestione degli agenti nei contratti di assistenza è stata implementata con la possibilità di inserire le provvigioni per gli articoli, oltre che quelle dell agente, e caricare il codice agente. 6.5.1 Tabella Assistenza: Tipologie Contratti Nella tabella Assistenza: Tipologie Contratti è stato inserito il flag Gestione agenti Si dovranno quindi abilitare le tipologie dei contratti per i quali si vogliono gestire gli agenti. Nota Bene Attivare il flag prima dell utilizzo della fatturazione.
Bollettino 5.10.2C - 61 6.5.2 Fatturazione contratti Se si procede con la fatturazione dei contratti e per il tipo contratto non è specificata la gestione degli agenti (flag Gestione agenti disattivo) La fattura non conterrà nella testata e nelle righe i dati degli agenti e delle provvigioni Se invece si abilita il flag nella tipologia contratti, viene riportato il codice dell agente definito nel cliente e l eventuale percentuale di provvigione dell agente:
- 62 - Manuale di Aggiornamento Per quanto riguarda le provvigioni di riga, viene utilizzato lo standard previsto per gli altri documenti. Pertanto: se nell articolo la provvigione è a zero, non viene caricato niente nella riga, in quanto in fase di contabilizzazione della fattura verrà utilizzata la percentuale dell agente (come nell esempio precedente); se negli articoli è prevista la provvigione, la stessa viene caricata nella riga (come nell esempio seguente).
Bollettino 5.10.2C - 63 Proprietà letteraria riservata by DATALOG SRL E vietata la riproduzione totale e/o parziale del presente manuale. Datalog potrà apportare, senza effettuare nessuna comunicazione ed in qualsiasi momento, modifiche alle caratteristiche descritte, aggiunta o eliminazione di parti della procedura, per ragioni di natura tecnica o commerciale. Le componenti dei programmi descritti si riferiscono al prodotto completo di tutti i moduli integrabili presenti e futuri, non sempre quindi installati con la procedura di base. Le informazioni contenute nel presente possono essere modificate senza preventivo avviso o comunicazione. La comunicazione di tali informazioni e/o la loro utilizzazione da parte degli utenti non comporta l assunzione, nemmeno in forma implicita, di alcuna obbligazione da parte della DATALOG S.r.l. verso tali utenti. In particolare la DATALOG S.r.l. non si assume nessuna responsabilità per qualsiasi errore che possa apparire in questo documento. Qualsiasi altro utilizzo sarà considerato come una violazione della licenza d uso. Non viene assunta nessuna responsabilità per l uso e l affidabilità del software ovvero il suo utilizzo per uno specifico scopo. Tutti i marchi citati sono registrati dai legittimi proprietari.